NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN CỦA CÁN BỘ CÔNG CHỨC UBND phường Lê Hồng Phong

MỤC LỤC I. LỜI NÓI ĐẦU 1 II. NỘI DUNG BÁO CÁO 4 PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Lê Hồng Phong: 4 1.1 Vài nét sơ lược về UBND phường Lê Hồng Phong. 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Phường Lê Hồng Phong: 4 1.2.1 Chức năng: 4 1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn: 5 1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Lê Hồng Phong. 7 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND phường Lê Hồng Phong. 8 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8 2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8 a. Vị trí chức năng. 8 b. Nhiệm vụ quyền hạn 9 c. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND phường: 12 2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng 12 2.1.2.1. Vị trí công việc 12 2.1.2.2. Trách nhiệm công việc 12 2.1.2.3. Điều kiện làm việc . 13 2.1.2.4. Tiêu chuẩn: 13 3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 14 3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan , tổ chức. 14 3.2 Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, Kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan). 15 3.2.1. Khái niệm: 15 3.2.2. Vai trò: 15 3.2.5 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác 17 3.2.6. Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 17 3.2.7. Bố cục lịch công tác hàng tuần 18 3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18 3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 18 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức; 19 3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 20 3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 24 3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 24 3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 24 3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 26 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 27 3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 28 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 28 4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28 4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) . Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 29 4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính…). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại. 29 PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN 31 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN 32 1.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp 32 1.1.1 Giao tiếp 32 1.1.2 Kỹ năng giao tiếp 32 1.1.3 Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản 32 1.2 Khái niệm tiếp dân 33 1.2.1 Mục đích, ý nghĩa, vai trò tiếp công dân 33 1.2.2 Quan niệm về tiếp dân 34 1.2.2.1 Quan niệm tiếp dân là thể hiện quan điểm “dân là gốc” của Đảng và Nhà nước ta. 34 1.2.2.2 Quan niệm tiếp công dân là tạo điều kiện để nhân dân trực tiếp tham gia quản lý nhà nước, quản lý xã hội. 34 1.2.2.3 Quan niệm tiếp công dân là bước đầu giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân 35 1.2.3 Nội dung và các hình thức trong công tác tiếp dân 35 1.2.3.1 Tiếp công dân theo chủ đề 35 1.2.3.2 Tiếp công dân theo tính chất, nội dung vụ việc 36 1.2.4 Trách nhiệm của người tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp công dân. 36 1.2.4.1 Trách nhiệm của người tiếp công dân được quy định tại Điều 4 tại Nội quy tiếp công dân tại trụ sở UBND phường Lê Hồng Phong ban hành ngày 01 tháng 10 năm 2014 36 1.2.4.2 Quyền và Nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp công dân được quy định tại Điều 10, Điều 11 Quy chế tiếp dân của UBND phường Lê Hồng Phong ngày 01 tháng 10 năm 2014 37 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN CỦA 38 CÁN BỘ CÔNG CHỨC TẠI UBND PHƯỜNG LÊ HỒNG PHONG 38 2.1 Thực trạng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức viên chức tại UBND phường Lê Hồng Phong. 38 2.2 Thực trạng công tác tiếp dân của cán bộ công chức tại UBND phường Lê Hồng Phong 42 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN CỦA CÁN BỘ CÔNG CHỨC PHƯỜNG 49 3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức tại UBND phường như sau: 49 3.2 Giải pháp nâng cao công tác tiếp dân của cán bộ công chức viên chức của UBND phường. 49 PHẦN III: PHỤ LỤC 52

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN

1 Họ và tên : Phạm Thị Thuý Hiền

2 Ngày tháng năm sinh : 02/11/1981

3 Quê quán : P Lê Hồng Phong – TP Phủ Lý - tỉnh Hà Nam

4 Nơi cư trú: Tổ 5 – P Lê Hồng Phong – TP Phủ Lý - tỉnh Hà Nam

4 Khoa: Quản Trị Văn Phòng

THÔNG TIN CƠ QUAN :

Tên cơ quan đơn vị thực tập: UBND phường Lê Hồng Phong

TP Phủ Lý - tỉnh Hà Nam

Người hướng dẫn thực tập: Ông Lại Văn Thuật

Chủ tịch UBND phường Lê Hồng Phong

Điện thoại: 03513.855.340 Fax : 03513.855.345

Địa chỉ : Đường Lý Thái Tổ - P Lê Hồng Phong – TP Phủ Lý - tỉnh HàNam Email : UBNDlehongphong.pl@hanam.gov.vn

Hà Nam, ngày 05 tháng 11 năm 2015

Người báo cáo

Sinh viên

Phạm Thị Thuý Hiền

M C L C ỤC LỤC ỤC LỤC

I LỜI NÓI ĐẦU 1

II NỘI DUNG BÁO CÁO 4

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 4

1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Lê Hồng Phong: 4

1.1 Vài nét sơ lược về UBND phường Lê Hồng Phong 4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Phường Lê Hồng Phong: 4

1.2.1 Chức năng: 4

1.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn: 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Lê Hồng Phong 7

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND phường Lê Hồng Phong 8

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 8

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 8

a Vị trí - chức năng 8

b Nhiệm vụ - quyền hạn 9

c Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND phường: 12

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng .12

2.1.2.1 Vị trí công việc 12

2.1.2.2 Trách nhiệm công việc 12

2.1.2.3 Điều kiện làm việc 13

2.1.2.4 Tiêu chuẩn: 13

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 14

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan , tổ chức 14

3.2 Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, Kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan) 15

3.2.1 Khái niệm: 15

3.2.2 Vai trò: 15

3.2.5 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác 17

3.2.6 Bố cục chương trình, kế hoạch công tác 17

3.2.7 Bố cục lịch công tác hàng tuần 18

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 18

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 18 3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức;19

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ

quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 20

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 24

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 24

3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 24

3.4.1.2 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 26

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị 27

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 28

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 28

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 28

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 29

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính…) Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại 29

PHẦN II:CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN 31

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN .32 1.1 Khái niệm kỹ năng giao tiếp 32

1.1.1 Giao tiếp 32

1.1.2 Kỹ năng giao tiếp 32

1.1.3 Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản 32

1.2 Khái niệm tiếp dân 33

1.2.1 Mục đích, ý nghĩa, vai trò tiếp công dân 33

1.2.2 Quan niệm về tiếp dân 34

1.2.2.1 Quan niệm tiếp dân là thể hiện quan điểm “dân là gốc” của Đảng và Nhà nước ta 34

1.2.2.2 Quan niệm tiếp công dân là tạo điều kiện để nhân dân trực tiếp tham gia quản lý nhà nước, quản lý xã hội 34

1.2.2.3 Quan niệm tiếp công dân là bước đầu giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân 35

1.2.3 Nội dung và các hình thức trong công tác tiếp dân 35

1.2.3.1 Tiếp công dân theo chủ đề 35

1.2.3.2 Tiếp công dân theo tính chất, nội dung vụ việc 36

1.2.4 Trách nhiệm của người tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp công dân 36

1.2.4.1 Trách nhiệm của người tiếp công dân được quy định tại Điều 4 tại Nội quy tiếp công dân tại trụ sở UBND phường Lê Hồng Phong ban hành ngày 01 tháng 10 năm 2014 36 1.2.4.2 Quyền và Nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp công dân được quy định tại Điều 10, Điều 11 Quy chế tiếp dân của UBND phường Lê Hồng Phong ngày 01 tháng 10 năm 2014 37 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN CỦA 38 CÁN BỘ CÔNG CHỨC TẠI UBND PHƯỜNG LÊ HỒNG PHONG 38 2.1 Thực trạng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức viên chức tại UBND phường Lê Hồng Phong 38 2.2 Thực trạng công tác tiếp dân của cán bộ công chức tại UBND phường

Lê Hồng Phong 42 CHƯƠNG III GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN CỦA CÁN BỘ CÔNG CHỨC PHƯỜNG 49 3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức tại UBND phường như sau: 49 3.2 Giải pháp nâng cao công tác tiếp dân của cán bộ công chức viên chức của UBND phường 49

PHẦN III: PHỤ LỤC 52

I LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơhội thuận lợi cũng như thách thức Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc cần phải

có sự quản lý, điều hành tốt, điều này đòi hỏi sự nỗ lực của mọi thành viên thamgia phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường cạnh tranhnăng động và cải cách hiệu quả Ngày nay Văn phòng trở thành một bộ phậnquan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức chính vì thế Văn phòngphải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mớiVăn phòng Đối với các cơ quan, doanh nghiệp nước ngoài, từ lâu Quản trị Vănphòng đã được coi là một ngành khoa học mang tính liên ngành và được đặc biệtcoi trọng, áp dung phổ biến trong lĩnh vực quản lý hành chính, quản trị kinh doanh.Tuy nhiên, để có nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp

vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất thiếu Do đó việc đàotạo nguồn nhân lực về Quản trị Văn phòng trở thành một nhu cầu tất yếu

Xuất phát từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môitrường công nghệ của thời đại thông đại chúng thì Trường Đại học Nội Vụ HàNội đào tạo ngành Quản trị văn phòng.Với phương châm học đi đôi với hành, lýluận gắn với thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội Vụ HàNội nói chung và Quản trị Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ

sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến thứcmới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận Bởi Văn phòng là bộphận tham mưu đắc lực cho các cấp lãnh đạo và quản lý trong việc tổ chức điềuhành hoạt động của cơ quan Chính vì vậy những người làm trong lĩnh vực Quảntrị Văn phòng phải là những người có tư duy và phương pháp tổ chức quản lý,năng động và sáng tạo, có tính chuyên nghiệp, thành thục kỹ năng hành chnsh,tiếp cận với công nghệ hiện đại và có khả năng thích ứng cao với hoàn cảnh.Ngoài kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức về kỹ năng hành chính và

kỹ năng mềm rất cần thiết cho những người làm trong văn phòng hiện đại vàchuyên nghiệp

Với phương châm "Học thật, ra đời làm thật" nhằm giúp cho cán bộ Quảntrị văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết đã học vào thực tế công việc khoaQuản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinhviên đi thực tập tốt nghiệp tại các cơ quan nhằm mục đích:

+ Giúp sinh viên tìm hiểu tình hình thực tế về công tác văn phòng, công tácvăn thư Qua đó sinh viên có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tìnhhình thực tiễn để so sánh áp dụng và hoàn thiện hơn về kiến thức, hơn thế nữa

có đôi phần về thực tiễn, củng cố và nâng cao hơn nữa nhận thức về nghề nghiệpmình đã lựa chọn và đam mê về ngành nghề mình đã lựa chọn

+ Vận dụng kiến thức đã học để thực hành một số khâu nghiệp vụ về côngtác văn phòng, công tác văn thư nhằm bước đầu rèn luyện tay nghề, xây dựngphong cách làm việc của nhà quản trị, người cán bộ văn phòng trong tương lai.+ Tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên trong việc tiếp thu các kiến thứcthuộc lĩnh vực Văn thư lưu trữ ở cơ quan nơi mình thực tập để thấy rõ tầm quantrọng của Văn thư lưu trữ

Thực hiện kế hoạch của nhà trường và các thầy cô giáo trong Khoa Quảntrị Văn Phòng em đã và đang thực tập tại UBND phường Lê Hồng Phong.Trong thời gian thực tập tốt nghiệp em luôn nhận được sự hưỡng dẫn chỉ bảo tậntình chu đáo của cán bộ, nhân viên văn phòng, em được trực tiếp tự mình làmnhững công việc trong văn phòng như một cán bộ thực sự, đặc biệt người hướngdẫn đã nhiệt tình giúp đỡ và đưa ra những lời khuyên bổ ích những câu trả lờitrong quá trình thực tập vô cũng quý báu và hỗ trợ em để em hoàn thành tốt đợtthực tập tốt nghiệp này

Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể quý thầy cô giáotrong khoa Quản Trị Văn Phòng đã nhiệt tình dạy dỗ, giúp đỡ em trong quá trìnhhọc tập, truyền đạt kiến thức chuyên ngành, các kỹ năng nghiệp vụ cũng nhưnhững kinh nghiệm thực tế trong cuộc sống để em hoàn thiện mình hơn tronghọc đường và xã hội để có sự hiểu biết sâu về vốn kiến thức nghiệp vụ để trongquá trình thực tập và làm việc được tốt hơn để em có thể hoàn thành tốt đợt thực

tập tốt nghiệp này Đặc biệt, em xin cảm ơn thầy Nguyễn Xuân Trung ngườihướng dẫn em trong quá trình thực tập tại cơ quan

Ngoài ra, em gửi lời cảm ơn tới toàn thể các cô, các chú, các bác, các anh,chị trong tập thể UBND Phường Lê Hồng Phong đã tận tình hướng dẫn và giúp

đỡ em trong quá trình thực hiện các công việc chuyên môn và hoàn thành đợtthực tập tốt nghiệp và trong quá trình làm báo cáo thực tập tốt nghiệp

Với thời gian không cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực

tế còn hạn chế nên bài Báo cáo thực tập còn nhiều thiếu sót Nhưng với sựnghiên cứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được chỉbảo tận tình của quý thầy cô, để em hoàn thiện bản thân về các kỹ năng nghiệp

vụ chuyên môn, trau dồi tích luỹ kinh nghiệm để tiếp tục công tác và hoàn thànhtốt mọi nhiệm vụ được giao

Em xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nam, ngày 05 tháng 11 năm 2015

Sinh viên

Phạm Thị Thuý Hiền

II NỘI DUNG BÁO CÁO

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường Lê Hồng Phong:

I.1 Vài nét sơ lược về UBND phường Lê Hồng Phong

UBND phường Lê Hồng Phong nằm ở phía Tây Nam thành phố Phủ Lý,được thành lập vào ngày 11/11/2000 trên cơ sở được tách ra từ xã Châu Sơn vớidiện tích 298.56 ha, dân số 6.897 nhân khẩu Đến tháng 10/2013, thực hiện Nghịquyết 89/NQ-CP của Chính phủ về việc mở rộng địa giới hành chính thành phốPhủ Lý, phường Lê Hồng Phong được sáp nhập thêm một phần diện tích của xãThanh Sơn - huyện Kim Bảng - tỉnh Hà Nam, tính đến tháng 10/2015 diện tíchtoàn phường là: 760.64 ha, số hộ là: 4537 với 14.829 nhân khẩu phân bố trên 18

tổ dân phố Vị trí địa lý: phía Đông giáp sông Đáy, phía Tây giáp xã Thanh Sơnhuyện Kim Bảng, phía Nam giáp phường Châu Sơn và phía Bắc giáp xã Phù Vân

Là một trong những phường có diện tích rộng và dân số đông nhất thànhphố Phủ Lý, phường có khoảng 70 cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, 04 trườngĐại học, Cao đẳng, THCN và 01 khu công nghiệp của tỉnh đóng trên địa bàn nên

số người từ các huyện, tỉnh khác tập trung đến học tập, làm việc và sinh hoạttương đối đông tạo điều kiện cho việc phát triển các loại hình dịch vụ thươngmại, tiểu thủ công nghiệp Tốc độ phát triển kinh tế tăng bình quân 4-5%.năm.Ngoài ra sản xuất nông nghiệp cũng góp phần không nhỏ trong chỉ tiêu pháttriển kinh tế xã hội của toàn phường Trong 15 năm qua tình hình kinh tế xã hộicủa phường phát triển tương đối đồng đều có sự thay đổi từng năm, an sinh xãhội được quan tâm và phát triển, tình hình an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội

ổn định, đời sống vật chất tinh thần của người dân ngày càng được nâng cao tạođược lòng tin trong nhân dân, nhiều năm liền Đảng uỷ - UBND phường là mộttrong những đơn vị cơ sở trong sạch vững mạnh

I.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Phường Lê Hồng Phong:

I.2.1 Chức năng:

- UBND do HĐND bầu ra là cơ quan chấp hành của HĐND , cơ quan hànhchính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND các cấp và cơquan Nhà nước cấp trên

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của

cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảothực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, cũng như củng cốQuốc phòng và thực hiện các chính sách khác ở địa phương

- UBND phường Lê Hồng Phong thực hiện chức năng quản lý Nhà Nước ởđịa phương góp phần đảm bảo sự lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý của bộ máy Nhànước từ trung ương đến địa phương cơ sở

I.2.2 Nhiệm vụ, Quyền hạn:

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân phường thông qua để trình Uỷ ban nhân dân thành phố Phủ Lý phêduyệt; tổ chức thực hiện kế hoạch đó

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách và phương án phân bổ dự toán ngân sách của phường; dự toán điều chỉnhngân sách của phường trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sáchtrình Hội đồng nhân dân phường quyết định và báo cáo UBND Thành phố Phủ

Lý, Phòng TCKH thành phố Tổ chức thực hiện ngân sách, quản lý ngân sáchnhà nước trên địa bàn phường và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy địnhcủa pháp luật

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở phường; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,bảo vệ đê điều, phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn

kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều Quản lý, kiểm tra,bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để pháttriển các ngành, nghề mới

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong địa bànphường theo phân cấp

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ theo quy địnhcủa pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm phápluật theo thẩm quyền do pháp luật quy định

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở phường theo quy định của pháp luật

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong phường theo quy định của pháp luật

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phốihợp với trường học điều tra phổ cập theo quy định Tổ chức xây dựng và quản

lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở phường;phối hợp với UBND thành phố quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sởtrên địa bàn

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thểthao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch

sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật

- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách theo quy định của pháp luật

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩatrang nhân dân ở phường

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng khu vực phòng thủ địa phương

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng

ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở phường

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biệnpháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạmpháp luật khác ở phường

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương Trong việc thực hiện chính sách dân tộc vàchính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn

và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tínngưỡng, tôn giáo của nhân dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm phápluật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật Tổ chức tiếpdân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền

- Tổ chức thực hiện, phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thihành án; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo quyđịnh của pháp luật

1.2.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Lê Hồng Phong.

- Căn cứ vào tình hình và đặc điểm ở địa phương và cơ cấu tổ chức của cấptrên UBND phường Lê Hồng Phong có cơ cấu tổ chức như sau:

- HĐND là cơ quan đại diện quyền lực ở địa phương do nhân dân bầu ratheo nhiệm kỳ 5 năm, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền lực của nhândân, chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên

- UBND do HĐND phường bầu ra, là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địaphương, cơ quan chấp hành của HĐND phường và UBND Thành phố Phủ Lý

* UBND phường Lê Hồng Phong có cơ cấu tổ chức bao gồm:

Chủ tịch UBND phường lãnh đạo điều hành và quản lý toàn diện công tácthuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND phường theo luật định; trực tiếp chỉ đạo,điều hành các công việc có tính chất quan trọng, các vấn đề có tính chiến lượctrên tất cả các lĩnh vực công tác và các công việc cụ thể khác theo lĩnh vực đượcquy định tại quyết định về phân công nhiệm vụ các thành viên của UBNDphường Lê Hồng Phong

Các phó chủ tịch UBND phường: Giúp việc cho chủ tịch trong công tác lãnhđạo Bao gồm có 2 phó chủ tịch, một người phụ trách khối kinh tế, một ngườiphụ trách khối Văn hóa – xã hội.

Các ngành chuyên môn thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình theo quy định,.hiện nay có tổng số 10 công chức chuyên môn:

1 Công chức Văn phòng HĐND – UBND phường: 02 cán bộ

2 Công chức Tư pháp- Hộ tịch: 02 cán bộ

3 Công chức Tài nguyên - Môi trường- QLĐT: 02 cán bộ

4 Công chức Tài chính – Kế toán: 01 cán bộ

5 Công chức Văn hoá xã hội: 02 cán bộ

6 Công chức Quân sự: 01 cán bộ

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường phụ lục số 1)

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND phường Lê Hồng Phong

Trong tất cả các cơ quan Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng nhất, lànơi giao dịch, tiếp khách, tiếp dân làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với cấp dưới,giữa cán bộ nhân viên với nhau và các mối quan hệ bên ngoài Do đó Văn phòng cầnđược bố trí ở nơi thích hợp để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao

2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng

2.1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

a V trí - ch c năng ị trí - chức năng ức năng

Văn phòng HĐND và UBND phường Lê Hồng Phong (gọi tắt là Vănphòng) là cơ quan chuyên môn tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lýđiều hành của lãnh đạo HĐND – UBND phường và bảo đảm điều kiện vật chất

kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác:

Trong công tác tham mưu tổng hợp Văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiếnnhững vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành bộ máy để thựchiện chức năng, nhiệm vụ chung của phường

- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến vớilãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiếnphê duyệt Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinhphí, trang thiết bị kỹ thuật của phường Cả 2 chức năng này có mối quan hệ chặtchẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo củalãnh đạo HĐND – UBND phường đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu lực

và hiệu quả

b Nhiệm vụ - quyền hạn

Do đặc điểm riêng nên văn phòng của từng cơ quancó thể được giaonhững nhiệm vụ cụ thể khác nhau Nhưng nhìn chung văn phòng có nhữngnhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ

Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành Sau khi chương trình công tác được banhành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đônđốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, vănphòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thựchiện chương trình

Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn

có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban Tổ chức cuộc họp giaoban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban

- Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND phường trong việc chỉ đạo thực hiện

Văn phòng giúp UBND phường tổ chức công tác thông tin và xử lý thôngtin; Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác củađịa phương Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo củaUBND phường và việc giám sát của HĐND Công tác bảo đảm thông tin củavăn phòng tập trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kếhoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức

đoàn thể; Tình hình mọi mặt và các biến động trong địa phương.

Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hìnhkinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của phường trình lãnhđạo UBND ký ban hành Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ banđến các ngành, đoàn thể, tổ dân phố

- Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban

Ở UBND phường thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp

Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnhđạo Uỷ ban với các tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnhđạo các cơ quan đoàn thể trong phường…Trách nhiệm của văn phòng trong cáccuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợpvới công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghibiên bản cuộc họp

- Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng

Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng

có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởngtrong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinhnghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theothẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cánhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua

- Tổ chức công tác tiếp dân

Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếunại của nhân dân gửi đến Uỷ ban Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướngdẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết

- Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”

Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hànhchính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kếtquả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Nguyêntắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp

luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi

- bộ phận tiếp nhận hồ sơ

Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chứcchuyên môn khác của UBND phường có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiêncứu giải quyết hồ sơ, trả kết quả cho công dân, thu lệ phí theo quy định của pháp luật

- Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các cơ quan, đoàn thể và nhân dân

Mối quan hệ công tác giữa UBND phường với các cơ quan, đoàn thể vànhân dân được thông qua bằng nhiều hình thức Có thể trực tiếp, cũng có thểgián tiếp Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp Khi các cơ quan, đoànthể hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng cótrách nhiệm tiếp nhận nhu cầu Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng

ý, văn phòng sắp xếp lịch làm việc

- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc

Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND phường gồm có: Đấtđai, nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm

Ở cấp xã, phường, Văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban Bộphận bảo đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán Tuy vậyvăn phòng vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việccho HĐND và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước Nội dung

cụ thể là: Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị

kỹ thuật và phương tiện làm việc khác Trong trường hợp cụ thể, nếu được phâncông, văn phòng trực tiếp mua sắm văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng cáctài sản thuộc cơ quan Uỷ ban

- Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban

Công tác văn thư lưu trữ của UBND phường bao gồm: Quản lý và giải quyếtvăn bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ

sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức

sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quyđịnh của pháp luật

Công tác hành chính của UBND phường bao gồm lễ tân khánh tiết,

thường trực bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ Trách nhiệm của văn phòng đốivới công tác hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản củacấp trên gửi cho Uỷ ban Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bảnmới về công tác văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế củaphường.

C Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND-UBND phường:

UBND phường Lê Hồng Phong là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp

xã, do đó chưa thiết lập Văn phòng riêng mà chỉ cơ cấu 02 công chức Vănphòng ( 01 Văn phòng – Tôn giáo, 01 Văn phòng - Thống kê, thi đua khen

thưởng) Theo Quyết định số 11/2010/QĐ-UBND ngày 10/5/2010 của UBND tỉnh Hà Nam về việc quy định số lượng, chức danh cán bộ công chức ở xã, phường, thị trấn thuộc tỉnh Hà Nam

2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng

2.1.2.2 Trách nhiệm công việc

+ Xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi thực hiệnchương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, thammưu giúp Uỷ ban nhân dân trong việc chỉ đạo thực hiện

+ Giúp Uỷ ban nhân dân dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làmbáo cáo gửi lên cấp trên.

+ Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểubáo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chứcphường

+ Giúp Hội đồng nhân dân tổ chức kỳ họp, giúp Uỷ ban nhân dân tổ chứctiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến Hội đồngnhân dân và Uỷ ban nhân dân hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết

+ Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng nhândân cho công việc của Uỷ ban nhân dân

+ Giúp Uỷ ban nhân dân về công tác thi đua khen thưởng ở phường + Giúp Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nghiệp vụ côngtác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật và công tácđược giao

+ Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa Uỷ ban nhân dânvới cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa"

+ Thực hiện trình ký các giao dịch hành chính trực tiếp với Chủ tịch Uỷban nhân dân phường (hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường trong phạm

vi nội dung được uỷ quyền);

2.1.2.3 Điều kiện làm việc

- Tiền lương: theo hệ số lương quy định của Nhà nước

- Tiền thưởng: theo chế độ chung của phường

- Trợ cấp khác: trợ cấp tiền điện thoại

- Công chức Văn phòng được bố trí phòng làm việc, các công cụ, dụng

cụ, máy móc trang thiết bị cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ

2.1.2.4 Tiêu chuẩn:

- Có trình độ Trung cấp Văn thư Lưu trữ, Trung cấp Hành chính, Luật trở lên

- Nhiệt tình, trách nhiệm, trung thực, cởi mở, chan hoà, biết quan tâm tớimọi người, đoàn kết trong nội bộ cơ quan

- Kỹ năng giao tiếp tốt, phong cách làm việc chuyên nghiệp, có khả năngthích ứng với mọi điều kiện

* Thực tế ở một số phường, xã trên địa bàn Thành phố Phủ Lý, chức danhcông chức Văn phòng - Thống kê vẫn còn tình trạng cán bộ chưa có bằng cấpchuyên môn, còn nợ bằng vẫn làm công tác Văn phòng Lý do tồn tại của chế độ

cán bộ cũ còn lại, hoặc một số chức danh lãnh đạo không đủ điều kiện cơ cấuvào khoá mới Ví dụ: ở phường khoá trước 01 đồng chí Bí thư Đảng uỷ không

đủ điều kiện cơ cấu vào Ban chấp hành khoá mới chuyển xuống làm công tácVăn phòng chờ đủ tuổi để nghỉ chế độ Điều này đã làm ảnh hưởng đến chấtlượng cũng như tiến độ giải quyết công việc của Văn phòng và cả UBNDphường

3 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức:

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ cơ quan , tổ chức.

Văn bản UBND phường Lê Hồng Phong đã và đang áp dụng các văn bảnpháp luật hiện hành của nhà nước trong việc soạn thảo và ban hành văn bản,giải quyết văn bản đi, đến và lưu trữ như:

- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2011;

- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư;

- Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;

- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ – CP củaChính phủ về công tác Văn thư;

- Công văn số 425/VTLTNN – NVĐP ngày 18 tháng 7 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi đến;

- Thông tư 01/2011/TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP ngày 06 tháng 5năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015

Trong thời gian thực tập tại cơ quan qua khảo sát tìm hiểu em thấy cơquan chưa cập nhật các văn bản mới về văn thư lưu trữ như thông tư 07, Luậtlưu trữ 2011…

3.2 Công tác xây d ng Ch ựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch ương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch ng trình - K ho ch công tác (K ho ch ế hoạch công tác (Kế hoạch ạch công tác (Kế hoạch ế hoạch công tác (Kế hoạch ạch công tác (Kế hoạch năm, K ho ch tháng, l ch công tác tu n c a c quan) ế hoạch công tác (Kế hoạch ạch công tác (Kế hoạch ịch công tác tuần của cơ quan) ần của cơ quan) ủa cơ quan) ơng trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch

3.2.1 Khái ni m: ệm:

Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công táchoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhànước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định

Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu,biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nóichung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng Kế hoạchthường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạchdài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạchngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý)

Lịch công tác: là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiếncủa kế hoạch

+ Giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trìnhđiều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra.Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử dụng hợp lýquỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trungtheo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thựchiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra Chương trình, kế hoạch đảm bảo chothủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và

mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnhđạo cơ quan.

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giámọi hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơquan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả Lịch làm việc của cá nhân

sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc đượcgiao một cách hiệu quả

3.2.3 Những yêu cầu của chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việca) Yêu cầu của chương trình công tác

- Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước

- Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm:

– Đảm bảo tính đồng bộ:

- Tính đúng thẩm quyền:

- Đảm bảo tính khả thi:

Đảm bảo tính hệ thống:

b) Yêu cầu của kế hoạch công tác

- Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức

- Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên

- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ,biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc

- Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống phải xây dựng kế hoạchcông tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình tác củacấp trên

- - Phải đảm bảo tính khả thi và ăn khớp với nhau, tránh ôm đồm quá nhiềucông việc

c) Yêu cầu của lịch làm việc

- Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: chính xác tên côngviệc; chính xác ngày, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; chính xác tênngười thực hiện…

– Đảm bảo không có sự trùng lặp:

- Đảm bảo không bỏ sót:

- Đảm bảo tính khả thi:

- Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện:

3.2.4 Căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan:

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được

- Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới

- Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc:

- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan

3.2.5 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác

a) Quy trình lập chương trình công tác

Bước 1: Yêu cầu các ngành gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩmquyền giải quyết của ngành mình

Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc

Bước 3: Lấy ý kiến góp ý (nếu có)

Bước 4: Thông qua chương trình

Bước 5: Ban hành, sao gửi các ngành để thực hiện; lưu trữ theo quy định.b) Quy trình lập kế hoạch công tác;

Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Bước 2: Xác định mục tiêu – Cần phải xác định cụ thể và chính xác

Bước 3: Phân tích nguồn lực

Bước 4: Xây dựng phương án hành động:

Bước 5: Soạn thảo kế hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện

3.2.6 Bố cục chương trình, kế hoạch công tác

Ngoài các thành phần thể thức theo quy định, riêng bố cục nội dung củachương trình, kế hoạch công tác gồm ba phần chính sau đây:

a) Phần mở đầu

- Trình bày khái quát việc xây dựng chương trình, kế hoạch

- Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn

- Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch

- Trình bày mục đích của lập chương trình, kế hoạch

b) Phần nội dung

- Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch và biện pháp thực hiện

- Các điều kiện, phương tiện thực hiện

- Các đối tượng được phân công thực hiện

- Trình tự triển khai, tổ chức thực hiện…,

- Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết

c) Phần kết luận

- Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch

- Nêu các đề xuất, kiến nghị

3.2.7 Bố cục lịch công tác hàng tuần

- Bố cục lịch làm việc của cơ quan (lịch công tác tuần)

Đảm bảo nội dung thể hiện được các yếu tố chính sau:

+ Tên công việc: cần ghi chính xác tên công việc

+ Thời gian thực hiện: cần ghi chính xác ngày, tháng, năm, giờ, phút.+ Địa điểm thực hiện: chính xác tên phòng, số phòng, tên nhà, số nhà.+ Nhân sự: ghi chính xác thành phần

- Bố cục lịch làm việc của đơn vị và của cá nhân hàng tuần Đảm bảo nộidung thể hiện được các hoạt động chính của lãnh đạo và sự tham gia của các đơn

vị, cá nhân liên quan; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; địa điểm; thành phần;người chủ trì, cá nhân hoặc đơn vị chịu trách nhiệm về tài liệu, hậu cần…

* Nhận xét: Việc xây dựng chương trình kế hoạch công tác giúp lãnh đạoUBND phường chủ động, đảm bảo thông tin cho các ngành hoạt động theochương trình, theo kế hoạch tránh trùng lặp chồng chéo các nội dung công việcvới nhau Từ đó theo dõi chỉ đạo sát sao từng nội dung công việc, phân côngtrách nhiệm cụ thể đối với từng ngành tránh đùn đẩy trách nhiệm

Thời gian xây dựng chương trình công tác kéo dài, nếu các ngành khôngtập trung đăng ký nội dung công việc thì cán bộ Văn phòng không đưa vào bảngđăng ký dẫn đến tình trạng bị chậm, không có trong chương trình kế hoạchthường kỳ phải bổ sung gây mất thời gian, lãng phí kinh phí

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của cơ quan

Trong tất cả mọi cơ quan, tổ chức muốn hoạt động và phát triển được thì

cơ quan nào cũng phải sản sinh ra văn bản vì văn bản là một trong những công

cụ minh chứng cho việc quản lý, giải quyết nhiệm vụ được cấp trên giao và hoạtđộng, qua thời gian thực tập em biết được thẩm quyền ban hành văn bản của cơquan là:

Chủ tịch UBND phường ký các văn bản về chủ trương đường lối chínhsách, cơ chế ưu đãi phát triển kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng Về tổ chức

bộ máy và nhân sự theo sự phân cấp, ký các quyết định, chỉ thị và các văn bản.Các Phó Chủ tịch UBND phường là người phụ trách công tác thuộc lĩnhvực kinh tế, văn hóa xã hội có thẩm quyền ký thay Chủ tịch các văn bản khácthuộc thẩm quyền lĩnh vực của các phó Chủ tịch UBND phường phụ trách theoluật định

UBND phường hàng năm ban hành rất nhiều loại văn bản khác nhau nhưngchủ yếu là các văn bản hành chính thông thường, có một số ít là văn bản Quyphạm pháp luật Các văn bản của các ngành chuyên môn trước khi được banhành phải được thẩm định rõ ràng đảm bảo quy trình chặt chẽ, khi ban hànhđảm bảo giá trị pháp lý cao

Như vậy UBND phường Lê Hồng Phong đã thực hiện đúng các quy địnhcủa Nhà nước về thẩm quyền ban hành văn bản và đảm bảo giá trị pháp lý caocũng như hiệu lực thi hành

Trong thời gian thực tập tại UBND phường Lê Hồng Phong em nhận thấythẩm quyền ban hành, thể thức văn bản quản lý của cơ quan thực hiện đúng theoquy định, nhưng bên cạnh đó có một số văn bản trong quá trình ban hành cũng

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của cơ quan đượcthực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính Riêng đối với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm phápluật vẫn áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ huớng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản

Nhận xét ưu, nhược điểm:

Văn bản ban hành đúng thề thức và kỹ thuật trình bày về Font chữ, cỡ chữ

và kiểu chữ, căn lề… đúng theo quy định của thông tư đã và đang áp dụngNhược điểm:

Trong quá trình ban hành văn bản của UBND phường ban hành đặc biệt làcông văn theo quy định là không có tên loại nhưng thực tế vẫn có văn bản tênloại viết tắt là CV Một số trường hợp văn bản không có ký nháy của chuyênmôn trước khi ký văn bản

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của

cơ quan So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước, được sắpxếp khoa học mà cơ quan quản lý Nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong côngtác soạn thảo văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản là các bước đi cần thiết và bố trí sao cho hợp

lý trong quá trình soạn thảo một văn bản Để kết thúc mỗi bước là đạt được mụctiêu đề ra và kết quả của bước trước là cơ sở của bước sau và kết quả của bướcsau chứng minh sự cần thiết của bước trước

Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, nội dung, kĩ thuật trình bày văn bản:

Các văn bản đi của HĐND-UBND phường Lê Hồng Phong không phải docông chức Văn phòng soạn thảo mà tuỳ từng lĩnh vực chuyên môn phụ trách màngành đó soạn thảo.Tất cả mọi văn bản trước khi trình ký phải qua công chứcVăn phòng (hoặc Tư pháp) để kiểm tra thể thức văn bản đã đúng, đủ chưa Nếuvăn bản sai về thể thức hoặc nội dung, công chức Văn phòng hướng dẫn và yêucầu sửa lại Công chức Văn phòng là người chịu trách nhiệm về thể thức và kĩ

thuật trình bày văn bản và những văn bản nào đúng và đảm bảo thể thức phải cóchữ ký nháy của Văn phòng trước khi trình ký Lãnh đạo phường.

Trong quá trình soạn thảo văn bản các ngành còn mắc nhiều lỗi sai về thểthức văn bản như các phông chữ cỡ chữ chưa được chính xác chưa nắm rõ thông

tư hướng dẫn của Nhà nước quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày, một sốđơn vị soạn thảo văn bản vẫn còn sai trong việc đánh số và kí hiệu văn bản nhưCông văn là loại văn bản không có tên loại thì vẫn đánh có tên loại là CV, thẩmquyền ký thì không đề ký thay mặt…

Bước 2: Đăng ký số, ngày tháng năm văn bản.

UBND phường Lê Hồng Phong là cơ quan hành chính nhà nước nên cácvăn bản sản sinh ra rất nhiều và phức tạp cả văn bản hành chính thông thường vàvăn bản quy phạm pháp luật nên công chức Văn phòng lập Sổ đăng ký văn bản

đi của HĐND riêng, Sổ đăng ký văn bản đi của UBND riêng với từng tên loạivăn bản cụ thể như: Nghị quyết, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo, Kế hoạch, Côngvăn ……

Ngày tháng văn bản là ngày văn bản được ký ban hành

Bước 3: Trình ký văn bản:

Công chức Văn phòng không trực tiếp trình ký tất cả văn bản, mà ngànhnào soạn thảo thì ngành đó trình ký lãnh đạo cơ quan, tuy nhiên văn bản trình kíphải có chữ ký nháy của Văn phòng hoặc Tư pháp

Chủ tịch UBND phường là người có thẩm quyền ký tất cả các văn bảnđược sản sinh trong cơ quan, nhưng có thể ủy quyền cho 02 phó chủ tịch ký thaytheo thẩm quyền chức năng nhiệm vụ của từng người

Trước khi ký, lãnh đạo cơ quan xem xét lại nội dung và thể thức văn bản

và chịu trách nhiệm trước những văn bản đã ký vì lúc đó văn bản có hiệu lựcpháp lý

Bước 4: Nhân bản và Đóng dấu

Sau khi văn bản được kiểm tra, cho số, các đơn vị trình lãnh đạo ký (Chủtịch, các Phó chủ tịch ) và quay trở lại Văn phòng phô tô nhân bản và đóng dấu

Dấu tròn có màu mực đỏ tươi, được đóng chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký

về bên trái, dấu được đóng ngay ngắn, rõ ràng, không nhòe mực, đều mực

Công chức Văn phòng là người trực tiếp đóng dấu, chỉ đóng dấu khi đã cóchữ ký của lãnh đạo, không đóng dấu khống chỉ, không đóng dấu lên ảnh lụa

Bước 5: Chuyển giao văn bản:

- Làm thủ tục chuyển giao:

Đối với các văn bản chuyển ra bên ngoài cơ quan, công chức Văn phòng

là người làm thủ tục chuyển giao qua các bước sau (chuyển giao qua đường bưuđiện):

+ Lựa chọn bì phù hợp của UBND hay HĐND

+ Trình bày bì và điền các thông tin đầy đủ trước khi gửi đi

+ Vào bì, dán bì

+ Đóng dấu vào một số văn bản đặc biệt như: dấu khẩn, dấu mật, hỏa tốc…Các dấu đóng trên bì thư phải phù hợp với dấu trong văn bản, việc chuyểngiao văn bản mật thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

Ngoài gửi qua bưu điện, còn có các cách gửi khác như gửi qua mail, fax,gửi trực tiếp…

Đối với văn bản gửi nội bộ cơ quan thì phân công cán bộ chuyển giao tớitừng phòng làm việc của các ngành

Bước 6: Lưu, sắp xếp, bảo quản văn bản đi:

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-CP, văn bản đi được lưu lại 02 bản: một bản lưu tại đơn vịsoạn thảo văn bản, một bản lưu tại Văn phòng Bản lưu tại Văn phòng là bảnchính (bản có chữ kí của người có thẩm quyền như Chủ Tịch hoặc các phó chủtịch…, phải đóng dấu tươi, có chữ kí nháy của văn phòng)

Do các văn bản được đánh số riêng nên các văn bản đi được lưu riêngtheo từng cặp hồ sơ Các văn bản này được sắp xếp theo thứ tự từ số bé đến sốlớn, số bé ở dưới và số lớn ở trên

Các cặp hồ sơ sau khi được sắp xếp, kiểm tra sẽ được bảo quản trong các

tủ hồ sơ theo tiêu chuẩn, đảm bảm an toàn, hết năm được cán bộ Văn phòng thuthập, bổ sung và lập hồ sơ lưu trữ hiện hành

So sánh giữa lý thuyết và thực tế trong quá trình thực tập quy trình giải quyết văn bản đi

Lý thuyết Quy trình quản lý văn bản đi Quy trình quản lý văn bản đi của Thực tế

UBND phường Lê Hồng Phong

Bước 1 Kiểm tra thể thức, hình thức

kỹ thuật trình bày

Trình ký văn bản đi (Các đơn vị soạn thảo tự trình ký)

Bước 2 Trình ký văn bản đi cho thủ

trưởng phê duyệt

Cán bộ Văn phòng kiểm tra thể thức và

kỹ thuật trình bàyBước 3 Đóng dấu văn bản đi Đăng ký văn bản đi

Bước 4 Đăng ký văn bản đi Đóng dấu văn bản đi

Bước 5 Chuyển giao văn bản đi Chuyển giao văn bản đi

Bước 6 Bảo quản lưu trữ và sử dụng

Sau khi so sánh thực tế nhận thấy sự khác biệt này cũng hoàn toàn hợp lývới UBND phường Lê Hồng Phong vì công việc soạn thảo văn bản của phườnglại không do cán bộ Văn phòng soạn thảo mà lại do các ngành chuyên môn soạnnên sau khi soạn xong các ngành có thể mang xuống Văn phòng kiểm tra thểthức và kỹ thuật trình bày, nội dung, có thể các ngành mang trực tiếp trình lãnhđạo ký Sau đó mớí xuống Văn phòng đăng ký lấy số và dấu Nếu văn bảnkhông sai lúc đó cán bộ Văn phòng mới cho số và đăng ký vào sổ quản lý vănbản đi Nếu văn bản đó Văn phòng chưa kiểm tra hoặc có sai xót về thể thức thìVăn phòng trả lại và hướng dẫn cho các ngành chỉnh sửa đảm bảo đúng thể thức

và đảm bảo về nội dung rồi mới trình ký lãnh đạo Trên thực tế, một số ngànhnhư tài nguyên môi trường, giáo dục, công an thường trực tiếp trình ký lãnh đạorồi mới xuống Văn phòng vào số và đóng dấu Nếu văn bản sai xót Văn phòngyêu cầu chỉnh sửa lại cho đúng và trình ký lại thì ảnh hưởng đến tiến độ cũngnhư chất lượng và gây mất thời gian cho các ngành và lãnh đạo Do đó trong hộinghị giao ban UBND, cán bộ Văn phòng hướng dẫn và phôtô Thông tư 01/2011/

TT – BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật

trình bày văn bản hành chính để các ngành căn cứ thực hiện và cũng đề nghị lãnh đạoUBND phường khi ký ban hành văn bản phải có chữ ký nháy của cán bộ chuyênmôn rồi mới ký, tránh sai xót lãng phí kinh phí và thời gian

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến

3.4.1.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi là văn bản do cơ quan ban hành và gửi cho các cơ quan cấptrên, đơn vị cấp dưới, các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp khác

Nhìn chung quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi bao gồm tổng thểcác bứơc như: kiểm tra thể thức, văn phòng, kỹ thuật trình bày văn bản, trình

ký văn bản, ghi số ngày tháng năm và đóng dấu, đăng ký vào sổ, nhân bản vàlưu văn bản, chuyển giao văn bản đi (qua các đường như: Bưu điện, Fax, email,hoặc văn thư chuyển trực tiếp) Trước khi chuyển giao văn bản Văn phòng giữlại văn bản gốc để đưa vào hồ sơ lưu Cuối cùng sắp xếp văn bản bảo quảnphục vụ khai thác phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn bản lưu

Nhìn chung quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của UBNDphường Lê Hồng Phong được tổ chức đầy đủ theo quy định tại Nghị định110/2004/NĐ-CP

Dưới đây là mẫu sổ đăng ký văn bản đi

+ Bìa sổ có mầu xanh lục:

UỶ BAN NHÂN DÂN P LÊ HỒNG PHONG ( 1)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: (2)

Từ ngày / / đến ngày / / (3)

Từ số: đến số (4)

Quyển số: (5)

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị

(2) Năm mở sổ đăng ký văn bản đi

(3) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản vào sổ

(4) Số thứ tự đăng ký văn bản

(5) Số thứ tự của quyển sổ

Bên trong sổ văn bản đi có những nội dung sau:

- Các văn bản đi của UBND phường Lê Hồng Phong được đăng kí riêng

vào mỗi sổ theo quy định, việc đăng kí gồm ghi lại nội dung vào các cột sau:

Bên trong sổ đăng ký văn bản đi

Người

ký

Nơinhậnvăn bản

Đơn vịhoặcngườinhậnbản lưu

Sốlượngbản

Ghi chú

* Ưu điểm: Qua quá trình làm việc nhận thấy công tác quản lý và giảiquyết văn bản đi luôn đảm bảo đúng nguyên tắc, chính xác, cẩn thận Công chứcVăn phòng là người có chuyên môn nghiệp vụ, kinh nghiệm, nhiệt tình luônhoàn thành tốt nhiệm vụ

* Hạn chế: Do phải kiêm nhiệm nhiều việc, vẫn dùng các phương pháptruyền thống ( đăng ký sổ) chưa ứng dụng công nghệ thông tin phần mềm quản

lý văn bản nên đôi khi vẫn còn tình trạng trồng chéo trùng lặp số

(Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi phụ lục số 2)

3.4.1.2 S đ hóa quy trình qu n lý và gi i quy t văn b n đ n ơng trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch ồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến ản lý và giải quyết văn bản đến ản lý và giải quyết văn bản đến ế hoạch công tác (Kế hoạch ản lý và giải quyết văn bản đến ế hoạch công tác (Kế hoạch

Tất cả các văn bản các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính,văn bản chuyên ngành ( kể cả bản Fax) và các đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chứcđều được gọi chung là văn bản đến và được đăng ký vào 01 quyển sổ chung

Văn bản đến cơ quan được hình thành từ các nguồn sau:

- Văn bản do cấp trên gửi xuống.

- Văn bản do cấp dưới gửi lên

- Văn bản do cùng cấp gửi đến

- Văn bản của các đoàn thể, cá nhân gửi đến

- Đơn thư, khiếu nại của công dân gửi đến

Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư của cơquan, văn thư cơ quan có trách nhiệm phân loại, bóc bì, đóng dấu đến đăng kývào sổ văn bản đến sau đó chuyển giao cho lãnh đạo thuận tiện cho việc theo dõi

và quản lý văn bản

Đối với những văn bản có ghi đích danh người nhận thì văn thư khôngđược phép bóc bì mà chuyển thẳng đến cho người nhận

Mẫu dấu đến của UBND Phường Lê Hồng Phong

Dưới đây là mẫu sổ đăng ký văn bản đến

Ghi chú:

UBND PHƯỜNG LÊ HỒNG PHONG

C.V ĐẾN

Số ……….………

Ngày …… /…… / …

Chuyển………

(1) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.

(2) Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(3) Ngày tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản vào sổ

(4) Số thứ tự đăng ký văn bản

(5) Số thứ tự của quyển sổ

Bên trong sổ văn bản đi có những nội dung sau:

- Các văn bản đến của UBND phường Lê Hồng Phong được đăng kí

chung vào một sổ theo quy định, việc đăng kí gồm các cột sau:

Bên trong sổ đăng ký văn bản đến

Ngày

tháng

Đến

SốĐến

Nơi gửi Số ký

hiệu

Ngàythángcủa vănbản

Tên loại

và tríchyếu nộidung

Đơn vịhoặcngườinhận

Kýnhận

Ghi chú

* Ưu điểm: Đăng ký văn bản đến là khâu quan trọng giúp chúng ta nắm

bắt được tình hình số lượng văn bản đến, nội dung nhằm quản lý và tổ chức thựchiện có hiệu quả các văn bản chỉ đạo của cấp trên, các đề xuất kiến nghị của cơ quan, tổ chức, cá nhân …

* Nhược điểm: Do văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau: qua bưu điện,

qua văn thư, lãnh đạo đi họp mang về, qua mạng … Nên đôi khi Văn phòng không nhận được hoặc nhận thì quá thời gian Có những văn bản lãnh đạo đi họp

ở cấp trên mang về không chuyển qua Văn phòng vào sổ mà chuyển thẳng cho ngành liên quan nên văn thư không thể theo dõi quản lý

(Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đến xem phụ lục số 3)

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị

Lập hồ sơ là tập văn bản tài liệu có liên quan đến nhau về một vấn đề sựviệc, về một đối tượng cụ thể, hoặc một đặc điểm chung hình thành trong quátrình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổchức cá nhân

Văn bản sau khi giải quyết xong phải được lập hồ sơ hiện hành theo từngvấn đề cụ thể

Mục đích của việc lập hồ sơ là tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứutrước mắt cũng như lâu dài của cơ quan.

Việc lập hồ sơ hiện hành là một nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng, nếu trongcông tác Văn phòng làm tốt công việc lâp hồ sơ sẽ tạo điều kiện cho cán bộ Vănphòng thực hiện nghiệp vụ chuyên môn của mình là lập hồ sơ, sắp xếp các vănbản theo quy định được tốt hơn Đồng thời đây cũng là bước đầu xây dựng giátrị tài liệu Song thực tế tại UBND phường chưa lập được hồ sơ nộp vào lưu trữ

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý của nhà nước bao gồmtất cả những vấn đề về lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chứckhoa học

Ở UBND phường Lê Hồng Phong việc lập hồ sơ rất ít, chỉ ở một số ngànhnhư: Quân sự, Công an, Văn phòng, Tư pháp … song số hồ sơ lập được không đáng kể, tuy nhiên chất lượng tương đối tốt, hồ sơ giấy tờ đầy đủ được sắp xếp theo trình tự, lôgic Do ở cấp xã không có phòng lưu trữ cũng như cán bộ lưu trữriêng nên việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là không có mà hồ sơ của ngành nào ngành đó tự quản lý sắp xếp Do đó trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu gặp không ít khó khăn vì một số ngành như: Địa chính, Tài chính, Văn hoá

xã hội … không có chuyên môn về lập hồ sơ nên giấy tờ tài liệu còn để lộn xộn khi cần tìm văn bản mất rất nhiều thời gian

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng

Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại UBND phường Lê Hồng Phongqua tìm hiểu và quan sát nhận thấy: UBND phường được trang bị một số trangthiết bị như: 12 máy vi tính, 01 máy phô tô, 07 máy in, 01 máy fax, 03 máy điệnthoại Công chức Văn phòng là đầu mối điều tiết toàn bộ công việc của UBNDphường, do đó phòng làm việc bố trí ở trung tâm ngay đầu tiên ở các phòng làmviệc để tiện cho việc tiếp nhận thủ tục hành chính và giám sát các hoạt độngchung của phường Phòng làm việc của Công chức Văn phòng được trang bị đây

đủ phương tiện, trang thiết bị: máy điện thoại, máy tính, máy in, bàn làm việc, tủđựng tài liệu, bàn tiếp khách, bình nước, đồng hồ…nhằm giúp Văn phòng có thể

giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả nhất Tuy nhiên vẫn cònmột số trang thiết bị máy móc còn hỏng, cũ chưa thay thế như máy photo, điệnthoại…còn cơ sở vật chất thì bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ tài liệu đã hết thời hạn

sử dụng nhưng chưa được thay thế…

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.

Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế - xã hội thì các nhu cầu cải thiệnđổi mới để nâng cao hiệu quả công việc được đặt lên hàng đầu cũng như vậy yêucầu đổi mới, hiện đại văn phòng là một yêu cầu cần thiết và được quan tâm

Bố trí phòng làm việc là một công việc đòi hỏi khoa học và sáng tạo, việc

bố trí, sắp xếp phòng làm việc ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng, hiệuquả công việc và con người làm việc trong đó

Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiệm vụ mà mỗi phòng làmviệc được sắp xếp, bài trí, trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật khác nhau

Văn phòng của cơ quan được bố trí ở tầng 1 thuộc khu nhà 2 tầng Bêntrong được trang bị các đồ dùng, vật phẩm cần thiết: máy tính, máy in, máy phô

tô, máy scan, bàn làm việc, bàn tiếp khách… Các phòng chức năng khác được

bố trí ngay sát văn phòng để thuận tiện cho việc trao đổi công việc

(Mô hình văn phòng mới là kiểu văn phòng hiện đại Phụ lục số 4)

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý tài sản, quản lý tài chính…) Nhận xét bước đầu về những hiệu quả mang lại.

UBND phường Lê Hồng Phong hiện nay vẫn chưa sử dụng phần mềmtrong công tác văn phòng như: phầm mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến;phần mềm quản lý tài sản, phần mềm quản lý cán bộ … UBND phường hiện tạivẫn dùng phương pháp truyền thống trong công tác văn phòng là quản lý bằng

hệ thống sổ sách biểu mẫu Bước đầu văn phòng Ủy ban nhân dân mới chỉ sửdụng webmail (UBNDlehongphong.pl@hanam.gov.vn) do hệ thống thông tintruyền thông của UBND tỉnh Hà Nam, phần mềm này chủ yếu là gửi và nhậncác công văn, văn bản trong nội bộ cơ quan và bên ngoài cơ quan gửi đến.Tháng 8 năm 2015, UBND thành phố Phủ Lý tổ chức tập huấn và dự kiến đếntháng 12 chính thức đưa phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến ứng dụng

vào công tác văn thư cho toàn bộ các đơn vị phường xã trên địa bàn Thành phố.Song do một số yếu tố khách quan, cán bộ đi tập huấn không đầy đủ, một số tuổicao nên hạn chế một phần đến chất lượng hiệu quả khi triển khai

Với hệ thống thông tin truyền thông của tỉnh mang lại hiệu suất công việcnhanh hơn trong quá trình xử lý thông tin quan trọng, những văn bản có thểbằng bản mềm gửi đến các cơ quan nhanh hơn tiết kiệm thời gian, chi phí trongquá trình chuyển giao công văn không như đường bưu điện Tuy nhiên, tồn tạicủa công việc này là thuận lợi cho cấp trên nhưng gây lãng phí, tốn kém cho cấpdưới về việc in ấn, phô tô tài liệu văn bản, đôi khi có những nội dung văn bảnkhông cần thiết nhưng vẫn gửi về, một số ngành chỉ làm việc trên văn bản khôngxuống trực tiếp cơ sở trao đổi công việc

PHẦN II:

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, TIẾP DÂN

Khi nói đến giao tiếp thì chúng ta hiểu rằng là trong giao tiếp có tiếpkhách tiếp dân, tiếp khách được sử dụng chủ yếu trong doanh nghiệp nhưng tiếpdân thì được sử dụng trong các cơ quan nhà nước

Công tác tiếp dân hiện nay đang ngày càng trở nên quan trọng và cần thiếttrong sinh hoạt đời sống xã hội, trong quản lý nhà nước và trong hoạt động củacác cơ quan Nhà nước nói chung, cơ quan hành chính Nhà nước nói riêng Đây

là cầu nối trực tiếp, hữu hiệu nhất để người lãnh đạo chính quyền, cán bộ nhànước gần và sát dân hơn Thông qua hoạt động tiếp dân, cán bộ lãnh đạo sẽ có

cơ hội nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và những băn khoăn, trăn trở của nhân dântạo được niềm tin trong nhân dân góp phần nâng cao trách nhiệm của chínhquyền các cấp đặc biệt là cấp cơ sở gần dân nhất Đây cũng là thể hiện bản chất

của Nhà nước ta “Nhà nước của dân, do dân và vì dân” Từ tình hình thực tế

trong thời gian thực tập tại UBND phường Lê Hồng Phong em chọn đề tài thựctập “ Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân” Với sự trải nghiệm thực tế tại cơ quan bàichuyên đề này giúp em giới thiệu về kỹ năng giao tiếp, tiếp dân tại cơ quan qua

đó thấy được nhưng hạn chế để có thể đưa ra những giải pháp nhằm nâng caochất lượng kỹ năng giao tiếp, tiếp dân của cán bộ công chức ở phường Chuyên

đề thực tập gồm 3 phần:

Chương I: Cơ sở lý luận về kỹ năng giao tiêp, tiếp dân

Chương II: Thực trạng kỹ năng giao tiếp, tiếp dân của cán bộ công chức

viên chức tại UBND phường

Chương III: Giải pháp nâng cao chất lượng Kỹ năng giao tiếp, tiếp dân

của cán bộ công chức viên chức tại UBND phường

Trong quá trình làm bài chuyên đề của em còn thiếu xót , kính mong nhậnđược sự đóng góp ý kiến và chỉnh sửa của các thầy cô trong khoa để bài làm của

em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn !