Báo cáo thực tập quản lý thư viện tại Thư viện tỉnh ninh bình

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 1 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của thư viện Tỉnh Ninh Bình: 1 1.1. Lịch sử hình thành. 1 1. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện tỉnh Ninh Bình. 2 1. 3. Cơ cấu tổ chức của thư viện tỉnh Ninh Bình. 3 II. Tình hình hoạt động của thư viện tỉnh Ninh Bình: 4 2.1. Vốn tài liệu của Thư viện tỉnh Ninh Bình. 4 2.2. Cơ sở vật chất, kỹ thuật. 6 2.3. Bạn đọc và nhu cầu tin: 7 2.4. Công tác bổ sung 11 2.5.Các sản phẩm, dịch vụ thông tin của thư viện 15 2.6. Nội quy thư viện 16 CHƯƠNG II . BÁO CÁO NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC TẾ ĐÃ THỰC HIỆNTẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 20 I. Nội dung thực tập 20 1.1. Nội quy và quy chế làm việc của cơ quan, cá nhân 20 1. 2. Thực tập kỹ năng nghiệp vụ; Xử lý tài liệu; Mô tả hình thức tài liệu tại phòng nghiệp vụ: 21 1.3. Công tác tổ chức kho và bảo quản vốn tài liệu 33 1.4. Công tác phục vụ bạn đọc 35 1.5. Một số hoạt động khác trong quá trình thực tập 41 II. Kết quả thu được 41 NHẬT KÍ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 43 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ 47 1. Nhận xét đánh giá chung về thư viện tỉnh Ninh Bình. 47 2. Những kiến nghị, đề xuất đối với thư viện tỉnh Ninh Bình. 49 CHƯƠNG IV. BÀI HỌC KINH NGHIỆM THU ĐƯỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP, CÁC KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TRONG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO CHUYÊN NGHÀNH THƯ VIỆN – THÔNG TIN 51 1. Đề xuất, kiến nghị đối với Trường Đại học Nội Vụ. 51 2. Bài học kinh nghiệm cho bản thân qua đợt thực tập. 51 KẾT LUẬN 54 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHỤ LỤC PHIẾU ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 1

I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của thư viện Tỉnh Ninh Bình: 1

1.1 Lịch sử hình thành 1

1 2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện tỉnh Ninh Bình 2

1 3 Cơ cấu tổ chức của thư viện tỉnh Ninh Bình 3

II Tình hình hoạt động của thư viện tỉnh Ninh Bình: 4

2.1 Vốn tài liệu của Thư viện tỉnh Ninh Bình 4

2.2 Cơ sở vật chất, kỹ thuật 6

2.3 Bạn đọc và nhu cầu tin: 7

2.4 Công tác bổ sung 11

2.5.Các sản phẩm, dịch vụ thông tin của thư viện 15

2.6 Nội quy thư viện 16

CHƯƠNG II BÁO CÁO NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC TẾ ĐÃ THỰC HIỆNTẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH 20

I Nội dung thực tập 20

1.1 Nội quy và quy chế làm việc của cơ quan, cá nhân 20

1 2 Thực tập kỹ năng nghiệp vụ; Xử lý tài liệu; Mô tả hình thức tài liệu tại phòng nghiệp vụ: 21

1.3 Công tác tổ chức kho và bảo quản vốn tài liệu 33

1.4 Công tác phục vụ bạn đọc 35

1.5 Một số hoạt động khác trong quá trình thực tập 41

II Kết quả thu được 41

NHẬT KÍ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP 43

CHƯƠNG III NHẬN XÉT & KIẾN NGHỊ 47

1 Nhận xét đánh giá chung về thư viện tỉnh Ninh Bình 47

2 Những kiến nghị, đề xuất đối với thư viện tỉnh Ninh Bình 49

CHƯƠNG IV BÀI HỌC KINH NGHIỆM THU ĐƯỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP, CÁC KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ TRONG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO CHUYÊN NGHÀNH THƯ VIỆN – THÔNG TIN 51 1 Đề xuất, kiến nghị đối với Trường Đại học Nội Vụ 51

2 Bài học kinh nghiệm cho bản thân qua đợt thực tập 51

KẾT LUẬN 54

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHỤ LỤC

PHIẾU ĐÁNH GIÁ THỰC TẬP

LỜI CẢM ƠN

Kính thưa: Các thầy cô trong Khoa Văn hóa - Thông tin và Xã hội

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Em tên là Lê Thảo Ngọc - sinh viên lớp Đại học KHTV1A, hiện đang đithực tập tại Thư viện Tỉnh Ninh Bình - một thư viện khá phong phú về vốn tàiliệu Tại đây em được tham gia vào tất cả các khâu nghiệp vụ của thư viện, trongthời gian thực tập, em đã cố gắng để làm quen các khâu nghiệp vụ, quan sát từcách bố trí, sắp xếp đầu sách, cách quản lý, tra cứu tài liệu nên đã thu thậpnhững thông tin cần thiết để hoàn thành báo cáo thực tập, đồng thời tích lũyđược một chút kinh nghiệm để sau này có thể trực tiếp góp một phần công sứcnhỏ bé của mình vào sự nghiệp thư viện của nước nhà

Trước tiên, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trongkhoa Văn hóa - Thông tin - Xã hội, đặc biệt là thầy chủ nhiệm Lê Ngọc Diệp đãdạy bảo em trong suốt thời gian qua, cùng với việc tổ chức cho chúng em đithực tập tại Thư viện tỉnh Ninh Bình để giúp chúng em một lần nữa có dịp cọsát, trao đổi, học hỏi kinh nghiệm và hiểu sâu sắc hơn môn ngành mà chúng emđang theo học

Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các cô chú, các chị đang làm việctại thư viện tỉnh Ninh Bình, đặc biệt là cô Lại Thị Thu Hà - người trực tiếphướng dẫn em thực tập và viết báo cáo này, cũng như giúp đỡ chỉ dạy em trongtất cả các khâu nghiệp vụ của thư viện, qua đó giúp cho em có những kinhnghiệm quý báu trong suốt mấy tuần thực tập tại thư viện, nhất là các thông tin,tình hình để em hoàn thành báo cáo thực tập

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực tập

Lê Thảo Ngọc

5 Bộ VH, TT & DL Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch

6 Sở VH, TT & DL Sở Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch

LỜI NÓI ĐẦU

“Thư viện là kho tàng chứa tất cả của cải tinh thần của loài người” (G.V.LeiBniz)

Ngày nay, cùng với sự phát triển của xã hội, con người đã và đang bước

vào thời đại tri thức, thời đại của khoa học kỹ thuật, thời đại của sự “ bùng nổ thông tin” Thông tin trở thành yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự

phát triển của tất cả các mặt xã hội, trong đó có lĩnh vực Thông tin - Thư viện

Thư viện là một thiết chế văn hóa, giáo dục, thông tin khoa học có nhiệm

vụ thu thập, lưu giữ và tổ chức sử dụng tài liệu cho NDT Thư viện không trựctiếp sản xuất ra của cải, vật chất của xã hội nhưng có vai trò quan trọng trong sựthúc đẩy xã hội phát triển

Ngoài chức năng là nơi tàng trữ, bảo quản kho tàng tri thức của nhân loại,thư viện còn là chiếc cầu nối giữa tri thức với NDT, là nơi cung cấp nhữngthông tin bổ ích đáp ứng nhu cầu tinh thần của con người, góp phần nâng caotrình độ dân trí và chất lượng giáo dục

Cùng với việc đổi mới, nâng cao chất lượng dạy và học, đồng thời xácđịnh “học đi đôi với hành”, “lý thuyết gắn liền với thực tiễn” Trường Cao đằngNội vụ Hà Nội đã thực hiện chương trình thực tập cuối khóa cho sinh viên nhằmcũng cố kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là giúp chosinh viên có điều kiện làm quen với thực tế công việc và vai trò người cán bộThư viện thực thụ

Được sự chỉ đạo, phân công của khoa VHTT&XH, em được phân công vềthực tập tại thư viện tỉnh Ninh Bình Quá trình thực tập tại thư viện tỉnh thực sự

là thời gian quý báu, giúp chúng em có dịp áp dụng kiến thức lý luận đựơc trang

bị trong nhà trường vào thực tiễn, được tiếp cận với môi trường làm việc, đượcthử thách để trở thành một người cán bộ thư viện thực thụ trong tương lai

Trong suốt quá trình thực tập, nhờ sự quan tâm tạo điều kiện từ các côchú, các chị trong cơ quan thực tập em đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.Cùng với những kinh nghiệm bản thân thu được, qua gần 2 tháng thực tập em đã

hoàn thành bài báo cáo Bố cục bài báo cáo gồm 4 chương:

Chương I: Khái quát chung về thư viện tỉnh Ninh Bình

Chương II: Nội dung thực tập

Chương III: Nhận xét và kiến nghị

Chương IV: Bài học kinh nghiệm, kết quả thu được sau đợt thực tập

Mặc dù có rất nhiều cố gắng, song do thời gian và kiến thức có hạn nênbài báo cáo của em không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhậnđược sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến từ thầy, cô giáo, cán bộ Thư viện và các bạn

để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH *Giới thiệu về cơ sở thực tập

Tên đơn vị thực tập: Thư viện Tỉnh Ninh Bình

Địa chỉ:Đường Lê Hồng Phong - Thành phố Ninh Bình, tỉnh Ninh BìnhĐịa chỉ Email: thuviennb@gmail.com

I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của thư viện Tỉnh Ninh Bình:

1.1 Lịch sử hình thành.

Ninh Bình là một tỉnh có bề dày về lịch sử và văn hoá dân tộc, giàu truyềnthống yêu nước và Cách mạng Truyền thống đó gắn liền với mốc son lịch sửchói lọi từ ngàn xưa của dân tộc Việt nam Nửa cuối thế kỷ thứ X, Đinh Bộ Lĩnhdẹp loạn 12 sứ quân thống nhất đất nước thu non về một mối, củng cố và xâydựng bộ máy nhà nước “Quân chủ trung ương tập quyền’’ Năm 968 Đinh BộLĩnh lên ngôi Hoàng đế lấy hiệu là Đinh Tiên Hoàng lập nước Đại Cồ Việt xâydựng kinh đô tại Trường Yên – Hoa Lư Ninh Bình Từ đó Ninh Bình đi vào lịch

sử, thủ đô xưa của nước Đại Cồ Việt và cố Đô nay của Việt Nam, là một trongnhững địa danh nổi tiếng với những danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử của đấtnước như: Đền Vua Đinh- Vua Lê, Chùa Bái Đính, Khu du lịch sinh thái Tràng

An, Vườn Quốc gia Cúc Phương…

Được coi là một trong tỉnh trung tâm phía bắc Ninh Bình rất thuận lợigiao thông, Ninh Bình nằm ở cực nam Đồng bằng Bắc Bộ, phía Bắc và ĐôngBắc giáp tỉnh Nam Định và Hà Nam, phía Tây và Tây Bắc giáp tỉnh Hoà Bình

và Tây Nam giáp tỉnh Thanh Hoá, phía Đông Nam giáp Biển Đông Ninh Bình

có diện tích gần 14000 km2với sô dân 95 vạn người, Ninh Bình có 6 huyện, 2thành phố,trong đóthành phố Ninh Bình là nơi trung tâm văn hoá, chính trị củatỉnh

Từ năm 1992, tỉnh Ninh Bình được tái lập, theo đó thư viện tỉnh NinhBình cũng đã được thành lập Khi mới thành lập thì thư viện chỉ là kho sách

nhỏ,được sự quan tâm của tỉnh, Sở văn hoá-Thể thao-Du lịch thì đến năm 2005,trụ sở thư viện tỉnh đã được hoàn thành với tổng mức đầu tưlà 6 tỷ đồng với hệthống cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, khang trang, hiện đại.

Trụ sở chính của thư viện nằm trên đường Lê Hồng Phong, phường VânGiang – Thành phố Ninh Bình gần Quốc lộ 1A và nằm tại trung tâm kinh tế vănhoá, chính trị của tỉnh; với vị trí đó tạo điều kiện thuận lợi để bạn đọc có nhu cầutìm đến thư viện nghiên cứu, mượn sách tốt hơn

1 2 Chức năng, nhiệm vụ của Thư viện tỉnh Ninh Bình

* Về chức năng:

Với chức năng chung của thư viện là quản lý về công tác thư viện; tổ chứcthực hiện công tác lưu trữ và khai thác tư liệu thông tin, sách báo, tạp chí, giáotrình, tài liệu phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học.Trên cơ sở đó, thư viện tỉnh Ninh Bình thực hiện chức năng thu thập, bảo quản,

tổ chức khai thácvà sử dụng chung các tài liệu được xuất bản tại địa phương, tàiliệu viết về địa phương, các tài liệu trong và ngoài nước phù hợp với đặc điểm,yêu cầu xây dựng và phát triển địa phương về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội,

an ninh, quốc phòng trong các thời kỳ

* Về nhiệm vụ:

- Tổ chức phục vụ và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người đọc được sửdụng vốn tài liệu thư viện thông qua các hình thức đọc tại chỗ, mượn về nhàhoặc phục vụ ngoài thư viện phù hợp với nội quy thư viện Phục vụ miễn phí tàiliệu thư viện tại nhà cho người cao tuổi, tàn tật bằng hình thức gửi qua bưu điệnhoặc thư viện lưu động theo quy định của Pháp lệnh Thư viện

- Xây dựng và phát triển vốn tài liệu phù hợp với đặc điểm tự nhiên, kinh

tế, văn hóa của địa phương và đối tượng phục vụ của thư viện

+ Thu thập, tàng trữ và bảo quản lâu dài các tài liệu được xuất bản tại địaphương và viết về địa phương

+ Nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu địa phương do Sở VH,TT&DLchuyển giao, các bản sao khóa luận, luận văn tổ nghiệp của sinh viên các trường

đại học được mở tại địa phương.

+Xây dựng bộ phận tài liệu dành cho trẻ em, người khiếm thị

+ Tăng cường nguồn lực thông tin thông qua việc mở rộng sự liên thônggiữa thư viện với các Thư viện trong nước và ngoài nước bằng hình thức chomượn, trao đổi tài liệu và kết nối mạng máy tính

+ Thực hiện việc thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu không còn giá trị sửdụng theo quy định của Bộ VH,TT&DL

- Tổ chức và thực hiện công tác tuyên truyền giới thiệu kịp thời, rộng rãivốn tài liệu thư viện đến mọi người, đặc biệt là các tài liệu phục vụ công cuộcphát triển kinh tế – văn hóa – xã hội của tỉnh; xây dựng phong trào đọc sách, báotrong nhân dân địa phương

- Biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin – thư mục, thông tin cóchọn lọc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện

- Thực hiện ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện ở địa phương; tham giaxây dựng và phát triển mạng thông tin thư viện của hệ thống thư viện công cộng

- Hướng dẫn, tư vấn tổ chức thư viện; tổ chức bồi dưỡng chuyên mônnghiệp vụ cho người làm công tác thư viện; tổ chức luân chuyển sách báo; chủtrì phối hợp hoạt động về chuyên môn, nghiệp vụ với các thư viện khác của địaphương

- Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm vụđược giao và phù hợp với quy định của pháp luật

- Thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo độtxuất về tình hình hoạt động của Thư viện với Giám đốc Sở văn hóa, thể thao và

du lịch tỉnh

- Quản lý tổ chức, cán bộ và tài sản theo phân cấp và quy định của SởVH,TT&DL tỉnh

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở VH,TT&DL tỉnh giao

1 3 Cơ cấu tổ chức của thư viện tỉnh Ninh Bình.

Thư viện tỉnh Ninh Bình gồm có Ban Giám đốc và các phòng chức năng

với nhiệm vụ khác nhau nhưng được phân chia khoa học

Đội ngũ cán bộ thư viện gồm 25 cán bộ trong đó : 1 Giám đốc và 3 phógiám đốc

Phòng xử lý tài liệu

Phòng bổ sung, biên mục

Phòng hành chính tổng hợp

Một số phòng khác

II Tình hình hoạt động của thư viện tỉnh Ninh Bình:

2.1 Vốn tài liệu của Thư viện tỉnh Ninh Bình.

Với vai trò là trung tâm lưu trữ, tổ chức khai thác và sử dụng sách, báolớn nhất trong toàn tỉnh Tại đây, vốn tài liệu của thư viện bao gồm các đầusách, báo, tạp chí trung ương, địa phương được lưu giữ từ nhiều thời kỳ về tất cảcác lĩnh vực, góp phần vào việc truyền bá cung cấp thông tin, phục vụ nhu cầuhọc tập nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân

Thư viện tỉnh Ninh Bình là thư viện tổng hợp nên các loại sách, báo thuộccác lĩnh vực, bộ môn tri thức tương đối phong phú; thư viện luôn quan tâm bổsung đầy đủ thông qua các nguồn như chế độ cung cấp ưu tiên, thu thập tài liệutrong nhân dân, nhận lưu chiểu của nhà xuất bản trong tỉnh nhận sách biếu, tặngcủa cơ quan, cá nhân; sử dụng nguồn kinh phí hằng năm để bổ sung đầu sách;đồng thời do công tác quản lý, chế độ lưu chiểu nên thư viện tỉnh Ninh Bình cókhá đầy đủ các tài liệuthuộc các ngành môn loại khác nhau

Vốn tài liệu của thư viện tỉnh đến hết năm 2011 tổng số sách, báo, tạp chícủa thư viện là 300.751 cuốn Trong đó có 80.751 tài liệu toàn văn

Thư viện có tài liệu địa chí hơn 2000 bản, hơn 17000 biểu ghi sách, báo,tạp chí, số sách thư viện điện tử 220.000, 2000 báo được đóng thành quyển

Vốn tài liệu của thư viện còn có 33000 tài liệu điện tử : đĩa CD, VCD.Các tài liệu khác như tranh ảnh, bản đồ…

Vốn tài liệu của thư viện là 1 trong những yếu tố không thể thiếu cho sựphát triển của thư viện Chính vì thế cứ đầu năm thì thư viện lại bổ sung thêmnhiều sách báo, tính đến đầu năm 2012 thư viện đã bổ sung thêm 6.435 cuốn.Bao gồm tất cả các loại sách báo dùng cho thư viện tổng hợp phần lớn là sáchbáo về các môn ngành tri thức có liên quan đến yêu cầu học vấn phổ thông, sáchbáo về chính trị ( Ví dụ: Về các nhân vật nổi tiếng như Phan Bội Châu), sáchbáo về kinh tế -văn hoá của tỉnh (Ví dụ: Sách quảng bá về tỉnh Ninh Bình và cáctinh khác ), những sách báo khoa học và chuyên môm với những yêu cầu nghiêncứu khoa học và sản xuất của bạn đọc đặc biệt là phục vụ cho việc học tập củahọc sinh và sinh viên(Ví dụ: Về việc học tập thư viện bổ sung chủ yếu là sáchtham khảo từ lớp 10, 11, 12 về các môn chính: toán, văn, tiếng anh…)

Trong vốn tài liệu của Thư viện Tỉnh Ninh Bình thì sách là một trongnhững tài liệu có số lượng lớn và quan trọng nhưng báo, tạp chí cũng được quantâm đầu tư trong đó có các loại hình tài liệu chính của thư viện như báo, tạp chí,băng đĩa dành cho người khiếm thị Thư viện có khoảng 60 loại đầu báo, tạp chí,tập san, phụ san vào khoảng 130 - 160 loại, có tất cả hơn 2000 quyển được đóngthành quyển Trong phòng báo, tạp chí còn lưu trữ các loại báo tạp chí từ khi táilập tỉnh Ninh Bình (1992) và một số báo, tạp chí trước thời kỳ chưa tách tỉnh HàNam Ninh

Những đầu báo thường xuyên nhập về thư viện như: An ninh hàng ngày,

An ninh thủ đô, Ninh Bình, Nhân dân, Quân đội nhân dân, Lao động, Khoa họcđời sống, Nông thôn ngày nay, Gia đình… Và một số tạp chí: Tạp chí cộng sản,Người đẹp…

Ngoài ra, còn các tài liệu địa chí đựơc thư viện Tỉnh Ninh Bình rất chútrọng Trong những năm gần đây, Du lịch Ninh Bình có tiềm năng rất lớn vớinhiều danh lam thắng cảnh và di tích lịch sử nổi tiếng như: Tràng An, chùa BáiĐính, Tam Cốc- Bích Động, Vườn quốc gia Cúc Phương, nhà thờ Phát Diệm…nên thư viện tỉnh cũng đã, đang bổ sung rất nhiều loại tài liệu địa chí về tỉnhNinh Bình, để phát triển kinh tế du lịch, thư viện thường xuyên nhập những tàiliệu có giá trị thông tin đáp ứng nhu cầu của độc giả

Ngoài ra, do mang tính chất là Thư viện tổng hợp nên thư viện bổ sung vềtất cả môn loại tri thức, diện bổ sung đầu sách của thư viện được dựa trên đặcđiểm trình độ phát triển kinh tế, văn hoá của Tỉnh, ưu thế của ngành kinh tế,ngành sản xuất…

Ví dụ : Tài liệu hướng dẫn về nuôi trồng thủy sản; Ưu thế về Du lịch vàDịch vụ khác…

Vốn tài liệu của thư viện tỉnh đã hội tụ được tất cả môn ngành tri thức củanhân loại đảm bảo đủ tiêu chuẩn của một Thư viện tổng hợp và Thư viện côngcộng trong tỉnh phục vụ mọi tầng lớp nhân dân

3, Phòng đọc thiếu nhi 10, Phòng nghiệp vụ

4, Phòng tra cứu tài liệu 11, Phòng luân chuyển

5, Phòng đọc sách 12, Phòng tìm tin

7, Phòng trưng bày triển lãm

Thư viện có các trang thiết bị: Máy vi tính, máy in, máy phôtô

Phòng điện tử: Có 2 máy chủ, có 12 máy cá nhân

Máy in: Có 2 máy in, 1 máy phôtô được đặt ở phòng nghiệp vụ

Hệ thống đèn chiếu sáng, quạt điện được bố trí ở các phòng ban tương đốiđầy đủ đáp ứng tốt cho việc phục vụ và làm việc của thư viện Còn có thêm một

Bàn nghế, giá sách, tủ đựng phích (tủ mục lục) tương đối đầy đủ Hiệnnay thư viện đang bổ sung thêm 4 tủ mục lục

Hệ thống máy đọc tài liệucho người khuyết tật, người khiếm thị

Thiết bị phòng cháy chữa cháy: Bình phòng cháy chữa cháy

Trang thiết bị của thư viện chỉ gồm một số vật dụng thiết yếu như giáđựng sách (bằng gỗ), tủ mục lục, bàn đọc Mọi khâu nghiệp vụ của thư viện từđăng ký, tra tìm, bảo quản vệ sinh kho tàng, đều thực hiện thủ công trong điềukiện khó khăn chung của đất nước

Hệ thống giá đựng tài liệu bằng gỗ bị mọt, được thay bằng hệ thống giásắt chuyên dụng cho thư viện Tủ mục lục gồm 30 ô phích, thế chỗ cho tủ cũ đã

hư hỏng Các máy tính, máy in, máy hút ẩm, tủ báo, tủ trưng bày tài liệu cùngtoàn bộ hệ thống bàn làm việc của thủ thư, bàn đọc của độc giả được trang bịđồng bộ phù hợp với yêu cầu sử dụng của ngành Thư viện

(giá sách trong phòng đọc tổng hợp)

Ngoài ra, hệ thống chiếu sáng cũng được thư viện đặc biệt quan tâm: hiệntại thư viện có sáu bóng chiếu sáng, đảm bảo ánh sáng phù hợp cho bạn đọc đếnđọc tài liệu

2.3 Bạn đọc và nhu cầu tin:

Để phục vụ đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của bạn đọc, thư viện tỉnh bố trícác phòng đọc một cách khoa học, hợp lý; tổ chức bộ máy tra cứu hoàn chỉnh trong

đó có các bộ phận như hệ thống mục lục và hộp phích, các loại thư mục, các cơ sở

dữ liệu và mạng máy tính, thuận lợi cho bạn đọc dễ tra cứu, tìm tài liệu.

Là thư viện công cộng lớn nhất của tỉnh nên thu hútnhiều nhóm bạn đọckhác nhau như cán bộ, công nhân viên, công an, bộ đội sinh viên, học sinh…Vàcác tầng lớp nhân dân trên địa bàn toàn tỉnh phục vụ nhu cầu nghiên cứu, họctập, giải trí, đời sống tinh thần của nhân dân trong toàn tỉnh Trong bối cảnh hộinhập kinh tế, việc nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ văn hóa là rất cầnthiết Tuy vậy, số lượngbạn đọc đến với thư viện thì càng giảm mạnh Theo sốliệu thống kê mới từ năm 2012 đến 2015, tại thư viện tỉnh Ninh Bình về tổng sốlượt bạn đọc trên năm là:

Tuy nhiên, trước những khó khăn đó đã đặt ra những thách thức cho thưviện trong thời đại mới, thời đại công nghệ thông tin Và vẫn có một số lượngngười dùng nhất định sử dụng thư viện để khai thác những nguồn thông tinchính xác phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập giảng dạy mà không phảimạng máy tính nào cũng đáp ứng được Vì vậy thư viện cần quan tâm đến đối

tượng người dùng tin của thư viện để kích thích nhu cầu tin của họ.

a.Đối tượng người dùng tin:

Hoạt động thông tin - thư viện của từng cơ quan đều cần phải nghiêncứuthành phần bạn đọc và nhu cầu tin của người dùng tin Có như vậy mới cóthể kíchthích nhu cầu tin của họ phát triển dựa trên nguyên lý định hướng tớingười sử dụng hoặc do người sử dụng chi phối Phục vụ người đọc, người dùngtin là mục tiêu quan trọng của bất cứ một thư viện nào Càng phục vụ người đọc,người dùng tin thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng Vì vậy, nếu không

có độc giả thì thư viện mất luôn mục đích tồn tại của mình Nói cách khác, chínhngười đọc, người dùng tin đưa toàn bộ cơ chế của mối quan hệ lẫn nhau giữavốn tài liệu, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất thư viện vào hoạt động

Để có thể xây dựng được kho tài liệu của thư viện đầy đủ, hợp lý đáp ứngnhu cầu của bạn đọc một cách tốt nhất thì việc xác định chính xác được đốitượng người dùng tin (NDT) là rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quảhoạt động của Thư viện

Người dùng tin tại thư viện tỉnh khá đa dạng bao gồm các cán bộ lãnhđạo, quản lý, công nhân viên Họ công tác ở các bộ phận, phòng ban vớinhững chức năng và nhiệm vụkhác nhau Ngoài ra còn có nhóm đối tượng NDTngoài thư viện

Qua quá trình tìm hiểu thư viện tỉnh, có thể phân chia NDT thành cácnhóm cơ bản sau:

- Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý

- Nhóm NDT là nhân viên các phòng ban

- Nhóm NDT ngoài thư viện

b Nhu cầu dùng tin:

Qua quá trình tìm hiểu đặc điểm nhóm NDT tại thư viện tỉnh, chúng ta cóthể xác định nhu cầu tin của các nhóm NDT cụ thể như sau:

Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm NDT này chủ yếu là giám đốc, các phó giám đốc, trưởng ban,trưởng phòng …là những người có vai trò quản lý, lãnh đạo và luôn phải đưa racác chính sách, kế hoạch sao cho hợp lý Đồng thời họ phải luôn nắm rõ chínhsách đường lối của Đảng, Nhà nước cũng như tình hình nội bộ cơ quan, tổ chứcmình quản lý Vì vậy nhu cầu tin của nhóm này phong phú và sâu sắc hơn, đòihỏi được thỏa mãn kịp thời và đáp ứng bằng những phương tiện hiện đại

Do đặc thù tính chất công việc nên nhu cầu tin của nhóm NDT này khálớn, đa dạng về nội dung và hình thức Họ yêu cầu có lượng thông tinnhiều, kháiquát trên mọi lĩnh vực, chất lượng thông tin cao, độ tin cậy tốt, có chọn lọc, phùhợp với nhiệm vụ công tác ví dụ như: thông tin về đường lối phát triển kinhtế,chính trị, xã hội, các văn bản, tài liệu của Đàng và Nhà nước hoặc những banngành có liên quan với thư viện như Bộ, Sở Giáo Dục & Đào Tạo…

Mặt khác nhóm NDT này không chỉ sử dụng thông tin mà họ còn chính làđối tượng sản sinh ra thông tin mới Vậy nên đây là nhóm đối tượng NDT đượcthư viện tỉnh đặc biệt ưu tiên Tuy nhiên, nhóm đối tượng này chiếm tỉ lệ ít trongtổng số người dùng tin của thư viện

Nhóm NDT là nhân viên các phòng ban

Nhóm NDT này bao gồm nhiều thành phần: các nhân viên thuộc khối vănphòng, kế hoạch dự án … Nhu cầu của họ chủ yếu là các tài liệu cung cấp cáckiến thức về quản lý văn phòng, quản lý, điều phối nhân viên

Tuy nhu cầu của đối tượng này không lớn nhưng cũng không thể thiếu trongthành phần bạn đọc của Thư viện Nhu cầu tin của nhóm này thường khá đơn giảnchủ yếu là những thông tin mang tính chất giải trí, ngắn gọn dễ tiếp thu

Nhóm NDT ngoài thư viện

Nhóm này chiếm đa số trong tổng số người dùng tin của thư viện, họgồm: học sinh, sinh viên tại các trường cấp ba, các trường cao đẳng và đại học,các giáo viên, giảng viên, một số nhân viên tại các phòng ban của địa phương,hoặc người dân sinh sống trong khu vực thành phố Ninh Bình… Nhóm nàythường quan tâm đến các thông tin về thư viện, những kiến thức chuyên nghành

hoặc các tư liệu đặc biệt Nhóm người dùng tin này cũng cần thư viện chú ý, đápứng nhu cầu tin đầy đủ, nhanh chóng, chính xác kịp thời sẽ nâng cao uy tín cũngnhư vai trò của thư viện trong xã hội.

Nhìn chung nhu cầu tin của NDT tại thư viện tỉnh khá đa dạng, phongphú, cần được đáp ứng kịp thời Với đặc điểm NDT có trình độ học vấn cao,nhạy bén với thông tin Vậy nên làm sao để có thể thỏa mãn được nhu cầu củaNDT vừa là nhiệm vụ, là thử thách và đồng thời cũng là điều kiện để thư việntỉnh hoạt động và phát triển

2.4 Công tác bổ sung

a Mục đích, ý nghĩa của công tác bổ sung

Công tác bổ sung tài liệu của thư viện là khâu đầu tiên quyết định chấtlượng của vốn tài liệu, quyết định chất lượng họat động của thư viện Nếu bổsung tốt chất lượng kho sách sẽ tốt, khả năng đáp ứng nhu cầu bạn đọc sẽ cao, sẽthu hút đông đảo bạn đọc tới sử dụng sách thư viện Nếu bổ sung sách không tốt,kho sách có thể lớn nhưng chất lượng sẽ không cao, ít người sử dụng, số sáchnằm chết trên giá sẽ nhiều, hiệu quả xã hội vì thế sẽ thấp Xác định được tầmquan trọng đó, những năm qua, thư viện tỉnh lựa chọn các nguồn sách cần bổsung hàng năm, ngoài các đầu sách được tặng, biếu, Thư viện còn mua bằngnguồn ngân sách của thư viện, Sách do Thư viện Quốc gia tặng, Sách theochương trình của Bộ Văn hoá, của nhân dân ủng hộ

Phương thức bổ sung tài liệu chủ yếu: Đặt mua trực tiếp tại các nhà xuấtbản như: Nhà xuất bản Kim Đồng, Nhà xuất bản Trẻ, Nhà xuất bản Giáo dục,Nhà xuất bản Văn hoá- thông tin…

Vốn tài liệu - một trong những bộ phận quan trọng cấu thành nên thư viện

và đảm bảo cho thư viện có thể hoạt động và phát triển Vì vậy, một cơ quanthông tin thư viện muốn vận hành tốt trước hết cần có vốn tài liệu nhất định vàphù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện đó Việc thu thập, xây dựng vốntài liệu hay gọi chung là công tác bổ sung tài liệu là một trong những khâu trọngyếu của hoạt động thông tin thư viện

Công tác bổ sung tài liệu là bổ sung tài liệu trong quá trình sưu tầm,

nghiên cứu và lựa chọn những tài liệu có nội dung tư tưởng tốt, có giá trị khoahọc, thực tiến, nghệ thuật cao để đáp ứng các nhu cầu đọc và thông tin củangười dùng chính thư viện đó và của xã hội

Việc đảm bảo cho vốn tài liệu luôn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ củathư viện chính là duy trì “sự sống” cho thư viện Việc bổ sung được tiến hànhđều đặn, kịp thời sẽ đảm bảo cho mọi hoạt động của thư viện Nếu công tác bổsung bị gián đoạn hoặc ngừng trệ thì mọi hoạt động của thư viện cũng bị ảnhhưởng

Quá trình bổ sung là quá trình thường xuyên đưa vào thư viện những tài liệumới có giá trị và giải phóng ra khỏi thư viện những tài liệu không còn giá trị

Như vậy, quá trình bổ sung không những đảm bảo cho vốn tài liệu phùhợp với các nhiệm vụ của thư viện mà còn làm tăng thêm vốn tài liệu đáp ứngnhu cầu thông tin của bạn đọc Nói cách khác quá trình bổ sung đã làm thay đổi

cả khối lượng và chất lượng của vốn tài liệu

b Chính sách bổ sung

Các cơ quan Thông tin - Thư viện đều có những chức năng chung như:

giáo dục, thông tin, văn hóa, giải trí Tuy nhiên không phải thư viện nào cũng cónhững chính sách phát triển giống nhau Mỗi một cơ quan Thông tin - Thư việntùy theo tính chất loại hình thư viện mà có những chính sách phù hợp với chứcnăng của thư viện mình

Để thư viện có thể tồn tại và phát triển bền vững, hoàn thành tốt chứcnăng nhiệm vụ của mình thì trước tiên là phải xây dựng và phát triển vốn tài liệu

đủ về số lượng, có chất lượng tốt và phong phú về chủng loại phù hợp với yêucầu NDT Tuy nhiên, do không có đủ kinh phí để mua và xử lý cũng như không

đủ kho, giá kệ lưu trữ…nên muốn xây dựng được vốn tài liệu phù hợp, Thư việnkhông thể bổ sung ồ ạt các loại tài liệu có trên thị trường Vì vậy, trước khichúng ta tiến hành bổ sung chúng ta phải xác định được diện bổ sung của thưviện mình

c Xác định diện bổ sung

Thư viện Tỉnh Ninh Bình là thư viện của thành phố Ninh Bình phục vụ tất

cả người dân cư trú trên địa bàn của thành phố cũng như những vùng phụ cận

Vì vậy, phải tiến hành lựa chọn, cân nhắc kỹ tùng loại báo, tạp chí, từng cuốnsách, kiểm soát chặt chẽ về mặt nội dung của từng tài liệu Trước đòi hỏi đó thìviệc xác định diện bổ sung sao cho hợp lý là một trong những nhiệm vụ rất quantrọng của Thư viện

 Về diện đề tài bổ sung của thư viện tỉnh Ninh Bình chủ yếu dựa trên cơ

sở là phục vụ học tập nghiên cứu , phát triển kinh tế, vui chơi giải trí cho trẻ emthiếu nhi

 Về loại hình tài liệu: Nhìn chung ở các thư viện nước ta hiện nay sách,báo, tạp chí vẫn là phổ biến nhất

Thư viện tỉnh Ninh Bình cũng vậy, dạng tài liệu chính được bổ sung làsách, báo, tạp chí, truyện đọc cho thiếu nhi chiếm gần như toàn bộ vốn tài liệucủa thư viện, các dạng tài liệu khác có số lượng không đáng kể

 Về thời gian: đảm bảo mối tương quan giữa tài liệu cũ và mới Thưviện tỉnh Ninh Bình chủ yếu bổ sung tài liệu mới của Bộ Giáo Dục & Đào Tạochứa đựng những thông tin mới để cập nhật kịp thời cho bạn đọc

d.Phương thức bổ sung vốn tài liệu

Để công tác bổ sung vốn tài liệu được sinh động, mở rộng các khả năngthu thập nhiều xuất bản phẩm có giá trị Thư viện đã kết hợp các phương thúc bổsung với nhau

Những phương thức bổ sung tài liệu chủ yếu của thư viện tỉnh Ninh Bình

là mua, tặng, biếu

 Mua

Nguồn mua hay còn gọi là nguồn bổ sung phải trả tiền là nguồn bổ sungchủ yếu, cung cấp tới hơn 75% tài liệu cho Thư viện Bổ sung tài liệu theophương thức này có ưu điểm là có thể chủ động bổ sung tài liệu kịp thời cả vềthời gian và không gian theo đúng nhu cầu của Thư viện Tuy nhiên, bổ sung

theo phương thức này cũng có nhược điểm là phụ thuộc vào nguồn ngân sách.

Do đó, để có thể bổ sung tốt thì phải có nguồn ngân sách ổn định

Đối tượng phục vụ của thư viện phần lớn là học sinh sinh viên, giáo viêngiảng viên, vì vậy mà tài liệu cũng phải cập nhật, bổ sung thường xuyên để đápứng nhu cầu NDT Do số lần bổ sung rải rác với số lượng tài liệu khác nhau Vìvậy, kinh phí dùng cho công tác bổ sung không ổn định Trước khi mua tài liệucán bộ thư viện phải khảo sát và thống kê tài liệu cần mua rồi trình lên Ban quản

lý phê duyệt Nhung nhìn chung,tình hình bổ sung của thư viện thường theo chu

kỳ 2-3 lần/năm

Khi lựa chọn tài liệu để bổ sung, các cán bộ phải luôn ý thức đảm bảo tiếtkiệm, lựa chọn tài liệu đúng diện, phù hợp có giá trị, đồng thời chọn các nhàxuất bản, nhà in, nhà sách… có uy tín

Trung bình mỗi năm thư viện bổ sung vào kho gần 300 bản bằng các hìnhthức mua, biếu tặng và nội sinh

Việc mua sách báo hàng năm đã tăng thêm vốn tài liệu của thư viện ngàycàng phong phú đáp ứng tốt hơn nhu cầu NDT

 Nguồn biếu tặng

Là một thư viện của tỉnh nên được sự quan tâm của các cá nhân, tập thể,các nhà sản xuất bản và các tổ chức có liên quan Chính vì vậy mà hàng nămnguồn tài liệu được tặng biếu tương đối lớn

Trong những năm qua, Thư viện đã nhận được tài liệu tặng biếu từ cácThư viện Quốc gia tặng, Sách chương trình do Bộ Văn hoá, của nhân dân

e Thanh lý tài liệu

Bổ sung là quá trình thường xuyên đổi mới vốn tài liệu bằng những hìnhthức mang tin phù hợp với yêu cầu của thư viện và nhu cầu bạn đọc Tức là luôntăng cường cho vốn tài liệu những tác phẩm mới có giá trị và loại bỏ những tácphẩm không còn giá trị Mặt khác, để kho tài liệu được phù hợp thì không thểthiếu việc thanh lọc kho tài liệu Việc thanh lọc kho tài liệu tuy giảm số lượngnhưng lại làm tăng chất lượng, giá trị vốn tài liệu

Thanh lọc tài liệu thực chất là loại bỏ những tài liệu cũ, rách nát, nhữngtài liệu không còn giá trị, tài liệu thừa bản để tạo không gian kho, giá kệ, giảmchi phí bảo quản Đây là công việc đòi hỏi các cán bộ thư viện phải làm thườngxuyên để sắp xếp lại kho, bổ sung tài liệu mới hơn và nâng cao chất lượng vốntài liệu.

Thư viện tỉnh Ninh Bình đã có hai lần thanh lý tài liệu, lần thứ nhất vàonăm 2009 khi chuyển kho cũ sang kho mới, lần thứ hai vào đầu năm 2011, Thưviện tổ chức lại kho sách Các tài liệu được thanh lý đợt này chủ yếu là các bảnthừa, tài liệu có nội dung lạc hậu, thông tin lỗi thời

2.5.Các sản phẩm, dịch vụ thông tin của thư viện

a Sản phẩm Thông tin – Thư viện

Hiện nay sản phẩm thông tin – thư viện bao gồm hình thức như:

- Hệ thống mục lục dạng phiếu

- Thông tin - Thư mục

- Các CSDL

Những sản phẩm đó chính là công cụ giúp cho NDT tra tìm tài liệu

Các CSDL cho phép lưu trữ nhiều thông tin, có hệ thống tra cứu tìm tinlinh hoạt, thuận lợi và nhanh chóng như: tìm tin có trợ giúp, tìm tin trình độ cao,tìm tin theo từ điển, tìm tin theo nhan đề tài liệu, tìm tin tự do Các CSDL còncho phép người dùng tin có thể truy nhập cùng một lúc tới nhiều vấn đề mà họquan tâm Ngoài ra, các cán bộ thư viện thực hiện việc cập nhật thông tin, bổsung dữ liệu, hiệu đính, sao lưu và bảo trì các file dữ liệu một cách dễ dàng vànhanh chóng

Thông qua việc tra cứu thông tin trên CSDL, người dùng tin tiếp xúc vớitài liệu nhanh chóng và đầy đủ hơn so với việc tra cứu trên các mục lục truyềnthống

Hiện nay hệ thống CSDL đang dần được hoàn thiện, bổ sung cập nhật vàtrở thành phương tiện tìm tin thư mục hiệu quả

Bên cạnh đó Thư viện tỉnh Ninh Bình vẫn còn sử dụng hệ thống mục lục

dạng phiếu (đây là công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu cho NDT), và thông tin thưmục dạng in như thu mục thông báo sách mới.

Nhìn chung sản phẩm thông tin thư viện của thư viện tỉnh Ninh Bình cònrất hạn chế, chỉ đạt một đơn vị sản phẩm là CSDL sách Tuy nhiên, thư viênđang cố gắng từng bước xây dựng những công cụ tra cứu ngày một tiện ích giúpNDT không còn gặp khó khăn trong vấn đề tìm kiếm, tra cứu thông tin khi đếnthư viện

b Dịch vụ thông tin – thư viện

Dịch vụ thông tin của thư viện chủ yếu là các dịch vụ mang tính truyềnthống, thư viện có một số dịch vụ như:

+ Tổ chức kho mở: đây là phương thức phục vụ thuận tiện nhanh chóng.+ Dịch vụ “hỏi đáp” thông tin: việc hỏi đáp trao đổi thông tin được diễn rathường xuyên trong thư viện, bạn đọc đến với thư viện thường hỏi về những têntài liệu xung quanh đề tài mà họ quan tâm

+ Dịch vụ photo tài liệu

+ Dịch vụ mượn tài liệu về nhà

+ Giới thiệu sách: Mỗi khi có tài liệu mới nhập về hoặc nhân dịp kỷ niệmnhững ngày trọng đại của dân tộc, thư viện sẽ chọn ra một số tài liệu có giá trị,

để giới thiệu và trưng bày

+ Thư viện còn tổ chức làm thư mục chuyên đề, tủ sách chuyên đề

2.6 Nội quy thư viện

Cũng như những thư viện khác thư viện thư viện tỉnh Ninh Bình cũng cónội quy quy định riêng:

- Khi vào các phòng đọc, mượn, bạn đọc phải xuất trình thẻ cho thủ thư.

- Hạn sử dụng thẻ là 01 năm Đối với học sinh, sinh viên tính theo nămhọc, khoá học Nếu mất thẻ, bạn đọc phải báo ngay cho thủ thưđể lập thẻ mớilần thứhai

- Thẻ mượn, bạn đọc phải xác nhận tại nơi công tác hoặc nơi cư trú

- Bạn đọc để cặp, tuí xách đúng nơi quy định, Thư viện không chịu tráchnhiệm về việc mất tiền và các đồ dùng quí giá cuả bạn đọc

3 Khi nhận sách, báo, tài liệu bạn đọc phải kiểm tra Nếu phát hiện sách,báo bị mất trang, cắt xén, gạch xoá, bạn đọc phải báo ngay cho thủ thư biết.Trường hợp bạn đọc làm mất, hư hỏng hoặc tự ý gạch xoá, cắt xén sách, báo, tàiliệu phải bồi thường bằng chính tên sách hoặc bồi thường gấp 5 lần so với giá trịhiện hành

4 Giữ trật tự, im lặng, trang phục lịch sự, giữ vệ sinh chung, không được

hút thuốc lá trong Thư viện, không được mang thức ăn vào các phòng phục vụ.Cần có ý thức bảo vệ cảnh quancủa Thư viện, phải có ý thức phòng chống cháynổ.

5 Trong thời gian đọc sách, báo, nếu cần ra khỏi Thư viện bạn đọc tạmthời gửi trả sách, báo cho thủ thư và nhận lại thẻ

6 Mỗi thẻ mượn, chỉ mượnđược 02 bản sách, hạn mượn là 10 ngày Bạnđọc không được sử dụng thẻ của người khác

7 Bạn đọc có thể tìm tài liệu ở các hộp phích cuả tủ mục lục truyền thống, sau khi tìm xong bạn đọc phải để các hộp phích vào đúng vị trí cuả tủ.Phải ghi đầy đủ các chi tiết trên phiếu yêu cầu

8 Bạn đọc cần thực hiện đầy đủ các nội quy trên, nếu vi phạm thư viện

sẽ thu hồi lại thẻ đồng thời báo về cơ quan, địa phương quản lý

Đối với cán bộ thư viện:

1 Cán bộ Thư viện phải đeo thẻ công chức

2 Luôn vui vẻ, hoà nhã, nhiệt tình phục vụ bạn đọc

3 Thủ thư phải kiểm tra thẻ khi bạn đọc đến yêu cầu mượn, đọc sách, báo

và tạp chí; đồng thời phải kiểm tra sách, báo, tạp chí khi bạn đọc trả về trước khinhập kho

4 Thủ thư hướng dẫn bạn đọc ghi đầy đủ nội dung trên phiếu yêu cầu

5 Phải giữ gìn vệ sinh chung, bảo vệ môi trường và cảnh quanThưviệnsạch, đẹp

Hình thức cấp thẻ bạn đọc:

Hiện nay Thư viện tiến hành cấp thẻ cho bạn đọc 03 loại thẻ :

1 Thẻ đọcvà Thẻ mượn ( hai loại thẻ này cho đối tượng học sinh cấp IIItrở lên và đối tượng người lớn) Thẻ mượn được cấp đối với những bạn đọc có

hộ khẩu tại địa phương Thẻ đọc sách đối với bạn đọc không có hộ khẩu tại địaphương Thẻ mượn có thể vào đọc các phòng báo - tạp chí, phòng đọc sách,thiếu nhi và phòng mượn Riêng đối với Thẻ đọc, bạn đọc cũng vào được cácphòng trên nhưng chỉ có thể đọc tại chỗ mà không mượn về được

2 Thẻ thiếu nhi ( đối tượng học sinh cấp II trở xuống), được đọc và mượnsách tại phòng thiếu nhi.

3 Hạn thẻ được sử dụng trong vòng một năm

Thư viện làm thẻ cho bạn đọc vào các ngày thứ 2, 3, 4, 5, trong tuần

Bạn đọc điền các thông tin cá nhân vào phiếu thông tin, có xácnhận củađịa phương (xã, phường, thị trấn), cơ quan công tác, trường học Sau khi hoànchỉnh thủ tục, cán bộ thư viện sẽ tiến hành cấp thẻ cho bạn đọc theo thời gianquy định trên Khi đã có thẻ Thư viện, bạn đọc có quyền sử dụng vốn tài liệucủa Thư viện

Phó giám đốc

Các phòng ban trong thư viện

CHƯƠNG II BÁO CÁO NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC TẾ ĐÃ THỰC HIỆN

TẠI THƯ VIỆN TỈNH NINH BÌNH

Với vị trí vai trò rất quan trọng trong việc phục vụ đời sống tinh thần vănhoá, kinh tế, chính trị lớn nhất của tỉnh, thư viện đã và đang phát triển để xứngđáng với vị thế là trung tâm văn hoá lớn của toàn dân Ninh Bình Chính vì thếtheo kế hoạch thực tập tại thư viện tỉnh Để hoàn thành tốt công việc được giao,trong quá trình thực tập em đã thực hiện một cách nghiêm túc đúng quy định kếhoạch thực tập Và điều này được thể hiện bằng những công việc thực tế đã làmtại thư viện Tỉnh Ninh Bình nơi thực tập như sau:

Thư viện tỉnh được phân bố thành nhiều phòng ban và tổ chứcbố trí sắpxếp một cách khoa học để thuận lợi cho việc phục vụ bạn đọc của thư viện, phảiđảm nhiệm các chức năng nhiệm vụ khác nhau Mỗi phòng ban đều có vai tròquan trọng liên quan đến nhau điều đó đòi hỏi việc thực tập học hỏi cần có nhiềuthời gian vì vậy trường Đại học Nội Vụ đã tạo điều kiện cho em đi thực tế 8 tuần

từ ngày 11/01/2016 đến ngày 19/03/2016(trừ 2 tuần do nghỉ tết Nguyên Đán)

Dưới sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các cô Đỗ Thị Thu Hà- là ngườihướng dẫn, chúng em đi sâu tìm hiểu tại 4 phòng chính sau: Phòng mượn, phòngbáo, tạp chí, phòng nghiệp vụ, phòng đọc sách, áp dụng những kiến thức lý luậnvào thực tiễn chúng em đã được trải nghiệm thực tiễn qua những công việc vàthu được những kết quả sau :

I Nội dung thực tập

1.1 Nội quy và quy chế làm việc của cơ quan, cá nhân

Chúng em luôn chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế làm việc củathư viện, hoàn thành tốt công việc được giao, giữ gìn an ninh trật tự nơi làm việc

và thực hiện đúng thời gian quy định

Sáng: 8h đến 11h

Chiều: 14h đến 16h30

Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ theo đúng quy

và tìm được các thông tin cần thiết.

Tại thư viện tỉnh Ninh Bình công tác xử lý tài liệu khá đầy đủ các khâunghiệp vụ: vào sổ đăng ký cá biệt, xử lý kỹ thuật, xử lý hình thức, xử lý nộidung

1.2.2.Xử lý nội dung

Xử lý nội dung là khâu công tác kỹ thuật có ý nghĩa đặc biệt quan trọngtrong công tác thư viện nói chung và công tác xử lý tài liệu nói riêng Đây làkhâu xử lý chính yếu để làm nên cái “hồn” của tài liệu Nếu như xử lý hình thứccung cấp cho bạn đọc thông tin để nhận dạng tài liệu thì khâu xử lý nội dungmang đến cho chúng ta những thông tin đề ta lựa chọn tài liệu chính xác, phùhợp và thỏa mãn nhu cầu đọc

Xử lý nội dung bao gồm nhiều công đoạn khác nhau như: phân loại, địnhchủ đề, định từ khóa, tóm tắt, chú giải… Tuy nhiên, tùy theo từng thư viện màcác công đoạn có thể được giản lược Tại thư viện tỉnh Ninh Bình, khâu xử lýnội dung chủ yếu tập trung vào công đoạn phân loại, định từ khóa và tóm tắt

Cụ thể các côngđoạn như sau:

a.Phân loại tài liệu:

Phân loại tài liệu là một trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý tài liệunhằm mục đích tổ chức kho tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu thông tin, tổ chứccác mục lục, các cơ sở dữ liệu… trong các thư viện và cơ quan thông tin vớimục đích phục vụ bạn đọc và phục vụ NDT đạt hiệu quả cao nhất

Phân loại là quá trình xử lí nội dung tài liệu nhằm thể hiện nội dung chínhcủa tài liệu bằng các kí hiệu phân loại Trước đây thư viện tỉnh Ninh Bình sử

dụng bảng phân loại 19 lớp nhưng hiện nay thư viện đã chuyển sang mô tả nộidung tài liệu theo bảng phân loại DDC Bảng phân loại DDC hay còn gọi làbảng phân loại thập phân Deway ( Deway Dicimal classification)

Cấu trúc của bảng phân loại DDC gồm có bảng chính và các bảng phụ.Bảng chính gồm 10 lớp cơ bản:

Những thuận lợi đạt được khi sử dụng bảng phân loại DDC của thư việntỉnhlà:

+ Dễ sử dụng

+ Thuận tiện trong phân loại tài liệu

+ Hiệu quả và khoa học

+ Dễ dàng hơn trong quản lí tài liệu và trao đổi liên thư viện

Phân loại được thực hiện như sau:

Quá trình phân loại được bắt đầu bằng việc đọc nhan đề tài liệu và kếtthúc bằng việc ghi kí hiệu phân loại lên trang tên sách bằng bút chì Để nắmđược nội dung tài liệu thì phải đọc tài liệu nhưng việc đọc tài liệu thì tốn rấtnhiều thời gian vì thế trước hêt phải nắm bắt một số yếu tố: Nhan đề tài liệu,

thông tin bổ sung cho nhan đề, lời giới thiệu, mục lục có khi phải đọc đến cảphần chính văn của tài liệu mới lấy được kí hiệu phân loại.

Khi đã xác định được nội dung tài liệu thì có thể lấy kí hiệu phân loại theohai cách:

*Cách 1: Từ bảng tra chủ đề lấy kí hiệu phân loại cho tài liệu bằng cáchtra chủ đề chính mà tài liệu phản ánh rồi lấy kí hiệu phân loại để đối chiếu vớibảng chính

*Cách 2: Từ bảng chính áp dụng quy tắc từ chung đến đến riêng, từ kháiquát đến cụ thể, từ phân lớp chính đến phân lớp con

Cách phân loại tài liệu theo DDC được thực hiện tại thư viện Tỉnh NinhBìnhđượctiến hành như sau:

+ Bước 1: Xác định chủ đề (Nội dung của tài liệu) Quan tâm đến các yếu

tố sau: trang tên sách, mục lục, lời giới thiệu, xem lướt phần chính văn (nếu có)

Ví dụ1: cuốn “ Một số tôn giáo ở Việt Nam”; Chủ đề: Tôn giáo

+ Bước 2: Tìm kiếm kí hiệu phân loại trong DDC

- Xem phần mục lục tra cứu chủ đề của bảng phân loại DDC Có kí hiệudành cho tôn giáo là 200 Vì đề cập về tôn giáo ở Việt Nam nên có thể thêm trợ

ký hiệu địa lý Việt Nam (597)

- Ta xác định được kí hiệu phân loại đầy đủ là: 200.0597

- Chỉ số cutter cho tài liệu trên là: M458Đ

Ví dụ2 : Cuốn ‘ Danh nhân trong lĩnh vực triết học’

Chủ đề : Triết học

Tìm kiếm kí hiệu phân loại trong DDC

- Xem phần mục lục tra cứu chủ đề của bảng phân loại DDC Có kí hiệudành cho triết học là 100

- Ta xác định được kí hiệu phân loại đầy đủ là: 102.2

- Chỉ số cutter cho tài liệu trên là: Đ107N

Được sự quan tâm của Tỉnh đặc biệt là của sở văn hoá -Thể thao và Dulịch thì thư viện Tỉnh đã tiến hành lắp đặt phần mềm CDS/ISIS vào trong công

tác biên mục, xử lí tài liệu được thực hành trên máy theo tiêu chuẩn MACR21kết hợp với AACR2 để đảm bảo tính thống nhất chung.

Để định ký hiệu phân loại cho một cuốn sách bao gồm việc việc xác địnhmôn ngành tri thức và lấy chỉ số cutter Việc lấy chỉ số cutter được thực hiệnnhư sau:

Đối tượng được chọn để xác định kí hiệu là tiếng đầu và chữ cái đầu tiêncủa tiếng thư hai

Ví dụ: Mấy con chim nhỏ trong vườn

 Mấy: Là tiếng đầu tiên được chọn để xác định kí hiệu mã hoá

 C: Là chữ cái đầu tiên của tiếng thứ hai được chọn để xác định kí hiệu

mã hoá

Một kí hiệu mã hoá bao gồm chữ cái một phụ âm hay nguyên âm hay mộtcụm phụ âm đầu tiên của tiếng thứ nhất cộng mã số vần tương ứng + chữ cái đầutiên của tiếng thứ hai

Ví dụ: Chú gà con  CH500G

Ví dụ: Giáo dục học đường GI108D

Khi mã hoá bỏ dấu Nếu vần nào không có trong bảng thĩ xác định vị trícủa nó ở vần đứng trên theo bảng mã hoá Đối với những chữ cái giống chữ I, Othì thêm gạch nối vào giữa để dễ phân biệt

Ép hoa quả  E-206H

Oan hồn và tiếng gió  O-406H

Nếu tên sách bắt đầu bằng phụ âm “QU” và “GI” thì dùng phụ âm nàyghép với mã số của vần mà không tách “I ” và “ U” sang vần để mã hoá

Ví dụ: Khoa học và giao tiếp KH401H

Ví dụ: Phổ biến kiến thức sinh sản PH550B

Nếu tên sách là chữ số thì phiên âm ra chữ cái theo cách đọc để mã hoá

Vi dụ: 1000 bông hoa  Một nghìn bông hoa M458NGH

Khi phân loại tài liệu thư viện cũng đã áp dụng các nguyên tắc phân loạinhằm đảm bảo độ chính xác về hình thức cũng như nội dung của mỗi tài liệu

Khi tiến hành phân loại tài liệu cán bộ trực tiếp tiếp xúc với tài liệu củathư viện ( Nguyên tắc trực diện)  Xem xét nội dung của tài liệu (đọc nhan đề,xem mục lục, nội dung bên trong của tài liệu, xác định đúng nội dung đề tài màcuốn tài liệu đề cập).

Tài liệu khi phân loại bên cạnh việc xem xét yếu tố nội dung, yếu tố hìnhthức của tài liệu cũng được phânloại chi tiết

Vd: Bài tập toán cao cấp  517(04)

04 - trợ ký hiệu hình thức cho tài liệu: Sách cỡ nhỏ

Đối với những tài liệu đề cập đến nhiều hơn một, hai, ba vấn đề phần nộidung tài liệu được cán bộ xem xét, xác định đảm bảo độ chính xác mà nội dungtài liệu đề cập Đặc biệt chú ý với sách bộ tập.Ngoài việc phân loại theo thôngtin chung của tập thì từng tập riêng cũng được xác định kí hiệu phân loại

Vd: “Vật lí đại cương”kí hiệu môn loại chung là: 530 Nhưng mỗi tậplại có kí hiệu riêng phản ánh nội dung của từng tập

và định kí hiệu phân loại được chính xác đảm bảo các khâu nghiệp vụ tiếp theođược thuận lợi, dễ dàng như xếp giá tài liệu, phục vụ bạn đọc,kiểm kê,…

* Những thuận lợi đạt được khi phân loại tài liệu tại thư viện là:

-Do đặc thù vốn tài liệu của thư viện chủ yếu là sách giáo trình và nhữngngành trong nhà trường nên tài liệu hẹp trong một vài lĩnh vực thuận lợi trongphân loại

-Tạo ra khối tài liêu thống nhất trong thư viện, đảm bảo tính khoa học, vàgóp phần tạo nên hiệu quả cao trong các khâu nghiệp vụ khác.

-Nhờ việc phân loại tài liệu là điều kiện để thư viện xây dựng các cơ sở

dữ liệu trên máy và trong tương lai có thể tổ chức kho mở, kho đóng

*Hạn chế còn tồn tại:

- Trình độ cán bộ thư viện chưa đồng đều nên mức độ xử lí tài liệu chưathống nhất

- Sự chi tiết hoá đề mục của tài liệu chưa đồng đều

- Xuất hiện kí hiệu phân loại quá dài nên khó nhớ

Vd:cuốn “ Tuyển tập chuyện ngắn ” 895.9223

*Biện pháp khắc phục

- Thư viện cần thường xuyên tổ chức đào tạo và bồi dưỡng nâng cao trình

độ cho cán bộ thư viện

- Củng cố và thống nhất trong việc phân loại tài liệu cũng như sử dụngbảng phân loại Cần có những quy định chung trong quá trình phân loại tài liệunhằm đạt đến độ thống nhất và chính xác cao

- Kiểm tra lại những tài liệu có kí hiệu phân loại sai và chỉnh sửa

Phòng nghiệp vụ là một trong những phòng đòi hỏi trình độ chuyên môncủa người cán bộ thư viện tương đối là cao Việc học trên nhà trường với thực tếcũng tương đối, khác với việc vận dụng các kiến thức đã học, khi thực hành thìđòi hỏi phải có sự linh hoạt

Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ của thư viện, cách tổ chức, quản lý các côngviệc cụ thể tại phòng nghiệp vụ: Tài liệu sách nhập về đưa đến phòng biên mục để

xử lý sau đó đưa về phòng nghiệp vụ để phân loại, viết tờ khai, vào sổ dán nhãn,làm phích, xử lý nội dung và hình thức, xử lý nghiệp vụ xong tài liệu được phânchia cho các kho tuỳ theo đáp ứng nhu cầu của từng phòng để phục vụ bạn đọc

Ngoài các sách bổ sung thư viện còn có sách tặng biếu: Phòng mượn được

ưu tiên từ 3 -> 5 bản sách trên 1 đầu sách, các phòng còn lại mỗi phòng được 2

bản /1 đầu sách Không những thế thư viện còn chịu trách nhiệm gửi các sáchtặng biếu cho các thư viện cấp dưới như thư viện các Huyện, Thị xã…

Ví dụ : Sách viết về lễ hội Ninh Bình được nhà xuất bản tặng 20 bản thì sẽlấy ra 5 bản để chuyển xuống phòng mượn 3 bản,2 bản sẽ để lên phòng đọc Sốsách còn lại sẽ tặng lại cho các thư viện tuyến dưới

Hiện nay thư viện đang sử dụng phần mềm CDS/ISIS nên việc mô tả hìnhthức tài liệu được làm trên máy tính Phòng nghiệp vụ có 3 máy vi tính, 2 máy

in, 1 máy phôtô Trong đó có 1 máy vi tính kết nối phục vụ cho việc tìm tin,phục vụ tốt cho công việc của cán bộ thư viện

Việc kết nối với Internet rất thuận tiện trong việc trợ giúp xử lý tài liệuthông qua việc liên kết với các thư viện lớn trên toàn quốc như Thư viện Quốcgia Từ đó cán bộ có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu tham khảo và phục vụ chocông tác xử lý tài liệu được hiệu quả cao hơn

Ở trong phòng nhiệp vụ có 4 cán bộ thư viện, họ cũng đã hướng dẫn emcho việc làm quen với việc định từ khoá cho loại tài liệu sách tham khảo dànhcho học sinh: Văn, toán, sinh học…Sau đó xử lý tài liệu nhưng việc xử lý cònhạn chế (Xử lý được 3 tài liệu) Và đặc biệt là cách vào sổ đăng ký cá biệt, dánnhãn, đóng dấu…Trong đó đã vào sổ đăng ký được gần 500 tài liệu Sách thamkhảo theo mẫu quy định

Phòng nghiệp vụ còn có nhiệm vụ hướng dẫn cho các thư viện xã, trườnghọc trong việc phân loại sách và xử lý hình thức, mô tả thư mục…chủ yếu phânloại sách tham khảo, sách giáo khoa, sách nghiệp vụ của giáo viên…

Trong đầu năm nay thư viện phối hợp với Bộ văn hoá -thông tin-du lịch tổ

chức hội thi Câu Đối chào xuân do phòng nghiệp vụ chịu trách niệm.

Cứ mỗi đầu năm thì phòng nghiệp vụ nhận công tác tổ chức sắp xếp khocho các thư viện trường học

b Định từ khóa

Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và mô tả nộidung chính của tài liệu bằng một hay nhiều từ khóa nhằm mục đích lưu giữ và