Khảo sát thực trạng bảo quản và tồn trữ thuốc tại kho thành phẩm công ty CP dược vật tư y tế thanh hóa năm 2015

DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 Quy định về nhiệt độ trong các kho 8 Bảng 2.1 Các nội dung và biến số nghiên cứu về thưc trạng nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

MAI THỊ TUYẾT

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG BẢO QUẢN VÀ TỒN TRỮ THUỐC TẠI KHO THÀNH PHẨM - CÔNG TY CP DƯỢC-VTYT THANH HÓA

NĂM 2015

LUẬN VĂN DƯỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI 2016

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

MAI THỊ TUYẾT

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG BẢO QUẢN VÀ

TỒN TRỮ THUỐC TẠI KHO THÀNH PHẨM - CÔNG TY CP DƯỢC - VTYT THANH HÓA

NĂM 2015

LUẬN VĂN DƯỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC

MÃ SỐ: CK 60 72 04 12

Người hướng dẫn khoa học: TS Lê Ngọc Phan

Thời gian thực hiện: 07/2016 đến 11/2016

HÀ NỘI 2016

Nhân dịp này, tôi chân thành cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo công ty

CP Dược - VTYT Thanh Hóa, Phòng Kế hoạch kinh doanh, Tổng kho dược nơi tôi công tác, tạo điều kiện cho tôi được đi học và giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và tra cứu số liệu

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình, bạn bè và đồng nghiệp đã luôn luôn bên cạnh động viên và giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

Thanh Hóa, ngày 25 tháng 11 năm 2016

Học viên

Mai Thị Tuyết

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN 3

1.1 Bảo quản và tồn trữ thuốc 3

1.1.1 Đảm bảo chất lượng thuốc 3

1.1.2 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc 4

1.1.3 Khái niệm bảo quản và tồn trữ thuốc tốt 4

1.1.4 Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc 5

1.2 Thực trạng tồn trữ thuốc của Việt Nam trong những năm gần đây 14

1.3 Khái quát về Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Thanh Hóa 15

1.3.1 Thông tin về Công ty 15

1.3.2 Vị thế của Thephaco trên thị trường dược phẩm Việt Nam 17

1.3.3 Vài nét về kho thuốc thành phẩm 17

CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 19

2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu 19

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu 19

2.1.2 Địa điểm nghiên cứu 19

2.1.3 Thời gian nghiên cứu 19

2.2 Phương pháp nghiên cứu 19

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu 19

2.2.2 Các nội dung và biến số nghiên cứu 19

2.2.3 Phương pháp thu thập số liệu 22

2.2.4 Phương pháp xử lý và trình bày số liệu 25

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 26

3.1 Thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo quản, tồn trữ tại kho 26

3.1.1 Tổ chức nhân lực 26

3.1.2 Cơ sở vật chất 26

3.1.3 Trang thiết bị trong kho 28

3.1.4 Công tác kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm 31

3.2 Thực trạng công tác tồn trữ thuốc tại kho 33

3.2.1 Danh mục hàng dự trữ trong kho 33

3.2.2.Tuân thủ nguyên tắc nhập xuất 36

3.2.3 Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế qua các lần kiểm kê 38

3.2.4 Hàng hư hao 39

3.2.5 Hàng thu hồi, trả về 39

CHƯƠNG 4: BÀN LUẬN 41

3.1 Về thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo quản 41

4.2 Về thực trạng công tác tồn trữ tại kho 44

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 49

1 KẾT LUẬN 49

1.1 Về công tác bảo quản thuốc tại kho thuốc thành phẩm 49

1.2 Về công tác tồn trữ thuốc tại kho thuốc thành phẩm 49

2 KIẾN NGHỊ 50

2.1 Đối với kho thành phẩm công ty 50

2.2 Đối với Công ty CP Dược - VTYT Thanh Hóa 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Thành chữ

BYT Bộ Y tế

BHLĐ Bảo hộ lao động

DSĐH Dược sĩ đại học

DSTH Dược sĩ trung học

GSP Thực hành tốt bảo quản thuốc

PCCC Phòng cháy chữa cháy

PCBL Phòng chống bão lụt

FIFO Nhập trước xuất trước

FEFO Hết hạn trước xuất trước

THEPHACO Công ty Cổ phần Dược-VTYT Thanh Hóa

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Quy định về nhiệt độ trong các kho 8 Bảng 2.1

Các nội dung và biến số nghiên cứu về thưc trạng nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo quản, tồn trữ

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty 16

ĐẶT VẤN ĐỀ

Thuốc là sản phẩm đặc biệt có liên quan trực tiếp đến sức khỏe cộng đồng và

là những thành phần thiết yếu trong các chính sách y tế quốc gia Chất lượng thuốc không chỉ phụ thuộc vào công nghệ sản xuất mà còn phụ thuộc rất lớn vào quá trình phân phối, trong đó việc tồn trữ bảo quản có ý nghĩa hết sức quan trọng Tồn trữ hàng hóa là một điều kiện của lưu thông phân phối Phần lớn các sản phẩm sau khi sản xuất ra không trực tiếp đi ngay vào lĩnh vực tiêu dùng mà phải qua trao đổi, lưu thông để sang lĩnh vực tiêu dùng tức là phải qua giai đoạn dự trữ hàng hóa [10] Nước ta nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa nên việc bảo quản thuốc có phần

bị ảnh hưởng đến chất lượng do ảnh hưởng của độ ẩm, nhiệt độ, ánh sáng …

Công tác bảo quản không chỉ có ý nghĩa về mặt chuyên môn , đảm bảo chất lượng thuốc, mà còn có ý nghĩa về mặt kinh tế xã hội của một quốc gia giúp sử dụng nguồn thuốc có hiệu quả, kinh tế nhằm giảm chi phí khám chữa bệnh từ ngân sách, cũng như của bệnh nhân Bởi vì, thuốc nếu bảo quản không tốt, không đúng rất dễ bị hư hỏng hoặc giảm chất lượng trong quá trình tồn trữ, phân phối và sử dụng, điều này không chỉ gây thiệt hại về mặt kinh tế mà quan trọng hơn có thể gây nguy hại cho tính mạng và sức khỏe của người dùng

Công ty Cổ phần Dược - Vật tư y tế Thanh Hóa (Thephaco) là một trong những công ty dược phẩm lớn, với hệ thống phân phối sản phẩm sâu rộng gồm 36 chi nhánh nội, ngoại tỉnh và một công ty con tại Lào Thephaco đã góp phần rất quan trọng trong việc cung cấp thuốc phục vụ nhu cầu chữa bệnh của nhân dân Kho thuốc thành phẩm của công ty là nơi bảo quản tất cả các sản phẩm sản xuất, các sản phẩm kinh doanh của công ty với giá trị hàng hóa lên đến hàng trăm tỷ đồng Năm 2009, Kho được đầu tư xây dựng theo tiêu chuẩn GSP Theo sự phát triển ngày một lớn mạnh của công ty, kho thành phẩm càng phải không ngừng hoàn thiện để đáp ứng được với nhu cầu hàng hóa nhập xuất lớn Do vậy công tác quản lý tồn trữ phải được thực hiện ngày một tốt hơn Để tìm hiểu, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng và góp phần nâng cao chất lượng công tác bảo quản và dự trữ thuốc tại kho,

chúng tôi tiến hành đề tài: “ Khảo sát thực trạng bảo quản và tồn trữ thuốc tại kho

thuốc thành phẩm công ty Cổ phần Dược - VTYT Thanh Hóa năm 2015” với các

mục tiêu sau:

1 Khảo sát thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo quản, tồn trữ tại kho thuốc thành phẩm công ty CP Dược - VTYT Thanh Hóa trong năm 2015

2 Khảo sát đánh giá hoạt động tồn trữ thuốc tại Kho thuốc thành phẩm công ty

CP Dược - VTYT Thanh Hóa trong năm 2015

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN 1.1 Bảo quản và tồn trữ thuốc

1.1.1 Đảm bảo chất lượng thuốc

Chất lượng thuốc là tổng hợp các tính chất đặc trưng của thuốc thể hiện mức

độ phù hợp những yêu cầu định trước trong điều kiện xác định về kinh tế, kỹ thuật

và xã hội Những yêu cầu định trước đó là:

- Có hiệu quả phòng và chữa bệnh

- An toàn, ít tác dụng phụ có hại

- Ổn định chất lượng trong một thời hạn xác định

- Tiện dùng, dễ bảo quản

- Hình thức gây được tin tưởng cho người dùng

Đảm bảo chất lượng thuốc bao gồm từ việc nghiên cứu, triển khai trong quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng, tồn trữ và phân phối đến các thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng Đảm bảo chất lượng thuốc bao gồm cả hai hoạt động kỹ thuật và quản lý

- Hoạt động kỹ thuật là việc đánh giá các tài liệu về sản phẩm dược, kiểm tra chất lượng trong phòng thí nghiệm, giám sát thực hiện sản phẩm

- Hoạt động quản lý là lựa chọn nguồn cung ứng, chuẩn bị hồ sơ cho hợp đồng, giám sát thực hiện việc cung ứng, thúc đẩy quy trình thanh tra thuốc

Ngày nay, các yếu tố và điều kiện liên quan đến việc hình thành, tái tạo ra và duy trì chất lượng thuốc lần lượt được tiêu chuẩn hóa thành những bộ tiêu chuẩn gọi

là “Thực hành tốt” (GPs) Khi kết thúc giai đoạn nghiên cứu phát minh ra thuốc người ta đòi hỏi phải chứng minh tính hiệu quả, an toàn của sản phẩm bằng việc

“Thực hành tốt thử lâm sang thuốc” (GCP) Quá trình tạo ra loạt sản phẩm có chất lượng như nghiên cứu bắt buộc phải tuân theo tiêu chuẩn “Thực hành tốt sản xuất thuốc” (GMP), và phải được kiểm tra chất lượng bằng “Thực hành tốt kiểm nghiệm thuốc” Khi đưa thuốc vào lưu thông phải “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (GSP) và

có hệ thống “Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP) Thuốc đến với bệnh nhân thông qua “Thực hành tốt nhà thuốc” [10]

1.1.2 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc

- Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao dộng của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng

- Duy trì niềm tin trong hệ thống: Nếu tình trạng hết hàng xảy ra thường xuyên, bệnh nhân sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe

- Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không tồn kho hoặc tồn kho không đủ

sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến thiếu hụt vốn

- Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu cầu

về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó

1.1.3 Khái niệm bảo quản và tồn trữ thuốc tốt

 Khái niệm: Bảo quản, tồn trữ thuốc là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, dự trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thành phẩm thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng

 Mục đích của việc áp dụng GSP

Nhằm đảm bảo thuốc có chất lượng cao và an toàn sử dụng cho người tiêu dùng thì nhà sản xuất phải thực hành tốt các khâu như sản xuât, kiểm nghiệm, bảo quản và phân phối

Mục đích của GSP là nêu lên các hướng dẫn , biện pháp giúp cho:

- Bảo quản và vận chuyển các nguyên liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất

- Bảo quản các thành phẩm giữ được bản chất và chất lượng như đăng ký trước khi đến tay người tiêu dùng

Như vậy, “Thực hành tốt bảo quản và tồn trữ thuốc” là một phần của Hệ thống đảm bảo chất lượng Việc thực hiện đầy đủ việc tồn trữ và bảo quản thuốc

sản phẩm dược phẩm, giúp sản phẩm được ổn định trong suốt quá trình lưu trữ [2,16]

1.1.4 Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc

1.1.4.1 Nhân sự

Theo quy mô của đơn vị, kho thuôc phải có đủ nhân viên, có trình độ phù hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho Mọi nhân viên phải thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năng chuyên môn và phải được quy định rõ trách nhiệm, công việc của từng người bằng văn bản

1.1.4.2 Nhà kho và trang thiết bị

Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và duy tu một cách

hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, nguyên liệu tránh được các ảnh hưởng bất lợi

có thể có, như: sự thay đổi nhiệt độ và độ ẩm, chất thải và mùi, các động vật, sâu

bọ, côn trùng, đảm bảo thuốc có chất lượng đã định

+ Diện tích nghiệp vụ bao gồm

* Diện tích để xếp hàng và bảo quản hàng hóa – diện tích này được gọi là diện tích hữu ích, chiếm khoảng 1/3 đến 2/3 diện tích của toàn khu vực kho

S1 = x

P

T

Trong đó: S1: Diện tích hữu ích của kho (m2)

T: Lượng hàng chứa trong kho (tấn)

P: Sức chứa tiêu chuẩn của 1m2 diện tích đối với từng loại hàng (tấn/m2) β: Hệ số sử dụng

Nếu xếp hàng hóa trên giá: β = 0,42 - 0,47

Nếu xếp hàng hóa trên bục: β = 0,65 - 0,7

Nếu xếp hàng hóa thành khối đứng: β = 0,68 - 0,75

* Diện tích sử dụng cho công tác xuất, nhập hàng hóa

+ Diện tích phụ: là diện tích dùng làm đường đi lại, diện tích dùng để thực hiện các công việc phụ cho các nghiệp vụ kho như: phòng thí nghiệm để kiểm nghiệm hàng hóa, kho chứa bao bì, diện tích để đóng gói lẻ hoặc sửa chữa hàng

+ Diện tích hành chính, sinh hoạt: văn phòng, nhà ăn, nhà tắm, nhà vệ sinh, phòng thay đồ

- Tùy theo mục đích quy mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà phân phối…) cần phải có những khu vực xác định hoặc những hệ thống kiểm soát khác, được xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp, đảm bảo các điều kiện cho các hoạt động sau:

+ Tiếp nhận, tồn trữ và bảo quản

+ Bảo quản các thành phẩm thuốc đã xuất kho chờ cấp phát

+ Bảo quản bao bì đóng gói

- Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo các yêu cầu về đường

đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy

- Trần tường, mái phải được thiết kế xây dựng đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết nắng, mưa, bão, lụt

- Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng, được xử lý chống ẩm, thấm đảm bảo hoạt động của các phương tiện cơ giới Nền kho không được có các khe, vết nứt gẫy là nơi tích bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng [2,11]

* Cách bố trí một kho dược

Có nhiều cách bố trí các phòng ban, các bộ phận trong khu vực kho dược, tùy thuộc vào địa điểm và khả năng hoạt động của từng kho Theo hướng dẫn của Tổ

chức Y tế thế giới, một vài kiểu bố trí tương đối thuận tiện cho công tác quản lỹ và xuất nhập hàng sau:

- Kho có dạng chữ T

- Kho theo chiều dọc

- Kho theo kiểu đường vòng

* Trang thiết bị

- Trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp, quạt thông gió, điều hòa không khí, xe chở hàng, xe nâng, nhiệt kế, ẩm kế… Trang thiết bị trong kho được đánh giá chất lượng theo quy định phân cấp từ cấp I là tình trạng trang thiết bị còn mới, hoạt động tốt; cấp độ II là trang thiết bị đã dùng một thời gian tình trạng vẫn còn tốt…

- Được chiếu đủ ánh sáng cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho

- Có đủ các trang thiết bị hướng dẫn phòng chống cháy nổ: hệ thống báo cháy

và phòng cháy chữa cháy tự động, bình khí chữa cháy, thùng cát, vòi nước, bình bọt…

- Có nội quy quy định việc ra vào kho

- Có các quy định biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của công trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm

* Các điều kiện bảo quản trong kho

Về nguyên tắc điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc Theo quy định của tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường là khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15 – 250C hoặc tùy thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 300C Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác [1]

Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở điều kiện bình thường Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh… thì vận dụng các quy định sau:

- Tất cả thủ kho làm việc tại nhà kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ Người mắc các bệnh về đường hô hấp hoặc có vết thương hở đều không được làm việc trong khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc thành phẩm…

- Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc)

- Công nhân làm việc trong khu vực kho phải mặc quần áo bảo hộ lao động thích hợp [2]

1.1.4.4 Các quy trình bảo quản thuốc

* Yêu cầu chung

- Để đảm bảo chất lượng thuốc trong quy trình tồn trữ đòi hỏi kho phải có cơ

sở vật chất đáp ứng các yêu cầu bảo quản thuốc có quy trình thực hành bảo quản thuốc tốt trong kho

- Thuốc cần được luân chuyển để hàng nhập trước hoặc hạn dùng trước cấp phát trước

- Tuân thủ 2 nguyên tắc: FIFO, FEFO, ưu tiên FEFO

- Thuốc chờ loại bỏ cần phải có nhãn rõ ràng và được biệt trữ nhằm ngăn ngừa việc đưa vào sản xuất, lưu thông, sử dụng

- Tuỳ theo tính chất và điều kiện bảo quản của sản phẩm, phải qui định chương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để xác định chất lượng sản phẩm

- Phải có hệ thống sổ sách, các qui trình thao tác chuẩn đảm bảo cho

công tác bảo quản, kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất lượng thuốc

* Nhãn và bao bì

- Các thuốc phải được bảo quản trong bao bì thích hợp, không ảnh hưởng xấu đến chất lượng của thuốc, đồng thời có khả năng bảo vệ thuốc khỏi các ảnh hưởng của môi trường, trong một số trường hợp, khi có yêu cầu, điều này bao gồm cả việc chống nhiễm khuẩn

- Trên tất cả các bao bì của thuốc phải có nhãn rõ ràng, dễ đọc, có đủ các nội dung, hình thức đáp ứng các qui định của pháp luật về nhãn và nhãn hiệu hàng hoá của thuốc Không được sử dụng tên thuốc viết tắt, tên hoặc mã số không được phép

- Đối với mỗi loại bao bì, nhãn hoặc sản phẩm, phải có các hồ sơ ghi chép riêng biệt, trong đó chỉ ra các điều kiện bảo quản, các biện pháp đề phòng cần được chú ý và hạn dùng (nếu có)

- Phải có khu vực riêng để bảo quản nhãn thuốc và các bao bì đóng gói đã được in ấn Phải có qui định cụ thể cho việc nhập, cấp phát các loại nhãn và bao bì này

- Phải tuân thủ các yêu cầu của dược điển và các qui định pháp luật liên quan đến nhãn và bao bì [2]

* Tiếp nhận thuốc

Có khu vực tiếp nhận riêng, đủ điều kiện bảo quản để bảo vệ thuốc trnhs khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết trong suốt thời gian chờ bốc dỡ, kiểm tra Việc tiếp nhận thuốc theo các trình tự sau:

- Trước khi nhập thuốc phải được kiểm tra, đối chiếu với các tài liệu chứng

từ liên quan về chủng loại, số lượng, và các thông tin khác ghi trên nhãn như tên hàng , nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lô , hạn dùng

- Kiểm tra bao bì đóng gói: Độ nhiễm bẩn, hư hại Tất cả các thuốc có bao

bì bị hư hại, mất dấu niêm phong hoặc bị nghi ngờ có tạp nhiễm thì phải được bảo quản ở khu vực biệt trữ để chờ xử lý, không được bán, hoặc để lẫn với các thuốc khác

- Các thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt (các thuốc gây nghiện, thuốc độc, các thuốc cần bảo quản ở nhiệt độ lạnh ) phải nhanh chóng được kiểm tra, phân loại và bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo các qui định của pháp luật

- Ghi và lưu trữ hồ sơ cho từng lần nhập hàng với từng lô hàng Các hồ sơ này phải thể hiện được tên thuốc, dạng thuốc, nồng độ hàm lượng, chất lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, thời gian nhận hàng, và mã số (nếu có) Cần phải tuân thủ các qui định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ

- Lấy mẫu thuốc tại khu vực riêng, và do người có trình độ chuyên môn thực hiện Việc lấy mẫu phải theo đúng qui định tại Qui chế lấy mẫu thuốc để xác định chất lượng Lô thuốc, nguyên liệu đã được lấy mẫu phải được bảo quản biệt trữ Các

lô thuốc phải được để riêng biệt trong thời gian biệt trữ và trong thời gian bảo quản tiếp theo Chế độ biệt trữ phải được thực hiện hoặc bằng việc sử dụng khu bảo quản riêng biệt, hoặc bằng hệ thống xử lý dữ liệu điện tử [2]

* Các điều kiện bảo quản thuốc

Các điều kiện bảo quản được yêu cầu như: chủng loại bao bì, giới hạn nhiệt độ, độ ẩm, việc bảo vệ tránh ánh sáng… cần được duy trì trong suốt thời gian bảo quản Cần phải có sự chú ý tới các thuốc kém bền đối với nhiệt độ, độ

- Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để bảo đảm nguyên tắc FIFO hoặc FEFO được tuân thủ để phát hiện hàng gần hết hạn hoặc hết hạn dùng

- Thuốc không đạt tiêu chuẩn chất lượng, hết hạn dùng phải được bảo quản ở khu vực riêng, phải dán nhãn, có biển hiệu thuốc chờ xử lý và cso các biện pháp đề phòng việc cấp phát, sử dụng

- Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện những biến chất,

hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yếu tố khác

có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc

- Phải có các phương tiện vận chuyển và bảo quản thích hợp đáp ứng các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển, lưu ý những loại thuốc có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt

- Các thiết bị được sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ẩm kế… phải định kỳ được kiểm tra, hiệu chỉnh và kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ

* Cấp phát - quay vòng kho

- Chỉ được cấp phát các thuốc, nguyên liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn trong hạn sử dụng Không được cấp phát, phân phối các thuốc, nguyên liệu không còn nguyên vẹn bao bì, hoặc có nghi ngờ về chất lượng

- Phải có và lưu các bản ghi chép (phiếu theo dõi xuất-nhập thuốc, phiếu theo dõi chất lượng thuốc ) thể hiện tất cả các lần nhập kho, xuất kho của thuốc, nguyên liệu phù hợp với số lô sản xuất

- Việc cấp phát cần phải tuân theo các nguyên tắc quay vòng kho (nhập xuất trước hoặc hết hạn trước - xuất trước), đặc biệt là thuốc, nguyên liệu có hạn dùng Chú ý khi một loại thuốc, nguyên liệu nhập sau có hạn dùng ngắn hơn thuốc, nguyên liệu cùng loại được nhập trước đó thì thuốc, nguyên liệu có hạn dùng ngắn hơn phải được xuất, cấp phát trước

trước Các thùng, bao thuốc, nguyên liệu đã được sử dụng một phần cần phải được đóng kín lại một cách an toàn để tránh việc rơi vãi hoặc tạp nhiễm, nhiễm chéo trong thời gian bảo quản

- Các thùng, bao thuốc nguyên liệu bị hư hỏng, không còn nguyên niêm phong, mất nhãn hoặc nhãn bị rách, không rõ ràng thì không được bán, cấp phát, và phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng [2]

* Thuốc trả về

- Tất cả các thuốc đã xuất ra khỏi kho, bị trả về phải được bảo quản tại khu biệt trữ Các thuốc này chỉ được đưa trở lại kho thuốc để lưu thông, phân phối, sử dụng sau khi bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng và đảm bảo an toàn cho người sử dụng

- Tất cả các thuốc trả về, sau khi được bộ phận bảo đảm chất lượng đánh giá là không đảm bảo chất lượng, không đảm bảo an toàn cho người sử dụng thì không được đưa vào sử dụng và phải được xử lý theo qui định của pháp luật [2]

- Những thuốc do bệnh nhân trả lại phải được để ở khu vực riêng, chờ huỷ bỏ

* Gửi hàng (Vận chuyển thuốc bằng cách gửi hàng)

- Việc cấp phát và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển chỉ được thực hiện sau khi có lệnh xuất hàng bằng văn bản

Các nguyên tắc, qui định về qui trình vận chuyển thuốc bằng cách gửi hàng (dispatch) phải được thiết lập tuỳ theo bản chất của thuốc và sau khi đã cân nhắc tất

- Các bao bì vận chuyển cần phải bảo vệ thuốc tránh các ảnh hưởng bên ngoài

và phải được dán nhãn rõ ràng, không bị tẩy xoá hoặc dễ bị tẩy xoá

- Tài liệu vận chuyển gửi hàng cần phải ghi rõ :

+ Thời gian vận chuyển

+ Tên và địa chỉ khách hàng

+ Tên và địa chỉ người gửi

+ Tên và địa chỉ người vận chuyển

+ Điều kiện vận chuyển, bảo quản

- Tất cả tài liệu liên quan đến việc vận chuyển, gửi hàng phải được lưu tại bên gửi và bên nhận hàng, và được bảo quản tại nơi an toàn [2]

1.1.4.5 Sắp xếp thuốc trong kho

Thuốc sau khi nhập kho được phân loại thành từng nhóm để thuận lợi cho việc sắp xếp, bảo quản và cấp phát Có thể phân loại theo nhóm tác dụng dược lý (thuốc kháng sinh, thuốc tim mạch…) hoặc theo dạng thuốc (thuốc tiêm, thuốc viên, thuốc đông dược…) Sắp xếp hàng hóa trong kho là nhiệm vụ quan trọng của kho Thông thường:

- Với mỗi nhóm thuốc, việc sắp xếp dựa vào tên thuốc theo trình tự ABC của danh pháp thông thường

- Với mỗi loại thuốc, việc sắp xếp dựa trên nguyên tắc FIFO: thuốc có hạn dùng ngắn, sắp hết hạn phải xếp ở phía ngoài, dễ quan sát, tiện theo dõi, cấp phát

1.1.4.6 Hồ sơ tài liệu

- Qui trình thao tác: cần phải có sẵn, treo tại các nơi dễ đọc các qui trình thao tác chuẩn đã được phê duyệt xác định phương pháp làm việc trong khu vực nhà kho Các qui trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận và ghi ngày tháng xét duyệt bởi người có thẩm quyền

- Phải có một hệ thống sổ sách thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi việc xuất nhập các thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng thuốc, nhà cung cấp, nhà sản xuất đáp ứng các qui định của pháp luật Nếu các loại sổ sách được vi tính hoá thì phải tuân theo các qui định của pháp luật Phải có các qui định, biện pháp phòng ngừa cụ thể để tránh việc xâm nhập, sử dụng, sửa chữa một cách bất hợp pháp các số liệu được lưu giữ

+ Phiếu theo dõi xuất nhập thuốc

+ Phiếu theo dõi chất lượng thuốc

+ Các biểu mẫu khác theo qui định của các Bộ Ngành có liên quan

+ Phải có phiếu theo dõi xuất nhập thuốc riêng cho từng loại sản phẩm cũng như cho từng loại qui cách sản phẩm

+ Đối với việc cấp phát, tiếp nhận thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần phải tuân theo đúng các qui định về hồ sơ tài liệu tại các qui chế liên quan [2]

1.2 Thực trạng tồn trữ thuốc của Việt Nam trong những năm gần đây

Năm 1985, Liên đoàn Dược phẩm quốc tế FIP đã đưa ra các nguyên tắc của thực hành tốt bảo quản thuốc Thông qua các biện pháp riêng thích hợp cho bảo quản, vận chuyển nguyên liệu ban đầu và sản phẩm trong tất cả các giai đoạn sản xuất để khi đến tay người tiêu dùng thành phẩm vẫn giữ nguyên tính chất và chất lượng quy định Các nước phát triển cũng như một số nước đang phát triển đã nhanh chóng triển khai áp dụng thậm chí xây dựng thành tiêu chuẩn riêng cho Quốc gia mình

Nước ta nói chung và ngành Dược nói riêng còn có nhiều khó khăn trong việc xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt phục vụ cho công tác bảo quản thuốc; trình độ chuyên môn về lĩnh vực này của các cán bộ Dược còn hạn chế Do đó, công tác bảo quản lại càng quan trọng và cần được quan tâm nhiều hơn mới khắc phục được những khó khăn trên Trong điều kiện Quốc tế hóa và hội nhập của nền kinh tế nói chung và ngành Dược nói riêng, thuốc không chỉ được sản xuất và sử dụng trong nước mà được xuất – nhập khẩu và giao lưu với nhiều nước khác nhau Do

đó, việc nghiên cứu đóng gói, bảo quản thuốc cho phù hợp với điều kiện mỗi nước cũng cần được quan tâm để đảm bảo được chất lượng của thuốc khi sử dụng

Hiện nay nước ta đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO), việc nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng hàng hóa đang là vấn đề sống còn đối với các doanh nghiệp trong nước Ngày 29 tháng 6 năm 2001, Bộ Y tế đã ban hành quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT về việc triển khai áp dụng “Thực hành tốt bảo quản thuốc” Đây là văn bản chính quy của Việt Nam hướng dẫn áp dụng các nguyên tắc bảo quản thuốc tốt Sau khi văn bản này ra đời đến nay hệ thống sản xuất, đảm bảo chất lượng và lưu hành phân phối tiếp tục thực hiện tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn của WTO Theo thống kê của ngành Dược đến tháng 11/2014, cả nước có 177 doanh nghiệp đạt GSP, khoảng gần 2000 doanh nghiệp đạt GDP, trên 39.000 cơ sở

phối thuốc tại miền núi phía bắc, Bắc trung bộ, Nam trung bộ-Tây Nguyên, Đông nam bộ và Tây nam bộ là nhiệm vụ trọng tâm trong phát triển hệ thống phân phối thuốc tại Việt Nam đã được đề ra trong chiến lược phát triển ngành dược

1.3 Khái quát về Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Thanh Hóa

1.3.1 Thông tin về Công ty

 Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Dược Vật tư Y Tế Thanh Hóa Tên giao dịch: Thanh Hoa Medical materials Pharmaceutical J.S.C;

 Tên viết tắt: THEPHACO

 Trụ sở chính: Số 232 Trần Phú – P Lam Sơn - Thành phố Thanh Hóa

 Điện thoại: 0373 852286 Fax: 0373 855209

 Email: thephacoth@hn.vnn.vn Website: www.thephaco.com.vn

 Tổng Giám Đốc Công ty: Phạm Thị Hồng [14]

 Công ty cổ phần Dược Vật tư Y Tế Thanh Hóa tiền thân là quốc doanh Dược phẩm Thanh Hóa được thành lập ngày 10/4/1961, cổ phần hóa từ ngày 01/12/2002 theo quyết định số 3664/QĐ-CT ngày 05/11/2002 của Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa [3]

 Vốn điều lệ: 67.930.410.000 VNĐ [15]

 Doanh thu năm 2015: 714.678.076.660 VNĐ [8]

 Tổng số CB-CNLĐ: 916 người

- Cán bộ chuyên ngành dược, công nghệ hóa học: 721 người

- Cán bộ thuộc chuyên ngành khác: 195 người

Thành phần nguồn nhân lực:

Trên Đại học: 15 người Đại học: 223 người

Cao đẳng: 26 người Trung cấp: 507 người Công nhân kỹ thuật: 145 người Lao động phổ thông: 0

Sơ đồ tổ chức công ty thể hiện ở hình 1.1 [6]

Ban Xây dựng

cơ bản

Phòng

Tổ chức hành chính

Phó tổng Giám đốc

Tổ chức - Nhân sự Ban Kiểm soát

Phòng Đảm bảo CL

Phòng Kiểm tra CL

Phòng Nghiên Cứu - PT

1.3.2 Vị thế của Thephaco trên thị trường dược phẩm Việt Nam

Công ty cổ phần Dược Vật tư Y tế Thanh Hóa là một trong những công ty chuyên phân phối các sản phẩm dược và vật tư y tế, có mạng lưới phân phối khá rộng lớn, gồm nhiều hệ thống hoạt động trong cả nước, có khả năng đưa thuốc và các sản phẩm dụng cụ y tế đến tận giường bệnh, tiêu thụ một lượng lớn hàng sản xuất trong nước, có thể coi là nhà phân phối Dược phẩm và Vật tư y tế lớn của Miền Trung

Những thành tích đã được ghi nhận: Danh hiệu “Anh hùng Lao động”, Huân chương lao động Hạng Nhất, Huân chương Độc lập hạng ba, cùng nhiều giải thưởng cờ thi đua của các Ban, ngành trao tặng Từ năm 2007 đến nay Công ty luôn nằm trong tốp 20 doanh nghiệp sản xuất dược phẩm có doanh thu cao nhất ngành dược Việt Nam, tốp 500 doanh nghiệp cổ phần có doanh thu lớn nhất và tốp 1000 doanh nghiệp đóng thuế thu nhập doanh nghiệp lớn nhất cả nước; là một trong 30 doanh nghiệp Dược cả nước đạt danh hiệu “Ngôi sao thuốc Việt - 2014”; sản phẩm thuốc ống uống bổ dưỡng Biofil của Công ty là một trong 62 sản phẩm thuốc đạt danh hiệu “Ngôi sao thuốc Việt - 2014”; [4] [7]

THEPHACO lấy chất lượng, uy tín làm mục tiêu phát triển, trở thành một thương hiệu đáng tin cậy của mọi người, mọi cơ sở y tế Công ty không ngừng đầu

tư đổi mới công nghệ sản xuất, áp dụng chính sách thu hút nhân lực chất lượng cao, đầu tư nghiên cứu phát triển các sản phẩm có giá trị, hiệu quả điều trị cao và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường Công ty khẳng định trong những năm tới, tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm khoảng 15% và phấn đấu đến năm 2017, doanh thu sản xuất công nghiệp sẽ đạt 500 tỷ đồng, góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu của ngành Dược giai đoạn đến 2020 [4]

1.3.3 Vài nét về kho thuốc thành phẩm

- Vị trí: Kho thành phẩm là một trong hai kho của Tổng kho công ty, hoạt động dưới sự lãnh đạo của Phó TGĐ phụ trách kinh doanh, nằm trong khuôn viên nhà máy sản xuất, gần phòng kinh doanh thuận tiện cho xuất nhập hàng hóa

* Chức năng của kho

Kho thành phẩm có vai trò rất quan trọng, với chức năng tổ chức tiếp nhận, quản lý bảo quản, dự trữ cấp phát thuốc thành phẩm công ty sản xuất, và các hàng hóa kinh doanh của công ty

- Chức năng bảo quản: Hàng hóa trong kho được bảo quản tốt về số lượng, chất lượng, hạn chế hao hụt hư hỏng, quá hạn dùng, mất mát

- Chức năng dự trữ: Đảm bảo cho quá trình sản xuất được đồng bộ và liên tục Đồng thời đảm bảo đủ cung ứng cho nhu cầu hàng hóa của các chi nhánh

- Kiểm tra, kiểm soát: Khi xuất, nhập và trong quá trình bảo quản, kho góp phần tạo ra những sản phẩm thuốc có đủ tiêu chuẩn chất lượng, ngăn ngừa hàng giả, kém chất lượng, quá hạn… lọt vào kho

- Cân đối cung cầu: Kho là nơi dự trữ, tập trung một số lượng lớn vật tư hàng hóa Do đó nó đảm bảo cho việc điều hòa vật tư hàng hóa từ nơi thừa sang nơi thiếu, đảm bảo thỏa mãn kịp thời cho các nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp phần thực hiện cân đối cung cầu

* Nhiệm vụ của kho

- Tổ chức thực hiện việc dự trữ, bảo quản và bảo vệ tốt vật tư – hàng hóa trong kho, giảm hao hụt về số lượng và cả chất lượng

- Xuất nhập hàng hóa chính xác, kịp thời, quản lý tốt số lượng hàng luân chuyển trong kho Đồng thời trong quá trình xuất nhập hàng hóa, kho phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định về kiểm nhận (Kiểm tra, kiểm soát, kiểm nghiệm)

để xác định đúng đắn, chính xác số lượng, chất lượng, chi tiết các loại hàng hóa theo đúng các thủ tục giao nhận quy định, với thời gian ngắn nhất để khỏi ảnh hưởng tới các lần nhập tiếp theo

- Tiết kiệm chi phí kho, góp phần hạ chi phí lưu thông và chi phí kinh doanh của đơn vị mà kho phụ thuộc cũng là một nhiệm vụ quan trọng và kho luôn là một

bộ phận cấu thành của doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh [5]

CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là Kho thuốc thành phẩm (Kho GSP II) – Công ty CP Dược - VTYT Thanh Hóa

2.1.2 Địa điểm nghiên cứu

Kho Thuốc thành phẩm - Công ty Cổ phần Dược – Vật tư y tế Thanh Hóa tại

Số 04 Quang Trung, Phường Ngọc Trạo, TP Thanh Hóa, Tỉnh Thanh Hóa

2.1.3 Thời gian nghiên cứu

Trong năm 2015

2.2 Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu

Mô tả hồi cứu kết hợp với khảo sát

2.2.2 Các nội dung và biến số nghiên cứu

Các nội dung nghiên cứu và các chỉ số, biến số tương ứng được trình bày trong

bảng 2.1 và 2.2 Các biến số nghiên cứu đều là biến định lượng

2.2.2.1 Khảo sát thực trạng công tác bảo quản

Bảng 2.1 Các nội dung và biến số nghiên cứu về thực trạng nhân lực, cơ sở

vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo quản, tồn trữ tại kho

Nội dung Chỉ số nghiên

cứu Cách tính

Biến số nghiên cứu

Cách thực hiện

Nhân sự

Tổng số CBCNV

Tính tổng số cán

bộ kho Tổng số CBCNV

Dựa vào báo cáo nhân sự kho hàng năm

Tỷ lệ nhân viên trình độ Sau Đại học

Số lượng sau ĐH/Tổng số CBCNV

Số lượng sau ĐH

Tỷ lệ nhân viên trình độ Đại học

Số lượng ĐH/Tổng số CBCNV

Số lượng ĐH

Tỷ lệ nhân Số lượng Trung Số lượng trung cấp

viên trình độ trung cấp

cấp/Tổng số CBCNV

Tỷ lệ nhân viên trình độ

Sơ cấp, khác

Số lượng sơ cấp / tổng số CBCNV

Số lượng sơ cấp, khác

Cơ sở vật

chất

Hiệu suất sử dụng theo diện

tích

Diện tích sử dụng/Diện tích xây

dựng

Diện tích xây dựng

Xem thiết kế kho

Diện tích sử dụng Hiệu suất sử

dụng theo thể tích

Thể tích chứa hàng tối đa/Thể tích kho

Thể tích kho Thể tích chứa hàng tối đa

- Tình trạng sử dụng: Đang được

sử dụng, hư hỏng

Số lượng trang thiết bị văn phòng

Báo cáo trang thiết bị hàng năm của kho

Trang thiết bị

bảo quản

Số lượng trang thiết bị bảo quản Trang thiết bị

vận chuyển,

bốc xếp

Số lượng trang thiết bị vận chuyển, bốc xếp

độ

Số ngày theo dõi/365 ngày

độ ẩm

Tỷ lệ số ngày theo dõi độ ẩm

Số ngày theo dõi/365 ngày

độ

Số ngày theo dõi/24 ngày

Số ngày theo dõi/24 ngày

- Số ngày ghi 2 lần

- Số ngày ghi 1 lần

Biến số nghiên cứu

Cách thực hiện

Danh mục

hàng trong

kho

Tỷ lệ số khoản hàng nhập xuất của các phân kho

Số khoản hàng nhập xuất của phân kho/Tổng số khoản nhập xuất

- Tổng số khoản nhập xuất

- Số khoản hàng nhập xuất của mỗi phân kho

Cách phân chia kho

và Báo cáo nhập xuất tồn hàng tháng của kho

Tỷ lệ số khoản hàng nhập xuất của các tháng

Số khoản hàng nhập xuất của tháng/Tổng số khoản nhập xuất

- Tổng số khoản nhập xuất

- Số khoản hàng nhập xuất của tháng

Số phiếu nhập theo FEFO/Số phiếu nhập

- Số phiếu nhập

- Số phiếu nhập theo FEFO

Kiểm tra thẻ kho

20 mặt hàng đại diện

Tỷ lệ hàng xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO

Số phiếu xuất theo FEFO/Số phiếu xuất

- Số phiếu xuất

- Số phiếu xuất theo FEFO

Tỷ lệ hàng xuất kho đúng

lô

Số thuốc xuất đúng lô/Tổng số thuốc kiểm tra

- Tổng số thuốc kiểm tra

- Số thuốc xuất đúng lô

Quan sát trực tiếp trong 3 ngày với

9 phiếu xuất kho/ngày

Tỷ lệ hàng xuất kho theo FEFO

Số thuốc theo FEFO/Tổng số thuốc kiểm tra

- Tổng số thuốc kiểm tra

-Số thuốc theo FEFO

kê

Giá trị các mặt hàng thừa/Giá trị hàng hóa quản lý

- Giá trị các mặt hàng thừa

- Giá trị hàng hóa quản lý Báo cáo

kiểm kê hàng quý

Tỷ lệ hàng thiếu sau kiểm

kê

Giá trị các mặt hàng thiếu/ Giá trị hàng hóa quản lý

- Giá trị các mặt hàng thiếu

- Giá trị hàng hóa quản lý

Tỷ lệ chênh lệch lô

Số lô lệch/Tổng số

lô nhập xuất

- Tổng số lô nhập xuất

- Tổng số lô lệch

Các phiếu nhập xuất đảo

lô sau kiểm kê

Nội dung Chỉ số nghiên

cứu

Mô tả, cách tính, giải thích

Biến số nghiên cứu

Cách thực hiện

Hư hao Tỷ lệ hư hao

Tổng giá trị hàng hỏng vỡ, hư hao/

Giá trị hàng hóa quản lý

Tổng giá trị hàng hỏng vỡ, hư hao/

Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh

- Tổng giá trị hàng hỏng, hư hao

- Giá trị hàng hóa quản lý

- Lợi nhuận thuần

từ hoạt động kinh doanh năm 2015

Báo cáo

hư hao hàng quý

do và hướng xử lý

- Số lượng hàng trả về- Giá trị hàng trả

về

Báo cáo hàng trả

về kho biệt trữ

2.2.3 Phương pháp thu thập số liệu

Số liệu thu thập từ các số liệu đã có sẵn và thông qua các khảo sát trong thực

tế như: Các báo cáo về cơ sở vật chất và trang thiết bị hàng năm của kho, các báo cáo tồn kho, kiểm kê hàng tháng, hàng quý, sổ sách ghi chép nhiệt độ, độ ẩm, nhật

ký nhập xuất hàng, thẻ kho, Các số liệu tổng hợp khác rút từ phần mềm kế toán công ty

- Dựa vào Danh sách nhân sự kho thành phẩm ta có biểu mẫu thu thập số liệu

về trình độ chuyên môn của kho (phụ lục 1)

- Dựa vào thiết kế xây dựng nhà kho và khảo sát thực tế như diện tích, chiều cao, thể tích chứa hàng… ta có biểu mẫu thu thập số liệu về thiết kế nhà kho (phụ lục 2)

- Thông qua thống kê số lượng về các trang thiết bị trong kho có biểu mẫu thu thập số liệu về các trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị bảo quản, trang thiết

bị vận chuyển, chất xếp, trang thiết bị PCCC, PCLB và vệ sinh kho (Phụ lục 3)

- Dựa vào sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm tại kho năm 2015:

Kiểm tra sổ và tính xem trong năm 2015 có bao nhiêu ngày không theo dõi

kiểm soát nhiệt độ 1 lần và bao nhiêu ngày không ghi, ta có biểu mẫu thu thập số liệu trong sổ ghi chép nhiệt độ độ ẩm (Phụ lục 4)

- Khảo sát thực tế nhiệt độ, độ ẩm của kho thuốc trong 24 ngày, ghi lại nhiệt

độ, độ ẩm của kho vào giờ theo quy định phải ghi chép, và so sánh với kết quả thực

tế kho đã ghi chép Nếu nhiệt độ khảo sát và nhiệt độ trong sổ chênh lệch ≤ 10C và

độ âm khảo sát với độ ẩm trong sổ chênh lệch ≤ 2% thì coi kết quả khảo sát nhiệt độ

và độ ẩm với kết quả ghi trong “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” là giống nhau Nếu chỉ ghi một lần trong ngày, ghi cùng lúc 2 lần, ghi không đúng giờ quy định co như không đạt Ta có biểu mẫu thu thập số liệu theo dõi thực tế sổ ghi chép (phụ lục 5)

- Để thu thập các số liệu liên quan đến hoạt động tồn trữ ta dựa vào báo cáo thường xuyên tổng số các khoản hàng xuất nhập, tồn trữ trong tháng, trong năm

2015, ta chọn ra 20 mặt hàng có doanh số cao đó là:

Bảng 2.3 Danh mục 20 mặt hàng có doanh số cao năm 2015

4 Alphadaze 4,2 H*100v NIC Pharma 6.422.379.284 2

5 Diaprid 2mg H*30 viên Pymepharco 2.850.692.400 2

6 Lisimax 280 H/5vỉ*10v Hải Dương 6.743.580.800 3

7 Quaneuron H5vi*10viên Hải Dương 5.085.457.650 3

8 Gliatilin 1g/4ml H*5 ống Italfarmaco

- Dựa vào phiếu xuất, nhập kho của 20 mặt hàng trên, so sánh hạn dùng của

lô thuốc vừa nhập với lô có hạn dùng dài nhất nhập trước đó Nếu hạn dùng của lô vừa nhập dài hơn hoặc bằng hạn dùng của lô nhập trước đó thì lô vừa nhập có tuân theo nguyên tắc FEFO Số liệu thu thập vào biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số mặt hàng nhập kho năm 2015 (Phụ lục 6)

- Để thu thập số liệu về thực hiện các nguyên tắc trong xuất nhập, dựa vào số

lô, hạn dùng của lô được xuất so với số lô, hạn dùng của lô có hạn dùng ngắn nhất