Khảo sát thực trạng tồn trữ thuốc tại kho nội trú khoa dược bệnh viện quân y 175 năm 2017

Để đảm bảo chất lượng thuốc được đảm bảo cần phải thực hiện theo quy trình của bệnh viện xây dựng và áp dụng theo các nguyên tắc quy định của thông tư, nghị định.. Các qui trình này phải

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

TRẦN THỊ HUYỀN TRANG

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TỒN TRỮ THUỐC TẠI KHO NỘI TRÚ- KHOA DƯỢC

BỆNH VIỆN QUÂN Y 175 NĂM 2017

LUẬN VĂN DƯỢC SĨ CHUYÊN KHOA CẤP I

BỘ Y TẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI

TRẦN THỊ HUYỀN TRANG

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỒN TRỮ THUỐC TẠI KHO NỘI TRÚ- KHOA DƯỢC – BỆNH VIỆN QUÂN Y 175

NĂM 2017

LUẬN VĂN DƯỢC SỸ CHUYÊN KHOA CẤP I

CHUYÊN NGÀNH: TỔ CHỨC QUẢN LÝ DƯỢC MÃ SỐ: CK 60 72 04 12

Người hướng dẫn khoa học: Tiến sĩ Trần Thị Lan Anh

Thời gian thực hiện: Tháng 06/2018 đến tháng 10/2018

HÀ NỘI 2019

LỜI CẢM ƠN

Lời mở đầu, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn tới quý Thầy Cô Ban giám hiệu, Phòng sau đại học và các Thầy, Cô giáo giảng dạy lớp dược sĩ CKI- K20 đã dành tâm huyết truyền đạt những kiến thức giá trị nhất và tận tình hướng dẫn để em có thể hoàn thành chương trình học này

Em xin bày tỏ lòng biết ơn, lời cảm ơn tới Tiến sĩ Trần Thị Lan Anh đã dành rất nhiều thời gian và kiến thức tâm huyết trực tiếp hướng dẫn nghiên cứu, giúp đỡ để giúp em hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Và em cũng xin chân thành cám ơn các anh, chị khoa Dược và ban lãnh đạo các khoa phòng Bệnh viện Quân Y 175_ Bộ Quốc Phòng đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt quá trình khảo sát thống kê dữ liệu để em có số liệu hoàn thành đề tài luận văn tốt nghiệp này

Cuối cùng, em xin cám ơn các bạn lớp Chuyên khoa I đã động viên và quan tâm trong quá trình thực hiện đề tài và sự chia sẻ giúp đỡ từ phía gia đình luôn cổ vũ, động viên

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2018

Học viên thực hiện

Trần Thị Huyền Trang

MỤC LỤC

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1.1 Tổng quan về tồn trữ thuốc và bảo quản thuốc 3

1.1.1 Đảm bảo chất lượng thuốc 3

1.1.2 Sự cần thiết của tồn trữ 3

1.1.3 Điều kiện tồn trữ thuốc 3

1.1.3.1 Nhân sự 3

1.1.3.2 Nhà kho và trang thiết bị 4

1.1.3.3 Điều kiện bảo quản thuốc 5

1.1.4 Vệ sinh 6

1.1.5 Quy trình bảo quản 6

1.1.5.1 Yêu cầu chung 6

1.2 Vài nét về Bệnh viện Quân Y 175, Bộ Quốc Phòng 13

1.2.1 Tổng quan về Bệnh viện Quân Y 175 – Bộ Quốc Phòng 13

1.2.2 Vài nét về khoa Dược- Bệnh viện Quân Y 175 16

CHƯƠNG 2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 18

2.1 Đối tượng, thời gian nghiên cứu 20

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu 20

2.1.2 Thời gian nghiên cứu 20

2.2 Phương pháp nghiên cứu 20

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu 20

2.2.2.Xác định các biến số 20

2.3 Phương pháp thu thập số liệu 22

2.4 Chỉ số nghiên cứu 23

2.5 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu 24

CHƯƠNG 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 26

3.1 Mô tả thực trạng bảo quản thuốc tại kho nội trú năm 2017 26

3.1.1 Tổ chức nhân sự kho lẻ và khoa Dược 26

3.1.2 Cơ sở hạ tầng kho lẻ BHNT 27

3.1.2.1 Nhà kho 27

3.1.2.2 Trang thiết bị 29

3.2 Khảo sát thực trạng dự trữ, cấp phát thuốc tại kho Bảo hiểm nội trú Bệnh viện Quân Y 175 năm 2017 33

3.2.1 Thực trạng cấp phát sử dụng thuốc của kho nội trú năm 2017 33

3.2.1.1 Giá trị cấp phát thuốc theo nhóm tác dụng dược lý của kho nội trú năm 2017 33

3.2.1.2 Giá trị cấp phát thuốc theo nguồn gốc, xuất sứ tại kho nội trú năm 2017 36 3.2.1.3 Giá trị cấp phát thuốc sử theo phân loại Biệt dược gốc (BDG) và Generic của kho nội trú năm 2017 37

3.2.1.4 Giá trị cấp phát nhiều của một số thuốc tại kho nội trú trong năm 2017 38

3.2.2 Thực trạng dự trữ thuốc của một số nhóm thuốc tại kho nội trú năm 2017 39

3.2.2.1 Giá trị xuất nhập tồn của nhóm thuốc kiểm soát đặc biệt tại kho nội trú năm 2017 ( theo Thông tư 20/2017/TT-BYT ngày 10/05/2017) 40

3.2.2.2 Thời gian dự trữ thuốc của một số nhóm thuốc tại kho nội trú năm 2017 40

3.2.2.3 Thực trạng hết thuốc tại kho nội trú năm 2017 43

CHƯƠNG 4 BÀN LUẬN 48

4.1 Công tác bảo quản thuốc năm 2017 48

4.2 Thực trạng dự trữ và cấp phát tại kho Bảo hiểm nội trú, khoa Dược-Bệnh viện Quân Y 175 năm 2017 54

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 61

KẾT LUẬN 61

4.1 Thực trạng bảo quản thuốc tại kho lẻ nội trú năm 2017 61

4.2 Thực trạng dự trữ, cấp phát thuốc tại kho Bảo hiểm nội trú, khoa Bệnh viện Quân Y 175 năm 2017 61 KIẾN NGHỊ 63

Dược-TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

DANH MỤC BẢNG VÀ SƠ ĐỒ

Bảng 3.1 Các biến số nghiên cứu 20

Bảng 3.2: Số lượng và trình độ nhân viên kho nội trú và khoa Dược 26

Bảng 3.3 Cơ cấu nhân lực kho nội trú bố trí theo dạng thuốc 27

Bảng 3.4 Diện tích kho lẻ Bảo hiểm nội trú 28

Bảng 3.5 Trang thiết bị kho lẻ Bảo hiểm nội trú năm 2017 29

Bảng 3.6 Bảng tổng hợp theo dõi nhiệt độ - độ ẩm tại hai khu vực trong kho lẻ Bảo hiểm nội trú năm 2017 30

Bảng 3.7 Số ngày có/ không theo dõi nhiệt độ, độ ẩm trong kho lẻ BHNT 31

Bảng 3.8 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm theo giờ quy định các kho tại kho nội trú năm 2017 32

Bảng 3.9 Số ngày theo dõi nhiệt độ- độ ẩm đạt v tại kho nội trú 2017 32

Bảng 3.10 Cấp phát theo nhóm tác dụng dược lý của kho nội trú năm 2017 33 Bảng 3.11 Giá trị và số lượng cấp phát một số hoạt chất trong nhóm thuốc điều trị ung thư tại kho nội trú năm 2017 35

Bảng 3.12 Giá trị tiền thuốc cấp phát các nhóm kháng sinh của kho nội trú trong năm 2017 35

Bảng 3.13 Giá trị tiền xuất cấp phát thuốc theo nguồn gốc, xuất sứ tại kho nội trú năm 2017 36

Bảng 3.14 Giá trị tiền xuất theo nhóm Biệt dược gốc và Generic của kho nội trú năm 2017 37

Bảng 3.15 Giá trị tiền xuất của các nhóm thuốc tại kho nội trú năm 2017 38

Bảng 3.16 Giá trị xuất nhập tồn của thuốc gây nghiện tại kho Bảo hiểm nội trú năm 2017 (Đơn vị tính = đồng ) 40

Bảng 3.17 Thời gian dự trữ của các nhóm thuốc tim mạch của kho nội trú năm 2017 41 Bảng 3.18 Thời gian dự trữ của các nhóm kháng sinh của kho nội trú năm

2017 42

DANH MỤC HÌNH

Hình 1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của khoa Dược 7 Hình 1.2 Biểu đồ giá trị cấp phát theo nhóm tác dụng dược lý của kho nội trú năm 2017 7 Hình 1.3 biểu đồ tỉ lệ phần trăm sử dụng nhóm thuốc kháng sinh của kho cấp phát nội trú năm 2017 18

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT, KÝ HIỆU

Thực hành tốt bảo quản thuốc

HĐT & ĐT Hội đồng thuốc và điều trị

Thuốc ức chế bơm proton

(Hệ thống hỗ trợ quyết định điện tử)

Bắt nguồn từ nhiệm vụ chung chăm sóc sức khỏe cho người dân, quản

lý thuốc trong bệnh viện, từ việc xây dựng kế hoạch, lựa chọn, mua sắm thuốc, cấp phát thuốc và quản lý việc sử dung thuốc của bệnh nhân Trong đó, quản lý tồn trữ thuốc là một yếu tố quan trọng trong công tác quản lý cung ứng thuốc trong bệnh viện Quản lý tồn trữ làm sao có hiệu quả, hợp lý phù hợp với kinh phí cho phép và phù hợp đáp ứng đủ kịp thời cho mô hình bệnh tật theo mùa, theo chỉ định bệnh mà bác sỹ kê đơn, hoặc cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị mãn tính theo đợt điều trị Đây là vấn đề thực tế mà các hệ thống y tế, bệnh viện đang tìm và duy trì hướng giải quyết

Bệnh viện Quân Y 175 trực thuộc Bộ Quốc Phòng Việt Nam là bệnh viện tuyến cuối của quân đội ở khu vực phía nam có nhiệm vụ khám chữa bệnh cho cán bộ cấp cao trong quân đội, cán bộ cấp cao Đảng- Nhà Nước, và các đối tượng khác Bệnh viện Quân Y 175 có một đội ngũ y tế giàu kinh nghiệm chuyên môn và sẵn sàng chiến đấu khi Tổ Quốc cần Bệnh viện còn sẵn sang tham gia hoạt động Gìn giữ Hòa bình Liên hợp quốc (Nam Sudan) xây dựng một Bệnh viện Dã chiến cấp 2 số 1, và xây dựng một số cơ số thuốc phục vụ Trường Sa, cơ số thuốc của xe cấp cứu vệ tinh, cơ số cấp cứu hàng không, cơ số Dã Chiến và một số cơ số khác Bên cạnh vừa đáp ứng đủ và kịp thời cơ số; vừa đảm bảo cung ứng thuốc cho nhu cầu sử dụng thuốc theo mô hình bệnh tật của hơn 33 khoa phòng trên 1000 giường bệnh Vì thế, tồn trữ

thuốc luôn là bài toán quan trọng, đóng vai trò lớn trong quá trình hình thành

và phát triển bệnh viện

Xuất phát từ những vấn đề nêu trên, cùng với nhu cầu tìm hiểu và nhận thức

rõ thực trạng tổn trữ thuốc của Bệnh Viện Quân Y 175, và nâng cao giá trị và

vị trí của khoa Dược tại Bệnh Viện, tôi thực hiện đề tài luận văn: “ Khảo sát thực trạng tồn trữ tại kho Nội trú- khoa Dược, Bệnh Viện Quân Y 175- Bộ quốc phòng” nhằm mục tiêu:

1 Mô tả thực trạng bảo quản thuốc tại kho Nội trú, khoa Dược – Bệnh

viện Quân Y 175 năm 2017

2 Khảo sát thực trạng dự trữ thuốc tại kho Nội trú, khoa Dược – Bệnh

viện Quân Y 175 năm 2017

Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao việc tồn trữ thuốc hợp lý tại kho bảo hiểm nội trú khoa Dược – Bệnh viện Quân Y 175

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN1.1 Tổng quan về tồn trữ thuốc

1.1.1 Đảm bảo chất lượng thuốc

Thuốc đạt chất lượng là thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng đã đăng ký theo tiêu chuẩn dược điển hoặc tiêu chuẩn cơ sở của nhà sản xuất

Tiêu chuẩn chất lượng bao gồm các thuốc bao gồm các quy định về chỉ tiêu, yêu cầu kỹ thuật, phương pháp kiểm nghiệm, bao bì, ghi nhãn, vận chuyển, bảo quản và các yêu cầu khác liên quan đến chất lượng thuốc [1],[11]

Để đảm bảo chất lượng thuốc được đảm bảo cần phải thực hiện theo quy trình của bệnh viện xây dựng và áp dụng theo các nguyên tắc quy định của thông tư, nghị định Cơ sở phân phối thuốc là cơ sở thực hiện hoạt động phân phối thuốc, nguyên liệu làm thuốc, cơ sở sản xuất thuốc thành phẩm hoặc đến các điểm phân phối, bảo quản của cơ sở phân phối hoặc giữa các điểm phân phối bằng phương tiện vận chuyển khác nhau[5]

1.1.2 Sự cần thiết của tồn trữ thuốc

Tồn trữ: Là sự cất giữ tất cả các nguyên liệu, vật tư, bao bì dùng trong sản xuất, mọi bán thành phẩm trong quá trình sản xuất và thành phẩm trong kho

Đảm bảo luôn có nguồn dự trữ sẵn có :tồn trữ là lượng dự trữ cho sự dao động cung

và cầu, giảm nguy cơ hết hàng, đứt hàng

Đảm bảo niềm tin vào hệ thống : khi tình trạng hết hành xảy ra thường xuyên, người bệnh sẽ mất lòng tin vào khả năng phòng và chữa bệnh của hệ thống về cung ứng dịch vụ chăm sóc sức khỏe người bệnh

Đảm bảo đáp ứng sự thay đổi của nhu cầu thị trường : Những thay đổi về nhu cầu loại thuốc chuyên khoa không thể dự đoán trước được Do đó lượng tồn kho thích hợp sẽ giúp hệ thống ứng phó với sự thay đổi của thị trường

-Tránh tình trạng thiếu kinh phí: nếu tồn kho không có tồn hoặc tồn không đủ sẽ dẫn đến tình trạng thiết hụt hàng hóa, dẫn đến đặt hàng khẩn cấp sẽ gap phải sự tăng giá của nhà cung cấp hoặc giá cao hơn giá thầu khi đặt thường xuyên

1.1.3.Nội dung bảo quản thuốc

1.1.3.1 Nhân sự

Hệ thống đơn vị bệnh viện nói chung và Khoa Dược nói riêng phải tuyển dụng đáp ứng phù hợp theo yêu cầu chuyên môn công việc được bàn giao theo từng tính chất công việc vị trí kho

Nhân sự thường xuyên tập huấn về kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ Dược và thường xuyên cập nhật kiến thức đào tạo ‘‘Thực hành tốt bảo quản thuốc’’

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, giới hạn của từng nhân sự kho tại Khoa Dược đều được phân cấp, quy định rõ cụ thể có văn bản bàn giao

Thủ kho của một kho thuốc phải có trình độ phù hợp theo quy định Thủ kho thuốc độc nghiện hướng tâm thần là dược sĩ đại học hoặc dược sĩ trung học có giấy

ủy quyền [6], tất cả nhân sự được phân cấp rõ cụ thể công việc sao cho phù hợp với trình độ chuyên môn quản lí trực tiếp thuốc, trực tiếp bảo quản thuốc đạt chỉ tiêu đề

ra liên quan đến thuốc

1.1.3.2 Nhà kho và trang thiết bị

.Kho thuốc thiết kế đủ rộng, cần phải có sự phân cách giữa các khu vực sao cho

có thể bảo đảm việc cách ly từng loại thuốc, từng lô hàng theo yêu cầu

.Nhà kho được thiết kế, xây dựng, bố trí, đáp ứng các yêu cầu về đường đi lại tạo thuận lợi các khoa phòng lãnh thuốc, tạo thuận lợi vận chuyển thuốc từ nhà cung cấp, đường thoát hiểm, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động .Trần, tường, mái nhà kho phải được thiết kế, xây dựng đảm bảo sự thông thoáng, không khí đối lưu luân chuyển, và bền vững chống lại những điều kiện của thời tiết như nắng, mưa, bão lũ

.Nền kho đủ cao, phẳng, nhẵn, đủ chắc và được xử lý thích hợp để chống ẩm, chống thấm, đảm bảo hoạt động nhân viên làm việc trong kho, hoạt động của các

phương tiện cơ giới Nền kho không được có dấu hiệu nứt, khe, hở dễ tạo thành nơi tích lũy bụi, trú ẩn của sâu bọ, côn trùng, chuột phá hoại

 Trang thiết bị

Nhà kho cần đáp ứng các yêu cầu về trang thiết bị sau:

Có các phương tiện, thiết bị phù hợp: quạt thông gió, hệ thống điều hòa không khí, xe chở hàng, xe nâng, nhiệt kế, ẩm kế để đảm bảo các điều kiện bảo quản

Có đủ ánh sáng bảo đảm để các hoạt động trong khu vực kho được chính xác và an

toàn

Có đủ các trang bị, giá, kệ để sắp xếp hàng hóa Không được để thuốc,

nguyên liệu trực tiếp trên nền kho Khoảng cách giữa các giá kệ, giữa giá kệ với nền kho phải đủ rộng đảm bảo cho việc vệ sinh kho, kiểm tra, đối chiếu, cấp phát và xếp, dỡ hàng hóa

Có đủ các trang thiết bị, các bản hướng dẫn cần thiết cho công tác phòng chống cháy nổ, như: hệ thống báo cháy tự động, thùng cát, hệ thống nước và vòi nước chữa cháy, các bình khí chữa cháy, hệ thống phòng chữa cháy tự động

Có nội quy qui định việc ra vào khu vực kho, và phải có các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn việc ra vào của người không được phép

Có các qui định và biện pháp để chống sự xâm nhập, phát triển của côn trùng, sâu bọ, loài gặm nhấm [2]

1.1.3.3 Điều kiện bảo quản thuốc

-Nguyên tắc các điều kiện bảo quản phải là điều kiện ghi trên nhãn thuốc Theo quy định của Tổ chức Y Tế Thế Giới , điều kiện bảo quản bình thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng, và nhiệt độ từ 15 o

C -25oC hoặc tùy thuộc vào điều kiện khí hậu, nhiệt độ có thể lên đến 30o C Phải tránh ánh sáng trực tiếp, không khí mùi ô nhiễm và tránh các dấu hiệu gây ô nhiễm khác

-Nếu trên nhãn không ghi rõ điều kiện bảo quản, thì bảo quản ở nhiệt độ bình thường Trường hợp ghi là bảo quản ở nơi mát, đông lạnh thì áp dụng theo qui định sau:

 Đối với nhiệt độ:

Kho nhiệt độ phòng : Nhiệt độ trong khoảng 15oC-25oC, trong từng khoảng thời gian nhiệt độ có thể lên đến 30oC

Kho mát : Nhiệt độ trong khoảng 8-15oC

Kho lạnh : Nhiệt độ không vượt quá 8oC

Tủ lạnh : Nhiệt độ trong khoảng 2-8oC

Kho đông lạnh : Nhiệt độ không vượt quá 10oC[2]

 Đối với độ ẩm :

Điều kiện bảo quản “ khô” được hiểu là độ ẩm tương đối không quá 70%[2]

Các thiết bị được sử dụng để theo dõi điều kiện bảo quản: nhiệt kế, ẩm kế phải được kiểm tra định kỳ, và hiệu chỉnh khi cần, và toàn bộ kết quả kiểm tra, hiệu chỉnh này cần phải lưu trữ, ghi chép rõ ràng

Các điều kiện bảo quản được yêu cầu như: chủng loại bao bì, giới hạn nhiệt độ, tránh ánh sáng cần được duy trì trong suốt quá trình bảo quản liên quan tới thuốc, nguyên liệu Cần phải lưu ý một số thuốc có hoạt chất kém bền vững với nhiệt độ, ánh sáng

1.1.4 Vệ sinh

Khu vực bảo quản phải sạch, không có bụi rác tích tụ, không có côn trùng trú

an, chuột tạo ổ Phải lập kế hoạch thường xuyên vệ sinh kho định kỳ theo lịch trong tháng và trong năm

Nhân sự kho cấp phát, thủ kho quản lí các vị trí thường xuyên kiểm tra định

kỳ sức khỏe

-Trước lúc soạn thuốc cấp phát và giao thuốc cho bệnh nhân, nhân viên vệ sinh tay nhanh theo đúng quy trình rửa tay thường quy

-Nhân viên y tế cấp phát phải thay quần áo y tế nghiêm túc đúng quy định

1.1.5 Nội dung tồn trữ thuốc

1.1.5.1 Yêu cầu chung

Mỗi một loại có những điều kiện bảo quản quy định riêng

Thuốc, nguyên liệu cần phải thường xuyên kiểm tra luân chuyển để những lô nhận trước, có hạn dùng hết date trước cần sử dụng trước

Nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO: FIRST IN /FIRST OUT); hoặc hết hạn trước- xuất trước (FEFO: FIRST EXPIRED /FIRST OUT) cần được áp dụng trong công tác bảo quản thuốc tại kho[2]

- Tuân thủ 2 nguyên tắc: FIFO, FEFO, ưu tiên FEFO [3]

+ FIFO (First In First Out): Thuốc nhập trước thì xuất trước

Nhập:

Xuất:

A: Nhập kho trước B B: Nhập kho trước C

Hình 1.1 Minh họa nguyên tắc FIFO

+ FEFO (First Expires First Out): Thuốc hết hạn dùng trước thì xuất trước

Nhập:

Xuất:

B: Hết hạn trước A A: Hết hạn trước C

Hình1.2 Minh họa nguyên tắc FEFO

Thuốc chờ thanh lý, chờ hủy, chờ xử lý, chờ trả hàng cần phải có nhãn rõ ràng hoặc những thuốc hết hạn dùng, lỗi sản xuất, biến dạng cần được lưu trữ tại khu vực riêng biệt biệt trữ nhằm tránh đem vào lưu thông cấp phát, sử dụng

Các thuốc có mùi phải được bảo quản trong bao bì kín, ở tại kho riêng Và các chất

dễ cháy nổ phải được săp xếp, bảo quản tại khu vực riệng biệt hoặc kho riêng, đáp ứng các qui định của pháp luật, hạn chế cháy nổ

Phải định kỳ tiến hàng việc đối chiếu thuốc trong kho theo cách so sánh thuốc hiện còn và lượng hàng còn tồn theo phiếu theo dõi xuất nhập thuốc Trong mọi trường hợp việc đối chiếu phải được tiến hành khi mỗi lô hàng được sử dụng hết

Thường xuyên kiểm tra số lô và hạn dùng để đảm bảo nguyên tắc nhập trước- xuất trước hoặc hết hạn trước- xuất trước được tuân thủ và để phát hiện hàng hóa thuốc gần hết hạn dùng hoặc hết hạn dùng

1.1.5.2 Tiếp nhận thuốc

-Việc tiếp nhận thuốc phải được thực hiện tại khu vực dành riêng cho việc tiếp nhận thuốc, tách khỏi khu vực bảo quản Khu vực này phải có các điều kiện bảo quản để bảo vệ thuốc tránh khỏi các ảnh hưởng xấu của thời tiết trong suốt thời gian chờ bốc

dỡ, kiểm tra thuốc

-Thuốc trước khi nhập kho phải được kiểm tra, đối chiếu với các tài liệu chứng từ liên quan về chủng loại, số lượng, và các thông tin khác ghi trên nhãn như tên hàng, nhà sản xuất, nhà cung cấp, số lô, hạn dùng Các lô thuốc phải được kiểm tra về độ đồng nhất, và nếu cần thiết, được chia thành các lô nhỏ theo số lô của nhà cung cấp -Tất cả các bao bì đóng gói cần được kiểm tra cẩn thận về độ nhiễm bẩn và mức độ

hư hại, và nếu cần thiết, cần được làm sạch hoặc để riêng những bao bì nhiễm bẩn,

bị hư hại để xem xét tìm nguyên nhân Tất cả các thuốc có bao bì bị hư hại, mất dấu niêm phong hoặc bị nghi ngờ có tạp nhiễm thì phải được bảo quản ở khu vực biệt trữ để chờ xử lý, không được bán, hoặc để lẫn với các thuốc khác

-Các thuốc đòi hỏi điều kiện bảo quản đặc biệt (các thuốc gây nghiện, thuốc độc, các thuốc cần bảo quản ở nhiệt độ lạnh ) phải nhanh chóng được kiểm tra, phân loại và bảo quản theo các chỉ dẫn ghi trên nhãn và theo các qui định của pháp luật -Phải có và lưu các hồ sơ ghi chép cho từng lần nhập hàng, với từng lô hàng Các hồ

sơ này phải thể hiện được tên thuốc, dạng thuốc, nồng độ hàm lượng, chất lượng, số lượng, số lô sản xuất, hạn dùng, thời gian nhận hàng, và mã số (nếu có) Cần phải tuân thủ các qui định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ

-Thuốc, nguyên liệu cần phải được lưu giữ trong chế độ biệt trữ cho đến khi có văn bản chấp nhận hoặc loại bỏ của phòng kiểm tra chất lượng Các biện pháp an ninh cần phải được thực hiện để đảm bảo thuốc, nguyên liệu bị loại bỏ sẽ không được sử

dụng Trong khi chờ quyết định hủy, tái xử lý hoặc trả lại nhà cung cấp, các thuốc, nguyên liệu này phải được bảo quản riêng biệt với các thuốc, nguyên liệu khác[2]

1.1.5.3 Cấp phát - quay vòng kho

-Cấp phát các thuốc đạt tiêu chuẩn chất lượng, còn trong hạn sử dụng Không được cấp phát, phân phối các thuốc, không còn nguyên vẹn bao bì, hoặc có nghi ngờ về chất lượng

-Phải có lưu và ghi chép (phiếu theo dõi xuất-nhập thuốc, phiếu theo dõi chất lượng thuốc ) thể hiện tất cả các lần nhập kho, xuất kho của thuốc, nguyên liệu phù hợp với số lô sản xuất

-Cấp phát cần phải tuân theo các nguyên tắc quay vòng kho (nhập trước-xuất trước hoặc hết hạn trước - xuất trước), đặc biệt là thuốc có hạn dùng Chú ý khi một loại thuốc nhập sau có hạn dùng ngắn hơn thuốc cùng loại được nhập trước đó thì thuốc,

có hạn dùng ngắn hơn phải được xuất, cấp phát trước [2]

1.1.5.4 Hồ sơ tài liệu

Qui trình thao tác: cần phải có sẵn, treo tại các nơi dễ đọc các qui trình thao tác chuẩn đã được phê duyệt xác định phương pháp làm việc trong khu vực nhà kho Các qui trình này phải mô tả chính xác các qui trình về tiếp nhận và kiểm tra thuốc nhập kho, bảo quản, vệ sinh và bảo trì kho tàng, thiết bị dùng trong bảo quản (bao gồm cả các qui trình kiểm tra, kiểm soát côn trùng, chuột bọ ), qui định về việc ghi chép các điều kiện bảo quản, an toàn thuốc tại kho và trong quá trình vận chuyển, việc cấp phát thuốc, các bản ghi chép, bao gồm cả các bản ghi về đơn đặt hàng của khách hàng, thuốc trả về, qui trình thu hồi và xác định đường đi của thuốc, và của thông tin Các qui trình này phải được xét duyệt, ký xác nhận và ghi ngày tháng xét duyệt bởi người có thẩm quyền

Phải có một hệ thống sổ sách thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi việc xuất nhập các thuốc, bao gồm tên thuốc, số lô, hạn dùng, số lượng, chất lượng thuốc, nhà cung cấp, nhà sản xuất đáp ứng các qui định của pháp luật Nếu các loại sổ sách được

vi tính hóa thì phải tuân theo các qui định của pháp luật Phải có các qui định, biện

pháp phòng ngừa cụ thể để tránh việc xâm nhập, sử dụng, sửa chữa một cách bất hợp pháp các số liệu được lưu giữ

- Phiếu theo dõi xuất nhập thuốc

- Phiếu theo dõi chất lượng thuốc

- Các biểu mẫu khác theo qui định của các Bộ Ngành có liên quan

-Đối với việc cấp phát, tiếp nhận thuốc độc, thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần phải tuân theo đúng các qui định về hồ sơ tài liệu tại các qui chế liên quan [2],[6]

1.1.6 Xu hướng tồn trữ thuốc tại các bệnh viện hiện nay trên thế giới 1.1.6.1 Thực trạng tồn trữ thuốc tại các bệnh viện trên thế giới

Hệ thống cung ứng, tồn trữ thuốc tương đối hoàn chỉnh, họ thuận lợi về hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống điều hành trung tâm để xử lý yêu cầu và các mệnh lệnh thực hiện rất hoàn chỉnh, tự động hóa cao

Hoàn chỉnh, hệ thống giao thông vận tải rất thuận tiện, có nhiều loại hình và phương tiện vận tải phù hợp với từng loại nhu cầu Hệ thống tồn trữ kho của hệ thống cung ứng được phân bố rộng khắp đảm bảo cho việc cung ứng theo yêu cầu nhanh nhất và đạt hiệu quả tối ưu

Đội ngũ làm công tác cung ứng có trình độ thực hành cao, được đào tạo công phu, luôn được đào tạo lại và nâng cao Với chế độ lương cao, họ rất có ý thức trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ

Các yếu tố này đã đáp ứng tốt nhu cầu của các cơ sở điều trị, do vậy hệ thống tồn trữ của bệnh viện thực tế chỉ đáp ứng một phần nhỏ nhu cầu thuốc dự trữ Vì vậy, ở các nước phát triển, việc tồn trữ thuốc tại bệnh viện ít được quan tâm trừ ở những nơi mật độ dân cư thấp,mô hình bệnh viện chưa nhiều Hệ thống cung ứng thuốc rất phát triển hệ thống này có quan hệ rất chặt chẽ với các cơ sở điều trị đảm bảo cung ứng thuốc rất tốt cho nhu cầu sử dụng thuốc cả về lượng và thời gian đáp ứng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, được đào tạo chuyên nghiệp Các yếu tố này đã đảm bảo tồn trữ thuốc của bệnh viện thực tế không cần thiết lắm

Về quản lý tồn kho trong cấp phát, phương pháp kiểm soát tồn kho điện tử được

áp dụng từ lâu tại nhiều nước trên thế giới và có quan hệ chặt chẽ với khâu cấp phát,

có nhiều cách tiếp cận vấn đề này Trong khâu cấp phát thuốc, phần mềm vi tính sử dụng cảnh báo hoặc lời nhắc trước khi cấp phát, trong trường hợp có sai sót trong

kê đơn sẽ thông báo cho bác sĩ điều chỉnh hoặc thông báo cho bệnh nhân điều chỉnh Minh họa cho các loại thiết kế nghiên cứu này là một nghiên cứu can thiệp trước sau có đối chứng sử dụng một nhóm bác sĩ sử dụng CDSS trong kê đơn được

so sánh với một nhóm bác sĩ không sử dụng CDSS [18] Về sai sót cấp phát, kết quả nghiên cứu của Moniz và cộng sự cho thấy không có sự khác nhau có ý nghĩa thống

kê trong sai sót cấp phát của nhóm can thiệp và nhóm đối chứng khi không áp dụng

kê đơn điện tử Trong khi đó, tỷ lệ sai sót 26 cấp phát trong kê đơn điện tử ở nhóm can thiệp thấp hơn có ý nghĩa thống kê so với nhóm đối chứng [19]

Cách tiếp cận thứ hai là kiểm soát tồn kho điện tử sử dụng phân tích ABC và số lượng đặt hàng kinh tế Phương pháp này nhằm tránh tình trạng hết hàng, tối thiểu hóa chi phí tồn kho, và gia tăng hiệu quả của hệ thống mua Bước đầu tiên của dự

án là xác định chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí kèm theo Sau đó, hệ thống mini vi tính sẽ in danh mục tồn kho theo tổng chi phí dựa trên thuốc sử dụng trong năm qua và tồn kho được chia thành các nhóm A, B, C Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) được tính toán cho các mục A, B, C để mua trên nền tảng tối đa/ tối thiểu Các thuốc nhóm A đặt hàng hàng tuần theo tần suất đặt hàng Theo thời khóa biểu này, các thuốc được đặt hàng trong một tuần cụ thể được máy vi tính in ra Máy tính duy trì tồn kho liên tục, và một danh sách nhóm B, C dưới số lượng tối thiểu được in ra theo yêu cầu Hiệu quả quản lý tồn kho tăng đáng kể (50%) sau khi

dự án thực hiện và tiết kiệm chi phí, việc đảm bảo nhu cầu thuốc không đoán trước

và tránh tình trạng hết thuốc có thể đạt được nếu xác định rõ quy trình đặt hàng cho các nhóm B, C [20]

Thực hiện và đánh giá hệ thống quản lý tồn kho thuốc dựa trên web là một phương pháp khác được áp dụng ở Haiti [17] Hệ thống quản lý tồn kho dựa trên web được áp dụng tại 9 bệnh viện chuyên khoa tại vùng nông thôn Haiti Hệ thống kiểm soát tồn kho toàn diện với mô hình theo giao diện thẻ kho chuẩn của WHO

Hệ thống cho phép nhân viên dược ở 9 bệnh viện nhập vào mức độ dự trữ và yêu cầu thuốc và theo dõi nhập thuốc Hệ thống sau 2 năm sử dụng đã gia tăng tốc độ xử

lý và kiểm soát được 450 thuốc, tỷ lệ hết hàng đã giảm từ 2,6% xuống còn 1,1% và 97% thuốc cần nhập kho được đáp ứng trong vòng 1 ngày

Tại các nước đang phát triển, không có hệ thống các yếu tố để có các phương thức tồn trữ tại bệnh viện như các nước phát triển, do vậy nhiệm vụ đảm bảo luôn

đủ thuốc (số lượng, chủng loại, dạng bào chế) có chất lượng cho nhu cầu điều trị của bệnh viện là ưu tiên hàng đầu Chi phí cho công việc đảm bảo thuốc phải thấp ở mức tối ưu, phù hợp với khả năng của ngân sách, của cán bộ điều trị và của người bệnh, với hiệu quả kinh tế cao

Ở các nước phát triển hệ thống cung ứng thuốc tương đối hoàn chỉnh các điểm bán

lẻ thuốc và các bệnh viện sử dụng sản phẩm của hãng dược phẩm nào đó, thường không phải tồn trữ thuốc của họ Khi có nhu cầu sau một thời gian ngắn - thường tính bằng phút - Các yêu cầu sẽ được đáp ứng ngay một cách dễ dàng nhờ hệ thống thông tin liên lạc, giao thông vận tải thuận tiện, mạng lưới cung ứng phân bố rộng khắp, đội ngũ làm công tác cung ứng thuốc có trình độ thực hành cao Do vậy, hệ thống tồn trữ thuốc của bệnh viện thực tế không cần thiết

Do vậy việc tính toán cơ chế tồn trữ thuốc sao cho đảm bảo yêu cầu của công tác dược bệnh viện phải hoàn thành Việc lựa chọn phương thức tồn trữ thuốc phải căn cứ vào yếu tố thực trạng của cơ sở, hệ thống y tế để quyết định trên cơ sở của lý thuyết tồn trữ thuốc

1.1.6.2.Thực trạng tồn trữ thuốc tại các bệnh viện ở Việt Nam

Mô hình bệnh tật thuộc bệnh viện là số liệu thống kê về bệnh tật trong khoảng thời gian nhất định Tùy theo hạng và tuyến bệnh viện mà mô hình bệnh tật bệnh viện có thể thay đổi (do hạng bệnh viện liên quan tới kinh phí, kỹ thuật điều trị, biên chế) Mô hình bệnh tật của bệnh viện là căn cứ quan trọng giúp bệnh viện không chỉ xây dựng danh mục thuốc phù hợp mà còn làm cơ sở để bệnh viện hoạch định phát triển toàn diện trong tương lai

Ngoài công tác quan trọng nhất là khám chữa bệnh, chăm sóc sức khỏe cho người bệnh, bệnh viện còn có các chức năng, nhiệm vụ quan trọng khác Tùy theo từng cấp độ mà mức độ ưu tiên các chức năng nhiệm vụ khác nhau Đối với một số

bệnh viện có đặc thù riêng, có thể thêm, bớt những nhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên nhiệm vụ đầu tiên, tối quan trọng của bệnh viện là: khám bệnh và chữa bệnh

Về nhân lực dược có vai trò quan trọng hoàn thành nhiệm vụ chung của khoa dược trong đó có công tác tồn trữ Số lượng nhân sự vả trình độ chuyên môn phù hợp đảm bảo nghiệp vụ chuyên môn phù hợp, tuy nhiên bên cạnh yếu tố nhân lực cần phải đảm bảo các yếu tố vật chất trang thiết bị phục vụ cho bảo quản và tồn trữ tại hệ thống y tế Trong thực tế,tại các bệnh viện trong nước có sự phân bố không đồng đều vể nam , nữ hay tỉ lệ dược sĩ đại học tại các bệnh viện còn hạn chế như tại bệnh viện đa khoa huyện Vĩnh Thuận tỉnh Kiên Giang năm 2015, tỷ lệ nhân lực dược trong tổng số nhân viên trong đơn vị là 11,3%[15] Và tại bệnh viện đa khoa

An Minh tỉ lệ này là 7,5%[14].Với khối lượng công việc ngày càng nhiều, yêu cầu công việc ngày càng cao, số lượng thuốc nhập và cấp phát của kho Dược ngày càng lớn thì các tỉ lệ nhân sự trên còn thấp

Về tồn trữ: Luôn đảm bảo sẵn sàng cơ số phục vụ công tác chiến đấu, từ thiện ,

cơ số cấp cứu và dự trữ thuốc điều trị chăm sóc sức khỏe nhân dân, mõi cơ sở hệ thống y tế cần xây dựng một cơ số thuốc đầy đủ, cung ứng kịp thời, không để tồn trữ với cơ số quá lớn nhưng đáp ứng đầy đủ kịp thời cho nhu cầu sử dụng của cơ sở bệnh viện điều trị và theo nhu cầu cấp thiết về phòng và chữa bệnh của nhân dân Việc xây dựng cơ số tồn kho hợp lý cũng là một công việc quan trọng trong công tác dược bệnh viện Nhưng trên thực tế gần như chưa bệnh viện nào thực hiện được Theo những nghiên cứu gần đây như lượng thuốc tồn kho dự trữ của bệnh viện như bệnh viện

đa khoa huyện Vĩnh Thuận năm 2015 có giá trị tồn kho trung bình là 1,4 tháng [15] Năm 2014, tại tỉnh Kiên Giang, bệnh viện đa khoa An Minh có giá trị tồn kho là 1,9 tháng sử dụng [14].Cũng theo các kết quả nghiên cứu cho thấy, các nhóm thuốc có giá trị xuất nhập tồn lớn trong năm là nhóm kháng sinh, tiêu hóa, tim mạch

Điều kiện môi trường bảo quản ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng thuốc Các thuốc khi được nhập vào kho cần được tuân theo yêu cầu của nhà sản xuất

1.2 Vài nét về Bệnh viện Quân Y 175, Bộ Quốc Phòng

1.2.1 Tổng quan về Bệnh viện Quân Y 175 – Bộ Quốc Phòng

 Lịch sử phát triển

Bệnh viện Quân y 175 trực thuộc Bộ Quốc Phòng là Bệnh viện tuyến cuối của quân đội ở khu vực phía Nam, có nhiệm vụ khám chữa bệnh cho cán bộ cấp cao trong quân đội, cán bộ cấp cao Đảng – Nhà nước và các đối tượng khác

Từ ngày 1/5/1975 đến 24/9/1977, Viện Quân Y 175 hình thành làm nhiệm vụ tiếp nhận, cứu chữa thương binh, bệnh binh và giải quyết di chứng vết thương chiến tranh, từng bước xây dựng thành bệnh viện tuyến cuối của quân đội phía Nam

Từ tháng 9/1977 đến 12/1989, phục vụ chiến đấu bảo vệ Tổ Quốc ở biên giới Tây Nam và làm nhiệm vụ Quốc tế tại Campuchia, tiếp tục xây dựng Bệnh viện theo hướng Cách mạng, chính quy, tinh nhuệ, từng bước hiện đại

Từ 1990 đến 2000, đổi mới toàn diện, vững chắc, xây dựng Bệnh viện làm nhiệm vụ Bệnh viện tuyến cuối trrrung tâm y học Quân sự Tham gia chương trình

y tế chuyên sâu của ngành Y tế Nhà nước

Từ 2001 đến 2005, xây dựng chuẩn Bệnh viện loại A, tuyến cuối, trung tâm nghiên cứu y học Quân sự của Bộ Quốc Phòng ở phía Nam trong thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa

 Vị trí, nhiệm vụ

Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng ngụ tại địa chỉ 786 Nguyễn Kiệm, Phường 03, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, hoạt động dưới sự lãnh đạo, chỉ huy trực tiếp về mọi mặt của Đảng uỷ Quân sự Trung ương, sự chỉ đạo của Bộ Quốc Phòng

Bệnh viện Quân y 175 - Bộ Quốc Phòng là bệnh viện chiến lược tuyến cuối, trung tâm y học Quân sự phía Nam, với nhiệm vụ sẵn sàng phục vụ chiến đấu, ứng phó các tình huống đột xuất, cứu hộ, cứu nạn, thảm họa, đảm bảo Quân y cho biển đảo; thu dung, cấp cứu, điều trị phục vụ thương bệnh binh và Nhân dân, thực hiện công tác chỉ đạo tuyến, tham gia Đào tạo - Nghiên cứu khoa học

Năm 2017, Bệnh viện Quân Y 175 có khoảng 1700 nhân lực ( khoảng

900 biên chế và lao động hợp đồng) Quy mô bệnh viện hơn 33 khoa phòng với 1000 giường bệnh đáp ứng điều trị nhanh, kịp thời theo nhu cầu xã hội, nhu cầu chăm sóc và khám sức khỏe của các cán bộ cấp cao và nhân dân

Bệnh Viện 175 cơ cấu tổ chức chính quyền gồm 4 Khối: khối cơ quan, khối nội, khối ngoại, khối cận lâm sàng

Khối Cơ quan

 Trung tâm chẩn đoán và điều trị ung bướu A20.1

 Khoa Cán bộ Cao cấp A1,Cán bộ TW A11

 Khoa Tim Mạch Khớp A2

 Khoa Tiêu hóa A3

 Khoa Truyền Nhiễm A4

 Khoa Lao phổi A5

 Khoa Tâm thần A6

 Khoa Nội Thần kinh A7

 Khoa Da Liễu A8

 Khoa Nhi A9

 Khoa Y học Cổ truyền A10

 Khoa Hồi sức tích cực A12

 Khoa Lọc máu A14, Thận Ngoại Trú A14B

 Khoa Bệnh nghề nghiệp A25

Khối Ngoại

 Viện Chấn thương Chỉnh hình

 Khoa Ngoại Tiết Niệu B2

 Khoa Ngoại bụng B3

 Khoa Lồng ngực B4

 Khoa Gây mê hồi sức B5

 Khoa Ngoại Thần kinh B6

 Khoa Mắt B7

 Khoa Hàm Mặt B8, khoa Răng B10

 Khoa Tai Mũi Họng B9

 Khoa Phụ sản B11

Khối Cận Lâm sàng

 Khoa khám bệnh theo yêu cầu - khám sức khỏe C1-2

 Khoa Cấp Cứu Lưu C1-3

 Khoa Huyết học C2

 Khoa Sinh hóa C3, Vi sinh Vật C4

 Khoa Giải Phẫu Bệnh Lý C5

 Khoa Vật Lý Trị Liệu C6

 Khoa Chẩn đoán Chức năng C7, Chẩn đoán hình ảnh C8

 Khoa Chống nhiễm khuẩn C12

 Khoa Tiếp huyết C16

1.2.2 Vài nét về khoa Dược- Bệnh viện Quân Y 175

 Chức năng, nhiệm vụ khoa Dược

Khoa Dược bệnh viện là một khoa thuộc sự quản lý, điều hành của giám đốc bệnh viện Trong bệnh viện, khoa Dược là tổ chức cao nhất đảm nhận mọi công việc về dược không chỉ có tính chất thuần tuý của một chuyên khoa, mà còn thêm tính chất của một bộ phận quản lí nhằm góp phần nâng cao hiệu quả và đảm bảo an toàn trong khám chữa bệnh, nhất là trong sử dụng

thuốc Khoa Dược nằm trong khối cận lâm sàng và là nơi thực thi chính sách quốc gia về thuốc [3]

Chức năng nhiệm vụ khoa Dược bệnh viện: Khoa Dược là khoa

chuyên môn chịu sự lãnh được trực tiếp của Giám đốc bệnh viện

Khoa Dược có chức năng quản lí và tham mưu cho Giám đốc bệnh viện

về toàn bộ công tác Dược trong bệnh viện nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời thuốc có chất lượng và tư vấn, giám sát việc thực hiện sử ụng thuốc an toàn hợp lí [3]

Nhiệm vụ Khoa Dược :

1 Lập kế hoạch, cung ứng thuốc bảo đảm đủ số lượng, chất lượng cho nhu cầu điều trị và thử nghiệm lâm sàng nhằm đáp ứng yêu cầu chẩn đoán, điều trị và các yêu cầu khác (phòng chống dịch bệnh, thiên tai, thảm họa);

2 Quản lý, theo dõi nhập thuốc, cấp phát thuốc cho nhu cầu điều trị;

3 Đầu mối tổ chức, triển khai hoạt động của Hội đồng thuốc và điều trị;

4 Bảo quản thuốc theo đúng nguyên tắc “Thực hành tốt quản lý thuốc”;

5 Tổ chức pha chế thuốc, hóa chất sát khuẩn, bào chế thuốc đông y, sản xuất thuốc từ dược liệu sử dụng trong bệnh viện;

6 Thực hiện công tác dược lâm sàng, tư vấn về sử dụng thuốc, tham gia công tác cảnh giác dược, theo dõi, báo cáo tin liên quan đến tác dụng không mong muốn của thuốc (ADR);

7 Quản lý, theo dõi việc thực hiện các quy định chuyên môn về dược tại các khoa trong bệnh viện;

8 Nghiên cứu khoa học và Đào tạo, là cơ sở thực hành của các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học về dược;

9 Phối hợp với khoa cận lâm sàng, lâm sàng theo dõi, kiểm tra, đánh giá, giám sát việc sử dụng thuốc an toàn, hợp lý, đặc biệt là sử dụng kháng sinh và theo dõi tình hình kháng kháng sinh trong bệnh viện;

10 Tham gia chỉ đạo tuyến;

11 Tham gia hội chẩn khi có yêu cầu;

12 Tham gia theo dõi, quản lý kinh phí sử dụng thuốc;

13 Quản lý hoạt động của Nhà thuốc bệnh viện theo đúng quy định

 Cơ cấu tổ chức nhân lực Khoa Dược – Bệnh viện Quân Y 175 năm 2017

Khoa dược có 59 cán bộ nhân viên gồm 01 chủ nhiệm khoa, 01 phó chủ nhiệm khoa và 04 ban chuyên môn ban

 Mô hình khoa Dược Hình 1.3 Mô hình cơ cấu tổ chức của khoa Dược

1.2.3 Chức năng nhiệm vụ của kho Nội trú

Sản xuất

Pha chế theo đơn

-Chức năng bảo quản, dự trữ thuốc theo đúng quy định và phát thuốc kịp thời để

người bệnh được dùng thuốc đúng thời gian

-Nhiệm vụ đảm bảo tốt về chất lượng, số lượng thuốc trong quá trình xuất nhập cấp phát từ kho chẵn về kho nội trú và từ kho nội trú cho các khoa phòng điều trị hoặc trực tiếp bệnh nhân bệnh án ngoại trú nhằm giảm thấp tỉ lệ chênh lệch hao hụt, thiếu thừa, kém chất lượng

CHƯƠNG 2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1.Đối tượng, thời gian nghiên cứu

2.1.1 Đối tượng nghiên cứu

-Cơ sở vật chất, trang thiết bị tại kho bảo hiểm nội trú- Khoa Dược, Bệnh viện Quân Y 175 năm 2017

-Công tác hoạt động bảo quản, dự trữ thuốc của kho bảo hiểm nội trú- Khoa Dược, Bệnh viện Quân Y 175 năm 2017

2.1.2 Thời gian nghiên cứu

- Từ ngày 1/1/2017 đến hết ngày 31/12/2017

2.2.Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Thiết kế nghiên cứu

Mô tả hồi cứu số liệu

2.2.2.Xác định các biến số

Bảng 3.1 Các biến số nghiên cứu

biến

Nguồn thu thập

Cơ sở vật chất, trang thiết bị và nhân lực

1 Trình độ cán bộ dược Biến phân

loại

Trình độ cán

bộ dược : sau đại học, đại học , trung học , sơ cấp

Trình độ cán

bộ dược : sau đại học, đại học , trung học , sơ cấp

Hồi cứu

3 Diện tích kho Biến dạng

số

Diện tích kho

lẻ bảo hiểm nội trú

Đo

4 Thiết bị bảo quản Biến phân

loại

“1”=Có quạt trần , điều hòa, tủ lạnh

“0”=Không có quạt trần, điều hòa, tủ lạnh

Bảng thống kê theo dõi trực tiếp

5 Thiết bị sắp xếp Biến phân

loại

“1”=Có giá

kệ, ballet, tủ đựng thuốc

“0”=Không có giá kệ, ballet,

tủ đựng thuốc

Bảng thống kê theo dõi trực tiếp quan sát

loại

“1”=Có tủ kính dụng cụ

số

Nhiệt độ được theo dõi đo trong kho

Hồi cứu ‘sổ lưu theo dõi nhiệt độ’

số

Độ ẩm được theo dõi đo trong kho

Hồi cứu ‘sổ lưu theo dõi

độ ẩm’ trong kho

Cơ cấu dự trữ thuốc

9 Thuốc hết trong kho Biến dạng số Là loại

thuốc có tồn =0

Hồi cứu

“thống kê báo cáo sử dụng thuốc”

10 Giá trị thuốc tồn trung

bình

Biến dạng số Giá trị

thuốc tồn kho trong từng tháng

Hồi cứu

“thống kê báo cáo sử dụng thuốc”

Hồi cứu

“thống kê báo cáo sử dụng thuốc”

2.3 Phương pháp thu thập số liệu

Tiến hành Hồi cứu lại các sổ lưu theo dõi, các hoạt động liên quan đến việc bảo quản, tồn trữ và cấp phát thuốc tại kho nội trú – khoa Dược năm

2017

 Hồi cứu hoạt động quản lý nhập, xuất, tồn thuốc:

Hồi cứu hồ sơ, biên bản liên quan đến hoạt động quản lý nhập, xuất, tồn thuốc lưu tại khoa Dược gồm: Biên bản kiểm kê, báo cáo xuất-nhập-tồn theo định kỳ tháng, quý, năm, bản kê phiếu xuất theo ngày, báo cáo hàng năm về

cơ cấu nhân lực kho

 Quan sát cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản:

Địa điểm của khoa dược

Diện tích sử dụng của từng kho

Diện tích của trang thiết bị tại kho

Danh mục trang thiết bị của các kho tại khoa Dược

Đảm bảo bảo quản nhiệt độ, độ ẩm tại các kho

 Tỉ lệ nhân viên tại kho lẻ BHNT so với nhân viên Khoa Dược theo trình độ chuyên môn

Diện tích kho , cơ sở vật chất , trang thiết bị giúp đảm bảo bảo quản thuốc tốt như: Nhiệt kế , ẩm kế, máy điều hòa, tủ lạnh, máy báo cháy, tủ, giá

kệ, pallet ,

 Diện tích kho :

Diện tích kho (m2) =Chiều dài (m) x Chiều rộng (m)

Số lượng trang thiết bị ( máy điều hòa, quạt thông gió, quạt trần, máy lạnh, nhiệt kế, ẩm kế, giá, kệ, ) của kho nội trú

 Trang thiết bị tại kho nội trú

Ghi nhận nhiệt độ, độ ẩm qua sổ lưu theo dõi nhiệt độ, độ ẩm tại kho lẻ Bảo hiểm nội trú

Tổng số ngày theo dõi nhiệt độ, độ ẩm :

=Tỉ lệ số ngày đạt về nhiệt độ,độ ẩm

Tổng số ngày theo dõi

Mục tiêu 2: Khảo sát thực trạng dự trữ cấp phát thuốc tại kho Nội trú- Khoa Dược, Bệnh viện Quân Y 175 năm 2017

Xác định số lượng, giá trị thuốc tồn kho qua các tháng trong năm 2017 Từ đó xác định giá trị thuốc tồn kho trung bình

 Giá trị thuốc tồn cuối kỳ =Giá trị thuốc tồn đầu kỳ + giá trị thuốc nhập - giá trị thuốc xuất trong kỳ

 Thời gian sử dụng thuốc tồn = Giá trị thuốc tồn cuối kỳ / giá trị thuốc xuất trong kỳ

 Thời gian hết thuốc trung bình = Tổng số ngày hết thuốc của loại thuốc / Số lần hết thuốc

2.5 Phương pháp xử lý và phân tích số liệu

Số lượng và cơ cấu nhân viên kho Bảo hiềm nội trú (BHNT) được sắp xếp theo trình độ học vấn chuyên môn thông qua hồ sơ nhân sự Khoa dược Tính tổng số nhân viên trong kho nội trú và khoa Dược Tính tỉ lệ phần trăm nhân lực tại kho nội trú với tổng nhân lực khoa Dược

= Tỉ lệ nhân lực kho nội trúTổng số nhân lực khoa Dược

 Tính thời gian giá trị tiền thuốc dự trữ bình quân của kho nội trú năm 2017( tháng)

Công thức (1): t =

B A

Trong đó:

t là thời gian dự trữ bình quân giá trị thuốc 1 tháng

A là giá trị thuốc tồn kho năm 2017

B là giá trị thuốc sử dụng bình quân 1 tháng

Tính thời gian lượng thuốc dự trữ bình quân của kho nội trú năm 2017 (tháng)

Công thức (2): t’ =

'

'

B A

Trong đó:

t’ là thời gian dự trữ lượng thuốc bình quân một tháng

A’ là lượng thuốc tồn kho năm 2017

-B’ là lượng thuốc sử dụng bình quân 1 tháng năm 2017

 Số liệu sau khi thu thập được đưa vào phần mềm Microsoft Excel 2013

để xử lý, phân tích như sau :

Thống kê số liệu

Sắp xếp số liệu tùy theo mục đích phân tích , chỉ tiêu nghiên cứu

Tính số lượng, giá trị và tỷ lệ phần trăm của từng biến

Trình bày kết quả bằng bảng, hình

CHƯƠNG 3 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 3.1 Mô tả thực trạng bảo quản thuốc tại kho nội trú năm 2017

3.1.1 Tổ chức nhân sự kho nội trú và khoa Dược

Bảng 3.2: Số lượng và trình độ nhân viên kho nội trú và khoa Dược

Trình độ

Ban/khoa Dược

Sau đại học

Đại học

Trung học

Sơ cấp

Nhận xét: Khoa Dược có 4 ban cùng chung nhiệm vụ đảm bảo đầy đủ

thuốc theo nhu cầu sử dụng điều trị Bảng trên cho thấy, nhân lực ban kho chiếm 64 % so với nhân lực toàn khoa Dược và nhân lực kho nội trú chiếm 18

% đối với nhân lực Ban kho Do vậy, cơ cấu tổ chức nhân lực khoa Dược tương đối hợp lí, tập trung nguồn nhân lực vào bảo quản, tồn trữ, cấp phát để đạt mục tiêu chung cung ứng, dự trữ, bảo quản chất lượng thuốc tốt nhất, đạt được chất lượng điều trị tại Bệnh Viện

Ban kho gồm 4 bộ phận: kho chẵn, kho lẻ bảo hiểm nội trú, kho lẻ bảo hiểm ngoại trú, nhà thuốc Bốn bộ phận kho này liên kết chặt chẽ trong chức năng và nhiệm vụ của từng kho, góp phần hỗ trợ điều tiết thuốc tồn trữ Phân

bổ dựa theo trình độ chuyên môn các ban và kho đều có Dược sĩ phụ trách trình độ đại học trở lên 16% và 5% dược sơ cấp còn phân bố tại ban của khoa Dược Ban kho có 28% trình độ sau đại học và 67% là trình độ đại học so với nhân lực khoa Dược và có 36 nhân lực trong tổng 59 nhân lực khoa Dược

Để đảm bảo thực hiện tốt công tác chuyên môn bảo quản thuốc, kho BHNT phân công và bố trí, sắp xếp nhân lực phù hợp với chuyên môn của từng nhân lực tại kho theo dạng thuốc

Bảng 3.3 Cơ cấu nhân lực kho nội trú bố trí theo dạng thuốc

hướng tâm thần

nghiệnThuốc viên thuốc ARV- thuốc Lao-thuốc dùng ngoài

-Thuốc ống – dịch truyền- hóa chất, vật tư- oxy thở

Nhận xét: Cơ cấu nhân lực kho nội trú bố trí sắp xếp theo dạng thuốc đáp

ứng đủ nhân lực cho kho đảm bảo chất lượng thuốc và số lượng thuốc cung ứng kịp thời nhu cầu sử dụng, mô hình bệnh tật Cơ cấu 1 dược sĩ đại học trực tiếp quản lý nhóm thuốc gây nghiện- hướng tâm thần theo quy chế quản lý thuốc kiểm soát đặc biệt; nhóm thuốc viên, thuốc Lao, ARV, thuốc dùng ngoài có 4 nhân lực 1 dược sĩ đại học, 3 dược sĩ trung học; nhóm thuốc ống, dịch truyền, hóa chất, vật tư, oxy có 4 dược sĩ trung học và 1 dược sĩ sơ cấp

3.1.2 Cơ sở hạ tầng kho nội trú

Kho 1: gồm khu A, B, C, D, F

 Khu vực A: thuốc viên, thuốc dùng ngoài

 Khu vực B: thuốc tiêm, thuốc hóa trị

 Khu vực C: thuốc độc nghiện – hướng tâm thần

 Khu vực D: thuốc theo chương trình Lao, thuốc sốt rét, ARV

 Khu vực F: dịch tiêm truyền, dịch đạm truyền …

Kho 2: khu E

 Khu vực E: hóa chất sát khuẩn , hóa chất theo máy xét nghiệm, vật tư: bông băng gạc

Kho 3: khu G

 Khu vực G: oxy thở 6m3, oxy thở 3m3

Hệ thống kho BHNT được khảo sát diện tích trình bày qua bảng sau :

Bảng 3.4 Diện tích kho Nội trú

vực

Diện tích (m 2 )

Tỉ lệ phần trăm ( %)

Diện tích hữu ích (m 2 )

Tỷ lệ sử dụng (%)

Nhận xét :Kho 1 gồm khu A, B, C, D, F là kho 1 có tổng diện tích là

90m2, diện tích hữu ích của kho 1 là 61m2 chiếm tỉ lệ 52,6%, kho 1 có diện