Quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức mình

BÀI TẬP PHÁT TRIỂN KHẢ NĂNG LÃNH ĐẠO Quy trình định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tổ chức Chủ đề: Nêu giải thích cách chi tiết bước bạn làm bạn định thực quy trình định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tổ chức Hãy đưa lập luận trình loại định mà bạn định thử nghiệm giải thích lý Nêu lên điểm có lợi hạn chế quy trình mà bạn dự đoán lý thuyết lẫn thực hành BÀI LÀM Đặt vấn đề: Trong sống hàng ngày hoạt động sản xuất kinh doanh hay hoạt động quản lý, lãnh đạo bạn luôn phải định Bản chất việc đinh thực hoạt động lãnh đạo, lãnh đạo thân hay lãnh đạo tổ chức Trước tìm hiểu, phân tích quy trình định, cần hiểu rõ khái niệm lãnh đạo Có nhiều khái niệm lãnh đạo, số khái niệm lãnh đạo: Các khái niệm lãnh đạo: Lãnh đạo “ hành vi cá nhân…chỉ đạo hoạt động nhóm người thực mục tiêu chung (Hemphill& Coons, trang 7) Lãnh đạo “một trình gây ảnh hưởng hoạt động nhóm người có tổ chức để thực mục tiêu chung” (Rauch&Behling, 1984, trang 46) Lãnh đạo “ khả cá nhân gây ảnh hưởng, thúc đẩy khuyến khích người khác cống hiến hiệu thành công chung tổ chức…” (House et al, 1999, trang 184) Lãnh đạo chủ thể thực với nhiều phong cách khác nhau, phong cách có ưu, nhược điểm riêng nó, ví dụ như: Charismatic Leadership – lãnh đạo dựa uy tín cá nhân; Participative Leadership – lãnh đạo có tham gia người; Situational Leadership – lãnh đạo theo tình huống; Transactional Leadership – lãnh đạo chuyển giao, ủy quyền… Participative Leadership - Lãnh đạo tham gia Đưa định chức quan trọng người Lãnh đạo, nhiều định người lãnh đạo họ huy động khuyến khích tham gia người khác tổ chức Sự nỗ lực người lãnh đạo để khuyến khích hỗ trợ tham gia người khác việc đưa định gọi Lãnh đạo tham gia Người lãnh đạo lôi kéo tham gia người vào trình định công việc cần thiết để định dễ chấp thuận thực tổ chức Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc sử dụng quy trình định khác cho phép người khác có mức độ tham gia định định người lãnh đạo Đặc điểm lãnh đạo tham gia trình tham vấn, định, chia sẻ quyền lực, phân cấp quản lý, quản lý dân chủ Hình thức lãnh đạo tham gia coi loại hành vi đặc trưng cho tính dân chủ, định tập thể vấn đề hệ trọng tổ chức Nghiên cứu Lãnh đạo tham gia giúp ta hiểu rõ lý lãnh đạo hiệu lại quan trọng tổ chức Người lãnh đạo theo phong cách Participative - Lãnh đạo tham gia thường không chuyên quyền tự định Trái lại, người thường có xu hướng đưa thêm người khác vào trình định, bao gồm người quyền, đồng nghiệp, người giỏi người có liên quan khác Tuy nhiên, việc trao truyền từ chối cho người cấp tham gia vào trình định thường ý định "chợt nảy ra" người quản lý nên hầu hết hoạt động tham gia định kể thường thực với nhóm mang tính tức thời Câu hỏi khả tham gia tác động đến định mà người nhóm cho phép hoàn toàn tùy thuộc vào sở tham chiếu niềm tin người quản lý, có nhiều mức độ tham gia khác nhau, mô tả bảng đây: ← Không có tham gia Quyết định hoàn toàn người lãnh đạo đưa Người lãnh đạo đề xuất phương án, lắng nghe phản hồi để có định cuối Mức độ tham gia cao→ Cả nhóm đề xuất phương án, người lãnh đạo đưa định cuối Người lãnh đạo hợp tác công với thành viên khác định Người lãnh đạo giao toàn trách nhiệm định cho nhóm Nhìn chung khái niệm lãnh đạo nhấn mạnh đến việc gây ảnh hưởng nhóm người để đạt mục đích Để đạt việc này, chủ thể thực hoạt động lãnh đạo, thực việc lãnh đạo thông qua việc đinh Tuy nhiên để đạt hiệu lãnh đạo cách cao người lãnh đạo phải tự tìm hiểu tự xây dựng cho phương pháp, quy trình định hiệu Các phương pháp định: - Phương pháp độc đoán Phương pháp phát biểu cuối Phương pháp nhóm tinh hoa Phương pháp cố vấn Phương pháp luật đa số Phương pháp trí • Phương pháp độc đoán Phương pháp độc đoán bạn tự định hoàn toàn sau công bố cho nhân viên Khi bạn định không ưa thích bạn cố gắng thuyết phục nhân viên định này, mà không đề nghị đối thoại thử thách - Ưu điểm + Tiết kiệm thời gian + Thuận lợi định theo chuẩn + Lãnh đạo có kinh nghiệm - Nhược điểm + Nhân viên tâm + Nhân viên dễ bất mãn + Công việc liên quan đến người • Phương pháp phát biểu cuối Trong phương pháp phát biểu cuối bạn cho phép nhân viên thảo luận đề nghị giải pháp cho vấn đề Bạn lưu ý không lưu ý đến đề nghị định Bạn cho phép tình thảo luận theo cách thật cởi mở cuối thảo luận bạn tự định - Ưu điểm + Sử dụng số nguồn lực nhóm + Cho phép số sáng kiến - Nhược điểm + Nhân viên tâm • Phương pháp nhóm tinh hoa Phương pháp nhóm tinh hoa có tham gia bạn người khác vào việc định mà không cần tham khảo ý kiến người khác Bạn tranh luận đưa giải pháp, đưa định trình bày định cho số nhân viên lại Bạn chí thảo luận sở định bạn trước nhân viên - Ưu điểm + Tiết kiệm thời gian + Thảo luận cởi mở + Phát triển nhiều ý tưởng - Nhược điểm + Nhân viên tâm + Xung đột trì + Ít có tương tác • Phương pháp cố vấn Phương pháp cố vấn đặt bạn vào vị trí người cố vấn Bạn đưa định ban đầu thăm dò trình bày định cho nhóm để thảo luận thu thập liệu Bạn xem xét cẩn thận cởi mở ý kiến nhóm trước định Thường bạn tới định trình bày định trước nhóm để thảo luận Bạn phải có đầu óc cởi mở cho phép chí trich bạn thay đổi lý lẽ mà nhân viên đưa Bạn cho phép người khác cải tiến cách chi tiết định ban đầu bạn hoặc, ngược lại, đưa đề nghị ủng hộ cho quan điểm khác Quyết định cuối bạn đưa ra, có xem xét cẩn thận cách cởi mở quan điểm khác - Ưu điểm + Sử dụng nguồn lực nhóm + Thảo luận cởi mở + Phát triển nhiều ý tưởng - Nhược điểm + Ai chuyên gia ? + Lãnh đạo phải cởi mở • Phương pháp luật đa số Phương pháp luật đa số có tham gia thành viên nhóm trình định cách cho phép thành viên có phiếu bình đẳng Nhóm biểu việc chọn định Quyết định nhận từ đại đa số phiếu thắng trở thành định cuối - Ưu điểm + Tiết kiệm thời gian + Cho phép kết thúc thảo luận - Nhược điểm + Thiểu số cô lập + Quyết tâm toàn nhóm không cao • Phương pháp trí Phương pháp trí có tham gia toàn thể nhân viên vào việc định Một định đạt toàn nhân viên đồng ý định Phương pháp đưa định có chất lượng cao đầu vào lớn mạnh phong phú, tốn nhiều thời gian Nhất trí phương pháp định để sử dụng hết nguồn lực sẵn có nhân viên để giải cách sáng tạo xung đột vấn đề chủ yếu Nhất trí khó đạt thành viên nhóm phải đồng ý định cuối Sự trí hoàn toàn mục tiêu đạt được, thành viên nhóm nên sẵn sàng chấp nhận ý kiến nhóm sở tính hợp lý tính khả thi Khi thành viên nhóm chấp nhận bạn đạt tới trí, đánh giá xen định nhóm Thực vậy, điều có nghĩa người đơn độc cần thiết cản trở nhóm không chi tiết người hoàn toàn chấp nhận Việc biểu không phép Trong việc định dựa vào trí đích thân bạn phải tin định định đắn đồng ý theo định - Ưu điểm + Kích thích sáng tạo + Nhân viên tâm + Sử dụng khả - Nhược điểm + Tốn nhiều thời gian + Các thành viên phải có kỹ năng, làm việc theo ê kíp cao Quy trình định: Xác định vấn đề: Xác định rõ vấn đề cần phải định Thu thập thông tin, đưa giải pháp: Bước cần phải thu thập đủ thông tin cần thiết liên quan đến vấn đề cần định, từ đưa giải pháp số giải pháp thay Đánh giá lựa chọn giải pháp - Xác định tiêu chí đánh giá: xác định vấn đề cần định đánh giá dựa tiêu chí - Xác định mức độ, tầm quan trọng (tỷ trọng) cho tiêu chí - Đánh giá chấm điểm giải pháp theo tiêu chí lựa chon Tổng hợp kết lựa chọn định Thực thi định Đánh giá hiệu định Thu tập thông tin, đưa giải pháp Đánh giá lại cần thiết Quy trình định Xác định vấn đề Đánh giá lựa chọn giải pháp Tổng hợp kết quả, định Thực thi định Đánh giá hiệu định Ra định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia Bước 1: Xác định vấn đề, tình để áp dụng phương thức định phù hợp: Mặc dù phương thức định theo hướng khuyến khích tham gia nhân viên có nhiều ưu điểm, không đồng nghĩa với việc nhà lãnh đạo áp dụng trường hợp Trong tình khẩn cấp cần định tức thời người lãnh đạo, không thời gian để người lãnh đạo tổ chức họp để nhân viên tham gia ý kiến, người lãnh đạo cần định dựa kinh nghiệm hiểu biết thân Trường hợp máy móc áp dụng hình thức định theo hướng có tham gia nhân viên dẫn đến hậu vấn đề không giải kịp thời, hội tổ chức Các tình không phù hợp áp dụng phong cách định theo hướng có tham gia nhân viên: - Người lãnh đạo nhiều thời gian cho việc định, nhân viên thiếu thông tin vấn đề, vấn đề cần giải phức tạp người lãnh đạo cần nhiều thời gian để giải thích cho nhân viên; - Trình độ kinh nghiệm đội ngũ nhân viên chưa đủ để hiểu vấn đề cần giải quyết; - Các cấp bất đồng, mâu thuẫn quan hệ công việc Việc đóng góp ý kiến không đặt mục tiêu hiệu lên hàng đầu, mà việc chia sẻ ý kiến mang tính mục đích khẳng định thân người Các tình phù hợp để áp dụng phong cách định theo hướng có tham gia nhân viên: - Nhóm, hay tổ chức thành lập, người lãnh đạo cấp người tham gia tổ chức, tổ chức bước vào hoạt động nên chưa có kinh nghiệm, người lãnh đạo nên phát huy, khai thác hết kinh nghiệm hiểu biết nhân viên, thảo luận phương thức để thực mục tiêu chung; - Việc xây dựng quy trình làm việc cần có tham gia chuyên viên, họ người thực trực tiếp thường xuyên công việc, họ đưa ý kiến để quy trình xây dựng hợp lý chặt chẽ Mặt khác, nhân viên tham gia trình xây dựng quy trình có trách nhiệm cao việc thực quy trình sau ban hành - Trong trình hoạt động tổ chức, có nhiều vấn đề công việc không mang tính chất “sống còn”; Ví dụ việc định hoạt động văn nghệ - thể thao cho tập thể, kê dọn lại văn phòng không cần thiết người lãnh đạo phải định Trong trường hợp này, người lãnh đạo đề cao tham gia ý kiến người, khuyến khích nhân viên gắn kết với tập thể hơn, người cảm thấy lãnh đạo coi trọng Bước 2: Tổ chức họp để bàn vấn đề cần định Sau xác định vấn đề huy động tham gia nhân viên, người lãnh đạo nên tổ chức họp với đầy đủ thành viên liên quan, thành viên mà người lãnh đạo nhân định họ đóng góp giải pháp tốt cho Trong họp, người lãnh đạo người chủ trì, cung cấp đầy đủ thông tin vấn đề cho thành phần tham gia họp Nội dung họp ý kiến cần ghi chép lại tỉ mỉ Người lãnh đạo cần chốt lại phương án giải vấn đề vào cuối họp, cảm ơn tham gia thảo luận, đóng góp ý tưởng cấp Người lãnh đạo cần giải thích rõ lại chọn phương án mà không chọn phương án khác Ghi nhận ý kiến cho dù ý kiến chưa lựa chọn Bước 3: Thực đánh giá lại hiệu quả, chất lượng việc định Sau người lãnh đạo nhân viên thống giải pháp giải vấn đề, người lãnh đạo tổ chức thực giải pháp sở phân quyền, trao quyền, phân công phần công việc trách nhiệm cho người tham gia thảo luận trước Người lãnh đạo cần lập kế hoạch chi tiết cho việc thực giải pháp, đồng thời người lãnh đạo cần tập hợp báo cáo cần thiết để định kỳ đánh giá hiệu việc thực giải pháp Sau khoảng thời gian phù hợp, người lãnh đạo lại tổ chức họp để tổng kết lại chất lượng giải pháp chọn Nếu báo cáo tổng kết cho thấy việc định thành công, người lãnh đạo nên có chế độ khen thưởng cho thành viên đóng góp ý tưởng Ngược lại, việc định chưa mang lại hiệu quả, người lãnh đạo nhân viên tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới thất bại, đề chương trình để điều chỉnh kế hoạch thực hiện, thay đổi phương án cần thiết Ưu nhược điểm việc thực quy trình định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia Ưu điểm: - Tạo mối quan hệ tốt với nhân viên: Tổng thống Theodore Roosevelt nói rằng: “Một yếu tố vô đơn giản quan trọng công thức thành công xây dựng quan hệ tốt với người” Người lãnh đạo có tham gia trao đổi với nhân viên tạo rút ngắn khoảng cách người lãnh đạo nhân viên, mối quan hệ tốt tạo dựng gắn kết, đoàn kết thống từ xuống tập thể; - Khuyến khích nhân viên đưa ý tưởng: Nhân viên khuyến khích đưa nhiều ý tưởng mới, đánh bật sức ỳ người, tăng cường phấn đấu nhân viên ý kiến đóng góp họ ghi nhận; - Nhân viên cảm thấy lãnh đạo coi trọng: Những nhân viên thêm yêu gắn bó với công việc, với tổ chức Họ không ngừng phấn đấu để cống hiến cho tổ chức - Người lãnh đạo có thêm thông tin: Để cân nhắc, lựa chọn phương án, để cuối việc định rõ ràng hiệu nhất; - Chất lượng định cao: Khuyến khích nhân viên tham gia vào trình định làm tăng chất lượng định nhân viên tham gia cung cấp thông tin kiến thức mà người lãnh đạo thiếu, họ sẵn sàng hợp tác để tìm giải pháp tốt cho vấn đề - Sự chấp nhận định: Sự tham gia nhân viên tức họ có ảnh hưởng đáng kể việc định, họ thường có xu hướng coi định riêng Cảm nhận làm tăng động lực thực định thành công Sự tham gia giúp họ hiểu rõ 10 chất vấn đề cần định điều giúp họ giảm hoài nghi lo lắng định - Mức độ hài lòng cao với trình định: Khi nhân viên khuyến khích tham gia, họ có hội để thể ý kiến quan điểm trước định đưa mang lại hiệu có lợi cho dù mức độ ảnh hưởng thực tế đối tượng tham gia với định cuối không cao Họ có suy họ tôn trọng họ có hội thể ý kiến định có ảnh hưởng đến thân họ Kết mang lại mức độ hài lòng cao với trình định - Phát triển kỹ cho đối tượng tham gia: Khi khuyến khích tham gia vào trình định định phức tạp mang lại phát triển kỹ cho nhân viên, họ tự tin sống công việc Các nhân viên tham gia vào tất trình phân tích nguyên nhân, đưa giải pháp khả thi, đánh giá giải pháp lập kế hoạch thực giải pháp học hỏi nhiều kỹ năng, kinh nghiệm trình định Hạn chế: - Việc định theo quy trình có tham gia nhân viên tương đối cần nhiều thời gian (đặc biệt để thảo luận); Khó áp dụng tình khẩn cấp; - Khó áp dụng thành viên tập thể gắn kết, không đề cao mục tiêu chung đơn vị; - Có thể người lãnh đạo lại bị nhân viên nhìn nhận thiếu đoán việc định; - Sự tham gia nhân viên vào trình định có mặt hạn chế Nếu đối tượng tham gia bất đồng mục tiêu với người lãnh đạo hợp tác, chia sẻ khó có hợp tác, tham gia làm giảm, thay làm tăng chất lượng định - Các biện pháp tham gia thường không rõ ràng nên bị hạn chế vấn đề đánh giá khó khăn việc xác định định hướng kết 11 - Thường thiếu thống tất các nhân viên tham nên gây khó khăn cho trình lựa chọn Kết luận: Lãnh đạo tham gia liên quan đến nỗ lực người lãnh đạo để khuyến khích hỗ trợ tham gia nhân viên vào trình định Khuyến khích nhân viên tham gia vào trình định thường có mục đích làm cho định có chất lượng cao hơn, chấp thuận hài lòng nhân viên nhiều hiệu thực tốt Tuy nhiên, không cần tham vấn nhân viên trước đưa định người lãnh đạo nên làm có lợi ích khác tham gia Thomas J Watson, cựu chủ tịch “người khổng lồ” IBM có quan điểm là: "Việc cố gắng giữ nguồn gốc trì đặc tính người tất yếu Mỗi phải dừng lại để ghi nhớ việc đánh giá thừa nhận cá nhân quan trọng người” Với sách truyền thông cởi mở, Watson đảm bảo nhân viên phép đóng góp ý kiến vấn đề nhân lực giải cách hiệu đầy quan tâm Tại Watson muốn chắn nhân viên hạnh phúc? Bởi ông nói: “Tương lai IBM tay nhân viên công ty Tương lai không bị giới hạn” Qui trình định theo hướng khuyến khích tham gia nhân viên đem lại lợi ích tiềm bộc lộ nhiều hạn chế nên việc áp dung qui trình phải phù hợp với loại định cụ thể Nghiên cứu Qui trình định theo hướng khuyến khích tham gia nhân viên ( Lãnh đạo tham gia) giúp ta định hướng lựa chọn định phù hợp với hoàn cảnh cụ thể, tận dụng lực, trí tuệ nhiều người, làm tăng chất lượng định tăng hiệu lãnh đạo./ Tài liệu tham khảo: 12 - Trang web: http://saga.vn – phong cách lãnh đạo - First News NXB Tổng hợp TPHCM - Kỹ định - Giáo trình phát triển khả lãnh đạo trường Griggs - Những tố chất làm nên người lãnh đạo, NXB văn hoá thông tin - Sách Peter, F.Drucker, Cách thức quản lý, Butter-heinemanm - Leadership: tố chất lãnh đạo kỷ 21 - Written by Webmaster Monday, 17 November 2008 - Phát triển lực lãnh đạo: tham khảo kinh nghiệm Quốc tế - Written by Webmaster - Sunday, 27 November 2005 13 ... hiệu định Ra định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia Bước 1: Xác định vấn đề, tình để áp dụng phương thức định phù hợp: Mặc dù phương thức định theo hướng khuyến khích tham gia nhân viên. .. nhân viên tham nên gây khó khăn cho trình lựa chọn Kết luận: Lãnh đạo tham gia liên quan đến nỗ lực người lãnh đạo để khuyến khích hỗ trợ tham gia nhân viên vào trình định Khuyến khích nhân viên. .. dụng hình thức định theo hướng có tham gia nhân viên dẫn đến hậu vấn đề không giải kịp thời, hội tổ chức Các tình không phù hợp áp dụng phong cách định theo hướng có tham gia nhân viên: - Người