THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện thường xuân: 3 1, Giới thiệu chung về huyện Thường Xuân 3 2. Chức năng nhiệm vụ, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND UBND huyện Thường Xuân 3 2.1. Chức năng 3 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 4 2.3.1. Ban lãnh đạo. 5 2.3.2. Các Ủy viên UBND huyện: 5 2.3.3. Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện Thường Xuân: Gồm 13 phòng: 5 2. khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan 6 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 2.1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 6 2.1.1.1. Khái quát về Văn phòng HĐND UBND huyện Thường Xuân: 6 2.1.1.2. Chức năng, 6 2.1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn: 7 2.1.1.4 cơ cấu tổ chức của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân. 8 2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng. 9 2.1.2.2. Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 9 2. Tìm hiểu công tác văn thư,lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân. 15 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức (nếu chưa có thì hệ thống hóa các văn bản mà cơ quan đang áp dụng). 16 2.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan và đơn vị) 17 2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18 2.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của ủy ban nhân dân huyện thường xuân 18 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Thường xuân. 19 2.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 20 2.3.3.1. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. 20 2.3.3.2. So sánh quy định hiện hành và nhận xét đánh giá 21 2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 21 2.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân. 21 2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 22 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 23 3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 23 3.1.1. Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng huyện Thường xuân là: 25 3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 25 3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 26 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 27 VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 27 1. Lý do chọn đề tài 27 2. Lịch sử nghiên cứu 27 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 28 4. Mục tiêu nghiên cứu 28 5.Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 28 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 29 7. Cấu trúc của đề tài 29 PHẦN NỘI DUNG 30 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 30 1.1. Các khái niệm liên quan 30 1.1.1.Khái niệm tiêu chuẩn ISO 30 1.1.2.Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 30 1.1.3.Tiêu chuẩn hóa văn bản. 31 1.1.4.khái niệm mẫu hóa văn bản 31 1.1.5.khái niệm văn bản 32 1.1.6.Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: 32 1.1.7.Khái niệm văn bản hành chính. 33 1.2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý nhà nước 33 1.2.1.Văn bản quy phạm pháp luật 33 1.2.2.Văn bản hành chính 34 1.2.2.1.Văn bản hành chính cá biệt: 34 1.2.2.2.Văn bản hành chính thông thường 34 1.2.3.Văn bản hành chính chuyên ngành 34 CHƯƠNG 2.THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 36 2.1.Các Mức độ tiêu chuẩn hoá văn bản TCVN ISO tại Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 36 2.1.1. Tiêu chuẩn hoá mẫu trình bày chung cho tất cả các loại văn bản quản lý nhà nước 36 2.1.2 Tiêu chuẩn hoá thành phần nội dung văn bản 36 2.1.3. Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn bản 37 2.2. Những khó khăn và thuận lợi khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn bản tại UBND huyện Thường Xuân 38 2.2.1. Những khó khăn còn tồn tại trong áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 38 2.2.2. Những thuận lợi mang lại trong việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO trong soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân. 40 2.3. Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn hóa TCVN ISO trong soạn thảo văn bản tại ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân. 41 2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản tại UBND huyện Thường Xuân 41 2.3.2.Những yêu cầu về nội dung 44 2.3.2.1. Tính mục đích 44 2.3.2.2 Tính khoa học 44 2.3.2.3.Tính đại chúng 44 2.3.2.4. Tính quy phạm 44 2.3.2.5.Tính khả thi 45 2.3.3Những yêu cầu về hình thức 45 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TCVN ISO TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 48 3.1. Một số giải pháp triển khai ứng dụng có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong soạn thảo văn bản và trong các hoạt động khác 48 3.2. Một số kiến nghị 49 KẾT LUÂN ĐỀ TÀI 51 PHẦN 3. PHẦN KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

MỤC LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU .2 PHẦN 1: KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện thường xuân: 1, Giới thiệu chung huyện Thường Xuân Chức nhiệm vụ, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức HĐND - UBND huyện Thường Xuân 2.1 Chức 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 2.3 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 2.3.1 Ban lãnh đạo .5 2.3.2 Các Ủy viên UBND huyện: 2.3.3 Các phịng chun mơn thuộc UBND huyện Thường Xuân: Gồm 13 phòng: khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phịng quan 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng .6 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.1.1 Khái quát Văn phòng HĐND - UBND huyện Thường Xuân: 2.1.1.2 Chức năng, .6 2.1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn: 2.1.1.4 cấu tổ chức văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 2.1.2 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí văn phịng 2.1.2.2 Bản mơ tả cơng việc vị trí văn phòng Tìm hiểu cơng tác văn thư,lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân .15 2.1 Hệ thống hóa văn quản lí Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức (nếu chưa có hệ thống hóa văn mà quan áp dụng) .16 2.2 Cơng tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, kế hoạch tháng, lịch công tác tuần quan đơn vị) 17 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 18 2.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn Uỷ ban nhân dân huyện Thường xuân 19 2.3.3 Mơ tả bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 20 2.3.3.1 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí quan 20 2.3.3.2 So sánh quy định hành nhận xét đánh giá 21 2.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn 21 2.4.2 Nhận xét lập hồ sơ hành ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân .21 2.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ quan, tổ chức 22 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 23 3.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 23 3.1.1 Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến văn phòng huyện Thường xuân là: 25 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 25 3.3 Tìm hiểu thống kê cụ thể tên phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài vv) Nhận xét bước đầu hiệu mang lại 26 PHẦN II 27 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP .27 VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI 27 ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 27 1.Lý chọn đề tài 27 2.Lịch sử nghiên cứu 27 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 28 4.Mục tiêu nghiên cứu 28 5.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 28 6.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 29 7.Cấu trúc đề tài 29 PHẦN NỘI DUNG 30 CHƯƠNG 30 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 30 1.1.Các khái niệm liên quan 30 1.1.1.Khái niệm tiêu chuẩn ISO 30 1.1.2.Khái niệm hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 .30 1.1.3.Tiêu chuẩn hóa văn .31 1.1.4.khái niệm mẫu hóa văn .31 1.1.5 khái niệm văn .32 1.1.6.Khái niệm văn quản lý nhà nước: 32 1.1.7 Khái niệm văn hành 33 1.2.Phân loại hệ thống văn quản lý nhà nước 33 1.2.1.Văn quy phạm pháp luật .33 1.2.2.Văn hành 34 1.2.2.1.Văn hành cá biệt: 34 1.2.2.2.Văn hành thơng thường 34 1.2.3.Văn hành chuyên ngành 34 CHƯƠNG 36 THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 36 2.1.Các Mức độ tiêu chuẩn hoá văn TCVN ISO Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xn 36 2.1.1 Tiêu chuẩn hố mẫu trình bày chung cho tất loại văn quản lý nhà nước 36 2.1.2 Tiêu chuẩn hoá thành phần nội dung văn 36 2.1.3 Cấp độ tiêu chuẩn hoá văn 37 2.2 Những khó khăn thuận lợi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn UBND huyện Thường Xuân .38 2.2.1 Những khó khăn cịn tồn áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân .38 2.2.2 Những thuận lợi mang lại việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO soạn thảo văn ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 40 2.3 Thực trạng áp dụng tiêu chuẩn hóa TCVN ISO soạn thảo văn ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân 41 2.3.1 Tình hình soạn thảo văn UBND huyện Thường Xuân 41 2.3.2.Những yêu cầu nội dung .43 2.3.2.2 Tính khoa học 44 2.3.2.3.Tính đại chúng 44 2.3.2.4 Tính quy phạm .44 2.3.2.5.Tính khả thi .44 2.3.3 Những yêu cầu hình thức .45 CHƯƠNG 47 GIẢI PHÁP NÂNG CAO VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TCVN ISO TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN 47 HUYỆN THƯỜNG XUÂN .47 3.1 Một số giải pháp triển khai ứng dụng có hiệu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 soạn thảo văn hoạt động khác 47 3.2 Một số kiến nghị 49 KẾT LUÂN ĐỀ TÀI 51 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN 3: KẾT LUẬN PHỤ LỤC BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT UBND HĐND CHDCND TCVN NGHĨA CỦA TỪ VIẾT TẮT ỦY BAN NHÂN DÂN HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN CỘNG HÒA DÂN CHỦ NHÂN DÂN TIÊU CHUẨN VIỆT NAM LỜI MỞ ĐẦU Quản trị văn phịng cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác Văn phịng, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dơi với thực tế” Sau hồn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên nghành Quản trị văn phòng Trường Đại Học Nội vụ tổ chức đợt thực tập kéo dài tuần Từ ngày 04/7/2016 đến ngày 28/8/2016 cho sinh viên Đợt thực tập nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND Huyện Thường Xuân, em có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho em kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phịng đợt thực tập, em học phong cách làm việc cán Văn phịng Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Văn phòng tương lai, đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng cơng tác Văn phịng nhận thức tầm quan trọng phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ chúng em lớn Đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác, nghiệp vụ, từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực tập giúp cho chúng em cụ thể hoá nắm kiến thức trưởng thành hơn, sau thực tập quan Đây kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm phần PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện thường xuân: 1, Giới thiệu chung huyện Thường Xuân Thường Xuân huyện miền núi, nằm phía Tây tỉnh Thanh Hóa Cách Thành phố Thanh Hóa khoảng 60 km Phía Bắc giáp huyện Lang Chánh, Ngọc Lặc Phía Tây giáp huyện Quế Phong, tỉnh Nghệ An huyện Sầm Tớ, tỉnh Hủa Phăn, nước CHDCND Lào Phía Đơng giáp huyện Thọ Xn, Triệu Sơn Phía Nam giáp huyện Như Xuân Như Thanh Toàn huyện có 16 xã, 01 thị trấn với 143 thơn, 05 khu phố; 20.445 hộ với 85.893 nhân khẩu, số người độ tuổi có khả lao động 43.736 người Gồm dân tộc Thái, Kinh, Mường: Dân tộc Thái 45.523 người, chiếm 53%; Dân tộc Kinh 37.192 người, chiếm 43,3%; Dân tộc Mường 3.178 người chiếm 3,7% (Số liệu dân số có đến 31/12/2011) Là huyện miền núi đặc biệt khó khăn, kinh tế chủ yếu dựa vào sản xuất lâm - nông nghiệp Cơ cấu kinh tế huyện có chuyển dịch theo hướng phù hợp với định hướng cấu kinh tế chung tỉnh nước song mức thấp so với mức tăng trưởng tỉnh khu vực Chức nhiệm vụ, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức HĐND - UBND huyện Thường Xuân Để công việc vào hoạt động hiệu việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể thiếu quan Đặc biệt quan quản lý hành nhà nước điều quan trọng Theo Luật tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng năm 2015 Luật số 11/2003/ QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 luật tổ chức HĐND – UBND quy định rõ chức nhiệm vụ quyền hạn HĐND –UBND Căn vào Quyết định số:2000/QĐ-UBND ngày 20/7/2011 chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân 2.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp Nghị Hội đòng nhân dân cấp nhằm đảm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tổ chức thực ngân sách huyện; thực nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi vùng biển, tài nguyên thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường địa bàn huyện theo quy định pháp luật Thực nhiệm vụ tổ chức bảo đảm việc thi hành Hiến pháp pháp luật, xây dựng quyền địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, cơng nghệ, văn hóa, thơng tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, sách xã hội, dân tộc, tơn giáo, quốc phịng, an ninh, trật tự, an tồn xã hội, hành tư pháp, bổ trợ tư pháp nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định pháp luậ Thực nhiệm vụ, quyền hạn quan nhà nước cấp phân cấp, ủy quyền Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, quan, tổ chức khác thực nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân huyện 2.3 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân ( phụ lục sơ đồcơ cấu tổ chức ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân - Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2004 phủ Quy định số lượng Phó chủ tịch cấu thành viên UBND cấp UBND huyện Thường Xuân cấu tổ chức gồm: Chủ tịch, Phó chủ tịch ủy viên khác UBND huyện, cụ thể sau: 2.3.1 Ban lãnh đạo - Chủ tịch: Ông: Cầm Bá Xuân - Các Phó chủ tịch: + Ông: Đỗ Văn Hoan – Phó chủ tịch phụ trách kinh tế + Bà: Lê Thị Hường – Phó chủ tịch phụ trách nơng – lâm nghiệp + Ơng: Cầm Bá Đứng – Phó chủ tịch phụ trách văn hố – xã hội 2.3.2 Các Ủy viên UBND huyện: - Ông: Nguyễn Văn Quýnh – Thượng tá, huy trưởng Ban huy Quân huyện - Ông: Trần Trọng Chiến – Đại tá, Trưởng Cơng an huyện - Ơng: Vi Văn Thể - Trưởng phịng Nội vụ - Ơng: Trần Tiến Châu – Trưởng phịng Nơng nghiệp Phát triển Nơng thơn 2.3.3 Các phịng chun mơn thuộc UBND huyện Thường Xuân: Gồm 13 phòng: - Văn phòng HĐND – UBND huyện - Phòng Nội vụ - Phòng giáo dục – đào tạo - Phịng Cơng thương - Phịng Tài – kế tốn - Phịng Lao động – thương binh xã hội - Phịng Văn hố – Thơng tin - Phịng y tế - Phịng Tài ngun mơi trường - Phòng Tư pháp - Phòng Thanh tra nhằm xác lập trách nhiệm trường hợp cụ thể 2.3.3 Những yêu cầu hình thức Căn vào quy định pháp luật, công tác soạn thảo văn áp dụng theo Thông tư số 01/2011/ TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ trình bày sau: Bao gồm thành phần thể thức văn bản: - Quốc hiệu, - Tên quan, tổ chức ban hành văn bản, - Số, kí hiệu văn bản, - Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản, - Tên loại trích yếu nội dung văn bản, - Nội dung văn bản, - Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền, - Dấu quan, tổ chức, - Nơi nhận Thể thức văn tập hợp thành phần văn bản, bao gồm thành phần áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể * Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) 45 20-25 mm 11 53 5b 5a 10a 9a 10b 30-35 mm 15-20mm 20 – 25 mm 7a 9b 7c 7b 14 20-25 mm 46 Chú thích: Ơ số 5a 5b 7a, 7b, 7c 10a 10b 11 12 13 14 15 Thành phần thể thức văn Quốc hiệu Tên quan, tổ chức ban hành văn Số, ký hiệu văn Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Tên loại trích yếu nội dung văn Trích yếu nội dung cơng văn hành Nội dung văn Quyền hạn , chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Dấu quan, tổ chức Nơi nhận Dấu mức độ mật Dấu mức độ khẩn Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Chỉ dẫn dự thảo văn Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa chỉWebsite; số điện thoại, số Telex, số Fax Logo (in chìm tên quan, tổ chức ban hành văn bản) TIỂU KẾT Chương 2, thực trạng vấn đề tiêu chuẩn hóa soạn thảo văn ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân đưa nội dung thực tế là: mức độ tiêu chuẩn hóa văn bản; thuận lợi khó khăn áp dụng tiêu chuẩn hóa TCVN ISO 9001:2008 vào soạn thảo văn bản; thực trạng áp dụng tiêu chuẩn hóa TCVN ISO vào soạn thảo văn ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân Qua việc tìm hiểu nghiên cứu thực trạng vấn đề UBND huyện giúp thân em hiểu thêm thực tế áp dụng tiêu chuẩn ISO Từ thực trạng cho thấy mặt đạt mặt hạn chế để từ có giải pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào soạn thảo văn CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VẤN ĐỀ TIÊU CHUẨN HÓA TCVN ISO TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN 3.1 Một số giải pháp triển khai ứng dụng có hiệu hệ thống quản lý 47 chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 soạn thảo văn hoạt động khác Xây dựng, áp dụng, trì cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 yêu cầu bắt buộc số đánh giá cải cách hành quan hệ thống quản lý chất lượng nhà nước; từ đo chothấy để thật đảm bảo hiệu h theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008, lãnh đạo đơn vị UBNDhuyện Thường Xuân cần lưu ý nội dung sau: - Lãnh đạo cao quan cần nhận thức đắn tầm quan trọng hiệu mang lại cho công tác quản lý áp dụng hệ thống quản lý chất lượng; cần có tâm cao liệt công tác đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ này; - Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc quan, trách nhiệm công chức, viên chức quan tuân thủ quy trình ISO; - Trong trình triển khai xây dựng quy trình ISO, cần cân nhắc kỹ để tránh hai xu hướng: (1) xây dựng quy trình theo hướng "chuẩn" thời gian thực hiện, dẫn tới thực tế triển khai công việc đáp ứng quy định nêu quy trình; (2) xây dựng quy trình giải cơng việc theo hướng diễn giải lại diễn thực tế quan, đơn vị để tránh bị "bắt lỗi" trình đánh giá, dẫn tới không nâng cao trách nhiệm cán bộ, công chức giải công việc không phát huy hết ưu điểm hệ thống quản lý chất lượng; - Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng xây dựng áp dụng mang lại hiệu cao nhất; cần gắn liền cơng tác xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng với cơng tác kiểm sốt thủ tục hành thuộc phạm vi chức quản lý nhà nước quan, đơn vị; gắn liền trách nhiệm kiểm soát thủ tục hành với trách nhiệm chủ trì xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008; 48 - Tiếp tục trì nâng cao chất lượng, hiệu công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm soát tốt việc thực quy trình ISO đơn vị; đề xuất kịp thời, xác việc khen thưởng, phê bình đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân thực tốt xử lý thích đáng đơn vị, cá nhân thực chưa tốt; - Kết nối hệ thống quản lý chất lượng quan, đơn vị có liên quan hệ thốngthành Hệ thống thống nhất, hồn chỉnh có tính liên thơng; - Lãnh đạo quan, đơn vị cần khuyến khích đơn vị nghiệp trực thuộc, đơn vị nghiệp phục vụ chức quản lý nhà nước ban, ngành, địa phương xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để nâng cao hiệu thực thi nhiệm vụ giao; - UBND huyện cần tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ hệ thống quản lý chất lượng với quan, đơn vị có liên quan, quan có hệ thống quản lý chất lượng đánh giá hiệu lực, hiệu quả; - Tăng cường đào tạo, nâng cao kiến thức, kỹ xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho phận thường trực Ban Chỉ đạo ISO quan, đơn vị cơng chức có liên quan 3.2 Một số kiến nghị Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác soạn thảo văn xin kiến nghị số giải pháp sau: - Một là:Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác soạn thảo văn nói chung lợi ích việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào cơng tác - Hai là: Hồn thiện sở pháp lý quản lý công tác soạn thảo văn bản, cụ thể hoàn thànhcác văn hướng dẫn thi hành để trình quan nhà nước có thẩm quyền ban hành - Ba là:Thành lập Ban Chỉ đạo ISO hay Tổ Tư vấn áp dụng tiêu chuẩn Ban Tổ có thành phần chuyên gia tiêu chuẩn nhà 49 chuyên môn giỏi soạn thảo văn để hoạch định Chương trình tổng thể dài hạn kế hoạch biên soạn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 vào công tác soạn thảo văn năm cụ thể.Chương trình Kế hoạch phải cấp có thẩm quyền phê duyệt để bảo đảm điều kiện triển khai cách có hiệu - Bốn là:Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 hình thức mở khố học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ giao áp dụng tiêu chuẩn; kỹ giải công việc…; - Năm là: Tăng cường kinh phí sở vật chất cho việc xây dựng thực quy trình xử lý công việc công tác văn thư, lưu trữ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với TCVN ISO 9001:20008 tất yếu giai đoạn cải cách hành nhà nước Để việc áp dụng tiêu chuẩn thành công công tác soạn thảo văn địi hỏi phải có tư mới, tâm nỗ lực toàn thể cán bộ, cơng chức, viên chức có liên quan mà trước hết quan tâm cam kết lãnh đạo nỗ lực cố gắng cán bộ, công chức, viên chức TIỂU KẾT Chương 3, đưa số giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hiểu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cơng tác soạn thảo văn nói riêng hoạt động khác UBND huyện Thường Xuân nói chung, nhằm hạn chế khắc phục khó khăn cịn tồn vấn đề áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cách tốt 50 KẾT LUÂN ĐỀ TÀI Trong xu tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế ngày sâu rộng nay, Việt Nam thở thành thành viên ASEAN, APEC, WTO, vấn đề chất lượng trở nên nhân tố quan trọng đem lại thành công lợi không nhỏ Hiện ủy ban nhân dân huyện Thương Xuân áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hệ thống phát triển thuận lợi mang lại nhiều hiệu Tuy nhiên,vẫn tồn số hạn chế khó khăn cần khắc phục kịp thời Nếu không ảnh hưởng tới hoạt động giải công việc Uỷ ban nhân dân huyện Không dừng lại cải tiến mà muốn phat huy hết khả Đề tài: “vấn đề tiêu chuẩn hóa soạn thảo văn ủy ban nhân dân huyện Thường Xuân”, mong tầm nhìn với kiến thức học, giải pháp khắc phục em đưa nhằm phần góp phần cải thiện thực trạng HTQLCL UBND Đây đề tài rộng, kinh nghiệm thực tế hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận xét góp ý thầy 51 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Ths Phạm Thị Ngân, Bài giảng quản trị văn phòng Ts Nguyễn Lệ Nhung, Bài giảng giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Trường Đại Học Kinh tế Quốc Dân, giáo trình quản trị văn phịng Quốc hội 11(2003), Luật số : 11/2003/QH11 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Quốc Hội 13(2015), Luật số: 77/2015/QH13 Luật tổ chức quyền địa phương Nghị định phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ –CP ngày 08 tháng năm 2010 Chính Phủ sửa đổi , bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011, hướng dẫn thể thức trình bày văn PHẦN 3: KẾT LUẬN Qua thời gia gần hai tháng( 04/7/2016 đến 28/8/2016) thực tập Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân với giúp đỡ thầy, cô trường Đại học Nội Vụ Hà Nội quan tâm, hướng dẫn, bảo nhiệt tình cán nhân viên văn phịng UBND huyện Thường Xn giúp em hồn thành tốt đợt kiến tập Tuy thời gian kiến tập tai UBND huyện không dài đem lại cho em nhiều kinh nghiệm quý giúp em vận dụng lý thuyết giảng học trường vào công việc thực tế, nâng cao kỹ nghiệp vụ, đạo đức, lối sống tác phong làm việc người quản trị văn phòng tương lai Dưới phân cơng chánh văn phịng HĐND- UBND tuần em xếp vào phận văn phòng quan Tại giúp đỡ tận tình cán bộ, chuyên viên giúp em tiếp thu nhiều kiến thức chuyên môn kinh nghiệm quý giá giúp ích cho em hành trang sau Cuối lần cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc lời chúc sức khỏe trân thành tới tất cán bộ, công chức, viên chức văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện Thường Xuân tất thầy, cô trường Đại học Nội vụ nói chung, thầy khoa QTVP nói riêng đặc biệt thầy Nguyễn Mạnh Cường (Trưởng khoa Quản trị văn phòng) người hướng dẫn chúng em thời gian thực tập vừa qua Em xin chân thành cảm ơn./ Thường Xuân, ngày 03tháng 09 năm 2016 Sinh viên Đỗ Thị Quỳnh Tài kế hoạch Tư pháp Thanh tra Nội vụ Văn phòngHĐNDUBNDHuyện Các phòng ban chuyên môn thuộc huyện Dân tộc Lao động thương binh xã hội Văn hóa thơng tin Y tế Phó Chủ Tịch giáo dục đào tạo Nơng nghiệp phát triển nơng thơn Tài ngun mơi trường Phó Chủ Tịch Ban quản lý dự án Kinh tế hạ tầng PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN THƯỜNG XUÂN Chủ Tịch UBND huyện Thường Xuân Phó Chủ Tịch PHỤ LỤC 02 SƠ ĐỒ CƠ CẦU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN THƯỜNG XN Chánh văn phịng HĐND – UBND Huyện Phó chánh văn phòng Bộ phận văn thư lưu trữ Bộ phận quản trị Bộ phận tiếp dân Tổ bảo vệ,lái xe tạp vụ Bộ phận hành Bộ phận kế toán – tài vụ PHỤ LỤC 03 SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Đánh máy văn Trình kí văn Kiểm tra thể thức hình thức Đăng kí phát hành Lưu văn SƠ ĐỒ QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận văn đến Xử lí văn Vào sổ theo dõi Gửi văn đến đơn vị cá nhân PHỤ LỤC PHÒNG VĂN THƯ UBND HUYỆN THƯỜNG XUÂN MỘT SỐ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN THƯỜNG XUÂN