Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP hàng hải chi nhánh quảng ninh phòng giao dịch bãi cháy

1 MỤC LỤC Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1.1.3 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo COSO 12 1.3 Ngân hàng thương mại và các chức nă

1

MỤC LỤC Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.1.3 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo COSO 12

1.3 Ngân hàng thương mại và các chức năng chính 21

1.3.3 Các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại 25 1.3.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại 26 1.4 Kiểm soát nội bộ trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng

Chương 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT

NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG HÀNG HẢI QUẢNG NINH –

2.1 Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của ngân

hàng TMCP Hàng Hải chi nhánh Quảng Ninh – Phòng giao

2

2.1.2 Giới thiệu về các sản phẩm dịch vụ tại chi nhánh Ngân hàng

2.1.3 Kết quả kinh doanh của Ngân hàng TMCP Hàng hải PGD

2.2 Phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng

TMCP Hàng Hải chi nhánh Quảng Ninh – Phòng giao dịch

2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ hội sở và các

2.2.1.1 Chức năng nhiệm vụ của ban kiểm soát nội bộ hội sở và chi

2.2.2.2 Kiểm soát theo các quy trình, quy định của Maritime Bank 53 2.2.2.3 Kiểm soát công việc hàng ngày của CBNV 61

Chương 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG

TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP

3.1 Định hướng phát triển trong thời gian tới của ngân hàng

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại

ngân hàng TMCP Hàng hải Quảng Ninh-PGD Bãi Cháy 75 3.2.1 Giải pháp số 1:Điều chỉnh lại quy trình giao dịch một cửa,

3.2.2 Giải pháp số 2:Cần cải tiến quy trình phê duyệt tín dụng ngắn

3

gọn, nâng cao kỹ năng thẩm định để hạn chế rủi ro từ các hồ

3.2.3 Giải pháp số 3: Tăng tỷ lệ điểm trừ kiểm soát tuân thủ với các

3.2.4 Giải pháp số 4: Hoàn thiện các yếu tố của KSNB tại

3.2.5 Giải pháp số 5: Nâng cao chất lƣợng và kỹ năng giao dịch

của dịch vụ khách hàng nhằm giảm thiểu sai sót trong giao

4

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Sơ đồ 1 Cơ cấu tổ chức, mô hình quản lý Maritime Bank 37

Sơ đồ 2 Cơ cấu tổ chức của Maritime Bank Bãi Cháy 38 Bảng 2.1 Tình hình huy động vốn của MSB Bãi Cháy 39

Bảng 2.3 Báo cáo hoàn thành kế hoạch doanh thu chi phí 42

Bảng 2.5 Xếp loại KPI cuối năm tương ứng theo tổng điểm KPI 60

Phụ lục 3 Quy đổi điểm KPI các sản phẩm dịch vụ 92

Phụ lục 6 Báo cáo liệt kê giao dịch của giao dịch viên (tại HO) 93 Phụ lục 7 Báo cáo liệt kê giao dịch của giao dịch viên(tại chi nhánh) 94

Maritime Bank Bãi

6

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Bản luận văn tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu thực

sự của cá nhân, được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế và dưới sự dẫn dắt khoa học của Tiến sĩ Trần Thị Bích Ngọc

Các số liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực, có trích dẫn nguồn gốc rõ ràng, các giải pháp đưa ra xuất phát từ thực tiễn và kinh nghiệm công tác Các kết quả nghiên cứu trong luận văn chưa từng được tác giả công bố dưới bất kỳ hình thức nào

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Liên

7

LỜI CẢM ƠN

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với các thầy cô của trường Đại học Bách khoa Hà Nội, đặc biệt là các thầy, cô Viện Kinh tế và quản lý của trường đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt thời gian học tập ở trường Kính chúc Thầy Cô thật dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và gặt hái nhiều thành công hơn nữa trong công

tác giảng dạy Và em cũng xin chân thành cảm ơn PGS.TS Trần Thị Bích Ngọc đã

nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này Xin chân thành cảm

ơn cô!

Trong quá trình làm luận văn, do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bản luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy, cô để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và kiến thức của em trong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Liên

8

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết và ý nghĩa của đề tài

Ngân hàng là một trong những lĩnh vực được mở cửa mạnh nhất sau khi Việt Nam gia nhập WTO, thách thức lớn nhất của ngành ngân hàng là đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng quyết liệt mạnh mẽ hơn nhưng vẫn phải đảm bảo an toàn hoạt động kinh doanh Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và ngân hàng nói riêng luôn ẩn chứa nhiều rủi ro tiềm tàng có thể dẫn đến kết quả kinh doanh yếu kém Để hạn chế rủi ro trong giới hạn cho phép có thể kiểm soát được thì cần nhất là một cơ chế kiểm soát nội bộ hữu hiệu nhằm giảm thiểu và kiểm soát rủi

ro Vì vậy, vai trò của kiểm soát nội bộ là rất quan trọng đối với nền kinh tế nói chung và nghành ngân hàng nói riêng

Các ngân hàng thương mại luôn phải đối mặt với những rủi ro về mất vốn, thanh khoản …, trong khi cơ chế quản lý của các ngân hàng nói chung chưa hoàn thiện, nhất là về thanh tra, giám sát nguyên nhân chủ yếu là do quản trị điều hành của ngân hàng thương mại và hoạt động giám sát của cơ quan giám sát ngân hàng chưa sát sao, vẫn còn những khe hở tạo điều kiện cho kẻ gian gây nên hàng loạt những tổn thất kinh tế nghiêm trọng

Để đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng cần phải có những biện pháp tổ chức để giám sát hoạt động kinh doanh của hệ thống ngân hàng nói chung và từng ngân hàng nói riêng Nhằm giảm thiểu các rủi ro tiềm tàng, hạn chế tổn thất đồng thời tăng cường sức khỏe cho hoạt động kinh doanh của ngân hàng thì một trong những biện pháp hữu hiệu nhất chính là nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ

Công tác kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng TMCP Hàng Hải Quảng Ninh-PGD Bãi Cháy (Maritime Bank Bãi Cháy) vẫn còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được mong muốn của hoạt động kinh doanh đang ngày một mở rộng Với chiến lược phát triển mạnh mẽ của hội sở Maritime Bank như hiện nay thì nhu cầu nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ tại Maritime Bank Bãi Cháy theo tôi là một trong những biện pháp có thể hạn chế được những rủi ro nói trên đồng thời định hướng đúng đắn để phát triển trong những năm tiếp theo Vì vậy tôi đã

9

mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại

ngân hàng TMCP Hàng Hải chi nhánh Quảng Ninh – Phòng giao dịch Bãi Cháy” nhằm đưa ra những giải pháp phù hợp để hoàn thiện công tác kiểm soát nội

bộ

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTM cổ phần Hàng Hải Quảng Ninh- PGD Bãi Cháy trong giai đoạn 2012-2014

3.Mục tiêu của đề tài

Đề tài được nghiên cứu với các mục đích : Xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động kinh doanh của NHTM cổ phần Hàng Hải Quảng Ninh- PGD Bãi Cháy

4 Phương pháp luận nghiên cứu

Luận văn được nghiên cứu dựa trên phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử để phân tích, đánh giá đối tượng, kết hợp phân tích lý luận và phân tích thực tiễn Bên cạnh đó, luận văn cũng sử dụng các phương pháp cụ thể như phương pháp

so sánh, tổng hợp, phân tích để đánh giá đối tượng nghiên cứu

5 Kết cấu luận văn:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, các bảng, biểu đồ, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo nội dung chính của luận văn được trình bày trong 3 chương sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về hoạt động kiểm soát nội bộ trong ngân hàng Chương 2: Phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại Maritime Bank Bãi cháy

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại Maritime bank Bãi Cháy

10

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG

NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm chung về kiểm soát

Kiểm soát là một khái niệm quen thuộc đối với các doanh nghiệp Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát : “kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định”.( Chí Hiếu, 2009)

Kiểm soát là quá trình áp dụng các cơ chế và phương pháp nhằm đảm bảo các hoạt động và kết quả đạt được phù hợp với những mục tiêu, kế hoạch đã định và các chuẩn mực đã đặt ra của tổ chức (Jonh Dunn, 2000)

Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới

Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định

1.1.2 Các chức năng chính của kiểm soát

-Thống kê tác nghiệp:

Nhiệm vụ quan trọng của thống kê tác nghiệp trong kiểm soát là: phản ánh

khách quan và kịp thời các hoạt động của đối tượng cần kiểm soát, thu được các thông tin có độ tin cậy cao về tiến trình thực hiện các kế hoạch đã xây dựng cho các đối tượng cần kiểm soát, tình hình đảm bảo tất cả các nguồn lực để thực hiện kịp thời các kế hoạch đó và đưa vào những điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo thực hiện kế hoạch và nâng cao chất lượng thực hiện các kế hoạch đã đề ra

Vai trò của thống kê tác nghiệp:

Thống kê tác nghiệp có vai trò thu nhận liên tục các thông tin về kết quả làm việc của đơn vị kinh doanh nói chung và từng các thành phần nói riêng, về tình hình

11

đảm bảo tất cả các nguồn lực cho hoạt động kinh doanh

Là phương tiện kiểm soát hàng ngày và mang tính hệ thống tiến trình thực hiện các kế hoạch kinh doanh và thực hiện kịp thời các điều chỉnh cần thiết

Là nguồn dữ liệu để phân tích kinh tế và phát hiện các tiềm năng để nâng cao hiệu quả kinh doanh và dự báo về phát triển kinh doanh

-Kiểm tra và phân tích: Khi đã có các số liệu (thông tin) thống kê ở trên, bộ máy

kiểm soát cần tiến hành thực hiện các công việc kiểm tra và phân tích (thông qua hồ

sơ lưu)

So sánh giá trị thực của những chỉ tiêu kiểm soát với các giá trị kế hoạch:

Các thông tin phục vụ cho kiểm tra và phân tích: thông tin thống kê tác nghiệp (hay

đơn giản là các thông tin kiểm soát), các số liệu thực tế về quá trình kinh doanh, các thông tin về kế hoạch và các thông tin định mức tra cứu sẽ cho thấy độ sai lệch so với kế hoạch thực tế

Xác định ý nghĩa và mức độ sai lệch: so sánh các số liệu thực tế về quá trình

kinh doanh đã thu được trong bước thống kê tác nghiệp với các số liệu về kế hoạch, xác định những sai lệch tuyệt đối, tương đối, truyền thông tin đến những nhà quản trị tương ứng Xác định mức độ cho phép của các sai lệch mà không làm phá vỡ các chỉ tiêu kế hoạch Khi xác định rằng các sai lệch là đủ lớn để tiến hành các can thiệp điều chỉnh (thì trong từng trường hợp cụ thể các nhà quản lý thường sử dụng những kinh nghiệm cá nhân và kinh nghiệm của các chuyên gia và có thể những cảm nhận của chính mình) Trong trường hợp phát sinh một loạt các sai lệch trên các chỉ tiêu khác nhau thì cần thiết phải đưa ra các dự báo về quá trình kinh doanh hoặc kết quả thực hiện các chương trình kinh doanh, đánh giá phương án thực hiện kế hoạch kinh doanh khi không có sự can thiệp vào quá trình kinh doanh(phương án không có can thiệp điều chỉnh)

Phân tích tìm nguyên nhân của các sai lệch: Cần thiết phải xác định được

các nguyên nhân và các đối tượng chịu trách nhiệm (chịu lỗi) gây sai lệch giữa các

số liệu thực tế với các số liệu mong muốn(kế hoạch, định mức, mục tiêu ) Nguyên nhân có thể từ bên ngoài và từ bên trong Đối tượng chịu lỗi, là người chịu trách nhiệm về những tổn thất cho quá trình kinh doanh Phân tích lỗi cần tránh hiện tượng bao che lỗi hoặc đổ lỗi cho nhau, đổ lỗi tập thể và không có cá nhân nào đứng

12

ra chịu trách nhiệm để từ đó khắc phục được lỗi và tránh tái phạm Phân tích ngoài việc truy tìm các sai lệch và nguyên nhân trong khâu thực hiện, còn có nhiệm vụ quan trọng: đánh giá mức độ phù hợp của các chỉ tiêu kế hoạch, các mục tiêu đưa

ra, các định mức đưa vào áp dụng trong khâu: lập kế hoạch (đơn giản: chất lượng kế hoạch đã tốt chưa thể hiện mức độ phù hợp và chính xác với tình hình thực tiễn của

hệ thống kinh doanh) Đây là việc cần làm nhưng nhậy cảm vì đối tượng chịu lỗi ở đây là các nhà quản lý

-Ra quyết định điều chỉnh:

Chuẩn bị thông tin để ra quyết định: quan sát xem những hoạt động này có được làm một cách bài bản như sau không: ghi lại ngắn gọn các căn cứ ra quyết định điều chỉnh (mức độ sai lệch của các tham số kiểm soát vượt quá mức cho phép), các kết quả dự báo trong phân tích với trường hợp cứ để nguyên trạng hoạt động kinh doanh và không đưa vào bất cứ hiệu chỉnh nào

Ra quyết định và thông qua quyết định: cần xây dựng các phương án điều

chỉnh dự kiến khác nhau Trong các phương án đó đặc biết chú trọng xem những người tham gia xây dựng đã chú trọng về những điều kiện đảm bảo thực hiện, mức

độ khả thi và tính hiệu quả của các phương án chưa? Trên cơ sở các phương án điều chỉnh đưa ra lựa chọn phương án khả thi nhất có thể

Thực hiện quyết định và kiểm soát thực hiện: Thực hiện cần xây dựng phương

án triển khai rõ ràng, chú ý đảm bảo đầy đủ các nguồn lực vật tư, kỹ thuật, thông tin đến các vị trí thực hiện kế hoạch và đảm bảo việc kiểm soát liên tục tiến trình thực hiện điều chỉnh Trong kiểm soát thực hiện các quyết định, phương án điều chỉnh cần làm rõ mức độ trách nhiệm của những người tham xây dựng các phương án và người lựa chọn phương án đưa vào thực hiện khi các phương án đó không những không giải quyết được những vấn đề mà phát sinh thêm rối loạn hoạt động của hệ thống Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát, đảm bảo lợi ích thiết thực cho hệ thống sản xuất kinh doanh, đúc rút các kinh nghiệm cho những lần sau Có những hoạt động tổng kết lại và rút kinh nghiệm về công tác này trong Bộ máy kiểm soát sản xuất kinh doanh

1.1.3 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ:

Theo báo cáo COSO 1992, KSNB là một quá trình bị chi phối bởi ban giám

13

đốc nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau:sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động,

sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ và quy định

Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty

1.2 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm thành phần: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin, truyền thông và giám sát (Kinh Can, 2009)

-Môi trường kiểm soát:

Môi trường kiểm soát đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

Sự liêm chính và giá trị đạo đức:

Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân

14

viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà nước Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích

Đồng thời, phải cho công chúng thấy được tinh thần này trong sứ mạng và tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức công thông qua các văn bản chính thức

Năng lực nhân viên:

Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng làm việc cần thiết

để đảm bảo việc thực hiện có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu quả và hữu hiệu, cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết lập

hệ thống KSNB

Lãnh đạo và nhân viên phải duy trì một trình độ để hiểu được việc xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ chức Mỗi cá nhân trong tổ chức đều giữ một vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ

Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức

Đào tạo là một phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức Một trong những nội dung đào tạo là hướng dẫn về mục tiêu KSNB, phương pháp giải quyết những tình huống khó xử trong công việc

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, tư cách và thái

độ của nhà lãnh đạo khi điều hành Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho rằng KSNB là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó

và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần này biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan Ví dụ như việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến KSNB

Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn

15

Cơ cấu tổ chức

Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền

và phân công trách nhiệm Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận

Cơ cấu tổ chức bao gồm:

- Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo

Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương trình động viên, khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể Đồng thời, các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà lãnh đạo quan tâm

-Đánh giá rủi ro:

KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tổ chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan trọng

vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị

Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những đe dọa của rủi ro

và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối phó rủi ro

Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa

16

mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp

Trách nhiệm:để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý

cần xác định mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp nhận Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi Sự thất bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được

Các yếu tố đánh giá rủi ro:

Nhận diện rủi ro sau khi xác đinh các mục tiêu

Rủi ro là những gì có thể đe dọa việc đạt được một mục tiêu nào đó Với mỗi một mục tiêu của từng phòng ban, các rủi ro nên được nhận diện Khi nhận diện rủi

ro cần bao quát cả rủi ro bên trong vả rủi ro bên ngoài Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro, ví dụ như: Có thể xảy ra những sai phạm nào? Những yếu kém của chúng ta là ở đâu? Làm sao biết được chúng ta có đang đạt đến mục tiêu hay không?

Phân tích rủi ro

Là sự sắp xếp thứ tự các rủi ro sau khi đã nhận diện nó Để sắp xếp thứ tự các rủi ro, trước hết cần xem xét đến mức độ thường xuyên xảy ra của các rủi ro Sau đó tiến hành định tính và định lượng tổn thất khi rủi ro xảy ra Từ đó xác định hành động nào là cần thiết để quản lý rủi ro

Việc sắp xếp thứ tự các rủi ro giúp các phòng ban tập trung vào giải quyết các rủi ro có ảnh hưởng đáng kể

- Thông tin và truyền thông:

Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định điều khiển các hoạt động của đơn vị Như vậy không phải bất kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu:

-Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống

-Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị

Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin

Mục đích chính của hệ thống là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của doanh nghiệp để sẵn sàng cung cấp cho những người cần thiết Qua

đó cấp quản lý nhận diện được các rủi ro Trong đó, hệ thống thông tin kế toán (hệ thống sổ sách và chứng từ, bao gồm kế toán tài chính, kế toán quản trị và kế toán chi phí) đóng vai trò quan trọng Các nhân viên kế toán cần được trang bị kiến thức

về phân loại, tính hợp lệ, cách thức ghi chép chứng từ vào sổ Mục tiêu của hệ thống kế toán là:

-Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

-Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết để ghi chép đúng giá trị của chúng -Xác định đúng kỳ của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để phản ánh một cách đúng đắn

Báo cáo thông tin trong nội bộ và bên ngoài

Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn Việc truyền thông thông tin đóng vai trò quan trọng trong hệ thông kiểm soát nội bộ Nó giúp cho nhân viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ có liên quan đến người khác như thể nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin đến những ai Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện truyền thông hữu hiệu Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và thống nhất trong toàn đơn vị Thông qua

đó cấp quản lý biết được tình hình tài chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận Việc thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức cho tới những email, hệ thống chat nội bộ trong

tổ chức

- Hoạt động kiểm soát:

18

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên

hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong

tổ chức, ở các mức độ và các chức năng Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro

Trách nhiệm:Một khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc

nhận diện rủi ro đối với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người

có trách nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó

Các yếu tố của thủ tục kiểm soát

Thủ tục phân quyền và xét duyệt

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh đạo Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể

Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên hành động đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định bởi người lãnh đạo và pháp luật

Phân chia trách nhiệm(phân quyền)

Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có người nào được giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn Một người không thể khách quan thấy được hết các sai phạm và cũng tạo môi trường dễ xảy ra gian lận.Các chức mà một tổ chức cần phải phân định cho từng người riêng biệt là:

-Quyền được phê chuẩn và ra quyết định

-Ghi chép: gồm lập chúng từ gốc, ghi nhật ký, ghi sổ tài khoản, lập bảng đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

-Bảo vệ tài sản: trực tiếp như thủ quỹ, thủ kho; gián tiếp như người nhận séc khách hàng trả

-Nếu các chức năng trên tập trung ở một người sẽ phát sinh tiêu cực, người tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận

19

Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức năng trên riêng biệt cho từng người Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB

Trong một số trường hợp đơn vị có quy mô nhỏ, công việc từng nhiệm vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên Sự luân chuyển nhân viên đảm bảo rằng một người không

xử lý mọi mặt nghiệp vụ trong thời gian dài

lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra

Hiện nay việc ghi chép trên sổ sách được giảm thiểu rất nhiều thay thế bằng việc nhập thẳng dữ liệu vào hệ thống máy tính, tránh nhầm lẫn sai sót trong khâu ghi chép đồng thời giúp nhà điều hành có cái nhìn bao quát nhanh nhất về hoạt động kinh doanh

Bảo vệ tài sản

Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị .mà còn là thông tin Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:

- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng

- Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin

- Giới hạn việc tiếp cận với tài sản

- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có)

Kiểm tra, đối chiếu:

Các nghiệp vụ và sự kiện phải được kiểm tra trước và sau khi xử lý

- Giám sát:

20

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn không Để đạt được kết quả, cần phải thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ

Giám sát thường xuyên:Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường

Giám sát định kỳ: Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập

thực hiện

Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng Nếu nhận thấy ở bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty mình tồn tại một trong những dấu hiệu dưới đây, thì bạn cần dành nhiềuthời gian hơn để chấn chỉnh:

- Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng: công việc chỉ được điều hành theo “khẩu lệnh”, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi

- Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công” Có thể họ đang lợi dụng một kẽ hở nào đó trong hệ thống quản lý của công ty để kiếm lợi cho mình

- Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, khi

có sai sót xảy ra thì các bộ phận đùn đẩy trách nhiệm cho nhau

- Không yên tâm về tài chính công ty Có lẽ đây là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang có trục trặc Hãy xem xét ngay lập tức hệ thống kiểm soát nội bộ, nếu bạn cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính của công ty Thậm chí có khi bạn không biết hoạt động kinh doanh của công

ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận

Rất khó để tìm ra một công thức chung giúp chúng ta khắc phục những yếu kém của hệ thống kiểm soát trong mỗi đơn vị kinh doanh Tuỳ từng đơn vị, tuỳ từng khuyết điểm mà bạn cần có những biện pháp riêng biệt Chẳng hạn như đối với việc kiểm soát hoạt động chi tiêu trong doanh nghiệp, cần phải tìm được cách kiểm soát

đó thủ quỹ mới chi tiền Còn nếu cẩn thận hơn thì nên tách luôn bộ phận thủ quỹ ra khỏi phòng kế toán, hoặc sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ

Còn đối với hoạt động giám sát nguyên vật liệu, một cách thức khá hiệu quả để hạn chế tình trạng nhân viên ăn cắp nguyên vật liệu là hai biện pháp song song: kiểm tra đột xuất và trả lương cao Lãnh đạo nên trả lương thật cao cho những người làm ở

bộ phận này, đồng thời nói rõ rằng nếu đơn vị phát hiện người đó có dấu hiệu gian lận hay ǎn chênh lệch với nhà cung cấp, anh ta sẽ bị sa thải ngay Như vậy nghĩa là

họ sẽ mất đi một chỗ làm tốt nếu để cho lòng tham làm mờ mắt Bên cạnh đó, bạn nhất thiết phải có những kênh thông tin riêng của mình để giám sát hoạt động kinh doanh

Trong kinh doanh thường nhật, quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng,

kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời Bộ phận bán hàng sẽ là nơi thống nhất giá với khách đặt hàng Để công việc này được thuận tiện, bạn nên quy định rõ ràng khung giá cho các nhân viên bán hàng tự quyết hoặc phải trình giám đốc quản lý Sau đó các nhân viên bán hàng viết phiếu xuất, chuyển qua thủ kho Trên tờ phiếu này bắt buộc phải có chữ ký của trưởng phòng hoặc một phó phòng được uỷ quyền nào đó thì thủ kho mới xuất hàng và ký vào đó Tờ phiếu này có ba liên: phòng bán hàng giữ liên một để theo dõi, đôn đốc việc thu nợ; thủ kho giữ liên hai để theo dõi việc thực xuất, thực nhập; liên ba được chuyển sang phòng kế toán

để ghi vào sổ sách và theo dõi công nợ

Về phía các nhà quản lý trong doanh nghiệp, họ có trách nhiệm thành lập, điều hành và giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp Để hệ thống này vận hành tốt, các nhà quản lý cần tuân thủ một số nguyên tắc như: xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và

22

quyền lợi; xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao; bất kỳ thành viên nào của công ty cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát; tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập…

Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ

để biết tiền có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro

Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện

1.3 NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI VÀ CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH

1.3.1 Khái niệm về ngân hàng thương mại

Theo điều 20 luật các tổ chức tín dụng Việt Nam ban hành 02/1997/QH 10,

“Ngân hàng thương mại là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của luật này

và các quy định khác của pháp luật để hoạt động kinh doanh tiền tệ, làm dịch vụ ngân hàng với nội dung nhận tiền gửi để cấp tín dụng, cung ứng dịch vụ thanh toán”

Ngân hàng thương mại là loại hình ngân hàng hoạt động vì mục đích lợi nhuận thông qua việc kinh doanh các khoản vốn ngắn hạn là chủ yếu [135,3 ]

Ngân hàng thương mại là tổ chức tín dụng thể hiện nhiệm vụ cơ bản nhất của ngân hàng đó là huy động vốn và cho vay vốn Ngân hàng thương mại là cầu nối giữa các cá nhân và tổ chức, hút vốn từ nơi nhàn rỗi và bơm vào nơi khan thiếu Ngân hàng thương mại hoạt động với mục đích thu lợi nhuận từ hoạt động huy động

và cho vay vốn: trả lãi suất huy động vốn thấp hơn lãi suất cho vay vốn, phần chênh lệch lãi suất chính là lợi nhuận của ngân hàng

Ngân hàng là một định chế tài chính trung gian, với chức năng huy động vốn nhàn rỗi trong xã hội và dùng tiền huy động được cho các cá nhân và tổ chức vay lại

1.3.2 Chức năng của ngân hàng thương mại

Chức năng trung gian tín dụng

Ngân hàng làm trung gian tín dụng khi nó là cầu nối giữa người có vốn dư

23

thừa và người có nhu cầu về vốn Thông qua việc huy động các khoản vốn tiền tệ tạm thời nhàn rỗi trong nền kinh tế, ngân hàng hình thành nên quỹ cho vay của nó rồi đem cho vày đối với nền kinh tế, mà chủ yếu là cho vay ngắn hạn Với chức năng này ngân hàng vừa đóng vai trò là người đi vay, vừa đóng vai trò là người cho vay [139,3]

Với chức năng trung gian tín dụng, ngân hàng thương mại đã góp phần tạo lợi ích cho tất cả các bên tham gia: người gửi tiền, ngân hàng và người đi vay, đồng thời thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế

- Đối với người gửi tiền, họ thu được lợi từ khoản vốn tạm thời nhàn rỗi của mình dưới hình thức lãi tiền gửi mà ngân hàng trả cho họ Hơn nữa, ngân hàng còn đảm bảo cho họ sự an toàn về khoản tiền gửi và cung cấp các dịch vụ thanh toán tiện lợi

- Đối với người đi vay, họ sẽ thoả mãn được nhu cầu vốn để kinh doanh, chi tiêu, thanh toán mà không phải chi phí nhiều về sức lực, thời gian cho việc tìm kiếm nơi cung ứng vốn tiện lợi, chắc chắn và hợp pháp

-Đối với ngân hàng thương mại, họ sẽ tìm kiếm được lợi nhuận cho bản thân mình từ chênh lệch giữa lãi suất cho vay và lãi suất tiền gửi hoặc hoa hồng môi giới Lợi nhuận này chính là cơ sở để tồn tại và phát triển của ngân hàng thương mại

-Đối với nền kinh tế, chức năng này có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy tăng trưởng kinh tế vì nó đáp ứng nhu cầu vốn để đảm bảo quá trình tái sản xuất được thực hiện liên tục và để mở rộng quy mô sản xuất Với chức năng này, ngân hàng thương mại đã biến vốn nhàn rỗi không hoạt động thành vốn hoạt động, kích thích quá trình luân chuyển vốn, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển

-Chức năng trung gian tín dụng được xem là chức năng quan trọng nhất của ngân hàng thương mại vì nó phản ánh bản chất của ngân hàng thương mại là đi vay

để cho vay, nó quyết định sự tồn tại và phát triển của ngân hàng Đồng thời nó cũng

là cơ sở để thực hiện các chức năng khác

Chức năng trung gian thanh toán

Ngân hàng làm trung gian thanh toán khi nó thực hiện thanh toán theo yêu cầu của khách hàng như trích tiền từ tài khoản tiền gửi của họ để thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ hoặc nhập vào tài khoản tiền gửi của khách hàng tiền thu bán

24

hàng và các khoản thu khác theo lệnh của họ

Ngân hàng thương mại thực hiện chức năng trung gian thanh toán trên cơ sở

nó thực hiện chức năng làm thủ quĩ cho xã hội Việc nhận tiền gửi và theo dõi các khoản thu, chi trên tài khoản tiền gửi của khách hàng là tiền đề để ngân hàng thực hiện chức năng trung gian thanh toán [138,3]

Việc các ngân hàng thương mại thực hiện chức năng trung gian thanh toán

có ý nghĩa rất to lớn đối với toàn bộ nền kinh tế Với chức năng này, các ngân hàng thương mại cung cấp cho khách hàng nhiều phương tiện thanh toán thuận lợi Nhờ

đó, các chủ thể kinh tế sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí, thời gian đi tới gặp chủ

nợ, người phải thanh toán và lại đảm bảo được việc thanh toán an toàn Qua đó, chức năng này thúc đẩy lưu thông hàng hoá, đẩy nhanh tốc độ thanh toán, tốc độ lưu chuyển vốn, từ đó góp phần phát triển kinh tế Đồng thời, việc thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng đã giảm được lượng tiền mặt trong lưu thông, dẫn đến tiết kiệm chi phí lưu thông tiền mặt như chi phí in ấn, đếm nhận, bảo quản tiền

Đối với ngân hàng thương mại, chức năng này góp phần tăng thêm lợi nhuận cho ngân hàng thông qua việc thu lệ phí thanh toán Thêm nữa, nó lại làm tăng nguồn vốn cho vay của ngân hàng thể hiện trên số dư có trong tài khoản tiền gửi của khách hàng Chức năng này cũng chính là cơ sở hình thành chức năng tạo tiền của ngân hàng thương mại

Thực hiện chức năng này NHTM đã trực tiếp tiết kiệm một khoản chi phí lưu thông cho xã hội như chi phí in ấn phẩm, bảo quản, vận chuyển tiền,…

Chức năng tạo ra tiền ngân hàng

Nếu như mọi khoản thanh toán được thực hiện bên ngoài ngân hàng thì chi phí để thực hiện chi trả rất lớn bao gồm những chi phí cho lưu thông tiền mặt của ngân hàng như in, đúc, bảo quản, vận chuyển tiền, những chi phí có quan hệ đến người trả và người nhận tiền như đếm tiền, bảo quản và vận chuyển.(PGS.TS.Lê Văn Tề-TS.Nguyễn Văn Hà,2004)

Quá trình tạo tiền của NHTM được thực hiện thông qua hoạt động tín dụng

và thanh toán trong hệ thống ngân hàng, trong mối liên hệ chặt chẽ với hệ thống Ngân hàng Trung ương Đó là khả năng biến mức tiền gởi ban đầu tại một ngân hàng đầu tiên nhận tiền gởi thành một khoản tiền lớn hơn gấp nhiều lần khi thực

25

hiện các nghiệp vụ tín dụng thanh toán qua nhiều ngân hàng Với chức năng này hệ thống ngân hàng thương mại đã làm tăng tổng phương tiện thanh toán trong nền kinh tế, đáp ứng nhu cầu thanh toán, chi trả xã hội

Khi có sự phân hoá trong hệ thống ngân hàng, hình thành nên ngân hàng phát hành và các ngân hàng trung gian thì ngân hàng trung gian không còn thực hiện chức năng phát hành giấy bạc ngân hàng nữa Nhưng với chức năng trung gian tín dụng và trung gian thanh toán, ngân hàng thương mại có khả năng tạo ra tiền tín dụng (hay tiền ghi sổ) thể hiện trên tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng tại ngân hàng thương mại Đây chính là một bộ phận của lượng tiền được sử dụng trong các giao dịch

Ban đầu từ những khoản tiền dự trữ tăng lên, ngân hàng thương mại sử dụng

để cho vay bằng chuyển khoản, sau đó những khoản tiền này sẽ được quay lại ngân hàng thương mại một phần khi những người sử dụng tiền gửi vào dưới dạng tiền gửi không kỳ hạn Quá trình này tiễp diễn trong hệ thống ngân hàng và tạo nên một lượng tiền gửi (tức tiền tín dụng) gấp nhiều lần số dự trữ tăng thêm ban đầu Mức

mở rộng tiền gửi phụ thuộc vào hệ số mở rộng tiền gửi Hệ số này, đến lượt nó chịu tác động bởi các yếu tố: tỷ lệ dự trữ bắt buộc, tỷ lệ dự trữ vượt mức và tỷ lệ giữ tiền mặt so với tiền gửi thanh toán của công chúng

Với chức năng tạo tiền, hệ thống ngân hàng thương mại đã làm tăng phương tiện thanh toán trong nền kinh tế, đáp ứng nhu cầu thanh toán, chi trả của xã hội Rõ ràng khái niệm về tiền hay tiền giao dịch không chỉ là tiền giấy do ngân hàng trung ương phát hành ra mà còn bao gồm một bộ phận quan trọng là lượng tiền ghi sổ do các ngân hàng thương mại tạo ra

Chức năng này cũng chỉ ra mối quan hệ giữa tín dụng ngân hàng và lưu thông tiền tệ Một khối lượng tín dụng mà ngân hàng thương mại cho vay ra làm tăng khả năng tạo tiền của ngân hàng thương mại, từ đó làm tăng lượng tiền cung ứng

Các chức năng của ngân hàng thương mại có mối quan hệ chặt chẽ, bổ sung,

hỗ trợ cho nhau, trong đó chức năng trung gian tín dụng là chức năng cơ bản nhất, tạo cơ sở cho việc thực hiện các chức năng sau Đồng thời khi ngân hàng thực hiện tốt chức năng trung gian thanh toán và chức năng tạo tiền lại góp phần làm tăng

26

nguồn vốn tín dụng, mở rộng hoạt động tín dụng

1.3.3 Các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại

Ngân hàng thương mại là doanh nghiệp kinh doanh tiền tệ Thực hiện các hoạt động kinh doanh ở các lĩnh vực chủ yếu như hoạt động huy động vốn, hoạt động tín dụng, đầu tư và các hoạt động kinh doanh khác cung cấp các dịch vụ tài chính đa dạng cho khách hàng

Tín dụng và đầu tư

Đây là hoạt động kinh doanh mang lại phần lớn thu nhập, tạo ra lợi nhuận cho ngân hàng Hoạt động này đã thể hiện vai trò trung gian của NHTM; từ nguồn vốn tiền tệ tập trung qua hoạt động huy động vốn, NHTM cho vay và đầu tư để đáp ứng nhu cầu vốn của nền kinh tế Hoạt động này bao gồm cho vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, và hoạt động đầu tư, góp vốn liên doanh liên kết

Các hoạt động kinh doanh khác

Bao gồm: Dịch vụ thanh toán trong nước và quốc tế, dịch vụ trên thị trường chứng khoán (môi giới, bảo lãnh, phát hành chứng khoán…), hoạt động kinh doanh ngoại hối, dịch vụ ủy thác và làm đại lý, dịch vụ bảo lãnh… Hiện nay hầu hết các ngân hàng đều hợp tác với các công ty bảo hiểm, mở rộng thêm hoạt động kinh doanh bảo hiểm tại ngân hàng (bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm xe, bảo hiểm nhà ở, bảo hiểm sức khỏe…) Đây cũng là một hoạt động kinh doanh mang lại lợi nhuận cao cho các ngân hàng thương mại.( PGS.TS.Lê Văn Tề-TS.Nguyễn Văn Hà,2004)

1.3.4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân hàng thương mại

Ngân hàng thương mại là doanh nghiệp kinh doanh đồng vốn; là loại hình kinh doanh đặc thù Chất liệu kinh doanh chủ yếu của loại hình này là quyền sử dụng các khoản tiền tệ NHTM có những đặc điểm trong hoạt động kinh doanh sau: Ngân hàng vừa là người “cung cấp” đồng vốn, đồng thời cũng là người “tiêu thụ”

27

đồng vốn của khách hàng Tất cả những hoạt động “mua, bán” này thường thông qua một số công cụ và nghiệp vụ ngân hàng Ngân hàng kinh doanh tiền tệ chủ yếu không phải bằng vốn tự có, mà chủ yếu bằng vốn của những người gởi tiền qua vai trò trung gian tài chính, làm môi giới cho các nhà đầu tư và những người có tích lũy

Thực hiện chức năng trung gian của mình, NHTM nằm trong tay một bộ phận lớn nhất của cải xã hội dưới dạng giá trị, nhưng không có quyền sở hữu chúng,

mà chỉ có quyền sử dụng với những điều kiện ràng buộc, đòi hỏi NHTM phải chịu trách nhiệm vật chất đối với những người chủ sở hữu thực của các tài sản này và sử dụng tài sản vốn đúng với điều kiện ràng buộc sao cho có hiệu quả nhất

Là một doanh nghiệp đặc thù, hàng hoá mà các NHTM kinh doanh là tiền và các giấy tờ có giá như một loại hàng đặc biệt bao gồm tiền tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý, chứng khoán…

Hoạt động của NHTM gắn bó mật thiết với hệ thống lưu thông tiền tệ và hoạt động thanh toán của mỗi quốc gia Điều này xuất phát từ việc ngân hàng thực hiện

ba chức năng cơ bản là trung gian tín dụng, trung gian thanh toán, và tạo tiền Các ngân hàng đã thực sự huy động được sức mạnh tổng hợp của toàn bộ nền kinh tế vào quá trình sản xuất và lưu thông hàng hoá, thúc đẩy nhanh quá trình luân chuyển vốn trong nền kinh tế, là một trong các chủ thể tham gia vào quá trình cung ứng tiền NHTM tạo ra một khối lượng phương tiện thanh toán rất lớn trong nền kinh tế

Hoạt động của NHTM hết sức đa dạng, phong phú với phạm vi rộng lớn Điều này thể hiện ở nguồn vốn của ngân hàng rất lớn, có nhiều chi nhánh, số lượng khách hàng lớn, nghiệp vụ đa dạng… nên hoạt động của ngân hàng liên quan trực tiếp đến toàn xã hội từ các doanh nghiệp đến các tổ chức xã hội, các tầng lớp dân

cư Tính xã hội hóa của hoạt động ngân hàng ngày càng cao

1.4 KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA

NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI

1.4.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong hoạt động Ngân hàng thương mại

KSNB là quá trình được thực hiện bởi Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và toàn thể các nhân viên trong tổ chức Đây không đơn thuần là một thủ tục hay một chính sách được thực thi tại một thời điểm nhất định mà là một quá trình có tính

28

liên tục ở mọi cấp của Ngân hàng

Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc có trách nhiệm tạo ra môi trường thuận lợi nhằm làm cho KSNB hoạt động hữu hiệu và giám sát thường xuyên hoạt động này; bất cứ nhân viên nào của Ngân hàng đều phải tham gia vào quá trình này Điều này nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động

- Sự tin cậy, đầy đủ, và kịp thời của thông tin tài chính và quản trị

- Sự tuân thủ luật pháp và các quy định có liên quan

Với mục tiêu thứ nhất, nhà quản lý ngân hàng mong muốn là chính sách mà

họ đưa ra phải được đảm bảo về tính hiệu lực và hiệu quả nghĩa là đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực của ngân hàng, kể cả nguồn nhân lực một cách tối ưu; đảm bảo

sự trung thực và độ tin cậy của các thông tin hoạt động của ngân hàng việc bảo vệ tài sản và thông tin của ngân hàng; đảm bảo việc bảo quản tài sản; thực hiện thành công các chính sách, hoàn thành các mục tiêu hoạt động của ngân hàng

Mục tiêu thứ hai, các nhà quản lý ngân hàng mong muốn là các báo cáo tài chính phải được lập và trình bày theo đúng quy định của pháp luật Đây là một vấn

đề thuộc trách nhiệm của các nhà quản lý Nếu thông tin tài chính không trung thực, nhà quản lý có thể phải chịu trách nhiệm trước nhà nước hoặc các bên thứ ba về các tổn thất gây ra cho họ

Mục tiêu thứ ba, các nhà quản lý ngân hàng mong muốn là mọi hoạt động của ngân hàng phải được đảm bảo tuân thủ theo luật pháp và các quy định hiện hành Tính tuân thủ mà các nhà quản lý đòi hỏi ở đây bao gồm hai vấn đề lớn là tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước cũng như là chấp hành các chính sách thủ tục của đơn vị

Để thực hiện ba mục tiêu quản trị trên, về cơ bản các nhà quản lý cần phải thiết lập, thực hiện thường xuyên kiểm tra và đánh giá các chính sách, tiêu chuẩn và thủ tục này có thực hiện được những mục tiêu mong muốn hay không Như vậy quá trình thực hiện kiểm soát nội bộ được thực hiện qua các chính sách, tiêu chuẩn, và thủ tục được các nhà quản lý thiết lập tại đơn vị

Việc thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ vừa nêu không chỉ phụ thuộc vào nhà quản lý, mà còn chịu ảnh hưởng rất lớn bởi Hội đồng quản trị và các nhân viên khác

29

trong đơn vị Hội đồng quản trị có thể tác động đến các chính sách và quan điểm kiểm soát cuả nhà quản lý Các nhân viên trong đơn vị chính là người thực hiện các thủ tục kiểm soát hàng ngày

Kiểm soát nội bộ được nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi loại hoạt động, và kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và

kế toán mà phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất… như vậy kiểm soát nội bộ không thể là hệ thống kỹ thuật đơn thuần, cũng như không thể cho rằng kiểm soát nội bộ chỉ thuộc về các nhà quản lý Kiểm soát nội bộ phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hoạt động, vì chính họ là nhân tố quyết định mọi thành quả chung

Tại những đơn vị có quy mô lớn, nhiều chi nhánh như ngân hàng thì kiểm soát nội bộ càng có ý nghĩa quan trọng, vì khi quy mô càng mở rộng thì quyền hạn

và trách nhiệm càng phải phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan

hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên sẽ càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn, tài sản lại sẽ càng

phân tán ở nhiều địa điểm

1.4.2 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt động Ngân hàng

Với những mục tiêu thiết kế trên, hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng có các nhiệm vụ sau: bảo đảm cho việc phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro qua đó đạt được yêu cầu đề ra về kinh doanh của NHTM (Tạp chí ngân hàng / Số 24/ tháng 12/2012)

Ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

Các thủ tục kiểm soát phải được thiết kế sao cho có thể hướng các nghiệp vụ kinh tế xảy ra đúng nguyên tắc quy định, nhằm ngăn chặn kịp thời các sai sót, nhầm lẫn vô tình hay cố ý có thể gây thất thoát tiền bạc hoặc tài sản của ngân hàng, gây ra thiệt hại trong kinh doanh Chẳng hạn như để ngăn chặn thất thoát tiền bạc, ngân hàng quy định mọi khoản thu chi trước khi thủ quỹ thực hiện đều phải qua xét duyệt của kế toán, kiểm soát viên, kế toán trưởng,…

Bảo vệ ngân hàng trước những thất thoát tài sản có thể tránh

Ngân hàng phải giữ gìn một lượng tiền mặt lớn đủ loại bao gồm tiền mặt và các phương tiện chuyển nhượng, chúng đòi hỏi phải được bảo quản về mặt vật chất

30

cả trong khâu lưu trữ cũng như khi chuyển tiền Vì lý do này ngân hàng cần phải thiết lập các quy trình hoạt động, xác định rõ giới hạn tự do cá nhân và lập ra một

hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với tài sản

Ngoài đặc trưng trên, hầu hết các tài sản của ngân hàng đều không thể kiểm đếm được Những tài sản này phần lớn bao gồm một giá trị lớn các khoản phải thu (phải thu tiền vay, phải thu tiền lãi, khoản dự phòng nợ khó đòi), các tài sản ngoại bảng (cam kết bảo lãnh, cam kết cho vay,…) đòi hỏi ngân hàng càng phải đặc biệt chú trọng đến việc thiết lập một quy trình chặt chẽ đảm bảo kiểm soát được đầy đủ các tài sản Nợ và tài sản Có của ngân hàng

Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

Cơ cấu kiểm soát nội bộ cần được thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách kinh doanh của ngân hàng được tất cả các nhân viên ngân hàng chấp hành Chẳng hạn, cần phải thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo các cán bộ tín dụng sẽ thực hiện các khoản cho vay đúng theo quy định của ngân hàng; các kế toán giao dịch thực hiện đúng các quy trình ngân hàng đã quy định về mở tài khoản, chuyển tiền,…

1.4.3 Những điểm đặc biệt trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng

Đặc điểm hoạt động kinh doanh của các ngân hàng tiềm ẩn nhiều rủi ro vì vậy khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ cần lưu ý những vấn đề sau:

- Các ngân hàng thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch trực tiếp bằng tiền mặt, chứng từ có giá… Điều này dẫn đến rủi ro cao về thất thoát tài sản và gian lận cả trong công việc bảo quản tài sản và thực hiện giao dịch Do đó, các ngân hàng thường thiết lập những quy trình hoạt động và kế toán thống nhất, hạn chế quyền hạn cá nhân và duy trì hệ thống KSNB hữu hiệu

- Các ngân hàng thường có số lượng lớn các nghiệp vụ và giao dịch cả về số lượng và giá trị Điều này đòi hỏi các ngân hàng phải thiết lập hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ phức tạp cùng với việc sử dụng rộng rãi hệ thống máy vi tính

- Các ngân hàng thường có mạng lưới hoạt động rộng lớn nhiều chi nhánh và phòng ban nên đòi hỏi phải phân cấp trách nhiệm và quyền hạn lớn trong các chức năng kế toán và giám sát

- Các ngân hàng thường thực hiện nhiều cam kết và bảo lãnh lớn Đây là

31

những nghiệp vụ cần được báo cáo trong “Các chỉ tiêu ngoài bảng Cân đối kế toán” các nghiệp vụ này khó được phát hiện nếu chúng không được ghi chép đầy đủ trong hệ thống sổ sách và kế toán của ngân hàng

- Các ngân hàng thường phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của các cơ quan quản lý nhà nước hữu quan và hoạt động trong môi trường pháp lý được quy định chặt chẽ Tuy nhiên, những quy định này cũng thường xuyên được thay đổi và điều chỉnh

1.4.4 Hệ thống các nguyên tắc về giám sát ngân hàng của ủy ban Basle

Các thành phần của Khung kiểm soát nội bộ theo Báo cáo Basle

Khái niệm KSNB ban đầu chỉ nhằm góp phần chống gian lận, sai sót và mất mát tài sản; giờ được mở rộng bao gồm cả kiểm soát những rủi ro trong hoạt động kinh doanh và quản lý của ngân hàng KSNB góp phần trong việc đạt được mục tiêu

đề ra và đảm bảo sự tồn tại về mặt tài chính của một ngân hàng Theo báo cáo của

ủy ban Basel 1998, hệ thống KSNB trong hoạt động ngân hàng bao gồm năm thành phần tương hỗ Các thành phần đó bao gồm: (1) Môi trường kiểm soát và giám sát của Ban lãnh đạo (2) Xác định và đánh giá rủi ro (3) Các hoạt động kiểm soát và

sự phân công, phân nhiệm.(4) Thông tin và truyền thông (5) Giám sát hoạt động và sửa chữa những sai sót

Hệ thống các nguyên tắc theo Khung kiểm soát nội bộ ngân hàng của ủy ban Basle

Ủy ban Basle về giám sát ngân hàng đã đề ra 13 nguyên tắc cơ bản cần thiết

để thiết kế và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng Nội dung của các nguyên tắc như sau:

Môi trường kiểm soát và giám sát của Ban lãnh đạo

Nguyên tắc 1:Hội đồng quản trị có trách nhiệm xét duyệt và kiểm tra định kỳ toàn bộ chiến lược kinh doanh và những chính sách quan trọng của ngân hàng; Nhận biết những rủi ro trọng yếu trong hoạt động ngân hàng, xây dựng những mức rủi ro có thể chấp nhận được đối với các rủi ro này và đảm bảo rằng: Ban điều hành

đã thực hiện các công việc cần thiết để xác định, đo lường, theo dõi, và kiểm soát rủi ro này; Phê chuẩn cơ cấu tổ chức; và đảm bảo rằng Ban điều hành giám sát sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm sau

32

cùng về việc thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hữu hiệu

Nguyên tắc 2: Ban điều hành chịu trách nhiệm thực hiện những chiến lược

và chính sách mà Hội đồng quản trị ban hành; Nâng cao việc xác định, đo lường, theo dõi và kiểm soát những rủi ro phát sinh trong hoạt động của ngân hàng; Duy trì một cơ cấu tổ chức trong đó có sự phân công rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn, và các mối quan hệ báo cáo giữa các phòng ban; Đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả; Thiết lập các chính sách kiểm soát nội bộ thích hợp; và Giám sát

sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Nguyên tắc 3:Hội đồng quản trị và Ban điều hành chịu trách nhiệm nâng cao tiêu chuẩn đạo đức, tính chính trực, thiết lập văn hoá tổ chức trong đó nhấn mạnh và làm cho tất cả nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ Tất cả nhân viên trong ngân hàng cần hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình kiểm soát nội bộ

và thực sự tham gia vào quá trình đó

Xác định và đánh giá rủi ro

Nguyên tắc 4: phải nhận biết đánh giá liên tục những rủi ro trọng yếu có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch của ngân hàng Việc đánh giá phải bao gồm tất cả những rủi ro trong hoạt động của ngân hàng Kiểm soát nội bộ cần nhận biết những rủi ro chưa được kiểm soát trước đây cũng như những rủi ro mới vừa phát sinh

Các hoạt động kiểm soát và sự phân công, phân nhiệm

Nguyên tắc 5: cần phải thiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, trong đó sự kiểm soát được xác định ở mỗi mức độ hoạt động Nghĩa là kiểm tra ở cấp cao nhất; kiểm tra hoạt động đối với các bộ phận, phòng ban khác nhau; kiểm tra vật chất; kiểm tra sự tuân thủ những qui định ban hành và theo dõi những trường hợp không tuân thủ; cơ chế phê duyệt và ủy quyền; cũng như cơ chế rà soát và đối chiếu

Nguyên tắc 6: cần phải có sự phân công hợp lý và các công việc của nhân viên không mâu thuẫn nhau Cần xác định rõ những lĩnh vực mà tại đó có thể xảy ra xung đột quyền lợi, giảm thiểu tối đa, và tùy thuộc vào sự giám sát độc lập, thận trọng

Thông tin và truyền thông

Nguyên tắc 7: cần phải có đầy đủ và tổng hợp các thông tin về sự tuân thủ về

33

tình hình hoạt động, tình hình tài chính, cũng như các thông tin thị trường bên ngoài ảnh hưởng đến việc đưa ra quyết định Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, có thể

sử dụng được và được trình bày theo biểu mẫu thống nhất

Nguyên tắc 8: cần phải có một hệ thống thông tin đáng tin cậy, có thể đáp ứng tất cả những hoạt động chủ yếu của ngân hàng Hệ thống này phải lưu trữ, sử dụng dữ liệu dưới hình thức điện tử, an toàn, được theo dõi độc lập và được kiểm tra đột xuất, đầy đủ

Nguyên tắc 9: cần phải có kênh truyền thông hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả cán bộ nhân viên đều hiểu đầy đủ và tuân thủ triệt để các chính sách và thủ tục có liên quan đến trách nhiệm và nhiệm vụ của họ và đảm bảo rằng các thông tin cần thiết khác cũng đã được phổ biến đến các nhân viên có lien quan

Giám sát hoạt động và sửa chữa những sai sót

Nguyên tắc 10:Tổng thể của một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi phải được giám sát thường xuyên Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải là công việc hàng ngày của ngân hàng, cũng như là việc đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh và kiểm toán nội bộ

Nguyên tắc 11: cần phải có bộ phận kiểm toán nội bộ toàn diện, hiệu quả và được thực hiện bởi những người có năng lực, được đào tạo thích hợp, và làm việc độc lập Nhiệm vụ kiểm toán nội bộ, một phần là giám sát hệ thống kiểm soát nội

bộ, phải báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và Ban điều hành

Nguyên tắc 12:Những sai sót của hệ thống kiểm soát nội bộ được phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận kiểm toán nội bộ, hoặc các nhân viên khác thì phải được báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp và ghi nhận ngay lập tức Những sai sót trọng yếu của kiểm soát nội bộ phải được báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị và Ban điều hành

Đánh giá của cơ quan thanh tra ngân hàng về hệ thống kiểm soát nội bộ

Nguyên tắc 13:Cơ quan thanh tra cần yêu cầu tất cả các ngân hàng phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, phù hợp với loại hình, sự phức tạp, rủi

ro vốn có trong hoạt động ngân hàng, thích nghi được với sự thay đổi mội trường và điều kiện của ngân hàng Trong trường hợp, cơ quan thanh tra xác định hệ thống

34

kiểm soát nội bộ của ngân hàng không hiệu quả (chẳng hạn không đáp ứng đƣợc tất

cả các nguyên tắc nêu ra trong báo cáo này) thì cơ quan thanh tra ngân hàng sẽ đƣa

ra cách xử lý thích hợp

35

KẾT LUẬN CHƯƠNG I

Tóm lại, kiểm soát nội bộ là hoạt động hết sức quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp nói chung và ngân hàng nói riêng Trong bối cảnh các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn do ảnh hưởng suy thoái kinh tế, kiểm soát nội bộ sẽ giúp cho các doanh nghiệp kiểm soát và tiết kiệm chi phí, tăng doanh thu, nâng cao chất lượng hoạt động, hạn chế và đề phòng các rủi ro tiềm tàng Bên cạnh đó còn giảm thiểu được các rủi ro làm chậm kế hoạch, bảo vệ tài sản, nâng cao chất lượng nhân

sự đồng thời hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu

đề ra

Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành tại các NHTM giúp cho các ngân hàng kiểm soát và ngăn ngừa được rủi ro của từng hoạt động kinh doanh nhằm đem lại thu nhập cao nhất cho ngân hàng Việc hoàn thiện và phát triển

hệ thống kiểm soát nội bộ luôn là vấn đề bức thiết của từng ngân hàng

Chương I đã hệ thống hóa được những kiến thức lý luận liên quan đến kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nói chung và ngân hàng nói riêng từ khái niệm, đặc điểm, vai trò Đây là cơ sở để áp dụng vào phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Maritime Bank Bãi Cháy trong chương II

36

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI QUẢNG NINH –

PHÕNG GIAO DỊCH BÃI CHÁY 2.1 Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của ngân hàng TMCP Hàng hải chi nhánh Quảng Ninh – Phòng giao dịch Bãi cháy

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) chính thức thành lập theo Giấy phép số 0001/NH-GP ngày 08/06/1991 (Giấy phép đầu tiên) của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Ngày 12/07/1991, Maritime Bank chính thức khai trương và đi vào hoạt động tại Thành phố Cảng Hải Phòng, và Maritime Bank đã trở thành một trong những Ngân hàng TMCP đầu tiên tại Việt Nam Các

cổ đông sáng lập chủ yếu là: Cục Hàng Hải Việt Nam và các Công ty con thuộc Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam, Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Cục Hàng không Dân dụng Việt Nam…

Đến nay, Maritime Bank Việt Nam đã trở thành một Ngân hàng TMCP phát triển mạnh, bền vững và tạo được niềm tin đối với khách hàng Vốn điều lệ hiện tại

ở mức 8.000 tỷ đồng , tổng tài sản hơn 110.000 tỷ đồng Mạng lưới hoạt động không ngừng được mở rộng từ 16 điểm giao dịch năm 2005 lên 240 điểm trên cả nước với tổng số khoảng 6000 nhân viên vào cuối năm 2014

Cùng với sự tư vấn của Mc Kinsey quyết định thay đổi toàn diện, từ mô hình kinh doanh, định hướng kinh doanh, hình ảnh thương hiệu, thiết kế không gian giao dịch tới phương thức tiếp cận khách hàng…, đến nay, Maritime Bank đang được nhận định là một Ngân hàng có sắc diện mới mẻ, đường hướng hoạt động táo bạo

và mô hình giao dịch chuyên nghiệp, hiện đại

Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam

Kể từ cuối 2012, cơ cấu tổ chức của Maritime Bank được tổ chức theo mô hình các Khối, Phòng/Ban chức năng, phân chia theo loại hình sản phẩm dịch vụ Trong quá trình phát triển, ngân hàng đã cơ cấu lại tổ chức các Khối theo quy trình hoạt động từ các chi nhánh để hoàn thiện và hướng tới hệ thống quản lý tập trung tại Trụ sở chính của Maritime Bank Cơ cấu tổ chức trên này có ưu điểm là các

37

nhân viên và cán bộ lãnh đạo đầu tư sâu vào chuyên ngành hẹp của sản phẩm, dịch

vụ, từ đó nâng cao trình độ tay nghề

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức, mô hình quản lý Maritime Bank Việt Nam

(Nguồn: Báo cáo thường niên Maritime bank, 2014)

V PHÒNG MARITIME BANK

DN LỚN

NH ĐỊNH CHẾ

TC

KHỐI QUẢN

LÝ RR

KHỐI QUẢN

LÝ TÀI CHÍNH

KHỐI PHÊ DUYỆT

TD

KHỐI

CN & VẬN HÀNH

ỦY BAN TÍN DỤNG VÀ ĐẦU TƯ

ỦY BAN XỬ LÝ RỦI RO

ỦY BAN QUẢN LÝ RỦI RO

ỦY BAN NHÂN SỰ

ỦY BAN CHIẾN LƯỢC

ỦY BAN KIỂM TOÁN

HĐỒNG

XỬ LÝ

RỦI RO

HỘI ĐỒNG ALCO

H.Đ ĐIỀU HÀNH

H.Đ TÍN DỤNG

VÀ ĐẦU

TƯ

PHÓ TGĐ THƯỜNG TRỰC

TỔNG GIÁM ĐỐC

HỘI ĐỒNG QUẢN

TRỊ

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG

BAN KIỂM SOÁT

KIỂM TOÁN NỘI BỘ

BAN Q.LÝ TÍN DỤNG

VÀ ĐẦU

TƯ

BAN PR &

ING

MARKET-BAN QUẢN

LÝ CHIẾN LƯỢC

BAN PHÁP CHẾ & GIÁM SÁT

38

Sự ra đời của ngân hàng TMCP Hàng hải Quảng Ninh- PGD Bãi Cháy

Ngân hàng Hàng hải Quảng Ninh (Maritime Bank Quảng Ninh) là Chi nhánh thuộc Ngân hàng Hàng hải Việt Nam được thành lập từ ngày 27 tháng 11 năm 1992

Từ đó cho đến nay, Maritime Bank Quảng Ninh đã phát triển và đứng vững trên thị trường, là ngân hàng TMCP ra đời sớm nhất tại Quảng Ninh Cùng với việc phát triển và khẳng định thương hiệu, hình ảnh, trong những năm gần đây, tại khu vực Quảng Ninh đã thành lập thêm nhiều PGD : Bãi Cháy, Cẩm Phả, Vườn Đào, Giếng Đáy, Hồng Hải, Uông Bí… Ngày 7/11/2007, phòng giao dịch Bãi Cháy được thành lập cùng chung nhiệm vụ như các PGD khác trên địa bàn thực hiện các hoạt động của ngân hàng được giao từ hội sở Martime bank, chịu chỉ tiêu kế hoạch riêng và hạch toán độc lập với chi nhánh Quảng Ninh Đến năm 2014, nhân sự của PGD đã tăng lên thành 8 người, thu hút sự quan tâm, tin tưởng của hơn 2600 khách hàng, đạt hơn 300 tỷ tiền gửi tiết kiệm, 19 tỷ tiền gửi không kỳ hạn, lợi nhuận đóng góp mỗi năm cho Maritime Bank Việt Nam là không nhỏ

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức của Maritime Bank Bãi Cháy

- Dịch vụ tài khoản thánh toán: Maritime bank cung cấp các dịch vụ và tiện

ích tài khoản là: tài khoản thanh toán thường, tài khoản M1 account, tài khoản Mmoney, tài khảo M-payroll, thấu chi tài khoản thanh toán

- Sản phẩm tiền gửi có kỳ hạn: Các sản phẩm tiết kiệm rất phong phú, đa dạng:

tiết kiệm thường, tiết kiệm lãi suất cao nhất, Tiết kiệm Ong vàng, tiết kiệm online,

tiết kiệm Song lộc…

Bảng 2.1: Tình hình huy động vốn của MSB Bãi Cháy

Hoàn thành (%)

Kế hoạch (Tỷ đồng)

Thực hiện (Tỷ đồng)

Hoàn thành (%)

Kế hoạch (Tỷ đồng)

Thực hiện (Tỷ đồng)

Hoàn thành (%)

TG CKH 187.0 206.0 110 230.0 254.0 110 321.0 306.0 95

TG KKH 13.0 13.8 106 18.0 18.6 103 27.0 23.0 85

Nguồn : Báo cáo kết quả kinh doanh Maritime Bank Bãi Cháy các

năm(2012,2013,2014)

40

Biểu 2.1: Tốc độ tăng trưởng huy động vốn

(Nguồn : MSB (2012-2014), “Báo cáo thường niên”)

- Sản phẩm dịch vụ thẻ: thẻ thanh toán rất đa dạng cả về hình thức và tính

năng như: thẻ M1, thẻ Mmoney, thẻ Mastercard Debit, thẻ tín dụng Platinum, thẻ FCB Platinum (dành cho khách hàng ưu tiên)…

- Sản phẩm tín dụng: bao gồm sản phẩm thấu chi, thẻ tín dụng, cho vay tín

Hoàn thành (%)

Kế hoạch (Tỷ đồng)

Thực hiện (Tỷ đồng)

Hoàn thành (%)

Kế hoạch (Tỷ đồng)

Thực hiện (Tỷ đồng)

Hoàn thành (%)

Ứng vốn 1.7 2.0 118 4.2 5.2 124 6.4 6.0 94

(Nguồn : MSB (2012-2014), “Báo cáo thường niên”)

Cơ cấu cho vay của MSB Bãi Cháy cho thấy sự tăng trưởng khá chậm của tín dụng tại thời kỳ này Sản phẩm tín dụng còn nghèo nàn và hạn chế do nhiều yếu tố: chính sách phát triển tín dụng của Maritime bank, kinh nghiệm làm tín dụng của nhân viên ngân hàng bán lẻ còn non nớt…