khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc tại kho thuốc thành phẩm của công ty cổ phần dược vật tư y tế thanh hóa năm 2017

BỘ Y TẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI PHẠM MINH TRANG KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI KHO THUỐC THÀNH PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC – VẬT TƢ Y TẾ THANH HÓA NĂM 2017 LUẬN VĂN DƢỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I HÀ NỘI 2019 BỘ Y TẾ TRƢỜNG ĐẠI HỌC DƢỢC HÀ NỘI PHẠM MINH TRANG KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI KHO THUỐC THÀNH PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC – VẬT TƢ Y TẾ THANH HÓA NĂM 2017 LUẬN VĂN DƢỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I CHUYÊN NGÀNH: Tổ chức quản lý Dƣợc MÃ SỐ: CK 60 72 04 12 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: GS.TS Nguyễn Thanh Bình Thời gian thực hiện: 07/2018 - 11/2018 HÀ NỘI 2019 LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình học tập, nghiên cứu hồn thành luận văn này, tơi nhận đƣợc giúp đỡ tận tình Thầy giáo, Cô giáo trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội, Ban lãnh đạo cơng ty CP Dƣợc – VTYT Thanh Hóa toàn thể anh chị, bạn bè đồng nghiệp Lời đầu tiên, xin đƣợc gửi lời cảm ơn sâu sắc tới GS TS Nguyễn Thanh Bình, ngƣời gợi ý, tìm hƣớng trực tiếp hƣớng dẫn nghiên cứu, giúp đỡ tơi hồn thành luận văn Tơi xin trân trọng cảm ơn Thầy giáo, Cô giáo Ban Giám hiệu, Phòng Đào tạo sau đại học, Bộ môn Quản lý Kinh tế dƣợc mơn có liên quan Trƣờng Đại Học Dƣợc Hà Nội tận tình giảng dạy tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình học tập nghiên cứu Nhân dịp này, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo công ty CP Dƣợc – VTYT Thanh Hóa, nơi tơi cơng tác tạo điều kiện cho đƣợc học, giúp đỡ tơi suốt q trình học tập, nghiên cứu tra cứu số liệu Cuối cùng, xin bày tỏ lòng biết ơn gia đình, bạn bè đồng nghiệp luôn bên cạnh động viên giúp đỡ thực luận văn Một lần tơi xin chân thành cảm ơn! Thanh Hóa, tháng 11 năm 2018 Học viên Phạm Minh Trang MỤC LỤC ĐẶT VẤN ĐỀ Chƣơng 1: TỔNG QUAN 1.1 TỔNG QUAN VỀ TỒN TRỮ THUỐC .3 1.1.1 Bảo quản thuốc 1.1.2 Dự trữ thuốc 1.1.3 Hồ sơ tài liệu 10 1.2 MỘT VÀI NÉT VỀ THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC CỦA VIỆT NAM TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY 11 1.3 MỘT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC- VẬT TƢ Y TẾ THANH HÓA…………… 12 1.3.1 Thông tin chung công ty 12 1.3.2 Quá trình hình thành phát triển 13 1.3.3 Sơ đồ tổ chức công ty 15 1.3.4 Hệ thống phân phối 17 1.3.5 Vài nét kho thuốc thành phẩm 17 Chƣơng 2: ĐỐI TƢỢNG VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20 2.1 ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU 20 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 20 2.2.1 Biến số nghiên cứu 20 2.2.2 Thiết kế nghiên cứu 23 2.2.3 Phƣơng pháp thu thập số liệu 25 2.2.5 Xử lý phân tích số liệu 27 Chƣơng 3: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 29 3.1 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG BẢO QUẢN THUỐC TẠI KHO THUỐC THÀNH PHẨM CÔNG TY NĂM 2017 29 3.1.1 Tổ chức nhân kho thuốc 29 3.1.2 Diện tích khu vực bảo quản kho thuốc 29 3.1.3 Trang thiết bị bảo quản 31 3.1.4 Trang thiết bị vận chuyển, chất xếp hàng hóa 32 3.1.5 Trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh kho 33 3.1.6 Hệ thống tài liệu kho thuốc 33 3.1.7 Cơng tác kiểm sốt nhiệt độ, độ ẩm 34 3.2 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG DỰ TRỮ THUỐC TẠI KHO THUỐC THÀNH PHẨM CÔNG TY NĂM 2017 37 3.2.1 Giá trị xuất, nhập, tồn kho thuốc năm 2017 37 3.2.2 Tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho 39 3.2.3 Kết kiểm kê kho thuốc năm 2017 40 3.2.4 Hàng thu hồi, trả 42 Chƣơng 4: BÀN LUẬN 43 4.1 VỀ THỰC TRẠNG BẢO QUẢN THUỐC TẠI KHO THUỐC THÀNH PHẨM CÔNG TY NĂM 2017 43 4.1.2 Các khu vực bảo quản kho thuốc 43 4.1.3 Cơng tác kiểm sốt nhiệt độ, độ ẩm 44 4.1.4 Trang thiết bị khác kho thuốc 46 4.2 VỀ THỰC TRẠNG DỰ TRỮ THUỐC TẠI KHO THUỐC THÀNH PHẨM CÔNG TY NĂM 2017 48 4.2.1 Về lƣợng xuất, nhập, tồn thuốc kho thuốc năm 2017 48 4.2.2 Sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho 49 4.2.3 Sự khớp sổ sách thực tế qua lần kiểm kê 50 4.2.4 Hàng thu hồi, trả 51 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 53 KẾT LUẬN .53 KIẾN NGHỊ 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Thành chữ BYT Bộ Y tế CBCNV Cán công nhân viên DSĐH Dƣợc sĩ đại học DSTH Dƣợc sĩ trung học FIP Liên đoàn dƣợc phẩm quốc tế FIFO Nhập trƣớc xuất trƣớc FEFO Hết hạn trƣớc xuất trƣớc GDP GSP Good Distribution Practices (Thực hành tốt phân phối thuốc) Good Store Practices (Thực hành tốt bảo quản thuốc) KD Kinh doanh PCCC Phòng cháy chữa cháy PCBL Phòng chống bão lụt PTGĐ Phó Tổng giám đốc THEPHACO Công ty Cổ phần Dƣợc-Vật tƣ Y tế Thanh Hóa TNHH MTV Trách nhiệm hữu hạn thành viên UBND Ủy ban nhân dân VTYT Vật tƣ Y tế DANH MỤC CÁC BẢNG Tên bảng Bảng 1.1 Bảng 2.2 Bảng 3.3 Bảng 3.4 Bảng 3.5 Bảng 3.6 Bảng 3.7 Bảng 3.8 Bảng 3.9 Bảng 3.10 Bảng 3.11 Bảng 3.12 Bảng 3.13 Bảng 3.14 Bảng 3.15 Bảng 3.16 Nội dung Quy định nhiệt độ kho Các biến số nghiên cứu thực trạng tồn trữ thuốc kho thuốc thành phẩm Trình độ nhân kho thuốc năm 2017 Diện tích khu vực bảo quản kho thuốc Trang thiết bị bảo quản kho thuốc Trang thiết bị vận chuyển, chất xếp kho thuốc Trang thiết bị PCCC, PCBL, vệ sinh kho thuốc Tài liệu, sổ sách kho thuốc Kết ghi chép theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho thuốc năm 2017 Kết theo dõi thực tế ghi chép theo quy định kho thuốc Giá trị xuất, nhập, tồn theo tháng kho thuốc năm 2017 Số thuốc kiểm tra xuất lô theo nguyên tắc FEFO Số thuốc kiểm tra xuất theo nguyên tắc FIFO Số khoản kiểm kê kho thuốc năm 2017 Giá trị khoản hàng kiểm kê kho thuốc năm 2017 Hàng trả kho thuốc năm 2017 Trang 20 29 30 31 32 33 34 35 36 38 39 39 40 41 42 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Tên hình Hình 1.1 Hình 1.2 Hình 2.3 Hình 3.4 Nội dung Sơ đồ tổ chức Cơng ty Sơ đồ tổ chức Tổng kho dƣợc Sơ đồ tóm tắt nội dung nghiên cứu Sơ đồ kho thuốc Trang 16 18 24 31 ĐẶT VẤN ĐỀ Thuốc sản phẩm đặc biệt có liên quan trực tiếp đến sức khỏe cộng đồng thành phần thiết yếu sách y tế quốc gia Việc sản xuất thuốc cung ứng thuốc đạt chất lƣợng, kịp thời, đủ số lƣợng yêu cầu cần thiết sở khám chữa bệnh cung cấp thuốc Để đáp ứng nhu cầu sử dụng thuốc cho cơng tác phòng, điều trị chẩn đốn bệnh, thuốc sản xuất nƣớc nhập không ngừng tăng số lƣợng, phong phú chủng loại, dạng bào chế Cùng với mạng lƣới phân phối phát triển rộng khắp nƣớc Để thực tốt mục tiêu phân phối thuốc phải đảm bảo tồn trữ thuốc cho thuốc đƣợc cung cấp đầy đủ kịp thời, đảm bảo chất lƣợng giảm thiểu chi phí Chất lƣợng thuốc khơng phụ thuộc vào cơng nghệ sản xuất mà phụ thuộc lớn vào q trình phân phối cơng tác tồn trữ Cơng tác tồn trữ khơng có ý nghĩa mặt chuyên môn đảm bảo chất lƣợng thuốc, mà có ý nghĩa mặt kinh tế xã hội, giúp việc sử dụng nguồn thuốc có hiệu quả, kinh tế, giảm thiểu chi phí cho ngƣời dùng Để tăng cƣờng công tác quản lý chất lƣợng thuốc khâu tồn trữ nhắm đảm bảo cung cấp thuốc có chất lƣợng đến tay ngƣời sử dụng, ngày 29/6/2001 Bộ Y tế ban hành Quyết định 2701/2001/QĐ-BYT việc triển khai áp dụng GSP “Nguyên tắc thực hành tốt bảo quản thuốc” Và sau định số 02/QĐHN- BYT ngày 04 tháng 10 năm 2013, Bộ trƣởng Y tế quy định việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” Công ty Cổ phần Dƣợc – Vật tƣ y tế Thanh Hóa với hệ thống phân phối sản phẩm sâu rộng, gồm chi nhánh nội, ngoại tỉnh Để thực tốt mục tiêu phân phối thuốc tốt tồn trữ thuốc đƣợc xác định công tác thƣờng xuyên, trọng tâm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Kho thuốc thành phẩm công ty nơi tồn trữ tất sản phẩm kinh doanh cơng ty, với giá trị hàng hóa lên đến hàng trăm tỷ đồng Để tìm hiểu, khảo sát yếu tố ảnh hƣởng đến công tác tồn trữ thuốc, góp phần nâng cao chất lƣợng cơng tác tồn trữ thuốc kho, tiến hành đề tài: “Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc kho thành phẩm cơng ty Cổ phần Dƣợc – VTYT Thanh Hóa năm 2017” với mục tiêu sau: Đánh giá thực trạng bảo quản thuốc kho thuốc thành phẩm Cơng ty cổ phần Dược – VTYT Thanh Hóa năm 2017 Đánh giá thực trạng dự trữ thuốc kho thuốc thành phẩm Công ty cổ phần Dược – VTYT Thanh Hóa năm 2017 Từ đề xuất kiến nghị góp phần nâng cao hiệu công tác bảo quản dự trữ thuốc kho thuốc thành phẩm Cơng ty cổ phần DƣợcVTYT Thanh Hóa tủ lạnh, tủ bảo ôn cho điều kiện bảo quản thuốc điều kiện lạnh Hệ thống điều hòa trung tâm đƣợc bật ngày theo hành Riêng tủ lạnh, kho mát đƣợc trì hệ thống điều hòa, tủ lạnh 24h/ ngày đêm ln trì đƣợc nguồn điện, có hệ thống máy phát điện dự phòng có cố điện Ngồi ra, để đảm bảo nhiệt độ kho, công ty có lắp đặt hệ thống kiểm sốt nhiệt độ tự điều chỉnh, nhiệt độ kho nằm giới hạn quy định, hệ thống tự động điều chỉnh điều hòa để đảm bảo nhiệt độ; đồng thời có chng đèn cảnh báo giúp thủ kho nhận biết kịp thời có vấn đề nhiệt độ, độ ẩm khu vực bảo quản Hệ thống thiết bị bảo quản thƣờng xuyên đƣợc bảo trì bảo dƣỡng kịp thời sửa chữa có hƣ hỏng Các thiết bị theo dõi nhiệt độ, độ ẩm đƣợc trang bị đầy đủ, phù hợp nhiều vị trí kho, hàng năm đƣợc định kì kiểm định Tuy nhiên việc hệ thống điều hòa khơng khí trung tâm đƣợc bật đƣợc mở lần làm việc, nhƣng hết làm việc tắt, nên vào ngày hè nắng nóng khơng đảm bảo đƣợc nhiệt độ, độ ẩm theo quy định Các nhiệt ẩm kế giúp cho việc theo dõi số đo nhiệt độ, độ ẩm kho, xem có đáp ứng đƣợc điều kiện bảo quản theo yêu cầu hay không Nếu không đáp ứng đƣa giải pháp xử lý tình cụ thể có báo cáo với lãnh đạo kho để tìm phƣơng án khắc phục Vào ngày độ ẩm khơng khí cao 70% sử dụng thêm máy hút ẩm kho Ngoài sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cơng tác bảo quản thuốc hoạt động theo dõi bảo quản quan trọng Qua kết khảo sát, việc theo dõi ghi chép nhiệt độ, độ ẩm lần/ngày kho đƣợc thực tƣơng đối nghiêm túc, nhiên số vị trí việc theo dõi ghi chép chƣa đạt yêu cầu Vào ngày thứ 7, chủ nhật ngày nghỉ lễ khơng mở điều hòa, nhƣ khơng thực việc theo dõi ghi chép nhiệt độ, độ ẩm kho 45 thuốc, khơng đảm bảo đƣợc tuân thủ hoàn hoàn điều kiện bảo quản thuốc theo khuyến cáo nhà sản xuất Theo kết khảo sát Thái Nguyên năm 2016, việc theo dõi số lần ghi nhiệt độ độ ẩm kho đƣợc thực tƣơng đối tốt, đạt yêu cầu GSP lần/ngày Chỉ có kho cấp phát thuốc nội trú kho cấp phát thuốc cho bệnh nhân ngoại trú có 04 ngày/247 ngày làm việc năm 2016 thủ kho không theo dõi nhiệt độ, độ ẩm có tổng 08 ngày theo dõi nhiệt độ, độ ẩm 01 lần/ngày [19] 4.1.4 Trang thiết bị khác kho thuốc Ngồi trang thiết bị phục vụ cơng tác trì kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm, qua khảo sát thực tế cho thấy, hệ thống kho thuốc đƣợc trang bị tƣơng đối đầy đủ trang thiết bị khác để phục vụ tốt công tác nghiệp vụ kho nhƣ công tác dự trữ thuốc Các trang thiết bị tình trạng sử dụng tốt, đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc Các giá kệ hàng, pallet nhựa đƣợc trang bị đầy đủ, với số lƣợng palet lớn số pallet cần để đặt để hàng giá kệ, pallet dùng đặt để tạm thời hàng xuất nhập, tránh tƣợng hàng hóa bị đặt để sàn nhà Các xe nâng xe đẩy hàng hoạt động tốt phục vụ tốt cho trình vận chuyển, xếp hàng hóa, hai xe hoạt động nhờ ắc quy tích điện nên đảm bảo hoạt động xảy cố điện Khoảng cách dãy giá kệ thuận tiện cho việc lại xe nâng chở hàng xe đẩy hàng nhƣ việc chất xếp, bốc dỡ hàng hóa Kho thuốc thành phẩm đƣợc trang bị máy tính nối mạng nội với phần mềm kế toán, cho phép truy cập thơng tin xuất nhập hàng hóa Việc theo dõi xuất nhập hàng hóa kho sử dụng phầm mềm, riêng có xuất nhập tồn thuốc gây nghiện, hƣớng tâm thần tiền chất sử dụng sổ sách ghi chép theo dõi theo quy định pháp luật 46 Hệ thống đèn chiếu sáng với công suất phù hợp đƣợc thiết kế công tắc bật tắt cần thiết, đảm bảo đủ ánh sáng làm việc tiết kiệm điện khơng cần dùng đến Có cầu giao điện riêng khu vực để hết làm việc có khu vực đƣợc đóng ngắt điện, đảm bảo có điện cho khu vực bảo quản đặc biệt mà đảm bảo an toàn điện Hệ thống báo cháy tự động cho phép kiểm soát cố cháy nổ nhanh làm việc Các phƣơng tiện, dụng cụ phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt đƣợc trang bị đầy đủ, hàng năm có kiểm tra, bảo dƣỡng, thay Nhà kho đƣợc xây dựng kiên cố, chắn với nhà cao nên hàng hóa tránh đƣợc việc bị ảnh hƣởng mƣa gió, bão lụt Cơng tác phòng cháy chữa cháy phòng chống lụt bão nhiệm vụ trọng tâm Công ty, để tránh việc hƣ hại tài sản gây tổn thất kinh tế Kho đƣợc trang bị đầy đủ phƣơng tiện, dụng cụ để phục vụ cho việc vệ sinh kho nhƣ máy hút bụi, loại chổi lau, dung dịch vệ sinh Các giá kệ đƣợc vệ sinh thƣờng xuyên, lối đƣợc giữ sẽ, thơng thống Trang thiết bị kho đƣợc công ty đầu tƣ trang bị đại, tới đảm bảo tốt cho trình bảo quản hàng hóa kho Tuy nhiên với lƣợng nhập xuất hàng qua kho lớn ngày gia tăng cần thƣờng xuyên làm công tác kiểm tra nhƣ bảo trì thiết bị kho, tránh tình trạng hƣ hỏng khơng có thiết bị thay 4.1.5 Hồ sơ tài liệu kho thuốc Theo tiêu chuẩn GSP, qui trình thao tác cần phải có sẵn, treo nơi dễ đọc Các qui trình thao tác chuẩn đƣợc phê duyệt xác định phƣơng pháp làm việc khu vực nhà kho - Phải có hệ thống sổ sách thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi việc xuất nhập thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lƣợng, chất 47 lƣợng thuốc, nhà cung cấp, nhà sản xuất đáp ứng qui định pháp luật Nếu loại sổ sách đƣợc vi tính hố phải tn theo qui định pháp luật - Đối với việc cấp phát, tiếp nhận thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hƣớng tâm thần phải tuân theo qui định hồ sơ tài liệu qui chế liên quan Qua khảo sát kho thuốc thành phẩm Công ty trang bị đầy đủ quy trình thao tác chuẩn, sổ sách ghi chép thích hợp, có sổ sách theo dõi việc tiếp nhận, cấp phát thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hƣớng tâm thần theo qui định hồ sơ tài liệu qui chế liên quan, đáp ứng yêu cầu GSP 4.2 VỀ THỰC TRẠNG DỰ TRỮ THUỐC TẠI KHO THUỐC THÀNH PHẨM CÔNG TY NĂM 2017 4.2.1 Về lƣợng xuất, nhập, tồn thuốc kho thuốc năm 2017 Lƣợng thuốc lƣu chuyển dự trữ kho lớn, có giá trị tồn kho thƣờng xuyên khoảng 60 tỷ đồng Qua kết khảo sát, giá trị tiền thuốc tồn kho tháng tƣơng đối đồng Tồn thấp tháng 57,2 tỷ đồng, tháng tồn cao 82,9 tỷ đồng Giá trị tồn kho đầu kỳ thuốc nhập tháng đáp ứng đƣợc nhu cầu sử dụng Mức tồn kho thuốc trung bình năm 2017 1,4 tháng sử dụng, phù hợp với mức hạch tốn chi tiêu Cơng ty Theo khảo sát năm 2016, trung tâm y tế thành phố Thái Nguyên, giá trị tiền thuốc tồn kho tháng không đồng đều, tồn thấp tháng 1.603,4 triệu đồng, tháng tồn cao 2.660,9 triệu đồng Giá trị thuốc tồn đầu kỳ nhiều giá trị sử dụng kỳ, trung bình 3,2 [19] Lƣợng nhập xuất tăng cao tháng đầu quý, lƣợng nhập lƣợng xuất, có nhiều nguyên nhân Kho kiểm kê theo quý nên thƣờng tới kỳ 48 kiểm kê phận gọi hàng thƣờng hạn chế lƣợng tồn kho, sau kiểm kê quý xong gọi hàng nhiều Bên cạnh đó, đầu quý thƣờng chi nhánh lấy hàng nhiều hơn, cuối quý chi nhánh phải chốt tồn kho báo cáo với Công ty nên nhập hàng để hạn chế lƣợng tồn 4.2.2 Sự tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho Thực quy trình tiếp nhận xuất hàng đảm bảo cho thuốc khơng có sai sót số lƣợng nhƣ chất lƣợng Số lƣợng mặt hàng chủng loại mặt hàng đa dạng, phong phú nhƣng kho thuốc ln đạt đƣợc tiêu chí nhập, xuất theo nguyên tắc hàng hết hạn trƣớc- xuất trƣớc, hàng nhập trƣớc- xuất trƣớc Quá trình tiếp nhận đƣợc tiến hành chặt chẽ, xác từ hàng kho bƣớc tiến hành trình tiếp nhận đƣợc thực nghiêm túc theo quy trình, nhân viên tiếp nhận kiểm tra nhận đầy đủ số lƣợng hàng hóa Khi giao nhận hàng hóa, có nhân viên tiếp nhận, thủ kho kiểm tra Ngoài việc kiểm đếm đủ số lƣợng hàng, nhân viên kho có trách nhiệm xem xét cảm quan hàng hóa, phát vấn đề liên quan tới chất lƣợng trả lại cho khách hàng Qua khảo sát việc thực xuất hàng kho thuốc thành phẩm Công ty, tỷ lệ xuất lô 100% Tỷ lệ xuất hàng theo nguyên tắc hết hạn trƣớcxuất trƣớc (FEFO) 100% Đƣa công nghệ thông tin ứng dụng vào quản lý, việc theo dõi số lƣợng xuất nhập đƣợc thực phần mềm kế tốn, mặt hàng phiếu xuất 100% tuân theo nguyên tắc FEFO, công tác nghiệp vụ kho đƣợc trọng nên tất mặt hàng thực xuất trùng với hàng phiếu xuất Qua khảo sát việc thực xuất hàng kho thuốc thành phẩm Công ty, tỷ lệ hàng xuất theo FIFO thấp 98,38% phần nguyên nhân kho thuốc định vị hàng hóa theo lơ, lơ mà có nhiều lần 49 nhập kho khác việc xuất hàng tuân thủ theo nguyên tắc hàng nhập trƣớc- xuất trƣớc (FIFO) gặp khó khăn Khi kiện hàng nhập kho trƣớc đƣợc xếp vào bên dƣới, kiện hàng nhập sau thƣờng để bên nên dễ lấy hơn, xuất hàng thủ kho xem xét xuất hàng lơ phiếu xuất kiện để trƣớc Trong tuân thủ nguyên tắc xuất nhập kho, ƣu tiên FEFO Thủ kho thƣờng xuyên kiểm tra số lô hạn dùng hàng hóa kho, phát hàng cận hạn để từ tuân thủ nguyên tắc FEFO FIFO cho phù hợp, mục đích để thuốc kho khơng rơi vào tình trạng cận cạn khơng xuất bán đƣợc dẫn đến hết hạn, gây tổn thất mặt kinh tế 4.2.3 Sự khớp sổ sách thực tế qua lần kiểm kê Trong năm công tác kiểm kê kho đƣợc lên kế hoạch kiểm tra chặt chẽ, Công ty định kỳ tiến hành kiểm kê, đối chiếu hàng tồn thực tế so với sổ sách Việc kiểm kê đƣợc thực theo q, hội đồng kiểm kê gồm có kế tốn, thủ kho nhân viên đảm bảo chất lƣợng Qua khảo sát kết kiểm kê sổ sách thực tế theo q năm 2017 khơng có khoản mục hàng thừa, hàng thực xuất đủ so với phiếu xuất Cũng theo khảo sát kho thành phẩm cơng ty Dƣợc Thanh Hóa năm 2014, kết kiểm kê sổ sách thực tế có lệch thấp 2-3% lơ bị lệch, giá trị thừa thiếu nhỏ so với giá trị hàng hóa quản lý kho [13] Qua khảo sát ta thấy giá trị hàng thiếu hỏng kho sau kỳ kiểm kê quý I,II IV năm 2017 nhỏ giới hạn cho phép Riêng quý III 0,74% tổng giá trị hàng hóa, cao giới hạn cho phép (0,5%) Nguyên nhân dẫn đến tình trạng hàng hóa hết hạn cộng với hỏng vỡ nguyên nhân vận chuyển, chất xếp gây thiệt hại kinh tế 50 Tổng giá trị hàng thiếu hỏng năm 2017 kho 726 triệu đồng Theo báo cáo tài Cơng ty năm 2017, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 11.847 triệu đồng Hàng thiếu hỏng kho chiếm tỷ lệ 6,13% lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Theo khảo sát năm 2015, kho thành phẩm công ty cổ phần Dƣợc Vật tƣ Y tế Thanh Hóa, giá trị hƣ hao kho cao chiếm đến 3,76% lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh, chủ yếu kho hàng dịch truyền kho hàng công ty sản xuất Hƣ hao nguyên nhân từ kho từ sách kinh doanh công ty, nhiên với giá trị chiếm đến 3,76% [13] Công ty thực kiểm kê theo quý sau lần kiểm kê có định xử lý hàng hết hạn, hỏng hƣ hao Chính ngƣời thủ kho nên thƣờng xuyên theo dõi hạn dùng thuốc, phát có trƣờng hợp thuốc hết hạn báo cáo với lãnh đạo kho để chuyển hàng sang khu vực biệt trữ, không để thuốc hết hạn để bảo quản chung với thuốc khác 4.2.4 Hàng thu hồi, trả Các hàng thu hồi, trả phải có kèm theo biên trả hàng biên thu hồi đƣợc đồng ý lãnh đạo công ty Bộ phận kiểm nhận kiểm tra số lƣợng, số lô theo biên Các mặt hàng bị trả đƣợc chuyển vào khu vực biệt trữ dán nhãn theo quy định Các thuốc đƣợc đƣa trở lại kho thuốc để lƣu thông, phân phối, sử dụng sau phận bảo đảm chất lƣợng đánh giá thuốc đạt tiêu chuẩn chất lƣợng đảm bảo an toàn cho ngƣời sử dụng Nếu phận bảo đảm chất lƣợng đánh giá không đảm bảo chất lƣợng, khơng đảm bảo an tồn cho ngƣời sử dụng không đƣợc đƣa vào sử dụng phải đƣợc xử lý theo qui định pháp luật Theo khảo sát năm 2017, mặt hàng trả kho hàng không đạt tiêu chuẩn chất lƣợng Sau kỳ kiểm kê có định xử lý mặt hàng không đạt chất lƣợng, phƣơng pháp đƣa hủy việc hủy hội đồng hủy thuốc Công ty thực hiện, có lƣu lại tồn hồ sơ hủy 51 Trong theo khảo sát năm 2015, mặt hàng điều trả hàng công ty sản xuất, lại không đƣợc biệt trữ theo điều kiện bảo quản thuốc nên hƣớng xử lý mặt hàng trả chờ hủy Giá trị mặt hàng điều chờ hủy gần 28 triệu đồng, nhỏ so với 14,67 tỷ lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh [13] 52 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN Về công tác bảo quản thuốc kho thuốc thành phẩm - Số lƣợng, trình độ nhân xếp vị trí cơng tác đáp ứng đƣợc yêu cầu kho theo nguyên tắc GSP Thủ kho thuốc gây nghiện, hƣớng thần tiền chất có trình độ Đại học Dƣợc quy chế - Kho có sở hạ tầng tốt, nhà kho đại đáp ứng đủ tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc, có đủ khu vực theo yêu cầu: khu vực tiếp nhận, khu vực cấp phát hàng, khu vực kiểm tra hàng, khu vực bảo quản thuốc, … Khu vực bảo quản lại chia làm loại: bảo quản điều kiện thƣờng, bảo quản mát, lạnh bảo quản thuốc gây nghiện, hƣớng tâm thần tiền chất, khu vực biệt trữ đáp ứng đƣợc quy định thực hành tốt bảo quản thuốc - Trang thiết bị kho đƣợc công ty đầu tƣ, trang bị đại, có đầy đủ trang thiết bị bảo quản: hệ thống điều hòa trung tâm, điều hòa cục bộ, tủ bảo ôn, nhiệt ẩm kế, tình trạng sử dụng tốt, đảm bảo cho q trình bảo quản hàng hóa kho - Việc theo dõi ghi chép nhiệt độ, độ ẩm thực ngày làm việc năm Các ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật dịp lễ tết không thực hiện, không đáp ứng theo yêu cầu GSP - Trong ngày làm việc, công tác theo dõi ghi chép nhiệt độ, độ ẩm vào sổ có thực hiện, nhiên không đạt yêu cầu - Hệ thống hồ sơ tài liệu kho đƣợc trang bị đầy đủ, tình trạng sử dụng tốt theo qui định hồ sơ tài liệu qui chế liên quan, đáp ứng theo yêu cầu GSP Về công tác dự trữ thuốc kho thuốc thành phẩm - Công tác tiếp nhận, cấp phát hàng hóa đƣợc tiến hành chặt chẽ, đầy đủ 53 bƣớc theo quy định, thực 100% số lƣợng khoản hàng xuất theo nguyên tắc hàng hết hạn dùng trƣớc- xuất trƣớc, đáp ứng yêu cầu xuất nhập kho theo nguyên tắc GSP Riêng nguyên tắc hàng nhập trƣớc-xuất trƣớc đạt 98% số lƣợng khoản hàng xuất - Thƣờng xuyên tiến hành việc đối chiếu tồn kho thực tế sổ sách thông qua công tác kiểm kê kho hàng quý, hội đồng kiểm kê có đầy đủ phận liên quan, đáp ứng theo yêu cầu GSP Trong năm 2017, sau kỳ kiểm kê khơng có khoản hàng thừa Giá trị hàng thiếu, hỏng quý III 0,74% cao giới hạn cho phép kho (0,5%) - Năm 2017 có 06 mặt hàng trả kho, 100% mặt hàng trả không đạt chất lƣợng đƣợc bảo quản khu vực biệt trữ kho thuốc đáp ứng yêu cầu GSP KIẾN NGHỊ Trên sở kết nghiên cứu đạt đƣợc, chúng tơi có số đề xuất, kiến nghị sau: - Tiếp tục đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ công tác kho cho cán nhân viên kho cập nhật quy chế liên quan đến công tác bảo quản, dự trữ thuốc - Cần có quy định để đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa ngày nghỉ thực việc theo dõi, ghi chép cách liên tục, khơng có gián đoạn Vào ngày nghỉ nên có nhân viên trực kho để theo dõi điều kiện b ảo quản hàng hóa, nhƣ thực ghi chép sổ theo dõi theo quy định Ngoài nên trang bị máy đo nhiệt độ, độ ẩm có chế độ tự ghi lại kết chiết xuất kết đo xác - Lƣu lƣợng hàng xuất nhập hàng tháng kho tƣơng đối lớn, công tác kiểm kê kho nên tiến hành theo tháng, sau kiểm kê giúp cho việc phát kịp thời hàng thừa, thiếu hỏng, hàng cận hạn để từ phƣơng án xử lý cho phù hợp, giảm thiểu giá trị hàng thiếú hỏng kho 54 - Thủ kho phải thƣờng xuyên theo dõi chất lƣợng, hạn dùng thuốc kho để báo cáo kịp thời trƣờng hợp hàng hƣ hỏng, cận hạn cho lãnh đạo kho Đối với hàng hƣ hỏng cần chuyển tới bảo quản khu vực biệt trữ kho 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ môn Quản lý kinh tế Dƣợc (2010), Giáo trình Kinh tế dược, Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội Bộ Y tế (2001) triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc”, Quyết định số 2701/2001/QĐ-BYT ngày 29/6/2001 Bộ Y tế (2013), Quyết định số 02/QĐHN-BYT ngày 04/10/2013 việc triển khai áp dụng nguyên tắc “Thực hành tốt bảo quản thuốc” Bộ Y tế (2017), Báo cáo Tổng kết công tác Dược năm 2016, triển khai kế hoạch năm 2017 ngày 10/01/2017 Công ty cổ phần Dƣợc- Vật tƣ Y tế Thanh Hóa (2011), Lịch sử q trình hình thành phát triển Công ty cổ phần Dược- Vật tư Y tế Thanh Hóa Cơng ty cổ phần Dƣợc- Vật tƣ Y tế Thanh Hóa (2014), Báo cáo trị ban chấp hành Đảng Đại hội Đảng nhiệm kỳ 2015-2020 Công ty cổ phần Dƣợc- Vật tƣ Y tế Thanh Hóa (2017), Tài liệu Đại hội đồng thường niên năm 2017 Công ty cổ phần Dược- Vật tư Y tế Thanh Hóa Công ty cổ phần Dƣợc- Vật tƣ Y tế Thanh Hóa (2017), Báo cáo tổ chức nhân Cơng ty năm 2017 Công ty cổ phần Dƣợc- Vật tƣ Y tế Thanh Hóa (2017), Báo cáo tài cho năm 2017 kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2017 kiểm toán 10 Đỗ Cao Sơn (2015), Khảo sát công tác bảo quản dự trữ thuốc kho 708- Cục Quân Y năm 2013, Luận văn tốt nghiệp Dƣợc sỹ chuyên khoa cấp I, Đại học Dƣợc Hà Nội 11 Đinh Văn Toản (2017), Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc kho Dược Tổng- Bệnh viện Quân y 175- Bộ Quốc phòng năm 2016, Luận văn tốt nghiệp Dƣợc sỹ chuyên khoa cấp I, Đại học Dƣợc Hà Nội 12 Đặng Thị Thu Phƣơng (2016), Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc Cơng ty cổ phần Dược-VTYT Thái Bình năm 2015, Luận văn tốt nghiệp Dƣợc sỹ chuyên khoa cấp I, Đại học Dƣợc Hà Nội 13 Mai Thị Tuyết (2016), Khảo sát thực trạng bảo quản tồn trữ thuốc kho thành phẩm- Cơng ty cổ phần Dược-VTYT Thanh Hóa năm 2015, Luận văn tốt nghiệp Dƣợc sỹ chuyên khoa cấp I, Đại học Dƣợc Hà Nội 14 Nguyễn Thanh Bình (2008), Bài giảng phương pháp nghiên cứu khoa học, Tài liệu giảng dạy sau đại học- Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội 15 Nguyễn Thị Song Hà (2005), Quản lý chất lượng thuốc, Tài liệu giảng dạy sau đại học; Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội 16 Nguyễn Thị Song Hà (2006), Quản lý tồn trữ thuốc, Tài liệu giảng dạy sau đại học; Trƣờng Đại học Dƣợc Hà Nội 17 Nguyễn Xuân Sơn (2016), Đánh giá thực trạng bảo quản tồn trữ thuốc kho 706- Cục Quân Y- Bộ Quốc phòng năm 2015, Luận văn tốt nghiệp Dƣợc sỹ chuyên khoa cấp I, Đại học Dƣợc Hà Nội 18 Sở kế hoạch đầu tƣ tỉnh Thanh Hóa (2017), Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty cổ phần Dược- Vật tư y tế Thanh Hóa 19 Trịnh Đình Thắng (2017), Phân tích thực trạng tồn trữ thuốc Trung tâm Y tế thành phố Thái Nguyên- tỉnh Thái Nguyên năm 2016, Luận văn tốt nghiệp Dƣợc sỹ chuyên khoa cấp I, Đại học Dƣợc Hà Nội PHỤ LỤC Phụ lục Bảng thu thập thơng tin trình độ- vị trí cơng tác nhân viên STT Kho Họ tên Trình độ Vị trí cơng tác Phụ lục Bảng thu thập thơng tin sở vật chất – hệ thống tài liệu kho STT Kho Diện tích m2 Trang thiết bị Tên Số lƣợng Hệ thống HSTL Tình trạng Tên Số lƣợng Tình trạng - Cột Tình trạng sử dụng ghi nhƣ sau: Tốt/ Hƣ hỏng Phụ lục Biểu mẫu thu thập số liệu việc theo dõi ghi chép nhiệt độ, độ ẩm kho thuốc năm 2017 Kho:……….; Vị trí:……… Số lần ghi nhiệt độ/ngày Ngày 02 lần 01 lần Không ghi Số lần ghi độ ẩm/ngày 02 lần 01 lần Ghi chú: Tích dấu X vào tƣơng ứng kiểm tra sổ ghi chép Không ghi Phụ lục Biểu mẫu thu thập thông tin hoạt động ghi chép nhiệt độ, độ ẩm kho thuốc Kho .Vị trí: Thời điểm quan sát/ngày Không ghi Ghi sai quy định Giá trị ghi sổ Nhiệt độ Độ ẩm Giá trị thực tế Nhiệt Độ ẩm độ Phụ lục Biểu mẫu thu thập số liệu xuất, nhập thuốc kho thuốc Tháng: Mã Tên hàng hàng Đơn vị tính Dƣ Số Tiền Số đầu lƣợng nhập lƣợng nhập xuất Tiền xuất Số lƣợng tồn Tiền tồn Kiểm kê Phụ lục Biểu mẫu thu thập số liệu thực nguyên tắc xuất- nhập STT Tên Số lô, hạn Số lô, hạn Số lô, hạn Ngày Lô nhập mặt dùng dùng dùng ngắn nhập trƣớc hàng thực xuất kho Ngày Tồn phiếu xuất kho nhập kho kho Phụ lục Biểu mẫu thu thập số liệu hàng thu hồi, trả STT Tên mặt hàng Đơn vị Số lƣợng Chất lƣợng tính Ghi chú: Cột Chât lƣợng ghi Đạt/Không đạt ... VTYT Thanh Hóa năm 2017 với mục tiêu sau: Đánh giá thực trạng bảo quản thuốc kho thuốc thành phẩm Cơng ty cổ phần Dược – VTYT Thanh Hóa năm 2017 Đánh giá thực trạng dự trữ thuốc kho thuốc thành. .. quản lý tồn trữ thuốc, nhƣ đánh giá hoạt động tồn trữ thuốc công ty, thực đề tài Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc kho thuốc thành phẩm công ty Cổ phần Dƣợc – VTYT Thanh Hóa năm 2017 với mục... thành phẩm Công ty cổ phần Dược – VTYT Thanh Hóa năm 2017 Từ đề xuất kiến nghị góp phần nâng cao hiệu công tác bảo quản dự trữ thuốc kho thuốc thành phẩm Cơng ty cổ phần DƣợcVTYT Thanh Hóa Chƣơng