MỤC LỤC
Vì vậy, sẽ sản sinh những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dungcủa văn bản như: tiếng long, từ địa phương, sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính, tự tiện ghép từ, ghép nghĩa, hành văn khụng được rừ dàng,…Bờn cạnh đú cũn tồn tại một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt từ tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo vưn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực. Lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, căn lề, kiểu chữ… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ.
Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Làm cho nhân viên Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu năng công tác cao, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông.
Tuy so với yêu cầu nhiệm vụ vẫn còn thiếu song cũng tương đối đảm bảo yêu cầu phục vụ nhiệm vụ đối với văn phòng cấp huyện. Chi phí mua sắm trang thiết bị tốn kém, tạo ra sự ỉ lại trong công việc cho nhân viên văn phòng.
VẤN ĐỀ TIấU CHUẨN HểA TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN THƯỜNG XUÂN.
Lịch sử nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu
- Trong thời gian thực tập em đã sử dụng phương pháp quan sát, thực hành các hoạt động chuyên môn của phòng, từ đó giúp thêm thông tin cho việc viết báo cáo. - Phương pháp phỏng vấn và học hỏi các kinh nghiệm kiến thức về tiêu chuẩn hóa văn bản của chuyên viên trong phòng về các nội dung cần thiết.
- Phương pháp so sánh: Trong quá trình thực hiện, đề tài sử dụng phương pháp so sánh nhằm tìm ra độ chênh lệch giữa lý luận và thực tiễn. - Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi là nhằm tìm kiếm, thu thập thông tin phục vụ cho vấn đề nghiên cứu.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong đó tiêu chuẩn ISO 9001:2008 được coi là tiêu chuẩn cơ bản nhất, cốt yếu nhất xác định các yêu cầu cơ bản của Hệ thống quản lý chất lượng của một Tổ chức để đảm bảo rằng sản phẩm của một tổ chức luôn có khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và phù hợp với các chế định, đồng thời tiêu chuẩn ISO 9000:2008 cũng là cơ sở để đánh giá khả năng của một tổ chức trong hoạt động. Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 vào hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là yêu cầu bắt buộc tại Quyết định soos19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
Văn bản hành chính cá biệt là phương tiện thể hiện quyết định quản lý do các cơ quan có thẩm quyền, quản lý hành chính nhà nước ban hành trên cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Qua Chương 1 đã đưa ra được cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa trong soạn thảo văn bản với việc chỉ ra các khái niệm liên quan như: khái niệm tiêu chuẩn Iso, khái niệm tiêu chuẩn hóa văn bản, khái niệm văn bản, khái niệm văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật.
Đối với Nghị định của Chính phủ, do được sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau (Ban hành văn bản, hướng dẫn thi hành luật, pháp lệnh, quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ..) nên không thể xây dựng được mẫu Nghị định chi tiết. Hiện nay, do nhiều loại văn bản chưa được tiêu chuẩn hoá một cách cụ thể, chi tiết ở cấp độ tiêu chuẩn Việt Nam, hoặc tiêu chuẩn ngành, cho nên, để tạo thuận lợi cho việc soạn thảo và ban hành văn bản, nhiều cơ quan đã nghiên cứu mẫu hoá các loại văn bản thường dùng và áp dụng thống nhất trong toàn cơ quan như đối với các loại quyết định, giới thiệu, hợp đồng.
Thứ nhất, Lãnh đạo UBND, thủ trưởng các đơn vị thuộc UBND huyện có thể điều hành công tác soạn thảo văn bản trôi chảy và có hiệu quả hơn nhờ thiết lập cơ chế giải quyết cụng việc rành mạch và thống nhất, xỏc định rừ trỏch nhiệm của lãnh đạo và công chức trong quy trình soạn thảo văn bản; kiểm soát được toàn bộ quỏ trỡnh soạn thảo văn bản tại cơ quan, đơn vị; nắm rừ nhiệm vụ ai đang thực hiện và có đúng tiến độ hay không; hạn chế được cách thức giải quyết nhiệm vụtuỳ tiện theo chủ quan của công chức, viên chức cấp dưới. Thứ ba, các đơn vị trong UBND huyện đã có ý thức hơn trong việc tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cơ quan cấp trên làm căn cứ thực hiện công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân công, để tham chiếu khi cần; hồ sơ tài liệu được sắp xếp ngăn nắp và có hệ thống theo từng lĩnh vực công việc.
- Trong quá trình triển khai xây dựng các quy trình ISO, cần cân nhắc kỹ để tránh hai xu hướng: (1) xây dựng các quy trình theo hướng quá "chuẩn" về thời gian thực hiện, dẫn tới thực tế triển khai công việc không thể đáp ứng được quy định nêu tại quy trình; (2) xây dựng các quy trình giải quyết công việc theo hướng diễn giải lại những gì đang diễn ra trên thực tế của cơ quan, đơn vị mình để tránh bị "bắt lỗi" trong quá trình đánh giá, dẫn tới không nâng cao được trách nhiệm của cán bộ, công chức trong giải quyết công việc và không phát huy được hết ưu điểm của hệ thống quản lý chất lượng;. - Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng và áp dụng mang lại hiệu quả cao nhất; trong đó cần gắn liền công tác xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng với công tác kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của cơ quan, đơn vị; gắn liền trách nhiệm kiểm soát thủ tục hành chính với trách nhiệm chủ trì xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008;.
- Tiếp tục duy trì và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm soát tốt hơn nữa việc thực hiện các quy trình ISO của các đơn vị; đề xuất kịp thời, chính xác việc khen thưởng, phê bình đối với các đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt và xử lý thích đáng các đơn vị, cá nhân thực hiện chưa tốt;. - Bốn là:Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 bằng hình thức mở các khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao sự hiểu biết của cán bộ, công chức, viên chức về: nội dung bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008; tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao khi áp dụng tiêu chuẩn; kỹ năng giải quyết công việc…;.