Báo cáo thực tập quản lý thư viện trường cao đảng kinh tế kỹ thuật

CNTT đã khẳng định làngành không thể thiếu trong việc áp dụng các hoạt động như quản lý kinh tế,quản lý nhân sự, quản lý thư viện…Các phương pháp quản lý thủ công đã khôngcòn theo kịp nh

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - KỸ THUẬT

KHOA KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP

BÁO CÁO THỰC TẬP CƠ SƠ CNTT

Đề Tài : QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG CĐ KINH TẾ - KỸ THUẬT

Giáo viên hướng dẫn : Lê Thị Minh Tân Sinh viên thực hiện : Trần Ngọc Hoàng Hoàng Tuấn Linh Hứa Văn Hới Lớp : K7CĐ - Tin

Thái Nguyên, năm 2013

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, việc tin học hoá trong cáclĩnh vực đã góp phần thúc đẩy sự tiến bộ của xã hội CNTT đã khẳng định làngành không thể thiếu trong việc áp dụng các hoạt động như quản lý kinh tế,quản lý nhân sự, quản lý thư viện…Các phương pháp quản lý thủ công đã khôngcòn theo kịp nhu cầu của thực tế công việc đòi hỏi, do đó việc ứng dụng tin họctrong công tác quản lý là hết sức cần thiết, nó đạt hiệu quả cao về cả thời gian,không gian đem lại lợi ích về kinh tế, sự thuận tiện cho người sử dụng và tínhchính xác cao trong thông tin….

Xuất phát từ thực tế đó, chúng em những sinh viên được đào tạo trongtrường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật muốn đóng góp một phần nhỏ kiến thức vàcông sức để xây dựng những bài toán quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu người sửdụng

Thư viện là nơi lưu trữ một khối lượng lớn các loại sách báo, tạp chí và một

số ấn phẩm quốc gia Là nơi mang đến cho bạn đọc những kiến thức từ nhỏ nhấtđến khái quát nhất về mọi lĩnh vực Với số lượng sách mỗi ngày một tăng, lượngđộc giả ham tìm hiểu ngày một nhiều cộng với sự hiểu biết về CNTT mà chúng

em đã được nhà trường đào tạo là những yếu tố để chọn đề tài “quản lý thư việntrường cao đẳng kinh tế kỹ thuật” Bài tập này được xây dựng trên ngôn ngữ aspkết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Chương trình có cácchức năng phân cấp rõ ràng để người sử dụng có thể tìm kiếm, cập nhật thôngtin một cách nhanh chóng và đảm bảo

em chọn đề tài “Quản lý thư viện Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật” là một trong nhữngbài toán được số đông sinh viên nghiên cứu bởi nó sát với thực tế và có nhu cầu sửdụng cao.

1.2 Hoạt động của thư viện Trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật:

Thư viện trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật là nơi cung cấp đầy đủ thông tin vềcác mặt: văn hóa, chính trị cũng như khoa học v…v…

Hiện nay thư viện trường có khoảng hơn 7000 cuốn sách, 23 đầu báo và tạpchí, số sách sinh viên và các cán bộ trong trường đang mượn khoảng 450 cuốn

Cán bộ quản lý gồm:

- Nguyễn Thị Hoa

- Đặng Thị Duyên

- Trần Thị Thanh Hồng

Thời gian làm việc từ thứ 2 đến hết thứ 6 hàng tuần :

Ban ngày làm việc:

Sáng từ 7 giờ đến 11 giờ

Chiều từ 1 giờ đến 5 giờ

Buổi tối vào thứ 3 và thứ 5:

Từ 7 giờ đến 9 giờ 30

Khi có sách mới nhân viên thư viện thực hiện lưu thông tin sách vào sổ lưu trữ sách, phân loại sách mô tả nội dung cuốn sách để cho vào phích sách và đưa ra thông tin sách thư viện cho các phòng ban và sinh viên được biết.

 Quy tắc ghi các cột trong sổ:

1 Mỗi cuốn sách đăng ký ghi vào 1 dòng theo số thứ tự liên tục, số này sẽghi vào cuốn sách được đăng ký

2 Các tạp chí dày, mỗi số sẽ đăng ký như một cuốn sách ngay sau khi nhậnđược Các tạp chí mỏng sẽ đợi đóng lại thành tập( tổng tháng, tổng quý, nửa nămhay cả năm) rồi mới đăng ký, mỗi tập sẽ đăng ký như một cuốn sách

3 Trong các cột “tác giả và tên sách” cách ghi như sau:

- Tác giả việt nam ghi tên trước, họ và tiếng đệm sau trong ngọăc đơn

- Tác giả ngoại quốc ghi họ trước tên sau

- Nếu có 2 tác giả thì ghi cả 2, nếu có 3 tác giả chỉ ghi tác giả đầu và dấu 3 chấm,nếu có 4 tác giả trở lên thì chỉ ghi tên sách

- Nếu tên sách dài có thể lược ngắn bớt đi

- Phải ghi rõ số thứ tự các tập phần, lượt xuất bản

- Các tạp chí phải ghi cả năm và số

1 Khi ghi các sách có nhiều bản, nên dùng cặp dấu “” cho những bản sau,trừ cột “giá tiền” và “môn loại” vẫn phải ghi đầy đủ

2 Tên các tỉnh thành phải viết đầy đủ, trừ Hà Nội phải viết chữ H, năm xuấtbản phải viết đầy đủ

3 Giá tiền sách ghi theo giá trên chứng từ những sách nhận được mà không

có ghi giá tiền thì thư viện sẽ trị giá theo đúng tiêu chuẩn Giá tiền trong trường hợpnày ghi trong 2 dấu //

4 Nếu là những ấn phẩm quý có thể hỏi giá ở các cửa hàng sách cũ.v…v…Trong cột “môn loại” chỉ ghi ký hiệu lớn của môn loại( 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9,91)

5 Các tác phẩm của mác, Ăng-ghen, Lê Nin sẽ ghi bằng ký hiệu 3k1, 3k2.tác phẩm văn học sẽ ghi bằng chữ H

6 Cột “kiểm kê “ gồm 5 cột nhỏ mỗi khi kiểm kê dùng dấu “+” để đánh dấucác sách hiện còn trên giá

Sổ lưu trữ sách

Ngày

vào sổ

Số thứ tự

Tác giả và tên sách Kiểm kê Xuất bản Giá

tiền

Số vào sổ tổng quát

Mô n loại

Ngày và

số biên bản xuất

Phụ chú

cd,ld,dvd,cd-rom, vcd_nguyễn minh giáp

trung quốc_nguyễn tôn nhân.

Văn học

h

Hình 1.1

3

 Sách được phân loại theo bảng phân loại chính sau:

0-Tổng loại

1-Triết học, tâm lý học, logic học

2-Chủ nghĩa vô thần tôn giáo

lý học người

61_Y học, y tế

613-Vệ sinh và vệ sinh học615-Bệnh lý học đại cương, chuẩn đoánhọc đại cương, điều trị học đại cương.616v-Y vi sinh vật học và ký sinh trùnghọc

617-Ngoại khoa

618n-Nhi khoa

619-Đông y, y học dân tộc

6- kỹ thuật

6c2-Năng lượng học.

6c3-Ngành luyện kim, kim loại học

6c4-Gia công kim loại

6c5-Chế tạo máy và môn cơ khí

6c6-Công nghiệp rừng

6c7-Công nghiệp hóa học

6c8-Công nghiệp thực phẩm và gia vị

6c9-Công nghiệp nhẹ, công nghiệp in

6x-Xây dung kỹ thuật phục vụ lợi ích công cộng.6v-Vận tải

6t-Vô tuyến điện tử học

6t1-Liên lạc bằng điện

6t2-Kỹ thuật vô tuyến điện

6t3-Vô tuyến truyền hình

6t6-Tự động học và điều khiển từ xa

- Mô tả phải chính xác, đầy đủ, thống nhất, ngắn gọn, rõ ràng.

- Sự rõ ràng: không được phép viết tắt những chữ ngoài quy định, đôi khi bổsung thêm thông tin chi tiết trên ấn phẩm để làm sáng tỏ

- Để mô tả cần dựa vào bìa sách, trang tên sách phụ, phần ghi ấn loát

- Dựa vào trang tên sách(ngay sau bìa sách) Với những sách có 2 trang tênsách song song khi mô tả dựa vào trang tên sách bên phải tên sách ghi ở bên trái sẽghi ở phần phụ chú

* Quy định chữ viết tắt: theo ngôn ngữ chung của từng nước.

 Hà nội viết tắt là : H

 Thành phố hồ chí minh viết tắt là: t.p.hồ chí minh

 Tập viết tắt là: T

 Quyển viết tắt là: Q

 Trang viết tắt là: TR

 Đảng cộng sản việt nam viết tắt là : Đ.C.S.V.N

* Quy định vị trí ghi ký hiệu và ghi chú trên phiếu:

Góc trên bên trái ghi ký hiệu xếp giá

Góc dưới bên trái ghi ký hiệu mục lục

Góc dưới bên phải ghi ký hiệu đầy đủ

*Phiếu mô tả quy định:

Dài 12,5cm, rộng 7,5cm, khoảng cách từ mép trái phiếu đến đường kẻ thứnhất là 2,5cm, đến đường kẻ thứ 2 phiếu là 3,5cm khoảng cách từ đầu trên củaphiếu đến dòng kẻ ngang là 2cm Phần đáy phiếu có một lỗ tròn với đường kính là0,7cm dùng để cho thanh sắt vào giữ phiếu phần góc phải phiếu có từ 8 đến 10dòng để ghi tên tác giả, tên tác phẩm, nhà xuất bản, năm xuất bản, tổng số trang,khổ sách Dòng thứ nhất cách đường kẻ ngang là 1,5cm, dòng cuối cùng cách đáyphiếu là 0,5cm

Sơ đồ mô tả:

Hình 1.2

9t

Tr527

Truyền thống dựng nước và giữ nước của

Dân tộcvn._h: sgk Mác-Lê Nin,

1976, _37tr; 19cm

1.2.2 Thông tin sách thư viện

Thông tin sách thư viện giúp bạn đọc dễ dàng tìm kiếm những cuốn sách mớinhập về Trong cuốn này sách được phân loại theo bảng phân loại sách Mỗi loại,mỗi cuốn được giới thiệu theo:

Nguồn: Hà Nội, giáo dục1998.122tr

Tóm tắt: Nội dung sách gồm 2 phần: Phần thứ nhất là những vấn đề chung

Ở đây tác giả đề cập từ những vấn đề khái quát

* Sơ đồ độc giả mượn sách:

Yêu cầu độc giả phải có thẻ mượn sách như hình 1.3 dưới đây:

Ghi phiếu yêu

cầu mượn sách

Cho mượn nếu

Trình thẻ thư viện

Hình 1.3

Để mượn sách độc giả phải viết phiếu yêu cầu như hình 4.1 dưới đây:

Hình 1.4

v…v…)

Trường CĐ Kinh Tế kỹ Thuật

Ảnh 3x4

Thẻ Thư Viện

Mã Thẻ:………

Họ Tên:………

Lớp :………

Khoa :………

Có Giá Trị Đến Hết:…./… /…

Ngày… Tháng… Năm……

Phụ Trách Thư Viện Thư viện trường CĐ Kinh Tế kỹ Thuật Phiếu yêu cầu Họ và tên: ………

Số thẻ: ………

Nơi công tác: Tên sách, báo: ………

………

Ký hiệu: ………

Ngày… tháng…… năm ……

Ký tên:

mượn, trả sách của mỗi sinh viên được lưu vào một trang Thông tin được lưu dướidạng sau:

Mã sinh viên: 1064 Tên sinh viên: Vũ Thị Thúy Minh

Sinh viên mượn quá hạn quản lý thư viện sẽ gửi giấy đòi sách

Sinh viên làm mất sách sẽ phải đền đúng quyển sách đó, trường hợp khôngmua được sách phải đền trị giá gấp 2 cuốn sách bị mất

1.3 Sự cấp thiết của đề tài

Hiện nay mọi hoạt động thư viện vẫn còn thủ công hóa nên các thao tác cập nhậtcũng như tìm kiếm thông tin còn chậm Khi độc giả đến mượn, trả sách đông thìnhân viên thư viện không đáp ứng kịp thời về mặt thời gian cho độc giả Tốc độ làmviệc cao dẫn đến hiệu quả làm việc kém, gây ra sai sót dữ liệu ngoài ra việc thống

kê, báo cáo sách cũng sẽ rất mất thời gian Nếu chúng ta cứ mở từng trang, tra từngmục để tìm kiếm dữ liệu thì hỏi rằng sẽ phải mất bao nhiêu thời gian để thống kêđược một loại sách, một độc giả hay một nhà xuất bản

Để xử lý thông tin một cách nhanh gọn hơn chúng ta cần phải đưa máy tínhvào việc quản lý thư viện Điều đó rất thuận lợi cho các thao tác cập nhật, tra cứucũng như thống kê sách

Khác với những thao tác thủ công, việc cập nhật bằng máy tính cho phép tađiền thông tin vào những mục có sẵn mà không phải làm lặp đi lặp lại, tiết kiệmthời gian Hơn nữa ta còn kiểm tra được dữ liệu nếu nhập sai từ đó có thể sửa, xoá

dữ liệu ngay trong quá trình nhập Nhưng với máy tính ta chỉ cần dựa trên thao táctìm kiếm là có thể biết thông tin một cách nhanh gọn

Những điều trên chứng tỏ rằng đưa máy tính và phần mềm vào quản lý thưviện là việc cần thiết đối với mỗi thư viện

1.4 Mục đích xây dựng bài toán, đối tượng sử dụng, phạm vi sử dụng.

1.4.1 Nhiệm vụ của đồ án

Hệ thống “ Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật” nhằm thực hiệncác công việc sau:

- Giúp cho người quản lý làm việc thuận lợi hơn, tiết kiệm được thời gian hơn từ

đó mang lại lợi ích kinh tế tăng khả năng khắc phục một số khuyết điểm của hệthống cũ

- Nó phản ánh tình trạng của thư viện một cách chính xác, kịp thời và có hệthống Đây là mục tiêu cơ bản của hệ thống, và mục tiêu này phải xuyên suốt toàn

bộ các hoạt động của hệ thống việc đáp ứng mục tiêu này sẽ giúp cho người quản

lý có thể tiết kiệm được nhân lực trong mọi hoạt động

những công việc cụ thể cần thực hiện:

Cập nhật sách

Tìm kiếm thông tin sách

Sửa xoá thông tin sách

Cập nhật độc giả

Tìm kiếm thông tin độc giả

Sửa xoá thông tin độc giả

Cập nhật, sửa loại sách

Xử lý mượn trả

Xử lý quá hạn

Thống kê độc giả

Thống kê sách.

1.4.2 Công cụ lập trình

Phân tích bài toán đã khó nhưng việc chọn công cụ lập trình cho bài toán cũngkhông kém phần bởi nếu ta phân tích bài toán một cách chi tiết và rõ ràng nhưng lạikhông chọn một công cụ lập trình cho phù hợp thì sẽ không có hiệu quả cao trongviệc xử lý bài toán Ngày nay mạng lưới Internet đã nhanh chóng đưa vào sử dụngtại các cơ quan, nhà trường và ngay cả các hộ gia đình cũng sử dụng đông đảo vàthành thạo Sinh viên Việt Nam không còn xa lạ với internet mà còn biết cách khaithác chúng đúng mục đích và nhu cầu chúng em nhận thấy bài toán “Quản lý thưviện trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật” được xây dựng thành Website thì sẽ rấtthuận lợi cho việc tra cứu sách để mượn sách của sinh viên, ngoài ra lại tiết kiệm

được thời gian và nhân lực cho hệ thống quản lý của nhà trường Do đó chúng em chọn ngôn ngữ html, asp và sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 để làm công cụ lập trình.

1.5 Nghiệp vụ liên quan đề bài toán xây dựng.

Bài toán “Quản lý thư viện trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật” là một bài toán quản lý thư viện nên để xây dựng hệ thống một cách chính xác và linh hoạt người phân tích phải nắm rõ nghiệp vụ của một thủ thư, đó là cách quản lý sách Và người lập trình phải sử dụng thành thạo ngôn ngữ lập trình HTML và ASP Hiểu biết hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003 và cũng phải hiểu cách quản lýsách tại thư viện

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đây là bước quan trọng mà người phân tích thiết kế hệ thống phải đưa

ra các chức năng của hệ thống và chỉ ra các mối quan hệ giữa các chức năng Theo nghĩa hẹp phân tích hệ thống là giai đoạn 2, đi sau giai đoạn khảo sát sơ

bộ, là giai đoạn bản lề giữa khảo sát sơ bộ và giai đoạn đi sâu vào các thành phần

hệ thống.

Qua giai đoạn này người phân tích thiết kế hệ thống xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống Giai đoạn này gọi là giai đoạn thiết kế logíc chuẩn bị cho giai đoạn thiết kế vật lý.

2.1 Phương pháp phân tích

2.1.1 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin:

Có nhiều phương pháp để xây dựng một hệ thống thông tin, mỗi phươngpháp khác nhau ở các điểm về hệ thống các khái niệm, các công cụ biểu diễn, sựphân chia của quá trình hình thành các giai đoạn Có một số phương pháp như:

- SADT: (System Alanysis and Design Technique) Kỹ thuật phân tíchthiết kế có cấu trúc

- MERISE: tiếp cận theo hướng dữ liệu

- Phân tích và thiết kế hướng đối tượng

2.1 2 Phương pháp SADT:

Phương pháp này chia quá trình phân tích và thiết kế hệ thống thành các giaiđoạn sau:

- Tìm hiểu khảo sát hiện trạng của hệ thống:

Đây là bước tìm hiểu khảo sát hệ thống cũ, phát hiện các nhược điểmcòn tồn tại từ đó có các phương án khắc phục, cần tính đến tính khả thi củabài toán

+ Chuyển từ mô tả vật lý sang mô tả logic

+ Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới

+ Sử dụng biểu đồ luồng dữ liệu(BLD) và biểu đồ phân cấp chứcnăng(BPC) ở các mức khác nhau:

 Mức khung cảnh: Coi toàn bộ như một chức năng xử lý

 Mức đỉnh: Phân rã các chức năng của hệ thống ra cácchức năng nhỏ hơn

 Mức dưới đỉnh: Phân rã những chức năng cấp trên thànhcác chức năng nhỏ hơn

- Thiết kế tổng thể:

+ Xác định công việc làm bằng máy tính và các công việc thủcông

+ Xác định các hệ thống con trong phần việc làm bằng máy tính

- Thiết kế chi tiết:

+ Thiết kế các thủ tục người dùng, giao diện hệ thống với ngườidùng: thiết kế màn hình, menu để hội thoại giữa người và máy Đưa

dữ liệu vào, thiết kế các tài liệu xuất trên màn hình

+ Thiết kế cơ sở dữ liệu

Lập lược đồ dữ liệu hay biểu đồ cấu trúc dữ liệu thể hiện thôngtin và mối liên hệ giữa chúng hoặc bằng phương pháp mô hình thựcthể liên kết, hoặc phương pháp mô hình quan hệ

+ Thiết kế các tệp:

Người thiết kế phải thiết kế được mô hình thực thể liên kết hay

mô hình quan hệ các tệp dữ liệu+ Thiết kế kiểm soátNhằm tránh các nguy cơ sai lỗi trong chương trình, sự cố kỹthuật hay ý đồ của đối tượng nào đó, bảo vệ an toàn cho chương trình

Kiểm soát các khả năng gián đoạn của chương trình và sự phụchồi

Bảo mật

+ Thiết kế chương trình:

Phân định các module chương trìnhTạo mối liên kết giữa các module đó Đặc tả các module chương trình bằng thuật toán Thiết kế các mẫu thử trong module

Cài đặt và chạy thử chương trình

- Yêu cầu nhập thông tin về độc giả.

- Yêu cầu nhập thông tin về sách

- Yêu cầu tìm kiếm các thông tin về độc giả

+ Tìm theo mã, theo tên

+ Độc giả đang mượn sách

+ Độc giả mượn quá hạn.

- Yêu cầu tìm kiếm các thông tin về sách

+ Tìm theo mã, theo tên, theo loại sách.+ Sách đang mượn

+ Sách còn trong thư viện

- Yêu cầu thống kê và báo cáo thông tin về sách

+ Thông tin sách đang mượn

+ Thông tin sách trả trong ngày

+ Thông tin sách còn trong thư viện

- Yêu cầu thống kê và báo cáo thông tin về độc giả

+ Thông tin độc giả đang mượn sách

+ Thông tin độc giả mượn quá hạn

+ Thông tin độc giả mượn trong ngày

2.2.1.2 Đầu ra hệ thống.

- Thẻ mượn sách

- Đưa ra thông tin tìm kiếm về độc giả

+ Tìm theo mã, theo tên

+ Độc giả đang mượn sách

+ Độc giả mượn quá hạn

- Đưa ra thông tin tìm kiếm về sách

+ Tìm theo mã, theo tên, theo loại sách.+ Sách đang đang mượn

+ Sách còn trong thư viện

- Báo cáo thông tin về sách

+ Thông tin sách đang mượn

+ Thông tin sách trả trong ngày

+ Thông tin sách còn trong thư viện

- Báo cáo thông tin về độc giả

+ Thông tin độc giả đang mượn sách.

+ Thông tin độc giả mượn quá hạn

+ Thông tin độc giả mượn trong ngày

2.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng( bpc )

2.2.2.1 Khái niệm về sơ đồ phân cấp chức năng.

- Sơ đồ phân cấp chức năng thực hiện phân rã dần dần các chức năng của hệ thống

từ đại thể đến chi tiết Mỗi chức năng trên biểu đồ bao gồm nhiều chức năng con

Sơ đồ này chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý Các chứcnăng không bị lặp lại và không bị dư thừa

- Các chức năng được phân mức như sau:

+ Mức 0, còn gọi là mức bối cảnh, chỉ gồm có một BLD, trong đó chỉ có mộtchức năng duy nhất trao đổi thông tin với các đối tác

+ Mức 1, còn gọi là mức đỉnh, cũng chỉ gồm một BLD, và các mức 2, 3, 4… làmức dưới đỉnh, mỗi mức gồm nhiều BLD(>1)

2.2.2.2 Sơ đồ phân cấp chức năng:

VIỆN

Quản lý độc

Cập nhật độc giả Tìm kiếm tt độc giả thanh lý sáchCập nhật ,

Tìm kiếm

quá hạn

Thống kê, BC sách Thống kê, BC độc giả

Xử lý

Huỷ thông tin độc giả

Xử lý mượn trả

Tk sách đang mượn

Tk sách hiện có

tìm theo

mã độc giả

tìm theo tên độc giả

nhập, sửa tt sách

Thanh

lý sách

tìm theo

mã sách

tìm theo tên sách

Tk độc giả đang mượn

Tk độc giả quá hạn

Tìm theo sách đang mượn

Tìm tên NXB sách

Tìm theo loại sách

Nhập, sửa tt độc giả

2.2.3 Chi tiết các chức năng.

- Chức năng quản lý độc giả:

+ Chức năng này cho phép nhập thông tin về độc giả như: madocgia, hodem,ten,namsinh…khi có độc giả mới trong quá trình nhập nếu thông tin về độc giảkhông chính xác ta có thể sửa hoặc xóa để nhập lại Ngoài ra còn có thể sửa, xoáhoặc thay đổi các thông tin về độc giả cũ

+ In thẻ cho độc giả

+ Huỷ thông tin vể độc giả không còn được mượn sách

+ Quản lý độc giả còn cho phép ta tìm kiếm thông tin về độc giả như: tìm theotên, tìm theo mã độc giả, tìm độc giả đang mượn sách hay độc giả mượn quá hạn

- Chức năng quản lý sách:

+ Nó cũng cho phép ta nhập thông tin về sách như: masach, tensach, tacgia…khi có sách mới về Ngoài ra ta cũng có thể sửa, xoá hoặc thay đổi thông tin sách đãcó

+ Nếu sách hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng thì thanh lý sách

+ Để tìm kiếm thông tin về sách ta có thể tìm theo mã sách, tên sách, tên nhàxuất bản, tìm sách đang mượn hay sách còn trong thư viện

- Chức năng xử lý:

+ Chức năng này quản lý việc mượn, trả sách của độc giả nếu độc giả mượnsách quá hạn thì đưa ra thông tin về độc giả đó và có hình phạt thích hợp

- Chức năng thống kê và báo cáo:

+ Nhiệm vụ chính của chức năng này là thống kê sách và thống kê độc giả sau

đó in ra báo cáo về nhu cầu thống kê đó

2.3 Phân tích dữ liệu

2.3.1 Các ký hiệu sử dụng trong mô hình luồng dữ liệu:

- Chức năng xử lý: Biến đổi thông tin

+ Biểu diễn: Là hình tròn ở trong ghi tên chức năng

- Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng:

+ Biểu diễn: dùng các mũi tên có hướng(một chiều hoặc hai chiều), viết tên dọctheo mũi tên

Thông tin độc giả

- Kho dữ liệu: Là luồng thông tin cần cất giữ để sau đó có một họăc nhiều chứcnăng sử dụng chúng

+ Biểu diễn: Dùng hai đường thẳng song song ở giữa ghi tên thông tin, tên của kho

dữ liệu phải là một danh từ cộng với tính từ nếu cần

- Tác nhân trong: là một chức năng hay hệ thống con của hệ thống

+ Biểu diễn: Tác nhân trong được biểu diễn bằng hình chữ nhật hở một cạnh và có gánnhãn, tên được xác định bằng động từ kèm bổ ngữ

Ban quản lýĐộc giảThống kê

2.3.2 Các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

2.3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh:

- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh được xây dựng ở giai đoạn đầu của quá

trình phân tích thiết kế hệ thống, được dùng để vạch ranh giới hệ thống và buộc quá

trình thiết kế hệ thống các bước sau phải tuân thủ Sơ đồ diễn tả tập hợp các chức

năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý

- Hệ thống quản lý thư viện có các tác nhân ngoài là:

+ Ban giám hiệu: hằng quý ban giám hiệu yêu cầu hệ thống báo cáo quá trình

hoạt động Hệ thống đánh báo cáo gửi cho ban giám hiệu để ban giám hiệu nắm bắt

được số sách hiện có, số sách cho mượn từ đó có phương pháp bổ sung những sách

cần thiết

+ Độc giả: Độc giả có nhu cầu mượn sách thì gửi phiếu yêu cầu mượn sách

cho hệ thống, hệ thống tra cứu và đưa ra thông báo có hay không có cuốn sách đó

Nếu độc giả mượn sách quá hạn, hệ thống sẽ gửi phiếu yêu cầu trả sách Khi độc giả

hoàn thành việc trả sách hệ thống gửi lại độc giả giấy trả sách

+ Cán bộ quản lý sách: cán bộ quản lý sách có nhiệm vụ đưa ra danh mục

sách mỗi khi có sách mới nhập Hàng quý họ phải lấy thông tin từ hệ thống để báo

cáo sách thanh lý khi hệ thống thanh lý sách

2.3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Cán bộ quản

lý sách Độc giả

Ban giám hiệu

T hông ti

n độc gi ả

YC bá

o cá o,tha nh

lý sác h

Trả bá

o cá o

Đ ăng nhập

hệ thống

K iểm soá t

T hông ti

n

phản hồi

Yêu cầu

Trả báo cáo

Đ ăng nhập

hệ thống

Quản lý

Quản lý độc giả

Độc giả

Ban giám hiệu

Phân quyền

TT cán bộ

TT ĐG đăn

g nhậ p

TT mượ n , tr ả

TT ĐG lưu trữ

Độc giả

Phân quyền

Quản lý

Quản lý độc giả

Độc giả

Cán bộ quản lý

Phân quyền

TT cán bộ

TT độc giả lưu trữ

TT sách lưu trữ

TT yêu cầu

22

Biểu đồ gồm :

2 tác nhân ngoài: độc giả và cán bộ quản lý

1 tác nhân trong: Ban quản lý

2 kho Độc giả, 2 kho Sách, 1 kho Quản lý và 1kho Mượn trả

+ Phân quyền thực hiện khi có độc giả hay cán bộ quản lý đăng nhập vào hệthống Với độc giả, để mượn sách phải đăng ký thông tin độc giả bằng cách khaibáo tên và password Độc giả chỉ được đăng ký để mượn sách chứ không được thayđổi thông tin của hệ thống Với cán bộ quản lý để thực hiện các chức năng trong hệthống cũng phải login vào hệ thống trước Cán bộ được quyền truy nhập vào toàn

bộ hệ thống Các thông tin của cán bộ được lưu trong bảng Quản lý

Thống kê

+ Bộ phận quản lý độc giả thực hiện nhập mới thông tin độc giả, in thẻ vàlưu trữ toàn bộ vào kho độc giả.

+ Bộ phận quản lý sách, nhập thông tin về sách mới, tìm kiếm thông tin sách

và lưu trữ vào kho sách

+ Bộ phận thống kê lấy thông tin từ quản lý độc giả, quản lý sách, từ khomượn trả để làm báo cáo gửi lên ban quản lý

+ Độc giả có nhu cầu mượn sách sẽ đưa phiếu mượn sách cho bộ phận xử lýmượn trả Bên xử lý kiểm tra kho sách xem có đáp ứng được nhu cầu độc giảkhông Nếu độc giả mượn sách mà không trả đúng hạn thì bộ phận xử lý sẽ gửi giấyđòi sách tới độc giả

2.3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

* Phân rã chức năng phân quyền

Độc giả Quyền user

m tra

Mã, mật khu kiểm tra

Tê

n,

mk lưu trữ24