Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả tại công ty cổ phần sông đà – hà nội

Quản trị hành vi tổ chức ĐỀ BÀI: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp bạn làm việc Ngày nay, giới phát triển vũ bão công nghệ thông tin giao thoa văn hóa, ranh giới quốc gia gần Các phát minh, sáng chế, tiến khoa học kỹ thuật quốc gia nhanh chóng nghiên cứu, áp dụng quốc gia khác Ở cấp độ doanh nghiệp vậy, tiến kỹ thuật, cải tiến quy trình sản xuất kinh doanh, sáng tạo quản lý doanh nghiệp nhanh chóng học hỏi, áp dụng vào doanh nghiệp khác dẫn tới trình cạnh tranh phát triển không ngừng doanh nghiệp, góp phần vào trình phát triển quốc gia giới Khái niệm nhóm làm việc đời phát triển quốc gia có kinh tế thị trường phát triển Mỹ, EU,… nhiều doanh nghiệp Việt Nam áp dụng thành công để cải tiến quy trình làm việc, nâng cao suất lao động cải thiện hiệu hoạt động quản trị Tổ chức nhóm làm việc hiệu giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt mục tiêu đề với nguồn lực sử dụng thấp, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Vậy nhóm làm việc nhóm làm việc hiệu quả? 1/ 14 Nhóm hai hay nhiều cá nhân – có tác động qua lại phụ thuộc lẫn – người đến với để đạt đến mục tiêu cụ thể Có hai dạng mô hình làm việc theo nhóm nhóm tự quản nhóm ảo: - Nhóm tự quản (SDWT): tập thể với chức chéo tổ chức xung quanh quy trình công việc để hoàn thành công việc hoàn chỉnh, đòi hỏi phải có phối hợp tương hỗ Nhóm tự quản có quyền tự cao việc thực công việc - Nhóm ảo: nhóm đa chức hoạt động xuyên không gian, thời gian ranh giới tổ chức với thành viên liên lạc với chủ yếu qua công nghệ thông tin Mô hình làm việc theo nhóm thúc đẩy tinh thần hợp tác, phối hợp, hiểu biết hỗ trợ lẫn thành viên Những kỹ hiểu biết làm việc nhóm đem lại lợi ích lớn cá nhân Làm việc theo nhóm tạo giao tiếp hợp tác tốt tổ chức, từ khơi dậy trì tinh thần đồng đội, đoàn kết tập thể, tận dụng nguồn lực chung nhóm để đạt hiệu công việc cao Tuy nhiên, làm việc theo nhóm thực phát huy hết hiệu nhóm làm việc hiệu Vậy mô hình nhóm làm việc hiệu quả? Mô hình nhóm làm việc hiệu quả: Có nhiều quan điểm đánh giá mô hình nhóm làm việc hiệu quả, tựu chung lại nhóm làm việc hiệu nhóm: - Các thành viên có kỹ việc thực vai trò chức (là người lãnh đạo thành viên) yếu tố cần thiết cho tương tác người lãnh đạo người quyền tương tác thành viên; 2/ 14 - Nhóm hình thành tốt có quan hệ làm việc thoải mái thành viên nó; - Các thành viên bị thu hút, hấp dẫn nhóm trung thành với thành viên khác trung thành với người lãnh đạo; - Các giá trị mục tiêu nhóm hòa hợp với giá trị nhu cầu thành viên; - Các thành viên nhóm động viên cao độ để nhóm đạt tới mục tiêu nó; - Tất hoạt động nhóm tương tác, giải vấn đề, định… điều kiện không khí làm việc thân thiện hỗ trợ; - Nhóm tích cực giúp đỡ thành viên nhóm khai thác hết tiềm năng; - Các thành viên sẵn sàng chấp nhận mục tiêu đòi hỏi mà nhóm đặt ra; - Các thành viên giúp đỡ lẫn cần thiết để người đạt tới mục tiêu họ; - Bầu không khí thân thiện khuyến khích sáng tạo; - Nhóm hiểu biết tuân thủ hiểu sử dụng sử dụng cho mục đích gì; - Có động viên cao cho thông tin cách cởi mở; - Các thành viên linh hoạt thích ứng mục tiêu thái độ họ; - Cá nhân cảm thấy an toàn việc định mục tiêu triết lý hoạt động hiểu biết cách rõ ràng thành viên Có bốn chiến lược để xây dựng nhóm: 3/ 14 - Xây dựng nhóm theo vai trò: khuyến khích thành viên nhóm nhận thức rõ vai trò định hướng vai trò nhóm; - Xây dựng nhóm theo mục tiêu đặt ra: phân biệt rõ mục tiêu, nâng cao động lực nhóm để hoàn thành mục tiêu đặt thành lập chế phản hồi có hệ thống trình hoàn thành mục tiêu nhóm; - Xây dựng nhóm theo hướng giải vấn đề: trọng việc định, bao gồm việc nhận thức vấn đề tìm hướng giải nhóm; - Xây dựng nhóm theo quy trình giao tiếp thành viên: trọng tăng khả giao tiếp thành viên nhóm Nguyên tắc chung để xây dựng nhóm hiệu là: - Không phải người lãnh đạo tổ chức thành viên nhóm đóng vai trò chủ chốt trình định; - Duy trì quy mô nhóm tối ưu; - Xây dựng quy phạm nhóm đảm bảo thành viên tham gia thảo luận, tranh luận không theo lựa chọn đa số thành viên khác làm tăng hiệu nhóm; - Ngoài ra, cấu trúc nhóm phù hợp nâng cao tính sáng tạo hiệu định nhóm Nhóm tập hợp thành viên, để xây dựng nhóm hiệu thành viên nhóm cần: - Biết lắng nghe: Các thành viên nhóm phải biết lắng nghe ý kiến nhau, thể tôn trọng ý kiến thành viên nhóm; - Biết chất vấn: Qua cách thức người đặt câu hỏi, nhận biết mức độ tác động lẫn nhau, khả thảo luận, đưa vấn đề cho thành viên khác; 4/ 14 - Biết thuyết phục: Các thành viên phải biết tự bảo vệ thuyết phục thành viên khác đồng tình với ý kiến mình; - Biết tôn trọng: Mỗi thành viên nhóm phải tôn trọng ý kiến thành viên khác; - Biết trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ hướng tới mục tiêu chung nhóm; - Biết chia sẻ: Các thành viên đưa ý kiến trình bày cách họ nghĩ dù không đồng tình không nên trích; - Biết chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực thực kế hoạch đề Xây dựng nhóm làm việc hiệu Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội: Giới thiệu công ty: Tên công ty: Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội Địa chỉ: Nhà G10 – Thanh Xuân Nam – Thanh Xuân – Hà Nội Tôi công tác Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội với chức trách Trưởng phòng Đầu tư Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội thành lập với số vốn điều lệ ban đầu 200 tỷ đồng gồm thành viên sáng lập: (1) Tập đoàn Sông Đà góp 51% vốn điều lệ; (2) Tổng Công ty Cổ phần Phát triển Xây dựng góp 15% vốn điều lệ; (3) Công ty Cổ phần Sông Đà góp 10% vốn điều lệ; (4) Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Phát triển Đô thị Sông Đà góp 10% vốn điều lệ; (5) Công ty TNHH Một thành viên Hạ Tầng Sông Đà góp 5% vốn điều lệ; lại cổ đông khác Công ty Cổ phần Sông Đà 11 góp 5% vốn điều lệ Công ty thành lập với chức ban đầu chủ yếu doanh nghiệp dự án Tập đoàn Sông Đà thực thủ tục xin cấp phép đầu tư tiến 5/ 14 hành đầu tư xây dựng Dự án đầu tư cải tạo, nâng cấp Quốc lộ đoạn Ba La – Xuân Mai (từ Km16+00 – Km34+00) theo hình thức hợp đồng Xây dựng – Kinh doanh – Chuyển giao (BOT) kết hợp Xây dựng – Chuyển giao (BT) Tức đầu tư cải tạo, nâng cấp Quốc lộ đoạn Ba La – Xuân Mai (từ Km16+00 – Km34+00) với hình thức hoàn vốn kết hợp thu phí phương tiện tham gia giao thông đổi hạ tầng lấy đất kinh doanh đô thị Với chức trách Trưởng phòng Đầu tư, nhận thấy mô hình nhóm tự quản làm việc độc lập theo hướng giải vấn đề, chịu điều hành trực tiếp từ Tổng giám đốc mô hình hoạt động phù hợp Công ty Vì chọn chủ đề “xây dựng nhóm làm việc hiệu Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội” làm chủ đề cho Kiểm tra hết môn, môn học Quản trị hành vi Tổ chức Mô hình tổ chức Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội: Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội hoạt động theo mô hình Phòng ban chức xếp nhân viên theo phạm vi kiến thức chức nhiệm vụ phòng ban Mô hình tổ chức hoạt động (trang dưới): ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC (TGĐ) 6/ 14 Chức phận: - Đại hội cổ đông: quan quyền lực cao Công ty, thực chức bầu, bãi miễn thành viên Hội đồng quản trị, phê duyệt kế hoạch kết hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư hoạt động tài Công ty - Ban kiểm soát: thay mặt Đại hội cổ đông kiểm soát hoạt động Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc trình thực chức năng, nhiệm vụ; việc thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài 7/ 14 - Hội đồng quản trị: quan quản lý cao Công ty, thực chức bổ nhiệm, miễn nhiệm Ban Tổng giám đốc, Kế toán trưởng; phê duyệt kế hoạch kết hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, hoạt động tài Ban Tổng giám đốc theo thẩm quyền Đại hội cổ đông cho phép - Ban Tổng giám đốc: Xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài thực việc xếp, sử dụng nguồn lực điều hành quản lý hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, tài nhằm thực kế hoạch Hội đồng quản trị phê duyệt - Phòng Đầu tư: thực chức xúc tiến tìm kiếm, lựa chọn, giải thủ tục trình chuẩn bị, thực kết thúc đầu tư - Phòng Kinh tế - Kế hoạch: thực chức xây dựng định mức, kế hoạch, tính toán thẩm tra số liệu kinh tế, tổ chức thẩm định hồ sơ đấu thầu - Phòng Kỹ thuật: thực chức xây dựng, kiểm tra, rà soát vấn đề kỹ thuật dự án đầu tư hợp đồng xây lắp - Phòng Giải phóng mặt bằng: thực chức chuẩn bị mặt cho trình đầu tư - Phòng Tài – Kế toán: thực chức quản lý tài chính, tổ chức hạch toán, thống kê kiện kinh tế Công ty - Phòng Tổ chức – Hành chính: thưc chức quản trị văn phòng, quản trị nhân Thực trạng trình hoạt động Công ty: Do mô hình doanh nghiệp dự án, nên giai đoạn đầu chức hoạt động Công ty xúc tiến thủ tục đầu tư giai đoạn chuẩn bị đầu tư Phòng đầu tư với chức năng, nhiệm vụ mình, trở thành phòng động phân công thực nhiều công việc 8/ 14 công ty Trong đó, Phòng khác có việc, hầu hết thụ động chờ đợi phân công công việc từ lãnh đạo Công ty Thực tế mô hình hoạt động theo kiểu phòng ban chức không phát huy hết hiệu quả, không sử dụng hết nguồn lực, chí có chồng chéo chức năng, chức phòng lại thực phòng khác Sự phân bố công việc không đồng dẫn đến tượng có Phòng nhiều việc, có Phòng lại việc để làm Cạnh tranh Phòng Công ty bắt đầu nhen nhóm lãnh đạo nhân viên Phòng không quan tâm đến kết hoạt động Phòng Các nhóm nhân viên quản lý Phòng lại nhiều việc để làm trở nên ích kỷ, thiếu tinh thần hợp tác Quá trình thao tác công việc trở nên khó khăn có vấn đề phát sinh liên quan đến chuyên môn Phòng khác Công ty Để giải vấn đề phát sinh nằm chuyên môn mình, Phòng Đầu tư phải trình Tổng giám đốc công ty vấn đề yêu cầu hỗ trợ Sau Tổng giám đốc, với vị trí quyền lực mình, tiến hành giao việc trở lại cho Phòng chuyên môn giải vấn đề Tuy nhiên, trình thông tin tương tác trực tiếp, nhiều đạo mang tính hành chính, thủ tục, không với trọng tâm vấn đề nên trình tác nghiệp để đạt mục tiêu đề chậm chạp nhiều không đạt hiệu mong muốn Đây tình trạng khó giải trở thành nỗi xúc lãnh đạo lẫn nhân viên Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội Trong trình theo học Chương trình đào tạo Thạc sĩ quản trị kinh doanh Quốc tế Trường Đại học Quốc Gia Hà Nội liên kết với Đại học Griggs Hoa Kỳ tổ chức, nghiêm túc nhìn nhận vấn đề Công ty Qua nghiên cứu môn học Quản trị hành vi tổ chức, đề xuất số giải pháp giải vấn đề tồn tại Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội sau: 9/ 14 Đề xuất số giải pháp: - Lãnh đạo công ty cần quy định rõ chức nhiệm vụ phòng ban, tránh việc chồng chéo thực nhiệm vụ dẫn tới việc phân bổ công việc không - Lãnh đạo công ty nên phân bổ lại công việc phù hợp nhằm đảm bảo Phòng có đóng góp vào hoạt động thành công Công ty - Từng Phòng ban Công ty phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ mình, thực chức năng, nhiệm vụ có tinh thần tương hỗ mục tiêu chung Công ty Phát triển ý tưởng: Trong giai đoạn đầu hoạt động, Công ty chủ yếu thực nhiệm vụ xúc tiến chuẩn bị đầu tư, công việc chủ yếu liên quan đến Phòng Đầu tư, chưa sử dụng nhiều đến chức năng, nhiệm vụ Phòng lại Quy mô hoạt động Công ty chưa lớn nên chưa cần thiết phải thành lập Ban quản lý dự án Vì vậy, đề xuất Công ty thành lập Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu tư Thiết kế Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu tư: - Quyết định thành lập nhóm: Tổng giám đốc công ty ký định thành lập; - Trưởng nhóm: đại diện Phòng Đầu tư, tốt Trưởng phòng Đầu tư; - Thành viên nhóm: gồm nhân viên Phòng Đầu tư, Phòng Kinh tế - Kế hoạch, Phòng Kỹ Thuật, Phòng Giải phóng mặt bằng, Phòng Tài – Kế toán Hoạt động Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu tư: - Nhóm chịu quản lý, điều hành trực tiếp từ Tổng giám đốc Công ty 10/ 14 - Nhóm hoạt động theo quy chế Công ty quy định nhóm Các thành viên Nhóm chịu quản lý Trưởng nhóm Trưởng phòng chuyên môn Khi nảy sinh xung đột quản lý Trưởng nhóm Trưởng phòng chuyên môn định Trưởng nhóm phải ưu tiên thực trước - Nhóm thực toàn công việc xúc tiến chuẩn bị đầu tư cho Dự án đầu tư cải tạo, nâng cấp Quốc lộ đoạn Ba La – Xuân Mai (từ Km16+00 – Km34+00) theo hình thức hợp đồng BOT kết hợp BT - Phần lớn vấn đề phát sinh Nhóm giải tập hợp thành viên nhóm có đủ kỹ để giải vấn đề Những vấn đề vượt thẩm quyền định Nhóm Trưởng nhóm đại diện báo cáo trực tiếp lên Tổng giám đốc, định Tổng giám đốc định cuối có hiệu lực thi hành Lợi ích tổ chức Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu tư: - Mọi thành viên nhóm đồng lòng hướng tới mục tiêu dốc sức cho thành công chung tập thể họ xác định vạch phương pháp đạt mục tiêu đó; - Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả phối hợp kỹ thành viên nhóm, phát huy óc sáng tạo định đắn dựa việc thu thập nhiều thông tin tư nhóm - Nhóm hình thành tốt có quan hệ làm việc thoải mái thành viên Các giá trị mục tiêu nhóm hòa hợp với giá trị nhu cầu thành viên hòa hợp với giá trị mục tiêu Công ty - Rút ngắn quy trình, thời gian xử lý công việc; vấn đề phát sinh giải thích đáng sở tương tác thành viên nhóm Các vấn đề vượt tầm định nhóm tập hợp 11/ 14 lại, đưa giải pháp trình Tổng giám đốc định Quyết định cuối Tổng giám đốc dựa gợi ý nhóm đưa nên thể tư nhóm nâng cao hiệu định Thay đổi mô hình tổ chức hoạt động Công ty: Do có thêm Nhóm xúc tiến chuẩn bị đầu tư, mô hình tổ chức hoạt động Công ty thay đổi lại sau (trang dưới): ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC (TGĐ) CÁC PHÓ TGĐ 12/ 14 PHÒNG PHÒNG Kết luận: Để tăng cường hiệu hoạt động Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội, cần thiết phải tăng mức độ tương tác phận, thành viên Công ty Ngoài ra, lãnh đạo Công ty xem xét thành lập Nhóm làm việc phù hợp với hoạt động Công ty thời gian đầu Mô hình làm việc theo nhóm ngày trở thành xu phổ biến giới Ở Việt Nam, mô hình làm việc theo nhóm áp 13/ 14 dụng nhiều dự án trọng điểm quốc gia doanh nghiệp Hiệu làm việc nhóm làm việc ngày nâng cao công tác xây dựng nhóm ngày trọng theo hướng xây dựng nhóm làm việc hiệu Trên Báo cáo việc nghiên cứu chuyên đề nhóm làm việc hiệu môn học Quản trị hành vi tổ chức Quá trình xây dựng Báo cáo không tránh khỏi thiếu xót mong nhận đóng góp ý kiến cán giảng dạy học viên lớp Trân trọng cảm ơn! Danh sách tài liệu tham khảo: Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Quốc tế, 2011, Quản lý Tổ chức hành vi nhân sự, Hà Nội Chương trình đào tạo Thạc sĩ Quản trị kinh doanh Quốc tế, 2010, Quản trị hành vi Tổ chức, Hà Nội Nguyễn, L 2009, Hành vi Tổ chức, lần 1, NXB Hồng Đức, Thành phố Hồ Chí Minh 14/ 14 ... Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực thực kế hoạch đề Xây dựng nhóm làm việc hiệu Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội: Giới thiệu công ty: Tên công ty: Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội Địa chỉ: Nhà... hết hiệu nhóm làm việc hiệu Vậy mô hình nhóm làm việc hiệu quả? Mô hình nhóm làm việc hiệu quả: Có nhiều quan điểm đánh giá mô hình nhóm làm việc hiệu quả, tựu chung lại nhóm làm việc hiệu nhóm: ... Nội Địa chỉ: Nhà G10 – Thanh Xuân Nam – Thanh Xuân – Hà Nội Tôi công tác Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội với chức trách Trưởng phòng Đầu tư Công ty Cổ phần Sông Đà – Hà Nội thành lập với số vốn