Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc tại kho dược tổng khoa dược bệnh viện quân y 175 bộ quốc phòng năm 2016

Khái niệm bảo quản và tồn trữ thuốc tốt GSP - Khái niệm: Thực hành tốt bảo quản và tồn trữ thuốc là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩ

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

ĐINH VĂN TOẢN

d

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI KHO DƯỢC TỒNG - KHOA DƯỢC

BỆNH VIỆN QUÂN Y 175 - BỘ QUỐC PHÒNG

NĂM 2016

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

HÀ NỘI 2017

BỘ Y TẾ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

ĐINH VĂN TOẢN

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI KHO DƯỢC TỔNG - KHOA DƯỢC BỆNH VIỆN QUÂN Y 175 - BỘ QUỐC PHÒNG

NĂM 2016 LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

CHUYÊN NGÀNH: Tổ chức quản lý dược

MÃ SỐ: CK 60 72 04 12

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Thị Thanh Hương

Thời gian thực hiện: 05/2017 đến 9/2017

HÀ NỘI 2017

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thành luận văn này tôi

đã nhận được sự giúp đỡ của thầy cô, đồng nghiệp, bạn bè và những người thân

Lời đầu tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới PGS.TS Nguyễn Thị Thanh Hương người đã gợi ý, tìm hướng đi, tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và truyền đạt những kinh nghiệm cho tôi trong quá trình làm luận văn

Tôi xin trân trọng cảm ơn các Thầy giáo, Cô giáo trong Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo sau đại học, Bộ môn Quản lý và Kinh tế dược và các bộ môn có liên quan đến đề tài của Trường Đại Học Dược Hà Nội đã tận tình giảng dạy và hướng dẫn nghiên cứu thực hiện luận văn

Nhân dịp này, tôi chân thành cảm ơn tới Ban giám đốc Bệnh viện Quân y

175 - Bộ Quốc Phòng, khoa Dược nơi tôi công tác, tạo điều kiện cho tôi được đi học và giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và tra cứu số liệu

Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đối với gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và tập thể lớp chuyên khoa 19 - TP Hồ Chí Minh đã luôn luôn bên cạnh động viên và giúp đỡ tôi thực hiện đề tài này

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

TP Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 09 năm 2017

Học viên

Đinh Văn Toản

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN 3

1.1 Cơ sở lý luận về tồn trữ thuốc 3

1.1.1 Đảm bảo chất lượng thuốc 3

1.1.2 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc 4

1.1.3 Khái niệm bảo quản và tồn trữ thuốc tốt 4

1.1.4 Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc 5

1.1.5 Khái niệm về tồn trữ thuốc 9

1.1.6 Nội dung chủ yếu về tồn trữ thuốc 10

1.1.7 Hồ sơ tài liệu 13

1.2 Tình hình thực hiện GSP tại Việt Nam trong những năm gần đây

.13 1.3 Vài nét về Bệnh viện Quân y 175 14

1.3.1 Lịch sử phát triển 14

1.3.2 Vị trí, nhiệm vụ 15

1.3.3 Vài nét về Khoa Dược 17

1.3.4 Vài nét về kho Dược Tổng- Bệnh viện Quân y 175 19

CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20

2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu 20

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu 20

2.1.2 Địa điểm nghiên cứu 20

2.1.3 Thời gian nghiên cứu 20

2.2 Phương pháp nghiên cứu 20

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu 20

2.2.2 Các nội dung và biến số nghiên cứu 20

2.2.3 Phương pháp thu thập số liệu 24

2.2.4 Phương pháp xử lý và trình bày số liệu 28

CHƯƠNG 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 30

3.1 Thực trạng công tác bảo quản thuốc thành phẩm tại kho Dược Tổng - Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175 năm 2016 .30

3.1.1 Tổ chức nhân lực 30

3.1.2 Cơ sở vật chất 30

3.1.3 Trang thiết bị trong kho 32

3.1.4 Công tác kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm 35

3.2 Phân tích thực trạng công tác dự trữ thuốc thành phẩm tại kho Dược Tổng - Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175 - năm 2016 40

3.2.1 Danh mục hàng dự trữ trong kho 41

3.2.2.Tuân thủ nguyên tắc nhập xuất 45

3.2.3 Sự khớp nhau giữa sổ sách và thực tế qua các lần kiểm kê 45

3.2.4 Hàng hư hao 53

3.2.5 Hàng thu hồi, trả về 54

CHƯƠNG 4: BÀN LUẬN 56

4.1 Về thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo quản 56

4.2 Về thực trạng công tác tồn trữ tại kho 58

KẾT LUẬN 63

1 Về công tác bảo quản thuốc tại kho thuốc thành phẩm 63

2 Về công tác tồn trữ thuốc tại kho thuốc thành phẩm 64

KIẾN NGHỊ 65

1 Đối với kho Dược Tổng và Khoa Dược 65

2 Đối với Bệnh viện 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 68

DANH SÁCH CÁC PHỤ LỤC 70

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

ADR Phản ứng có hại của thuốc

CNTT Công nghệ thông tin

DSĐH Dược sĩ đại học

DSTH Dược sĩ trung học

CBCNV Cán bộ nhân viên

GSP Thực hành tốt bảo quản thuốc

HĐT&ĐT Hội đồng thuốc và điều trị

PCCC Phòng cháy chữa cháy

PCBL Phòng chống bão lụt

FIFO Nhập trước xuất trước

FEFO Hết hạn trước xuất trước

SSCĐ Sẵn sàng chiến đấu

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Quy định về nhiệt độ trong các kho 8 Bảng 1.2 Trình độ chuyên môn của CBCNV khoa Dược 18 Bảng 2.3

Các nội dung và biến số nghiên cứu về thực trạng nhân lực, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo quản, tồn trữ tại kho

20

Bảng 2.4 Các nội dung và biến số nghiên cứu về thực trạng tồn trữ thuốc 23 Bảng 2.5 Danh mục 20 khoản hàng nhập kho lớn trong năm 2016 27 Bảng 3.6 Cơ cấu trình độ chuyên môn của kho năm 2016 30 Bảng 3.7 Thiết kế xây dựng kho thuốc thành phẩm 31 Bảng 3.8 Trang thiết bị văn phòng kho năm 2016 32 Bảng 3.9 Trang thiết bị bảo quản hàng hóa của kho 33 Bảng 3.10 Trang thiết bị vận chuyển, chất xếp hàng hóa của

Bảng 3.11 Trang thiết bị phòng chống cháy nổ 35 Bảng 3.12 Kết quả ghi chép theo dõi trong sổ nhiệt độ, độ ẩm của kho trong năm 2016 (365 ngày) 36 Bảng 3.13 Kết quả theo dõi thực tế ghi chép đúng theo quy định vào sổ theo dõi 37 Bảng 3.14 Kết quả theo dõi thực tế nhiệt độ, độ ẩm (22

Bảng 3.15 Danh mục kho quản lý các mặt hàng năm 2016 41 Bảng 3.16 Số lượng các khoản mục nhập xuất trong các tháng năm 2016 42 Bảng 3.17 Số lượng nhập - xuất - tồn của 20 khoản trong năm 2016 43 Bảng 3.18 Số lần nhập kho tuân theo nguyên tắc FIFO của năm 2016 45 Bảng 3.19 Số lần xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO của năm 2016 47

Hình 1.3 Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Quân y 175 16

ĐẶT VẤN ĐỀ

Sức khỏe là vốn quý nhất của con người, là một trong những điều cơ bản nhất để con người có cuộc sống chất lượng, hạnh phúc, là mục tiêu, là nhân tố quan trọng trong việc phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội và bảo vệ tổ quốc, một trong những chính sách ưu tiên hàng đầu của thuốc là sản phẩm đặc biệt có liên quan trực tiếp đến sức khỏe cộng đồng và là những thành phần thiết yếu trong các chính sách y tế quốc gia Chất lượng thuốc không chỉ phụ thuộc vào công nghệ sản xuất mà còn phụ thuộc rất lớn vào quá trình phân phối, trong đó việc tồn trữ bảo quản có ý nghĩa hết sức quan trọng Phần lớn các sản phẩm hàng hóa sau khi sản xuất ra không trực tiếp đi ngay vào lĩnh vực tiêu dùng mà phải qua trao đổi, lưu thông để sang lĩnh vực tiêu dùng tức là phải qua giai đoạn dự trữ hàng hóa [10] Việt Nam nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa nên việc bảo quản thuốc có phần bị ảnh hưởng đến chất lượng do ảnh hưởng của độ ẩm, nhiệt

độ, ánh sáng …

Công tác bảo quản không chỉ có ý nghĩa về mặt chuyên môn , đảm bảo chất lượng thuốc, mà còn có ý nghĩa về mặt kinh tế xã hội của một quốc gia giúp sử dụng nguồn thuốc có hiệu quả, kinh tế nhằm giảm chi phí khám chữa bệnh từ ngân sách, cũng như của bệnh nhân Bởi vì, thuốc nếu bảo quản không tốt, không đúng rất dễ bị hư hỏng hoặc giảm chất lượng trong quá trình tồn trữ, phân phối và sử dụng, điều này không chỉ gây thiệt hại về mặt kinh tế mà quan trọng hơn có thể gây nguy hại cho tính mạng và sức khỏe của người dùng

Bệnh viên Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng là bệnh viện Quân Đội chiến lược tuyến cuối phía Nam, với nhiệm vụ sẵn sàng phục vụ chiến đấu, ứng phó các tình huống đột xuất, cứu hộ, cứu nạn, thảm họa, đảm bảo quân y cho biển, đảo; thu dung, cấp cứu, điều trị phục vụ cán bộ, chiến sỹ, thương bệnh binh và nhân dân Do vậy công tác quản lý tồn trữ thuốc phải được thực hiện ngày một tốt hơn nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thuốc thuận tiện, kịp thời, an toàn và

hiệu quả của người bệnh Để tìm hiểu, đánh giá các yếu tố ảnh hưởng và góp

phần nâng cao chất lượng công tác bảo quản và dự trữ thuốc tại kho, chúng tôi

tiến hành đề tài:

"Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc tại kho Dược Tổng - Bệnh viện

Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng năm 2016

Với các mục tiêu thực hiện như sau:

1 Mô tả thực trạng công tác bảo quản thuốc thành phẩm tại kho Dược Tổng -

Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng năm 2016

2 Phân tích thực trạng công tác dự trữ thuốc thành phẩm tại kho Dược Tổng -

Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng năm 2016

Đề xuất và kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả công tác bảo quản và dự

trữ thuốc thành phẩm tại kho Dược Tổng - Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc

Phòng

Chương 1.TỔNG QUAN

1.1.1 Đảm bảo chất lượng thuốc

Chất lượng thuốc là tổng hợp các tính chất đặc trưng của thuốc thể hiện mức độ phù hợp những yêu cầu định trước trong điều kiện xác định về kinh tế,

kỹ thuật và xã hội Những yêu cầu định trước đó là:

- Có hiệu quả phòng và chữa bệnh

- An toàn, ít tác dụng phụ có hại

- Ổn định chất lượng trong một thời hạn xác định

- Tiện dùng, dễ bảo quản

- Hình thức gây được tin tưởng cho người dùng

Đảm bảo chất lượng thuốc bao gồm từ việc nghiên cứu, triển khai trong quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng, tồn trữ và phân phối đến các thông tin cung cấp cho các đối tượng sử dụng

Ngày nay, các yếu tố và điều kiện liên quan đến việc hình thành, tái tạo ra

và duy trì chất lượng thuốc lần lượt được tiêu chuẩn hóa thành những bộ tiêu chuẩn gọi là “Thực hành tốt” (GPS) Khi kết thúc giai đoạn nghiên cứu phát minh ra thuốc người ta đòi hỏi phải chứng minh tính hiệu quả, an toàn của sản phẩm bằng việc “Thực hành tốt thử lâm sàng thuốc” (GCP) Quá trình tạo ra loạt sản phẩm có chất lượng như nghiên cứu bắt buộc phải tuân theo tiêu chuẩn

“Thực hành tốt sản xuất thuốc” (GMP), và phải được kiểm tra chất lượng bằng

“Thực hành tốt kiểm nghiệm thuốc” Khi đưa thuốc vào lưu thông phải “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (GSP) và có hệ thống “Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP) Thuốc đến với bệnh nhân thông qua “Thực hành tốt nhà thuốc” (GPP) [10]

1.1.2 Sự cần thiết phải tồn trữ thuốc

- Đảm bảo tính sẵn có: Tồn kho là lượng dự trữ cho sự dao động của cung và cầu, giảm nguy cơ hết hàng

- Tránh tình trạng thiếu kinh phí: Nếu không tồn kho hoặc tồn kho không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hàng, lúc đó đặt hàng khẩn cấp sẽ gặp phải sự tăng giá của các nhà cung cấp hoặc mức giá sẽ cao hơn mức giá khi đặt hàng thường xuyên, dẫn đến tăng kinh phí

- Đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường: Những thay đổi trong nhu cầu về loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được Do đó, lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống đối phó với sự thay đổi đó

1.1.3 Khái niệm bảo quản và tồn trữ thuốc tốt (GSP)

- Khái niệm: Thực hành tốt bảo quản và tồn trữ thuốc là các biện pháp đặc biệt,

phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thành phẩm thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng

- Mục đích của việc áp dụng GSP

Nhằm đảm bảo thuốc có chất lượng cao và an toàn sử dụng cho người tiêu dùng thì nhà sản xuất phải thực hành tốt các khâu như sản xuất, kiểm nghiệm, bảo quản và phân phối

Mục đích của GSP là nêu lên các hướng dẫn, biện pháp giúp cho:

Bảo quản và vận chuyển các nguyên liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất

Bảo quản các thành phẩm giữ được bản chất và chất lượng như đã đăng

ký trước khi đến tay người tiêu dùng

Như vậy, “Thực hành tốt bảo quản và tồn trữ thuốc” là một phần của Hệ thống đảm bảo chất lượng Việc thực hiện đầy đủ việc tồn trữ và bảo quản thuốc theo đúng các nguyên tắc, tiêu chuẩn GSP góp phần đảm bảo chất lượng của các

sản phẩm dược phẩm, giúp sản phẩm được ổn định trong suốt quá trình lưu trữ

1.1.4 Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc

Thực hành tốt bảo quản thuốc là các biện pháp đặc biệt, phù hợp cho việc bảo quản và vận chuyển nguyên liệu, sản phẩm ở tất cả các giai đoạn sản xuất, bảo quản, tồn trữ, vận chuyển và phân phối thuốc để đảm bảo cho thành phẩm thuốc có chất lượng đã định khi đến tay người tiêu dùng Nội dung cơ bản của thực hành tốt bảo quản thuốc [3], [13]

1.1.4.1 Nhân sự

- Theo quy mô của đơn vị, kho thuốc phải có đủ nhân viên với trình độ phù hợp với công việc được giao làm việc tại khu vực kho Mọi nhân viên phải thường xuyên được đào tạo về “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, về kỹ năng chuyên môn và phải được quy định rõ trách nhiệm, công việc từng người bằng văn bản

- Thủ kho thuốc Gây nghiện và thuốc Hướng tâm thần và Tiền chất phải đáp ứng được đúng các quy định của pháp luật có liên quan

1.1.4.2 Nhà kho và trang thiết bị

Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng, trang bị, sửa chữa và duy tu một cách hệ thống sao cho có thể bảo vệ thuốc, bao bì đóng gói tránh được các ảnh hưởng bất lợi có thể như: Sự thay đổi về nhiệt độ, độ ẩm, chất thải và mùi các động vật, sâu bọ, côn trùng đảm bảo thuốc có chất lượng đã định

* Địa điểm:

- Kho phải được xây dựng ở nơi cao ráo, an toàn, phải có hệ thống cống rãnh thoát nước, để đảm bảo thuốc tránh được ảnh hưởng của nước ngầm, mưa lớn và lũ lụt

- Kho phải có một địa chỉ xác định, vị trí thuận tiện cho việc xuất, nhập, vận chuyển, bảo vệ

* Thiết kế, xây dựng:

- Diện tích để sử dụng cho công tác xuất nhập hàng hóa

Tính diện tích hữu ích của kho dược:

Trong đó: S1: Diện tích hữu ích của kho (m2

)

T: Lượng hàng chứa trong kho (tấn)

P: Sức chứa tiêu chuẩn của 1m2

diện tích đối với từng loại hàng (tấn/m2

)

: Hệ số sử dụng Nếu xếp hàng hóa trên giá:  = 0,42 - 0,47 Nếu xếp hàng trên bục:  = 0,65 - 0,7 Nếu xếp hàng hóa thành khối đứng:  = 0,68 - 0,75

- Kho phải đủ rộng và khi cần thiết, cần phải có sự phân cách giữa các khu vực sao cho có thể bảo đảm việc bảo quản cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu

- Tùy theo mục đích, quy mô của kho (kho của nhà sản xuất, kho của nhà phân phối ) cần phải có những khu vực xác định hoặc những hệ thống kiểm soát khác, được xây dựng, bố trí hợp lý, trang bị phù hợp, đảm bảo các điều kiện cho các hoạt động sau:

+ Tiếp nhận, tồn trữ và bảo quản

+ Bảo quản các thành phẩm thuốc đã xuất kho chờ cấp phát

+ Bảo quản bao bì đóng gói

- Nhà kho phải được thiết kế, xây dựng sao cho đảm bảo các yêu cầu về đường đi lại, đường thoát hiểm, hệ thống trang bị phòng cháy, chữa cháy

- Trần, tường, mái phải được thiết kế xây dựng đảm bảo sự thông thoáng, luân chuyển của không khí, vững bền chống lại các ảnh hưởng của thời tiết nắng, mưa, bão, lụt

- Nền kho phải đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc, cứng, được xử lý chống ẩm, thấm đảm bảo hoạt động của các phương tiện cơ giới Nền kho không được có các khe, vết nứt gẫy là nơi tích luỹ bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng [3]

* Trang thiết bị:

- Trang bị các phương tiện, thiết bị phù hợp, quạt thông gió, điều hoà không khí, xe nâng, xe chở hàng, nhiệt kế, ẩm kế Trang thiết bị trong kho được đánh giá chất lượng theo quy định phân cấp từ cấp I là tình trạng trang thiết còn mới, hoạt động tốt; cấp II là trang thiết bị đã dùng một thời gian tình trạng còn tốt

- Được chiếu đủ ánh sáng cho phép tiến hành một cách chính xác và an toàn tất cả các hoạt động trong khu vực kho

- Có đủ các trang thiết bị hướng dẫn phòng chống cháy nổ: hệ thống báo cháy và phòng chữa cháy tự động, bình khí chữa cháy, thùng cát, vòi nước, bình bọt

- Có nội qui qui định việc ra vào kho

- Có các quy định biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của côn trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm

1.1.4.3 Các điều kiện bảo quản trong kho:

Về nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc Theo quy định của Tổ chức Y tế thế giới, điều kiện bảo quản bình thường

là khô, thoáng và nhiệt độ từ 15 - 250 C hoặc tuỳ thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 300C Phải tránh ánh sáng trực tiếp gay gắt, mùi từ bên ngoài vào và các dấu hiệu ô nhiễm khác [9]

Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản thì bảo quản ở điều kiện bình thường Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh thì vận dụng các quy định sau:

* Độ ẩm: điều kiện bảo quản “khô” được hiểu là độ ẩm tương đối không quá

70%

1.1.4.4 Các điều kiện bảo quản thuốc

Các điều kiện bảo quản được yêu cầu như: chủng loại bao bì, giới hạn nhiệt độ, độ ẩm, việc bảo vệ tránh ánh sáng cần được duy trì trong suốt thời gian bảo quản Cần phải có sự chú ý tới các thuốc kém bền đối với nhiệt độ, độ

- Định kỳ kiểm tra chất lượng của hàng lưu kho để phát hiện những biến chất hư hỏng trong quá trình bảo quản do điều kiện nhiệt độ, độ ẩm hoặc các yếu

tố khác có thể ảnh hưởng đến chất lượng thuốc

- Phải có các phương tiện vận chuyển và bảo quản thích hợp đáp ứng các điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển, lưu ý những loại thuốc có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt (vaccine)

- Các thiết bị được sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ẩm kế phải định kỳ được kiểm tra, hiệu chỉnh và kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh này phải được ghi lại và lưu trữ

1.1.4.5 Vệ sinh

- Khu vực bảo quản phải sạch, không có bụi rác tích tụ và không được có côn trùng, sâu bọ Phải có chương trình vệ sinh bằng văn bản xác định rõ tần số

và phương pháp được sử dụng để làm sạch nhà xưởng, kho

- Tất cả thủ kho, công nhân làm việc tại kho phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ Người mắc các bệnh về đường hô hấp hoặc có vết thương hở đều không được làm việc trong khu vực bảo quản có trực tiếp xử lý thuốc thành phẩm

- Nơi rửa tay, phòng vệ sinh phải được thông gió tốt và bố trí phù hợp (cách ly với khu vực tiếp nhận, bảo quản, xử lý thuốc)

- Công nhân làm việc trong khu vực kho phải mặc quần áo bảo hộ lao động thích hợp

1.1.5 Khái niệm về tồn trữ thuốc

- Tồn trữ: Là sự cất giữ tất cả các nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và thành phẩm trong kho

- Tồn trữ không chỉ là việc cất giữ hàng hoá ở trong kho mà còn là cả một quá trình xuất nhập kho hợp lí, quá trình kiểm tra, kiểm kê, tồn trữ và các biện pháp kĩ thuật bảo quản hàng hoá từ khâu nguyên liệu đến các thành phẩm hoàn chỉnh trong kho Công tác tồn trữ là một trong các mắt xích quan trọng của việc cung cấp thuốc cho người tiêu dùng với số lượng đầy đủ nhất, chất lượng tốt nhất, giảm đến mức tối đa tỷ lệ hư hao trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc [3]

1.1.6 Nội dung chủ yếu về tồn trữ thuốc

1.1.6.1 Yêu cầu chung

Các thuốc cần được tồn trữ trong các điều kiện đảm bảo được chất lượng của chúng, thuốc cần được luân chuyển để có những hàng nhập trước hoặc có những hạn dùng trước sẽ đem sử dụng trước

- Tuân thủ 2 nguyên tắc: FIFO, FEFO, ưu tiên FEFO [3]

+ FIFO (First In First Out): Thuốc nhập trước thì xuất trước

Nhập:

Xuất:

A: Nhập kho trước B B: Nhập kho trước C

Hình 1.1 Minh họa nguyên tắc FIFO

+ FEFO (First Expires First Out): Thuốc hết hạn dùng trước thì xuất trước

Nhập:

Xuất:

B: Hết hạn trước A A: Hết hạn trước C

Hình1.2 Minh họa nguyên tắc FEFO

- Thuốc chờ loại bỏ cần phải có dấu hiệu nhận dạng và được kiểm soát biệt trữ cách ly hợp lý nhằm ngăn ngừa việc sử dụng chúng vào sản xuất, lưu thông, sử dụng

- Tùy theo tính chất của sản phẩm, phải quy định chương trình kiểm tra, đánh giá định kỳ hoặc đột xuất để xác định chất lượng sản phẩm

- Phải có một hệ thống sổ sách, các quy trình thao tác chuẩn đảm bảo cho công tác kiểm soát, theo dõi việc xuất, nhập và chất lượng thuốc

1.1.6.2 Nhãn và bao bì

- Các thuốc phải được bảo quản trong các bao bì thích hợp không gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng thuốc, đồng thời có khả năng bảo vệ thuốc khỏi bị ảnh hưởng của môi trường

- Tất cả các bao bì của thuốc phải có nhãn rõ ràng, dễ đọc, đủ các nội dung, hình thức đáp ứng các quy định của pháp luật về nhãn và nhãn hiệu của thuốc không được sử dụng các từ viết tắt, tên hoặc mã số không được phép [3], [10]

1.1.6.3 Tiếp nhận thuốc

- Có khu vực tiếp nhận riêng, đủ điều kiện bảo quản để bảo vệ thuốc tránh khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết trong suốt thời gian chờ bốc dỡ, kiểm tra

- Việc tiếp nhận thuốc theo các trình tự sau:

+ Trước khi nhập thuốc phải được kiểm tra, đối chiếu với các tài liệu chứng từ liên quan về chủng loại, số lượng và các thông tin khác ghi trên nhãn như tên hàng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lô, hạn dùng

+ Kiểm tra bao bì đóng gói: độ nhiễm bẩn, hư hại Thuốc có bao bì hư hại, bẩn, mất niêm phong phải để ở khu vực biệt trữ không được bán hoặc để lẫn thuốc khác

+ Các thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt phải nhanh chóng được kiểm tra, phân loại, bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo các quy định của pháp luật

+ Ghi và lưu trữ hồ sơ cho từng lần nhập hàng với từng lô hàng Các hồ

sơ này phải thể hiện được tên thuốc, dạng thuốc, nồng độ, hàm lượng, chất

lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, thời gian nhập hàng và mã số (nếu có) Cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ

- Lấy mẫu thuốc tại khu vực riêng và do người có trình độ chuyên môn được huấn luyện thích hợp Việc lấy mẫu phải theo đúng quy định tại quy chế lấy mẫu thuốc để xác định chất lượng

- Lô thuốc đã được lấy mẫu phải được bảo quản biệt trữ Việc phân tách các lô phải được duy trì trong thời gian biệt trữ và trong thời gian bảo quản tiếp theo Chế độ biệt trữ phải được thực hiện hoặc bằng việc sử dụng khu vực bảo quản riêng biệt hoặc bằng hệ thống xử lý dữ liệu điện tử [3], [11]

- Các thùng thuốc đã được sử dụng một phần cần phải được đóng kín lại một cách an toàn để tránh việc rơi vãi hoặc nhiễm bẩn trong thời gian bảo quản sau này

- Các thùng thuốc có dấu hiệu nghi ngờ phải thông báo ngay với bộ phận kiểm tra chất lượng

1.1.7 Hồ sơ tài liệu

- Quy trình thao tác: cần phải có sẵn, treo tại các nơi dễ đọc Các quy trình này cần mô tả chính xác nội dung công việc, phù hợp với công việc Các quy trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận và ghi ngày tháng xét duyệt bởi người có thẩm quyền

- Phải có các loại hồ sơ, tài liệu sau:

+ Phiếu theo dõi xuất nhập thuốc

+ Phiếu theo dõi chất lượng thuốc

+ Các biểu mẫu khác theo quy định của Bộ, Ngành có liên quan

+ Phải có phiếu theo dõi xuất nhập thuốc riêng cho từng loại sản phẩm, từng quy cách sản phẩm

+ Đối với việc cấp phát, tiếp nhận thuốc Gây nghiện, thuốc Hướng tâm thần và Tiền chất phải tuân theo đúng quy định tại các quy chế liên quan

+ Phải có quy định lưu trữ hồ sơ tài liệu và tránh việc xâm nhập, sửa chữa

số liệu bất hợp pháp [3], [13]

1.2 Tình hình thực hiện GSP tại việt nam trong những năm gần đây

Năm 1985, Liên đoàn Dược phẩm Quốc tế FIP đã đưa ra các nguyên tắc của thực hành tốt bảo quản thuốc Thông qua các biện pháp riêng thích hợp cho bảo quản, vận chuyển nguyên liệu ban đầu và sản phẩm trong tất cả các giai đoạn sản xuất để khi đến tay người tiêu dùng thành phẩm vẫn giữ nguyên tính chất và chất lượng quy định Các nước phát triển cũng như một số nước đang phát triển đã nhanh chóng triển khai áp dụng thậm chí xây dựng thành tiêu chuẩn riêng cho Quốc gia mình

Việt Nam hiện nay có nhiều khó khăn trong việc xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị tốt phục vụ cho công tác bảo quản thuốc; trình độ chuyên môn về lĩnh vực này của các cán bộ Dược còn hạn chế Do đó, công tác bảo quản lại càng quan trọng và cần được quan tâm nhiều hơn mới khắc phục được những khó khăn trên

Hiện nay nước ta đã gia nhập tổ chức thương mại Thế giới (WTO), việc nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng hàng hóa đang là vấn đề sống còn đối với các doanh nghiệp trong nước nói chung và ngành Dược nói riêng, thuốc không chỉ được sản xuất và sử dụng trong nước mà được xuất – nhập khẩu và giao lưu với nhiều nước khác nhau Do đó, việc nghiên cứu đóng gói, bảo quản

thuốc cho phù hợp với điều kiện mỗi nước cũng cần được quan tâm để đảm bảo được chất lượng của thuốc khi sử dụng Ngày 29 tháng 6 năm 2001 Bộ trưởng

Bộ Y tế đã ban hành quyết định số 2701/2001/QĐ - BYT về việc triển khai áp dụng “Thực hành tốt bảo quản thuốc” Đây là văn bản chính quy của Việt Nam hướng dẫn áp dụng các nguyên tắc bảo quản thuốc tốt Sau khi văn bản này ra đời đến nay hệ thống sản xuất, đảm bảo chất lượng và lưu hành phân phối thuốc tiếp tục thực hiện tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn của (WTO) Theo thống kê của ngành Dược đến nay cả nước có khoảng 163 nhà máy đạt tiêu chuẩn GMP-WHO, 175 cơ sở đạt GLP và có khoảng 191 doanh nghiệp đạt GSP, 08 nhà máy sản xuất thuốc tân dược đạt tiêu chuẩn GMP-PICs/EU/Nhật Bản, khoảng gần

2000 doanh nghiệp đạt GDP, hơn 40 nghìn cơ sở bán lẻ thuốc và hơn 2 nghìn cơ

sở bán buôn thuốc trên toàn quốc, 05 trung tâm phân phối thuốc tại miền núi phía Bắc, Bắc Trung bộ, Nam Trung bộ - Tây Nguyên, Đông Nam bộ và Tây Nam bộ là nhiệm vụ trọng tâm trong phát triển hệ thống phân phối thuốc tại Việt Nam đã được đề ra trong chiến lược phát triển ngành Dược

1.3 Vài nét về bệnh viện quân y 175

1.3.1 Lịch sử phát triển

Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng được thành lập 26/05/1975 - Tiền thân từ ba bệnh viện: K116; K72; K59 và một số đội điều trị Bệnh viện Quân y 175 luôn nhận và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao Với những thành tích đặc biệt xuất sắc trong khám bệnh, thu dung, điều trị, phục vụ chiến đấu bảo vệ Tổ quốc ở biên giới Tây Nam và nhiệm vụ quốc tế trên đất bạn Campuchia, ngày 23/03/1989, Bệnh viện Quân y 175 vinh dự được Đảng, Nhà nước trao tặng danh hiệu cao quý “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân”, nhiều cán bộ chiến sĩ, công chức của Bệnh viện được tặng thưởng huân, huy trương các loại Nhiều cá nhân được Nhà nước phong tặng danh hiệu Anh hùng lực lượng vũ trang, Thầy thuốc nhân dân, Thầy thuốc ưu tú

1.3.2 Vị trí, nhiệm vụ

1.3.2.1 Vị trí

Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng ngụ tại địa chỉ 786 Nguyễn Kiệm, Phường 03, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, hoạt động dưới sự lãnh đạo, chỉ huy trực tiếp về mọi mặt của Đảng uỷ Quân sự Trung ương, sự chỉ đạo của

Bộ Quốc Phòng

1.3.2.2 Nhiệm vụ

Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng là bệnh viện chiến lược tuyến cuối, trung tâm y học Quân sự phía Nam, với nhiệm vụ sẵn sàng phục vụ chiến đấu, ứng phó các tình huống đột xuất, cứu hộ, cứu nạn, thảm họa, đảm bảo Quân

y cho biển đảo; thu dung, cấp cứu, điều trị phục vụ thương bệnh binh và Nhân dân, thực hiện công tác chỉ đạo tuyến, tham gia Đào tạo - Nghiên cứu khoa học

1.3.2.3 Mô hình tổ chức của Bệnh viện Quân y 175

Khoa dược

Phòng khám

Vi sinh

CĐ hình ảnh

CĐ chức năng

Hình 1.3 Mô hình tổ chức của Bệnh viện Quân y 175

1.3.3 Vài nét về Khoa Dược

1.3.3.1 Chức năng

Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175 chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám

đốc bệnh viện và sự giám sát của phòng Dược - Cục Quân y Khoa Dược có chức năng quản lý và tham mưu cho Giám đốc bệnh viện về toàn bộ công tác dược trong bệnh viện nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thuốc có chất lượng và tư vấn, giám sát việc thực hiện sử dụng thuốc trong bệnh viện an toàn, hợp lý

1.3.3.2 Nhiệm vụ

1 Lập kế hoạch, cung ứng thuốc bảo đảm đủ số lượng, chất lượng cho nhu cầu điều trị và thử nghiệm lâm sàng nhằm đáp ứng yêu cầu chẩn đoán, điều trị

và các yêu cầu khác (phòng chống dịch bệnh, thiên tai, thảm họa);

2 Quản lý, theo dõi nhập thuốc, cấp phát thuốc cho nhu cầu điều trị;

3 Đầu mối tổ chức, triển khai hoạt động của HĐT&ĐT;

4 Bảo quản thuốc theo đúng nguyên tắc “Thực hành tốt quản lý thuốc”;

5 Tổ chức pha chế thuốc, hóa chất sát khuẩn, bào chế thuốc đông y, sản xuất thuốc từ dược liệu sử dụng trong bệnh viện;

6 Thực hiện công tác dược lâm sàng, tư vấn về sử dụng thuốc, tham gia công tác cảnh giác dược, theo dõi, báo cáo tin liên quan đến tác dụng không mong muốn của thuốc (ADR);

7 Quản lý, theo dõi việc thực hiện các quy định chuyên môn về dược tại các khoa trong bệnh viện;

8 Nghiên cứu khoa học và Đào tạo, là cơ sở thực hành của các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học về dược;

9 Phối hợp với khoa cận lâm sàng, lâm sàng theo dõi, kiểm tra, đánh giá, giám sát việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý, đặc biệt là sử dụng kháng sinh và theo dõi tình hình kháng kháng sinh trong bệnh viện;

10 Tham gia chỉ đạo tuyến;

11 Tham gia hội chẩn khi có yêu cầu;

12 Tham gia theo dõi, quản lý kinh phí sử dụng thuốc;

13 Quản lý hoạt động của Nhà thuốc bệnh viện theo đúng quy định;

1.3.3.3 Tổ chức bộ máy Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175

Cơ cấu tổ chức, nhân lực của khoa Dược:

Khoa dược có 62 cán bộ nhân viên gồm 01 trưởng khoa, 01 phó trưởng khoa, 04 ban chuyên môn bao gồm: ban Kế hoạch - Dược chính, ban Dược Lâm sàng, ban Kho, ban Pha chế - Sản xuất

Bảng 1.2 Trình độ chuyên môn của CBCNV khoa Dược

Hình 1.4 Mô hình tổ chức Khoa Dược 1.3.4 Vài nét về kho Dược Tổng - Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175

1.3.4.1 Tổ chức nhân lực kho

Kho Dược Tổng có kho nhỏ là: kho thuốc viên, kho thuốc tiêm - thuốc Gây nghiện - Hướng tâm thần - Tiền chất và kho dịch truyền - đạm truyền

1.3.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của kho Dược Tổng

Kho thuốc Dược Tổng có chức năng, nhiệm vụ bảo quản, tồn trữ, xuất nhập, kiểm tra, kiểm soát các loại mặt hàng sau: thuốc thành phẩm hàng thường xuyên, thuốc thành phẩm hàng SSCĐ Nhiệm vụ đảm bảo tốt về số lượng, chất lượng thuốc trong quá trình tiếp nhận, cấp phát cho các kho lẻ, hạn chế thấp nhất

tỷ lệ hao hụt, hư hỏng

Chủ nhiệm khoa

Phó chủ nhiệm khoa

Ban kế hoạch

Ban dược lâm sàng

tin thuốc

Tổ SX

Pha chế theo đơn

Tổ theo dõi ADR

Chương 2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng, địa điểm và thời gian nghiên cứu

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu

Kho Dược Tổng - Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng năm 2016

+ Hệ thống cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản, dự trữ

+ Công tác hoạt động bảo quản, dự trữ thuốc của kho Dược Tổng -Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng năm 2016

2.1.2 Địa điểm nghiên cứu

Kho Dược Tổng - Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng

2.1.3 Thời gian nghiên cứu

Thời gian nghiên cứu từ tháng 1/1/2016-31/12/2016

2.2 Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu

Mô tả hồi cứu số liệu kết hợp với khảo sát

2.2.2 Các nội dung và biến số nghiên cứu

Các nội dung nghiên cứu và các chỉ số, biến số tương ứng được trình bày trong bảng 2.1 và 2.2 Các biến số nghiên cứu đều là biến định lượng

2.2.2.1 Khảo sát thực trạng công tác bảo quản

Bảng 2.3 Các nội dung và biến số nghiên cứu về thực trạng nhân lực,

cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo công tác bảo quản, tồn trữ tại kho

viên trình độ Đại học

ĐH/Tổng số CBCNV

kho hàng năm

và khảo sát thực tế

Tỷ lệ nhân viên trình độ trung cấp

Số lượng Trung cấp/Tổng số CBCNV

Số lượng trung cấp

Tỷ lệ nhân viên Nam

Số lượng nhân viên Nam/Tổng

số CBCNV

Số lượng nhân viên Nam

Tỷ lệ nhân viên Nữ

Số lượng nhân viên Nữ/Tổng số CBCNV

Số lượng nhân viên Nữ

Cơ sở vật

chất

Hiệu suất sử dụng theo diện tích

Diện tích sử dụng/Diện tích xây dựng

Diện tích xây dựng

Xem thiết kế kho và đo thực tế

Diện tích sử dụng

Hiệu suất sử dụng theo thể tích

Thể tích chứa hàng tối đa/Thể tích kho

Thể tích kho Thể tích chứa hàng tối đa

Trang

thiết bị

Trang thiết bị văn phòng

- Số lượng các trang thiết bị

- Tình trạng sử dụng: Đang được

sử dụng, hư hỏng

Số lượng trang thiết bị văn phòng

Báo cáo trang thiết bị hàng năm của kho

và đo đếm khảo sát thực

tế

Trang thiết bị bảo quản

Số lượng trang thiết bị bảo quản

Trang thiết

bị vận chuyển, chất xếp

Số lượng trang thiết bị vận chuyển, chất xếp

Trang thiết bị PCCC,

Số lượng trang thiết bị PCCC,

PCBL, vệ sinh

độ

Số ngày theo dõi/365 ngày

- Số ngày ghi 2 lần

- Số ngày ghi 1 lần

ẩm

Số ngày theo dõi/365 ngày

- Số ngày ghi 2 lần

- Số ngày ghi 1 lần

- Số ngày ghi 0 lần

độ

Số ngày theo dõi/30 ngày

- Số ngày ghi 2 lần

- Số ngày ghi 1 lần

- Số ngày ghi 0

tiếp

Tỷ lệ số ngày theo dõi độ

ẩm

Số ngày theo dõi/30 ngày

- Số ngày ghi 2 lần

- Số ngày ghi 1 lần

- Số ngày ghi 0 lần

2.2.2.2 Phân tích thực trạng công tác dự trữ thuốc

Bảng 2.4 Các nội dung và biến số nghiên cứu về thực trạng dự trữ thuốc

Danh

mục hàng

trong kho

Tỷ lệ số khoản hàng nhập xuất của kho

Số khoản hàng nhập xuất của kho/Tổng số khoản nhập xuất

- Tổng số khoản nhập xuất

- Số khoản hàng nhập xuất của mỗi kho

Cách phân chia kho và Báo cáo nhập xuất tồn hàng tháng của kho

Tỷ lệ số khoản hàng nhập xuất của các tháng

Số khoản hàng nhập xuất của tháng/Tổng số khoản nhập xuất

- Tổng số khoản nhập xuất

- Số khoản hàng nhập xuất của tháng

- Tỷ lệ nhập - tồn của 1 thuốc đại diện

- Tồng số lượng 1thuốc đại diện xuất/Tổng số lượng thuốc nhập đại diện

- Tông số lượng 1thuốc đại diện tồn/Tổng số lượng thuốc nhập đại diện

Số phiếu nhập theo FEFO/Số phiếu nhập

- Số phiếu nhập

- Số phiếu nhập theo FEFO Kiểm tra thẻ

kho 20 mặt hàng đại diện

Tỷ lệ hàng xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO

Số phiếu xuất theo FEFO/Số phiếu xuất

- Số phiếu xuất

- Số phiếu xuất theo FEFO

Tỷ lệ hàng xuất kho đúng lô

Số thuốc xuất đúng lô/Tổng

số thuốc kiểm tra

- Tổng số thuốc kiểm tra

- Số thuốc xuất đúng lô

Quan sát trực tiếp trong 3 ngày với 10 phiếu xuất

Tỷ lệ hàng xuất kho theo FEFO

Số thuốc theo FEFO/Tổng số thuốc kiểm tra

- Tổng số thuốc kiểm tra

-Số thuốc theo FEFO

20 khoản sau kiểm kê

Số lượng thuốc thừa / Số thuốc trong 01 khoản

- Số lượng thuốc thừa

- Số thuốc trong

01 khoản Báo cáo kiểm

kê hàng tháng

Số lượng từng khoản thuốc thiếu /

20 khoản sau kiểm kê

Số lượng thuốc thiếu/ Số thuốc trong 01 khoản

- Số lượng thuốc thiếu

- Số thuốc trong

01 khoản

Tỷ lệ khoản mục đúng số lượng sau kiểm kê

Số khoản mục đúng số lượng / Tổng số khoản mục kiểm kê

- Tổng số khoản mục kiểm kê

- Số khoản mục đúng số lượng

Báo cáo kiểm

kê hàng tháng

Hư hao Tỷ lệ hư hao

Tổng giá trị hàng hỏng vỡ,

hư hao/ Giá trị hàng hóa quản

lý

- Tổng giá trị hàng hỏng, hư hao

- Giá trị hàng hóa quản lý

Báo cáo hư hao hàng tháng

Hàng trả

về

Xử lý hàng trả về

Thống kê số lượng, giá trị, lý

do và hướng xử

lý

- Số lượng hàng trả về- Giá trị hàng trả về

Báo cáo hàng trả về kho biệt trữ

2.2.3 Phương pháp thu thập số liệu

Từ các số liệu sẵn có và thông qua khảo sát thực tế như:

+ Báo cáo tổ chức biên chế nhân lực hàng năm của kho

+ Báo cáo tổng hợp về cơ sở vật chất và trang thiết bị hàng năm của kho + Các báo cáo liên quan đến tồn kho, kiểm kê cuối tháng, tổng kiểm kê 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm, sổ sách ghi chép nhiệt độ, độ ẩm, nhật ký giao hàng, các phiếu xuất hàng và nhập hàng trong năm 2016

* Các biểu mẫu thu thập số liệu nghiên cứu khảo sát gồm có:

- Dựa vào danh sách nhân sự kho thành phẩm Biểu mẫu thu thập số liệu

về trình độ chuyên môn của kho - tại phụ lục 1

- Dựa vào cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản và dự trữ hiện có của kho Dược Tổng như diện tích, chiều cao… Biểu mẫu thu thập số liệu về diện tích, loại nhà của kho - tại phụ lục 2

Tính diện tích nghiệp vụ là diện tích để xếp và bảo quản hàng hoá được gọi là diện tích hữu ích

- Thông qua thống kê số lượng về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho Biểu mẫu thu thập số liệu về các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản tại kho - tại phụ lục 3

- Dựa vào số lượng các trang thiết bị phòng cháy, chữa cháy hiện có ở kho Dược Tổng Biểu mẫu thu thập số liệu về các phương tiện chữa cháy - tại phụ lục 4

- Dựa vào sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm tại kho Dược Tổng năm 2016 theo quy định của kho: ngày ghi 2 lần sáng 9h00, chiều 15h00 có đầy đủ chữ ký của người theo dõi và trưởng kho

Tổng số ngày khảo sát là 365 ngày: kiểm tra sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm của kho và tính xem trong năm 2016 có bao nhiêu ngày không kiểm soát nhiệt

độ, bao nhiêu ngày kiểm soát nhiệt độ đủ 2 lần/ngày theo quy định và bao nhiêu ngày chỉ kiểm soát nhiệt độ 1 lần/ngày Biểu mẫu thu thập số liệu về số ngày kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm - tại phụ lục 5

- Khảo sát thực tế nhiệt độ, độ ẩm của kho thuốc trong một số ngày, ghi lại nhiệt độ, độ ẩm của kho vào đầu giờ và cuối giờ theo quy định phải ghi chép lấy kết quả trung bình và so sánh với kết quả thực tế của kho đã ghi chép

Nếu nhiệt độ khảo sát bằng nhiệt độ ghi trong sổ ± 10

C và độ ẩm khảo sát bằng độ ẩm ghi trong sổ ± 2%, thì coi kết quả khảo sát nhiệt độ, độ ẩm và kết quả ghi trong “Sổ ghi chép nhiệt độ, độ ẩm” là giống nhau và đạt

Nếu chỉ ghi 1 lần trong ngày, ghi cùng 1 lúc 2 lần, ghi không đúng giờ quy định coi như không đạt Biểu mẫu thu thập số liệu theo dõi thực tế sổ ghi chép - tại phụ lục 6

- Để thu thập các số liệu liên quan đến hoạt động dự trữ ta dựa vào các báo cáo thường xuyên tổng số các khoản hàng dự trữ, xuất nhập trong tháng, trong năm 2016 và chọn ra 20 mặt hàng có số lượng xuất nhập lớn và nhạy cảm trong công tác bảo quản, 20 khoản hàng có số lượng nhập lớn là:

Bảng 2.5 Danh mục 20 khoản hàng nhập kho lớn trong năm 2016

Số

2 Tarceva 150mg V/10 H/30 viên 6150 Thuốc ung thư

5 Reamberin 1,5%-400ml H/1 chai 24000 DD truyền

7 Human Albumin, 20% 100ml H/1 chai 2464 Đạm truyền

8 Ciprofloxacin Polpharma 400mg H/1 chai 16400 Thuốc K/sinh

10 Tienam* 560mg/571mg H/50 lọ 7688 Thuốc K/sinh

11 Unamoc 500/500mg V/5 H/15 viên 239940 Thuốc K/sinh

12 Combilipid peri 1440ml T/10 túi 5470 Đạm truyền

13 Sodium chloride, 0.9% T/20 chai 313575 Dịch truyền

14 Diamicron MR 60mg v/15 H/30 viên 271060 Thuốc trịđ/t đường

15 Dompan forte, V/10 H/20 viên 347940 Thuốc tiêu hóa

16 Daflon, 450mg+50mg, V/15 H/60 viên 360330 Thuốc tri viêm t/m

17 Vastarel Mr, 35mg, V/15 H/30 viên 428040 Thuốc c/đ t/ngực

18 Coveram 5mg/5mg, H/30 viên 202628 Thuốc tim mạch

19 Coversyl, 5mg,V/15 H/30 viên 204592 Thuốc tim mạch

20 Brexin , 20mg,V/10 H/20 viên 132000 Thuốc kháng viêm

- Để thu thập số liệu về thực hiện nguyên tắc dự trữ dựa vào số lượng nhập so với số lượng xuất và số lượng tồn của 1 thuốc trong kho của 20 mặt hàng trên trong năm 2016 Nếu tồn kho từ 100% đến 150% so với số lượng xuất

là phù hợp - tại phụ lục 7

- Dựa vào phiếu xuất, nhập kho của 20 mặt hàng trên trong năm 2016 so sánh hạn dùng của lô thuốc vừa nhập với lô có hạn dùng dài nhất nhập trước đó Nếu hạn dùng của lô vừa nhập dài hơn hoặc bằng hạn dùng của lô nhập trước đó thì lô vừa nhập có tuân theo nguyên tắc FIFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số

lô, hạn dùng của một số mặt hàng nhập kho năm 2016 - tại phụ lục 8

- Để thu thập số liệu về thực hiện các nguyên tắc trong xuất nhập dựa vào

số lô, hạn dùng của lô được xuất so với số lô, hạn dùng của lô có hạn dùng ngắn nhất trong kho của 20 mặt hàng có trên trong năm 2016 Nếu 2 lô trùng nhau hàng xuất đi tuân theo nguyên tắc FEFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số mặt hàng xuất kho năm 2016 - tại phụ lục 9

- Để đánh giá sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho trong thực tế, tiến hành kiểm tra 03 lần, mỗi lần 10 phiếu xuất có số lượng hàng xuất đi nhiều nhất vào các ngày 09/6/2017, 19/6/2017 và 29/6/2017 Với mỗi thuốc được xuất trong hóa đơn tiến hành ghi lại số lô và đối chiếu số lô đó so với số lô ghi trên hóa đơn và số lô thực tế còn lại trong kho, đem so sánh số lô trong hóa đơn với

số lô thực xuất Nếu không giống nhau thì ta đem so với số lô có hạn dùng ngắn nhất hiện có trong kho, nếu trùng nhau thuốc xuất kho tuân theo nguyên tắc FEFO Biểu mẫu thu thập số liệu về số lô, hạn dùng của một số phiếu đó xuất trong thực tế - tại phụ lục 10

- Để so sánh sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với sổ sách của các mặt hàng năm 2016 ta lấy trong báo cáo kiểm kê hàng tháng của hội đồng kiểm

kê Biểu mẫu thu thập số liệu về sự chênh lệch số lượng tồn kho thực tế so với

sổ sách của một số mặt hàng năm 2016 - tại phụ lục 11,12, 13

- Căn cứ vào các phiếu nhập xuất đảo lô vào cuối mỗi kỳ kiểm kê ta có số liệu về các lô xuất sai, không đúng theo phiếu xuất

- Để thu thập số liệu về hàng trả về ta thu thập từ các báo cáo hàng nhập kho biệt trữ và đề nghị xử lý hàng sau kiểm kê của hội đồng kiểm kê

2.2.4 Phương pháp xử lý và trình bày số liệu

- Xử lý số liệu, trình bày bảng, biểu đồ minh họa bằng phần mềm Microsof Excel 2007 và trình bày trên Microsof word 2007

- Phân tích số liệu: Phương pháp so sánh liên hoàn số liệu theo tháng, theo các phân loại khác nhau, so sánh tỷ lệ

Chương 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

3.1 Thực trạng công tác bảo quản thuốc thành phẩm tại kho Dược Tổng - Khoa Dược - Bệnh viện Quân y 175 năm 2016

3.1.2 Cơ sở vật chất

* Địa điểm:

Kho thuốc được xây dựng trong khuôn viên Bệnh viện Quân y 175 tại số

786 Nguyễn Kiệm, Phường 03, Quận Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh

Nhà kho được thiết kế, xây dựng đáp ứng các yêu cầu bảo quản thuốc thành phẩm, chắc chắn, cao ráo, an toàn, thuận tiện cho việc phòng cháy chữa cháy, thuận tiện cho việc xuất nhập hàng hóa Nhà kho có đủ các khu vực theo yêu cầu quy định: Khu vực tiếp nhận, khu vực kiểm tra hàng, khu vực cấp phát, khu vực bảo quản thuốc, Trong kho có bố trí khu vực riêng để bảo quản thành phẩm

thuốc Gây nghiện - Hướng tâm thần và Tiền chất với cửa khóa chắc chắn Các khu vực bảo quản đều được bố trí riêng biệt đảm bảo theo điều kiện bảo quản: bảo quản nhiệt độ phòng, bảo quản mát và bảo quản lạnh Tuy nhiên nhà kho thiết kế bảo quản dịch truyền - đạm truyền nhỏ hơn so với yêu cầu, do đó chưa đáp ứng được mục tiêu dự trữ thuốc thường xuyên

3.1.3 Trang thiết bị trong kho

3.1.3.1 Trang thiết bị văn phòng

Kết quả khảo sát trang thiết bị văn phòng của kho năm 2016 thể hiện trong bảng 3.8

Bảng 3.8 Trang thiết bị văn phòng kho năm 2016

175 Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kho đã được chỉ huy Bệnh viện quan tâm và được triển khai sớm, đặc biệt thường xuyên nâng cấp phần mềm theo dự án CNTT của Bộ Quốc Phòng

Tính năng của phần mềm quản lý eHospital 175 bằng hệ thống máy vi tính trong công tác dự trữ gồm: