XÂY DỰNG NHÓM làm VIỆC tại CÔNG TY CP âu lạc

XÂY DỰNG NHĨM LÀM VIỆC TẠI CƠNG TY CP ÂU LẠC ĐỀ TÀI: Căn vào lý thuyết nhóm đội, anh/ chị đưa ví dụ cách hình thành, xếp, quản lý, tạo động lực/ thúc đẩy, vv nhóm đội doanh nghiệp mình? Các ví dụ anh/ chị đưa cần vận dụng lý thuyết, nhiên không nên túy chép từ sách Anh/ chị cần nêu lý thuyết áp dụng để người đọc (nhưng người thành viên doanh nghiệp anh/ chị) hiểu BÀI LÀM: Công ty Cổ Phần Âu Lạc thành lập vào ngày 04/09/2002 với cổ đơng thành viên đầu mối nhập nhập xăng dầu Việt Nam Ngay từ ngày thành lập, Hội đồng quản trị Ban giám đốc Công ty thành công việc xây dựng chiến lượt phát triển triển khai hoạt động lĩnh vực vận tải xăng dầu đường biển nước Quốc tế cho đầu mối Việt Nam đối tác khu vực Hiện đội tàu Công ty có với trọng tải từ 10,000 DWT đến 17,000DWT, điều hành quản lý Cơng ty hầu hết tàu hãng dầu lớn giới (Oil Majors) như: Shell, Exxon Mobile, Chevron Taxaco, BP, TOTAL, PTT chấp nhận đánh giá cao Lợi nhuận bình quân năm trì mức 20% chia cổ tức cho tất cổ đông kinh tế giới khu vực bị suy thoái thời gian hồi phục chậm Vậy điều xảy !? Cơ cấu tổ chức Công ty nào!? Động lực giúp doanh nghiệp phát triển vậy!? tìm hiểu sau đây: Như doanh nghiệp khác, Cơng ty Cổ Phần Âu Lạc có cấu tổ chức gồm nhóm (bộ phận, phòng ban đội tàu) có chức hổ trợ cho cơng việc phê chuẩn Đại hội đồng cổ đông Công ty, nhằm đạt kết kinh doanh tốt nhất, có chức khác theo Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page Katenbach & Smith phòng ban đội tàu có mối quan hệ mật thiết, tương trợ cơng việc quản lý với mơ hình này, việc khiếm khuyết phòng ban hay đội tàu khơng thể đạt mục đích cho việc khai thác tàu hiệu quả, xây dựng hệ thống quản lý Công ty đội tàu cho đáp ứng yêu cầu thiết yếu hãng dầu lớn giới nội địa Theo mơ hình Likert, sơ đồ tổ chức Công ty sau: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ÂU LẠC TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ NGƯỜI TRÁCH ĐỘI ỨNG PHÓ KHẨN CẤP CỦA ĐỘI ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ NHÂN VIÊN AN NINH CƠNG TY PHỊNG PHỊNG KỸ THUẬT – PHỊNG PHỊNG PHỊNG AN TOÀN - PHÁP CHẾ VẬT TƯ - BẢO HIỂM KHAI THÁC – ĐẠI LÝ TÀI CHÍNH -KẾ TỐN HÀNH CHÍNH -NHÂN SỰ Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page ĐỘI TÀU Sơ lượt chức danh chức phòng ban, đội tàu theo quan điểm Tuckman Jensen: 1/ Tổng giám đốc: cấp điều hành cao Hội đồng quản trị bổ nhiệm với tiêu đánh giá cho tồn hoạt động Cơng ty (KPIs), có thẩm quyền đưa định theo điều lệ hoạt động Công ty đạt hiệu cao sản xuất kinh doanh triển khai hệ thống quản lý an toàn, tuân thủ quy định quốc tế chuẩn xác Là đội trưởng đội Ứng phó khẩn cấp Cơng ty 2/ Người phụ trách (DPA): cầu nối trực tiếp Công ty tàu nhằm đảm bảo khai thác an toàn cho đội tàu Công ty Được quyền tiếp cận trực tiếp với cấp lãnh đạo cao nhất, đảm bảo trì, giám sát thực tất sách, quy trình Cơng ty đội tàu cách tốt 3/ Đội ứng phó khẩn cấp: lên kế hoạch thực tập tất tình khẩn cấp giả định mà xảy tàu dầu Công ty nhằm tăng cường hiểu biết cho nhân liên quan, phòng ngừa tránh để xảy cố đáng tiếc Chỉ huy tàu tình thật xảy nhằm giải triệt để cố, tai nạn Đảm bảo hạn chế tối đa tổn thất, thiệt hại người, vật chất có 4/ Đội đánh giá nội bộ: gồm đánh giá viên có trình độ, có hiểu biết hệ thống quy trình Cơng ty, đào tạo huấn luyện công tác đánh giá nội nhằm rà soát, kiểm tra việc thực quy trình phòng ban Cơng ty Tìm thiếu sót để dần hồn thiện hệ thống quản lý đến tuyệt hảo Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page 5/ Nhân viên An ninh Công ty: người chịu trách nhiệm tất hình thức An ninh chung Công ty đội tàu hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm trì ổn định, phòng ngừa biến cố gây nguy hiểm cho Cơng ty đội tàu Xử lý có biến cố xảy thơng báo cho quyền hành để có hướng xử lý triệt để 6/ Phòng an tồn - Pháp chế: Chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc việc thực thi trì Hệ thống quản lý an tồn cơng ty Lập tất kế hoạch liên quan đến việc đánh giá nội bên ngồi, thực tập tình khẩn cấp, kiểm tra tàu cho đáp ứng yêu cầu hãng dầu lớn Quốc tế nội địa Phối hợp với phòng ban khác đội tàu lĩnh vực có liên quan đến an toàn pháp chế để đạt tiêu (KPIs) giao phó, đảm bảo an toàn cho đội tàu hoạt động sản xuất kinh doanh Xử lý tất tranh chấp xảy Công ty với đối tác trình khai thác tàu vấn đề liên quan đến luật pháp, pháp lý nhằm đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho Cơng ty 7/ Phòng kỹ thuật - vật tư - bảo hiểm: có chức quản lý kỹ thuật, vật tư bảo hiểm nhằm đảm bảo cho đội tàu Công ty hoạt động cách hiệu quả, an toàn bảo vệ môi trường theo yêu cầu hệ thống quản lý an toàn theo tiêu đánh giá (KPIs) Cung cấp vật tư theo yêu cầu từ tàu, sữa chữa cố liên quan đến tất loại máy móc tàu kịp thời cho đảm bảo lịch trình tàu, hỗ trợ cơng tác bảo hiểm cho thuyền viên cán công nhân viên Công ty tham gia đầy đủ bảo hiểm đội tàu theo yêu cầu công ước Quốc tế quốc gia Phối hợp với phòng ban khác việc xử lý tình khẩn cấp xảy ra, hỗ trợ việc hồn thiện hệ thống quản lý Cơng ty 8/ Phòng khai thác - đại lý: trực tiếp điều hành hoạt động khai thác đội tàu Công ty cách hiệu an toàn theo kế hoạch cụ thể, chủ động tìm nguồn hàng phù hợp với tuyến hành hải nhằm đạt lợi nhuận tối đa Chủ động thu xếp Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page thủ tục cho tàu cảng, tham mưa cho Tổng giám đốc việc lựa chọn dịch vụ giữ mối quan hệ tốt chủ hàng, đối tác khu vực Quốc tế Phối hợp chặt chẽ với phòng ban khác việc sửa chữa đảm bảo an toàn cho đội tàu nhằm tận dụng tối đa thời gian để khai thác hiệu Lập báo cáo, phân tích số liệu khai thác cho Tổng giám đốc, đề xuất phương án cải tiến thủ tục, giấy tờ cho phù hợp với điều kiện thực tế đảm bảo tính pháp lý nhằm đạt hiểu tối ưu theo tiêu (KPIs) Hội đồng quản trị Tổng giám đốc đề 9/ Phòng tài – kế tốn: Thực cơng tác hạch toán kế toán, nghiệp vụ kinh tế phát sinh trình hoạt động kinh doanh đơn vị Xây dựng máy kế toán phù hợp với luật địnhvà quy định Nhà nước ban hành, nhằm đảm bảo việc thu thập xử lý thơng tin, số liệu kế tốn, lập báo cáo kế toán chuẩn mực quy định Kiểm tra giám sát hoạt động thu, chi chi phí phát sinh có ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm tài sản, nguồn vốn Công ty Phát hiện, báo cáo với ban Tổng giám đốc có biện pháp ngăn ngừa kịp thời hồ sơ, chứng từ không phù hợp với quy định Công ty quy định pháp luật Thu thập –xử lý-phân tích thơng tin số liệu kế toán nhằm cung cấp kịp thời cho công tác quản lý lãnh đạo Tham mưu đề xuất giải pháp cho công tác quản trị định kinh tế hoạt động kinh doanh đơn vị theo quy định pháp luật chế độ tài hành 10/ Phòng hành chánh - nhân sự: quản lý công tác nhân bao gồm cán bộ, nhân viên văn phòng, thuyền viên Công ty theo luật lao động Nhà nước CHXHCNVN, Bộ luật hàng hải Việt Nam, Bộ luật STCW 95, Bộ luật ILO quy chế đào tạo huấn luyện thuyền viên khác, quản lý công tác hành Cơng ty Thơng tin kịp thời cho Ban Tổng giám đốc sách, quy định nhà nước có liên quan cơng ước, quy định, nghị Tổ chức Quốc tế thuộc chuyên ngành có liên quan đến nhân Tham Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page mưu cho Tổng giám đốc việc tuyển dụng nhân viên văn phòng, tuyển dụng bố trí thuyền viên, đề bạt khen thưởng kỷ luật nhân viên, thuyền viên Công ty, tham mưu mặt nhân hành chánh quản trị Tổ chức bồi dưỡng, huấn luyện nhân viên thuyền viên nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý Công ty đội tàu Chịu trách nhiệm trì loại giấy tờ, chứng nhận chứng liên quan đến hoạt động Công ty đội tàu theo tiêu (KPIs) Công ty giao cho 10/ Đội tàu: Chịu trách nhiệm thi hành tất thị tiêu (KPIs), áp dụng triển khai có hiệu hệ thống quản lý an tồn Cơng ty suốt q trình vận hành tàu, đảm bảo tuân thủ quy tắc, quy định cảng vụ, quốc gia nhằm phục vụ tốt lợi ích thương mại bên liên quan Ngoài ra, đội tàu chịu trách nhiệm xem xét lại quy tắc, quy trình, phát khiếm khuyết, khơng phù hợp hệ thống sổ tay quản lý an toàn chất lượng, đề xuất sửa đổi bổ xung phù hợp Quản lý tổ chứa công tác bảo dưỡng tàu máy móc, trang thiết bị nhằm trì, giữ gìn tàu ln tình trạng tốt theo yêu cầu hệ thống quản lý Công ty hãng dầu lớn (Oil Majors), với việc phối hợp với phòng ban liên quan huấn luyện bồi dưỡng thuyền viên tàu nhằm đảm bảo việc thực thi nghiêm túc sách, điều lệ chức trách theo luật định nhằm vận hành tàu cách hiệu an toàn Việc Cơng ty trì tỷ lệ chia cổ tức 20% năm, với chấp thuận hãng dầu lớn giới khu vực (Oil Majors) cho đội tàu Công ty tham gia chuyên chở hàng cho họ trình phấn đấu lâu dài thực thi tốt tiêu phấn đấu (KPIs) xuyên suốt từ cấp cao đến cấp thấp Công ty Giải triệt để tất mâu thuẫn phát sinh, đặt lợi ích Cơng ty lên hàng đầu, ưu tiên phát triển cách bền vững, bước chắn nhằm phát triển, đưa thương hiệu Công ty ngang tầm với Công ty đối thủ khu vực giới Để làm điều Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page Hội đồng quản trị ban Tổng giám đốc có định hướng tốt đắn, đưa tiêu phấn đấu cấp, phận Công ty tạo động lực phấn đấu không ngừng tất cấp, phận, thúc đẩy văn hóa dám làm dám chịu trách nhiệm cấp lãnh đạo Văn hóa khơng đổ lỗi áp dụng triệt để nội Công ty bao gồm đội tàu Theo Maslow Alderfer’s cấp, phận Công ty Cổ phần Âu Lạc định hướng rõ ràng từ lúc hình thành phát triển Mỗi phận có chức riêng biệt, có định hướng chức rõ ràng mối quan hệ công việc nội Công ty bên ngồi với đối tác -Ví dụ: để vận hành khai thác đội tàu cách hiệu phòng hành chánh nhân Cơng ty phải có đội ngũ sỹ quan thuyền viên lành nghề, nhiều kinh nghiệm lĩnh vực tàu dầu, có mối quan hệ tốt phối hợp tốt phòng an tồn – pháp chế, quan hữu quan cục hàng hải, trung tâm huấn luyện thuyền viên, ban ngành khác…Để trì tốt thời hạn giấy phép tàu, chứng thuyền viên, đảm bảo thông suốt điều động nhân viên thuyền viên công việc Các phòng ban khác phòng khai thác – đại lý, phòng kỹ thuật – vật tư – bảo hiểm, phòng tài - kế tốn phòng an tồn – pháp chế phải trì mối quan hệ nội bên với quan ban ngành nhằm khai thác hiệu đội tàu, phối hợp sửa chữa kịp thời, đảm bảo an toàn cho đội tàu đạt chuẩn để đáp ứng yêu cầu tối thiểu hãng dầu lớn (Oil majors) Việc đưa tiêu đánh gía (KPIs) hay nói khác mục tiêu phấn đấu cấp, phòng ban theo thuyết yếu tố Herzberg thuyết kỳ vọng Vroom hay Porter & Lawler thuyết Locke đặt mục tiêu thể rõ qua sách, chế độ quy định Cơng ty -Ví dụ: Đối với phòng khai thác – đại lý việc đưa tiêu như: đảm bảo kế hoạch khai thác 170 chuyến/ năm; doanh thu 550 tỷ/ năm; lợi nhuận Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page trước thuế 87 tỷ/ năm; lợi nhuận sau thuế 70 tỷ/ năm việc hồn thành kế hoạch thưởng 1,5% số tiền lợi nhuận sau thuế, vượt kế hoạch thưởng thêm 2% số định mức vượt kế hoạch cho thành viên Ban điều hành tỷ lệ chia mức trách nhiệm cá nhân đóng góp… Đối với phòng kỹ thuật – vật tư – bảo hiểm tiêu như: đảm bảo tình trạng kỹ thuật tàu ln ổn định; cung cấp vật tư cho tàu theo yêu cầu; sửa chữa phải dự toán kịp tiến độ khai thác, có sáng kiến cải tiến kỹ thuật, tiết kiệm nhiên liệu…được thưởng tỷ lệ phần trăm Ban điều hành thưởng nóng kịp vượt tiến độ đề theo kế hoạch thỏa thuận trước với Ban điều hành phòng khai thác – đại lý Đối với phòng an tồn – pháp chế tiêu đề như: đảm bảo tàu ln tình trạng hoạt động an toàn hiệu quả, phối hợp với đội tàu thực tốt đảm bảo lịch thực tập, diễn tập, tổ chức tốt đợt kiểm tra tàu hiệu quả, hãng dầu lớn Shell, Chevron, Exxonmobile, BP, PTT…chấp thuận Không ngừng cải tiến cập nhật hệ thống quản lý an toàn Công ty cho ngày phù hợp với yêu cầu hãng dầu lớn, đáp ứng cho Công ty đội tàu kiểm tra nội bên để dần đến tuyệt hảo quy trình quản lý Cơng ty Đối với phòng tài – kế tốn việc đảm bảo thơng suốt dòng tiền, đầu tư hiệu nhằm tăng thêm lợi nhuận cho Công ty; đảm bảo thu hồi tồn cơng nợ thực chi trả hạn cho đối tác yếu tố góp phần xây dựng hình ảnh đẹp Cơng ty với tất đối tác; phân tích xác số liệu kế toán, tư vấn cho Tổng giám đốc định vấn đề kinh tế… Đối với đội tàu việc đảm bảo ln tình trạng hoạt động tốt, đáp ứng tất yêu cầu tối thiểu cảng mà tàu ghé qua; đảm bảo luôn đáp ứng kiểm tra quyền cảng, quan an toàn cảng Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page kho dầu; không để tàu bị lưu giữ nước ngoài; thực tốt theo kế hoạch sản xuất kinh doanh đề ra, tiêu mà lãnh đạo Công ty, phòng ban dựa vào mà đánh giá lực thuyền viên ban huy tàu Ngoài tiêu đánh giá phòng ban, Cơng ty có tiêu đánh giá cấp lãnh đạo áp dụng việc đánh giá hàng năm để kịp thời phát cá nhân xuất sắt, tập thể vững mạnh nhằm động viên khen thưởng mức mà người lao động cảm thấy thỏa đáng tự nguyện gắn bó với Cơng ty; hay kỷ luật, xử lý kịp thời cá nhân, tập thể vi phạm nghiêm trọng sách Cơng ty khơng hồn thành nhiệm vụ hay để mâu thuẫn cấp, cá nhân phòng ban Cơng ty xảy mà khơng giải Điều dẫn đến đội ngũ cán - công nhân viên, đội ngũ sỹ quan thuyền viên nghiêm túc thực theo sổ tay quản lý an tồn, sách Cơng ty Họ ln có đóng góp thiết thực cơng việc, đóng góp sáng kiến cải tiến kỹ thuật cho Công ty làm việc với tinh thần hăng say, chịu trách nhiệm cao; có mâu thuẫn nội bên tất mục tiêu chung phát triển Cơng ty, tất đặt lợi ích Cơng ty lên hàng đầu, cấp phòng ban luôn phối hợp tốt với công việc; tiêu chí mà lãnh đạo Cơng ty áp dụng xuyên suốt từ xuống dưới, tổ chức họp phận rút kinh nghiệm có bất đồng, mâu thuẩn xảy ra…giải dứt điểm theo tiêu chí sách Cơng ty nhằm hồn thành xuất sắc tiêu, kế hoạch hàng năm từ Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị giao cho Tóm lại: Với đội ngũ cán công nhân viên với tay nghề cao đồng thuận từ xuống dưới, tập thể Công ty cổ phần Âu Lạc phấn đấu bước phát triển Công ty cách bền vững Xây dựng thương hiệu ngày lớn mạnh với việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu cạnh tranh lành mạnh nước khu vực, nâng tầm Công ty sánh ngang Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page với Công ty ngành nghề khu vực quốc tế với mục tiêu sau: - Xây dựng đội ngũ cán quản lý giỏi, công nhân viên, thuyền viên lành nghề, động, chun nghiệp, có tính tự chủ tinh thần làm việc cao - Hoàn thiện quy trình, quy chế, thực biện pháp hữu hiệu nhằm làm cho công tác quản lý Công ty hiệu chuyên nghiệp - Thực hành tiết kiệm, sử dụng hợp lý nguồn lực, nâng cao hiệu kinh doanh Công ty - Chú trọng cơng tác bảo đảm an ninh, an tồn bảo vệ môi trường hoạt động Công ty đặt biệt đội tàu - Nghiên cứu cải thiện môi trường làm việc nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cán bộ, nhân viên, thuyền viên Công ty Đồng thời triển khai biện pháp nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm, xây dựng tác phong chuyên nghiệp, hiệu toàn Công ty Với định hướng mục tiêu trên, tin thời gian tới Công ty Cổ Phần Âu Lạc thực lớn mạnh “Con Tàu Âu Lạc” vươn “Biển Lớn” sánh vai với đội tàu quốc tế, bạn hàng nước quốc tế tín nhiệm Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page Bài Tập Cá Nhân: Lê Hồng Sơn – PGSM S02 Page ... nghề cao đồng thuận từ xuống dưới, tập thể Công ty cổ phần Âu Lạc phấn đấu bước phát triển Công ty cách bền vững Xây dựng thương hiệu ngày lớn mạnh với việc nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng... viên Công ty Đồng thời triển khai biện pháp nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm, xây dựng tác phong chun nghiệp, hiệu tồn Cơng ty Với định hướng mục tiêu trên, tin thời gian tới Công ty Cổ Phần Âu Lạc. .. Likert, sơ đồ tổ chức Công ty sau: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ÂU LẠC TỔNG GIÁM ĐỐC PHỤ NGƯỜI TRÁCH ĐỘI ỨNG PHÓ KHẨN CẤP CỦA ĐỘI ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ NHÂN VIÊN AN NINH CÔNG TY PHỊNG PHỊNG KỸ