Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả tại công ty TNHH MTV giao nhận kho vận ngoại thương việt nam (VIETRANS)

XÂY DỰNG NHĨM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI CƠNG TY TNHH MTV GIAO NHẬN KHO VẬN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM (VIETRANS) Xã hội ngày phát triển, môi trường thay đổi nhanh hơn, yêu cầu khách hàng ngày cao hơn, đa dạng hơn, cạnh tranh ngày liệt hơn, áp lực nhà đầu tư ngày nhiều Do vậy, Doanh nghiệp cố gắng để phát triển liên tục, mở rộng qui mô, tăng thu nhập CBCNV Theo thời điểm, ban lãnh đạo ngồi lại, tiến hành xây dựng lại chiến lược, điều chỉnh mơ hình quản lý, đầu tư cho đội ngũ nhân sự, tạo môi trường làm việc tốt để CBCNV trở thành tài sản đóng góp lớn cho phát triển doanh nghiệp Được làm việc công ty hoạt động sản xuất kinh doanh lĩnh vực chủ yếu : Giao nhận vận tải ngoại thương, Xuất nhập hàng hoá, kinh doanh kho hàng,kinh doanh cảng biển, chuyển phát nhanh nước quốc tế,kinh doanh bất động sản…với tên gọi Công ty TNHH MTV Giao nhận kho vận ngoại thương(VIETRANS) Và Cơng ty tơi nằm dòng chảy phát triển xã hội, nên việc đánh giá lại để tìm tranh thật mình, từ đưa giải pháp phù hợp hơn, tạo trạng thái tốt với mục tiêu tối đa hóa đóng góp CBNV, tối đa hóa giá trị gia tăng cho khách hàng Với thay đổi lớn nhỏ mang tính xây dựng chiến lược phát triển với mục tiêu nắm bắt hội mới, phát triển nhanh hơn, bền vững hơn, tối đa hóa giá trị dài hạn doanh nghiệp Đi theo với thời gian, theo với thay đổi, doanh nghiệp bước lớn lên lượng lẫn chất Công ty TNHH MTV Giao nhận Kho vận Ngoại thương Việt Nam (VIETRANS) thành lập ngày 13/8/1970 Là đơn vị hoạt động lĩnh vực Giao nhận vận tải Quốc tế trực thuộc Bộ Công Thương Trong suốt 40 năm qua, Công ty không đầu tư nâng cấp sở vật chất kỹ thuật mà trọng đến việc đào tạo nâng cao kỹ nghiệp vụ cho cán công nhân viên nhằm khôpng ngừng đẩy mạnh chất lượng dịch vụ, đạt tiêu chuẩn quốc tế Hiện VIETRANS doanh nghiệp dẫn đầu nước lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế Với 40 năm truyền thống, vừa qua ngày 13/08/2010 Công ty nhà nước trao tặng Huân chương lao động hạng Công ty VIETRANS việc xây dựng chiến lược kinh doanh tốt phù hợp với thời kỳ phát triển kinh tế -xã hội, lãnh đạo công ty trọng đổi mơ hình quản lý để hỗ trợ tốt cho chiến lược đề Công ty ý thức sâu giá trị nguồn nhân lực cách thức sử dụng nguồn nhân lực cho có hiệu Để nâng cao nguồn nội lực phát huy khả nhân viên, công ty trọng tập trung tìm cách nâng cao hiệu hoạt động tập thể Tuy nhiên để tìm mơ hình phù hợp với doanh nghiệp để nâng cao hiệu hoạt động tập thể cơng việc khó khăn Trước đổi mới, doanh nghiệp công ty nhà nước với lực lượng lao động thiếu lực, hoạt động tự phát, thiếu chất kết dính, người cơng ty có “hầm trú ẩn” riêng không muốn chia sẻ với Các nhà quản lý chăm lo đến lợi ích phận mình, không thực quan tâm đến yêu cầu chung hoạt động kinh doanh Năm bắt thực tế trên, lãnh đạo công ty xây dựng chương trình đổi mơ hình quản lý, xếp củng cố lại đội hình mình, nâng cao tinh thần làm việc đồng đội dựa sở hoàn thiện mối quan hệ nhân Mục đích chương trình tạo phòng, nhóm hồn thiện mối quan hệ cá nhân phòng , nhóm Điều đạt sở nỗ lực tập thể nhằm điều chỉnh đặc điểm ứng xử hành động thành viên cho phù hợp với tác phong làm việc tập thể Lãnh đạo cơng ty đưa ra chương trình đổi cụ thể, đòi hỏi người hướng dẫn phải có kinh nghiệm, kỹ đào tạo kỹ lưỡng để nắm vững yếu tố tâm lý, có đủ kiến thức hiểu biết hình thành phát triển doanh nghiệp Họ khuyến khích nhân viên nêu điểm mạnh, điểm yếu nhau, từ nâng cao tin cậy tinh thần tương trợ tập thể, đồng thời tạo điều kiện cho việc thảo luận , tìm cách giải nhiệm vụ khó khăn phòng ban hay nhóm làm việc Và chương trình bắt đầu việc: Thu thập thơng tin: Trước họp, nhân viên phát phiếu trả lời câu hỏi nhằm mục đích đánh giá phẩm chất cá nhân lực lãnh đạo dựa tiêu chí : nhiệt tình, tính kiên định, cảm xúc, khả chịu đựng áp lực công việc, biết phân công, biết quản lý thời gian sống cá nhân, khả động viên gắn kết thành viên tập thể, khả tư bao quát… Tất nhân viên Công ty với người hướng dẫn sát hạch nhân viên, người quan sát bên tham gia trả lời câu hỏi… tất thông tin người huấn luyện xem xét ngiên cứu trước họp Thảo luận thông tin thu thập được: Trong ngày đầu tiên, người hướng dẫn thảo luận với tất nhân viên chủ đề lãnh đạo hiệu quả, nêu lên đặc tính tập thể có mức độ chun nghiệp cao,mỗi thành viên nhận tổng kết với thông tin nhận xét họ Những tổng kết nhóm thảo luận vào ngày hơm sau nhằm xác định việc mà họ nên làm để phát triển thân Các thảo luận làm sáng tỏ vai trò nhân viên nhóm , đồng thời nâng cao hiệu phương thức lãnh đạo Và nhà đạo hiểu rằng, thành viên tập thể lấy ưu điểm để bù đắp nhược điểm thành viên khác , kết nhóm hoạt động hiệu Nhiều cơng ty, tổ chức hay sử dụng từ nhóm làm việc cách tùy tiện Xét mặt chất, nhóm thống mục đích, phối hợp số người nhóm biểu bình đẳng Tuy nhiên, có tập thể nhân viên lại hội đủ điều kiện nhóm, mà thơng thường tổ làm việc Trong tổ làm việc, nhà quản lý hay giám sát chung đạo thành viên thành viên khơng thiết phải hợp tác với hoàn tất nhiệm vụ họ Ở đây, nhân viên thực cơng việc đạo nhà quản lý có hợp tác nhà quản lý với nhân viên riêng lẻ khơng có hợp tác nhân viên với Giữa cấp cấp tồn mối quan hệ báo cáo Nhiều phòng ban hoạt động theo mơ hình tổ làm việc Ở đây, nhân viên tự thực thi cơng việc đạo tổ trưởng hay nhà quản lý thường tương tác với thành viên khác phòng ban Thơng thường, nhà quản lý nói với thành viên tổ làm việc: "Đây mục tiêu phòng phần nhiệm vụ bạn" Nếu thành viên thực theo hướng dẫn, họ đạt mục tiêu Cấp chịu trách nhiệm đưa định quan trọng hợp nhiều phần việc khác thành viên Còn mơi trường nhóm làm việc chức chủ chốt thành viên thực Tổ làm việc có số ưu điểm định: Vì nhu cầu phối hợp tổ nhỏ nên tổ có tất kỹ cần thiết để đạt mục tiêu chung phòng ban; Nhiệm vụ giao phó hợp lý nhà quản lý nắm vững yêu cầu cần thiết để đạt mục tiêu chung Tuy nhiên, tổ làm việc theo kiểu truyền thống có số nhược điểm: Đó nhà quản lý phải thời gian tập hợp thông tin hoạt động từ thành viên để định Hơn nữa, việc tập trung quyền định vào người điều mạo hiểm Trong đó, nhóm khơng đơn giản tập hợp nhiều người làm việc làm việc đạo nhà quản lý Nhóm làm viêc gì: tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung Các thành viên nhóm tương tác với với trưởng nhóm để đạt mục tiêu chung Các thành viên nhóm phụ thuộc vào thơng tin để thực phần việc Họ kết hợp với để hoàn thành nhiệm vụ phụ thuộc vào trưởng nhóm để cung cấp nguồn lực, huấn luyện cần thiết cần phối hợp hay liên kết với phòng ban khác tổ chức Trái với tổ làm việc, nhà quản lý có tồn quyền định, định nhóm phản ánh bí kinh nghiệm nhiều người, điều dẫn đến định phù hợp, xác khách quan Điều quan trọng nhà quản lý cần hiểu rõ khác biệt nhóm với tổ làm việc truyền thống nhằm tránh mắc phải sai lầm thông thường đối xử với tổ làm việc nhóm ngược lại Trên thực tế, nhiều tổ làm việc nhóm khơng tn thủ theo định nghĩa nêu Thay vào đó, mơ hình xen lẫn vài đặc điểm mơ hình Thật hai mơ hình làm việc khác tồn hoạt động hiệu điểm doanh nghiệp Trong hệ thống quản trị Cơng ty có nhiều vấn đề liên quan đến môn Quản trị hành vi tổ chức như: - Hành vi cá nhân, giá trị tính cách - Động lực phác thảo công việc - Áp lực cơng việc kiểm sốt áp lực - Ra định sáng tạo - Xây dựng nhóm hiệu cao - Truyền thơng nhóm tổ chức - Xung đột đàm phán nơi làm việc - Lãnh đạo môi trường tổ chức - Cấu trúc thiết kế tổ chức - Văn hoá tổ chức - Quản trị thay đổi tổ chức Trong vấn đề liên quan chọn vấn đề “Xây dựng nhóm làm việc hiệu cao” làm chủ đề tập cá nhân, vấn đề mà lãnh đạo cơng ty tơi dầy cơng nghiên cứu, triển khai, coi yếu tố thay đổi để phù hợp với chiến lược kinh doanh đổi Công ty Như hiểu xây dựng nhóm làm việc hiệu quả? Sau huấn luyện nhân viên kỹ năng, ý thức nâng cao tinh thần làm việc theo nhóm, lãnh đạo cơng ty tiếp tục triển khai việc xây dựng nhóm làm việc có hiệu cơng ty Thực tế cho thấy có vấn đề nảy sinh mơ hình làm việc theo nhóm thường liên quan đến nhiệm vụ giao q trình triển khai cơng việc thân quy trình làm việc đội nhóm Nếu khơng có ý đầy đủ đến quy trình này, hiệu nhóm khơng phát huy, ngược lại, có quản lý phù hợp, mơ hình làm việc theo nhóm đạt hiệu gấp nhiều lần so với cá nhân riêng lẻ làm Đây lý giải thích việc đội nhóm lại có sức hấp dẫn đến vậy, q trình hình thành nhóm ln gặp nhiều khó khăn đòi hỏi khơng thời gian Tại nên tổ chức mơ hình nhóm làm việc Mơ hình làm việc theo nhóm thúc đẩy tinh thần hợp tác, phối hợp, hiểu biết hỗ trợ lẫn thành viên, từ tạo giải pháp cho vấn đề khó khăn Những kỹ hiểu biết nhóm có ích lợi lớn cá nhân Tuy nhiên, lợi ích lớn mơ hình đội nhóm tận dụng nguồn lực chung nhóm Kỹ cá nhân tự giám sát nhóm tạo điều kiện cho việc hồn thành mục tiêu cách tốt Thậm chí, với vấn đề xử lý cá nhân việc giao cho đội nhóm giải có ích lợi riêng: thứ việc tham gia nhóm tăng khả định thực hiện, thứ hai có vấn đề mà nhóm có khả phân tích rõ cá nhân riêng lẻ Ích lợi mơ hình đội nhóm thể qua hoàn thiện thân thành viên tham gia Qua việc tham gia thảo luận định nhóm, qua việc tham gia tìm hiểu mục đích văn hố nhóm, người có khả giải vấn đề liên quan đến công việc Từ góc độ cá nhân, người phát huy khả tiềm tàng Bởi nhóm tạo mơi trường làm việc tập thể, nơi cá nhân giao trách nhiệm có quyền hạn, nơi mà tin tưởng sẻ chia đặt lên hàng đầu, nên khuyến khích người làm việc nhiệt tình Phát triển nhóm: Thơng thường, người ta coi phát triển nhóm trải qua giai đoạn: Hình thành, xung đột, bình thường hố cuối thực Hình thành giai đoạn Trong giai đoạn này, thành viên tỏ giữ ý, khiêm nhường có phần lạnh nhạt Mâu thuẫn bùng phát chủ yếu hoạt động mang tính chất cá nhân Mỗi cá nhân có ý kiến riêng nhìn chung dè dặt Dường không chứng tỏ khả làm lãnh đạo nhóm Xung đột gai đoạn Đây giai đoạn làm đau đầu nhà lãnh đạo Đây thời kỳ bắt đầu hình thành bè cánh, có xung đột tính cách trái ngược nhau, không chấp nhận ý kiến người khác mà chưa có tranh cãi gay gắt trước Đặc biệt có giao tiếp thành viên, khơng sẵn sàng nghe người khác nói khơng chịu mở lòng với người khác Cuộc "chiến tranh ngầm" mang tính cực đoan với lời châm chọc, cơng kích có ý nghĩa sâu xa Bình thường hố giai đoạn nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Do tinh thần hợp tác hữu, thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn việc bày tỏ quan điểm vấn đề thảo luận cởi mở với toàn nhóm Sự tiến lớn người cóthể bắt đầu lắng nghe Những phương pháp làm việc hình thành tồn nhóm nhận biết điều Thực nhiệm vụ nhóm Đây giai đoạn nhóm làm việc nhiệt tình, tích cực hiệu Nhóm ổn định thành hệ thống có tổ chức, tảng việc trao đổi ý kiến cách tự thẳng thắn Đây giai đoạn nhóm đạt mục tiêu chủ yếu công cụ hỗ trợ đắc lực cho Doanh nghiệp Kỹ làm việc nhóm Một nhóm làm việc bao gồm hai kỹ năng, kỹ quản lý kỹ tương tác cá nhân Để phát huy hiệu làm việc nhóm cần tập hợp hai kỹ Lấy ví dụ đơn vị tự quản, nhóm phải đảm nhiệm cách tập thể phần lớn chức nǎng người lãnh đạo nhóm Ví dụ tổ chức họp, định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sát hoạt động Người ta ngày nhận thật điều sai lầm trông đợi cá nhân phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà khơng có trợ giúp; nhóm làm việc điều trở nên Ngay có nhà quản lý thực nhóm, họ phải đồng ý với phương thức sau thuyết phục đào tạo người lại nhóm Là tập hợp nhiều người, nhóm cần phải ơn lại số cung cách kỹ nǎng quản lý Và để tránh tình trạng khơng tn lệnh xung đột, người cần nắm cách thức quản lý tốt nhóm cần phải biết cách thực cách thức mà khơng gây tình trạng đối đầu thiếu tính xây dựng Thúc đẩy phát triển Một thực tiễn thường thấy việc thúc đẩy phát triển nhóm định, cần thiết, đào tạo "người hỗ trợ nhóm" Vai trò người liên tục tập trung ý nhóm vào hoạt động nhóm gợi ý cấu biện pháp hỗ trợ phát huy kỹ nǎng làm việc nhóm Tuy nhiên, điều định chiến lược ngắn hạn tồn cại người hỗ trợ nhóm đơn lẻ ngǎn cản nhóm nhận trách nhiệm chung cho hoạt động nhóm Mục đích nhóm là, hỗ trợ thực tất thành viên cách công liên tục Nếu trách nhiệm người nhận biết thực từ đầu, tránh giai đoạn Xung đột nhóm phát triển thẳng lên giai đoạn Bình thường hố Trọng tâm Hai trọng tâm nhóm nhiệm vụ Nếu cần định vấn đề, nhóm định Nếu có vướng mắc, nhóm giải Nếu thành viên khơng đủ lực hồn thành nhiệm vụ, nhóm u cầu thay Khi mâu thuẫn cá nhân tăng lên, nhóm cần xem xét vấn đề từ khía cạnh ảnh hưởng mâu thuẫn tới nhiệm vụ giao cho cá nhân Nhưng nhóm thiếu tổ chức mục đích cụ thể, trách nhiệm lại thuộc cấp lãnh đạo chủ đầu tư Làm minh bạch Trách nhiệm nhóm xác định cách rõ nhiệm vụ ghi lại để ln xem xét cách thường xuyên Trong trường hợp nào, nhóm phải giải thích rõ ràng cụ thể nhằm đảm bảo người hiểu rõ điều đó.Bản cam kết nhiệm vụ sửa chữa hay thay luôn phải tiêu điểm cho mục đích xem xét hành động nhóm Ghi lại giấy Thơng thường định không ghi lại trở nên nhạt dần phải thảo luận lại Điều tránh đơn giản cách ghi lại trước chứng kiến nhiều người nơi định đưa Cách có ưu điểm định phải trình bày hình thức rõ ràng xác đảm bảo xem xét kỹ Tác động khác lên loại người khác nhóm Trách nhiệm trưởng nhóm khuyến khích cá nhân nói bộc bạch ý kiến tham gia vào thảo luận hoạt động nhóm Ngược lại, người sơi nhóm thường có xu bật chiếm ưu thảo luận nhóm Trách nhiệm trưởng nhóm theo dõi họ, khuyến khích họ đóng góp ý kiến, đồng thời nhắc nhở họ phải biết lắng nghe ý kiến người khác Sự phản hồi hoạt động cá nhân Mọi phê bình phải mang tính cơng khách quan, tập trung vào nhiệm vụ mà họ thực cá nhân họ Những sai phạm cần rõ ràng kịp thời Sẽ có ích trưởng nhóm đưa phản hồi cách thường xuyên, đặc biệt lỗi lầm, dù nhỏ Điều làm giảm tác động tiêu cực sai lầm việc trở nên muộn Còn với trường hợp làm việc tốt, trưởng nhóm nên khen ngợi đánh giá cao Điều khuyến khích người làm việc tốt Giải sai lầm Sự thành cơng lâu dài nhóm phụ thuộc vào việc nhóm giải sai lầm Bất kỳ sai sót nên nhóm tìm hiểu Làm khơng phải để đổ lỗi cho (vì sai lầm nhóm người làm theo nhiệm vụ giao) mà để kiểm tra nguyên nhân tìm kiếm phương pháp kiểm sốt ngǎn chặn lặp lại sai lầm Một lỗi lầm xảy lần giải cách đắn Một thực tiễn đặc biệt hữu dụng uỷ quyền thực giải pháp sửa chữa thống cho cá nhân hay nhóm mắc lỗi Biện pháp cho phép nhóm có tin tưởng tự giác sửa đổi Giải bế tắc Nếu hai quan điểm đối lập tồn nhóm phải có hành động để giải Nhiều chiến lược khả thi tồn Mỗi nhóm thảo luận quan điểm nhóm khác để hiểu rõ Một nguyên tắc chung nên nhấn mạnh khác biệt cần phải nhìn thấy để có chiến lược thay khác Mỗi nhóm thảo luận nhiệm vụ ban đầu Nhưng trước hết nhóm nên định dành thời gian để thảo luận lợi ích thực tế sau giải xong vấn đề sau thời gian đó, vấn đề khơng quan trọng, tung đồng xu Định hướng Khi vấn đề nhỏ thảo luận, tranh lớn mờ Do đó, nên thường xuyên nhắc nhở nhóm: nơi mà xuất phát, nơi mà phải đến, nơi mà nên đến Tránh giải pháp đơn lẻ Những ý kiến thường tốt Đối với vấn đề nêu ra, nhóm phải có biện pháp thay thế, đánh giá chúng theo góc độ nhiệm vụ, chọn lấy phương pháp thực Nhưng quan trọng nhất, chúng phải kiểm soát kết quả, lập kế hoạch cho việc xem xét lại có chuẩn bị cho việc thay đổi kế hoạch Chủ động thông tin Thông tin trách nhiệm người nói người nghe Người nói phải chủ động tìm kiếm hội thể ý tưởng theo cách xác rõ ràng người nghe phải chủ động tìm cách hiểu điều nói yêu cầu xác minh rõ điều chưa chắn Cuối cùng, hai bên phải chắn ý tưởng truyền đạt cách xác Tất nội dung giải pháp nhằm xây dựng nhóm làm việc hiệu cao doanh nghiệp, Các nhóm làm việc hiệu cao nguồn sức mạnh nội lực doanh nghiệp,họ người tạo cải vật chất Công ty, thành công hay thất bại Công ty gắn liền với họ Do vậy, Công ty VIETRANS tất doanh nghiệp khác hiểu rõ tầm quan trọng việc đổi mơ hình quản lý cá nhân nhóm làm việc vấn đề tái cấu trúc hạ tầng doanh nghiệp.Sự thay đổi nằm chiến lược thay đổi Công ty xem phương thức để tồn phát triển Doanh nghiệp ... Công ty Như hiểu xây dựng nhóm làm việc hiệu quả? Sau huấn luyện nhân viên kỹ năng, ý thức nâng cao tinh thần làm việc theo nhóm, lãnh đạo công ty tiếp tục triển khai việc xây dựng nhóm làm việc. .. pháp nhằm xây dựng nhóm làm việc hiệu cao doanh nghiệp, Các nhóm làm việc hiệu cao nguồn sức mạnh nội lực doanh nghiệp,họ người tạo cải vật chất Công ty, thành công hay thất bại Công ty gắn liền... đoạn nhóm đạt mục tiêu chủ yếu công cụ hỗ trợ đắc lực cho Doanh nghiệp Kỹ làm việc nhóm Một nhóm làm việc bao gồm hai kỹ năng, kỹ quản lý kỹ tương tác cá nhân Để phát huy hiệu làm việc nhóm cần