Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà tại cty CP quản lý và đầu tư bđs UDICLAND

Càng quan trọng hơn khi tình hình thị trường bất động sản và văn phòng cho thuê vẫn còn xu hướng ảm đạm như hiện nay, để bán được hàng, tìm kiếm được khách hàng mới, giữ chân khách hàng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

-

Bùi Thái Dương

NHÀ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN QUẢN LÝ VÀ ĐẦU TƯ BẤT

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà tại Cty CP Quản lý và Đầu tư Bất động sản UDICLAND” là công trình nghiên cứu

của riêng tôi, không sao chép

Các số liệu, kết quả trong luận văn là hoàn toàn trung thực và chính xác, không trùng lặp với bất kỳ công trình nghiên cứu nào đã được công bố trước đây

Hà Nội ngày 20 tháng 02 năm 2016

Tác giả

BÙI THÁI DƯƠNG

LỜI CẢM ƠN

Sau một quá học tập, nghiên cứu thu thập tài liệu và thông tin về công ty Quản

lý và Đầu tư Bất Động sản UDICLAND, đồng thời được sự nhiệt tình chỉ bảo của Giảng viên hướng dẫn - TS Phạm Thị Thu Hà , tôi đã hoàn thành luận văn với đề tài

“Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà tại Cty CP Quản lý và Đầu

tư bất động sản UDICLAND”

Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giảng viên trong khoa viện kinh tế quản lý, viện đào tạo sau đại học Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, đặc biệt là Giảng viên - TS Phạm Thị Thu Hà, người trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này

Tôi chân thành cảm ơn các bạn bè trong tập thể lớp, các cán bộ thuộc công ty Quản lý và Đầu tư Bất Động sản UDICLAND đã giúp đỡ và cho tôi những ý kiến góp ý quý báu cho luận văn

Tôi xin chân thành cám ơn bố mẹ, vợ con và anh em trong gia đình, công ty

đã tạo điều kiện về thời gian để tôi hoàn thành tốt quá trình học tập

Do thời gian nghiên cứu có hạn, hơn nữa vấn đề tìm giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tòa nhà là một vấn đề tương đối phức tạp và đòi hỏi có nhiều thời gian theo dõi, nghiên cứu trên thực địa nên luận văn không thể tránh khỏi những hạn chế cả về lý luận cũng như thực tế Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý thêm nữa của các thầy, cô giảng viên và bạn bè, đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 02 năm 2016

Tác giả

BÙI THÁI DƯƠNG

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU 5

1 Tính cấp thiết của đề tài 6

2 Mục tiêu nghiên cứu: 8

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 9

4 Phương pháp nghiên cứu: 9

5 Kết cấu 10

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN - TÒA NHÀ ĐA NĂNG 10

1.1 Một số vấn đề cơ bản về quản lý bất động sản 10

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm chủ yếu của bất động sản 10

1.1.2 Khái niệm và vai trò của quản lý bất động sản 11

1.1.3 Nội dung quản lý bất động sản: 13

1.2 Quản lý tòa nhà đa năng 15

1.2.1 Khái niệm tòa nhà đa năng 15

1.2.2 Đặc điểm của tòa nhà đa năng - chung cư thương mại văn phòng 16

1.2.3 Phân loại tòa nhà văn phòng 17

1.2.4 Sự cần thiết phải quản lý tòa nhà đa năng 22

1.2.5 Nội dung của hoạt động quản lý tòa nhà đa năng 22

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý tòa nhà đa năng 29

1.3.1 Các văn bản pháp luật 30

1.3.2 Yếu tố chủ đầu tư 31

1.3.3 Yếu tố khách hàng 32

1.4 Các phương hướng hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà 32

1.4.1 Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh 32

1.4.2 Nâng cao vai trò quản lý 33

1.4.3 Sử dụng năng lượng tiết kiệm 33

1.4.4 Nâng cao hiệu quả nguồn nhân lực 34

1.4.5 Hoàn thiện qui trình quản lý 34

KẾT LUẬN CHƯƠNG 35

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÒA NHÀ UDIC COMPLEX, KHU ĐÔ THỊ ĐÔNG NAM TRẦN DUY HƯNG, CẦU GIẤY, HÀ NỘI 37

2.1 Khái quát chung về Công ty CP Quản lý và Đầu Tư Bất động sản UDIC 37

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 37

2.1.3 Giới thiệu tòa nhà UDIC COMPLEX 42

2.1.4 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Ban quản lý tòa nhà 44

2.1.5 Thực trạng tình hình hoạt động của Ban Quản lý tòa nhà 46

2.2 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý tòa nhà văn phòng 60 2.2.1 Các nhân tố khách quan 60

2.2.2 Nhân tố chủ quan 62

2.3 Đánh giá chung về công tác quản lý tòa nhà UDIC COMPLEX 65

2.3.1 Những mặt đạt được 65

2.3.2 Hạn chế tồn tại và nguyên nhân: 66

KẾT LUẬN CHƯƠNG 68

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÒA NHÀ TẠI CÔNG TY CP QUẢN LÝ VÀ ĐẦU TƯ BẤT ĐỘNG SẢN UDICLAND 70

3.1 Định hướng phát triển lĩnh vực dịch vụ quản lý tòa nhà của công ty CP Quản lý và Đầu tư bất động sản UDICLAND giai đoạn 2016 đến 2020 70

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tòa nhà tại Cty CP Quản lý và Đầu tư bất động sản UDICLAND’’ 71

3.2.1 Cải tổ bộ máy hành chính nhân sự 71

3.2.2 Tiết giảm chi phí 77

3.2.3 Gia tăng doanh thu từ dịch vụ giá trị gia tăng 83

KẾT LUẬN CHƯƠNG 88

KẾT LUẬN CHUNG 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Hình 2 1 Cơ cấu tổ chức Cty Cổ phần Đầu tư và Quản lý bất động sản

UDICLAND 40

Hình 2 2 Sơ đồ tổ chức Ban quản lý tòa nhà UDIC COMPLEX 45

Bảng 1 1 Tiêu chí phân loại tòa nhà văn phòng 17

Bảng 1 2 Ngân sách hoạt động năm thứ t 27

Bảng 2 1 Hệ thống Kỹ thuật trong tòa nhà 43

Bảng 2 2 Bố trí nhân sự bộ phận kỹ thuật hiện tại 46

Bảng 2 3 Bố trí nhân sự bộ phận an ninh hiện tại 47

Bảng 2 4 Thống kê chi phí tiền lương hiện tại của ban quản lý tòa nhà UDIC COMPLEX 48

Bảng 2 5 Thống kê công suất và tình trạng sử dụng đèn chiếu sáng công cộng tại tòa nhà UDIC COMPLEX hiện tại 51

Bảng 2 6 Chi phí sử dụng điện hiện nay ở khu công cộng - tòa nhà UDIC COMPLEX 53

Bảng 2 7 Chi phí sử dụng điện thông gió trong tòa nhà hiện tại 53

Bảng 2 8 Bảng tổng hợp chi phí 58

Bảng 2 9 Bảng tổng hợp doanh thu 59

Bảng 2 10 Bảng kết quả kinh doanh quý 3/2015 và năm 2015 59

Bảng 2 11 Thông tin thị trường văn phòng cho thuê tại Hà Nội quí 4/2015 61

Bảng 2 12 Thông tin thị trường bán lẻ tại Hà Nội quí 4/2015 61

Bảng 2 13 Bảng đặc điểm nguồn nhân lực ban quản lý (tính đến 12/2015) 63

Bảng 3 1 Bố trí nhân sự bộ phận kỹ thuật sau cơ cấu 73

Bảng 3 2 Bố trí nhân sự bộ phận an ninh sau cơ cấu 74

Bảng 3 3 Thống kê chi phí tiền lương sau khi cơ cấu lại nhân sự của ban quản lý tòa nhà UDIC COMPLEX 75

Bảng 3 4 Thống kê công suất sử dụng đèn chiếu sáng công cộng tại tòa nhà UDIC COMPLEX sau khi tiết giảm 78

Bảng 3 5 Chi phí sử dụng điện công công cộng tại tòa nhà UDIC COMPLEX sau khi tiết giảm hệ thống chiếu sáng công cộng 79

Bảng 3 6 Phân tích ảnh hưởng của khí thải ô tô sinh ra ngoài giờ cao điểm 80

Bảng 3 7 Thống kê công suất quạt thông gió tầng hầm 81

Bảng 3 8 Bảng đánh giá hiệu quả công suất hệ thống thông gió tầng hầm 81

Bảng 3 9 Chi phí sử dụng điện thông gió trong tòa nhà sau khi tiết giảm 82

Bảng 3 10 Thống kê hiệu quả của giải pháp tiết giảm chi phí 82

Bảng 3 11 Bảng khảo sát giá dịch vụ trông giữ xe 84

Bảng 3 12 Bảng tính lợi nhuận ròng từ giải pháp giảm giá dịch vụ trông giữ xe 85

Bảng 3 13 Bảng tính lợi nhuận ròng tối thiểu từ giải pháp giảm giá trông giữ xe 86

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Bắt đầu từ năm 1986 đến nay, đất nước Việt Nam đã tiến hành công cuộc đổi mới nền kinh tế được 30 năm Nền kinh tế nước ta đã đạt được những thành tựu to lớn và luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng khá cao liên tục trong nhiều năm Việc trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) thúc đẩy nền kinh tế Việt Nam hội nhập sâu, rộng hơn vào kinh tế thế giới, cơ hội tranh thủ các nguồn lực bên ngoài để đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá Việt Nam đặt mục tiêu phấn đấu đến năm 2020 cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại Bên cạnh

sự tăng trưởng về kinh tế, điều kiện chính trị xã hội và an ninh trật tự ổn định, chính sách thông thoáng và đang dần được hoàn thiện của Chính phủ, cùng những ưu thế thị trường của một quốc gia đang phát triển như giá nhân công rẻ, nguyên liệu dồi dào, nhu cầu thị trường tăng mạnh … đã và đang là những yếu tố giúp Việt Nam trở thành

“điểm hẹn đầu tư” cho các nhà đầu tư, các công ty, tổ chức nước ngoài làm cho vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) tăng nhanh Xuất phát từ nhu cầu thành lập văn phòng đại diện mới của các công ty đa quốc gia, sự mở rộng văn phòng đại diện, chi nhánh văn phòng đại diện của các công ty trong nước, nhu cầu thuê và cho thuê các tòa nhà văn phòng để làm việc rất lớn Nhiều công ty muốn thay đổi bộ mặt hoặc nâng cao uy tín của mình trước đối tác làm ăn nên cũng có xu hướng chuyển sang các tòa nhà có các khu văn phòng cao cấp để làm việc Bên cạnh đó cuộc sống của nhiều thành phần trong xã hội cũng đi lên Nhu cầu về chất lượng sống cũng thay đổi, đặc biệt là nhu cầu về chung cư cao cấp Một số bộ phận cư dân đã chuyển từ nhà ở tập thể, nhà ở mặt đất thổ cư…sang những khu chung cư có các căn hộ chất lượng tốt và cao cấp Để phục vụ mặt bằng dân cư có thu nhập ngày càng cao, nhiều khu thương mại, dịch vụ đã và đang phát triển mạnh mẽ Xuất phát từ ba nhu cầu trên nên thị trường bất động sản hiện nay thường có xu hướng phát triển các dự án tòa nhà đa năng bao gồm các khu chung cư, thương mại, văn phòng có mục đích sử dụng hỗn hợp bao gồm nhà ở, các khu văn phòng cho thuê và các khu thương mại và dịch vụ Song song với sự phát triển của thị trường bất động sản Việt Nam, thị trường kinh doanh thứ cấp cũng phát triển mạnh mẽ, trong số đó có lĩnh vực quản lý bất động sản theo hướng chuyên nghiệp đang phát triển và mở rộng ra trên khắp các tỉnh

thành cả nước

Công tác quản lý bất động sản ở Việt Nam tuy đã có nhiều cải thiện so với trước đây nhưng vẫn còn tồn tại một số vấn đề như kinh nghiệm quản lý kém, khả năng nguy cơ xảy ra rủi ro lớn, công tác quản lý vẫn còn thiếu khoa học Về chất lượng nguồn nhân lực đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn còn chưa cao, chưa chuyên nghiệp, thiếu kinh nghiệm và thực tế còn thiếu nguồn cung nên hiệu quả đem

lại từ hoạt động vận hành, quản lý và khai thác các tổ hợp chung cư thương mại văn phòng còn thấp Nếu đặt việc quản lý các tổ hợp đó trong tay các nhà quản lý chuyên nghiệp thì giá trị của Bất động sản sẽ không ngừng tăng lên Họ sẽ luôn đảm bảo cho

lợi ích của chủ nhân các căn hộ cũng như của chủ nhân các tòa nhà cho thuê trên cơ

sở đảm bảo duy trì chất lượng và hình ảnh của công trình Đây là một xu hướng mang tính phổ biến trong lĩnh vực kinh doanh Bất động sản trên thế giới

Để đảm bảo cho tòa nhà hoạt động ổn định cần tổ chức thực hiện một loạt các dịch vụ, liên quan đến một số hoặc toàn bộ các hoạt động sau: đảm bảo an ninh, trông giữ tài sản và phương tiện đi lại, làm sạch thu gom rác thải, chăm sóc cảnh quan; vận hành, duy tu và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà như máy bơm, máy phát điện, thang máy, hệ thống PCCC, điện, nước, tổng đài, camera…, phòng ngừa các rủi ro về cháy nổ, động đất, ngăn chặn thiệt hại về người và tài sản, quản lý vấn đề nhân sự, vật tư, giám sát hoạt động tài chính và hoạt động tòa nhà

Những năm gần đây cùng với quá trình đô thị hoá ở nước ta, loại hình tòa nhà đa năng đang phát triển rất mạnh Tuy nhiên, vấn đề quản lý ở nước ta còn chưa phát triển và đủ chất lượng để đáp ứng nhu cầu, nhiều đơn vị quản lý được thành lập có đội ngũ quản lý chưa chuyên nghiệp, chủ yếu phát triển từ các bộ phận quản lý hành chính cũ Hiện đã có những đơn vị quản lý chuyên nghiệp mang tầm quốc tế và khu vực đang thực hiện quản lý thuê cho các chủ đầu tư như CBRE, PMC, Savills…tuy nhiên để thuê các đơn vị này quản lý đòi hỏi phải bỏ ra một khoản chi chí rất cao, không phải chủ đầu tư nào cũng có thể chấp nhận thuê họ nên việc thành lập, phát triển bộ máy quản lý tòa nhà từ bộ phận hành chính cũ là một giải pháp đang được các chủ đầu tư áp dụng

Không nằm ngoài qui luật này, năm 2002, Tổng Công ty Đầu tư và Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC đã cho thành lập công ty Quản lý và Đầu tư Bất Động sản

UDICLAND nhằm kinh doanh và quản lý độc quyền các dự án bất động sản do tổng công ty xây dựng trên địa bàn Hà Nội

Một trong các dự án Bất động sản đó là Tòa nhà đa năng UDIC COMPLEX tọa lạc tại lô đất N04 thuộc khu đô thị đông nam Trần Duy Hưng, ngay mặt đường Hoàng Đạo Thúy, phường Trung Hòa, quận Cầu giấy, thủ đô Hà Nội Tòa nhà được đi vào vận hành khai thác từ cuối năm 2014 Đây là một khu tổ hợp chung cư, thương mại, văn phòng có quy mô lớn nhất do Tổng công ty UDIC đầu tư và đã được hoàn thiện

đi vào khai thác

Từ thực tế trên, rõ ràng việc quản lý tốt tòa nhà đa năng chung cư thương mại văn phòng là rất cần thiết và quan trọng Càng quan trọng hơn khi tình hình thị trường bất động sản và văn phòng cho thuê vẫn còn xu hướng ảm đạm như hiện nay, để bán được hàng, tìm kiếm được khách hàng mới, giữ chân khách hàng cũ là điều rất quan trọng, điều đó phụ thuộc rất nhiều vào chính sách linh hoạt cũng như chất lượng quản

lý của công tác quản lý tòa nhà Chính vì vậy, em xin đưa ra đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà tại Cty CP Quản lý và Đầu tư bất động sản UDICLAND” với mong muốn tìm hiểu, nghiên cứu và đưa ra một số giải pháp,

đề xuất trong vấn đề quản lý tòa nhà của công ty này Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu và trình độ kiến thức có hạn nên luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót

Vì vậy, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp cũng như phê bình của giáo viên hướng dẫn để đề tài hoàn chỉnh hơn Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên hướng dẫn – TS Phạm Thị Thu Hà đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài này

2 Mục tiêu nghiên cứu:

- Làm rõ cơ sở khoa học, nội dung công tác quản lý các tòa nhà chung cư thương mại văn phòng ở Việt Nam

- Áp dụng lý luận nêu trên để thấy phân tích thực trạng quản lý các tòa nhà chung cư thương mại văn phòng ở Việt Nam

- Trên cơ sở các kết quả phân tích , căn cứ vào nhiệm vụ đặt ra luận văn sẽ đưa ra một số giải pháp thiết thực nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý một tòa nhà cụ thể và từ đó có những luận giải khái quát về quản lý tòa nhà nói chung

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

- Vấn đề nghiên cứu: Tập trung đi sâu giới hạn trong những vấn đề về quản lý tòa nhà hiện nay: những bất cập còn tồn tại và đề xuất một số mô hình giải pháp hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà đa năng chung cư thương mại văn phòng

- Đối tượng nghiên cứu: Công ty UDICLAND hiện đang quản lý một số tòa nhà nhưng do mục tiêu nghiên cứu là về quản lý tòa nhà đa năng đồng thời để đảm bảo tính đầy đủ và tương thích với Luận văn nên đối tượng nghiên cứu được lựa chọn là Tòa nhà đa năng UDIC COMPLEX tại lô đất N04 thuộc khu đô thị đông nam Trần Duy Hưng, ngay mặt đường Hoàng Đạo Thúy, phường Trung Hòa, quận Cầu giấy

của thủ đô Hà Nội Đây là tòa nhà lớn nhất mà công ty UDICLAND quản lý và được công ty tập trung toàn bộ nhân lực, tài lực tốt nhất và các quy trình mới nhất để vận hành Tòa nhà đã hoạt động được hơn 01 năm

- Thời gian nghiên cứu:

+ Từ năm 2014 đến nay

+ Phương hướng, giải pháp đề xuất mô hình quản lý tòa nhà trong vòng 05 năm

4 Phương pháp nghiên cứu:

Khi xem xét các sự vật hiện tượng và quá trình vận động của kinh tế ta phải đặt chúng trong mối liên hệ tác động qua lại lẫn nhau, thường xuyên vận động, phát triển không ngừng, chứ không phải là bất biến Công tác quản lý tòa nhà đa năng chung cư thương mại văn phòng được hình thành, phát triển và hoàn thiện từ sơ khai cho đến ngày nay đã trải qua một quá trình lịch sử lâu dài, luôn có những thay đổi để điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh môi trường, kinh tế, xã hội, và luôn có những cải tiến để đạt được mong muốn của con người và xã hội Vì vậy trong quá trình nghiên cứu cần phải sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp lịch sử;

- Phương pháp quan sát khoa học;

- Phương pháp điều tra;

- Phương pháp tham khảo ý kiến chuyên gia;

- Phương pháp thống kê;

- Phương pháp phân tích so sánh;

- Phương pháp tổng kết

5 Kết cấu

Ngoài mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm các chương:

- Chương I: Cơ sở lý luận về quản lý Bất động sản - Tòa nhà đa năng

- Chương II: Phân tích thực trạng công tác quản lý tòa nhà đa năng UDIC COMPLEX của công ty CP Quản lý và Đầu tư bất động sản UDICLAND

- Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý tòa nhà

đa năng UDIC COMPLEX

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ BẤT ĐỘNG SẢN - TÒA NHÀ

ĐA NĂNG 1.1 Một số vấn đề cơ bản về quản lý bất động sản

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm chủ yếu của bất động sản

Bất động sản là một loại tài sản đặc biệt và quan trọng, thường chiếm đến trên dưới 40% giá trị của cải vật chất của mỗi quốc gia Nhưng do hệ thống pháp luật và chế độ

sở hữu khác nhau, nên mỗi nước lại có một cách định nghĩa riêng về bất động sản Điều 174 Bộ luật dân sự nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam quy định:

“Bất động sản là những tài sản không thể di dời được bao gồm: đất đai; nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất đai kể cả các tài sản gắn liền với nhà

ở, công trình xây dựng đó; các tài sản khác gắn liền với đất đai và các tài sản khác theo quy định của pháp luật”

Định nghĩa trên phân loại bất động sản như một loại tài sản, nó phù hợp với nhu cầu quản lý đất đai bất động sản của Nhà Nước

Ngoài những đặc trưng cơ bản nêu trên, bất động sản còn có những đặc điểm cụ thể sau:

Thứ nhất, bất động sản có vị trí cố định về vị trí địa lý, về địa điểm và không có

khả năng di dời được Đặc điểm này là do bất động sản luôn gắn liền với đất đai, mà đất đai có đặc điểm là có vị trí cố định và có giới hạn về diện tích không gian Chính

vì vậy giá trị và lợi ích của bất động sản gắn liền với từng vị trí cụ thể

Thứ hai, bất động sản là hàng hóa có tính lâu bền Tính lâu bền của hàng hóa bất

động sản gắn liền với sự trường tồn của đất đai, loại tài sản do thiên nhiên ban tặng không thể bị tiêu hủy (trừ một số trường hợp đặc biệt như: động đất, núi lửa)

Thứ ba, hàng hóa bất động sản mang tính khan hiếm Sở dĩ như vậy là do sự

khan hiếm và tính có giới hạn của diện tích bề mặt trái đất cũng như của từng vùng, từng địa phương, từng khu vực, từng thửa đất

Thứ tư, tính dị biệt của bất động sản Mỗi bất động sản là một tài sản riêng biệt,

được sản xuất đơn chiếc và đều có các yếu tố riêng biệt không giống với bất kỳ một bất động sản nào khác

Thứ năm, hàng hóa bất động sản mang nặng yếu tố tập quán, thị hiếu và tâm lý

xã hội Sở dĩ như vậy là vì nhu cầu về bất động sản ở mỗi khu vực, mỗi quốc gia, mỗi dân tộc chịu ảnh hưởng mạnh mẽ bởi yếu tố tập quán, thị hiếu và tâm lý xã hội, thậm chí còn bao gồm cả yếu tố tín ngưỡng, tôn giáo, tâm linh của dân cư ở đó

Thứ sáu, hàng hóa bất động sản chịu ảnh hưởng lẫn nhau

Thứ bảy, bất động sản là một tài sản có giá trị cao

Thứ tám, hàng hóa bất động sản chịu sự chi phối mạnh mẽ của pháp luật và

chính sách của Nhà nước

Thứ chín, giá trị và công năng, khả năng khai thác hàng hóa bất động sản phụ

thuộc vào năng lực quản lý Vì bất động sản thường có giá trị lớn, bao gồm nhiều chủng loại nên việc quản lý chúng khá phức tạp, do đó, đòi hỏi người quản lý phải có năng lực cao và chi phí quản lý cũng phải cao hơn so với các hàng hóa thông thường Tuy nhiên, bất động sản cũng là một loại hàng hoá mà sự tồn tại của nó có khả năng thoả mãn một số những nhu cầu như: giữ vốn, đảm bảo điều kiện sinh sống, giảm chi phí hoặc tạo nguồn thu nhập Giữa những loại hàng hoá khác, bất động sản

là loại hàng hoá đặc biệt, chúng được phân biệt trước tiên bởi những thuộc tính riêng như tính cố định và lâu bền, tính cá biệt và khan hiếm Kinh doanh bất động sản cũng

là một loại hình kinh doanh đặc biệt, vừa mang tính đặc thù, vừa mang tính đa ngành Dưới góc độ kinh doanh và quản lý, mỗi bất động sản đều có những đặc trưng riêng về vị trí, cấu thành và đặc tính sử dụng Các yếu tố này tạo nên khả năng sinh lời cũng như các điều kiện để quản lý và khai thác của từng bất động sản

1.1.2 Khái niệm và vai trò của quản lý bất động sản

a Khái niệm quản lý bất động sản

Quản lý bất động sản là một dịch vụ chuyên nghiệp nhằm đầu tư và khai thác một cách tốt nhất bất động sản của chủ đầu tư Dịch vụ cung cấp nhân công và điều hành nhân công thực hiện những công việc an ninh, vệ sinh, giao dịch với khách hàng, vận

hành điện, nước, bảo trì, bảo dưỡng toà nhà để toà nhà hoạt động tốt, kinh doanh đạt hiệu quả cao và đem lại lợi ích tối đa cho đơn vị quản lý

Quản lý bất động sản, mà quản lý các tòa nhà đa năng chung cư thương mại văn phòng là một thành phần, đó là một dịch vụ bất động sản đóng vai trò rất quan trọng trong việc khai thác sử dụng bất động sản Nếu chất lượng dịch vụ này không tốt thì

sẽ ảnh hưởng xấu tới việc tiêu thụ các sản phẩm bất động sản và làm cho bất động sản nhanh chóng bị xuống cấp và mất giá trị Hiện nay thị trường dịch vụ quản lý bất động sản nước ta đang phát triển cùng với việc phát triển các dự án nhà cao tầng, tuy nhiên vẫn chưa theo kịp thị trường kinh doanh bất động sản, tư duy quản lý vẫn còn ảnh hưởng của thời kỳ bao cấp

Quản lý tòa nhà đa năng chung cư thương mại văn phòng bao gồm quản lý các khách hàng ở, khách hàng thuê, quản lý vận hành, duy trì hoạt động của hệ thống trang thiết bị (thang máy, máy bơm nước, máy phát điện dự phòng, hệ thống hạ tầng

kỹ thuật và các trang thiết bị khác) thuộc phần sở hữu chung hoặc phần sử dụng chung của tòa nhà; cung cấp các dịch vụ (bảo vệ, vệ sinh, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác) đảm bảo cho tòa nhà luôn trong tình trạng hoạt động tốt nhất

Dịch vụ quản lý bất động sản là hoạt động của tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ bất động sản được chủ sở hữu hoặc chủ sử dụng bất động sản thuê hoặc ủy quyền thực hiện việc quản lý bao gồm các công việc bảo quản, giữ gìn, trông coi, vận hành

và khai thác bất động sản theo nội dung hợp đồng quản lý bất động sản

b Vai trò của quản lý bất động sản

Quản lý bất động sản có vai trò quan trọng không chỉ đối với chủ đầu tư mà còn đối với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền liên quan, các khách hàng thuê và mua bất động sản

- Đối với chủ đầu tư: chủ đầu tư là các tổ chức, công ty hay các cá nhân, sở hữu bất động sản như một khoản đầu tư Mục tiêu của hoạt động đầu tư là tối đa hóa lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh bất động sản hay kinh doanh các dịch vụ liên quan đến bất động sản Quản lý bất động sản chính là một trong những quá trình đóng vai trò quyết định đem lại lợi nhuận cho chủ đầu tư từ việc khai thác các công năng của bất động sản và các dịch vụ kết hợp Đối với các bất động sản có quy mô và giá trị

lớn, chủ đầu tư thường tin tưởng và yên tâm khi bất động sản của họ được quản lý bởi những nhà quản lý, công ty quản lý bất động sản hàng đầu thế giới như Chestertơn (Anh), Dining & Assiociates (Anh), Savills (Anh) và CB richard Ellis - CBRE ( Mỹ)

- Đối với cơ quan Nhà nước: Quản lý bất động sản là hoạt động giữa các bên gồm chủ sở hữu, chủ sử dụng, khách thuê và người quản lý, công ty, tổ chức quản lý bất động sản Công ty quản lý có trách nhiệm phải thực hiện tất cả các nghĩa vụ dưới

tư cách pháp nhân đối với Nhà nước thông qua sự ủy quyền của chủ sở hữu và sự hỗ trợ chủ sử dụng, khách thuê để thực hiện nhiệm vụ của họ đối với cơ quan quản lý Nhà nước có liên quan

- Đối với khách hàng: khách thuê hoặc mua bất động sản có thể là các doanh nghiệp, các hộ gia đình, cá nhân thuê hoặc mua với mục đích kinh doanh dịch vụ, làm văn phòng cho thuê đối với các tòa nhà có khu văn phòng, khu dịch vụ, mục đích để

ở đối với các tòa nhà chung cư

- Quản lý bất động sản là một loại hình kinh doanh bao gồm rất nhiều hoạt động phức tạp cụ thể, thường xuyên bao gồm cả những công việc như vệ sinh, an ninh, trông giữ xe và vận hành, bảo trì, sửa chữa các hệ thống điện, cấp thoát nước,

xử lý nước thải, thang máy, chiếu sáng, camera giám sát, PCCC mà những công việc này cần phải có các quy trình cụ thể, thống nhất mang tính chuyên nghiệp Quản

lý bất động sản không chỉ giúp khách hàng sử dụng dịch vụ yên tâm làm việc, an cư, mang lại sự tiện nghi, thoải mái mà còn góp phần nâng cao và giữ gìn giá trị của chính bất động sản đó

1.1.3 Nội dung quản lý bất động sản:

Bất động sản là loại tài sản quan trọng của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc, mỗi cơ quan đơn vị cũng như của mỗi người dân Các quan hệ giao dịch về bất động sản thường có tác động rất mạnh đến hầu hết những hoạt động kinh tế xã hội Để tăng cường vai trò của mình, duy trì sự ổn định và khai thác có hiệu quả các nguồn lực cho phát triển Nhà nước phải quan tâm đến bất động sản, thị trường bất động sản và quản

lý bất động sản Theo điều 66 của Luật kinh doanh bất động sản có quy định: Tổ chức, cá nhân khi kinh doanh dịch vụ quản lý bất động sản phải thành lập doanh nghiệp hoặc hợp tác xã, đăng ký kinh doanh dịch vụ bất động sản theo quy định của pháp luật Tổ chức, cá nhân khi kinh doanh dịch vụ quản lý bất động sản phải có ít

nhất một người có chứng chỉ quản lý bất động sản; khi kinh doanh dịch vụ định giá

bất động sản phải có ít nhất hai người có chứng chỉ định giá bất động sản; khi kinh

doanh dịch vụ sàn giao dịch bất động sản phải có ít nhất hai người có chứng chỉ môi

giới bất động sản, nếu có dịch vụ định giá bất động sản thì phải có ít nhất hai người

có chứng chỉ định giá bất động sản Trong đó còn quy định rõ các nội dung, phạm vi

quản lý bất động sản, các quyền và nghĩa vụ của các bên và giá dịch vụ quản lý,

ngoài ra còn quy định rõ trách nhiệm quản lý bất động sản theo hợp đồng và bồi

thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra

a Lập kế hoạch quản lý bất động sản

Để lập được kế hoạch quản lý bất động sản nhà quản lý phải đánh giá các nhân tố

ảnh hưởng đến giá trị bất động sản như chu kì kinh tế, dân số, thu nhập, cơ sở hạ

tầng, thị hiếu của dân địa phương Bên cạnh đó nhà quản lý cũng phải tìm hiểu, đánh

giá về các bất động sản tương tự trên địa bàn Dựa trên các thông tin thu thập được,

nhà quản lý sẽ phân tích đánh giá các mối tương quan giữa bất động sản mà mình sẽ

quản lý và các yếu tố ảnh hưởng đến nó đồng thời kết hợp với quy trình, phương

pháp sẵn có để đưa ra kế hoạch quản lý hợp lý nhất và đem lại hiệu quả cao nhất

b Tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý bất động sản

Sau khi đã xây dựng được một kế hoạch quản lý có tính khả thi và hiệu quả, nhà quản

lý cần phải tổ chức thực hiện kế hoạch đó đúng với từng công việc, lộ trình đã xây

dựng Để đạt được mục đích đó, nhà quản lý phải tuyển dụng và sử dụng đội ngũ

nhân viên có đầy đủ kiến thức, kỹ năng để quản lý tốt các vấn đề cơ bản sau:

- Xác định nội dung kiểm tra giám sát: Nội dung kiểm tra giám sát sẽ căn cứ trên hệ thống các tiêu chuẩn dịch vụ của bất động sản và các quy định của chủ sở hữu hoặc người quản lý

- Tùy vào từng lĩnh vực, nội dung mà người quản lý có thể áp dụng các phương pháp kiểm tra giám sát như sau:

+ Kiểm tra giám sát bằng cách xem xét trực tiếp hành vi thực hiện: Là hình thức kiểm tra, giám sát do người quản lý tiến hành thông qua quan sát việc thực hiện công việc của người được giám sát

+ Kiểm tra giám sát bằng cách xem xét hồ sơ: Là hình thức kiểm tra, giám sát thông qua việc ghi chép và quản lý các hồ sơ, biểu mẫu theo các quy trình, quy định đã được ban hành

+ Kiểm tra giám sát thông qua hệ thống báo cáo định kỳ

+ Kiểm tra giám sát bằng hệ thống đánh giá chéo: Là hệ thống kiểm tra, giám sát của bộ phận này với bộ phận khác

+ Kiểm tra giám sát phòng ngừa bằng cách xây dựng các quy trình: Là hình thức phân tích các nguyên nhân, bản chất và hậu quả của các sai sót và đưa ra biện pháp khắc phục phòng ngừa, sau đó văn bản hoá các biện pháp đó thành quy trình của công ty

1.2 Quản lý tòa nhà đa năng

1.2.1 Khái niệm tòa nhà đa năng

- Tòa nhà đa năng bao gồm có các khu chung cư, thương mại, văn phòng là bất động sản bao gồm đất và tài sản gắn liền với đất, có độ cao tối thiểu là 02 tầng, diện tích xây dựng lớn hơn 5000m2 (trong đó chiều rộng của đất tối thiểu là 15m2) dùng để ở, kinh doanh dịch vụ thương mại và cho thuê văn phòng

- Theo quy định tại Điều 6, Nghị định số 15/2013/NĐ-CP về phân cấp công trình xây dựng thì các tòa nhà đa năng được phân cấp như sau:

+ Phần diện tích bên trong căn hộ, khu dịch vụ, văn phòng, bao gồm cả diện tích ban công

+ Phần diện tích khác trong tòa nhà được ghi trong hợp đồng mua bán căn hộ hoặc hợp đồng thuê văn phòng

+ Hệ thống trang thiết bị kỹ thuật sử dụng riêng gắn liền với căn hộ, khu dịch

vụ, khu văn phòng

- Phần sở hữu chung bao gồm:

+ Phần diện tích nhà còn lại của tòa nhà ngoài phần diện tích thuộc sở hữu riêng đã quy định

+ Không gian và hệ thống kết cấu chịu lực, trang thiết bị kỹ thuật dùng chung trong tòa nhà, gồm khung, cột, tường chịu lực, tường bao ngôi nhà, tường phân chia các văn phòng, sàn, mái, sân thượng, hành lang, cầu thang bộ, thang máy, đường thoát hiểm, trục xả rác, hộp kỹ thuật, nơi để xe, hệ thống

cấp điện, nước, ga, thông tin liên lạc, phát thanh, truyền hình, cấp thoát nước,

bể phốt, thu lôi, cứu hoả và các phần khác không thuộc sở hữu riêng

+ Hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài nhưng được kết nối với tòa nhà đó Chủ đầu tư là người sở hữu vốn hoặc được giao quản lý sử dụng vốn để thực hiện đầu tư xây dựng tòa nhà theo quy định của pháp luật

Người sử dụng tòa nhà là tổ chức, cá nhân đang sử dụng hợp pháp phần sở hữu riêng trong tòa nhà

Doanh nghiệp quản lý vận hành tòa nhà là đơn vị có năng lực chuyên môn về quản lý vận hành tòa nhà được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp

1.2.2 Đặc điểm của tòa nhà đa năng - chung cư thương mại văn phòng

Đặc điểm chính của một tòa nhà đa năng là một tổ hợp bao gồm các tầng hầm có chức năng trông giữ xe, làm khu dịch vụ, thương mại, khối đế cũng được bố trí dành cho các khu dịch vụ, khu thương mại, một số tầng phía trên thuộc khối đế dành cho khu văn phòng và phía trên khối đế là các tòa tháp được dành cho khối chung cư hoặc văn phòng cho thuê

Để tối ưu hóa hiệu quả, công suất làm việc của những thiết bị cơ điện chính, trong các tòa nhà cao tầng, đòi hỏi phải bố trí thiết bị ở tầng hầm hoặc tầng trệt, bố trí

buồng máy của thang máy và bể chứa nước ở trên đỉnh của tòa nhà Bố cục mặt bằng

và mặt đứng của tòa nhà phải thỏa mãn yêu cầu của quy phạm thoát hiểm, phòng cháy chữa cháy trong toà nhà, giao thông thuận tiện,

Các tầng hầm có thể sử dụng làm khu dịch vụ, gara để ôtô, xe máy và xe đạp, phòng

kỹ thuật, phòng bảo vệ và các phòng phụ trợ khác nếu cần

Vì các toà nhà cao tầng có công năng sử dụng tương tự nhau nên cần phải giải quyết những vấn đề liên quan như: Thoát hiểm, xử lý rác thải, bố cục hành lang, khe thoáng, quản lý an toàn cho con người cũng như các trang thiết bị hoạt động trong toà nhà, hoạt động công cộng…

Tòa nhà đa năng thường có diện tích sàn lớn, hệ thống các trang thiết bị nhiều chủng loại, hiện đại, vì vậy việc bảo dưỡng định kì và bảo dưỡng bất thường là rất quan trọng Nếu biết bảo dưỡng đúng cách sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí trong quá trình quản lý và khai thác toà nhà

1.2.3 Phân loại tòa nhà văn phòng

Hiện nay trên thị trường có các tòa nhà văn phòng cao cấp cho thuê ở Việt Nam được phân loại theo các tiêu chí tòa nhà văn phòng hạng A, B, C Tuy nhiên tiêu chí phân loại hiện nay vẫn chưa có hướng dẫn cụ thể của các cơ quan chức năng và thường được xác định theo cảm nhận của khách hàng và chủ đầu tư, chưa được xây dựng thành các tiêu chuẩn cụ thể như theo quy định quốc tế Tại Việt Nam, tòa nhà văn phòng được xếp hạng như sau:

Bảng 1 1 Tiêu chí phân loại tòa nhà văn phòng

Bảng 1.1 Tiêu chí phân loại tòa nhà văn phòng

TT Tiêu chí Tòa nhà văn phòng hạng A Tòa nhà văn phòng hạng

B

1

Mô tả Tòa nhà văn phòng có diện tích lớn,

thiết kế các mặt sàn các tầng để mở với diện tích toà nhà từ 5000m2 trở lên Thông thường do công ty quốc

tế quản lý, được hoàn thiện với chất lượng cao, thiết kế hiện đại, có tầm nhìn tốt, được trang trí bề ngoài hấp dẫn

Tương tự như hạng A, tuy nhiên, trang trí bên ngoài,

vị trí và các dịch vụ không đáp ứng tiêu chuẩn tòa nhà văn phòng hạng A Nhìn chung do công ty Liên doanh sở hữu, nhưng có một số tiêu chuẩn không đạt khi so sánh với các tiêu chuẩn quốc tế

2

Vị trí Toà nhà nằm ở trung tâm thương

mại dễ nhận biết Ví dụ, tại Hà Nội,

vị trí này gồm khu vực trong vòng bán kính 1-2 km xung quanh Nhà Hát Lớn Tại Hồ Chí Minh, khu vực này bao gồm Quận 1 trong vòng bán kính 1-2 km xung quanh UBND TP Hồ Chí Minh

Có thể nằm ở trung tâm thương mại, quận trung tâm thương mại thứ cấp hoặc khu vực gần kề

3

Tiếp cận Đường vào thuận tiện cho khách bộ

hành từ các con phố có không gian cuốn hút Luôn

có bảo vệ trong suổt 24 giờ và khách thuê có thể vào bất cứ giờ nào trong ngày Đường vào cho các phương tiện phải thuận tiện

Dễ tiếp cận từ tuyến phố

có cảnh quan hấp dẫn, dịch

vụ an ninh 24 giờ và phương tiện giao thông tiếp cận phải thuận tiện

4

Danh

tiếng Toà nhà danh tiếng với thiết kế ấn tượng do kiến trúc sư và công ty

thiết kế quốc tế đảm nhiệm Nhà thầu xây dựng phải là công ty quốc

tế được công nhận

Toà nhà được thiết kế với thiết kế đẹp do kiến trúc sư quốc tế hoặc trong nước đảm nhiệm Nhà thầu xây dựng có thể là công ty quốc tế hoặc trong nước

5

Chủ đầu

tư Chủ đầu tư là công ty quốc tế, liên doanh hoặc công ty hay tập đoàn

có khả năng và tiềm lực trong nước

Chủ đầu tư trong nước hoặc quốc tế

lý quốc tế có danh tiếng đảm

Quản lý toà nhà do công ty trong nước hoặc quốc tế đảm nhiệm

trần Chiều cao trần thông thường là 2.6 m hoặc cao hơn để đảm bảo diện

tích làn việc và độ thông thoáng

Chiều cao trần cần được bố trí thống nhất ở tất cả các tầng điển hình của toà nhà trừ sảnh chính, tầng mái và tầng lửng

2.4 m hoặc cao hơn

Mặt sàn rộng, khoảng cách giữa các cột ít nhất là 9m

Tỷ lệ hiệu quả trung bình

và có điều hoà nhiệt độ

Tối thiểu là 1,8m, thiết kế đẹp với hệ thống chiếu sáng 400 luxơ

Sảnh Thiết kế ấn tượng, hoành tráng

cùng với trang thiết bị chất lượng cao, có khu vực dành cho khách ngồi đợi, trang trí đẹp Có điều hoà nhiệt độ Bảng tên khách thuê được thiết kế đẹp mắt, biển chỉ dẫn cả bằng tiếng Anh và tiếng Việt

Thiết kế đẹp, trang thiết bị

và trang trí hợp lý, có bảng tên khách thuê và biển chỉ dẫn

15

Cầu

thang

máy

Thang máy tốc độ cao với vận tốc

từ 2.5 đến 3m một giâyvà công suất tải là 20 người hoặc 1.200kg hoặc hơn, thời gian đợi tối đa là 30 giây

Công suất và tốc độ cao, tải trọng 10 người hoặc hơn, thời gian chờ hợp lý

hiệu Nhãn hiệu được công nhận (Schinder, Otis và Misubishi là các

hãng thang máy được các toà nhà văn phòng chất lượng cao ở Việt Nam sử dụng)

Nhãn hiệu có tiếng tăm

Các quy định làm nội thất chất lượng tốt theo hướng dẫn

19

Bố trí

hình dạng Bố trí được ưa chuộng: hình vuông với khoảng cách lớn từ lõi dịch vụ

đến tường ngoài càng tốt nhằm tối

đa hoá khoảng cách từng bàn làm việc

Bố trí được ưa chuộng là hình vuông

đường dây dẫn, dây mạng bên dưới Mặt sàn lát trơn để có thể chạy hệ thống đường dây

dẫn, dây mạng bên dưới

22 Trần Đá cách âm với khả năng chống

thấm hoặc tương tự Tường trần cách âm

kết nối Băng thông rộng với các cổng nhánh thông qua một cầu dao tổng

Thuê các đường dây ADSL

28 Vệ sinh Tiêu chuẩn quốc tế + xử lý côn Thường xuyên/ có biện

(Nguồn: Office Space)

Nhìn chung các tòa nhà có khu văn phòng loại A dành cho các khách thuê cao cấp như các tập đoàn lớn, các công ty đa quốc gia hay các đại sứ quán Các khu văn phòng có tiện nghi cao cấp, quản lý đạt tiêu chuẩn quốc tế, đối tượng khách thuê cũng được lựa chọn và sắp xếp một cách thận trọng, đảm bảo hoạt động thuận tiện cho tất

cả các khách thuê

Các tòa nhà có khu văn phòng hạng B có thiết kế thiết kế đạt chuẩn ở mức bình thường, diện tích thay đổi linh hoạt thuận tiện cho khách thuê, dịch vụ bảo dưỡng, trình độ quản lý, dịch vụ và bố trí khách thuê hợp lý Các tòa nhà có khu văn phòng hạng B hấp dẫn những khách thuê có nhu cầu thấp hơn về chất lượng dịch vụ, các khách thuê có khả năng tài chính thấp hơn và không đòi hỏi phải nằm ở vị trí thật cao cấp, đắc địa

Đối với tòa nhà văn phòng hạng C thì không có một khung tiêu chuẩn cụ thể để phân loại văn phòng hạng C, nhưng nhìn chung một văn phòng được xếp vào hạng C

sẽ có các đặc điểm sau:

- Thường nằm tại các vị trí kém thuận lợi và không dễ tiếp cận

29

Bảo

dưỡng Tiêu chuẩn quốc tế Hệ thống bảo dưỡng phòng ngừa có kế hoạch liên

tục (PPM) và theo yêu cầu của khách hàng

Tiêu chuẩn chung

vụ liên tục được cung cấp bởi công

ty có đủ tiêu chuẩn, giếng trời

Đầu phun, đầu báo nhiệt/ khói, vòi phun, bình xịt cứu hoả, thang thoát hiểm, cửa thoát hiểm

- Thiếu chỗ đỗ xe

- Trình độ quản lý và dịch vụ bảo dưỡng ở mức trung bình

- Thường ít khách thuê là các công ty lớn

- Thang máy và các hệ thống máy móc, thiết bị điện chất lượng trung bình

- Dựa vào giá thuê thấp hơn đề thu hút khách thuê

1.2.4 Sự cần thiết phải quản lý tòa nhà đa năng

Việc quản lý tốt tòa nhà đa năng sẽ góp phần làm gia tăng giá trị của bất động sản phát huy được mục tiêu sử dụng cao nhất tốt nhất Vấn đề chuyên môn hoá sẽ được

áp dụng trong tất cả các khâu của quá trình khai thác và quản lý toà nhà từ duy tu, bảo dưỡng, vận hành hệ thống kỹ thuật, vệ sinh, diệt côn trùng, an ninh, phòng cháy chữa cháy, quản lý rủi ro…

Do kết cấu phức tạp của tòa nhà đa năng, do số lượng người đông và có nhiều thành phần tổ chức, tư nhân cùng hoạt động trong một khu vực có giới hạn…nên việc quản lý tòa nhà đa năng là vô cùng phức tạp Công tác quản lý tòa nhà đa năng vừa đảm bảo cho toà nhà hoạt động được bình thường, vừa đảm bảo tiện ích và an toàn cho khách hàng đồng thời phải đảm bảo được tính hiệu quả kinh tế cho chủ đầu tư và công ty quản lý

1.2.5 Nội dung của hoạt động quản lý tòa nhà đa năng

a Lập kế hoạch quản lý tòa nhà

Trước khi lập kế hoạch, nhà quản lý cần phải thực hiện 3 bước:

Bước 1: Đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến giá trị bất động sản (chu kì kinh

tế, dân số, thu nhập, cơ sở hạ tầng, thị hiếu…) và thị trường các chung cư, khu thương mại, dịch vụ và văn phòng cho thuê

Bước 2: Chuẩn bị lập kế hoạch quản lý: phân tích thị trường, phân tích phân khúc bất động sản tòa nhà văn đa năng, phân tích mục tiêu của chủ sở hữu

Bước 3: Lập kế hoạch quản lý tòa nhà đa năng

Ta sẽ lần lượt phân tích các vấn đề trên

Bước 1: Tiến hành đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến giá trị tòa nhà và thị

trường các chung cư, khu thương mại, dịch vụ và văn phòng cho thuê

Thứ nhất, các nhân tố ảnh hưởng đến giá trị tòa nhà:

- Chu kì kinh tế tác động lớn đến giá trị tòa nhà Khi nền kinh tế phát triển thì

cầu về sở hữu bất động sản, dịch vụ và văn phòng thuê sẽ tăng lên, cầu tăng sẽ dẫn đến giá trị bất động sản tăng và ngược lại khi nền kinh tế suy thoái thì cầu về sở hữu bất động sản, dịch vụ và văn phòng thuê sẽ giảm mạnh Những nhân tố khác như: hệ thống giao thông, bãi đỗ xe cũng sẽ làm gia tăng nhu cầu sở hữu căn hộ, phát triển dịch vụ, thuê văn phòng và ngược lại

Thứ 2, đánh giá thị trường cho tòa nhà đa năng

Trong mối quan hệ với nền kinh tế tổng thể, sự dao động của thị trường bất động sản sẽ biến đổi chậm hơn sự dao động của nền kinh tế Độ trễ của dao động thường từ 6 tháng đến 1 năm

- Khi nền kinh tế tăng trưởng thì mảng thị trường căn hộ cao cấp, thương mại dịch vụ, văn phòng cho thuê sẽ tăng theo, kèm theo đó là tỉ lệ bỏ trống giảm và giá bán sẽ tăng cao

- Ngược lại khi nền kinh tế rơi vào tình trạng suy thoái, khủng hoảng Các doanh nghiệp cung cấp căn hộ, khu thương mại, dịch vụ, văn phòng cho thuê sẽ cạnh tranh khốc liệt với nhau để có thể bán và cho thuê bất động sản của mình Khi đó giá bán giảm kèm theo các chương trình khuyến mại, các dịch vụ quản lý tốt sẽ giữ chân khách hàng hiện tại và để thu hút khách hàng tiềm năng như: miễn phí một thời gian đầu, hỗ trợ sửa chữa, vận chuyển, dọn dẹp vệ sinh…

Khuynh hướng bị ảnh hưởng bởi nền kinh tế suy thoái đến thị trường bất động sản khắc nghiệt và kéo dài hơn so với các thị trường khác Do đối với các hàng hoá thông thường, khi dư cung thì có thể ngừng sản xuất ngay Trong khi đó đối với hàng hoá bất động sản, khi dư cung thì không thể ngừng ngay sản xuất nên càng dư cung trầm trọng hơn (do cung vẫn tiếp tục tăng)

Giá bất động sản chỉ giảm đến một mức nhất định:

Pmin= P cơ bản

Pcơ bản chính là mức giá đảm bảo duy trì hoạt động của bất động sản Nếu chủ sở hữu không có khả năng đạt giá cơ bản thì có hai lựa chọn:

+ Bán bất động sản với mức giá thấp hơn giá vốn, khi đó người mua lại đó

sẽ đem bán hoặc cho thuê với mức giá thấp hơn, xu hướng cạnh tranh này

sẽ làm cho giá bán và giá thuê tiếp tục giảm

+ Duy trì tình trạng bỏ trống trong một thời gian để chờ thời cơ

Nhà quản lý cần xác định tỷ lệ hấp thụ của thị trường, để thấy được tốc độ cho thuê

của từng loại không gian văn phòng cho thuê

Bước 2: Chuẩn bị lập kế hoạch quản lý

Quá trình chuẩn bị lập kế hoạch là một quá trình khá quan trọng trong việc lên

kế hoạch ngân sách cho hoạt động của ban quản lý tòa nhà Quá trình này cần thực hiện những bước sau:

Đầu tiên nhà quản lý tiến hành xác định các khoản thu chính, phân loại tính chất các khoản thu gồm các khoản thu cố định như phí dịch vụ các căn hộ, thu từ cho thuê các phòng máy, quảng cáo trong thang máy, các khoản thu có khả năng biến đổi có ảnh hưởng trực liếp tới lợi nhuận của đơn vị quản lý điển hình là thu từ dịch vụ cho thuê văn phòng, thu từ gửi xe…Để nâng cao tối đa các nguồn thu cần phải thực hiện các công việc sau:

+ Số liệu thống kê về dân số và xu hướng tăng dân số trong khu vực

+ Thông tin về các nhà tuyển dụng lớn trong vùng

+ Thông tin về thu nhập bình quân và số liệu về lao động

+ Miêu tả về các tiện ích giao thông

+ Xu hướng về cung - cầu đối với bất động sản

+ Những triển vọng về kinh tế trong tương lai của khu vực

Các thông tin này được thu thập từ các số liệu sẵn có như phòng kinh tế, thống kê…Các thông tin này cần phải cập nhật thường xuyên, phù hợp với đơn vị quy hoạch

Còn khi phân tích thị trường bất động sản, các tòa nhà lân cận, ta cần biết mục

tiêu chính đó là xác định sức mạnh và hiệu quả hoạt động của các đối thủ cạnh tranh hiện tại và các đối thủ tiềm năng sẽ gia nhập ngành ở trong khu vực và trên địa bàn chúng ta có tòa nhà cần quản lý Các bước cụ thể cần phải tiến hành:

+ Kiểm tra, rà soát trên toàn bộ khu vực lân cận và trên địa bàn, thu thập các thông tin trên bản đồ quy hoạch về phân vùng về xây dựng…

+ Xác định số lượng đối thủ cạnh tranh bao gồm cả các đối thủ tiềm năng sẽ gia nhập ngành;

+ Xác định khả năng, sức mạnh đối thủ bằng việc thu thập thông tin về chất lượng dịch vụ, tỉ lệ lấp đầy các diện tích cho thuê, tỉ lệ lấp đầy các căn hộ, tỉ lệ sử dụng bãi đỗ xe, giá cung và giá vốn của đối thủ… + Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề dân số, thu nhập, việc làm…

- Đánh giá: Khi đã thu thập được những thông tin cần thiết, cần tiến hành

đánh giá toàn bộ các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định chất lượng cung cấp dịch vụ đối với bất động sản

- Phân tích nội tại:

Sau khi tiến hành phân tích thị trường bất động sản khu vực, nhà quản lý sẽ

tiến hành phân tích bất động sản sẽ quản lý, cụ thể cần tiến hành các công việc sau :

+ Phân tích hợp đồng cho thuê bất động sản: Phân tích các điều khoản liên quan đến giá trị, thời hạn, khuyến mãi, gia hạn hợp đồng…

+ Thống kê số lượng và chất lượng của bất động sản: Thống kê và kiểm tra chất lượng của toàn bộ các hạng mục xây dựng cơ bản, hạng mục phụ trợ

và các hệ thống thiết bị trong tòa nhà nhằm đưa ra các quy trình quản lý

và vận hành phù hợp và hiệu quả nhất

Bước 3: Lập kế hoạch quản lý tòa nhà

- Những thông tin cần thiết để lập kế hoạch quản lý tòa nhà

- Phải xác định mức giá cung cấp dịch vụ và cho thuê tối ưu:

+ So sánh tòa nhà mình đang quản lý với các toà nhà tương tự khác trên thị trường

+ Xác định những vị trí có lợi và bất lợi ảnh hưởng đến giá cho thuê để tăng hay giảm giá thuê tương ứng Qua những thông tin trên thị trường để xác định giá

tối ưu trên mỗi đơn vị chuẩn để tiến hành điều chỉnh cho phù hợp

+ Xây dựng giá cho thuê cơ sở đối với từng đơn vị diện tích của toà nhà sau khi có giá điều chỉnh

+ Giá cho thuê cơ sở phải kết hợp với khả năng thanh toán của khách hàng để định ra giá thực tế có khả năng cho thuê Nếu không sẽ thất thu tiền thuê vì không cho thuê được

+ Xem xét đặc tính riêng của từng đơn vị trong toà nhà để tiến hành điều chỉnh giá cho hợp lý Tuy nhiên giá thực tế không phải là giá áp dụng cho mọi vị trí trong toà nhà Giá thay đổi như thế nào cũng phụ thuộc một phần vào đối tượng khách thuê

- Xác định được tổng thu nhập từ phí dịch vụ và cho thuê văn phòng đã được lên

kế hoạch hàng năm, tỉ lệ bỏ trống

Tổng thu nhập = ∑I Tổng diện tíchix Giá cơ sởi

Nếu là một người thuê thì tính theo m2 xây dựng, nếu là nhiều người thuê thì tính theo m2 sử dụng

Tổng thu nhậpthực tế= Tổng thu nhậpdự tính từ việc cho thuê BĐS - Thất thu tiền thuê

Thu nhập đã được điều chỉnh phản ánh xu hướng thị trường đã được dự đoán trước

- Xác định thu nhập khác: Thu nhập từ dịch vụ cho thuê phòng họp, quảng cáo, trông giữ xe

- Xác định chi phí hoạt động hàng năm:

+ Tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp hàng năm

+ Chi phí cho các dịch vụ tiện ích

+ Chi phí cho dịch vụ hoạt động bên ngoài: Lau cửa kính (do tính chất nguy hiểm và những đòi hỏi về kĩ thuật nên người quản lý thường thuê dịch vụ từ bên ngoài), trồng hoa, chăm sóc cây cỏ, diệt côn trùng,…

+ Các hàng hoá cung cấp cho hoạt động của toà nhà

+ Chi phí sửa chữa nhỏ hàng ngày hoặc thay thế các trang thiết bị

+ Chi phí về bảo hiểm: Bảo hiểm tài sản, bảo hiểm lao động, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của chủ sở hữu…

+ Chi phí hành chính và chi phí quản lý Trên cơ sở các chi phí này, người

quản lý sẽ dự kiến các loại ngân sách cho các hoạt động hàng năm

+ Các quỹ dự trữ cần thiết: Quỹ dự trữ được tính theo m2/ diện tích cho thuê để tính ra khoản tiền cần dự trữ Ước tính khoảng 10 - 15% tổng chi phí các thiết bị cung cấp để duy tu và bảo dưỡng Đối với các công trình tuổi càng lớn thì phần dự trữ càng lớn

- Tính toán lợi nhuận dự kiến và luồng tiền theo mục tiêu của chủ sở hữu

Luồng tiền = Thu nhậpthực tế - Tổng chi phí

Thu nhậphoạt động ròng = Thu nhậpdự tính - (Chi phíhoạt động + Chi phídự trữ)

Thu nhậpcủa vốn tự có = Thu nhậphoạt động ròng - Lãi vay

Dòng tiền = Thu nhậpcủa vốn tự có - Thuếthu nhập

- Lập các báo cáo kế hoạch tài chính

+ Lập kế hoạch ngân sách hoạt động hàng năm

Bảng 1 2 Ngân sách hoạt động năm thứ t

2.3 Các tiện nghi

2.4 Các phương tiện cung cấp

2.5 Duy tu, bảo dưỡng

2.6 Bảo hiểm

2.7 Chi phí hành chính

2.8 Chi phí quản lý

2.9

Dự trữ Thuế Tổng chi phí hoạt động

3 Nợ phải trả

4 Trả lãi vay

5 Thu nhập chịu thuế

6 Thuế thu nhập doanh nghiệp

8 Tổng cộng

+ Lập kế hoạch ngân sách dài hạn (5 năm trở lên)

b Quản lý các mối quan hệ với khách hàng

Tạo lập, duy trì mối quan hệ tốt, lâu dài với khách hàng là một trong những nội dụng quản lý được ưu tiên hàng đầu Khách hàng chính là những người đánh giá hiệu quả cuối cùng của hoạt động quản lý bất động sản, có đáp ứng được nhu cầu của khách thuê hay không, có đạt tiêu chuẩn như cam kết trong hợp đồng hay không Quản lý khách hàng còn bao gồm cả nhiệm vụ quản lý các hợp đồng thuê và mua bán bất dộng sản

c Quản lý vận hành, duy tu, bảo dưỡng

Dựa trên số lượng khách hàng, nhu cầu khách hàng, yêu cầu chất lượng dịch vụ cung cấp của chủ đầu tư, nhà quản lý sẽ phải xây dựng quy trình vận hành các hệ thống thiết bị trong tòa nhà sao cho đảm bảo các tiêu chí về chất lượng dịch vụ và giảm thiểu chi phí vận hành

Hoạt động duy tu, bảo dưỡng thường chiếm 15 ÷ 20% tổng ngân sách hoạt động của toà nhà Do vậy nhà quản lý cần phải xây dựng được chương trình bảo dưỡng hiệu quả thông qua việc thiết lập kế hoạch bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ cho toàn bộ

hệ thống thiết bị cơ điện trong tòa nhà bám sát tình trạng và nhu cầu thực tế

d Quản lý rủi ro

Nhà quản lý thường xuyên cập nhật các vấn đề liên quan đến rủi ro để cảnh báo

cho người sử dụng và có phương án đề phòng Những loại rủi ro bất thường như: mưa bão, hỏa hoạn, chập điện… cần giảm thiểu bằng cách phòng ngừa trước khi biết trước khả năng rủi ro sẽ đến, mua sắm trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như thiết

bị chống cháy, lắp đặt biển báo, có quần áo bảo hộ đối với người lao động Ngoài ra nhà quản lý cũng cần có các biện pháp hạn chế rủi ro khẩn cấp như giải quyết bằng tiền của kinh phí thường xuyên

Bên cạnh đó, nhà quản lý có thể mua bảo hiểm cho bất động sản của mình quản

lý, bảo hiểm cho nhân viên trong bộ máy quản lý toà nhà, bảo hiểm trách nhiệm của chủ sở hữu, bảo hiểm trách nhiệm của nhà quản lý Hoặc thuê các dịch vụ chuyên nghiệp bên ngoài như lau cửa kính bên ngoài, diệt côn trùng để giảm thiểu rủi ro

e Công tác điều hành tổ chức

Việc điều hành tổ chức chính là hình thức lao động quản lý – một dạng lao động đặc biệt được hình thành từ chính sự phân công chuyên môn hóa, hợp tác hóa lao động Quản lý giúp các tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi người và tổ chức, giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình

Để tạo ra kết quả đầu ra, mọi tổ chức luôn phải đảm bảo bốn yếu tố là nhân lực, tài lực, vật lực và hệ thống thông tin Kết quả đạt được của đầu ra phụ thuộc hoàn toàn vào việc kết hợp sử dụng bốn yếu tố trên như thế nào Quản lý sẽ phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể, tạo nên tính trội để thực hiện mục đích của tổ chức đạt hiệu quả cao Mục đích của quản lý là đạt giá trị gia tăng cho tổ chức, nhằm tạo ra các kết quả đầu ra với hiệu quả tối ưu và chất lượng cao nhất

f Công tác kiểm tra, kiểm soát

Nhà điều hành chịu trách nhiệm trực tiếp báo cáo lên đại diện Chủ đầu tư các vấn

đề về quản lý theo lịch định kỳ hàng tháng, hàng quí, báo cáo tổng hợp các vấn đề chính liên quan đến hoạt động của Toà nhà được lập và gửi lên Chủ đầu tư, đại diện Chủ đầu tư có thể kiểm soát quá trình thông qua hệ thống qui trình được lưu trữ Chủ đầu tư có thể đánh giá chất lượng thông qua ý kiến của khách hàng

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý tòa nhà đa năng

1.3.1 Các văn bản pháp luật

Yếu tố pháp luật có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý và khai thác tòa nhà đa năng Hoạt động quản lý tòa nhà đa năng chung cư thương mại văn phòng phải căn

cứ vào các văn bản pháp luật sau:

- Luật nhà ở số 65/2014/QH13 ban hành ngày 25/11/2014: tạo khung pháp lý để xác định các khu vực chung, khu vực thuộc quyền sở hữu riêng trong tòa nhà

- Luật doanh nghiệp số 13/1999/QH10 ngày 12 tháng 6 năm 1999: quy định các quyền lợi, trách nhiệm của công ty cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà đối với bất động sản và người sử dụng các bất động sản đó

- Luật dân sự số 33/2005/QH11 do Quốc hội ban hành ngày 14 tháng 6 năm 2005: đưa ra các quy định về trách nhiệm, quyền lợi và nghĩa vụ của các đối tượng liên quan đến tòa nhà

- Luật đất đai số 13/2003/QH11 do Quốc hội ban hành ngày 26/11/2003: đưa ra các quy định về việc xác định phân loại diện tích đất thuê trong các dự án và cụ thể là các bất động sản

- Luật Kinh doanh bất động sản số 63/2006/QH11 ngày 29 tháng 6 năm 2006: quy định về phạm vi quản lý, khai thác bất động sản, phạm vi kinh doanh các dịch vụ trong công tác quản lý tòa nhà

- Luật xây dựng số 16/2003/QH11 được Quốc hội ban hành ngày 26/11/2003: đưa

ra các quy định về phạm vi thực hiện xây dựng bất động sản, chất lượng bất động sản, các quy định về trách nhiệm và thời gian bảo hành các hạng mục trong tòa nhà

- Luật đầu tư số 59/2005/QH11 được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2005: đưa ra các quy định về công tác đầu tư kinh doanh của các công ty, của các cá nhân, người sử dụng bất động sản trong tòa nhà

- Luật Phòng cháy chữa cháy số 27/2001/QH10 được Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 6 năm 2001: đưa ra các quy định về tiêu chuẩn thực hiện, các trách nhiệm, nghĩa vụ của đơn vị quản lý bất động sản và người sử dụng bất động sản đó trong công tác phòng cháy chữa cháy

- Các văn bản nghị định, thông tư, quyết định hướng dẫn thi hành luật

- Nghị định số 71/2010/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 23/6/2010: quy định

về việc chủ đầu tư nhà chung cư có trách nhiệm nộp khoản kinh phí tương

đương 2% tiền bán bất động sản, khoản tiền này được tính vào tiền bán căn hộ hoặc diện tích khác mà người mua phải trả và được quy định rõ trong hợp đồng mua bán Khoản kinh này được trích trước thuế để nộp (Nhà nước không thu thuế đối với khoản kinh phí này) và được gửi vào ngân hàng thương mại do Ban quản trị nhà chung cư quản lý để phục vụ cho công tác bảo trì phần sở hữu chung theo quy định về quản lý sử dụng nhà chung cư Trường hợp kinh phí bảo trì theo quy định này không đủ để thực hiện bảo trì phần sở hữu chung thì các chủ sở hữu nhà chung cư có trách nhiệm đóng góp thêm kinh phí tương ứng với phần diện tích thuộc sở hữu riêng của từng chủ sở hữu

- Thông tư số 37/2009/TT-BXD ngày 01/12/2009: Quy định về cách tính giá dịch

vụ đối với nhà chung cư Trong đó bao gồm các quy định về lợi nhuận định mức dành cho nhà quản lý chỉ dao động từ 5 ÷ 10%, cụ thể theo công thức sau:

) 1 ( )

1 (

T Q

Trong đó:

+ Gdv - Giá dịch vụ nhà chung cư cho 1m2 diện tích sàn sử dụng thuộc sở hữu riêng của chủ căn hộ hoặc diện tích sàn sử dụng thuộc phần sở hữu riêng khác (đồng/m2/tháng) (đã bao gồm thuế GTGT);

+ Q – Tổng chi phí dịch vụ nhà chung cư hàng năm (đồng/năm) (chưa bao gồm thuế GTGT);

+ Tdv – Khoản thu được từ kinh doanh, dịch vụ các diện tích thuộc phần sở hữu chung của nhà chung cư hàng năm (nếu có) (đồng/năm);

+ S – Tổng diện tích sàn sử dụng thuộc sở hữu riêng của chủ căn hộ và diện tích sàn sử dụng thuộc phần sở hữu riêng khác (nếu có) (m2);

+ 12 – Tổng số tháng tính giá sử dụng dịch vụ trong năm;

+ P – Lợi nhuận định mức hợp lý (đơn vị tính %);

+ K1 – Hệ số giảm giá do doanh nghiệp quản lý vận hành hỗ trợ giảm giá dịch vụ (nếu có);

+ K2 – Hệ số phân bổ giá dịch vụ nhà chung cư (đối với những diện tích sàn

sử dụng ngoài mục đích ở như văn phòng, thương mại…) do Ban quản trị nhà chung cư quy định (nếu có);

+ T – Thuế suất thuế giá trị gia tăng

1.3.2 Yếu tố chủ đầu tư

Thị trường bất động sản phát triển sôi động với lượng vốn lớn đầu tư vào các dự

án tòa nhà căn hộ cao cấp, văn phòng cho thuê, bất động sản bán lẻ Trên thực tế, sự

gia tăng của các dự án bất động sản lớn vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu ở, làm việc, kinh doanh không ngừng tăng nhanh Tuy nhiên, với sự xuất hiện ngày càng nhiều các tòa nhà cao tầng hiện đại đạt tiêu chuẩn khu vực và quốc tế, các chủ đầu tư theo

đó cũng chú trọng đến danh tiếng cho dự án đầu tư, dịch vụ quản lý chuyên nghiệp làm gia tăng giá trị của bất động sản và hiển nhiên cạnh tranh hơn so với các dự án tầm cỡ khác Hiện nay, nhu cầu quản lý bất động sản ngày càng gia tăng, bởi việc lựa chọn các nhà quản lý bất động sản nước ngoài, chuyên nghiệp, có kinh nghiệm có thể coi là phương pháp tạo dựng và thể hiện danh tiếng cho chính dự án đầu tư Do vậy, tâm lý muốn tạo danh tiếng cho các chủ đẩu tư là yếu tố làm thay đổi nhu cầu dịch vụ quản lý bất động sản

Bên cạnh đó, nhu cầu quản lý bất động sản sẽ thay đổi phụ thuộc vào sự mong đợi của chủ đầu tư Nếu chủ đầu tư kì vọng rằng dưới sự quản lý của các công ty cung cấp dịch vụ đa quốc gia, đáp ứng được tiêu chuẩn quốc tế, với mô hình, bộ máy quản lý chuyên nghiệp thì bất động sản sẽ được vận hành, khai thác hiệu quả dấn đến nhu cầu quản lý bất động sản do các công ty nước ngoài sẽ tăng lên và ngược lại

1.3.3 Yếu tố khách hàng

Khách hàng thuê hoặc mua bất động sản có thể là sử dụng với mục đích làm văn phòng cho thuê đối với các tòa nhà văn phòng, mục đích để ở đối với các tòa nhà chung cư cao cấp hoặc kinh doanh đối với các khu dịch vụ thương mại trong các tòa nhà đa năng Khách hàng, bao gồm người nước ngoài và ngay cả người Việt Nam đều

có tâm lý yên tâm và tín nhiệm hơn với sự quản lý của các công ty quản lý bất động sản nổi tiếng và có thương hiệu lớn Tâm lý này cũng ảnh hưởng và làm thay đổi một phần nhu cầu sử dụng dịch vụ quản lý bất động sản

Bên cạnh nhu cầu sử dụng cơ bản, nhu cầu của khách hàng về các dịch vụ kèm theo khi sử dụng bất động sản ngày càng gia tăng về mặt chất lượng và đa dạng về mặt số lượng Do đó, quản lý bất động sản do một công ty có kinh nghiệm quản lý, luôn mang lại những tiện ích, sự tiện nghi cho khách hàng và đáp ứng nhu cầu của những khách hàng tiềm năng sẽ trở nên phổ biến

1.4 Các phương hướng hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà

1.4.1 Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

Hiệu quả hoạt động kinh doanh của công tác quản lý tòa nhà phụ thuộc vào tỷ lệ

lấp đầy diện tích cần cho thuê và hiệu suất sử dụng các tiện ích giá trị gia tăng đi kèm trong tòa nhà Việc thúc đẩy quá trình marketing và tính toán giá vốn hợp lý cho cáccdịch vụ giá trị gia tăng như trông xe, quảng cáo…cần được chú trọng Với những tòa nhà định vị ở những nơi trung tâm, hệ thống giao thông thuận lợi, trung tâm đô thị lớn thì dễ thu hút các khách hàng hơn là những tòa nhà có vị trí không thuận lợi Để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, người quản lý nên đánh giá đúng thực chất tòa nhà của mình và môi trường kinh doanh để có thể lên kế hoạch thực hiện các tiện ích giá trị gia tăng đảm bảo chất lượng dịch vụ để thu hút và giữ chân khách hàng

1.4.2 Nâng cao vai trò quản lý

Vai trò quản lý rất quan trọng trong việc duy trì hình ảnh tòa nhà, đảm bảo sự yên tâm của khách hàng và thu hút các khách hàng đến với tòa nhà Công tác quản lý cần hoàn thiện theo hướng chuyên nghiệp, luôn được duy trì và phát huy cải tiến, sáng tạo sao cho phù hợp với tòa nhà và làm hài lòng khách hàng

Đẩy mạnh hoạt động liên kết giữa các bộ phận trong công ty quản lý bất động sản

và giữa công ty với các cơ quan, tổ chức liên quan Cần tạo dựng mối liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các cá nhân với nhau, cùng hỗ trợ nhau trong công việc, tổ chức diễn đàn giao lưu để trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm làm việc, từ đó tăng cường sợi dây liên kết họ trong công việc và tinh thần trách nhiệm chung Trong môi trường hội nhập kinh tế hiện nay, các hoạt động liên kết, giao lưu hợp tác với các cơ quan,

tổ chức có liên quan là một điều tất yếu Vì vậy, bên cạnh phát huy yếu tố nội lực thì công ty cần tăng cường mối liên kết với các công ty kinh doanh hoạt động quản lý bất động sản khác và các đơn vị cung cấp các dịch vụ liên quan để có cơ hội học hỏi, trao đổi kinh nghiệm quản lý, cũng như là tận dụng các thế mạnh về tiềm lực tài chính, danh tiếng của các công ty này để góp thêm sức mạnh nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và thúc đẩy sự phát triển của công ty

1.4.3 Sử dụng năng lượng tiết kiệm

Để thực hiện được tiêu chí này, người quản lý phải am hiểu và nắm vững các quy trình vận hành và hoạt động của các hệ thống thiết bị trong tòa nhà và đưa ra các phương thức vận hành hợp lý phù hợp với từng giai đoạn hoạt động của tòa nhà và đảm bảo yêu cầu cũng như các tiêu chuẩn quy định về chiếu sáng, thông gió, cấp nước, điều hòa nhằm đem lại dịch vụ tốt nhất cho các khách hàng với chi phí tiết

kiệm nhất

1.4.4 Nâng cao hiệu quả nguồn nhân lực

Thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo cho nhân viên mới và đào tạo lại nhân viên cũ để họ có thể nắm vững hơn nữa các chủ trương, chính sách của công ty, mục tiêu và các quy trình tác nghiệp của các bộ phận của mình

Bên cạnh việc tuyển dụng thì chất lượng nguồn nhân lực cũng là vấn đề đáng chú

ý Để đảm bảo chất lượng, hiệu quả làm việc của nhân viên, đồng thời giảm thiểu được chi phí đào tạo lại cho các nhân viên mới thì các công ty quản lý bất động sản cần phải chú trọng ngay từ trong công tác tuyển dụng lao động

Một nguồn lao động có chất lượng cần đạt tiêu chí làm việc đạt khối lượng công

việc lớn nhất với số người nhỏ nhất Điều này đồng nghĩa với việc nhà quản lý cần nắm được khối lượng công việc của từng vị trí làm việc, từng bộ phận để đưa ra kế hoạch định biên nhân sự phù hợp nhất đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ của tòa nhà

1.4.5 Hoàn thiện qui trình quản lý

Qui trình quản lý tòa nhà cần được hoàn thiện, cải tiến cho phù hợp với thực trạng tòa nhà và đội ngũ nguồn nhân lực Để hiệu quả trong công tác quản lý được nâng cao thì bản thân qui trình phải phù hợp, chi tiết, rõ ràng, cụ thể, giúp người thực hiện dễ hiểu và tránh chồng chéo các công việc Trách nhiệm phải được gắn kết đến từng chi tiết với mỗi công đoạn cho các vị trí tương ứng và phải đảm bảo sự phối hợp giữa các bộ phận sao cho công việc đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất

KẾT LUẬN CHƯƠNG

Trong chương 1, luận văn đã hệ thống hóa các vấn đề lý luận về quản lý bất động sản

mà cụ thể là quản lý tòa nhà đa năng chung cư thương mại văn phòng như khái niệm, đặc điểm, sự cần thiết và nội dung công tác quản lý tòa nhà, bao gồm các vấn đề chính sau:

- Một số vấn đề cơ bản về quản lý bất động sản

+ Khái niệm và đặc điểm chủ yếu của bất động sản

+ Khái niệm và vai trò của quản lý bất động sản

+ Nội dung quản lý Bất động sản bao gồm lập kế hoạch quản lý bất động sản, tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý bất động sản và kiểm tra, giám sát công tác quản lý bất động sản

- Quản lý tòa nhà đa năng bao gồm các nội dung nghiên cứu chính

+ Khái niệm tòa nhà đa năng

+ Đặc điểm của tòa nhà đa năng - chung cư thương mại văn phòng

+ Phân loại tòa nhà văn phòng

+ Sự cần thiết phải quản lý tòa nhà đa năng

+ Nội dung của hoạt động quản lý tòa nhà đa năng bao gồm một loạt các công tác cần phải thực hiện như sau:

 Lập kế hoạch quản lý tòa nhà

 Quản lý các mối quan hệ với khách hàng

 Quản lý vận hành, duy tu, bảo dưỡng

 Quản lý rủi ro

 Công tác điều hành tổ chức

 Công tác kiểm tra, kiểm soát + Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý tòa nhà đa năng cụ thể là các quy định của pháp luật, cơ quan chức năng, yếu tố ảnh hưởng của chủ đầu

tư, yếu tố khách hàng

- Các phương hướng hoàn thiện công tác quản lý tòa nhà

+ Nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

+ Sử dụng năng lượng tiết kiệm

+ Nâng cao hiệu quả nguồn nhân lực

+ Hoàn thiện qui trình quản lý

Trong chương 2, luận văn sẽ vận dụng các lý thuyết này để phân tích thực trạng công tác quản lý Tòa nhà UDIC COMPLEX tại lô đất N04 Khu đô thị Đông Nam Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÒA NHÀ UDIC COMPLEX, KHU ĐÔ THỊ ĐÔNG NAM TRẦN DUY HƯNG, CẦU

GIẤY, HÀ NỘI 2.1 Khái quát chung về Công ty CP Quản lý và Đầu Tư Bất động sản UDIC 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

a Giới thiệu khái quát về công ty

Công ty CP Quản lý và Đầu Tư Bất động sản UDIC là công ty thành viên thuộc

Tổng Công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị UDIC Tổng Công ty Đầu tư Phát triển

Hạ tầng Đô thị UDIC được thành lập theo Quyết định số 11/2004/QĐ-UB ngày

20-7-2004 của UBND TP Hà Nội, là doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thí điểm hoạt động theo mô hình công ty mẹ - công ty con Công ty CP Đầu Tư và Quản lý Bất động sản UDIC được thành lập dưới hình thức công ty cổ phần, với chức năng nhiệm vụ chính

là đầu tư xây dựng, mua bán, quản lý điều hành bất động sản, các tòa nhà, bến bãi ô tô vận tải, kho hàng và văn phòng làm việc.

Công ty CP Đầu Tư và Quản lý Bất động sản UDIC sở hữu nguồn nhân lực dồi dào với nhiều người đã tham gia trong lĩnh vực tài chính, đầu tư và quản lý bất động sản, quản trị, công nghệ thông tin …

Ban lãnh đạo Công ty CP Đầu Tư và Quản lý Bất động sản UDIC hội tụ các thành viên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị kinh doanh, có tầm nhìn chiến lược,

đã dẫn dắt công ty có được những bước tiến và đạt được một số thành tựu quan trọng Đội ngũ CBNV còn trẻ, có người đã từng làm việc trong các môi trường chuyên nghiệp, tham gia quản lý một số dự án trên địa bàn Hà Nội

Từ những thành quả đạt được trong những năm qua, Công ty CP Đầu Tư và Quản

lý Bất động sản UDIC hiện nay trở thành doanh nghiệp có nguồn tài chính lành mạnh, đảm bảo khả năng hoàn thành các dự án mà công ty trực tiếp tham gia đầu tư, quản lý và phân phối Bên cạnh nguồn vốn chủ sở hữu, công ty cũng đã có các mối quan hệ chặt chẽ và là đối tác thân thiết của Ngân hàng CP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank), Ngân hàng TMCP Á Châu (ACB) và nhiều tổ chức tài chính, tín dụng tại Việt Nam, sẵn sàng ủng hộ nguồn tín dụng cho công ty trong quá trình triển khai các dự án và phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty

Thông qua tổng công ty UDIC, mối quan hệ hợp tác của Công ty CP Đầu Tư và

Quản lý Bất động sản UDIC với các tổ chức tư vấn đầu tư, tư vấn xây dựng, thi công xây dựng hàng đầu của Việt Nam như Vinaconex, HUD luôn được duy trì ở cấp độ cao bởi sự chân thành, hiểu biết và tin tưởng trong nhiều năm

Một số dự án Công ty đang quản lý vận hành: Tòa nhà số 1 Trung Yên, Tòa nhà

27-29 Huỳnh Thúc Kháng, Tòa nhà Trung Yên Plaza, Tòa nhà UDIC COMPLEX

Các ngành nghề mà công ty kinh doanh bao gồm:

- Kinh doanh bất động sản;

- Dịch vụ bất động sản;

- Dịch vụ quản lý tòa nhà, khu đô thị, khu công nghiệp, công trình vui chơi giải trí;

- Kinh doanh dịch vụ quảng cáo, tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo;

- Kinh doanh dịch vụ kho bãi, vận tải hàng hóa;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng

b Lịch sử hình thành và nhiệm vụ của Ban quản lý tòa nhà

- Tòa nhà UDIC COMPLEX được Tổng Công ty Đầu tư Phát triển Hạ tầng Đô thị

UDIC và các thành viên trong Hội đồng hợp doanh bao gồm Công ty Cổ phần Xây Dựng Công nghiệp ICC và Công ty Cổ phần Thương mại Quốc tế và Tư vấn Đầu

tư INVECON xây dựng và hoàn thiện vào cuối năm 2014

- Để đảm bảo quyền lợi của khách hàng và đảm bảo chất lượng dịch vụ đem đến cho khách hàng, hội đồng hợp doanh đã tiến hành kiểm tra năng lực của một số Công ty quản lý bất động sản có uy tín trên địa bàn Hà Nội và quyết định ký hợp đồng quản lý vận hành Tòa nhà UDIC COMPLEX với Công ty CP Đầu Tư và Quản lý Bất động sản UDIC

- Ngay từ trước khi hợp đồng được ký kết giữa các bên, Công ty CP Đầu Tư và Quản lý Bất động sản UDIC đã triển khai các công tác chuẩn bị để tiếp quản tòa nhà Bộ khung quản lý được tổ chức và hình thành từ những vị trí quản lý đã có kinh nghiệm trong công ty Các quy trình hoạt động cho từng vị trí trong ban quản

lý cũng đều được chuyển giao từ Công ty

- Công ty Quản lý có trách nhiệm tư vấn cho Chủ đầu tư về mọi vấn đề liên quan tới chính sách và hoạt động của Tòa nhà