II. Thực trạng tiêu thụ sản phẩm của công ty
4. Quản lý hệ thống kênh tiêu thụ
- Hiện nay, ngày càng có nhiều doanh nghiệp quan tâm đến phân phối như là biến số marketing tạo lợi thế cạnh tranh dài hạn cho doanh nghiệp trên thị trường. Trong những năm hoạt động theo cơ chế bao cấp (1956-1990) chức năng chính của công ty là tiếp nhận, quản lý và cung ứng xăng dầu cho các đơn vị kinh tế, quốc phòng, theo chỉ tiêu kế hoạch của nhà nước vì vậy mà hệ thống kênh phân phối không cần thiết và không được chú ý nhiều.
Từ khi công ty chuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Để nhanh chóng thích ứng với cơ chế thị trường và để hoạt động kinh doanh có hiệu quả, công ty đã mở rộng hệ thống kênh phân phối, tìm kiếm khách hàng làm đại diện cho mình.
Hiện tại công ty xăng dầu khu vực III có 31 cửa hàng xăng dầu ở Hải Phòng, 22 đại lý tại Hải Phòng, 10 đại lý ở Thái Bình, 6 đại lý ở Hải Hưng, 3 đại lý ở Quảng Ninh.
Phân phối hàng hóa là toàn bộ những công việc để đưa các loại hàng hóa từ kho của công ty đến các khách hàng và các hộ tiêu dùng nhằm đáp ứng đúng nhu cầu và địa điểm, đảm bảo chất lượng và chủng loại khách hàng mong muốn. Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là phong phú về chủng loại, số lượng hàng hóa tiêu thụ lớn, đối tượng khách hàng có nhiều loại bao gồm các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, các đơn vị sản xuất kinh doanh, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các ngành kinh tế, quốc phòng và tiêu dùng xã hội nên nhu cầu sử dụng xăng dầu xuất hiện mọi lúc, mọi nơi. Để đáp ứng các nhu cầu đó mạng lưới cung cấp xăng dầu của công ty được thực hiện qua các kênh sau :
C « n g t y C « n g t y C « n g t y C « n g t y § ¹ i l ý § ¹ i l ý N . B ¸ n l Î N . B ¸ n l Î N g ê i t i ª u d ï n g N g ê i t i ª u d ï n g N g ê i t i ª u d ï n g N g ê i t i ª u d ï n g
- Kênh tiêu thụ trực tiếp: Công ty trực tiếp bán hàng cho các khách hàng có nhu cầu sử dụng lớn theo phương thức bán buôn tại kho Thượng lý hoặc bán lẻ tại các cửa hàng bán xăng dầu của công ty. Lượng xăng dầu tiêu thụ trên kênh này chiếm tới 58,5% tổng số xăng dầu tiêu thụ của công ty.
- Kênh tiêu thụ gián tiếp: Các đại lý nhận hàng từ kho Thượng lý của công ty theo phương thức mua theo giá bán buôn và bán cho người bán lẻ hoặc người sử dụng theo giá bán lẻ của công ty. Hình thức này chủ yếu được áp dụng với các đại lý xăng dầu ở các huyện ngoại thành hoặc các tỉnh Hải hưng, Thái bình. Trong kênh này còn tồn tại hình thức những người bán lẻ mua xăng dầu tại các cửa hàng của công ty với số lượng không lớn (chứa trong phuy, can) sau đó bán cho người sử dụng (các phươngtiện ôtô, xe máy, tàu thuyền...) theo giá bán lẻ thị trường (thường cao hơn giá bán lẻ của công ty từ 100 - 150đ/lít). Kênh này chiếm 41,5%
- Khó khăn trong công tác quản lý kênh phân phối của công ty.
+ Do số lượng đại lý của công ty nhiều, trong khi số lượng nhân viên quản lý toàn bộ các đại lý trên chỉ có 5 người dẫn đến không thể bám sát được hoạt động của đại lý cũng như nhu cầu của khách hàng.
+ Một số đại lý ở tỉnh khác nên chi phí đi lại tốn kém, khó giám sát.
+ Số lượng hàng xuất cho đại lý lớn, đại lý hưởng phần trăm hoa hồng trên doanh số bán ra, số tiền hàng trả dần nên thanh toán của các đại lý chậm, dẫn đến ứ đọng vốn.
phòng thị trường, tuyển chọn thêm các đại lý có uy tín, có các biện pháp kích thích cũng như trừng phạt các đại lý hợp lý để làm tăng hiệu quả hoạt động của kênh phân phối.
5. Quản lý hoạt động bán hàng.
Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại Công ty là nghiệp vụ kinh doanh mang lại lợi nhuận chủ yếu cho Công ty, vì vậy việc quản lý và phân bổ hàng hoá rất được chú trọng nhằm đưa hàng tới tay người tiêu dùng một cách đầy đủ, ổn định, nhanh chóng, thuận tiện với mức chi phí bỏ ra thấp nhất mà vẫn bảo đảm được chất lượng, số lượng hàng hoá và nâng cao sự văn minh của nghiệp vụ bán hàng. Đảm bảo tốt những yêu cầu này Công ty mới tạo được uy tín trên thị trường và hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả cao. Các hình thức bán hàng của công ty hiện nay là:
* Phương thức bán buôn.
Theo phương thức này Công ty ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, khách hàng có thể nhận hàng tại Tổng kho Thượng lý, tại cửa hàng hoặc lấy trực tiếp tại cảng. Có hai phương thức bán buôn là:
- Bán buôn vận chuyển thẳng: Khách hàng ký hợp đồng với Công ty, căn cứ vào nhu cầu nhận hàng của khách ở từng thời điểm mà cửa hàng lập kế hoạch xin hàng và chuyển hàng cho khách hàng ngay tại cảng mà không nhập kho lô hàng đó. Sau khi khách hàng nhận được hàng, cửa hàng có trách nhiệm làm thủ tục thanh toán. Định kỳ, cửa hàng lập bảng kê xuất bán buôn. Hết năm cửa hàng và khách hàng tổ chức đối chiếu số lượng hàng thực bán cho khách, số tiền dư có hoặc dư nợ làm căn cứ cho khách hàng thanh lý hợp đồng tại công ty.
- Bán buôn qua kho: Như trường hợp trên song hàng chuyển cho khách qua bể, bồn chứa.
* Phương thức bán lẻ.
Đây là phương thức tiêu thụ áp dụng chủ yếu tại các cửa hàng của công ty. Để đẩy mạnh doanh số bán lẻ công ty áp dụng hai hình thức bán lẻ là:
- Bán lẻ trực tiếp:
Là phương thức bán hàng cho khách và trực tiếp thu tiền tại nơi bán hàng (thường là ở các cửa hàng). Nhân viên bán hàng trực tiếp bơm rót cho khách, đồng thời căn cứ vào khối lượng hàng xuất qua cột bơm và giá cả tại thời điểm bán để thu tiền bán hàng. Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, séc, ngân phiếu...Đối với những khách hàng cần chứng từ thanh toán, nhân viên kế toán tại cửa hàng viết hóa đơn và khách hàng cầm hoá đơn (liên đỏ) và nộp tiền cho cửa hàng.
Định kỳ 5 ngày hay 10 ngày 1 lần theo qui định của Công ty tại các cửa hàng lập bảng kê xuất bán đối với từng loại hàng gửi lên phòng Kế toán công ty.
- Bán lẻ qua đại lý:
+/ Đối tượng : Các doanh nghiệp hoặc tư nhân nhận làm đại lý bán hàng cho Công ty (chủ yếu là bán gas, bếp gas và các phụ kiện).
+/ Giá cả : Các đại lý phải bán lẻ theo giá thống nhất do Công ty quy định (Công ty niêm yết giá tại từng đại lý )
+/ Hợp đồng: Các doanh nghiệp cá nhân nhận làm đại lý cho Công ty (thực tế tại Công ty xăng dầu khu vực III chủ yếu là tư nhân nhận làm đại lý) phải có tài sản thế chấp hợp pháp. Sau khi hoàn tất các thủ tục thế chấp tài sản, Công ty tiến hành ký hợp đồng đại lý bán hàng với đầy đủ các thủ tục pháp lý của một hợp đồng kinh tế.
Các đại lý nhận hàng từ kho Thượng lý của công ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết. Các đại lý thường được hưởng một khoản hoa hồng cho số hàng tiêu thụ được.
Khi xuất hàng cho đại lý, hàng được coi là tiêu thụ ngay do đó đại lý có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho Công ty: Các đại lý bán hàng cho Công ty định kỳ 10 ngày một lần, hoặc nếu chưa đến thời hạn 10 ngày mà số tiền thu được từ 10 triệu trở lên phải nộp tiền bán hàng về Công ty. Cuối mỗi tháng các đại lý phải lập báo cáo lượng hàng nhập - xuất trong tháng để Công ty căn cứ vào báo cáo đó làm phiếu xuất bán lẻ lượng hàng đại lý xuất bán trong tháng và hạch toán hàng hoá đã được tiêu thụ .
Do Công ty là đơn vị đầu mối của miền Duyên Hải với cơ sở vật chất khá hiện đại nên được Tổng công ty xăng dầu Việt nam cho phép dự trữ hàng hoá xăng dầu và một số mặt hàng khác. Mục đích của việc dự trữ hàng hoá này để thuận lợi cho việc xuất hàng cho các công ty xăng dầu khác thuộc Tổng công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh. Theo phương thức này cũng áp dụng hình thức bán trực tiếp và bán qua kho cho các đơn vị nội bộ ngành theo giá do Tổng công ty qui định.
Căn cứ vào hợp đồng Công ty xuất hàng cho đơn vị mua và tiến hành thanh toán dựa trên hoá đơn xuất bán. Các đơn vị có thể thanh toán trực tiếp với Công ty hoặc thanh toán qua tổng Công ty để bù trừ toàn ngành.
Ngoài ra còn các phương thức bán khác như bán tái xuất, di chuyển nội bộ Công ty. Là một Công ty kinh doanh mặt hàng xăng dầu nên có tính đặc thù. Mặc dù đây là mặt hàng do Nhà nước độc quyền và giao chỉ tiêu cho Công ty song không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt giữa các Công ty kinh doanh xăng dầu khác trong khu vực. Với mục đích của công ty là nâng cao doanh số bán ra và giảm tối thiểu chi phí. Dó đó quản lý hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu là:
Quản lý hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu là:
- Quản lý về khối lượng sản phẩm xuất kho giao cho khách hàng, cửa hàng do phòng kinh doanh đảm nhận khâu phát hành chứng từ và theo dõi về khối lượng trên các thẻ chi tiết. Vì vậy phòng kinh doanh luôn nắm chắc về tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại sản phẩm hàng hoá, làm cơ sở để khai thác nguồn hàng, khách hàng, ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh của Công ty diễn ra liên tục, giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận hàng đúng đủ cả về chất lượng và số lượng.
- Quản lý hợp đồng bán hàng: Bộ phận tiếp thị (thuộc phòng kinh doanh ) của công ty chủ động tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để công ty tiến hành ký kết hợp đồng bán hàng. Trong công tác ký kết hợp đồng kinh tế kế toán đóng một vai trò rất quan trọng. Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều thiếu vốn kinh doanh, để khuyến khích và tạo điều kiện cho khách hàng mua hàng, Công ty phải bán và
chấp nhận cho khách hàng thanh toán chậm. Ngoài việc phải tuân thủ theo pháp lệnh hợp đồng kinh tế do Nhà nước quy định, kế toán phải xem xét và phân tích được khả năng tài chính của khách hàng, tham mưu cho Giám đốc công ty ký hợp đồng với khách hàng về định mức công nợ, thời hạn nợ, tiến độ giao hàng, thanh toán tiền hàng, và các điều khoản tài chính khác phải đảm bảo chặt chẽ để tránh xảy ra sự cố tài chính, nếu xảy ra sự cố tài chính công ty cũng có đầy đủ các thủ tục pháp lý cần thiết để Toà án kinh tế có thể xử lý theo pháp luật Nhà nước.
Một bản hợp đồng của Công ty mang tính pháp lý cao và chặt chẽ bao gồm các điểm chủ yếu:
+ Tên đơn vị mua hàng.
+ Số tài khoản tiền gửi ngân hàng.
+ Tên hàng mua, số lượng, đơn giá, qui cách sản phẩm hàng hoá. + Thời gian, địa điểm mua hàng.
+ Các điều kiện về thanh toán, phương thức vận chuyển hàng hoá.
Những điểm trên là căn cứ để Công ty giao hàng cho khách và là cơ sở để giải quyết tranh chấp có thể xảy ra khi các điều khoản trong hợp đồng bị vi phạm. Yêu cầu này hoàn toàn hợp lý bởi vì xăng dầu là một loại hàng có giá trị, số tiền phải thanh toán trong một thương vụ mua bán tương đối lớn. Để tiêu thụ hàng hoá nhanh, thu hồi vốn nhanh Công ty đã đưa ra một số phương thức thanh toán khi ký kết hợp đồng:
+ Thanh toán chậm 1/2 lô hàng đến lần mua hàng sau nhưng không quá 15 ngày. + Thanh toán chậm lô hàng trong vòng 7 ngày.
+ Thanh toán chậm số lượng hàng mua vượt quá lượng hàng chỉ định của mỗi lần mua hàng.
Việc thanh toán chậm chỉ áp dụng với phương thức bán đại lý song phải kèm theo tài sản thế chấp. Đối với phương thức này Công ty có thể cho hưởng hoa hồng đại lý theo từng mặt hàng từ 1% - 4% doanh số bán ra.
Khó khăn trong hoạt động bán hàng của công ty là khách hàng trả chậm tiền mua hàng nên nợ đọng vốn nhiều, tăng chi phí tồn kho lên.