Thiết kế quy trình quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng nội vụ huyện việt yên

Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô của trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông thái nguyên, đặc biệt là các thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế của trường đã tạo điều kiện cho em thực tập

ở Phòng Nội vụ huyện Việt Yên để có nhiều thời gian cho khóa luận tốt nghiệp Và

em cũng xin chân thành cám ơn thầy Vũ Xuân Nam và cô Nguyễn Thu Hằng đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn tành tốt khóa thực tập

Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm bài báo cáo thực tập, khó tránh khỏi sai sót, rất mong các Thầy, Cô bỏ qua Đồng thời do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp Thầy, Cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thành tốt hơn bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày tháng năm 2016

SINH VIÊN

Bùi Bích Phượng

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Ths Vũ Xuân Nam Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc

Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung luận văn của mình

Bắc Giang, ngày tháng năm 2016

SINH VIÊN

Bùi Bích Phượng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH

DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ 3

VĂN BẢN, TÀI LIỆU .3

1.1 Khái quát về công tác quản lý văn bản 3

1.1.1 Các Khái niệm cơ bản .3

1.1.2 Ý nghĩa, vai trò, chức năng và các giải pháp quản lý văn bản .4

1.2 Khái quát về công tác lưu trữ .9

1.2.1 Lý thuyết chung về quản lý tài liệu lưu trữ 9

1.2.2 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ 10

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN 18

2.1 Giới thiệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 18

2.1.1 Chức năng 18

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 18

2.2 Thực trạng quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên 19 2.2.1 Thực trạng 19

2.2.2 Ưu điểm 20

2.2.3 Nhược điểm 20

2.2.4 Biện pháp .21

2.3 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản .24

2.3.1 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến 24

2.3.2 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi .31

2.4 Quy trình quản lý tài liệu lưu trữ tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên 38

2.4.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Việt Yên 38

2.4.2 Chỉnh lý tài liệu 41

2.4.3 Xác định giá trị tài liệu 53

Chương 3 THIẾT KẾ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN .56

3.1 Đặt vấn đề 56

3.2 Giải quyết vấn đề 56

3.2.1 Quy trình quản lý văn bản đến 57

3.2.2 Quy trình quản lý văn bản đi .60

3.2.3 Quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên .62

3.3 Kết quả đạt được 66

3.3.1 Kiến trúc phần mềm .66

3.3.2 Những lợi ích của phần mềm quản lý văn bản Microshop Excel 67

KẾT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1 Lưu đồ quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến 24

Hình 2.2: Mẫu dấu đến .26

Hình 2.3: Bìa và trang đầu của sổ văn bản đến 28

Hình 2.4: Nội dung đăng ký văn bản đến .29

Hình 2.5: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi 31

Hình 2.6: Nội dung phần đăng ký văn bản đi .34

Hình 2.7: Lưu đồ tổ chức thu thập tài liệu 39

Hình 2.8: Lưu đồ chỉnh lý tài liệu 48

Hình 3.1: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến bằng Microsoft Excel 58

Hình 3.2: Giao diện chính của Phần mềm Quản lý văn bản đến bằng Microsoft Excel 59

Hình 3.3: Hướng dẫn sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản bằng Microsoft Excel 59 Hình 3.4: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi bằng phần mềm Microsoft Excel 61

Hình 3.5: Giao diện chính của Phần mềm Quản lý văn bản đi trên Microsoft Excel 61

Hình 3.6 Lưu đồ quy trình khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 63

Hình 3.7: Giao diện chính của chương trình quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu trên Microsoft Excel .66

Hình 3.8: Chức năng tìm kiếm văn bản 68

Hình 3.9: Các trường thông tin trong phần mềm quản lý văn bản trên Microsoft Excel 69

Hình 3.10: Chức năng Phân loại văn bản .70

Hình 3.11: Chức năng sao lưu dữ liệu 71

Hình 3.12: Chức năng phân loại theo năm: 2010, 2011, 2012, 2013, 2015… 72

Hình 3.13: Chức năng phân loại theo từng chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác giả văn bản: UBMTTQ các xã, thị trấn, Phòng Nội Vụ 72

Hình 3.14: Chức năng phân loại theo từng chủ đề, lĩnh vực khác nhau: Chủ đề tác giả văn bản: UBMTTQ các xã, thị trấn, Phòng Nội vụ… 73

Hình 3.15: Chức năng sắp xếp tài liệu theo ngày, tháng, năm 73

từ thấp đến cao hoặc ngược lại 73

Hình 3.16: Chức năng tài liệu, lọc tài liệu 74

DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết trong mọi hoạt động của Nhà nước Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước Vì vậy công tác văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội Tổ chức hợp lý công tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm

Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư

Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và công tác lưu trữ là một tất yếu trong giai đoạn hiện nay

Cá nhân tôi đã nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và lưu trữ theo các nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Được sự chấp thuận của lãnh đạo trường Đại học Công nghệ Thông tin

và Truyền thông, lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Việt Yên hơn ba tháng từ ngày

10/4/2016 đến ngày 18/7/2016 Tôi đã chọn đề tài “Thiết kế quy trình quản lý và

lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên”

Thông qua đề tài này, tôi xin đề cập tới thực trạng công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên Từ đó, đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu và phương pháp sử dụng Microshoft Excel vào quản lý văn bản đến, văn bản đi và lưu trữ tài liệu, văn bản

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận và thực tiễn việc quản lý văn bản đến, văn bản đi và lưu trữ văn bản, tài liệu Từ đó sử dung Microsoft Excel vào công tác quàn lý và lưu trữ văn bản, tài liệu

 Phương pháp nghiên cứu

Khảo sát thực tế về công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Việt Yên Trên

cơ sở đó phân tích, thu thập, tổng hợp thông tin và ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu

 Mục đích nghiên cứu đề tài

Mục đích của đề tài nghiên cứu là giúp cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

có thể quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu được nhanh hơn, khoa học và chính xác hơn Mặt khác ứng dụng Microsoft Excel góp phần nâng cao hiệu quả công việc, nâng cao trình độ cũng như kỹ năng sử dụng máy tính của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Đề tài sử dụng Microsoft Excel có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ

Giúp cán bộ văn thư, lưu trữ chuẩn hóa việc quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu

 Kết cấu của đề tài:

Nội dung khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại Phòng Nội vụ huyện Việt Yên

Chương 3: Thiết kế quy trình quản lý và lưu trữ, văn bản tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên

Bắc Giang, ngày tháng năm 2016

SINH VIÊN

Bùi Bích Phượng

Chương 1

KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ

VĂN BẢN, TÀI LIỆU

1.1 Khái quát về công tác quản lý văn bản

1.1.1 Các Khái niệm cơ bản

Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối ở đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học hoặc khoa học

kỹ thuật; công văn, giấy tờ khẩu hiệu, băng ghi âm, bản vẽ… ở cơ quan đều được gọi là văn bản Khái niệm này được sử dụng một cách phổ biến trong giới nghiên cứu về văn bản học, ngôn ngữ học, sử học ở nước ta từ trước tới nay

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, các

tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, báo cáo… đều được gọi là văn bản Ngày nay, khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói trên

Khái niệm văn bản hành chính

Khái niệm hành chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của Nhà nước, không phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ một chủ thể nào đối với bất kỳ một đối tượng và một khách thể nào Tuy nhiên, theo cách hiểu hiện nay, khái niệm này dùng để chỉ sự tổ chức, điều hành kiểm tra, nắm tình hình trong hoạt động của một

cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Khái niệm văn bản hành chính được sử dụng với nghĩa là văn bản dùng làm công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đổi thông tin dưới dạng ngôn ngữ viết, theo phong cách hành chính- công vụ

Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ, nhằm tiếp nhận và chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức

Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến

cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn

Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

* Vai trò

Văn bản - phương tiện cung cấp thông tin để ra quyết định: Đối với một nhà quản lý, một trong những chức năng cơ bản nhất là ra Quyết định Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trường thì biến động khôn lường

Văn bản chuyển tải nội dung quản lý Bộ máy Nhà nước ta được hình thành

và hoạt động theo nguyên tắc tập trung Theo nguyên tắc này các cơ quan cấp dưới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ quan địa phương phục tùng cơ quan trung ương Xuất phát từ vai trò rõ nét của văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh

Để guồng máy được nhịp nhàng, văn bản được sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận

Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của bộ máy quản lý Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn biết các nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra” Để làm tốt công tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tư cách là cứ liệu, số liệu làm căn cứ

Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra

Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lượng thông tin phức tạp đã được văn bản hóa

Văn bản là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước tạo nên hệ thống pháp luật điều chỉnh các mối quan hệ xã hội

* Chức năng

Chức năng thông tin

Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng khác Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:

- Ghi lại các thông tin quản lý

- Truyền đạt thông tin quản lý từ nơi này đến nơi khác trong hệ thống quản lý hay giữa hệ thống với bên ngoài

- Giúp cho cơ quan thu nhận thông tin cần cho hoạt động quản lý

- Giúp các cơ quan xử lý, đánh giá các thông tin thu được thông qua hệ thống truyền đạt thông tin khác

Ví dụ: Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của huyện sẽ giúp cho các cơ quan, đơn vị, các tổ chức và nhân dân biết, chủ động trong các hoạt động của mình

- Văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý tới đối tượng thực hiện, tham gia vào tổ chức thực hiện quyết định

- Là phương tiện hữu hiệu để phối hợp, kiểm tra, đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý

Ví dụ: Căn cứ các thông tin về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của tỉnh, các cơ quan quản lý Nhà nước, các tổ chức và địa phương trong tỉnh đã đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn trong công tác chỉ đạo điều hành

Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:

- Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội

do pháp luật điều chỉnh Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyển tải quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong đó Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải tuân theo Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức

- Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức Văn bản là cơ sở xây dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan tổ chức

- Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan Văn bản và các hệ thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân

có quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được giao

Ví dụ: quan hệ giữa Bộ với các sở, ban, ngành ; giữa UBND tỉnh với UBND huyện, các sở, ban, ngành

- Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý và điều hành công việc của các cơ quan

- Là trọng tài phân minh, phân xử khi thực hiện văn bản không thống nhất,

cơ sở để giải quyết tranh chấp và bất đồng giữa các cơ quan, đơn vị, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý nảy sinh

Tính pháp lý của văn bản được hiểu là sự phù hợp của văn bản (về nội dung

và thể thức) với quy định pháp luật hiện hành

Như vậy, văn bản đảm bảo tính pháp lý khi được ban hành theo đúng quy định pháp luật về nội dung và thể thức

Thể thức văn bản là hình thức pháp lý của văn bản, là toàn bộ những yếu tố

về hình thức có tính bố cục đã được thể chế hoá để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Như vậy thể thức là yếu tố thuộc về hình thức bên ngoài nhằm đảm bảo tính pháp lý cho văn bản

* Các giải pháp

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, tờ trình, quản lý việc sử dụng con dấu, việc lập hồ sơ, theo dõi các hồ sơ sự kiện, thống kê báo cáo tình hình xử lý văn bản Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi

cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy chúng ta đều nhận thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đơn vị đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư

Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư lưu trữ luôn phải nỗ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng gặp không ít áp lực trong công việc

Giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc bằng Microsoft Excel hiện nay đã được rất nhiều các đơn vị cơ quan nhà nước lựa chọn triển khai áp dụng trong công tác văn thư tại đơn vị mình và đã mang lại hiệu quả quản lý rõ rệt, giảm tải áp lực công việc cho những người làm văn thư Đổi mới quy trình, cách thức làm việc với phong cách hiện đại, nâng cao năng lực xử lý công việc của nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ cho lãnh đạo ra quyết định cũng như trong điều hành công việc cơ quan nói chung

Như vậy, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh

mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử đã được lưu hành và có cơ sở pháp

lý để áp dụng trong mỗi văn phòng, những văn phòng không giấy tờ đã hình thành

ở rất nhiều tổ chức cơ quan, giúp giảm tải rất nhiều, góp phần quan trọng cho công tác đổi mới hiện đại hóa công tác hành chính,sẵn sàng tham gia hội nhập với khu vực và phù hợp xu hướng đổi mới của thế giới

- Tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử để trao đổi công việc, cụ thể: Giấy mời họp nội bộ; tài liệu phục vụ họp; văn bản để biết, để báo cáo; thông báo chung của

cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; Các đơn vị trực thuộc đã được trang bị hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành phải sử dụng

để trao đổi: Thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác cơ quan; các chương trình, kế hoạch; công văn; Sử dụng phối hợp, hệ thống thư điện tử trong quản lý văn bản và điều hành công việc; Triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng

- Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước hoặc giữa cơ quan nhà nước với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác

- Sử dụng hiệu quả hệ thống thư điện tử hoặc hệ thống quản lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà nước hoặc với các

cơ quan khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy; khuyến khích việc trao đổi các loại

hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ quan;

- Sử dụng ngay các trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử của đơn vị hoặc Cổng thông tin điện tử Chính phủ để đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật

và các loại thông tin khác nêu tại Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên máy tính, hạn chế sao chụp ra bản giấy để gửi đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc hoặc cá nhân; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các tổ chức, cá nhân, hạn chế việc gửi dự thảo văn bản in trên giấy để xin ý kiến;

- Khi gửi hoặc phát hành văn bản giấy các cơ quan phải gửi kèm theo bản điện tử qua mạng; thực hiện nghiêm các quy định về việc gửi bản điện tử hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tin điện tử để gửi nhận văn bản điện tử của cơ quan, phục vụ việc gửi, nhận văn bản điện tử

1.2 Khái quát về công tác lưu trữ

1.2.1 Lý thuyết chung về quản lý tài liệu lưu trữ

* Khái niệm

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu

khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của văn bản được lưu lại, giữ lại phục

vụ cho các nhu cầu kha i thác của đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ để nghiên cứu dựng lại các sự kiện lịch sử một cách xác thực, làm căn cứ, bằng chứng phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức và mục đích chính đáng của công dân

c Về nghiên cứu khoa học

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có giá trị tính chính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển của quốc gia, dân tộc hoặc một ngành, một lĩnh vực hoạt động, một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cụ thể

Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là nguồn di sản văn hóa đặc bịêt của dân tộc Cùng với các loại di sản văn hóa khác mà con người đã để lại từ đời này qua đời khác như các di chỉ khảo cổ, các hiện vật trong các bảo tàng, các công trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ đã để lại cho xã hội loài người các văn tự rất có giá trị Sự xuất hiện các loại văn tự và việc lưu trữ các loại văn tự đó đã trở thành một trong những tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của các dân tộc trên thế giới Sự xuất hiện của chữ viết sớm hay muộn còn là tiêu chí để đánh giá trình độ văn minh của mỗi dân tộc Một dân tộc có chữ viết sớm, có nhiều văn tự được lưu giữ thể hiện dân tộc có nền văn hoá lâu đời

1.2.2 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ

1.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

a Khái niệm

Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan

và Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho

lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những tài liệu cần bổ sung hàng năm và những tài liệu còn thiếu để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan và Phông Lưu trữ

Quốc gia Việt Nam theo những quy định hiện hành của Nhà nước

b Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm các nội dung sau: Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia

Xác định những cơ quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia

Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành

Xác định thành phần và nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ ở các lưu trữ hiện hành và chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian ở lưu trữ hiện hành

Phân định các nguồn tài liệu cần nộp lưu vào các kho lưu trữ quốc gia từ

trung ương đến địa phương theo quy định của pháp luật cho phù hợp

Tổ chức thư thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ quốc gia theo quy định Sưu tầm, tìm kiếm những tài liệu quý, hiếm hoặc còn thiếu để bổ sung, hoàn chỉnh Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam và Phông Lưu trữ cơ quan

c Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo thời đại lịch sử

- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ

- Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ theo khối phông

1.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu

a Khái niệm:

“Chỉnh lý tài liệu”: là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa

học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

b Yêu cầu

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh

lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý

Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây:

Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

Được xác định thời hạn bảo quản;

Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;

Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị

c Nguyên tắc

* Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông

Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh vốn có của nó Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình thành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh

lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu

* Nguyên tắc xuất sinh

Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông Khi phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc

d Các công việc chỉnh lý tài liệu

* Khảo sát tài liệu

Mục đích

- Khảo sát tài liệu nhằm nắm được tình hình thực tế tài liệu về số lượng, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của khối tài liệu đang chuẩn bị chỉnh lý, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn thiếu sau khi khảo sát để bổ sung nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ

Yêu cầu của khảo sát tài liệu là phải xác định những vấn đề sau:

- Tên phông; giới hạn thời gian tài liệu: là xác định thời gian sớm nhất và thời gian muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý

- Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý: số mét giá (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ); số cặp, gói tài liệu hoặc số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu

đã được lập hồ sơ sơ bộ)

- Thành phần tài liệu: tài liệu hành chính bao gồm những loại văn bản, giấy

tờ gì Ngoài tài liệu hành chính ra còn loại tài liệu nào trong phông, trong khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý không, số lượng của mỗi loại đó (nếu có) là bao nhiêu

- Nội dung tài liệu: Quá trình khảo sát yêu cầu cán bộ cần đọc, tìm hiểu để nắm được nội dung cơ bản của khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý Tài liệu của phông hay của đơn vị phản ánh lĩnh vực hoạt động nào, lĩnh vực chủ yếu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu

- Tình trạng phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần phản ánh rõ: mức

độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ phân loại, lập

hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… tình trạng vật lý của phông, khối tài liệu; tình trạng công cụ, thống kê tra cứu tài liệu

Trình tự tiến hành

Bước 1: Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu Có thể phải đọc trực tiếp tài liệu nếu biên bản và mục lục hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung khối tài liệu chuẩn bị chỉnh lý hoặc trong trường hợp tài liệu đưa ra chỉnh lý còn trong tình trạng chưa lập hồ sơ, bó gói

Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân công mỗi người khảo sát một phần

Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát

* Thu thập bổ sung tài liệu

Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố sau:

- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan

- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;

- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có)

* Viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

- Lịch sử đơn vị hình thành phông: Là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông và những biến động (nếu có) của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu

- Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của việc hình thành phông hoặc khối tài liệu, những biến động (nếu có)

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông và

về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm mục đích:

+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;

+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể trong chỉnh lý như: xây dựng phương án phân loại; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu…

+ Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt một cách khái quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình cỉa phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tài liệu liên quan về lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phông và về phông, bao gồm:

+ Các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản khác về việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những thay đổi (nếu có); những văn bản về việc chia tách, sáp nhập đơn vị hình thành phông hoặc các cơ quan chủ quản của đơn vị hình thành liên quan đến việc thay đổi vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông (nếu có);

+ Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn thư của đơn vị hình thành phông; quy định về lề lối làm việc của các phòng, ban chức năng và của cán bộ trong cơ quan

+ Các biên bản giao nhận tài liệu: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách thống kê tài liệu; sổ đăng ký văn bản đi đến;

+ Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

+ Các báo cáo thống kê (nếu có);

+ Các tư liệu khác có liên quan như: bài viết, hội thảo về công tác lưu trữ của

* Xác định và xây dựng phương án phân loại tài liệu

Việc lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được tiến hành trên cơ sở vận dụng các nguyên tắc, phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu Để xây dựng được một phương án phân loại khoa học cần lựa căn cứ vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát tài liệu đồng thời căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu sau này Tuỳ thuộc vào từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một trong những phương án phân loại tài liệu sau:

- Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: - Phương án “thời gian – cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;

- Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi những chức năng, nhiệm vụ tương đối ổn định;

- Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng hoặc đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;

Trong trường hợp phân loại khối tài liệu của một phông có thể áp dụng phương án:

- Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá nhân hoặc sưu tập tài liệu lưu trữ

Mỗi một phương án phân loại có những ưu điểm và hạn chế nhất định, người xây dựng phương án phân loại cần phải hiểu về phông và biết vận dụng các phương

án một cách linh hoạt Phần này xem thêm ở bài Phân loại tài liệu

* Viết bản hướng dẫn nghiệp vụ và lập kế hoạch chỉnh lý

- Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

- Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm 2 phần chính: phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông và phần hướng dẫn cụ thể được dùng làm căn cứ để những người tham gia

chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất (Đề cương biên soạn đính kèm - Phụ lục 5)

- Căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu gồm:

+ Các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;

+ Các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bản quản tài liệu; + Các bảng thời hạn bảo quản tài liệu như bảng thời hạn bảo quản văn kiện mẫu; bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành hoặc của cơ quan (nếu có);

+ Các bản hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp;

+ Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị hình thành phông (nếu có);

+ Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;

+ Ngoài ra, cần tham khảo ý kiến của các cán bộ, công chức, viên chức trong

cơ quan, đặc biệt là những người làm chuyên môn

* Chuẩn bị phương tiện chỉnh lý

- Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế và phương tiện khác

- Chuẩn bị văn phòng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa và viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo )

e Tiến hành chỉnh lý tài liệu

- Phân loại tài liệu

- Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

- Biên mục phiếu tin

- Hệ thống hóa hồ sơ

- Biên mục hồ sơ:

+ Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc:

+ Biên mục bên ngoài

- Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)

- Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

+ Thống kê tài liệu hết giá trị

+ Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại

- Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ

+ Đánh số chính thức

+ Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp

+ Viết và dán nhãn hộp

+ Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ

- Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu

+ Lập mục lục hồ sơ

+ Đóng quyển mục lục

+ Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá

`1.2.2.3 Xác định giá trị tài liệu

a Khái niệm

Xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị và định thời hạn bảo quản cho chúng Tuy nhiên, quá trình xác định giá trị tài liệu thường có những tác động bởi ý kiến chủ quan của người làm công tác xác định giá trị tài liệu Vì vậy, trong chỉnh lý tài liệu thường có nhiều người tham gia và cần có sự hướng dẫn

về xác định giá trị tài liệu để đảm bảo tính thống nhất

b Nội dung của công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện

và tổng hợp

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin và sử liệu học

Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau đây:

- Nội dung của tài liệu;

- Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu;

- Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu;

- Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ;

- Hình thức của tài liệu;

- Tình trạng vật lý của tài liệu

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN, TÀI LIỆU

TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN VIỆT YÊN 2.1 Giới thiệu phòng Nội vụ huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

Phòng Nội Vụ huyện Việt Yên được tách ra từ Phòng Nội Vụ – Lao động thương binh xã hội năm 2008 theo QĐ số 654/QĐ-UBND ngày 31/3/2008 của UBND tỉnh Bắc Giang kể từ ngày 01/5/2008 Phòng Nội Vụ tiếp nhận chức năng tổ chức, quản lý nhà nước và lĩnh vực tôn giáo từ phòng Dân tộc – tôn giáo, lĩnh vực Thi đua khen thưởng, lưu trữ nhà nước từ Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên

Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc đơn vị hành chính thuộc Ủy ban nhân dân huyện Việt Yên, là cơ quan tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực như: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, thị trấn, văn thư – lưu trữ nhà nước hội, tổ chức phi chính phủ, tôn giáo, thi đua khen thưởng, công tác thanh niên

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý tổ chức, biên chế và các mặt công tác của ủy ban nhân dân Huyện, đồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn về nghiệp vụ của Sở Nội Vụ

2.1.1 Chức năng

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; Cán bộ công chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã thị trấn; Hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

2.2 Thực trạng quản lý và lưu trữ văn bản, tài liệu tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên

2.2.1 Thực trạng

Trong những năm qua Công tác Văn thư của phòng Nội vụ huyện Việt Yên được quan tâm chỉ đạo và dần dần đi vào nền nếp và hoạt động có hiệu quả Công tác văn thư được hiện đại hóa nền hành chính trong đó ứng dụng CNTT trong gửi nhận văn bản điện tử đã phát huy tác dụng quản lý tốt công tác quản lý văn bản đi đến Công tác Lưu trữ được quan tâm đầu tư nâng cấp và hoạt động dần dần đi vào nền nếp

Tính đến ngày 30/11/2015, phòng Nội vụ huyện Việt Yên đã ban hành tổng số: 7.898 văn bản; tiếp nhận tổng số: 7.730 văn bản

Phòng Nội vụ đã ban hành một số văn bản về hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư, Công tác Lưu trữ như Công văn số 251/PNV-VTLT ngày 31/7/2013 về việc hướng dẫn cách ghi sổ theo dõi công văn đi, đến; Công văn số 480/NV-VTLT ngày 31/12/2013 về hướng dẫn việc rà soát, thu thập tài liệu để chỉnh lý; công văn hướng dẫn lập danh mục hồ sơ để nộp vào lưu trữ

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo đúng quy trình

từ khâu soạn thảo đến khi phát hành và theo đúng Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Cơ bản các văn bản các văn bản của UBND huyện ban hành đều được chuyên viên theo dõi ở lĩnh vực, LĐVP thẩm định

về nội dung và thể thức trước khi trình ký nên văn bản ban hành đều đảm bảo đúng quy định

Việc quản lý văn bản đi, đến được triển khai thực hiện nghiêm túc, đảm bảo đúng quy định Các loại văn bản đi, đến đều được cán bộ văn thư tiếp nhận, theo dõi

và vào sổ theo đúng quy định Sổ sách theo dõi công văn ghi chép sạch sẽ, gọn gàng, đảm bảo đúng yêu cầu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ

Công tác Lưu trữ được phòng Nội vụ huyện quan tâm và xác định việc chỉnh

lý tài liệu tồn đọng là nhiệm vụ trọng tâm năm; đã ban hành Kế hoạch

112/KH-UBND ngày 17/6/2015 về chỉnh lý tài liệu tồn đọng của 112/KH-UBND huyện từ năm 2014 trở về trước Theo đó đã tiến hành tổ chức chỉnh lý toàn bộ khối tài liệu tồn đọng từ năm 2014 trở về trước Tổng số mét giá tài liệu của phòng Nội vụ huyện (tính đến ngày 28/5/2015) là 1.044 mét Trong đó: Tài liệu đã chỉnh lý là 58 mét, còn tài liệu chưa được chỉnh lý lên phông quản lý là 986 mét xếp chồng

Việc trang bị cho kho lưu trữ lịch sử cũng được quan tâm đầu tư: 01 điều hòa, 01 máy hút ẩm, 08 giá, 320 cặp hộp để bảo quản

Nhìn chung công tác văn thư, lưu trữ của phòng Nội vụ huyện Việt Yên được thực hiện nghiêm túc theo quy định của pháp luật và kế hoạch đề ra

2.2.2 Ưu điểm

Trong 02 năm (2014, 2015), công tác Văn thư của phòng Nội vụ huyện Việt Yên, được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo nên có nhiều biến chuyển tích cực Hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành đầy

đủ, kịp thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện những nhiệm vụ đã đề ra Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư lưu trữ được quan tâm triển khai thực hiện nghiêp túc

Công tác văn thư ngày càng đi vào nền nếp Các cán bộ, công chức, viên chức đã bước đầu lập hồ sơ công việc khi giải quyết công việc được giao và tiến hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Tại phòng Nội vụ huyện Việt Yên công tác kiểm tra, đôn đốc và chế độ báo cáo chưa được thường xuyên nên tiến độ thực hiện một số công việc còn chậm làm ảnh hưởng đến công tác, chỉ đạo điều hành của các cấp lãnh đạo Đặc biệt chế độ báo cáo, thông tin giữa phòng với các cơ quan vẫn còn một số hạn chế nhất định, sự phối hợp xử lý và giải quyết công việc chưa được chặt chẽ, công văn giấy tờ ngày càng nhiều

Công tác soạn thảo văn bản tại cơ quan còn nhiều sai phạm nhưng chưa được chấn chỉnh kịp thời Từ đó dẫn đến có những văn bản sai về thể thức, nội dung chưa phù hợp với quy định làm cho tính hiệu lực hiệu quả của các quyết định quản lý của lãnh đạo bị giảm sút

Đối với Văn thư lưu trữ của huyện chưa thực hiện vào sổ văn bản đi theo tên loại văn bản, chưa in được sổ đi đến trên phần mềm QLVB hoặc kết xuất ra ngoài phần mềm để lưu trên máy, công tác lưu trữ chưa được chỉnh lý, biên mục thành hồ

sơ từ những năm 2011-2013; nhiều tài liệu trùng thừa, hết giá trị của phòng Nội vụ chưa được tiêu hủy, các đơn vị chưa thực hiện nộp nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện…; Đối với các xã, thị trấn: việc ban hành văn bản còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày và sai về thẩm quyền ban hành văn bản, các đơn vị còn nhầm lẫn, không xác định được văn bản ban hành giữa thẩm quyền chung và thẩm quyền riêng; vào sổ công văn đi theo tên loại văn bản, việc lấy số trong sổ còn trùng thừa, nhảy số, cách số, viết vào sổ nhiều loại mực, một số đơn vị chưa viết đầy đủ các thông tin trong các cột của sổ theo dõi văn bản đi, đến; sắp xếp lưu trữ văn bản chưa khoa học không theo tên loại văn bản gây khó khăn cho công tác tra cứu, đóng dấu

Thường xuyên tổ chức kiểm tra chéo giữa các đơn vị để giao lưu học hỏi về chuyên môn nghiệp vụ…

Thực hiện theo đúng quy trình đã được quy định tại Quyết định 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/9/2013 của UBND tỉnh quy định về công tác Văn

thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bắc Giang và Quyết định 06/2014/QĐ-UBND ngày 06/8/2014 của UBND huyện Việt Yên ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn

Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt là việc gửi nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử và phần mềm QLVB, các văn bản sau khi được phân bổ tới các đơn vị Thủ trưởng các cơ quan phải xử lý ngay giao cho chuyên viên, người có trách nhiệm giải quyết

Đăng ký vào sổ văn bản đi đến theo tên loại văn bản; viết đầy đủ các nội dung trong sổ theo dõi văn bản Kiểm soát chặt chẽ về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký phát hành đặc biệt là việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản Đối với các xã, thị trấn trước khi trình lãnh đạo UBND ký, Công chức Văn phòng Thống kê phải kiểm duyệt lần cuối và ký nháy vào phần nơi nhận

và kiểm soát trước khi ban hành văn bản; văn bản lưu phải được sắp xếp khoa học theo tên loại văn bản, thời gian ban hành…

Chỉ đạo cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc trong quá trình giải quyết công việc được giao

Bố trí kho, phòng lưu trữ riêng của UBND xã, thị trấn Chỉ đạo công chức tiến hành thu thập tài liệu của các bộ phận thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cấp xã theo quy định tại Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn

Phòng Nội vụ huyện bố trí cán bộ thực hiện chỉnh lý tài liệu Lưu trữ hiện hành từ năm 2013 trở về trước để đưa lên phông hoàn chỉnh thời gian xong trong tháng 9 năm 2015; thực hiện quy trình tiêu hủy tài liệu theo quy định

Đối với các cơ quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn: thực hiện chỉnh lý khối tài liệu còn tồn đọng từ năm 2013 trở về trước xong trong năm 2015 và coi đây là một trong các nhiệm vụ trọng tâm của năm 2015

Tiếp tục hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ; hướng dẫn ban hành danh mục hồ sơ cơ quan của Phòng Nội vụ huyện Việt Yên năm 2016

Thực hiện bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho nhân viên hành chính các đơn vị trường học và cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện

Tiếp tục thực hiện việc chỉnh lý và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu trùng thừa, tài liệu loại

Chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện; UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng từ năm 2013 trở về trước (dự kiến sẽ tiến hành làm điểm tại 01 xã)

Đề nghị Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư – lưu trữ) cử cán bộ chuyên môn hỗ trợ nghiệp vụ chỉnh lý đối với phòng Nội vụ huyện Việt Yên

Hướng dẫn cụ thể việc xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan đối với cấp huyện

Đề nghị Sở Nội vụ tổ chức cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại phòng Nội vụ các huyện, thành phố đi học tập thực tế tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia hoặc trung tâm lưu trữ của cách tỉnh, thành phố làm tốt công tác lưu trữ

Đề nghị UBND tỉnh nghiên cứu hỗ trợ kinh phí về công tác văn thư, lưu trữ cho các huyện, thành phố trên địa bàn

2.3 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản

2.3.1 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản Đến

Xem xét nội dung, giao việc cho các phòng

Nhận văn bản, giao cho các phòng thực hiện

Trình trưởng phòng

Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến

Lưu văn bản

Chuyển văn bản, giải quyết

và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

2.3.1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

a Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu

“Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v ; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

- Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư

số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

c Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán v.v…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Mẫu dấu “Đến” và việc ghi các thông tin trên dấu “Đến” được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục I - Dấu “Đến” kèm theo Công văn này

Hình 2.2: Mẫu dấu đến

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan trung ương;

+ Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

Quyển số: ….(6)

Hình 2.3: Bìa và trang đầu của sổ văn bản đến

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Bảng 2.4: Nội dung đăng ký văn bản đến

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

2.3.1.2 Trình và chuyển giao văn bản đến

a Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn

vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng

ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở dữ liệu văn bản đến

b Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự

và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn

vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản;

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập sổ chuyển giao văn bản đến (mẫu sổ và cách ghi được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn bản đến kèm theo Công văn này)

2.3.1.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị,

cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này)

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn

vị, cá nhân có liên quan

b Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v để báo cáo cho người được giao trách nhiệm

+ Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

2.3.2 Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi

Lưu đồ :

mẫu liên quan

bản đi

Văn Thư

Hình 2.5: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi

Kiểm tra nội dung thể thức, ký tắt và trình ký văn bảnVB

Vào sổ, Photo, Đóng dấu, phát hành VB

Theo dõi và lưu hồ sơ

Nghiên cứu, dự thảo văn bản đi

Các phòng, cá nhân soạn

thảo VB

2.3.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản

a Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

b Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại điểm a, khoản 3, Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản

Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b, khoản 3, Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và hướng dẫn tại Công văn này Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 4 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

c Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định Việc nhân

bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

2.3.3.2 Duyệt

Sau khi lãnh đạo phòng kiểm tra thể thức và nội dung văn bản hoàn chỉnh, đồng ý duyệt văn bản hoàn chỉnh thì cán bộ văn thư tiến hành bước tiếp theo đó là đóng dấu cơ quan

2.3.3.3 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày

08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

b Đóng dấu độ khẩn, mật

Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục

II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

2.3.3.4 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Bảng 2.6: Nội dung phần đăng ký văn bản đi

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

· Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

· Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau: