HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH TỔ CHỨC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Vấn đề: NỘI DUNG CHỦ YẾU THIẾT KẾ TỔ CHỨC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Cao học 11C (2006-2009) TP. Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2008 Họ và tên: Đoàn Văn Trực Đơn vị công tác: Sở Bưu chính Viễn thông Đồng Nai Nhân dân Việt Nam dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam, đã tiến hành cuộc Các mạng tháng Tám 1945, giàn lại chính quyền về tay nhân dân và lập nên nước Việt Nam dân chủ cộng hòa. Ngay từ khi mới ra đời, Nhà nước Việt Nam mới đã ban hành nhiều văn bản pháp luật làm căn cứ pháp lý xây dựng nhà nước kiểu mới. Trong số đó phải kể đến Hiến pháp 1946 – văn bản pháp luật có hiệu lực pháp lý cao nhất đầu tiên của Nhà nước. Bộ máy nhà nước Việt Nam, trên tinh thần Hiếp pháp 1946 được cũng cố và ngày càng phát triển. Từ đó đến nay, Nhà nước Việt Nam đã lần lượt ban hành các Hiến pháp 1959, 1980, 1992 làm căn cứ pháp lý cho xây dựng bộ máy nhà nước phù hợp với yêu cầu của từng giai đoạn cách mạng. Trên cơ sở Hiến pháp, các luật về tổ chức các cơ quan nhà được ban hành quy định về phương diện thiết lập, tổ chức, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nước. Như vậy, để bộ máy nhà nước hoạt động có hiệu qủa, đòi hỏi việc thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước phải được nghiên cứu chặt chẽ, sâu rộng và đặc biệt xác định rõ cơ cấu của tổ chức vì đây là một trong những nội dung quan trọng nhằm bảo đảm để tổ chức hoạt động có hiệu quả. Cơ cấu tổ chức là một trong những vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chứ, nhưng không có một cơ cấu tổ chức trong một cấu hình chung phù hợp với mọi tổ chức. Mỗi một loại cơ cấu tổ chức đều mang tính hai mặt: ưu điểm và hạn chế. Vì thế nhà thiết kế phải làm sao khai thác được tối đa những lợi thế mô hình để tạo cho tổ chức một cầu hình riêng. Một tổ chức sẽ không đạt được kết qủa hoạt động tối ưu nếu như họ luôn giữ một cơ cấu để có sẵn khi môi trường đó tổ chức tồn tại, vận động và phát triển không ngừng. Thiết kế tổ chức là tạo ra được một cơ cấu tổ chức phù hợp với những gì thay đổi với tổ chức như: môi trường bên ngoài, chiến lược phát triển tổ chức; quy mô tổ chức, công nghệ được sử dụng trong tổ chức đó. Và việc thiết kế tổ chức là một quá trình xây dựng mới hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức hiện có. Như vậy thiết kế tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước là mô tả bằng những sơ đồ, mô hình, bản chỉ dẫn định tính, định lượng mang tính chất là một thiết chế tổ chức nhằm tạo lập một tổ chức để thực hiện mục tiêu của tổ chức đó. Trong đó, việc thiết kế tổ chức ít nhất phải thể hiện 3 yếu tố cơ bản sau: - Mô tả cấp bậc và cương vị của từng chức danh một cách rõ ràng. - Quy định kênh giao lưu và thông tin giữa các cấp bậc và chức danh sao cho thông suốt. - Chỉ dẫn và quy định sự phối hợp và hợp tác giữa các cấp bậc, các chức danh một cách có hiệu lực mà các cá nhân trong tổ chức phải tuân theo. Ngoài ra, thiết kế tổ chức còn được hiểu là một qúa trình quy nhóm các chức năng cùng loại, các chức năng gần nhau, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau để hình thành các bộ phận, tối ưu hóa qúa trình tác nghiệp của tòn bộ tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Với các định nghĩa trên thì việc thiết kế tổ chức không phải chỉ tiến hành một lần, mà thường xác định ở một số giai đoạn phát triển của tổ chức. Trong giai đoạn đầu của phát triển, tổ chức mới được hình thành, thiết kế tổ chức mới ở dạng sơ khai. Cùng với sự phát triển của tổ chức, thiết kế thay đổi, điều chỉnh để có được cơ cấu tổ chức tối ưu là công việc quan trọng. Tuy nhiên, điều quan tâm của thiết kế tổ chức không chỉ là tạo ra cơ cấu - tức phân chia các hoạt động và hình thành các bộ phận mà quan trọng hơn là xác định các mối quan hệ, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận đó với nhau. Sản phẩm của thiết kế tổ chức chính là một sơ đồ bố trí các bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận đó với nhau. Thông qua sơ đồ bố trí các bộ phận và mối quan hệ càng có thể tìm kiếm được những yếu tố chưa hợp lý của cơ cấu tổ chức để điều chỉnh. Qua tìm hiểu, nghiên cứu nhiều cơ cấu tổ chức khác nhau thì việc thiết kế cơ cấu tổ chức các cơ quan hành chính đều xoay quanh 5 yếu tố quan trọng sau: Một là : xác định mục tiêu, hiệu lực, hiệu quả của tổ chức, tức là xác định đầu ra của tổ chức. Hai là: Xac định chức năng nhiệm vụ, thẩm quyền trách nhiệm của tổ chức. Có thể nói đây là nội dung phức tạp nhất và khó khăn nhất. quyền hạn và trách nhiệm. Ví dụ: Chức năng của Bộ tài chính là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác của ngân sách, dự trữ quốc gia, các quĩ tài chính nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, các hoạt động dịch vụ tài chính, ngân sách, hải quan, kế tóan, kiểm tóan độc lập, giá cả, chứng khóan, công sản, vay nợ, trả nợ, kho bạc, các dịch vụ công, đại diện chủ sở hửu các phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp đã được qui định trong các Nghị định của Chính phủ và các quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Từ chức năng đó, khối lượng thiết kế TC bộ tài chính như sau: Tổ chức bộ máy thuế, hải quan, kho bạc nhà nước, quản lý ngân sách, quản lý giá, thanh tra tài chính, các vụ nhiên cứu và ban hành chính sách tài chính, các cục quản lý chuyên nghành( quản lý công sản, thống kê và tin học, dự trữ quốc gia, chứng khóan ), các đơn vị sự nghiệp công. Ba là : Con người- nhân sự trong tổ chức, đặc biệt định biên số lượng cơ cấu( bao nhiêu bộ, bao nhiêu sở, bao nhiêu phòng) và định biên số lượng công chức( bao nhiêu nhân viên, cán sự, chuyên viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp). Bốn là : Xác định phương tiện vật chất cho tổ chức hoạt động. Năm là : Phân tích môi trường mà tổ chức tồn tại. Môi trường được chia thành hai nhóm yếu tố: môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Môi trường bên trong của một tổ chức bao gồm những yếu tố như con người, công nghệ, nhiệm vụ và chính bản thân cơ cấu tổ chức. Môi trường bên trong này biểu hiện những điểm mạnh, yếu của tổ chức. Đồng thời thể hiện mục tiêu, mục đích, giá trị của tổ chức. Môi trường bên ngoài của tổ chức có thể là những yếu tố về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Các yếu tố này tạo nên cơ hội, thách thức đối với từng tổ chức. Môi trường bên trong, bên ngoài của tổ chức luôn thay đổi và đó cũng chính là nguyên nhân đòi hỏi cơ cấu tổ chức hải có những sự thay đổi. Vì vậy khi thiết kế tổ chức và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước phải nghiên cứu5 yếu tố trên, đặc biệt các nhóm yếu tố có mức độ biến đổi cao để có được mô hình cơ cấu tổ chức hợp lý. Các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước chịu sự tác động rất lớn của các yếu tố môi trường do tính quy mô của các tổ chức hành chính. Do đó, yếu tố môi trường luôn là thách thức đối với các nhà thiết kế cơ cấu tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước. Qua nghiên cứu các nội dung chủ yếu trong việc thiết kế, tổ chức hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước, càng cho chúng ta thấy tầm quan trọng trong việc thiết kế, việc thiết kế tốt có tầm bao quát rộng sẽ mang đến hiệu quả cao trong việc tổ chức, điều hành của bộ máy được đề cao khắc phục sự trùng lặp, chồng chéo trong thực hiện hoạt động hiện nay./. . CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA THIẾT KẾ VÀ PHÂN TÍCH TỔ CHỨC CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Vấn đề: NỘI DUNG CHỦ YẾU THIẾT KẾ TỔ CHỨC CÁC CƠ. của các tổ chức hành chính. Do đó, yếu tố môi trường luôn là thách thức đối với các nhà thiết kế cơ cấu tổ chức các cơ quan hành chính nhà nước. Qua nghiên cứu các nội dung chủ yếu trong việc thiết. ngoài của tổ chức luôn thay đổi và đó cũng chính là nguyên nhân đòi hỏi cơ cấu tổ chức hải có những sự thay đổi. Vì vậy khi thiết kế tổ chức và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước phải