Nghiên cứu giải pháp nâng cao chất lượng kỹ năng giao tiếp, tiếp dân của cán bộ công chức, viên chức tại UBND phường Lê Hồng Phong

Tổ chức và hoạt động của văn phòng

Ở UBND phường thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với các tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong phường…Trách nhiệm của văn phòng trong các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung; Ghi biên bản cuộc họp. Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.

Xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí công việc trong văn phòng

+ Giúp Hội đồng nhân dân tổ chức kỳ họp, giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết. * Thực tế ở một số phường, xã trên địa bàn Thành phố Phủ Lý, chức danh công chức Văn phòng - Thống kê vẫn còn tình trạng cán bộ chưa có bằng cấp chuyên môn, còn nợ bằng vẫn làm công tác Văn phòng.

Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức

• Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác (Kế hoạch năm, Kế hoạch tháng, lịch công tác tuần của cơ quan)
• Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
• Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

- Nội dung của kế hoạch cần chỉ rừ danh mục những cụng việc dự kiến, nguồn lực (nhõn lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rừ cỏc mục tiờu, nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc. - Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống phải xây dựng kế hoạch công tác năm, 6 tháng, quý và tháng của mình phù hợp với chương trình tác của cấp trên. - - Phải đảm bảo tính khả thi và ăn khớp với nhau, tránh ôm đồm quá nhiều công việc. c) Yêu cầu của lịch làm việc. - Đảm bảo tính chính xác khi xây dựng lịch làm việc: chính xác tên công việc; chính xác ngày, giờ thực hiện; chính xác địa điểm thực hiện; chính xác tên người thực hiện…. – Đảm bảo không có sự trùng lặp:. - Đảm bảo tính hiệu quả khi thực hiện:. - Căn cứ vào chương trình, kế hoạch công tác được - Căn cứ vào đề nghị của các cơ quan, đơn vị cấp dưới. - Căn cứ vào quy mô, tính chất và yêu cầu thực tiễn công việc:. - Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan. 3.2.5 Quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác a) Quy trình lập chương trình công tác. Bước 1: Yêu cầu các ngành gửi đăng ký khối lượng công việc thuộc thẩm quyền giải quyết của ngành mình. Bước 2: Xây dựng dự thảo chương trình làm việc. Bước 4: Thông qua chương trình. Bước 5: Ban hành, sao gửi các ngành để thực hiện; lưu trữ theo quy định. b) Quy trình lập kế hoạch công tác;. Trong quá trình soạn thảo văn bản các ngành còn mắc nhiều lỗi sai về thể thức văn bản như cỏc phụng chữ cỡ chữ chưa được chớnh xỏc chưa nắm rừ thụng tư hướng dẫn của Nhà nước quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày, một số đơn vị soạn thảo văn bản vẫn còn sai trong việc đánh số và kí hiệu văn bản như Công văn là loại văn bản không có tên loại thì vẫn đánh có tên loại là CV, thẩm quyền ký thì không đề ký thay mặt….

Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Do ở cấp xã không có phòng lưu trữ cũng như cán bộ lưu trữ riêng nên việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là không có mà hồ sơ của ngành nào ngành đó tự quản lý sắp xếp. Do đó trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu gặp không ít khó khăn vì một số ngành như: Địa chính, Tài chính, Văn hoá xã hội … không có chuyên môn về lập hồ sơ nên giấy tờ tài liệu còn để lộn xộn khi cần tìm văn bản mất rất nhiều thời gian.

Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan

Với hệ thống thông tin truyền thông của tỉnh mang lại hiệu suất công việc nhanh hơn trong quá trình xử lý thông tin quan trọng, những văn bản có thể bằng bản mềm gửi đến các cơ quan nhanh hơn tiết kiệm thời gian, chi phí trong quá trình chuyển giao công văn không như đường bưu điện. Tuy nhiên, tồn tại của công việc này là thuận lợi cho cấp trên nhưng gây lãng phí, tốn kém cho cấp dưới về việc in ấn, phô tô tài liệu văn bản, đôi khi có những nội dung văn bản không cần thiết nhưng vẫn gửi về, một số ngành chỉ làm việc trên văn bản không xuống trực tiếp cơ sở trao đổi công việc.

Giao tiếp

Giao tiếp là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định trrong xã hội có mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi, ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, hiểu biết, tình cảm, vốn sống…tạo nên nhưng ảnh hưởng, tác động qua lại đề con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau.

Kỹ năng giao tiếp

Một số kỹ năng giao tiếp cơ bản

- Kỹ năng thuyết trình: Trong cuộc sống, có những khi đối tượng chúng ta cần trình bày quan điểm, suy nghĩ vấn đề nào đó, không chỉ là một hay hai người mà có thể rất rất nhiều người, thuyết trình hay còn gọi là diễn thuyết là nói chuyện trước nhiều người về một vấn đề có hệ thống. Tiếp dân là việc cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đón tiếp để lắng nghe, tiếp nhận, khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của công dân; giải thích, hướng dẫn cho công dân về việc thực hiện khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo đúng quy định của Pháp Luật.

Quan niệm về tiếp dân

Làm tốt công tác tiếp dân sẽ góp phần phát huy bản chất Nhà nước của dân, do dân và vì dân, tạo điều kiện cho công dân giám sát hoạt động của các cơ quan Nhà nước, thúc đẩy, từng bước hoàn thiện cơ chế quản lý. Vì công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo ở các cấp các ngành luôn luôn dựa vào dân để dân cung cấp những thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết phù hợp với thực tiễn hoạt động của địa phương đơn vị.

Nội dung và các hình thức trong công tác tiếp dân 1.2.3.1 Tiếp công dân theo chủ đề

- Tiếp công dân đến khiếu nại: là công dân đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khiếu nại hành vi hành chính, quyết định hành chính của cơ quan nhà nước, của cán bộ công chức trong cơ quan đó xâm hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của họ. - Tiếp công dân đến tố cáo: là việc công dân đến báo cáo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền về một hành vi vi phạm pháp luật của bất cứ cơ quan, tổ chức, cá nhân nào gây thiệt hại hoặc đe dọa lợi ích của nhà nước, quyền lợi và lợi ích của các nhân, tổ chức….

Trách nhiệm của người tiếp công dân, quyền và nghĩa vụ của công dân tại nơi tiếp công dân

Phải xuất trình giấy tờ tùy thân như chứng minh thư nhân dân; giấy mời, nếu công dân không trực tiếp đến thì có thể ủy quyền cho thân nhân của công dân là cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc anh, chị, em ruột phải có giấy ủy quyền và có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Công dân không được lợi dụng quyền Khiếu nại, tố cáo để gây rối trật tự nơi tiếp công dân, không được vu khống, xúc phạm cơ quan nhà nước, người thi hành công vụ và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khiếu nại tố cáo của mình.

Thực trạng kỹ năng giao tiếp của cán bộ công chức viên chức tại UBND phường Lê Hồng Phong

Trang phục

Lễ phục

Thẻ cán bộ, công chức, viên chức

Cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ phải thực hiện các quy định về những việc phải làm và những việc không được làm theo quy định của pháp luật. Trong giao tiếp và ứng xử, cán bộ, công chức, viên chức phải có thái độ lịch sự, nhó nhặn, văn minh, tụn trọng.

Giao tiếp và ứng xử với nhân dân

Ngụn ngữ giao tiếp phải chuẩn mực, rừ ràng, mạch lạc; không nói tục, nói tiếng lóng, quát nạt, nói lớn tiếng.

Giao tiếp và ứng xử với đồng nghiệp

Giao tiếp qua điện thoại

Thực trạng cán bộ công chức khi giao tiếp chưa thể hiện kỹ năng giao tiếp theo quy chế văn hóa công sở, cán bộ công chức chưa thể hiện thái độ, tình cảm qua khuôn mặt, ánh mắt, khi giao tiếp với người dân rất ít khi thấy nụ cười của họ, chưa thể hiện nụ cười như một lời chào thân thiên khi người dân đên lên hệ công việc mà thay vào đó là khuôn mặt nghiêm nghị, trong khi nghe rất ít khí thấy những động tác nhướng mày cau mày thể hiện sự lắng nghe, tập trung, chia sẻ và cảm nhận những lời nói của người dân. Vẫn còn tình trạng ngắt lời, chặn lời khi người dân trình bày, sau khi người dân tiếp tục được trình bày thì nhưng cán bộ công chức đã cản trở với một số câu nói như “thôi tôi hiểu ý anh rồi, anh cứ về làm như tôi nói đã”…và các cuộc giao tiếp khi kết thúc luôn theo sự chủ động của người cán bộ công chức như vậy khiến cho người dân cảm giác khó chịu, thậm chí mất lòng tin vào hướng giải quyết của cán bộ công chức, thậm chí cá biệt còn có thái độ quát tháo người dân, hách dịch, quan liêu khiến người dân hết sức bức xúc… Thực tế nữa là ở UBND phường Lê Hồng Phong không chỉ cán bộ công chức tiếp dân mà ngay cả cán bộ hợp đồng cũng tiếp dân, điều này ảnh hưởng ít nhiều đến chất lượng cũng như không đúng quy định.