MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề: 2 3. Mục tiêu nghiên cứu: 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 4 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 4 5.1. Đối tượng nghiên cứu: 4 5.2. Phạm vi nghiên cứu: 4 6. Giả thuyết nghiên cứu: 4 7. Phương pháp nghiên cứu: 4 Chương 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 6 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 6 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 6 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 6 1.1.1.2. Khái niệm văn bản 6 1.1.1.3. Khái niệm văn bản đi 7 1.1.1.4. Khái niệm văn bản đến 7 1.1.1.5. Khái niệm hồ sơ 7 1.1.1.6. Khái niệm lập hồ sơ. 7 1.1.2. Đặc điểm của công tác văn thư 8 1.1.3. Nhiệm vụ của công tác văn thư 8 1.1.4. Mục đích và ý nghĩa của công tác văn thư 9 1.1.4.1. Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. 9 1.1.4.2. Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan. 10 1.1.4.3. Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. 10 1.1.4.4. Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan. 10 1.1.4.5. Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ. 11 1.1.5. Yêu cầu đối với công tác văn thư. 12 1.1.5.1 Nhanh chóng 12 1.1.5.2. Chính xác. 12 1.1.5.3. Tính bí mật. 13 1.1.5.4. Hiện đại 13 1.1.6. Vị trí công tác văn thư 13 1.2. Cơ sở pháp lý về công tác văn thư 13 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI 16 HĐND – UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH 16 2.1. Giới thiệu khái quát về HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh. 16 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan UBND thành phố Bắc Ninh 16 2.1.1.1. Trong lĩnh vực kinh tế 16 2.1.1.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai. 16 2.1.1.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 17 2.1.1.4. Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vân tải 17 2.1.1.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 17 2.1.1.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hóa, thông tin và thể thao du lịch. 18 2.1.1.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường. 18 2.1.1.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội. 19 2.1.1.9. Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo 19 2.1.1.10. Trong lĩnh vực thi hành pháp luật 20 2.1.1.11. Trong xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính 20 2.1.1.12. Ủy ban nhân dân thành phố thuộc tỉnh thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 và 107 của Luật và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 20 2.1.2. Tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh 21 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh. 25 2.2. Hình thức tổ chức bộ máy văn thư 25 2.3. Tổ chức nghiệp vụ công tác văn thư 27 2.3.1. Tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản 27 2.3.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 29 2.3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 32 2.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 35 2.3.5. Tổ chức công tác lập hồ sơ hiện hành. 38 2.4. Tổ chức cơ sở vật chất 40 2.5. Nhận xét 41 2.5.1. Ưu điểm 41 2.5.1.1. Ưu điểm về hình thức tổ chức bộ máy văn thư 41 2.5.1.2. Ưu điểm về nghiệp vụ tổ chức soạn thảo và ban hành văn bản 42 2.5.1.3. Ưu điểm về nghiệp vụ tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 42 2.5.1.4. Ưu điểm về nghiệp vụ tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 43 2.5.1.5. Ưu điểm về tổ chức công tác lập hồ sơ hiện hành. 43 2.5.2. Hạn chế. 43 2.5.2.1. Hạn chế về hình thức tổ chức bộ máy văn thư. 44 2.5.2.2. Hạn chế về tổ chức nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi – đến. 46 2.5.2.2.1. Hạn chế về quy trình giải quyết văn bản đến. 46 2.5.2.2.2. Hạn chế về tổ chức nghiệp vụ quản lý văn bản đi – đến. 46 2.5.2.3. Hạn chế về tổ chức nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản. 47 2.5.2.4. Hạn chế về tổ chức cơ sở vật chất. 48 2.5.3. Nguyên nhân. 48 2.5.3.1. Nguyên nhân về hình thức tổ chức bộ máy công tác văn thư. 48 2.5.3.2. Nguyên nhân về tổ chức nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đi – đến. 49 2.5.3.3. Nguyên nhân về tổ chức nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản. 49 2.5.3.4. Nguyên nhân về tổ chức cơ sở vật chất. 51 Chương 3. CÁC NHÓM GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HĐND – UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH 52 3.1. Nhận thức về vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 52 3.2. Ban hành các văn bản và xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho phù hợp. 53 3.2.1. Ban hành các văn bản 53 3.2.2. Xây dựng Quy chế công tác văn thư – lưu trữ 54 3.3. Mô hình tổ chức công tác văn thư 54 3.4. Nguồn lực con người phục vụ công tác văn thư. 54 3.5. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ văn thư. 60 3.5.1. Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư. 60 3.5.2. Đổi mới hình thức quản lý văn bản đi – đến. 61 3.7. Đôn đốc, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư. 69 KẾT LUẬN 70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề: .2 Mục tiêu nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu: .4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 5.1 Đối tượng nghiên cứu: 5.2 Phạm vi nghiên cứu: .4 Giả thuyết nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu: Chương CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư .6 1.1.1.2 Khái niệm văn 1.1.1.3 Khái niệm văn .7 1.1.1.4 Khái niệm văn đến 1.1.1.5 Khái niệm hồ sơ .7 1.1.1.6 Khái niệm lập hồ sơ 1.1.2 Đặc điểm công tác văn thư 1.1.3 Nhiệm vụ công tác văn thư 1.1.4 Mục đích ý nghĩa công tác văn thư 1.1.4.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan .9 1.1.4.2 Làm tốt công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quan 1.1.4.3 Làm tốt công tác văn thư có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ 10 1.1.4.4 Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật Nhà nước, bí mật quan 10 1.1.4.5 Làm tốt công tác văn thư tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ 11 1.1.5 Yêu cầu công tác văn thư 12 1.1.5.1 Nhanh chóng 12 1.1.5.2 Chính xác 12 1.1.5.3 Tính bí mật 12 1.1.5.4 Hiện đại .13 1.1.6 Vị trí công tác văn thư .13 1.2 Cơ sở pháp lý công tác văn thư 13 Chương THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI 16 HĐND – UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH 16 2.1 Giới thiệu khái quát HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh 16 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan UBND thành phố Bắc Ninh 16 2.1.1.1 Trong lĩnh vực kinh tế 16 2.1.1.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai 16 2.1.1.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp 17 2.1.1.4 Trong lĩnh vực xây dựng giao thông vân tải 17 2.1.1.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch 17 2.1.1.6.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hóa, thông tin thể thao du lịch 18 2.1.1.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường 18 2.1.1.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội 19 2.1.1.9 Trong lĩnh vực thực sách dân tộc sách tôn giáo .19 2.1.1.10 Trong lĩnh vực thi hành pháp luật 20 2.1.1.11 Trong xây dựng quyền quản lý địa giới hành 20 2.1.1.12 Ủy ban nhân dân thành phố thuộc tỉnh thực nhiệm vụ, quyền hạn quy định điều 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106 107 Luật thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: .20 2.1.2 Tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh 21 2.1.3 Cơ cấu tổ chức HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh 25 2.2 Hình thức tổ chức máy văn thư .25 2.3 Tổ chức nghiệp vụ công tác văn thư 27 2.3.1 Tổ chức soạn thảo ban hành văn 27 2.3.2 Tổ chức quy trình quản lý giải văn đến .29 2.3.3 Tổ chức quản lý giải văn .32 2.3.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .35 2.3.5 Tổ chức công tác lập hồ sơ hành .38 2.4 Tổ chức sở vật chất 40 2.5 Nhận xét 41 2.5.1 Ưu điểm 41 2.5.1.1 Ưu điểm hình thức tổ chức máy văn thư 41 2.5.1.2 Ưu điểm nghiệp vụ tổ chức soạn thảo ban hành văn 42 2.5.1.3 Ưu điểm nghiệp vụ tổ chức quản lý giải văn 42 2.5.1.4 Ưu điểm nghiệp vụ tổ chức quản lý sử dụng dấu 43 2.5.1.5 Ưu điểm tổ chức công tác lập hồ sơ hành .43 2.5.2 Hạn chế 43 2.5.2.1 Hạn chế hình thức tổ chức máy văn thư .44 2.5.2.2 Hạn chế tổ chức nghiệp vụ quản lý giải văn – đến .46 2.5.2.2.1 Hạn chế quy trình giải văn đến 46 2.5.2.2.2 Hạn chế tổ chức nghiệp vụ quản lý văn – đến 46 2.5.2.3 Hạn chế tổ chức nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn 47 2.5.2.4 Hạn chế tổ chức sở vật chất 48 2.5.3 Nguyên nhân 48 2.5.3.1 Nguyên nhân hình thức tổ chức máy công tác văn thư 48 2.5.3.2 Nguyên nhân tổ chức nghiệp vụ quản lý giải văn – đến 49 2.5.3.3 Nguyên nhân tổ chức nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn 49 2.5.3.4 Nguyên nhân tổ chức sở vật chất 51 Chương CÁC NHÓM GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HĐND – UBND THÀNH PHỐ BẮC NINH 52 3.1 Nhận thức vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 52 3.2 Ban hành văn xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho phù hợp .53 3.2.1 Ban hành văn 53 3.2.2 Xây dựng Quy chế công tác văn thư – lưu trữ 54 3.3 Mô hình tổ chức công tác văn thư 54 3.4 Nguồn lực người phục vụ công tác văn thư 54 3.5 Nhóm giải pháp nghiệp vụ văn thư .60 3.5.1 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư .60 3.5.2 Đổi hình thức quản lý văn – đến 61 3.7 Đôn đốc, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư 69 KẾT LUẬN 69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .72 LỜI CAM ĐOAN Em thực đề tài “Tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh” Em xin cam đoan công trình nghiên cứu em thời gian quan Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày…tháng…năm… Giảng viên hướng dẫn Người thực TS Chu Thị Hậu Nguyễn Thị Luyến DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT HĐNN UBND TW Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Trung ương LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định có cải tiến rõ rệt để vươn tới hoàn thiện Hòa vào xu năm gần nghiệp vụ công tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, doanh nghiệp… Thông tin yếu tố góp phần lớn hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu trữ nhiều hình thức như: Truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ, giấy, ngày với phát triển Khoa học công nghệ thông tin lưu trữ phần mền điện tử, USB… Hoạt động quản lý Nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm nôm na công việc mang tính chất chung chung công việc sổ sách, giấy tờ Ngày xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác văn thư Công tác văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Công tác đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác văn thư làm tốt góp phần giải công việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Nhà nước, quan, doanh nghiêp Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Trên thực tế, việc tổ chức công tác văn thư quan Nhà nước, doanh nghiệp chưa quan tâm trọng Ở số mặt “Cơ cấu tổ chức chưa hợp lý, quy trình quản lý giải văn – đến chưa kiểm tra thường xuyên, công tác lập hồ sơ hành chưa quy trình…”, với tư cách sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng tiếp cận 75 tiết học phần “Công tác văn thư” qua lý thuyết, qua thực tế thời gian thực tập tốt nghiệp em tiếp cận thực yêu thích công việc cán văn thư Chính em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng Lịch sử nghiên cứu vấn đề: Hiện đề tài nghiên cứu công tác văn thư lĩnh vực mới, có nhiều tác giả nghiên cứu lĩnh vực này, chia làm nguồn chính: Một giáo trình nghiên cứu lý luận công tác văn thư; hai đề tài nghiên cứu thực trạng công tác văn thư quan, tổ chức, doanh nghiệp; ba tạp chí văn thư – lưu trữ, cụ thể sau: Một giáo trình nghiên cứu lý luận công tác văn thư: - Vương Đình Quyền, Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005 - Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Thông tin Truyền thông - Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, năm 2010 - TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Lê Văn In, ThS Nguyễn Mạnh Cường, Giáo trình Văn Quản lý nhà nước Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo - Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Ban quản lý Dự án ADB Bộ Nội Vụ, Sổ tay văn thư, lưu trữ cấp xã, Sách hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Lao động, năm 2011 Hai đề tài, báo cáo thực tập nghiên cứu thực trạng công tác văn thư quan, tổ chức, doanh nghiệp: - Nguyễn Thị Lụa, Báo cáo thực tập: Công tác văn thư văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Xã Lai Uyên, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương - Nguyễn Thị Huế, Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ văn phòng Ủy Ban Dân Tộc - Nguyễn Thị Dịu, Khóa luận: Thực trạng công tác văn thư Tổng cục thi hành án dân Bộ Tư Pháp - Nguyễn Văn Tuấn, Báo cáo thực tập: Hành văn thư văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Huyện Sóc Sơn - Nhữ Mai Nhung, Khóa luận tốt nghiệp: Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư Công ty cổ phần Giấy An Hòa Ba tạp chí văn thư – lưu trữ: - Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam số 09/2007 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam số 02/2001 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam số 04/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Các đề tài nghiên cứu cách khái quát công tác văn thư hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhiên chưa có đề tài nghiên cứu cách chi tiết đầy đủ tổ chức công tác văn thư HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh Chính em chọn đề tài “Tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu: - Đề tài nghiên cứu với mục tiêu nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh, phục vụ cho công tác lãnh đạo, điều hành thực tốt mặt hoạt động cấp giao phó Nhiệm vụ nghiên cứu: - Làm rõ sở khoa học công tác văn thư - Thực trạng việc tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh - Đề xuất số giải pháp để nâng cao hiệu tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh Đối tượng phạm vi nghiên cứu: 5.1 Đối tượng nghiên cứu: - Tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh 5.2 Phạm vi nghiên cứu: - Nghiên cứu tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh Giả thuyết nghiên cứu: - Tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh chưa hợp lý Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp vấn: Để thu thập thông tin liên quan đến tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh em tiến hành vấn số cán HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh Thông tin thu thập sở để em đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh - Phương pháp quan sát: Phương pháp giúp em quan sát toàn trình hoạt động tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh - Phương pháp phân tích: Trên sở nguồn thông tin trình quan sát thực tế em tiến hành phân tích để có đánh giá “Ửu điểm, nhược điểm” hoạt động tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh - Phương pháp mô tả: Kết hợp phương pháp quan sát em tiến hành mô tả TRƯỞNG PHÒNG CÁN BỘ CÁN BỘ 67 Chú thích: Tủ đựng tài liệu Máy lạnh Máy phô tô Máy in Của vào Điện thoại Máy tính Máy Scan Ghế ngồi Việc đề xuất mô hình tổ chức sở vật chất trên, em mong muốn lãnh đạo quan tổ chức sở vật chất cho hợp lý để phục vụ tốt cho công tác văn thư quan 68 3.7 Đôn đốc, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư - Sau xây dựng Quy chế công tác văn thư – lưu trữ riêng cho quan, ban lãnh đạo cần giao cho văn phòng xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, tổng kết, đánh giá cuối năm để đưa vào tiêu chí thi đua công tác văn thư phòng ban, đơn vị HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh - Lập kế hoạch tra, kiểm tra công tác văn thư cần đảm bảo nội dung sau: • • • • • • • • • • Mục đích, yêu cầu, nội dung công tác kiểm tra Hình thức kiểm tra Đối tượng kiểm tra Địa điểm kiểm tra Thời gian kiểm tra Thành phần kiểm tra Kinh phí kiểm tra Phương tiện kiểm tra Các điều kiện khác cần thiết cho công tác kiểm tra Kết đánh giá KẾT LUẬN Được học tập nghiên cứu ước mơ tất hệ sinh viên Đối với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, với nhiệm vụ giảng dạy, truyền 69 đạt cho sinh viên lý luận bản, tổ chức cho sinh viên làm quen với nghiên cứu khoa học, nhằm giúp sinh viên có hội tìm hiểu sâu lý luận, từ biết vận dụng lý luận vào thực tiễn công việc Sau kết thúc chương trình đào tạo khóa học, nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có hội thử sức mình, hội kiểm tra lại kết đào tạo, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho số sinh viên làm khóa luận tốt nghiệp Cũng nhiều sinh viên khác, với em làm khóa luận tốt nghiệp hội để tổng kết lĩnh hội ghế nhà trường đem vận dụng kiến thức nghế nhà trường áp dụng vào thực tiễn công việc Với đề tài “Tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh”, qua trình nghiên cứu em tìm hiểu sở khoa học thực tiễn, thực trạng công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh, từ đề phương pháp nhằm thực tốt rút nhiều kinh nghiệm cho thân Để thực tốt mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài, em mạnh dạn đưa cách chi tiết biện pháp nhằm làm tốt quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, với hy vọng đưa công tác văn thư dần vào nề nếp, thể tính chất khoa học, định đến hiệu công tác chuyên môn HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh Để thực nội dung của đề tài nghiên cứu, nỗ lực thân, em nhận nhiều giúp đỡ thầy (cô) giáo giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà nội Qua em xin gửi lời cảm ơn trân thành tới ban lãnh đạo toàn thể đội ngũ cán HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh, đặc biệt chuyên viên văn thư tạo điều kiện cho em quan sát, cung cấp thông tin, số liệu liên quan đến tất hoạt động công tác văn thư quan Điều giúp em đánh giá cách toàn diện, trung thực hoạt động tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh, để em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên hướng dẫn TS Chu Thị Hậu 70 tận tình hướng dẫn, bảo cho em suốt trình nghiên cứu tổ chức công tác văn thư HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh Tuy nhiên, với thời gian nghiên cứu còn quá hạn hẹp đối với một sinh viên mới bước đầu làm quen với đề tài nghiên cứu, lại đề tài chuyên ngành đào tạo em, nên sẽ không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Qua em mong nhận nhiều quan tâm, ý kiến đóng góp chân thành quý vị độc giả, đặc biệt Giảng viên Khoa Văn thưLưu trữ, Khoa Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ban lãnh đạo, cán HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh để em có được hội tiếp thu và hoàn thiện thêm cho khóa luận tốt nghiệp này, với hy vọng kết nghiên cứu đóng góp một phần vào hiệu của công tác văn thư HĐND UBND Thành phố Bắc Ninh nói riêng lý luận thực tiễn công tác Văn thư quan Nhà nước nói chung thời gian tới Em xin trân trọng cảm ơn! 71 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Lê Văn In, ThS Nguyễn Mạnh Cường, Giáo trình Văn Quản lý nhà nước Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, Ban quản lý Dự án ADB Bộ Nội Vụ, Sổ tay văn thư, lưu trữ cấp xã, Sách hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Lao động, năm 2011 Nguyễn Thị Dịu, Khóa luận: Thực trạng công tác văn thư Tổng cục thi hành án dân Bộ Tư Pháp Nguyễn Thị Huế, Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ văn phòng Ủy Ban Dân Tộc Dương Thị Thu Hải, Báo cáo tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác văn thư Phòng Nội vụ Huyện Ứng Hòa – Thực trạng giải pháp Lê Thúy Loan, Báo cao tốt nghiệp: Tìm hiểu công tác văn thư UBND Thành phố Thanh Hóa – Thực trạng giải pháp Lưu Văn Phòng, Hiểu cho khái niệm “văn bản” công tác văn thư – lưu trữ công tác văn phòng, Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 2, năm 2012 Nguyễn Thị Lụa, Báo cáo thực tập: Công tác văn thư văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Xã Lai Uyên, Huyện Bến Cát, Tỉnh Bình Dương Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư 10 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ Công tác văn thư 11 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 12 Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình 72 bày văn 13 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nộ Vụ việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 14 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 15 Thông tư số 02/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Ủy ban nhân dân 16 Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW 17 Bộ Công An (2010), Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm 2010 quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 18 Nguyễn Văn Thâm, Giáo trình Soạn thả xử lý văn quản lý Nhà nước, Nxb Chính trị Quốc gia, năm 2010 19 Nguyễn Văn Tuấn, Báo cáo thực tập: Hành văn thư văn phòng Ủy Ban Nhân Dân Huyện Sóc Sơn 20 Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam số 09/2007 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 21 Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam số 02/2001 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 22 Tạp chí Văn thư, Lưu trữ Việt Nam số 04/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước 23 Vương Đình Quyền, Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005 73 24 Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội Vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở, công tác văn thư – lưu trữ 25 Quyết định số 1467/QĐ-VPCP Văn phòng Chính phủ, ngày 21 tháng 09 năm 2010 ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn Văn phòng Ủy ban nhân dân, thành phố trực thuộc TW 26 Dương Văn Khảm(2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất Thông tin Truyền thông 74 Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh BAN LÃNH ĐẠO PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG PHÒNG VĂN ĐƠN VỊ KINH NỘI VỤ VĂN TƯ QUẢN TÀI Y TẾ LAO PHÒNG SỰ HÓA – PHÁP LÝ ĐÔ NGUYÊN ĐỘNG THỊ MÔI THƯƠNG TRƯỜNG BINH VÀ TẾ THÔNG TIN XẪ HỘI NGHIỆP Phụ lục 2: - Một số văn hình thành HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh - Sơ đồ quy trình tổ chức soạn thảo ban hành văn Xác định hình thức, nội dung độ mật, Thu thập xử lý thông tin Soạn thảo văn khẩn, nơi nhận văn Trình ký ban hành văn Bổ xung, hoàn thiện, ký nháy vào văn Trình dự thảo văn Phụ lục 3: Sơ đồ quy trình quản lý giải văn đến Tiếp nhận kiểm Phân loại bóc bì Đóng dấu đến, ghi tra văn đến văn đến số đến, ngày đến cho văn Chuyển giao Trình văn đến theo dõi việc chuyển giao văn đến - Mẫu sổ đăng ký văn đến Đăng ký văn đến Phụ lục 4: Sơ đồ tổ chức quy trình quản lý giải văn Kiểm tra thể thức Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu kỹ thuật trình quan mức độ văn bản, ghi số mật, khẩn ngày, tháng năm cho văn Lưu văn Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Mẫu bì văn - Mẫu sổ đăng ký văn Phụ lục 5: Sơ đồ quy trình tổ chức công tác lập hồ sơ hành Mở hồ sơ Thu thập cập nhập Kết thúc hồ sơ văn bản, tài liệu vào hồ sơ Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu Phụ lục 6: - Mẫu phiếu khảo sát - Hình ảnh quản lý văn HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh Phụ lục 7: Xây dựng Quy chế Văn thư – Lưu trữ HĐND - UBND Thành phố Bắc Ninh