quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức của mình

Quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia gồm các bước sau: Bước 1: Người lãnh đạo đưa ra vấn đề cần giải quyết Để khuyến khích nhân viên tham gia vào một qui t

BÀI TẬP NHÓM MÔN HỌC:

PHÁT TRIỂN KHẢ NĂNG LÃNH ĐẠO ( Bài số 2)

CHỦ ĐỀ:

“Nêu và giải thích một cách chi tiết những bước bạn sẽ làm nếu định thực hiện quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại tổ chức của mình Hãy đưa ra những luận lập về quá trình và loại quyết định mà bạn định thử nghiệm và giải thích lý do Nêu lên những điểm có lợi và hạn chế của quy trình mà bạn có thể dự đoán cả về lý thuyết và thực hành.”

BÀI LÀM

Mở đầu:

Đưa ra quyết định có hiệu quả là một trong những công việc quan trọng nhất của các nhà lãnh đạo Nhiều hoạt động của người lãnh đạo liên quan đến việc ra và thực hiện các quyết định như soạn thảo chiến lược cho tổ chức, lập kế hoạch làm việc, tuyển dụng nhân sự.v.v Để thực hiện các hoạt động này, tuỳ theo phong cách lãnh đạo của từng nhà lãnh đạo khác nhau mà có thể có rất nhiều các cách ra quyết định

như: Quyết định chuyên quyền, quyết định tham vấn ý kiến, quyết định chung và quyết định ủy quyền mà bản chất của nó chính là hình thức lãnh đạo tham gia Lãnh đạo tham gia có sự nỗ lực của người lãnh đạo để khuyến khích và hỗ trợ sự tham gia của các nhân viên trong tổ chức trong việc đưa ra quyết định Nhờ có sự tập trung trí tuệ của các thành viên trong tổ chức nên các quyết đinh này thường có chất lượng cao hơn, mức độ các thành viên chấp nhận quyết định cao hơn, mức độ hài lòng cao hơn với quá trình ra quyết định và các kỹ năng ra quyết định ngày càng được hoàn thiện hơn Một thuật ngữ khác thường được sử dụng để nói đến các đặc điểm của lãnh đạo tham gia bao gồm tham vấn, cùng ra quyết định, chia sẻ quyền lực, phân cấp quản lý, quản lý dân chủ

Phân tích:

Lãnh đạo tham gia liên quan đến việc sử dụng các quy trình ra quyết định khác nhau cho phép người khác có một mức độ ảnh hưởng nhất định đối với quyết định của người lãnh đạo Quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia gồm các bước sau:

Bước 1: Người lãnh đạo đưa ra vấn đề cần giải quyết

Để khuyến khích nhân viên tham gia vào một qui trình ra quyết định, người lãnh đạo phải đưa ra vấn đề cần phải giải quyết và định hướng mọi người thảo luận hay tham vấn để dẫn đến một sự thống nhất trong tổ chức

Bước 2: Tham vấn ý kiến của mọi người

Sau khi đưa ra vấn đề cần giải quyết, người lãnh đạo sẽ tiến hành lấy ý kiến tham vấn của mọi người Tham vấn ý kiến cũng có thể bằng nhiều hình thức, có thể bằng hình thức trực tiếp như phỏng vấn, tham luận Hoặc gián tiếp như viết thư, bỏ phiếu kín Hoặc có thể diễn ra không chính thức trong quá trình trao đổi gặp gỡ với các nhân viên, cũng có thể trong một cuộc họp chính thức của tổ chức Tham vấn cũng

có thể diễn ra trong một sự kiện xã hội, tại một bữa trưa giữa giờ nghỉ hoặc trên sân chơi thể thao hay trong một cuộc picnic dã ngoại

Bước 3: Tổng hợp ý kiến, lựa chọn giải pháp được nhiều người ủng hộ nhất

Kết quả quá trình tham vấn đưa đến cho chúng ta nhiều phương pháp khác nhau có thể giải quyết vấn đề của tổ chức Nhiệm vụ của người lãnh đạo là phải tổng hợp và

lựa chọn được giải pháp nào khả thi và phù hợp nhất trong số các giải pháp được đưa

ra

Bước 4: Thống nhất ra quyết định.

Sau khi đã lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất, người lãnh đạo cần tìm kiếm sự thống nhất của các thành viên khác để đưa ra quyết định Người lãnh đạo cần phải giải thích rõ ràng cho mọi người thấy được những lý do tại sao lại lựa chọn giải pháp đó, giải pháp này có những ưu nhược điểm ra sao và nó phù hợp thế nào đối với khả năng

và nguồn lực của tổ chức cũng như tính khả thi của giải pháp

Để quyết định một vấn đề theo hướng khuyến khích nhân viên tham gia tại

tổ chức mình, chúng ta cần phân tích các tình huống quyết định và làm thế nào để

khuyến khích sự tham gia của cấp dưới Với mỗi một tình huống cần phải giải quyết, chúng ta cần phải đánh giá được tầm quan trọng của quyết định sau đó xác định những người có kiến thức và kỹ năng liên quan, tiếp đến là đánh giá khả năng hợp tác của các thành viên tham gia cũng như phải xem xét đến khả năng quyết định được chấp nhận

mà không có sự tham gia

Để đánh giá tầm quan trọng của quyết định thì chúng ta phải dành thời gian

phân tích tình huống cụ thể, sau đó sắp xếp các vấn đề theo thứ tự cần giải quyết Nên cân nhắc kỹ xem vấn đề đó có thực sự quan trọng cần phải giải quyết hay không? Nếu chia nhỏ các vấn đề thì sẽ phải giải quyết thế nào? …Ví dụ để xác định kế hoạch dài hạn cho một công ty cần phân tích về năng lực sản xuất như con người, máy móc thiết

bị, vật tư, tiền vốn, chất lượng, giá cả thị trường và khả năng tiêu thụ hàng hóa sau khi sản xuất ra v.v

Tiếp theo là xác định những người có kiến thức và kỹ năng liên quan Người

lãnh đạo không thể biết hết tất cả mọi thứ Vậy nên, trong các trường hợp người lãnh đạo thiếu thông tin liên quan hoặc không có kinh nghiệm và cả kiến thức để giải quyết vấn đề phát sinh thì người lãnh đạo phải tìm xem trong số các cấp dưới của mình những ai là người có được các thông tin cần thiết, những ai có kinh nghiệm và kiến thức phù hợp có khả năng giải quyết được vấn đề mà tổ chức đang gặp phải để đưa vào danh sách tham khảo ý kiến.Ví dụ khi lãnh đạo muốn tham vấn về chất lượng sản phẩm cơ khí của một nhà máy chế tạo động cơ chẳng hạn thì trong trường hợp này những người có kiến thức và kỹ năng liên quan là các kỹ sư cơ khí, các thợ cơ khí bậc

cao, hay với các vấn đề phát triển của công ty thì lại cần các chuyên gia kinh tế, tài chính

Sau đó cần phải đánh giá khả năng hợp tác của các thành viên tham gia,

đánh giá tinh thần hợp tác của các thành viên, có nhiệt tình tham gia hay không Những người tham gia có thể không hợp tác vì một số lý do như: ảnh hưởng đến quyền lợi của họ hay lợi ích của họ tham gia cũng chẳng được bao nhiêu hoặc đơn giản là họ sợ trách nhiệm

Ngoài ra người lãnh đạo cũng nên tiến hành đánh giá về khả năng quyết định được chấp nhận mà không có sự tham gia Khi người lãnh đạo có đủ thông tin, đủ

kiến thức về vấn đề cần quyết định thì có thể quyết định đưa ra giải pháp xử lý vấn đề

mà không cần có sự tham gia của nhân viên khác trong quá trình ra quyết định Quyết định chuyên quyền này muốn được cấp dưới chấp nhận thực hiện thì người lãnh đạo cần phải có vị trí quyền lực cao, có uy tín Các quyết định chuyên quyền dễ được chấp nhận hơn khi giải pháp đưa ra cũng phù hợp với mong muốn của mọi người

Bước tiếp theo là đánh giá tính khả thi của việc tổ chức một cuộc họp Trong

từng trường hợp cụ thể có thể tổ chức họp theo từng nhóm tham gia hay họp toàn bộ những người cần lấy ý kiến tham gia.Cũng có thể tổ chức họp theo địa bàn,địa phương hay theo bộ phận, phòng ban.v.v Cuộc họp càng chuẩn bị kỹ lưỡng và chu đáo bao nhiêu thì khả năng thành công càng cao bấy nhiêu

Khuyến khích sự tham gia của cấp dưới cũng rất quan trọng Tham vấn ý

kiến sẽ chỉ có hiệu quả khi mọi người tham gia tích cực, đưa ra các ý kiến, các giải pháp…Vậy nên người lãnh đạo phải biết cách khuyến khích mọi người bày tỏ các mối quan tâm, miêu tả một đề xuất dự kiến từ đó chúng ta sẽ ghi lại các ý kiến và gợi ý, tìm cách xây dựng dựa trên ý tưởng và gợi ý, lắng nghe các ý kiến phản đối mà không được bảo thủ, cố gắng sử dụng các gợi ý và giải quyết các mối quan tâm đồng thời thể hiện sự đánh giá cao các ý kiến gợi ý

Khuyến khích mọi người bày tỏ các mối quan tâm: Trước khi tiến hành bất kỳ

thay đổi nào làm ảnh hưởng đến mọi người, cần tham khảo ý kiến của những người đó

Tổ chức các buổi gặp mặt đặc biệt với những người sẽ bị ảnh hưởng bởi thay đổi để xác định mối quan tâm của họ và cùng với họ giải quyết các mối quan tâm đó.Ví dụ trước khi quyết định thuyên chuyển nhân viên cấp dưới từ vị trí này sang vị trí khác thì

người lãnh đạo nên tổ chức gặp mặt để tham vấn ý kiến của họ xem mối quan tâm của

họ khi chuyển là gì?Họ có khó khăn hay thuận lợi gì khi chuyển vị trí như vậy? Từ

đó người lãnh đạo xác định được chính xác mối quan tâm của nhân viên để giải quyết thỏa đáng

Miêu tả một đề xuất dự kiến: Người lãnh đạo đưa ra một đề xuất đề khơi nguồn

cho các ý kiến, khích lệ mọi người đưa ra ý kiến đóng góp cải thiện đề xuất.Sự tham gia sẽ tích cực hơn nếu ta đưa ra một đề xuất dự thảo và khuyến khích mọi người đóng góp cải thiện đề xuất đó thay vì phải đóng góp cho một kế hoạch chi tiết và có vẻ như

đã hoàn chỉnh Trong trường hợp sau mọi người sẽ cảm thấy không muốn bày tỏ các vấn đề của mình và còn có thái độ chỉ trích bản kế hoạch đó Ví dụ khi định thực hiện phương án cải tiến tiền lương tại công ty mình quản lý thì chỉ dự thảo một đề xuất như hiện trạng của việc phân phối tiền lương của công ty, nhận xét lương hiện tại, đưa ra một phương án lương không quá chi tiết, để sau đó mong muốn nhận được sự đóng góp chân thành của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty về phương án trả lương mới mà mình đã dự thảo

Ghi lại các ý kiến và gợi ý: Khi một ai đó đưa ra gợi ý của họ thì chúng ta nên

tiếp thu các ý kiến và thể hiện quan tâm đầy đủ chứ không được thể hiện sự thờ ơ Cần phải ghi chép cẩn thận và chi tiết các ý kiến đề xuất và gợi ý của từng thành viên.Một phương pháp đó là liệt kê các ý tưởng trên một biểu đồ hoặc một tấm bảng khi họ thể hiện ý kiến của mình

Tìm cách xây dựng dựa trên ý tưởng và gợi ý: Khi một ý tưởng, kiến nghị đưa

ra có thể nó chưa hoàn chỉnh thì phản ứng thích hợp của người lãnh đạo khi đó là nêu

ra các điểm tích cực trước khi phân tích những mặt tiêu cực.Trong nhiều trường hợp

có thể ý kiến ban đầu chưa hoàn chỉnh nhưng sau khi xem xét kỹ lưỡng và có điều chỉnh, phân tích thì ý kiến đó lại được hoàn thiện nhiều.Vì vậy thay vì từ chối thẳng thừng một đề xuất hoặc ý kiến có nhược điểm rõ ràng, nên thảo luận về những nhược điểm đó và sau đó xem xét các ý kiến đề xuất khác tốt hơn nhưng lấy ý kiến ban đầu làm cơ sở

Cần tế nhị khi thể hiện sự quan tâm đối với một đề xuất: Nếu ta thực sự quan

tâm đến một đề xuất thì phải thể hiện sự quan tâm đó một cách tế nhị, tránh đe dọa đến

sự tự trọng của người đưa ra đề xuất làm cho họ không muốn đưa ra đề xuất nữa trong

tương lai Ví dụ có một nhân viên đưa ra phương án không khả thi về việc cải tiến dây chuyền công nghệ chẳng hạn thì ta cũng không nên đưa ra những câu hỏi mang tính tiêu cực như :Tại sao anh lại đưa ra phương án ngớ ngẩn như vậy?Anh làm như vậy chỉ có chuốc lấy thất bại mà thôi.v.v Sự quan tâm nên được thể hiện một cách tế nhị thay vì phản đối, từ chối thẳng thắn Thông thường sự quan tâm được thể hiện dưới hình thức câu hỏi với đại từ như “chúng ta”để nhấn mạnh sự chia sẻ nỗ lực, ví dụ: Phương án của anh rất hay, nhiều người chưa nghĩ được như anh, nhưng hiện nay chúng ta đang vướng mắc vấn đề về tài chính.Anh có cách nào vượt qua vấn đề tài chính mà vẫn thực hiện được nhiệm vụ đó không?

Lắng nghe các ý kiến phản đối mà không được bảo thủ: Đây là khuyết điểm mà

lãnh đạo thường hay mắc, muốn lắng nghe các ý kiến phản đối mà không bảo thủ cần phải khuyến khích mọi người thể hiện sự quan tâm và phê bình đối với kế hoạch hoặc

đề xuất của bạn, cần lắng nghe cẩn thận mà không có thái độ phòng vệ hoặc nổi giận Người lãnh đạo cần phải thể hiện sự quan tâm của mình đối với đề xuất của cấp dưới

và cũng nên thể hiện rằng bạn hiểu rõ đề xuất đó Tránh đưa ra chỉ trích, phê bình ngay lập tức mà nên xem xét một cách khách quan ý kiến phản đối và cùng thảo luận với mọi người về những điểm cần phải điều chỉnh Chỉ có vậy người lãnh đạo mới tổng hợp được trí tuệ của tập thể

Cố gắng sử dụng các gợi ý và giải quyết các mối quan tâm: Khi có các ý kiến

đưa ra, người lãnh đạo cần xem xét xem có khả năng sử dụng các ý kiến đó hay không

và cần phải trao đổi thẳng thắn với người đưa ra ý kiến những lý do có thể sử dụng hoặc vì sao không thể sử dụng những đề xuất đó Không nên nghe rồi để đấy bởi nếu vậy mọi người từ sau sẽ không muốn đóng góp ý kiến nữa

Thể hiện sự đánh giá cao các ý kiến gợi ý: mọi người sẽ sẵn lòng hợp tác hơn

trong việc đưa ra quyết định giải quyết vấn đề nếu họ nhận thấy rằng tất cả các ý kiến đóng góp đều đã được xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng và tất cả mọi người đã cùng nhau làm việc hợp tác để đưa ra phương án khả thi nhất Nên khen thưởng những cá nhân có nhiều đóng góp và có thái độ tích cực trong việc tham gia quá trình ra quyết định Cảm

ơn và bày tỏ sự đánh giá cao các đề xuất hữu ích Giải thích tại sao một ý kiến hoặc đề xuất lại được sử dụng trong việc đưa ra quyết định Đồng thời người lãnh đạo cũng phải giải thích tại sao một ý kiến, đề xuất lại bị điều chỉnh để cho phù hợp hơn Nếu

một ý kiến không được chấp nhận thì phải giải thích cho người đưa ra ý kiến đó lý do tại sao ý kiến đó không khả thi

Nếu người lãnh đạo thực hiện tốt các kỹ năng trên thì chắc hẳn anh ta sẽ khuyến

khích được các thành viên trong tổ chức của mình tham gia nhiệt tình vào quá trình ra

quyết định Những ưu điểm của sự tham gia của các nhân viên vào quá trình ra quyết định sẽ là: Chất lượng quyết định cao, mức độ quyết định được chấp nhận cao,

mức độ hài lòng cao hơn với quá trình quyết định và phát triển hơn các kỹ năng ra quyết định

Chất lượng của quyết định: Khi mọi người cùng tham gia vào quá trình ra

quyết định có thể làm tăng chất lượng của quyết định bởi khi đó chúng ta có thể tập hợp được trí tuệ tập thể của tất cả mọi thành viên trong tổ chức Sự hợp tác và chia sẻ thông tin, kinh nghiệm, kiến thức của tất cả mọi người sẽ giúp cho tổ chức có thể tìm

ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề mà họ đang gặp phải

Sự chấp nhận quyết định: Khi tham ra thảo luận sẽ giúp cho các thành viên

trong tổ chức hiểu rõ hơn bản chất của vấn đề và họ cũng đã hiểu rõ tại sao một phương án đưa ra được chấp nhận hoặc từ chối Sự tham gia của nhân viên tạo cho họ cảm giác rằng họ có sự ảnh hưởng đáng kể trong việc ra quyết định, và những quyết định đó cũng có phần đóng góp quan trọng của họ Cảm nhận này sẽ làm tăng động lực cho các thành viên thực hiện quyết định đó thành công

Mức độ hài lòng với quá trình quyết định: Nhân viên được khuyến khích tham

gia, họ sẽ có cơ hội đưa ra ý kiến và quan điểm của mình trước khi quyết định được đưa ra khiến cho họ có cảm tưởng rằng họ đang được tôn trọng và điều đó chính là nguồn động viên hết sức hiệu quả với họ Kết quả sẽ mang lại mức độ hài lòng cao hơn đối với quá trình ra quyết định

Phát triển kỹ năng cho đối tượng tham gia: Tham gia quá trình ra quyết định

sẽ giúp cho nhân viên thu được nhiều kinh nghiệm quí báu từ đó sẽ mang lại cho họ sự

tự tin và giúp họ phát triển các kỹ năng của bản thân.Các đối tượng tham gia vào tất cả các quá trình nêu trên sẽ học hỏi được nhiều hơn những đối tượng không tham gia hoặc chỉ tham gia vào một trong các quá trình đó

Nhược điểm của sự tham gia của các nhân viên vào quá trình ra quyết định:

Nếu đối tượng tham gia bất đồng về mục tiêu, quan điểm với người lãnh đạo

thì chắc chắn là không thể có sự hợp tác, chia sẻ và nếu không có sự hợp tác thì sự tham gia không những không làm tăng chất lượng mà có khi lại còn làm giảm chất lượng của quyết định

Khi có nhiều nhân viên tham gia thì cái lợi là có nhiều ý kiến đóng góp nhưng

mặt trái của nó lại là khi đó sẽ khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp tối ưu đặc biệt là đối với những vấn đề phức tạp mới nảy sinh, chưa có tiền lệ trong tổ chức Làm sao thống nhất được ý kiến của nhiều người cũng là một thử thách với người lãnh đạo

Các hình thức tham gia sẽ không có hiệu quả hoặc hiệu quả thấp nếu người

lãnh đạo thiếu kỹ năng quản lý xung đột và yếu kém trong việc hỗ trợ quá trình giải quyết vấn đề theo hướng xây dựng

Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định thường phải

mất nhiều thời gian nên đối với những vấn đề đòi hỏi phải giải quyết ngay thì khuyến khích sự tham gia của nhân viên sẽ không phù hợp và rất có thể dẫn đến những kết quả bất lợi do sự chậm trễ gây ra

Kết luận:

Tóm lại, lãnh đạo tham gia liên quan đến nỗ lực của người lãnh đạo để khuyến khích và hỗ trợ sự tham gia của các nhân viên vào quá trình ra quyết định Sự tham gia có nhiều hình thức, từ điều chỉnh một quyết định dự thảo sau khi nhận được các ý kiến phản hồi, yêu cầu mọi người đưa ra đề xuất trước khi quyết định, cho đến yêu cầu các cá nhân và nhóm cùng đưa ra quyết định, cho phép mọi người đưa ra một quyết định nhưng có sự phê duyệt cuối cùng của người lãnh đạo Việc khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định nhằm làm cho quyết định đó có chất lượng cao hơn, nhận được sự chấp thuận của nhân viên nhiều hơn và nhân viên nhiệt tình hơn trong thực hiện quyết định từ đó đem lại hiệu quả thực hiện tốt hơn Lãnh đạo theo hướng khuyến khích sự tham gia của nhân viên đem lại nhiều lợi ích tiềm năng nhưng nó cũng bộc lộ nhiều hạn chế nên việc áp dụng quy trình đó phải phù hợp tình hình thực tế của từng đơn vị Người lãnh đạo cần xem xét các yêu cầu chất lượng của quyết định và khả năng cấp dưới chấp nhận quyết định đó trước khi lựa chọn quy trình quyết định Nghiên cứu quy trình ra quyết định theo hướng khuyến khích sự tham gia của các nhân viên ( Lãnh đạo tham gia) giúp người lãnh đạo định hướng các lựa chọn

ra quyết định phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của đơn vị mình, từ đó làm tăng hiệu quả trong công tác lãnh đạo /

Tài liệu tham khảo:

1 Giáo trình “ Lãnh đạo trong tổ chức ” của trường Đại học Griggs

2 Tập các slide “ Phát triển khả năng lãnh đạo” của trường Đại học Griggs

3 “ Tâm lý học quản lý dành cho người lãnh đạo” – NXB chính trị Quốc Gia năm 2002

4 Dominique Chalvin : Các phong cách lãnh đạo

5 Tạp chí “ Người lãnh đạo”, báo “ Tầm nhìn”…

6 Các website Vnexpress.net ; Vietnamnet.vn ; Dantri.com.vn…

.