THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN DU

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠIUBND HUYỆN TIÊN DU 4 I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TIÊN DU. 4 1. Chức năng của UBND huyện Tiên Du. 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Tiên Du. 4 3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiên Du. 5 3.1. Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện bao gồm: 5 3.2. Chủ tịch, các Phó chủ tịch bao gồm: 6 3.2.1. Đồng chí Lê Xuân Lợi – Phó bí thư Huyện ủy, Chủ tịch UBND huyện Tiên Du. 6 3.2.2. Đồng chí Nguyễn Nhân Bình – Uỷ viên Ban thường vụ Huyện ủy, Phó chủ tịch UBND huyện Tiên du. 6 3.2.3. Đồng chí Nguyễn Thị Hào – Huyện ủy viên, Phó chủ tịch UBND huyện. 7 II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TIÊN DU 7 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức. 7 1.1.1. Chức năng. 7 1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 8 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Tiên Du. 13 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của ủy ban nhân dân huyện Tiên Du 17 2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do UBND huyện Tiên Du ban hành. 17 2.2. Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác 18 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Tiên Du. 18 2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan 18 2.3.2. Nhân xét về thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản ban hành của UBND huyện Tiên Du. 19 2.4. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 19 2.5. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Tiên Du 20 2.6. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản 21 2.7. Tổ chức lưu trữ của UBND huyện Tiên Du 22 2.8. Những trang thiết vị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng huyện Tiên Du. 23 2.9. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 24 2.10. Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 24 2.11. Sưu tầm tên mỗi loại văn bản. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản ban hành của UBND huyện Tiên Du. 25 2.12. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Tiên Du 25 3. Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Tiên Du 27 3.1. Những trang thiết vị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng huyện Tiên Du. 27 3.2. Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. 28 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 29 I. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG. 29 1. Ưu điểm 29 2. Nhược điểm 30 II. ĐỀ XUẤT NHỮNG Ý KIẾN ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM VÀ KHẮC PHỤC KHÓ KHĂN. 31 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 34 XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ Ở CƠ QUAN 34 TÌNH HÌNH VĂN HÓA CÔNG SỞ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN DU 34 LỜI MỞ ĐẦU 34 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ 36 I. Khái niệm về văn hóa công sở: 36 1. Văn hóa là gì? 36 2. Văn hóa công sở là gì? 36 2.1 Khái niệm văn hóa công sở 36 3. Biểu hiện của văn hóa: 37 3.1 Giá trị tinh thần: 37 3.2 Giá trị vật chất: 38 4. Vai trò của văn hóa: 38 5. Văn hóa công sở trong cơ quan hành chính nhà nước: 38 II. Vai trò, ý nghĩa của văn hóa công sở: 40 1. Vai trò: 40 2. Ý nghĩa: 42 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ Ở ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIÊN DU 43 1. THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG CÁC GIÁ TRỊ 43 2. THỰC TRẠNG ĐẠO ĐỨC CÁN BỘ, CÔNG CHỨC NHÀ NƯỚC 43 3. THỰC TRẠNG VỀ TÍNH TUÂN THỦ PHÁP LUẬT TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG VỤ 45 4. THỰC TRẠNG VỀ THIẾT KẾ, BÀI TRÍ CÔNG SỞ 46 5. THỰC TRẠNG VỀ GIAO TIẾP, ỨNG XỬ CỦA CBCC 47 6. THỰC TRẠNG VỀ PHƯƠNG PHÁP, CÁCH QUẢN LÝ, PHONG CÁCH TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH, MỐI QUAN HỆ, LỀ LỐI LÀM VIỆC. 48 PHẦN III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ 50 1: Ứng xử nơi công sở 50 2: Thái độ và cách làm việc trong công sở 51 3: Vấn đề thời gian đi làm 51 4: Trách nhiệm đối với công việc 52 CHƯƠNG III: NHỮNG GIẢI PHÁP VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊKHẮC PHỤC 53 1.Một số kiến nghị 53 2. Giải pháp thực hiện 54 3.Biện pháp khắc phục 55 PHẦN III: PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, cho phép tôi được gửi lời cảm ơn tới thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản Trị Văn Phòng cũng các thầy giáo, cô giáo trong khoa đã tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên khoa mình Các thầy cô giáo đã giúp

đỡ cho chúng tôi rất nhiều trong quá trình học tập trên lớp cũng như trong thời gian đi kiến tập thực tế tại cơ quan nơi mình làm việc để chúng tôi có thể hoàn thành đợt kiến tập thực tế này

Bài báo cáo này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ của của các Đồng chí trưởng phòng, phó trưởng phòng và toàn bộ cán bộ chuyên viên trong văn phòng nơi tôi công tác Qua đó tôi xin có lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất

Với thời gian kiến tập là gần 1 tháng (từ 04/7/2016 đến hết ngày 28/08/2016) Trong thời gian thực tập nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn

và cán bộ chuyên môn của cơ quan trực tiếp hướng dẫn đã tạo cơ hội cho tôi được áp dụng lý thuyết được học vào thực tế cơ quan công tác Tôi bước đầu đã thực hành công tác văn phòng và những việc đơn giản như soạn thảo văn bản, in

ấn, sắp xếp, sao chép tài liệu, đăng kí văn bản đến, đăng kí văn bản đi…Qua đó, tôi đã tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong công việc trao đổi nghiệp vụ văn phòng, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng

Qua quá trình tự học hỏi của bản thân cộng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị hướng dẫn các hoạt động văn phòng, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở Bản thân cá nhân tôi đã cải thiện được rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đã đạt được trong thời gian công tác tại cơ quan

Tôi viết bản báo cáo này để gửi lên khoa Quản Trị Văn Phòng để nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo trong khoa Tuy nhiên bản báo cáo này còn nhiều thiếu sót và hạn chế, vì thế rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo để cho bản báo cáo được hoàn thiện hơn Tôi xin chân thành cảm ơn

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường Là sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng thuộc Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội chúng tôi đã được học những kinh nghiệm về công tác trong văn phòng, những nghiệp vụ cơ bản mà một nhà quản trị trong văn phòng cần có Với phương trâm: “Học thật, thi thật để ra đời làm thật”, cùng với phương trâm gắn liền giữa

lí luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của trường: Lấy lí luận làm điểm tựa làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lí luận

Ngoài những lí thuyết được học trên giảng đường chúng tôi còn có cơ hội tiếp xúc với thực tế, nói chuyện trực tiếp để có cơ hội cọ sát, va chạm để vận dụng những kiến thức mà mình đã được lĩnh hội từ các thầy cô giáo vào thực tiễn, ứng dụng và thực hành vào mô hình cơ quan nơi làm việc thông qua đợt kiến tập do nhà trường tổ chức cho sinh viên Để đáp ứng được phương trâm:

“Học thật, thi thật để ra đời làm thật” khoa Quản Trị Văn Phòng đã tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên chúng tôi tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức Việc kiến tập thực tế này giúp cho chúng tôi làm quen với công việc ở cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực

tế tại nơi làm việc, đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại những kiến thức đã được học, tập dượt những kỹ năng, rèn luyện bồi dưỡng phẩm chất

đạo đức của một nhà quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp trong cơ quan phục vụ cho công tác sau này Vâng!

Và đúng như vậy: “nếu coi lý thuyết là vườn ươm của hạt giống thì thực tế chính

là mảnh đất màu mỡ nhất cho hạt giống đó phát triển thành cây” Bởi vì sao lại như nói vậy? là bởi vì giữa lý thuyết và thực tế có mối quan hệ khăng khít chặt chẽ và có mối quan hệ qua lại lẫn nhau Sau một thời gian tiếp xúc thực tế với môi trường làm việc ở cơ quan kiến tập, tôi đã được học hỏi những kinh nghiệm,

lý thuyết trên sách vở ở giảng đường để vận dụng vào thực tế nơi mình làm việc,

từ đó rút ra cho mình được bài học để sau này đem những tri thức mình lĩnh hội được trên lý thuyết và sách vở để phục vụ, cống hiến của mình cho sự phát triển của nước nhà

Là sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng được nhà trường tổ chức cho đợt thực tập sau khi đã cơ bản học xong những môn học về công tác văn phòng như : Nghi thức Nhà Nước, nguyên lý thống kê, Nhập môn Quản trị Văn Phòng, Nghiệp vụ văn thư…về cơ bản đã bước đầu định hình được công việc, trọng trách được giao Nhà trường phối hợp cùng khoa đã tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên nhằm mục đích chính là:

Thứ nhất: Giúp sinh viên vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học tại trường đưa vào áp dụng thực tiễn tại các cơ quan; là tiền đề để sinh viên đến các cơ quan thực tập tự tin trong giao tiếp, và có kinh nghiệm thực tế đưa vào trong bài học của mình

Thứ hai: Thông qua thực kiến tập ngành nghề, sinh viên biết vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng thực hành, nâng cao tay nghề để sau khi ra trường

có thể hoàn thành tốt công việc được giao

Thứ ba: Có nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp mình đang theo học, có thái độ tích cực trong việc rèn luyện và học tập

Thực hiện theo chương trình của khoa, tôi đã bắt đầu kì kiến tập của mình

từ ngày tại phòng Nội Vụ huyện Tiên Du Với mục đích của đợt kiến tập do khoa định hướng và với đề cương hướng dẫn cụ thể của khoa, bản thân tôi đã hoàn thành xong đợt kiến tập và đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm quý báu

cho bản thân cũng với những trải nghiệm thú vị giúp ích cho bản thân Đồng thời qua đó có điều kiện đưa những kiến thức mình đã học áp dụng thực tế vào tình hình ở phòng Nội Vụ huyện Tiên Du, từ đó tự mình có thể so sánh, đối chiếu và bổ sung cho những phần còn thiếu trong lý thuyết mà tôi đã được học Với những đóng góp ý kiến của bản thân tham gia vào một số khâu nghiệp vụ của văn phòng đã làm thay đổi tư duy của lãnh đạo trong văn phòng tuyển dụng cán bộ, từ đó có những kế hoạch tuyển dụng cán bộ mới, nhất là đối với vị trí quản trị văn phòng là phải tốt nghiệp chính quy nghành Quản Trị Văn Phòng Có thể nói đây là tín hiệu đáng mừng cho sự phát triển hơn nữa của công tác văn phòng ở phòng Nội Vụ huyện Tiên Du.

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

UBND HUYỆN TIÊN DU

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TIÊN DU.

1 Chức năng của UBND huyện Tiên Du.

UBND huyện Tiên Du là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

UBND huyện Tiên Du chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện Tiên Du

UBND huyện Tiên Du thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến địa phương

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Tiên Du.

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua, tổ chức và kiểm tra thực hiện kế hoạch;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh;

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động, tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo

- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;

- UBND huyện phối hợp với Thường trực HĐND huyện chuẩn bị các kỳ

họp HĐND, phối hợp với các ban nghành của HĐND huyện để xây dựng các Đề

án, Chương trình để HĐND xem xét và quyết định

- Quản lý nhà nước ở địa phương theo các lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, du lịch, giáo dục, y tế, giao thông, quốc phòng, an ninh, địa giới hành chính

- Quản lý tổ chức biên chế cán bộ, , đào tạo đội ngũ công nhân viên chức

- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính huyện;

- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyện thuộc tỉnh, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh do huyện quản lý

3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiên Du.

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Tiên Du ( phụ lục 01)

3.1 Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện bao gồm:

- Văn phòng HĐND và UBND huyện;

- Phòng Nội vụ;

- Phòng Tài chính – Kế hoạch;

- Phòng Lao động thương binh và xã hội;

- Phòng Tư pháp;

- Phòng Tài nguyên và Môi trường;

- Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;

- Phòng Văn hóa và Thông tin;

- Phòng giáo dục đào tạo;

- Ban quản lý các khu công nghiệp;

- Ban quản lý các dự án xây dựng;

- Văn phòng đăng ký Quyền sử dụng đất;

- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh, Huyện

ủy, HĐND huyện về điều hành toàn bộ công việc của UBND huyện, trực tiếp phụ trách các lĩnh vực: An ninh quốc phòng, công tác đối nội, đối ngoại, quy hoạch kiến trúc đô thị và nông thôn, tài nguyên và môi trường

- Phụ trách các cơ quan, đơn vị gồm: Công an huyện, Ban Chỉ huy quân

sự huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Chi cục Thi hành án dân sự huyện, Phòng Tài chính – kế hoạch, Phòng Tài nguyên và Môi trường

- Kiêm Chủ tịch hội đồng và Trưởng ban chỉ đạo sau: Hội đồng nghĩa vụ quân sự, Hội đồng tuyển dụng công chức, viên chức, Ban chỉ đạo chương trình quốc gia phòng chống tội phạm, Ban chỉ đạo an toàn giao thông, Ban chỉ đạo phòng chống lụt bão

- Giữ mối quan hệ với thường trực HĐND huyện, các ban của Đảng, các

cơ quan của Huyện ủy, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Uỷ ban Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân huyện

3.2.2 Đồng chí Nguyễn Nhân Bình – Uỷ viên Ban thường vụ Huyện

ủy, Phó chủ tịch UBND huyện Tiên du.

- Phụ trách các lĩnh vực: Văn hóa – Xã hội, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, giải phòng mặt bằng

- Phụ trách, theo dõi các cơ quan, đơn vị gồm: Văn phòng HĐND và UBND huyện, Phòng giáo dục đào tạo, Phòng y tế, bệnh viện đa khoa huyện, trung tâm y tế, Phòng Lao động thương binh và xã hội, trung tâm dạy nghề, bảo hiểm xã hội, ngân hàng chính sách xã hội, Hội người mù, các hội nghề nghiệp, Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn, trạm khuyến nông, trạm bảo vệ thực vật, trạm thú y, xí nghiệp khai thác công trình thủy lợi

- Kiêm Chủ tịch hội đồng và các Ban chỉ đạo sau: Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng, Hội đồng giải phóng mặt bằng, Hội đồng giáo dục quốc phòng-

an ninh, Ban chỉ đạo phòng chống ma túy mại dâm, Ban quản lý quỹ đền ơn đáp nghĩa, Ban chỉ đạo vì sự phát triển của phụ nữ, Tổ trưởng tổ công tác xây dựng nông thôn mới xã tân chi, Phó ban phòng chống lụt bão – chống úng nội đồng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện phân công

3.2.3 Đồng chí Nguyễn Thị Hào – Huyện ủy viên, Phó chủ tịch UBND huyện.

- Phụ trách các lĩnh vực: Xây dựng cơ bản, Khoa học công nghệ, Thông tin truyền thông, tiếp dân giải quyết các đơn thư khiếu nại tố cáo

- Phụ trách, theo dõi các cơ quan, đơn vị: Phòng công thương, Ban quản

lý các dự án xây dựng, Ban quản lý các khu công nghiệp huyện, thanh tra huyện, Phòng văn hóa và thông tin, Trung tâm văn hóa – thể thao, Đài phát thanh, Chi cục thuế, Kho bạc nhà nước, các ngân hàng thương mại, Chi cục thống kê, đội quản lý thị trường, Bưu điện, Viễn thông, Chi nhánh điện, Hội doanh nghiệp vừa

và nhỏ huyện

- Kiêm Chủ tịch hội đồng các Ban chỉ đạo sau: Hội đồng khoa học huyện, Hội đồng định giá tài sản, Ban chỉ đạo toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa, Ban chỉ đạo chống thất thu ngân sách huyện, Ban chỉ đạo chống hàng giả, buôn lậu và gian lận thương mại, Ban chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 – 2000 đối với các cơ quan nhà nước cấp huyện

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện phân công

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TIÊN DU

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức.

1.1.1 Chức năng.

- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

- Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn, hằng năm và dự thảo các đề án; chương trình, biện pháp tổ

chức thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực thuộc pham vi quản lý nhà nước được giao theo chức năng, nhiệm vụ của phòng.

Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,

đề án, dự án đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến,giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

Tham mưu giúp UBND huyện trong việc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các phòng ban, đơn vị thuộc huyện quản lý

Trình UBND huyện về đề án thành lập, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính dưới cấp huyện trên địa bàn để trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết định

Giúp UBND huyện nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp thuộc huyện; phối hợp với các cơ quan hữu quan của huyện tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc Hội; tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu HĐND các cấp theo quy định của pháp luật và của các cơ quan cấp trên; giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân về thực hiện các quy định của pháp luật về bầu cử; tổng hợp báo cáo kết quả bầu cử HĐND và UBND;thực hiện các thủ tục để thường trực UBND phê chuẩn kết quả bầu cử các chức danh lãnh đạo của HĐND, UBND cấp xã

Làm đầu mối giúp UBND huyện quản lý công tác bồi dưỡng kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý hành chính đối với đại biểu HĐND; tổ chức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND các cấp

để tổng hợp, báo cáo theo quy định

Tổ chức triển khai các quy định về quản lý, phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn Huyện theo hướng dẫn của Chính Phủ và các cơ quan nhà nước cấp trên

Theo dõi, quản lý địa giới hành chính trên địa bàn Huyện; chuẩn bị các thủ tục đề nghị thành lập mới, sáp nhập, chia tách điều chỉnh địa giới hành chính, thành lập đô thị theo quy định, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quy định của nhà

nước về việc thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính tại địa phương; giúp Chủ tịch UBND huyện thực hiện, hướng dẫn và quản lý về công tác phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định của pháp luật.

Tổng hợp và quản lý hồ sơ bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính của Huyện theo hướng dẫn của Chính Phủ và các cơ quan nhà nước cấp trên

Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáo việc thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp trên địa bàn Huyện

Trình UBND huyện các đề án thực hiện về: phân công, phân cấp quản lý cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cơ sở; chính sách, chế độ tiền lương, phụ cấp, trợ cấp và các chế độ khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ dân cử, lao động hợp đồng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức nhà nướ;cán bộ quản lý doanh nghiệp thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện theo quy định của pháp luật

Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán bộ,công chức, viên chức nhà nước,cán bộ công chức xã, cán bộ bán chuyên trách Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, công chức dự bị tham mưu và tổ chức thực hiện việc thi tuyển, xét tuyển, quản lý và sử dụng, thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức nhà nước và cán bộ, công chức xã

Trình UBND huyện quyết định theo phân cấp việc tuyển dụng, đánh giá,

bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật các chế độ chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc diện UBND huyện quản lý

Hướng dẫn kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định về chức danh, tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức; việc thực thi công vụ của cán bộ, công chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ công chức xã thuộc huyện

Giúp UBND huyện quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: tổ

chức thực hiện việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp theo quyết định của UBND Tỉnh và UBND Huyện.

Giúp Chủ tịch UBND Huyện chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác cải cách hành chính nói chung; trình UBND quyết định phân công các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện phụ trách các nội dung, công việc của cải cách hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc triển khai thực hiện theo quyết định của UBND Tỉnh và Huyện

Trình UBND huyện quyết định các chủ trương, biện pháp cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý các cơ quan hành chính nhà nước thuộc cơ quan Huyện; chủ trì, phối hợp với các cơ quan ngành dọc của Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện trong việc triển khai công tác cải cách hành chính

Tổng hợp công tác cải cách hành chính trình UBND huyện; thực hiện chế độ báo cáo công tác hành chính với UBND tỉnh và Sở Nội vụ theo quy định

Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND các xã triển khai công tác cải cách hành chính theo chương trình,

kế hoạch cải cách hành chính của huyện đã được phê duyệt

Phối hợp với các cơ quan liên quan để tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quản lý biên chế, kinh phí quản lý hành chính đối với cơ quan hành chính và chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính đối với các đơn

Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo theo quy định của pháp luật.

Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về tôn giáo, làm đầu mối giữa chính quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo trên địa bàn huyện

Làm nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng thi đua – khen thưởng huyện, tham mưu giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, thống nhất quản lý công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hóa chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với tình hình thực tế của huyện

Tổ chức các phong trào thi đua va triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và nhà nước; hướng dẫn việc kiểm tra kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng và quản lý quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

Quản lý cấp phát, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phân cấp và theo quy định của pháp luật; thực hiện việc tổ chức và trao tặng khen thưởng theo quy định của pháp luật

Thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại,tố cáo theo các lĩnh vực công tác được UBND huyện giao theo quy định của pháp luật

Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp thuộc huyện, UBND các xã

Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của các cơ quan nhà nước cấp trên vế

tổ chức các cơ quan hành chính, sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp

xã, thôn; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ công chức cấp xã; về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua, khen thưởng và về các lĩnh vực khác được giao; hướng dẫn thực hiện phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật

Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, kỹ thuật, xây dụng

hệ thống thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp vụ được giao

Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình

thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định với UBND huyện va Sở Nội vụ.

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế thực hiện chế độ tiền lương và chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức của phòng theo quy định

Quản lý tài chính, tài sản của phòng theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện phân công

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Tiên Du (phụ lục 02)

Trưởng phòng Nội vụ huyện chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng

Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó trưởng phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng

Việc điều động, bổ nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật và phân cấp của tỉnh

* Bản mô tả công việc cho lãnh đạo phòng Nội vụ và các vị trí khác trong

bộ máy phòng Nội vụ

1 Trưởng phòng

Họ và tên: Nguyễn Gia Thanh

Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du

Chức danh: Trưởng phòng Nội vụ

Chịu trách nhiệm báo cáo cho Chủ tịch, các phó Chủ tịch HĐND và UBND huyện Tiên Du

Hệ số lương:

Nhiệm vụ:

- Điều hành chung các hoạt động, nhiệm vụ của văn phòng.

+ Tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm

vụ, quyền hạn được giao

+ Quản lý các cơ sở vật chất cho bộ máy, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của phòng Nội vụ

+ Ký các văn bản theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao

+ Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách của Đảng và nhà nước các quyết định của UBND trong phạm vi Phòng Nội vụ

+ Là người truyền đạt chủ trương của UBND huyện tới các cấp, các ngành trong huyện khi được UBND huyện ủy nhiệm

+ Hàng ngày phân công cán bộ về chuyên môn và tổng hợp tham mưu giúp thường trực UBND huyện về các công việc của cơ quan

+ Làm chủ tài khoản và quản lý các mặt thu – chi ngân sách của phòng nội vụ theo quy định của pháp luật

+ Chịu trách nhiệm về an toàn, an ninh trật tự cơ quan và bảo vệ bí mật thông tin tư liệu

+ Thường xuyên quan tâm công tác tổ chức cán bộ, công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức của phòng Nội vụ

+ Triệu tập và chủ tọa các công việc của Phòng Nội vụ

2 Phó phòng (phụ trách công tác xây dựng chính quyền và tổ chức cán bộ)

Họ và tên: Trần Đức Tiến

Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du.

- Xây dựng các đề án, kế hoạch và biên chế hàng năm

- Điều hành các công tác xây dựng chính quyền và tổ chức cán bộ trong địa bàn huyện

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và lãnh đạo cấp trên trước công việc được giao

- Báo cáo về công tác xây dựng chính quyền và tổ chức cán bộ cho trưởng phòng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

3 Phó phòng (phụ trách tôn giáo và khen thưởng)

Họ và tên: Nguyễn Đức Giang

Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du

Chức danh: Phó phòng Nội vụ

Hệ số lương:

Nhiệm vụ:

- Tham mưu trực tiếp cho trưởng phòng về công tác tôn giáo

- Kiểm tra các đình, đền, chùa trên địa bàn huyện

- Thống kê, kiểm tra các cơ sở thờ tự tôn giáo

- Kiểm tra các họ đạo công giáo trên địa bàn huyện

- Bảo tồn và phát huy các giá trị tôn giáo trên địa bàn

- Dự các lớp tập huấn, họp, hội nghị liên quan đến công tác tôn giáo

- Giám sát, báo cáo các hoạt động liên quan đến công tác tín ngưỡng tôn giáo trên địa bàn huyện

- Tham mưu trực tiếp cho trưởng về công tác thi đua khen thưởng

- Chuẩn bị các hội nghị ký giao ước thi đua, hội nghị có liên quan đến khen thưởng tôn giáo

- Làm xác nhận huân, huy chương kháng chiến cho các đối tượng tham gia kháng chiến 2 thời kỳ chống Pháp, chống Mỹ

- Làm công tác kiểm tra hồ sơ khen thưởng thường xuyên, đột xuất trong năm

- Làm báo cáo, dự họp, tập huấn liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng phân công

4 Chuyên viên (phụ trách công tác chính quyền).

Họ và tên: Đỗ Văn Thực

Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du

Chức danh: Chuyên viên phòng Nội vụ

Hệ số lương:

Nhiệm vụ:

- Tham mưu giúp việc về công tác xây dựng chính quyền

- Theo dõi thực hiện công tác và hoạt động bộ máy chính quyền cấp ã

- Nghiên cứu chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức cấp xã

- Thực hiện công tác hướng dẫn bầu cử trưởng thôn ở các xã

- Tổ chức, hướng dẫn về công tác bầu cử ĐHQH và HĐND

- Ngoài ra thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến chính quyền ở cơ sở

5 Chuyên viên (phụ trách công tác cán bộ)

Họ và tên: Trần Thị Cần

Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du

Chức danh: Chuyên viên phòng Nội vụ

Hệ số lương:

Nhiệm vụ:

- Quản lí hồ sơ, giấy tờ về cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện

- Thực hiện công tác tuyển dụng, hợp đồng công chức, viên chức

- Tổng hợp, đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm

- Quyết định tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm cán bộ

- Quyết định nâng bậc lương cho cán bộ, viên chức

- Thực hiện quyết định chuyển loại và xếp lương

- Giải quyết các chế độ cho cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn huyện

6 Chuyên viên (phụ trách văn thư lưu trữ kiêm kế toán)

Họ và tên: Cát Thị Loan Phượng

Bộ phận: Phòng Nội vụ huyện Tiên Du

Chức danh: Chuyên viên phòng Nội vụ

Hệ số lương:

Nhiệm vụ:

- Lập hồ sơ lưu trữ của cơ quan, sao lưu văn bản đi, đến

- Vào sổ các văn bản đi, đến sau khi đã được thẩm định của trưởng phòng

- Tra cứu tài liệu lưu trữ khi có yêu cầu của cấp trên

- Bảo quản và sử dụng con dấu cơ quan

- Cấp phát văn phòng phẩm, giấy đi đường của cơ quan.

- Dự tập huấn, hội nghị liên quan đến công tác văn, thư lưu trữ

- Tham mưu về việc mua sắm và bảo quản thiết bị cơ sở, vật chất phục vụ công tác của cơ quan

- Chịu trách nhiệm về quản lí, sử dụng các nguồn kinh phí được giao hàng năm

- Lập kế hoạch chi tiêu, điều hành toàn bộ mọi hoạt động: Nhận, cấp phát

và quyết toán kinh phí

- Lập các báo cáo thống kê theo định kỳ, đột xuất

2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của ủy ban nhân dân huyện Tiên Du

2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do UBND huyện Tiên Du ban hành.

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp

vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan

Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, lãnh đạo và UBND huyện Tiên Du đã ban hành các văn bản quản lí

về công tác văn thư, lưu trữ:

4 Tờ trình về việc ban hành “Quyết định ban hành Danh mục các cơ quan

và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện”

5 Công văn “Về việc báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ

Việc ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Tiên Du đã mang lại những hiệu quả:

- Giúp cho việc quản lí công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dễ dàng hơn.

- Giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

và đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bớt tệ nạn quan liêu giấy tờ

- Giữ gìn và đảm bảo bí mật của cơ quan được tốt hơn

- Giúp cho việc tra tìm, xử lí hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và dễ dàng

2.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác

Như chúng ta đã biết, trong mọi cơ quan việc xây dựng Chương trình –

Kế hoạch công tác là một trong những nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu, đảm bảo thống nhất việc thực hiện chủ trương, chính sách của cơ quan trên thực

tế Giúp cơ quan thực hiện tốt các công việc đề ra, tránh tình trạng chồng chéo

và mâu thuẫn trong quá trình hoạt động

Để thực hiện công việc được tốt, UBND huyện Tiên Du cũng đã xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác thường kỳ:

* Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác thường kỳ của UBND huyện Tiên Du (Phụ lục 03, 04)

2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Tiên Du 2.3.1 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan

Nhằm giúp cơ quan ban hành văn bản một cách thông suốt và có hiệu lực pháp lí cao nhất, UBND huyện Tiên Du luôn trú trọng với công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản luôn tuân thủ nguyên tắc và thực hiện theo quy định

Sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật vào từng tệp riêng lẻ để thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng khi cần thiết Những văn bản mà UBND huyện Tiên Du ban hành hết hiệu lực thì được loại bỏ và xây dựng văn bản mới

Lãnh đạo khi ký ban hành văn bản luôn tự kiểm tra thêm một lần nữa trước khi ký

Khi có phát hiện sai xót, văn bản được sửa chữa, chỉnh sửa, bổ sung hoặc hủy bỏ

2.3.2 Nhân xét về thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản ban hành của UBND huyện Tiên Du.

Nhìn chung công tác soạn thảo văn vản của huyện Tiên Du cơ bản thực hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư

số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Các văn bản ban hành đều đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày của từng loại văn bản

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những sai sót trong thể thức và kỹ thuật trình bày như:

- Trích yếu nội dung của những văn bản có tên loại quên không gạch chân

- Kính gửi 2 cơ quan đơn vị trở lên không xuống dòng gạch đầu dòng mà viết luôn cùng kính gửi

- Dấu câu sử dụng không đúng theo quy định

Từ đó cho thấy công tác văn thư chưa được triệt để, vẫn còn xuất hiện những thiếu sót về thể thức và kỹ thuật trình bày trong soạn thảo văn bản

2.4 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

Nhìn chung công tác soạn thảo văn vản của huyện Tiên Du cơ bản thực hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư

số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Các văn bản ban hành đều đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày của từng loại văn bản

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những sai sót trong thể thức và kỹ thuật trình bày như:

- Trích yếu nội dung của những văn bản có tên loại quên không gạch chân

- Kính gửi 2 cơ quan đơn vị trở lên không xuống dòng gạch đầu dòng mà viết luôn cùng kính gửi

- Dấu câu sử dụng không đúng theo quy định

Từ đó cho thấy công tác văn thư chưa được triệt để, vẫn còn xuất hiện những thiếu sót về thể thức và kỹ thuật trình bày trong soạn thảo văn bản

2.5 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND

huyện Tiên Du

Để các văn bản soạn thảo ra đảm bảo chất lượng và đạt được mục đích yêu cầu đề ra, các nhân viên văn phòng huyện Tiên Du luôn tuân thủ đúng các bước trong quy trình soạn thảo văn bản đề ra

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản huyện Tiên Du gồm:

Bước 1 Xác định nội dung của văn bản

+ Làm sáng tỏ mục đích của văn bản ban hành nhằm mục đích gì

+ Xác định được giới hạn của văn bản

+ Xác định được đối tượng giải quyết và thực hiện của văn bản

Bước 2 Chọn tên loại văn bản (hình thức)

+ Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành

+ Dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan, đối tượng giải quyết và ban hành văn bản

Bước 3 Thu thập và xử lý thông tin

+ Thông tin phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành.+ Thông tin gồm:

 Thông tin pháp lý

 Thông tin thực tế

 Thời gian, địa điểm, thành phần

Bước 4 Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

+ Trình bày những điều cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung

+ Triển khai những ý chính của đề cương

+ Đọc và kiểm tra lại bản thảo

Bước 5 Duyệt bản thảo

+ Trình cấp có thẩm quyền duyệt và xem xét lại nội dung

Bước 6 Nhân bản văn bản

+ Nhân bản văn bản đúng số lượng và đóng dấu

Bước 7 Hoàn thiện văn bản để ban hành

+ Nhân bản xong, người soạn thảo có trách nhiệm đọc lại

+ Quay về văn thư cơ quan để ký, ghi số, đóng dấu

Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của huyện Tiên du cho thấy được công tác soạn thảo đã được lãnh đạo cơ quan và nhân viên văn thư chú trọng và tuân thủ đúng theo quy trình Chính vì vậy mà các văn bản của huyện ban hành

ra cơ bản là tốt và đảm bảo đúng chất lượng và đáp ứng được mọi mục đích yêu cầu của cơ quan đề ra

2.6 Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản

Nhằm giúp cơ quan ban hành văn bản một cách thông suốt và có hiệu lực pháp lí cao nhất, UBND huyện Tiên Du luôn trú trọng với công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản luôn tuân thủ nguyên tắc và thực hiện theo quy định

Sắp xếp các văn bản quy phạm pháp luật vào từng tệp riêng lẻ để thuận lợi cho việc tra tìm và sử dụng khi cần thiết Những văn bản mà UBND huyện Tiên Du ban hành hết hiệu lực thì được loại bỏ và xây dựng văn bản mới

Lãnh đạo khi ký ban hành văn bản luôn tự kiểm tra thêm một lần nữa trước khi ký

Khi có phát hiện sai xót, văn bản được sửa chữa, chỉnh sửa, bổ sung hoặc hủy bỏ

Trong 3 năm trở lại đây UBND huyện Tiên Du đã ban hành số văn bản như sau:

định, công văn.

Số lượng mỗi loại văn bản ban hành qua các năm có sự chênh lệch nhau không đáng kể Từ đó cho thấy hoạt động điều hành và tổ chức của huyện qua các năm tương đối ổn định

Qua đó cho thấy công tác tổ chức, ban hành văn thư huyện Tiên Du thực hiện tương đối tốt và chấp hành nghiêm chỉnh đúng quy chế văn thư

2.7 Tổ chức lưu trữ của UBND huyện Tiên Du

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp

vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không thể thiếu được trong hoạt động của mỗi cơ quan

Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, lãnh đạo và UBND huyện Tiên Du đã ban hành các văn bản quản lí

về công tác văn thư, lưu trữ:

4 Tờ trình về việc ban hành “Quyết định ban hành Danh mục các cơ quan

và thành phần tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ huyện”

5 Công văn “Về việc báo cáo số lượng, chất lượng cán bộ công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ.”

Việc ban hành các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Tiên Du đã mang lại những hiệu quả:

- Giúp cho việc quản lí công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan dễ dàng hơn

- Giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

và đẩy mạnh mọi hoạt động của cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giảm bớt tệ nạn quan liêu giấy tờ

- Giữ gìn và đảm bảo bí mật của cơ quan được tốt hơn.

- Giúp cho việc tra tìm, xử lí hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và dễ dàng 4 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Tiên Du

2.8 Những trang thiết vị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng huyện Tiên Du.

Để giúp nhân viên văn phòng hoàn thành tốt công việc văn phòng không thể không nói đến các trang thiết bị trong văn phòng Qua việc quan sát và tìm hiểu các trang thiết bị văn phòng huyện Tiên Du cho thấy được: Hiện nay các trang thiết bị văn phòng huyện Tiên Du gồm:

+ Giúp lãnh đạo phòng dễ dàng quản lí, phân chia công việc cho nhân viên trong phòng

- Hạn chế:

+ Tủ đựng tài liệu không gần với bàn làm việc của nhân viên văn thư khiến công tác lưu trữ, cất giữ cũng như tìm tài liệu không được thuận tiện

+ Máy in, máy photo không gần với ô đựng tài liệu khiến cho việc để tài liệu khi in, photo chưa được khoa học.

2.9 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện đại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu

(Phụ lục 05, 06)

2.10 Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của

cơ quan.

Hiện nay văn phòng huyện Tiên Du đã ứng dụng được các phần mềm vào

sử dụng trong công tác văn phòng huyện như:

- Phần mềm quản lí văn thư – edoc

2.11 Sưu tầm tên mỗi loại văn bản Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày các loại văn bản ban hành của UBND huyện Tiên Du.

Các mẫu loại văn bản ban hành của UBND huyện Tiên Du (phụ lục 03)Nhìn chung công tác soạn thảo văn vản của huyện Tiên Du cơ bản thực hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư

số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Các văn bản ban hành đều đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày của từng loại văn bản

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn những sai sót trong thể thức và kỹ thuật

trình bày như:

- Trích yếu nội dung của những văn bản có tên loại quên không gạch chân

- Kính gửi 2 cơ quan đơn vị trở lên không xuống dòng gạch đầu dòng mà viết luôn cùng kính gửi

- Dấu câu sử dụng không đúng theo quy định

Từ đó cho thấy công tác văn thư chưa được triệt để, vẫn còn xuất hiện những thiếu sót về thể thức và kỹ thuật trình bày trong soạn thảo văn bản

2.12 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Tiên Du

Để các văn bản soạn thảo ra đảm bảo chất lượng và đạt được mục đích yêu cầu đề ra, các nhân viên văn phòng huyện Tiên Du luôn tuân thủ đúng các bước trong quy trình soạn thảo văn bản đề ra

Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản huyện Tiên Du gồm:

Bước 1 Xác định nội dung của văn bản

+ Làm sáng tỏ mục đích của văn bản ban hành nhằm mục đích gì

+ Xác định được giới hạn của văn bản

+ Xác định được đối tượng giải quyết và thực hiện của văn bản

Bước 2 Chọn tên loại văn bản (hình thức)

+ Căn cứ vào mục đích và tính chất của văn bản dự định ban hành

+ Dựa vào thẩm quyền ban hành văn bản của cơ quan, đối tượng giải quyết và ban hành văn bản

Bước 3 Thu thập và xử lý thông tin

+ Thông tin phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành.+ Thông tin gồm:

 Thông tin pháp lý

 Thông tin thực tế

 Thời gian, địa điểm, thành phần

Bước 4 Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

+ Trình bày những điều cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung

+ Triển khai những ý chính của đề cương

+ Đọc và kiểm tra lại bản thảo.

Bước 5 Duyệt bản thảo

+ Trình cấp có thẩm quyền duyệt và xem xét lại nội dung

Bước 6 Nhân bản văn bản

+ Nhân bản văn bản đúng số lượng và đóng dấu

Bước 7 Hoàn thiện văn bản để ban hành

+ Nhân bản xong, người soạn thảo có trách nhiệm đọc lại

+ Quay về văn thư cơ quan để ký, ghi số, đóng dấu

Nhìn vào các bước soạn thảo văn bản của huyện Tiên du cho thấy được công tác soạn thảo đã được lãnh đạo cơ quan và nhân viên văn thư chú trọng và tuân thủ đúng theo quy trình Chính vì vậy mà các văn bản của huyện ban hành

ra cơ bản là tốt và đảm bảo đúng chất lượng và đáp ứng được mọi mục đích yêu cầu của cơ quan đề ra

3 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND huyện Tiên Du

3.1 Những trang thiết vị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng huyện Tiên Du.

Để giúp nhân viên văn phòng hoàn thành tốt công việc văn phòng không thể không nói đến các trang thiết bị trong văn phòng Qua việc quan sát và tìm hiểu các trang thiết bị văn phòng huyện Tiên Du cho thấy được: Hiện nay các trang thiết bị văn phòng huyện Tiên Du gồm:

+ Giúp lãnh đạo phòng dễ dàng quản lí, phân chia công việc cho nhân viên trong phòng

liệu khi in, photo chưa được khoa học.

3.2 Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của

cơ quan.

Hiện nay văn phòng huyện Tiên Du đã ứng dụng được các phần mềm vào

sử dụng trong công tác văn phòng huyện như:

- Phần mềm quản lí văn thư – edoc

Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

I NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ NHỮNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.

1 Ưu điểm

Được sự quan tâm, chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên và những yêu cầu của công việc, nhìn chung các cán bộ làm công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ huyện Tiên Du đều có trình độ chuyên môn và nắm chắc nghiệp vụ, làm tốt công việc trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình Các cán bộ, chuyên viên làm việc có trách nhiệm, luôn đoàn kết thống nhất trong giải quyết công việc khiến hiệu quả công việc cao và được giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không ùn tắc Lãnh đạo văn phòng luôn là người trực tiếp giải quyết các công việc quan trọng, nếu lãnh đạo đi vắng thì thường ủy quyền cho cấp dưới giải quyết các công việc trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn được giao, các cán bộ, chuyên viên khi giải quyết công việc đều xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên để tránh xảy ra sai sót

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiên Du rất khoa học được chia ra làm nhiều phòng, ban có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng song vẫn có mối quan hệ với nhau để cùng thực hiện những nhiệm vụ cụ thể mà cấp trên giao cho Mỗi phòng, ban có ít nhất từ 03 cán bộ, chuyên viên, mỗi người đảm nhiệm một nội dung công việc riêng xong vẫn hỗ trợ nhau về công tác chuyên môn để làm tăng hiệu quả công việc

Phòng Nội vụ huyện Tiên Du là phòng chức năng trực thuộc UBND huyện đứng đầu là trưởng phòng, 02 phó phòng và đội ngũ các cán bộ, chuyên viên

Các trang thiết bị trong phòng khá hiện đại, tất cả nhân sự trong phòng đều được trang bị máy vi tính, tất cả các công việc liên quan đến văn bản đều làm trên máy chứ không làm thủ công như trước, ngoài máy vi tính thì phòng còn có các trang thiết bị hiện đại như máy in, máy photocopy, máy fax, máy quét, điện thoại và các vật dụng khác như tủ đựng tài liệu, tủ đựng văn phòng phẩm, mắc áo, các thiết bị chiếu sáng đảm bảo cho việc thực hiện công việc được tốt