Thiết kế quy trình quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng nội vụ huyện việt yên

LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc thầy cô trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông thái nguyên, đặc biệt thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường tạo điều kiện cho em thực tập Phòng Nội vụ huyện Việt Yên để có nhiều thời gian cho khóa luận tốt nghiệp Và em xin chân thành cám ơn thầy Vũ Xuân Nam cô Nguyễn Thu Hằng nhiệt tình hướng dẫn em hoàn tành tốt khóa thực tập Trong trình thực tập, trình làm báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cô bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt báo cáo khóa luận tốt nghiệp tới Em xin chân thành cảm ơn! Bắc Giang, ngày tháng năm 2016 SINH VIÊN Bùi Bích Phượng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học Ths Vũ Xuân Nam Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngoài ra, luận văn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nội dung luận văn Bắc Giang, ngày tháng SINH VIÊN Bùi Bích Phượng năm 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU .3 1.1 Khái quát công tác quản lý văn 1.1.1 Các Khái niệm 1.1.2 Ý nghĩa, vai trò, chức giải pháp quản lý văn .4 1.2 Khái quát công tác lưu trữ 1.2.1 Lý thuyết chung quản lý tài liệu lưu trữ 1.2.2 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ 10 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN 18 2.1 Giới thiệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang .18 2.1.1 Chức .18 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 18 2.2 Thực trạng quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên 19 2.2.1 Thực trạng 19 2.2.2 Ưu điểm 20 2.2.3 Nhược điểm 20 2.2.4 Biện pháp 21 2.3 Quy trình quản lý, giải văn 24 2.3.1 Quy trình quản lý, giải văn Đến 24 2.3.2 Quy trình quản lý, giải văn 31 2.4 Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ phòng Nội vụ huyện Việt Yên .38 2.4.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Việt Yên .38 2.4.2 Chỉnh lý tài liệu 41 2.4.3 Xác định giá trị tài liệu 53 Chương THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN 56 3.1 Đặt vấn đề .56 3.2 Giải vấn đề 56 3.2.1 Quy trình quản lý văn đến .57 3.2.2 Quy trình quản lý văn 60 3.2.3 Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phòng Nội vụ huyện Việt Yên 62 3.3 Kết đạt 66 3.3.1 Kiến trúc phần mềm 66 3.3.2 Những lợi ích phần mềm quản lý văn Microshop Excel 67 KẾT LUẬN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO .76 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Lưu đồ quy trình quản lý, giải văn đến 24 Hình 2.2: Mẫu dấu đến .26 Hình 2.3: Bìa trang đầu sổ văn đến .28 Hình 2.4: Nội dung đăng ký văn đến 29 Hình 2.5: Lưu đồ quy trình quản lý văn .31 Hình 2.6: Nội dung phần đăng ký văn 34 Hình 2.7: Lưu đồ tổ chức thu thập tài liệu 39 Hình 2.8: Lưu đồ chỉnh lý tài liệu 48 Hình 3.1: Lưu đồ quy trình quản lý văn đến Microsoft Excel 58 Hình 3.2: Giao diện Phần mềm Quản lý văn đến Microsoft Excel 59 Hình 3.3: Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn Microsoft Excel 59 Hình 3.4: Lưu đồ quy trình quản lý văn phần mềm Microsoft Excel 61 Hình 3.5: Giao diện Phần mềm Quản lý văn Microsoft Excel .61 Hình 3.6 Lưu đồ quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 63 Hình 3.7: Giao diện chương trình quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu Microsoft Excel 66 Hình 3.8: Chức tìm kiếm văn 68 Hình 3.9: Các trường thông tin phần mềm quản lý văn Microsoft Excel 69 Hình 3.10: Chức Phân loại văn 70 Hình 3.11: Chức lưu liệu 71 Hình 3.12: Chức phân loại theo năm: 2010, 2011, 2012, 2013, 2015… .72 Hình 3.13: Chức phân loại theo chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác giả văn bản: UBMTTQ xã, thị trấn, Phòng Nội Vụ 72 Hình 3.14: Chức phân loại theo chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác giả văn bản: UBMTTQ xã, thị trấn, Phòng Nội vụ… .73 Hình 3.15: Chức xếp tài liệu theo ngày, tháng, năm .73 từ thấp đến cao ngược lại 73 Hình 3.16: Chức tài liệu, lọc tài liệu 74 DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủỷ ban nhân dân QLVB: Quản lý văn BHXH: Bảo hiểm xã hội CNTT: Công nghệ thông tin HCTH: Hành tổng hợp KH: Kế hoạch ND: Nội dung MTTQ: Mặt trận tổ quốc 10 CSDL: Cơ sở liệu LỜI MỞ ĐẦU  Lý chọn đề tài Công văn giấy tờ phương tiện thông tin cần thiết hoạt động Nhà nước Nó đời không nhu cầu giao tiếp truyền thông tin, mà nhu cầu quản lý Nhà nước Vì công tác văn thư xem chức quản lý trở thành điều kiện thiếu việc phát triển hoàn thiện xã hội Tổ chức hợp lý công tác văn thư có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức tiết kiệm Đứng trước yêu cầu đổi Nhà nước ta nay, đặc biệt công cải cách hành quốc gia cho phù hợp với kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa diễn sôi động từ trung ương đến địa phương, không nói đến việc hoàn thiện hợp lý hoá công tác văn thư quan hành Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư công tác lưu trữ tất yếu giai đoạn Cá nhân nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ quản lý thống việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ theo nhiệm vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Được chấp thuận lãnh đạo trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông, lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Việt Yên ba tháng từ ngày 10/4/2016 đến ngày 18/7/2016 Tôi chọn đề tài “Thiết kế quy trình quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên” Thông qua đề tài này, xin đề cập tới thực trạng công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên Từ đó, đưa số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu phương pháp sử dụng Microshoft Excel vào quản lý văn đến, văn lưu trữ tài liệu, văn  Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận thực tiễn việc quản lý văn đến, văn lưu trữ văn bản, tài liệu Từ sử dung Microsoft Excel vào công tác quàn lý lưu trữ văn bản, tài liệu  Phương pháp nghiên cứu Khảo sát thực tế công tác văn thư Phòng Nội vụ huyện Việt Yên Trên sở phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu  Mục đích nghiên cứu đề tài Mục đích đề tài nghiên cứu giúp cán làm công tác văn thư, lưu trữ quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu nhanh hơn, khoa học xác Mặt khác ứng dụng Microsoft Excel góp phần nâng cao hiệu công việc, nâng cao trình độ kỹ sử dụng máy tính cán làm công tác văn thư, lưu trữ  Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Đề tài sử dụng Microsoft Excel có ý nghĩa quan trọng công tác văn thư, lưu trữ Giúp cán văn thư, lưu trữ chuẩn hóa việc quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu  Kết cấu đề tài: Nội dung khóa luận gồm chương: Chương 1: Khái quát công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu Chương 2: Thực trạng công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu Phòng Nội vụ huyện Việt Yên Chương 3: Thiết kế quy trình quản lý lưu trữ, văn tài liệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên Bắc Giang, ngày tháng SINH VIÊN Bùi Bích Phượng năm 2016 Chương KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU 1.1 Khái quát công tác quản lý văn 1.1.1 Các Khái niệm Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ hiệu, băng ghi âm, vẽ… quan gọi văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến giới nghiên cứu văn học, ngôn ngữ học, sử học nước ta từ trước tới Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định, đề án công tác, báo cáo… gọi văn Ngày nay, khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động quan, tổ chức Khái niệm văn dùng tài liệu hiểu theo nghĩa hẹp nói Khái niệm văn hành Khái niệm hành theo nghĩa gốc, quản lý Nhà nước, quản lý thông thường chủ thể đối tượng khách thể Tuy nhiên, theo cách hiểu nay, khái niệm dùng để tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn hành sử dụng với nghĩa văn dùng làm công cụ quản lý điều hành nhà quản trị nhằm thực nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ Khái niệm quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ, nhằm tiếp nhận chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan tổ chức Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải vấn đề mang tính chất công Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn lưu chuyển nội văn mật) quan, tổ chức phát hành gọi chung văn 1.1.2 Ý nghĩa, vai trò, chức giải pháp quản lý văn * Ý nghĩa Làm tốt công tác quản lý văn đi, đến góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ… Giữ gìn tài liệu thông tin quan để làm sở chứng minh cho hoạt động quan hợp pháp hay không hợp pháp Giữ gìn bí mật Nhà nước bí mật quan * Vai trò Văn - phương tiện cung cấp thông tin để định: Đối với nhà quản lý, chức Quyết định Một yêu cầu có tính nguyên tắc định phải xác, kịp thời, có hiệu mà môi trường biến động khôn lường Văn chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta hình thành hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc quan cấp phải phục tùng quan cấp trên, quan địa phương phục tùng quan trung ương Xuất phát từ vai trò rõ nét văn phương tiện truyền đạt mệnh lệnh Để guồng máy nhịp nhàng, văn sử dụng với vai trò khâu nối phận Thay việc Văn đăng ký vào Sổ đăng ký văn tiến hành sử dụng Micosoft Excel để đăng ký văn máy vi tính Đối với việc xây dựng Cơ sở liệu quản lý văn thực theo quy định hành pháp luật lĩnh vực Việc đăng ký (cập nhật) văn vào Cơ sở liệu quản lý văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn cá nhân cung cấp chương trình phần mềm Sau Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn Microsoft Excel văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý 3.2.3 Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phòng Nội vụ huyện Việt Yên Quản lý hồ sơ, tài liệu cho hợp lý nhanh gọn vấn đề mà đơn vị quan tâm Việc quản lý tài liệu trước thực thủ công nên việc tìm kiếm tài liệu khó khăn, nhiều thời gian không tránh khỏi mát tài liệu thường xuyên Hiểu khó khăn đơn vị việc xếp tài liệu, tiến hành xây dựng quy trình khai thác sử dụng tài liệu Microsoft Excel đưa giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý hồ sơ, tài liệu giúp cho cá nhân tra cứu nhanh chóng đại Việc quản lý hồ sơ, tài liệu trở nên khoa học, chuyên nghiệp xác 62 Bước Trình tự công việc Biểu mẫu đínhkèm Trách nhiệm Tiếp nhận thông tin yêu cầu khai thác đôc giả Công chức, viên chức giao nhiệm vụ tiếp dân Không đạt Phê duyệt Phụ lục số I Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 Bộ Nội vụ Lãnh đạo Phòng Nội vụ Đạt Tra cứu TL phòng đọc Độc giả khai thác Kết thúc khai thác sử dụng tài liệu Phụ lục số III Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 Bộ Nội vụ Tổ khai thác sử dụng tài liệu Phụ lục số X Bàn giao TL lưu hồ sơ CCVC giao nhiệm vụ Phụ lục số XI Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 Bộ Nội vụ Hình 3.6 Lưu đồ quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Diễn giải lưu đồ Bước 1: Tiếp nhận thông tin yêu cầu khai thác độc giả - Độc giả đến sử dụng tài liệu phòng Nội vụ phải có Chứng minh nhân dân hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có Giấy giới thiệu văn đề nghị quan, tổ chức nơi công tác; - Độc giả ghi thông tin vào Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu thực theo mẫu phụ lục số I; Bước 2: Phê duyệt 63 - Công chức tiếp nhận phiếu yêu cầu khai thác tài liệu kiểm tra toàn thông tin phiếu khai thác; trường hợp thông tin không đầy đủ phải trả lại độc giả để điền thêm thông tin cho đầy đủ trình Lãnh đạo phòng Nội vụ; - Trưởng phòng Nội vụ định việc sử dụng tài liệu lưu trữ loại tài liệu lưu trữ Lưu trữ lịch sử tỉnh phép sử dụng rộng rãi; - Trưởng phòng Nội vụ định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng; - Chủ tịch UBND huyện quyệt định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật huyện Bước 3: Tra cứu tài liệu phòng đọc - Công dân đến phòng đọc nghiên cứu sách, báo tư liệu khác phòng đọc phải theo hướng dẫn người quản lý phòng đọc; không hút thuốc không mang vũ khí, vật liệu nổ vào phòng đọc; - Công dân đến phòng đọc phép khai thác, sử dụng tư liệu phòng đọc, nghiêm cấm mang tài liệu, tư liệu khỏi phòng đọc, không tự ý sửa chữa tư liệu, gấy trật tự làm vệ sinh phòng đọc; - Người quản lý phòng đọc có trách nhiệm đảm bảo vệ sinh thường xuyên phòng đọc; - Đối với độc giả đến khai thác tài liệu ngày trả kết luôn; - Đối với độc giả đến khai thác ngày trở lên phải làm thẻ độc giả Bước 4: Kết thúc khai thác sử dụng tài liệu - Đối với độc giả lấy sao, chứng thực chuyển phòng hành tổng hợp để làm thủ tục cấp sao, chứng thực lưu trữ; - Đối với độc giả sử dụng tài liệu có thời gian lâu mà phải cấp thẻ phải làm thẻ phát cho độc giả; - Trong trường hợp tài liệu cung cấp phải có văn trả lời độc giả; - Nếu có văn đề nghị yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu, trường hợp cần thiết trả lời văn cho độc giả; - Đối với Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ lich sử tỉnh để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng 64 khác sau quan nhà nước có thẩm quyền cho phép phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó; - Trưởng phòng Nội vụ định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi kho lưu trữ để sử dụng nước, sở đề xuất lãnh đạo phòng Nội vụ; - Chủ tịch UBND huyện định việc mang tài liệu lưu trữ nước sở đề xuất trưởng phòng Nội vụ; Bước 5: Bàn giao tài liệu lưu hồ sơ - Trường hợp làm thẻ phải phát thẻ vào sổ theo dõi; - Đối với trường hợp cấp chứng thực tổ khai thác sử dụng tài liệu lấy cấp chứng thực phòng HCTH trả cho độc giả; - Trả lời độc giả vào sổ theo dõi, trường hợp cần thiết trả lời văn Đối với cán lưu trữ phục vụ độc giả khai thác sử dụng tài liệu cách nhanh chóng xác cá nhân làm công tác lưu trữ vận dụng Microshop Excel vào để tìm kiếm tài liệu nhanh chóng xác Microshop Excel mang lại hiểu cho nhiều Công cụ tra cứu hay kho lưu trữ phòng Nội vụ bao gồm: Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu tra tìm hệ thống máy vi tính Mục lục thống kê hồ sơ tài liệu biên mục đầy đủ xác VD: Độc giả A muốn đến tìm kiếm tài liệu : Quyết định việc hưởng phụ cấp thâm niên nhà giáo Trường MN Vân Hà cần Ctrl+F tìm Quyết định cặp hộp số hồ sơ số bao nhiêu? Như không thời gian tìm kiếm tài liệu 65 3.3 Kết đạt 3.3.1 Kiến trúc phần mềm Giao diện chương trình quản lý văn Hình 3.7: Giao diện chương trình quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu Microsoft Excel Phần mềm quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu giao diện hoàn toàn tiếng Việt thiết kế thân thiện người sử dụng Tiêu chí phần mềm đưa đến cho người sử dụng tiện ích mạng máy tính, internet với cách tiếp cận tự nhiên nhất, dễ dàng tiếp cận với ứng dụng CNTT hơn, giúp họ dần có tác phong làm việc đại, hiệu Đồng thời, việc xây dựng triển khai ứng dụng phần mềm quan nhằm mục đích tạo môi trường điện tử phục vụ công tác quản lý, trao đổi phục vụ việc đạo, điều hành lãnh đạo hoạt động chuyên môn chuyên viên, xây dựng nhiều ứng dụng công cụ trợ giúp cán bộ, công chức, viên chức hoạt động đạo, điều hành Thiết lập quy trình quản lý văn chặt chẽ, thông suốt, văn đến, kịp thời, nhanh chóng chuyển đến đơn vị phòng ban chuyên môn chịu trách nhiệm xử lý thời hạn Không gian lưu trữ văn phân loại, xếp cách có khoa học, thuận tiện cho việc tìm kiếm, tra cứu, theo dõi cần thiết Giảm thiểu tối đa tình trạng mát, thiếu sót hay thất lạc văn 66 Đổi mới, cải tiến quy trình làm việc, nâng cao hiệu xử lý văn 3.3.2 Những lợi ích phần mềm quản lý văn Microshop Excel Phần mềm quản lý văn Microshop Excel có đầy đủ chức nghiệp vụ quản lý văn như: Quản lý văn đi, văn đến, tờ trình phân loại văn bản, theo dõi thời hạn xử lý văn bản, lưu trữ văn tài liệu 3.3.2.1 Phầm mềm vận hành mạng máy tính có quy mô kiến trúc Phần mềm Quản lý lưu trữ văn tài liệu triển khai mạng máy tính có quy mô kiến trúc bất kỳ, sử dụng nhiều thiết bị phần cứng khác 3.3.2.2 Báo cáo thống kê linh hoạt, nhanh chóng Hệ thống có phân hệ báo cáo, thống kê để phục vụ tổng hợp,báo cáo văn theo yêu cầu, phân hệ quản lý văn đến, văn có chức tìm kiếm nhanh tìm kiếm nâng cao - Tìm kiếm nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm văn danh mục văn bản, hồ sơ mà không cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm trường thông tin - Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết tìm kiếm xác 67 Hình 3.8: Chức tìm kiếm văn 68 3.3.2.3 Quản lý văn bản, hồ sơ Phần mềm cho phép quản lý văn đi, văn đến theo nhiều sổ văn đi, văn đến; sổ văn đi, sổ văn số thứ tự văn tự động nhảy tăng dần Các trường thông tin mô tả văn đi, văn đến theo chuẩn mô tả Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Đối với văn có trường như: Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Đơn vị soạn, Nới nhận, …Đối với văn đến: Số đến, Ngày đến, Số KHVB, Ngày VB, Trích yếu ND, Nới gửi, Đơn vị nhận, Tác giả,… Hình 3.9: Các trường thông tin phần mềm quản lý văn đến Microsoft Excel - Phần mềm cho phép gắn nội dung toàn văn văn đi, văn đến theo định dạng file: text, file ảnh, file pdf…vào hệ thống Phân loại theo quan ban hành : ví dụ : văn quan thuế ban hành, văn quan ban hành… Phân loại theo chủ đề : ví dụ : văn đi, văn đến, báo cáo… 69 Phân loại theo cụm nội dung: Trong chủ đề phân theo cụm nội dung Ví dụ : cụm văn khiếu nại, văn quy phạm pháp luật,… Phân loại theo nhóm : Trong cụm phân loại theo nhóm Ví dụ : nhóm văn tháng 1- 2013, nhóm văn tháng - 2014, nhóm văn tháng – 2015 Hình 3.10: Chức Phân loại văn theo năm 3.3.2.4 Các chức khác Chức Sao lưu liệu cho phép người sử dụng lưu toàn sở liệu lưu vào thiết bị lưu trữ tránh liệu hệ thống có cố 70 Hình 3.11: Chức lưu liệu Sử dụng phần mềm chuyên dụng để quản lý văn xem phương pháp khoa học chuyên nghiệp Phần mềm quản lý văn giúp đơn vị bạn lưu trữ quản lý theo chuẩn định Có thể phân loại văn tài liệu hồ sơ cách hiệu quả.Trong trường hợp máy tính hay phần cứng có vấn đề cố, kho liệu đảm bảo an toàn lưu trữ hệ quản trị sỡ liệu chuyên dụng Ngoài phần mềm quản lý văn bản, quản lý tài liệu lưu trữ dung lượng lớn tài liệu Quản lý tài liệu lưu trữ Microsoft Excel cho phép người quản lý phân loại tài liệu theo chủ đề, lĩnh vực khác Các tài liệu văn xếp quản lý theo năm cụ thể để người dùng tìm kiếm dễ dàng tài liệu 71 Hình 3.12: Chức phân loại theo năm: 2010, 2011, 2012, 2013, 2015… Hình 3.13: Chức phân loại theo chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác giả văn bản: UBMTTQ xã, thị trấn, Phòng Nội Vụ 72 Hình 3.14: Chức phân loại theo chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác giả văn bản: UBMTTQ xã, thị trấn, Phòng Nội vụ… Giao diện Tiếng Việt, trực quan, thân thiện Hình 3.15: Chức xếp tài liệu theo ngày, tháng, năm từ thấp đến cao ngược lại 73 Hình 3.16: Chức tài liệu, lọc tài liệu Người quản trị tự tạo folder liệu theo mục đích sử dụng 74 KẾT LUẬN Quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu nghiệp vụ quan trọng đố với quan, tổ chức làm tốt công tác sở cung cấp thông tin cho hoạt đông quản lý điều hành quan, tổ chức Việc nâng cao hiệu công tác điều mà quan tổ, chức muốn hướng tới Do việc xây dựng môt chương trình để phục vụ cho công tác quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu điều cần thiết thực tế Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, ngành nghề có liên quan mật thiết với công tác quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu, em thấy ý nghĩa thực tế việc nghiên cứu đề tài “Xây dựng chương trình quản lý, lưu trữ văn tài liệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên tỉnh Bắc Giang” giúp em khắc sâu kiến thức nghiệp vụ quản lý, lưu trữ văn bản, tài liệu Đồng thời sở để nâng cao hiệu quản lý lưu trữ văn tài liệu  Điểm đạt được:  Khóa luận hệ thống hóa lý luận chung công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu  Khóa luận phản ánh trung thực, khách quan thực trạng quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên  Khóa luận đưa biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu  Điểm chưa đạt được:  Khóa luận chưa chưa đưa giải pháp đột phá vào công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu  Chương trình chưa giải hết vấn đề phát sinh qúa trình quản lý, lưu trữ văn tài liệu cần định hướng phát triển  Định hướng phát triển:  Đây chương trình mang tính thực tiễn phức tạp việc xây dựng chương trình với độ hoàn thiện cao khó  Xử lý lỗi chặt chẽ trước đưa vào sử dụng Khắc phục thiếu xót hạn chế  Trong tương lai hoàn thiện chương trình, tối ưu hóa chức có để phù hợp với yêu cầu ngày cao thực tế 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Lưu trữ quan [2] Thông tư 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/72005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, đến [3] Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công An, hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức [4] Phan Tự Hướng (2010), Lập trình VBA ExceL (visual basic for applications) 2003-2007-2010, NXB thống kê [5] Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; [6] Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; [7] Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp; [8] Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng; [9] Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 Thủ Tướng Chính phủ việc tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; [10] Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp [11] Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử cấp [12] Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ Vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy 76 ... 2: Thực trạng công tác quản lý lưu trữ văn bản, tài liệu Phòng Nội vụ huyện Việt Yên Chương 3: Thiết kế quy trình quản lý lưu trữ, văn tài liệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên Bắc Giang, ngày tháng... vật lý tài liệu 17 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN 2.1 Giới thiệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang Phòng Nội Vụ huyện Việt. .. sung tài liệu lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Việt Yên .38 2.4.2 Chỉnh lý tài liệu 41 2.4.3 Xác định giá trị tài liệu 53 Chương THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU