Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính của văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5.Phương pháp nghiên cứu 2 6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7.Cấu trúc của đề tài 3 NỘI DUNG 5 Phần I KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC VÀ BAN HCNSĐN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 5 1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc. 5 1.1.Chức năng, nhiệm vụ: 5 1.2. Cơ cấu tổ chức 6 2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban HCNSDN Tập đoàn Phúc Lộc. 6 2.1. Chức năng, nhiệm vụ: 6 2.2. Cơ cấu tổ chức: 8 2.3. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc từng vị trí trong ban HCNSĐN: 9 3. Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc: 20 3.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị) 21 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 21 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 21 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 22 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 23 3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 24 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 24 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 24 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 25 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 27 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 27 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) ( Phụ lục 05) 28 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 28 PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 30 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA 30 VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 30 1.1.Lý luận chung về công tác văn phòng. 30 1.1.1.Khái niệm văn phòng. 30 1.1.2.Công tác văn phòng. 31 1.1.3.Vai trò của văn phòng đối với công tác quản lí hành chính. 34 1.2.Công nghệ thông tin. 34 1.2.1.Thông tin. 34 1.2.2.Thông tin trong quản lý hành chính 35 1.2.3. Công nghệ thông tin. 35 1.2.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng. 36 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG 40 ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 40 2.1.Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. 40 2.2.Các điều kiện đề xây dựng và khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT trong văn phòng 41 2.3.Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý công tác, giải quyết công việc văn phòng. 42 2.4. Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc. 43 Chương 3. NHỮNG TÁC ĐỘNG KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 46 THÔNG TIN VÀO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VÀ 46 CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 46 3.1.Thuận lợi: 46 3.2.Khó khăn, thách thức: 47 Chương 4. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG 50 QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN 50 4.1.Nhận xét chung về tình hình ứng dung công nghệ thông tin trong văn phòng tại cơ quan. 50 4.2.Một số kiến nghị và giải pháp 51 4.2.1. Xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin 51 4.2.2. Kiến nghị và giải pháp 52 KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1

3 Mục đích nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu 2

5.Phương pháp nghiên cứu 2

6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2

7.Cấu trúc của đề tài 3

NỘI DUNG 5

Phần I KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC VÀ BAN HCNSĐN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 5

1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc 5

1.1.Chức năng, nhiệm vụ: 5

1.2 Cơ cấu tổ chức 6

2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban HCNSDN Tập đoàn Phúc Lộc 6

2.1 Chức năng, nhiệm vụ: 6

2.2 Cơ cấu tổ chức: 8

2.3 Vị trí việc làm và bản mô tả công việc từng vị trí trong ban HCNSĐN:.9 3 Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc: .20 3.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức 21

3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị) 21

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 21

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ

quan 21

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 22

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 23

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 24

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 24

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 24

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 25

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 27

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 27

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) ( Phụ lục 05) 28

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 28

PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 30

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CỦA 30

VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 30

1.1.Lý luận chung về công tác văn phòng 30

1.1.1.Khái niệm văn phòng 30

1.1.2.Công tác văn phòng 31

1.1.3.Vai trò của văn phòng đối với công tác quản lí hành chính 34

1.2.Công nghệ thông tin 34

1.2.1.Thông tin 34

1.2.2.Thông tin trong quản lý hành chính 35

1.2.3 Công nghệ thông tin 35

1.2.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng 36

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÍ HÀNH CHÍNH TẠI VĂN PHÒNG 40

ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 40

2.1.Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 40

2.2.Các điều kiện đề xây dựng và khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT trong văn phòng 41

2.3.Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý công tác, giải quyết công việc văn phòng 42

2.4 Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc 43

Chương 3 NHỮNG TÁC ĐỘNG KHI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ 46

THÔNG TIN VÀO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VÀ 46

CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 46

3.1.Thuận lợi: 46

3.2.Khó khăn, thách thức: 47

Chương 4 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG 50

QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH TẠI CƠ QUAN 50

4.1.Nhận xét chung về tình hình ứng dung công nghệ thông tin trong văn phòng tại cơ quan 50

4.2.Một số kiến nghị và giải pháp 51

4.2.1 Xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin 51

4.2.2 Kiến nghị và giải pháp 52

KẾT LUẬN 54

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 55

PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Quản trị văn phòng là một hoạt động đặc biệt trong đời sống xã hội Nóđặc trưng bởi hoạt động chấp hành, điều hành giữa cơ quan cấp trên với cơ quancấp dưới giữa cá nhân với lãnh đạo với những nhân viên trong nội bộ cơ quan,đơn vị Trong thực tế quản trị văn phòng còn đòi hỏi sự khoa học trong khi giảiquyết các công việc đòi hỏi người quản lý có một kiến thức tổng hợp, bố trícông việc một cách khoa học Đòi hỏi sự khéo léo tài tình trong lãnh đạo, năngđộng và sáng tạo khi đưa ra chiến lược và phải biết lắng nghe ý kiến mọi ngườitạo sự hài hòa trong công việc, tạo điều kiện thúc đẩy tài năng trong mỗi conngười phát triển Do đó bộ máy trợ giúp các cơ quan đơn vị quản lý hành chính

là yếu tố được quan tâm như một trọng điểm trong việc nâng cao hiệu quả hoạtđộng của các cơ quan, đơn vị

Ngày nay, trên con đường hội nhập khoa học quốc tế, cuộc cách mạngkhoa học công nghệ và thông tin nhanh chóng làm thay đổi quan niệm xã hội vềvăn phòng được hiểu là loại hình giấy tờ, hành chính sự vụ đơn giản thì giờ đâytrong điều kiện kinh tế thị trường bùng nổ thông tin một cuộc cách mạng mạnh

mẽ văn phòng được coi là loại hình lao động sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng

Vì thế đòi hỏi phải có một đội ngũ nhân lực văn phòng được đào tạo với chuyênmôn và nghiệp vụ đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của xã hội

Nhận thức được tầm quan trọng của quản trị văn phòng trong xã hội vớimục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa vànhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế Qua đợt thựctập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, củng cố kiến thức

đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm và phongcách làm việc của một cán bộ làm công tác quản trị văn phòng Được sự đồng ýcủa lãnh đạo Tập đoàn Phúc Lộc, theo sự phân công của khoa, tôi về thực tập tạiPhòng Tổ chức Hành chính của tập đoàn từ ngày Mặc dù nội dung thực tập kháphức tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện củađồng chí trưởng phòng, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác

lâu năm trong phòng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự

nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập.Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụcủa công tác quản trị văn phòng của Tập đoàn Phúc Lộc tôi đã, hiểu được lýthuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ Những thu hoạch trong thờigian thực tập được trình bầy cụ thể trong báo cáo dưới đây Mặc dù đã rất cốgắng nhưng do thực tế công việc phức tạp, cũng như khả năng thể hiện còn hạnchế nên không tránh khỏi thiếu sót Tôi rất mong được tiếp thu những ý kiếnđóng góp, chỉ bảo của các thầy, cô giáo để báo cáo của tôi hoàn chỉnh hơn Nhânđây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên BanHCNSDN, Tập đoàn Phúc Lộc, đặc biệt là anh Nguyễn Duy Trường – chuyênviên hành chính Ban HCNSDN và các Thầy giáo, Cô giáo của Khoa Quản trịvăn phòng, đặc biệt cảm ơn thầy Nguyễn Mạnh Cường , Trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 tháng 8 năm 2016

Sinh viên

Lương Thị Thanh Nguyệt

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin được cam đoan: Đề tài “Công tác quản trị thiết bị tại Ủy ban nhândân quận Tây Hồ” được tiến hành công khai, dựa trên sự cố gắng, nỗ lực của tôi,hoàn toàn không sao chép hoặc sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nào tương

tự Nếu phát hiện có sự sao chép kết quả nghiên cứu của đề tài khác, tôi xinhoàn toàn chịu trách nhiệm

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT S

PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh CNTT đang Phát triển như vũ bão trên toàn thế giới; từngngày làm thay đổi và tác động mạnh vào mọi lĩnh vực đời sống, kinh tế - Xã hộicủa con người và đang giữ một vai trò hết sức quan trọng cho sự tăng trưởng củanền kinh tế toàn cầu thì các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức của Việt Nam mớichỉ đứng ở ngưỡng cửa của công nghệ thông tin Nói thế có nghĩa phần lớn cácdoanh nghiệp, cơ quan, tổ chức của ta chưa sử dụng CNTT một cách có hiệu quảtrừ những khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập và cạnh tranh cao như ngân hàng,viễn thông, hàng không v.v việc ứng dụng CNTT đã trở thành yếu tố sống còn.Ngoài việc trợ giúp lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định hay hướng đi đúngđắn; văn phòng còn là một mắt xích quan trọng, là cầu nối các bộ phận trong cơquan, giữa các cơ quan với nhau và giữa cơ quan với nhân viên Vì vậy để có thểthực hiện tốt được những nhiệm vụ được giao thì công tác văn phòng phải đượcquan tâm, phải luôn cập nhật những cái mới, những tiến bộ về khoa học côngnghệ Mặt khác, CNTT không chỉ tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanhcủa các doanh nghiệp, không chỉ có trong các ngành nghề kỹ thuật mà nó còn cómặt ngay trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước Hoạt động của vănphòng cũng có sự góp mặt của CNTT Chính vì CNTT có tầm quan trọng đốivới hoạt động của công tác văn phòng như vậy, mặt khác qua thời gian thực tậptại Tập đoàn Phúc Lộc em nhận thấy vấn đề ứng dụng CNTT, áp dụng cácphương tiện kỹ thuật hiện đại vào các hoạt động của văn phòng mặc dù đã cónhiều cố gắng nhưng vẫn còn hạn chế, thiếu sót và chưa đem lại hiệu quả cao.Qua đây, em xin mạnh dạn đề xuất một vài ý kiến nhằm là hoàn thiện hơn cáchoạt động của văn phòng Vì vậy, em đã chọn đề lài bài báo cáo tốt nghiệp của

mình là: “Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản

lý hành chính của văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc”.

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là các phần mềm ứng dụng hỗ trợ công tác quản

trị văn phòng tại Tập đoàn Phúc Lộc.

- Phạm vi nghiên cứu là thực trạng vấn đề, sự tiếp nhận của xã hội và khảnăng phát triển và ứng dụng của công nghệ thông tin trong quản lý hành chínhtrong hiện tại cũng như tương lai

3 Mục đích nghiên cứu

Nhằm mục đích nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng cũng như củasinh viên ngành Quản trị văn phòng nói chung về vị trí, vai trò của CNTT đồngthời việc ứng dụng và phát triển nó trong công tác văn phòng làm rõ tính khoahọc, hợp lý của CNTT trong văn phòng của Tập đoàn Phúc Lộc hiện nay; phântích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một số giải pháp cải tiến, hoànthiện nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòngTập đoàn

4 Lịch sử nghiên cứu

Trước khi tôi nghiên cứu đề tài “Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính của văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc” tính tới thời điểm hiện tại chưa có công trình nghiên cứu nào được công

bố, cũng như chưa có nhà nghiên cứu nào khai thác đề tài này

5.Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện nghiên cứu các phương pháp được sử dụng:Phương pháp thống kê, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích,phươngpháp suy luận logic, phương pháp điều tra thực nghiệm, phương pháp so sánh

6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài

Đề tài “Thực trạng và giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính của văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc” trở thành công

trình nghiên cứu bổ sung và làm phong phú thêm cho các đề tài về văn phòngnói chung và đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng tại Văn phòng đại diệnTập đoàn Phúc Lộc nói riêng Đồng thời cũng là nguồn tư liệu tham khảo chocác công trình nghiên cứu về sau

Những đề xuất trong đề tài có thể áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao

hiệu quả quản lý văn phòng tại Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc nói riêng

và các cơ quan, tổ chức khác nói chung

7.Cấu trúc của đề tài

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục và phần

I, phần đề tài có cấu trúc gồm 04 chương:

Chương 1.Cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng.

1.1.Lý luận chung về công tác văn phòng.

1.1.1Khái niệm văn phòng.

1.1.2.Công tác văn phòng.

a.Chức năng của văn phòng.

b Nhiệm vụ của văn phòng.

1.1.3.Vai trò của văn phòng đối với công tác quản lí hành chính.

1.2.Công nghệ thông tin.

1.2.1.Thông tin.

1.2.2.Thông tin trong quản lý hành chính

1.2.3 Công nghệ thông tin.

1.2.4.Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng.

Chương 2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính tại Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc.

2.1.Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 2.2

.Các điều kiện đề xây dựng và khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT trong văn phòng

2.3.Các nguyên tắc ứng dụng công nghệ thông tin, xử lý công tác, giải quyết công việc văn phòng

2.4 Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc

Chương 3 Những tác động khi ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hành chính và công tác văn thư lưu trữ.

NỘI DUNG Phần I KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC VÀ

BAN HCNSĐN TẬP ĐOÀN PHÚC LỘC 1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc.

1.1.Chức năng, nhiệm vụ:

Tập Đoàn Phúc Lộc có vốn điều lệ hơn 2 nghìn tỷ đồng Có trụ sở chínhđóng tại Thành phố Ninh Bình và Văn Phòng Hà Nội Được sếp hạng tốp 05doanh nghiệp lớn nhất Tỉnh Ninh Bình Với các công ty con trực thuộc TậpĐoàn nằm tại các tỉnh thành phố lớn hoạt động đa ngành nghề, doanh số đạt trên

10 nghìn tỷ mỗi năm, với quy mô trên 5 nghìn CBCNV

* Lĩnh vực hoạt động:

- Sản xuất vật liệu xây dựng

- Thương mại, sản xuất dược phẩm

- Sản xuất chế biến sản phẩm gỗ, sản xuất hóa chất công nghiệp

- Công nghiệp cơ khí sản xuất ô tô

- Xây dựng

Ngoài ra, Tập đoàn Phúc Lộc còn có chức năng có chức năng đầu tư tàichính vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các công ty con thông quavốn, nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường

Để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng thì Tập đoàn phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cụ thể sau:

Tư vấn cho các nhà đầu tư Xây dựng các dự án đầu tư và phát triển, các

dự án tổng thầu đầu tư xây dựng

Đầu tư xây dựng, kinh doanh và khai thác sử dụng: Nhà ở, khách sạn, vănphòng làm việc, nhà máy, hạ tầng đô thị và các loại hình bất động sản khác.Dịch vụ tư vấn, thiết kế, xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp và côngtrình kỹ thuật hạ tầng, thông qua các Pháp nhân kinh tế trong Tập đoàn

Tổ chức lập các dự án sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, hàng tiêudùng, đại lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá Liên doanh liên kết kinh tế với các tổchức và cá nhân trong và ngoài nước, giúp các thành viên trong Tập đoàn lựachọn, tiếp nhận và tổ chức thực hiện.

Thành lập các công ty cổ phần và công ty TNHH theo luật công ty để đạidiện cho Tập đoàn thực hiện các dự án và các mục tiêu chiến lược của Tập đoàn

Hỗ trợ các đơn vị thành viên nâng cao năng lực sản xuất, kinh doanh, đổimới công nghệ quản lý và công nghệ sản xuất Hỗ trợ các thành viên trong việcnhận thầu các dự án của mình

Tổ chức kinh doanh trong những lĩnh vực và mặt hàng mà công ty thànhviên không vươn tới như một số kinh doanh xuất nhập khẩu và mặt hàng chủđạo của nền kinh tế Nhập khẩu một số mặt hàng cần thiết phục vụ cho sản xuất

và tiêu dùng; kinh doanh tài chính, hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Tập Đoàn Phúc Lộc bao gồm: bộ máy quản lý, điều

hành và các đơn vị thành viên của Tập đoàn (Được sơ đồ hóa tại phụ lục 01)

• Bộ máy quản lý của Tập đoàn bao gồm: Đại hội đồng cổ đông, Hội

đồng quản trị, Ban kiểm soát, , Ban Tổng giám đốc, các Phó tổng giám đốc,Vănphòng tập đoàn và các bộ phận tham mưu và ủy nhiệm điều hành

2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ban HCNSDN Tập đoàn Phúc Lộc

Ban hành chính- nhân sự - đối ngoại Tập đoàn Phúc Lộc là đơn vị thuộc

bộ máy giúp việc của Văn phòng Tập Đoàn Phúc Lộc, có chức năng tham mưu

tổng hợp, đầu mối giúp việc và phục vụ sự quản lý, điều hành của Lãnh đạo Tập

đoàn đối với mọi mặt hoạt động của Tập Đoàn Phúc Lộc.

mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về cácbiện pháp giải quyết và xử lý.

 Chức năng hậu cần: đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiệnlàm việc cho cơ quan,…

Với những chức năng như vậy, Ban hành chính- nhân sự - đối ngoại Tập đoàn Phúc Lộc thực hiện các nhiệm vụ sau:

 Tổ chức việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm củaTập đoàn và lịch làm việc cho Lãnh đạo Tập đoàn

 Theo dõi đôn đốc việc triển khai, thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác của cơ quan, thực hiện các Chỉ thị, nghị quyết, Quyết định của HĐQT và củaTổng giám đốc Tổ chức phối hợp công tác giữa các Ban chuyên môn, nghiệp vụ

và các đơn vị thành viên của Tập đoàn để thực hiện nhiệm vụ được giao

 Soạn thảo hoặc tổ chức soạn thảo các báo cáo tổng hợp định kỳ, độtxuất theo quy định và các văn bản khác được Lãnh đạo Tập đoàn Tập đoàn giao

 Tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin để báo cáo nhanh chóng kịp thờichính xác cho Lãnh đạo Tập đoàn, chuẩn bị nội dung tài liệu để Lãnh đạo Tậpđoàn làm việc tại hội nghị với cấp trên, với các cơ quan đơn vị cá nhân trong vàngoài nước; đồng thời cung cấp các thông tin cho các Ban chức năng khi cầnthiết; được uỷ quyền truyền đạt các thông báo kết luận của Lãnh đạo Tập đoànđến các đơn vị có liên quan và theo dõi kết quả thực hiện

 Chủ trì giúp việc Lãnh đạo Tập đoàn trong công tác theo dõi, giám sát,đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc hàng tháng đối với các đơn vị thuộc Tậpđoàn

 Rà soát về thể thức văn bản và thủ tục hành chính của các văn bản trướckhi trình lãnh đạo Tập đoàn ký; thu nhận các luồng công văn đến, và kiểm trathể thức văn bản các luồng công văn của Tập đoàn phát hành đi

 Tham mưu, chủ trì xây dựng hệ thống các văn bản hành chính thuộclĩnh vực pháp chế, nội chính của Tập đoàn; tổ chức, thực hiện công tác pháp chếcủa Tập đoàn đảm bảo đúng quy định của pháp luật

 Tổ chức xây dựng quy chế làm việc và các quy chế khác đảm bảo hoạtđộng của cơ quan Tập đoàn, quản lý thực hiện các quy chế đó sau khi đựơc banhành.

 Tổ chức phối hợp việc chuẩn bị nội dung, tài liệu để Lãnh đạo Tập đoànlàm việc tại các Hội nghị, với cấp trên, với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhântrong và ngoài nước

 Tổ chức hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ và quy trình xử lý văn bảnđối với cơ quan và các đơn vị thành viên, tổ chức việc bồi dưỡng nghiệp vụ vềcông tác văn thư lưu trữ cho các đơn vị thuộc Tập đoàn, quản lý thực hiện côngtác văn thư lưu trữ, công tác hành chính, quản trị, kế toán- thống kê, bảo vệ, ý tế,phương tiện đi lại cho cơ quan Tập đoàn

 Quản lý toàn bộ tài sản, các nguồn kinh phí được giao để đảm bảo điềukiện vật chất cho các hoạt động của Tập đoàn

 Đại diện Tập đoàn tiếp hoặc quan hệ, làm việc với các cơ quan, đơn vịcủa trung ương, địa phương có liên quan đến hoạt động của Tập đoàn và thựchiện các nhiệm vụ đột xuất do Lãnh đạo Tập đoàn giao cho

 Ngoài ra, Ban hành chính- nhân sự - đối ngoại Tập đoàn Phúc Lộc cònphối hợp với các Ban chuyên môn thực hiện các nhiệm vụ mà Tập đoàn giaocho

+ Phòng Truyền thông – Đối ngoại

Toàn

Trưởng ban HC-NS- ĐN:

- Phụ trách ban, điều hành các hoạt động trong ban;

- Hỗ trợ cấp trên lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, giải quyết vấn đề hành chính – nhân

sự - đối ngoại;

- Tương tác, hỗ trợ các phòng – ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăn trong vấn

đề hành chính- nhân sự - đối ngoại

Văn

Trưởng phòng nhân sự - hành chính:

-Giúp Trưởng ban theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác theo sự phân công của

Trưởng ban và chịu trách nhiệm trước Trưởng ban, Lãnh đạo Tập đoàn và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công

Anh

Phó phòng phụ trách truyền thông đốingoại

-Xây dựng và phát triển thương hiệu Tập đoàn;

- Tư vấn hỗ trợ các chiến dịch truyền thôngcho các phòng ban khác;

- Tổ chức sự kiện và tiếp đón các đoàn khách và đối tác

- Chịu trách nhiệm về các thông tin về mảng truyền thông đối ngoại của cơ quan

Hà

Chuyên viên nhânsự

- Thực hiện chuyên môn nghiệp vụ về công tác nhân sự và tuyển dụng

- Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ;

- Tổ chức hướng dẫn các nghiệp vụ về văn thư lưu trữ;

- Phối hợp với các đơn vị trong văn phòng

và thực hiện 1 số chức năng nhiệm vụ kháctheo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan

- Chịu trách nhiệm tham mưu và thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất có liên quan đến:

+ Công tác thủ quỹ và tiền mặt của Văn phòng đại diện

+ Bảo quản và sử dụng con dấu của Vănphòng đại diện

+ Công tác quản lý và sử dụng và lưu trữ tài liệu của Văn phòng đại diện

- Trực tiếp triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và các công tác khác của Văn phòng;

- Xây dựng lịch công tác và các loại báo cáo của UBND và Văn phòng;

- Soạn thảo văn bản hành chính trong lĩnh vực của Văn phòng quản lý;

- Thực các công việc khác khi lãnh đạo yêucầu

- Đề xuất các giải pháp, biện pháp và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy hoạch,

kế hoạch phát triển thuộc lĩnh vực được phân công;

- Công tác quản trị

6

Nguyễn Thị

Ngân

Lễ tân - Tham gia công tác lễ tân, chuẩn bị tài liệu

cho các Hội thảo, Hội nghị và các công tác chung khác củ cơ quan;

-Nghe và nhận cuộc gọi khách hàng liên hệ

với Công ty;

• Hỗ trợ cho Ban Lãnh đạo tiếp khách tại

Lái xe - Thực hiện công việc lái xe và hỗ trợ

các công việc khác theo sự phân công./

 Mô tả công việc của các vị trí trong Ban HCNSĐN

* Trưởng ban HCNSDN (kiêm Phó tổng giám đốc):

THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

2 Mã chức danh: NSPL01

3 Đơn vị công tác: Ban Hành chính nhân sự đối ngoại

4 Cấp trên trực tiếp: Tổng giám đốc Tập đoàn Phúc Lộc

5 Cấp dưới : Nhân viên, chuyên viên trong phòng HCNS

NHIỆM VỤ CỤ THỂ

- Phụ trách ban, điều hành các hoạt động trong ban;

- Hỗ trợ cấp trên lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, giải quyết vấn đề hànhchính – nhân sự - đối ngoại;

- Tương tác, hỗ trợ các phòng – ban khác khi họ có yêu cầu hay khó khăntrong vấn đề hành chính- nhân sự - đối ngoại

- Phụ trách tham mưu, đề xuất và thực hiện các công việc liên quan đếncông tác đối ngoại & tuyền thông

- Đại diện phát ngôn và thay mặt Chủ tịch HĐQT làm việc với các cơquan báo chí, cơ quan hữu quan, đối tác,…

- Giám sát, kiểm soát và xây dựng kế hoạch Marketing – truyền thông vàphát triển thương hiệu

- Xây dựng qui trình, hệ thống kiểm soát và thực hiện liên quan đến côngviệc

- Thực hiện những việc khác liên quan theo chỉ đạo của Chủ tịch HĐQT

- Tham mưu, đề xuất cho Tổng giám đốc các vấn đề thuộc lĩnh vực nhân

sự như: xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của công ty, công tác đào tạo tuyểndụng, các phương án về lương bổng, khen thưởng các chế độ phúc lợi cho ngườilao động,…

- Là cầu nối giữa ban giám đốc và người lao động trong công ty

- Sử dụng tốt Tiếng anh và tin học văn phòng phục vụ cho công việc

- Chịu được áp lực và cường độ công việc cao

- Có kỹ năng giao tiếp tốt

- Kỹ năng lãnh đạo nhân viên

- Kỹ năng lập kế hoạch

- Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc

* Trưởng phòng HCNS

THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

2 Mã chức danh: NSPL02

3 Đơn vị công tác: Ban Hành chính nhân sự đối ngoại

4 Cấp trên trực tiếp: Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại

5 Cấp dưới : Nhân viên, chuyên viên trong phòng HCNS

NHIỆM VỤ CỤ THỂ

- Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và

theo yêu cầu của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại

- Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,trang thiết bị của Ban

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật

tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.

- Tham mưu đề xuất cho Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại để xử

lý các vấn đề thuộc lĩnh vực hành chính

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính

 Quyền hạn:

- Quản lý toàn bộ nhân viên trong Phòng HCNS

-Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc toàn bộ

nhân viên trong phòng

- Giám sát thực hiện công việc, tiến độ của nhân viên trong phòng, đánhgiá việc thực hiện công việc của nhân viên trực thuộc

- Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển….đối với nhân viên trongphòng

- Giải quyết hoặc không giải quyết các đề xuất của các cá nhân hay bộphận khác dựa trên nội quy, quy định của cơ quan và pháp luật hiện hành

- Được quyền kiểm tra chất vấn các Trưởng bộ phận liên quan nếu phátsinh ra những vấn đề có liên quan đến sự thiệt hại của Ban

- Thừa ủy nhiệm của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại truyền đạtnhững chủ trương, chỉ thị của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại đểCNV am hiểu và thực hiện

- Yêu cầu mọi bộ phận trong Phòng báo cáo, thuyết minh, cung cấp dữliệu chính thức để Phòng hoàn thành nhiệm vụ do Trưởng ban Hành chính nhân

sự đối ngoại giao

- Áp dụng các biện pháp tức thời để đề phòng và chặn ngay các vụ việc cóthể gây hậu quả nghiêm trọng làm thiệt hại đến lợi ích của Ban hoặc người laođộng

-Ký, sao y một số giấy tờ hành chánh được Trưởng ban Hành chính nhân

sự đối ngoại uỷ quyền

-Ký các thông báo thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của Phòng HCNS

- Thừa ủy nhiệm của Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại truyền đạt

các chỉ đạo, chỉ thị đến các bộ phận, tổ chức phối hợp điều khiển các bộ phậnthực hiện theo đúng nội dung chỉ đạo, chỉ thị Trưởng ban Hành chính nhân sựđối ngoại.

 Báo cáo và uỷ quyền:

- Báo cáo cho Trưởng ban Hành chính nhân sự đối ngoại

về công tác hành chính theo nhiệm vụ được giao định kỳ tuần, tháng,quí,6 thángnăm và báo cáo các trường hợp đột xuất hoặc các nhiệm vụ do Trưởng banHành chính nhân sự đối ngoại giao

-Khi vắng mặt thì uỷ quyền lại cho một nhân viên trong Phòng thực hiện

 Tiêu chuẩn:

- Trình độ học vấn/chuyên môn:

+ Tốt nghiệp đại học quản trị -hành chính, quản trị nhân sự trở lên

+ Vi tính văn phòng tương đương B trở lên

- Kỹ năng:

+ Kỹ năng lãnh đạo nhân viên

+ Kỹ năng lập kế hoạch

+ Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc

+ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

+ Kỹ năng giao tiếp tốt

- Kinh nghiệm:

+ Ít nhất 5 năm kinh nghiệm trong công tác quản trị hành chính

+ Ít nhất 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Phẩm chất cá nhân:

+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

+ Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

+Sáng tạo trong công việc

* Chuyên viên văn phòng

THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh: Chuyên viên hành chính

Thực hiện công tác lễ tân của Ban;

 Tiêu chuẩn:

- Trình độ học vấn/chuyên môn:

+ Có bằng Cao đẳng trở lên thuộc lĩnh vực Hành chính văn phòng, Khoahọc xã hội nhân văn., sư phạm, Lưu trữ văn thư, thư ký văn phòng

+ Vi tính văn phòng tương đương loại B trở lên

+ Tiếng Anh trình độ A trở lên

+ Có kiến thức về công tác hành chính

- Kỹ năng:

+ Chữ viết đẹp rõ ràng

+ Kỹ năng giao tiếp tốt.

+ Kỹ năng soạn thảo công văn, thông báo tốt

+ Sử dụng thành thạo Word, Excel

- Kinh nghiệm:

+ Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí quản lý hành chính, thư ký, tiếp tân

- Phẩm chất cá nhân:

+ Phẩm chất đạo đức: trung thực, nhanh nhẹn

+ Khéo léo và tế nhị trong giao tiếp

* Chuyên viên văn thư-lưu trữ

THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh: Chuyên viên văn thư – lưu trữ

2 Mã chức danh: NSPL04

3 Đơn vị công tác: Phòng Văn thư – Lưu trữ

4 Cấp trên trực tiếp: Trưởng ban Hành chính Nhân sự Đối ngoại

NHIỆM VỤ CỤ THỂ

- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyđịnh về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định củanhà nước và Ban;

- Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tàiliệu gửi đến và gửi đi trong phạm vi quyền hạn;

- Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản Tư vấn và thẩmđịnh cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan trước khiban hành;

- Đầu mối tổ chức quản lý và thực hiện chế độ bảo vệ các tài liệu mật theoquy định của Nhà nước và của cơ quan;

- Quản lý con dấu của cơ quan và sử dụng các con dấu theo quy định củaNhà nước;

- Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính các văn bản, tài liệu doTrung tâm ban hành, thực hiện sao lục các văn bản liên quan đến cơ quan và

chứng thực chữ ký theo quy định của Nhà nước và của Trưởng ban;

 Tiêu chuẩn:

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư- lưu trữ trở lên, chữ viết đẹp,

rõ ràng

- Có chứng chỉ trình độ tin học văn phòng

- Biết đánh máy chữ và sử dụng các phương tiện sao in tài liệu

- Giao tiếp lịch sự, văn minh

- Kỹ năng giao tiếp tốt

* Chuyên viên nhân sự

THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh: Chuyên viên nhân sự

2 Mã chức danh: NSPL05

3 Đơn vị công tác: Phòng Nhân sự

4 Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

NHIỆM VỤ CỤ THỂ

Nhận hồ sơ tuyển dụng và thủ tục nhân sự:

- Lập kế hoạch tuyển dụng, tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã đượcphê duyệt

- Theo dõi và lập hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động cho nhân viên

- Hướng dẫn cho người lao động mới vào tập đoàn về chính sách, nội quylao động, các thủ tục nghỉ phép theo quy định của tập đoàn

- Theo dõi việc chấm công, nghỉ phép của CNV

- Giám sát và đôn đốc CNV tuân thủ theo nội quy của tập đoàn

* Quản lý hồ sơ nhân sự:

- Lưu giữ hồ sơ của ứng viên, nhân viên, nhân viên nghỉ việc theo quyđịnh

- Cập nhật danh sách CNV toàn cơ quan định kỳ hàng tháng và báo cáoTrưởng phòng

- Đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật và quy

định của tập đoàn.

- Cập nhật các loại tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện côngviệc của nhân viên như hồ sơ đào tạo, đánh giá, cung cấp tài sản công cụ -dụng

cụ bảo hộ…

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp

- Thời gian làm việc: Được sắp xếp theo quy định của tập đoàn

- Lương, thưởng, phụ cấp: Theo chính sách của tập đoàn

 Tiêu chuẩn:

- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành quản trị nhân sự trở lên

- Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Kỹ năng:

+ Kỹ năng lập kế hoạch

+ Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

+ Kỹ năng giao tiếp tốt

- Phẩm chất cá nhân:

+ Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

+ Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

+Sáng tạo trong công việc

* Chuyên viên truyền thông đối ngoại

THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh: Chuyên truyền thông đối ngoại

2 Mã chức danh: NSPL06

3 Đơn vị công tác: Phòng Truyền thông Đối ngoại

4 Cấp trên trực tiếp: Trưởng ban Hành chính Nhân sự Đối ngoại

NHIỆM VỤ CỤ THỂ

- Xây dựng, phát triển thương hiệu Tập đoàn

- Xây dựng quan hệ bền vững với các cơ quan báo chí, các cơ quan quản

lý nhà nước

- Tư vấn, hỗ trợ thực hiện các chiến dịch truyền thông cho các bộ

phận/Phòng Ban khác

- Viết bài trên các trang thông tin nội bộ, theo dõi nội dung tin bài

- Tổ chức các sự kiện Tập đoàn và sự kiện đối ngoại

- Tiếp đón các đoàn khách và Đối tác trong và ngoài nước làm việc vớiTập đoàn

- Hỗ trợ các phòng ban khác khi có yêu cầu

 Tiêu chuẩn:

- Nữ, ngoại hình khá

- Tốt nghiệp Đại học, ưu tiên chuyên ngành Ngoại thương, Ngoại ngữ,Báo chí

- Nắm bắt tâm lý tốt, kỹ năng giao tiếp và thuyết phục tốt

- Kỹ năng triển khai bài viết truyền thông ở mức cơ bản

- Có kỹ năng chăm sóc các mối quan hệ tốt

- Tiếng Anh nghe nói đọc viết cơ bản

- Thành thạo các kỹ năng máy tính văn phòng: excel, word, powerpoint…

- Sử dụng tốt vi tính văn phòng, kỹ năng soạn thảo văn bản tốt;

- Có quan hệ trong ngành báo chí, các cơ quan nhà nước

* Lễ tân

THÔNG TIN CHUNG

1 Tên chức danh: Lễ tân

2 Mã chức danh: NSPL07

3 Đơn vị công tác: Phòng Hành chính

4 Cấp trên trực tiếp: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự

NHIỆM VỤ CỤ THỂ

- Trực văn phòng, trực điện thoại, trả lời điện thoại khách hàng

- Tiếp đón khách đến văn phòng và hướng dẫn khách liên hệ đúng người,đúng bộ phận cần gặp

- Tổ chức sự kiện: lập kế hoạch tổ chức các hoạt động, sự kiện của Chinhánh trên cơ sở hoạt động của Tập đoàn

- Mua, quản lý, cấp phát văn phòng phẩm

- Thực hiện các thủ tục đăng ký, chuyển đổi, làm thủ tục thanh toán: điệnthoại, internet, nước uống

- Chuẩn bị thủ tục đi công tác trong và ngoài nước

- Quản lý tài sản của cơ quan

- Mở, đóng cửa văn phòng đảm bảo vệ sinh văn phòng sạch sẽ, gọngàng

 Tiêu chuẩn:

- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các trường khối ngành kinh tế, hành chínhvăn phòng

- Nữ, tuổi từ 20-25, ngoại hình đẹp, ưa nhìn

- Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, có khả năng làm việc theo nhóm,

có khả năng hỗ trợ tốt

- Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc, quản lý thời gian hiệu quả

- Giao tiếp tốt, hòa đồng với mọi người, có tính chủ động trong công việc,chịu được áp lực công việc cao

- Tiếng Anh giao tiếp là lợi thế

- Siêng năng, trung thực, cẩn thận, nhanh nhẹn, tư duy tốt

3 Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng đại diện Tập đoàn Phúc Lộc:

Công tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tínhcấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý

mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan,đơn vị Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làmcăn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịpthời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan ,đơn vị thực hiện công việc quản lý và điềuhành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao

3.1.Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn

thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Công văn 1297/TĐPL-HCNSĐN ngày 17 tháng 04 năm 2016 của Tập

đoàn Phúc Lộc về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư- lưu trữ năm

2016 của Tập đoàn

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn

thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị)

Do hoạt động của Tập đoàn khác những cơ quan, đơn vị nhà nước nênkhông xây dựng chương trình- kế hoạch công tác mà được phổ biến luôn trongcuộc họp hàng tuần Lịch công tác tuần được phân công trên bảng công tác tuần(Phụ lục 02)

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lí của cơ quan

Trong những năm qua, công tác soạn thảo và ban hành văn bản hànhchính của VPĐDTĐPL về cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụđược giao Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà chuyên viên văn phòng soạn thảo vănbản chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính phục vụ chogiải quyết các vấn đề liên quan, ra quyết định hành chính…Soạn thảo văn bảnthì tuân theo các văn bản của nhà nước quy định về công tác quản lý văn thư lưutrữ tạo ra sự thống nhất trong công tác văn thư do tuân thủ đúng các văn bản củanhà nước bởi vì các văn bản này có tính khuôn mẫu, áp dụng chung, hơn thế còntiết kiệm thời gian, hiệu quả công việc được nâng cao

Bên cạnh đó còn có nhiều hạn chế như: nội dung quy định trong các vănbản được soạn thảo có tính khả thi cao tuy nhiên còn 1 số văn bản do quá trìnhxây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế.Nhiều khi, do yêu cầu củacông việc phải xử lý nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước khôngđược thực hiện hoàn chỉnh sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng văn bản được

soạn thảo Ngoài ra, chưa ban hành các văn bản quy định riêng cho công tácquản lý văn thư – lưu trữ là một hạn chế nhất định của Văn phòng Tập đoànPhúc Lộc Nguyên nhân vì việc nghiên cứu các quy định riêng cho công tác nàycòn rất khó khăn, kinh phí dành cho việc nghiên cứu, đội ngũ nhân viên văn thưcủa cơ quan còn thiếu thời gian để nghiên cứu các quy định riêng do khối lượngcông việc quá lớn, các bộ văn thư lưu trữ còn kiêm nhiệm nhiều việc, số lượngcán bộ quá ít Các văn bản của nhà nước quy định về công tác văn thư lưu trữ cótính khuôn mẫu, áp dụng chung cho mọi cơ quan, tổ chức do đó khi đưa vàothực tế có những trường hợp phát sinh gây ra sự tranh cãi, bất đồng quan điểmtạo ra khó khăn cho việc thực hiện Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóavăn bản của cơ quan chưa được tiến hành thường xuyên Chính vì vậy, có rất ítkiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã đượcban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn bản.

Như vậy việc nghiên cứu và ban hành các văn bản quản lý về công tácquản lý văn thư là một việc làm quan trọng mà cơ quan cần sớm tiến hành đểcông tác văn thư của cơ quan đạt được hiệu quả cao hơn nữa

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức;

Về thể thức: thể thức văn bản đã được quy định áp dụng theo thể thức của

Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thểthức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính khá rõ và có cả hệ thống văn bảnmẫu đã được ban hành, chính vì vậy các văn bản của Tập đoàn ban hành thườngkhông để sảy xa sai sót về thể thức Qua bảng số liệu về số lượng văn bản có lỗi

về thể thức và kỹ thuật trình bày tháng 9/2015 Có rất ít các đơn vị có lỗi về thểthức cho thấy ý thức cao của các cán bộ Tập đoàn trong quá trình soạn thảo vănbản

Về kỹ thuật trình bày : vì là một Tập đoàn kinh tế nên hầu hết các văn bản

của Tập đoàn đều được trình bày một cách khoa học, ngắn gọn, dễ hiểu, ngônngữ trong sáng, phù hợp

Như vậy, việc thực hiện soạn thảo ban hành văn bản của Tập đoàn khá tốt

do có những quy định cụ thể kèm theo việc kiểm tra hàng tháng văn bản của cácđơn vị về thể thức văn bản do Phòng Văn thư Lưu trữ thực hiện để đánh giá thiđua

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của

cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan :

Bước 1: Tùy thuộc vào tính chất phức tạp và tầm quan trọng của văn bảnđồng thời căn cứ vào công việc mỗi cá nhân đảm nhiệm mà thủ trưởng chỉ địnhcho một đơn vị hoặc một cá nhân soạn thảo Đơn vị, cá nhân soạn thảo xác địnhtên loại văn bản nhằm chọn cách thức diễn đạt ngôn ngữ trong nội dung

Bước 2: Thu thập thông tin, tài liệu và các số liệu cần thiết

Bước 3: Xây dựng bản thảo

Bước 4: Chuyển bản dự thảo cho thủ trưởng duyệt nội dung và hình thức.Đối với văn bản thông thường: Trình lãnh đạo phòng xem xét, điều chỉnh nộidung, hình thức; nếu cần thiết thì họp phòng lấy ý kiến Đối với văn bản quản lý:Trình lãnh đạo phòng xem xét, điều chỉnh nội dung, hình thức Sau đó, người dựthảo chỉnh sửa lại (nếu có) và trình lãnh đạo phòng ký chuyển các phòng liênquan góp ý

Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt và xin ý kiến chỉ đạo Thủ trưởng hoặcTrưởng các phòng căn cứ thẩm quyền ký văn bản để xét, ký ban hành hoặc phêduyệt văn bản Nếu nhận thấy văn bản chưa đúng quy định, nội dung chưa phùhợp, không khả thi thì chuyển trả lại phòng hành chính chỉnh sửa cho phù hợp

Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng Tập đoàn

cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao Trình tự, thủ tụcsoạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật Trong giải quyếtcác công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựngtrong đó thông tin và quyết định quản lý

3.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành của cơ quan

(Phụ lục 03)

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

Việc lập hồ sơ phải do các các bộ thừa hành thực hiện trong quá trình giảiquyết công việc mới phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết

và kết thúc công việc hay vấn đề, sự việc cụ thể (lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư);

bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập nếu cầnthiết (khôi phục, phục hồi hồ sơ ở giai đoạn lưu trữ)

Hiện nay,cơ quan đã lập hồ sơ công việc, tuy nhiên chất lượng chưa cao,gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữlịch sử Việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ (danhmục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tàiliệu ) vẫn còn chậm

Cơ quan vẫn gặp rất nhiều khó khăn trong việc thu thập, sắp xếp, bảoquản tài liệu lưu trữ Điều này một phần là do lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưađược lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước Một phần là do các kholưu trữ ở các đơn vị vẫn còn khó khăn, chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắpxếp và sử dụng tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định Tình hình này sẽ dẫnđến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệunày trong thời gian sắp tới Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trongcông tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện đồng bộ tại cơ quan, số lượngcán bộ làm công tác văn thư vẫn còn ít Cơ quan vẫn còn gặp khó khăn về kinh

phí trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác văn thư, lưu trữ Chưa xây dựng các văn bản quy định, hướng dẫn

cụ thể về một số nội dung của công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ công việc

và lưu trữ hiện hành; ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Điều này gâykhó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội dung về văn thư, lưu trữ tại các

cơ quan, đơn vị

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Hồ sơ lưu trữ của cơ quan bao gồm:

Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo cơquan (hồ sơ nguyên tắc)

* Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người laođộng hàng năm

* Các công văn, giấy tờ "đi” và “đến" hàng năm

* Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hànghóa

* Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của cơ quan

* Các loại giấy tờ, văn bản khác

Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự

* Hồ sơ về việc thành lập tập đoàn (đơn xin thành lập, quyết định thànhlập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan)

* Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo tập đoàn, chứcnăng nhiệm vụ cụ thể

* Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người laođộng

* Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động

* Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người laođộng

* Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong tập đoàn (sơ yếu lýlịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương )

Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD

* Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất - kinhdoanh của doanh nghiệp

* Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý

* Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hànghóa, sản phẩm

* Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Hồ sơ tài liệu kỹ thuật

* Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu

* Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến

kỹ thuật công nghệ

* Các tài liệu khác có liên quan

Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán

* Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính,

kế toán

* Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí

* Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm

* Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính

* Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán \

Và các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp

Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rấtlớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệpchưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác Chính vì vậy nhận thức đúngđắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phùhợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và pháttriển của tập đoàn trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay

Tuy nhiên tình hình lưu trữ tài liệu ở cơ quan hiện nay vẫn chưa đượcthực hiện một cách tối ưu, hiện đại, chuyên nghiệp Tình trạng hiện tại của kholưu trữ cơ quan là:

Văn bản quản lí công tác lưu trữ: hiện chưa có văn bản cụ thể.

Số lượng cán bộ lưu trữ: 01

Diện tích kho 15m2

Tình trạng kho: có 5 tủ đựng tài liệu lưu trữ (Phụ lục 04)

Phương tiện bảo quản : được đựng vào các tệp file có đánh dấu tên và bảoquản trong tủ

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làmviệc lại được sắp xếp, bố trí các trang thiết bị khác nhau Hiện tại, văn phòngđược trang bị một số trang thiết bị như sau: 07 máy vi tính, 07 máy in, 01 máyphô tô, 01 máy fax, 07 điện thoại, 02 máy điều hòa, 03 tủ lưu trữ tài liệu phòng làm việc được làm mát bởi máy điều hòa nhằm đảm bảo cho các trangthiết bị cũng như cán bộ phòng được làm việc hiệu quả Ngoài ra phòng làmviệc còn có các chậu cây xanh làm thoáng mát không khí phòng Mỗi cán bộ đềuđược bố trí 01 máy tính để bàn, 01 máy in,01 máy điện thoại để phục vụ chocông tác của mình

- Điện thoại là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liên lạcgiữa các cơ quan, đơn vị hoặc giữa các cá nhân với nhau Đây là công cụ giaotiếp hàng đầu về mức độ giao tiếp, tiện lợi thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng

và được phản hồi ngay

- Máy phôtô là phương tiện khá phổ biến và rộng rãi Máy phô tô cònđược sử dụng một số nguyên tắc khác nhau để tạo ra một bản sao thu nhỏ hoặcphóng to so với bản gốc

- Máy fax là một bộ phận xử lý văn bản có thể truyền thông bằng cáchtrao đổi văn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy vi tính và máysao chụp, hữu ích cho việc trao đổi tài liệu