Đề tài Vận dụng khoa học tổ chức trong thiết kế và phát triển các tổ chức hành chính nhà nước

Ph ơng pháp t ơng tựlàm theo mẫu • Thiết kế tổ chức mới, dựa vào việc thừa kế nh ng ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:kinh nghiệm thành công, gạt bỏ nh ng yếu tố bất ững vấn đề c

­ vËn­dông­khoa­häc­tæ­chøc­ trong­ThiÕt­kÕ­vµ­ph¸t­triÓn­

I ThiÕt kÕ tæ chøc

• 1- Kh¸i niÖm vÒ thiÕt kÕ tæ chøc

• 2- Quan ®iÓm thiÕt kÕ tæ chøc

• 3- C¬ së lý luËn cña thiÕt kÕ tæ chøc

• 4- C¸c ph ¬ng ph¸p thiÕt kÕ tæ chøc

• 5- C¸c hinh thøc thiÕt kÕ tæ chøc

• 6- Þnh biªnĐÞnh biªn

1- Kh¸i niÖm vÒ thiÕt kÕ tæ

1- Kh¸i niÖm vÒ thiÕt kÕ tæ

2- Quan điểm thiết kế tổ chức

• Quan điểm chung

 Cơ cấu tổ chức đ ợc hình thành trên cơ sở phân tích mục tiêu phát triển tổ chức(tổng thể=>chi tiết)

 Cơ cấu tổ chức đ ợc hình thành trên cơ sở quy nhóm các hoạt động(chi tiết => tổng thể)

 Cách tiếp cận hỗn hợp(kết hợp cả 2 quan điểm trên)

• Quan điểm riêng đối với cơ quan HCNN

3- C¬ së lý luËn cña thiÕt kÕ tæ

chøc

• Lý thuyÕt qu¶n trÞ khoa häc

• Lý thuyÕt c¸c mèi quan hÖ con ng êi

Ph ơng pháp t ơng tự

(làm theo mẫu)

• Thiết kế tổ chức mới, dựa vào việc thừa kế nh ng ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:kinh nghiệm thành công, gạt bỏ nh ng yếu tố bất ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:hợp lý hoặc không t ơng thích của một TC đã có

• Cơ sở ph ơng pháp luận để xác định tính t ơng tự là

sự phân loại các đối t ợng quản lý căn cứ vào

nh ng dấu hiệu nhất định:ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:

 Tính đồng nhất của kết quả cuối cùng (sản phẩm?)

 Tính đồng nhất chủa chức năng quản lý (QLHC, DV?)

 Tính t ơng tự của các đặc điểm về con ng ời, XH, lãnh thổ, kỹ thuật…=> VD: thiết kế Tr ờng; Bộ

Ph ơng pháp t ơng tự(làm theo mẫu)

• Quá trinh hinh thành đề án tổ chức nhanh, chi phí thiết kế thấp, thừa kế đ ợc nh ng kinh nghiệm quý ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:báu của tổ chức mẫu nên phát huy tác dụng ngay

=> đ ợc áp dụng phổ biến nhiều nơi trên TG

• Dễ sao chép bắt ch ớc các cơ cấu tổ chức mẫu một cách máy móc, thiếu thực tiễn cũng nh không xét

đến yếu môi tr ờng(hiện tại, t ơng lai)

Ph ơng pháp phân tích (tổng hợp-phân tích)

• Bắt đầu từ phân tích mô hinh quản lý chung

nhất=>phân tích các bộ phận cấu thành

• Định biên ợc ứng dụng phổ biến thiết kế CQHCNN

• Có thể chia thành 3 giai đoạn:

 Giai đoạn1: Dựa vào tài liệu ban đầu: VBQFPL;

Q HC; h ớng dẫn của cấp QLĐịnh biên …để xây dựng cơ để xây dựng cơ cấu mang tính tổng quát Kết quả: xác định mục tiêu của tổ chức; các bộ phận chức n ng nhằm ăng nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu; cơ chế quản lý chung nhất

Ph ơng pháp phân tích (tổng hợp-phân tích)

 Giai đoạn 2: Xác định các thành phần, các bộ phận của tổ chức và xác lập mối quan hệ gi a các ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:

bộ phận ấy Kết quả: xây dựng đ ợc các phân hệ trực tuyến, chức n ng(cơ sở: chuyên môn hoá ăng nhằm hoạt động quản lý; tối u hoá cấp trung gian)

 Giai đoạn 3: Cụ thể hoá chức n ng, nhiệm vụ, ăng nhằm quyền hạn, trách nhiệm=> quyết định về tổ chức

bộ máy và nhân sự => xây dựng nội quy, quy chế,

lề lối làm việc nhằm bảo đảm cho cơ cấu tổ chức hoạt động hiệu quả

Ph ơng pháp kết cấu hoá mục tiêu QL

• Là ph ơng pháp xây dựng cơ cấu tổ chức mới dựa vào hệ thống các mục tiêu quản lý

Thiết kế mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm gi a ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:các yếu tố cấu thành tổ chức(phải làm gi?cần phối hợp? phối hợp với ai? ai chỉ huy? )

•ThiÕt kÕ tæ chøc míi

•ThiÕt kÕ hoµn thiÖn tæ chøc

•ThiÕt kÕ s¸p nhËp c¸c tæ chøc

•ThiÕt kÕ chia t¸ch tæ chøc

Thiết kế tổ chức mới

 B6-Tổ chức lấy ý kiến của các cơ quan liên quan, hội thảo, ý kiến chuyên gia…để xây dựng cơ =>hoàn thiện đề án

 B7-Chỉnh lý, trỡnh và bảo vệ đề án; quyết định thành lập tổ chức của cơ quan có thẩm quyền

 B8-Xây dựng điều lệ tổ chức (quy chế làm việc)

và trỡnh cơ quan có thẩm quyền phê duyệt

 B9-Triển khai quyết định thành lập và quyết định ban hành điều lệ tổ chức (quy chế làm việc)

Thiết kế hoàn thiện tổ chức

• Th ờng tiến hành lúc nào?

 Trong suốt quá trỡnh tồn tại & phát triển tổ chức

 Trong bối cảnh biến động môi tr ờng(hội nhập…)

• Nội dung cơ bản gồm 3 vấn đề:

 Định biênánh giá hoạt động của tổ chức.

ThiÕt kÕ s¸p nhËp c¸c tæ chøc

 Khi muèn tËp trung nguån lùc=> lîi thÕ c¹nh tranh

 Khi c¸c tæ chøc, bé phËn chång chÐo chøc năng

hoÆc kh«ng hîp lý trong qu¶n lý

Một số vấn đề cần quan tõm

khi sỏp nhập

(1)Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức

(2)Mục tiêu của việc sáp nhập

(3)Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức mới

(4)Cơ cấu của tổ chức mới

(5)Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

(6) Xây dựng KH & phân bổ nguồn lực (đặc biệt nhân lực)

(7) Xác định địa điểm chính của tổ chức

(8) Tiến hành các thủ tục đăng ký tổ chức mới(dấu; tài sản;

ch ký….) ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:

Một số l u ý:

 Thiết kế sáp nhập tổ chức không phải là phép “hợp”

đơn thuần(dịch chuyển cơ học)

 Phức tạp nhất là tỡm kiếm ph ơng án tối u sử dụng

nguồn nhân lực (lãnh đạo; chức nghiệp; việc làm)

Thiết kế chia tách tổ chức

 Tổ chức có quy mô quá lớn => không hiệu quả

 Trình độ năng lực của nhà quản lý

 Sự bất hợp lý hoặc lỗi thời của tổ chức

Cỏc vấn đề cần quan tõm

khi chia tỏch

1)Việc chia tách chức năng, nhiệm vụ

2) Chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức mới

3)Cơ cấu tổ chức của các đơn vị mới => nhu cầu

nhân sự, nguồn lực => phân chia nhân sự, nguồn lực

4)Địa điểm; thủ tục để tổ chức hoạt động(tài khoản; dấu; ch ký…)ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:

Thiết kế chia tách tổ chức HCNN

 Một trong các tổ chức mới ở địa điểm cũ

 Xây dựng địa điểm mới cho các tổ chức đ ợc tách

 Giải quyết vấn đề nhân sự, cơ cấu tổ chức

 Đối với các tổ chức HC lãnh thổ=> địa giới HC

 Các thủ tục để đơn vị mới hoạt động(tài khoản, dấu,

ch ký, trụ sở, trang thiết bị….ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức: )

Một số lưu ý khia chia tách

1 ịnh nghĩa Định biên

1 ịnh nghĩa Định biên

ịnh biên là xác định số l ợng và cơ cấu nhân sự

Định biên

cần thiết cho một tổ chức để tổ chức đó hoạt

động hiệu quả nhất

ịnh biên phải trả lời đ ợc các câu hỏi

Định biên

- Tổ chức cần bao nhiêu ng ời?

- Tổ chức cần loại ng ời nào?

- Cơ cấu nhân sự?

Vị trí của định biên trong thiết kế tổ chức

Thiết kế tổ chức bao gồm nhiều công việc khác nhau nh ng có thể quy làm 3 nhóm:

- Nhóm định việc: định chức n ng, nhiệm vụ ăng nhằm cho từng công việc, nhóm công việc, cho từng

tổ chức

- Nhóm định tổ chức: định cấu trúc của tổ chức

và các mối quan hệ có liên quan(cơ cấu)

- Nhóm định ng ời: xác định số l ợng, chất l ợng, cơ cấu nhân sự (định biên)

Vị trí của định biên trong thiết kế tổ

chức

• Định biên là cơ sở để xây dựng kế hoạch ịnh biên là cơ sở để xây dựng kế hoạch

phát triển nguồn nhân lực bao gồm: tuyển

dụng, bổ nhiệm, đề bạt, đào tạo.

• ịnh biên là cơ sở để xây dựng kế hoạch Định biên là cơ sở để xây dựng kế hoạch

ngân sách tiền l ơng, các chi phí xã hội khác

có liên quan đến con ng ời (chế độ bảo hiểm, phúc lợi xã hội).

Các yếu tố ảnh hưởng đến

định biên

• Quy mô hoạt động của tổ chức

• Công việc cụ thể

• Điều kiện công nghệ ứng dụng

• Mức độ chuyên môn hóa

• Tính ổn định của tổ chức

Một số nguyên tắc cơ bản định biên các cơ quan HCNN

• Nguyên tắc pháp luật: Định biên của

cơ quan HCNN do pháp luật quy định

và chỉ được thực hiện theo đúng quy định đó

• Nguyên tắc có việc mới cần người:nếu

có công việc mới mà không thể giao

cho người trong tổ chức thì đòi hỏi

phải có thêm biên chế

• Nguyên tắc có tính đến yếu tố đặc

thù:thể hiện đặc trưng của hoạt động quản lý hành chính nhà nước theo

lãnh thổ

• Nguyên tắc khoa học tổ chức: tuân

thủ những nội dung của kế hoạch

hóa nguồn nhân lực nói chung và

nguồn nhân lực tổ chức HCNN

III- Phát triển tổ chức

1- ịnh nghĩa phát triển tổ chứcĐịnh biên

 ịnh nghĩa d ới góc độ ngôn ngĐịnh biên ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:

 Phát= khai phá; mở ra; triển t ng ng lên; đẩy ăng nhằm lên=> phát triển là vận động tiến triển theo chiều

h ớng t ng lênăng nhằm

 Phát triển tổ chức là làm cho tổ chức vận động tiến triển theo chiều h ớng t ng lên cả về l ợng và ăng nhằm chất

 Phát triển ở cấp độ cao hơn t ng tr ởngăng nhằm

2- Định biên là cơ sở để xây dựng kế hoạch ịnh nghĩa phát triển tổ chức

Quan điểm tiếp cận đến phát triển tổ chức

 (1)Phát triển tổ chức là cách thức để tổ chức thích ứng với sự thay đổi(con ng ời và chính bản thân tổ chức)=> thích nghi, chọn lọc tự nhiên

 (3) Phát triển tổ chức(tổng hợp): là nh ng ững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức: nỗ lực lâu dài, đ

ợc các nhà QL cấp cao nhất của tổ chức lãnh đạo và ủng hộ

để hoàn thiện tầm nhìn và giải quyết các vấn đề của t/chức

thông qua sự quản lý liên tục

 Phát triển tổ chức là một quá trỡnh làm cho tổ chức thích ứng một cách hiệu quả nhất đối với những sự thay đổi của môi tr ờng và phát triển bền vững

3- Nội dung cơ bản của phát triển tổ chức(4)

(1)Vỡ sao phải nghiên cứu phát triển tổ chức?

 Tổ chức muốn tồn tại và phát triển=> hoàn thiện mình=>phát triển tổ chức là chiến l ợc quan trọng để hoàn thiện tổ chức

(2)Một số vấn đề cần l u ý:

 Phát triển tổ chức=> lồng ghép cả lý luận và thực tiễn=> tổ chức có năng lực giải quyết các vấn đề của mình từ phía con ng ời

 Phát triển tổ chức không nhấn mạnh công nghệ,KT

3- Nội dung cơ bản của phát triển tổ chức(4)

(3)Một số nội dung cơ bản:

Phát triển tổ chức đòi hỏi tổ chức phải thay đổi để thích ứng với sự thay đổi của môi tr ờng

Phát triển tổ chức là quá trỡnh của sự cộng tác

gi a nhà t vấn, cố vấn, bạn hàngững vấn đề cần lưu ý khi thiết kế tổ chức:

3- Nội dung cơ bản của phát triển tổ chức(4)

-Quan sát

- Phân tích

-Mục tiêu tổ chức -Mối quan hệ: giữa các BP; với khách hàng

 Sắp xếp thứ tự u tiên 

Tổ chức, nhóm, thảo luận về: khó khăn, ng nhân, g/pháp khả thi 

(4)Quy trình phát triển tổ chức

Sự thay đổi=> tổ chức hoạt động hiệu quả; có thể xuất hiện bất hợp lý=> đo l ờng;

đánh giá => điều chỉnh & duy trì

4 Ph¸t triÓn tæ chøc hµnh

chÝnh nhµ n íc

1 Tập quyền và phân quyền

2 Hiệu lực và hiệu quả

3 Tính chuyên nghiệp hóa và quản lý phổ

rộng

4 Kiểm soát và cam kết

5 Chính phủ nhỏ nhưng hiệu quả

6 Chính phủ và sự tham gia của nhân dân

7 Chính phủ và đối tác

5 Qu ản lý sự thay đổi trong phỏt triển tổ chức

1- Nguyên nhân gây nên thay đổi trong tổ chức

Các yếu tố bên ngoài tổ chức

Các yếu tố bên trong tổ chức

2- Quản lý sự thay đổi

ứng phó với áp lực thay đổi

Thay đổi có kế hoạch

Phát huy vai trò của ng ời lãnh đạo

Khắc phục những trở ngại đối với sự thay đổi

5.1 Nguyên nhân gây nên thay đổi trong tổ

chức

Các yếu tố bên ngoài tổ chức (môi tr ờng)

 Sự thay đổi chủ tr ơng đ ờng lối của Đảng cầm quyền; PL; CS; CCHC …để xây dựng cơ của nhà n ớc

 Tiến bộ công nghệ; lực l ợng thị tr ờng (đối thủ cạnh tranh) ; lực l ợng xã hội; khách hàng …để xây dựng cơ

Các yếu tố bên trong tổ chức

 Quá trình xác định mục tiêu và chiến l ợc phát triển tổ

phần => đa dạng hoá sản phẩm

 Sự xuất hiện nhiệm vụ và chức năng mới (Bộ GTVT thêm Tổng cụ HKDD; TN môi tr ờng=Đ chính+KTTV…)

5.2- Quản lý sự thay đổi(4)

(1)ứng phó với áp lực thay đổi

 Để ứng phó=> dự báo xu h ớng, cơ hội, nguy cơ của

tổ chức=> thay đổi tổ chức để thích nghi

 Có 2 hình thức thay đổi: thay đổi dần dần(tiến hành từ

từ, từng b ớc; thay đổi mạnh mẽ(đồng thời tiến hành cùng một lúc

(2)Thay đổi có kế hoạch

 Là sự thay dổi chủ động, thay đổi để tồn tại & phát triển  thay đổi có tính ứng phó(VD: CCHC=> CC KT=> CC hệ thống chính trị)

 Việc thay đổi: trên=> d ới; d ới=> trên

5.2- Quản lý sự thay đổi(4)

(3)Phát huy vai trò của ng ời chỉ đạo

 Ng ời chỉ đạo thay đổi bên ngoài(nhà t vấn quản lý sâu về lĩnh vực=> u: có cái nhìn khách quan; hạn chế: không có quyền lực & không hiểu rõ tổ chức)

 Ng ời chỉ đạo thay đổi bên trong( u: có quyền=> tác

động mạnh đến sự thay đổi tuỳ thuộc vị trí lãnh đạo trong tổ chức; hạn chế: chủ quan)

 Ng ời bên ngoài có khả năng tiên liệu và khởi x ớng thay đổi một cách khách quan, trong khi ng ời chỉ đạo bên trong thực hiện tốt việc duy trì quá trình thany đổi thông qua việc phối hợp các

5.2- Quản lý sự thay đổi(4)

Làm thế nào để thay đổi những vấn đề đã bám rễ sâu

tìm hiểu rào cản=> ứng xử hợp lý và QL sự thay đổi

(4)Khắc phục những trở ngại đối với sự thay

đổi

Những trở ngại mang tính cá nhân

Những trở ngại mang tính tổ chức

Tổ chức thay đổi cần tập trung vào:

 Thay đổi cơ cấu tổ chức

 Thay đổi về công nghệ

 Thay đổi nguồn nhân lực