Báo cáo thực tập tốt nghiệp thư viện trường đại học sư phạm kỹ thuật thành phố hồ chí minh

Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có c

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thư viện trường đại học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC

BÁO CÁO THỰC TẬP GVHD: ĐOÀN THỊ THU

LÊ THỊ HỒNG HIẾU

SVTT: CÁI THỊ THANH MAI MSSV:0856100057 TPHCM NGÀY 28 THÁNG 12 NĂM 2012

LỜI MỞ ĐẦU

“Học đi đôi với hành” là quá trình vận dụng những kiến thức lý luận vào

thực tiễn, vì vậy hàng năm quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau; giúp chúng em có cơ hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và ứng dụng kiến thức đã học vào thực tế Đây cũng là dịp để chúng em học hỏi những giá trị thực tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trong công việc Nhóm chúng em gồm 11 thành viên dưới sự hướng dẫn của cô Doan Thị

Thu đã bắt đầu đợt thực tập của mình tại thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/2012 đến 30/12/2012

I PHẦN NỘI DUNG

1 Giới thiệu về thư viện

1.1 Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh

được thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu là 760,5 m 2

và 4 cán bộ Hình thức phục vụ lúc ban đầu duy nhất chỉ là mượn về nhà Hệ thống kho sách chưa được tổ chức, phân loại theo một phương pháp khoa học nào Năm

1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã bổ sung thêm cán bộ thư viện có trình

độ chuyên môn, từ 4 cán bộ thư viện ban đầu đã tăng dần lên đến 12 cán bộ, các kho sách đã được tổ chức xử lí kỹ thuật theo chuyên môn và đưa vào phục vụ có hệ thống Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đã cho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m

2

ban đầu đã tăng lên 1.521 m

2

Lúc này

Thư viện đã tổ chức Phòng đọc tự chọn và kho sách của Thư viện đã phát triển về

số lượng cũng như phong phú hơn về môn loại tri thức

Hiện nay, cơ sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động của Thư viện

được đầu tư phát triển đáng kể nhờ vào sự quan tâm của Ban Giám Hiệu trường Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chiều sâu, công tác phục vụ cũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu và lao động sản xuất của nhà trường

1.2 Nguồn lực thông tin của Thư viện

Với chức năng là một thiết chế trong hoạt động đào tạo của nhà trường, nguồn

lực thông tin trong Thư viện đóng một vai trò then chốt trong hoạt độg học tập

và nghiên cứu của tập thể cán bộ, giảng viên sinh viên, học viên trong toàn

trường

Nguồn lực thông tin trong Thư viện bao gồm tư liệu in truyền thống và tài liệu điện

tử được chia sẻ trên mạng Internet Việc xây dựng chiến lược bổ sung tư liệu thư viện đóng vai trò then chốt trong quá trình hoạt động của Thư viện

Vốn tài liệu là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu

và sản xuất

Tính đến ngày 15/11/2012 vốn tài liệu của thư viện đạt được hơn 30.794 đầu sách (374.071 bản sách) và trên 209 tên báo - tạp chí

I Tư liệu in:

Bao gồm các loại tài liệu đang được bổ sung tại Thư viện:

STT LOẠI HÌNH TƯ LIỆU SỐ LƯỢNG

1 Sách tham khảo - Giáo trình: 305.496 bản

2 Luận văn - Luận án: 2.645 cuốn

3 Công trình nghiên cứu khoa học: 1.220 đề tài

4 Bài trích báo tạp chí: 585 biểu ghi

5 Báo tạp chí: 253 loại

II Tư liệu điện tử:

Sưu tập nguồn tài nguyên điện tử được sưu tầm, tổ chức và phục vụ tại Thư viện: các CSDL trực tuyến dạng có phí và miễn phí; tài liệu sách điện tử đã download về TV; giáo trình bài giảng do nhà trường biên soạn; nguồn học liệu điện tử

1.3 Bạn đọc

Trong những năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày càng mở rộng của nhà

trường đã làm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên, cán bộ quản lý, nhân viên hành chính nghiệp vụ cũng tăng

Tính đến ngày 31/03/2012 số lượng bạn đọc hiện đang sử dụng thư viện là:

17.164

1.4 Nguồn nhân lực

Với khối lượng sinh viên toàn trường như hiện nay, nguồn nhân lực tại Thư viện cũng đang chịu một áp lực công việc khá lớn và luôn hoạt động một cách tích cực nhằm cung cấp thông tin và phục vụ độc giả đạt hiệu quả như mong muốn

Trong thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật, đội ngũ cán bộ thư viện có 16 người và 01 Cộng tác viên

1.5 Cơ sở hạ tầng, vật chất và thiết bị:

Được sự quan tâm đầu tư của nhà trường, Thư viện luôn có được những ưu tiên và thuận lợi trong trang bị cơ sở vật chất để góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ 1.Cơ sở hạ tầng:

Thư viện trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật được bố trí ngay trong trung tâm khuôn viên trường Có tổng diện tích 2.200m2, gồm 01 phòng đọc, 01 phòng Mượn, 01 phòng Giáo trình, 01 phòng truy cập Internet,…với 250 chỗ ngồi; 01 phòng nghiệp vụ, 01 phòng giữ túi xách, 01 phòng tiếp sinh viên, 01 phòng bảo quản, 02 kho chứa sách báo, 03 phòng làm việc của ban lãnh đạo thư viện

2 Trang thiết bị:

Trang thiết bị trong Thư viện cũng được nhà trường đầu tư với tiêu chuẩn cao Hệ thống trang thiết bị trong Thư viện bao gồm:

- Hệ thống server chuyên dụng

- Hệ thống mạng và các thiết bị phụ trợ

- Hệ thống máy tính phục vụ công tác và máy tính tra cứu dành cho độc giả

- Sách vở tư liệu, báo tạp chí dạng in và điện tử

- Hệ thống kho tàng, kệ chứa

1.6 Lịch làm việc của Thư viện ĐH SPKT TP HCM:

I LỊCH LÀM VIỆC:

Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần

 Sáng: 07g00 - 11g30

 Chiều: 13g00 - 16g30

II THỜI GIAN PHỤC VỤ TẠI THƯ VIỆN:

Từ thứ hai đến thứ sáu hàng tuần

 Sáng: 07g15 - 11g15

 Chiều: 13g00 - 16g15

Chiều thứ năm làm nghiệp vụ, không phục vụ bạn đọc

2 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện

TRƯỞNG

THƯ VIỆN

PHÓ

TRƯỞNG THƯ VIỆN

Phụ trách Phục vụ

PHÓ

TRƯỞNG THƯ VIỆN

Phụ trách CNTT

CB PHÒNG

ĐỌC

CB PHÒNG

HỌC LIỆU

ĐIỆN TỬ

CB PHÒNG

MƯỢN - GT

CB PHÒNG

ĐỌC CỘNG

ĐỒNG

CB PHÒNG

NGHIỆP VỤ

Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà trường Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau:

2.1 Lãnh đạo thư viện

2.1.1 Trưởng thư viện

Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị

- Quản lý, điều hành toàn đơn vị

- Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ chức và phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện

- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện

- Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học

- Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả

- Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo của cán bộ thư viện trong công tác; để nâng cao trình độ chính trị, khoa học của cán bộ thư viện

- Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị

Quyền hạn:

- Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện

- Xây dựng định hướng phát triển đơn vị

- Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị

- Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị

- Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chức danh trong đơn vị

2.1.2 Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ

Trách nhiệm:

- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý

công tác phục vụ vốn tài liệu thư viện.

- Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạt động tra cứu của thư viện

- Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự

- Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ

- Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị Quyền hạn:

- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công

- Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác

- Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự

- Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị

2.1.3 Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin

Trách nhiệm:

- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện

- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử

- Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệu điện tử

- Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử

- Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu của độc giả

- Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá nhân,

tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học

- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong công tác thư viện

- Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư viện

- Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị

Quyền hạn:

- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT

- Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng công nghệ

- Đề xuất việc bổ sung nhân sự

- Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị

- Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị

2.2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ

2.2.1 Phòng kĩ thuật nghiệp vụ:

Xử lý kỹ thuật tài liệu, cập nhật và bảo trì CSDL thư viện, thực hiện các nhiệm vụ khác của Thư viện

a) Cán bộ phụ trách phòng nghiệp vụ:

Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về các mảng hoạt động xử lý nghiệp

vụ thư viện

- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Tổ

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của thư viện

- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông, liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn

b) Cán bộ phòng nghiệp vụ:

Trách nhiệm:

- Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật

- Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử

Quyền hạn:

- Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc

2.2.2 Phòng đọc:

Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí,…

a) Cán bộ phụ trách phòng đọc:

Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ của Phòng Đọc

- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng Đọc

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của của Phòng Đọc

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc b) Cán bộ phòng đọc:

Trách nhiệm:

- Phục vụ độc giả đọc và tham khảo tài liệu tại Phòng Đọc

- Tổ chức, sắp xếp và ổn định tài liệu

- Giúp bạn đọc tìm tài liệu mà họ cần

- Giãn kho, xếp sách khi tài liệu đã cũ Và những tài liệu cũ đó được đem vào kho đóng, khi bạn đọc có nhu cầu về chúng thì cán bộ thư viện có nhiệm vụ đem ra phục vụ bạn đọc

Quyền hạn:

- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Đọc

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác

2.2.3 Phòng mượn:

Phục vụ cho bạn đọc mượn sách tham khảo và giáo trình về nhà.

a) Cán bộ phụ trách phòng mượn:

Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ mượn trả tài liệu của thư viện

- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt động mượn trả tài liệu

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Phòng Mượn

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu của thư viện trong phạm vi Phòng Mượn

b) Cán bộ phòng mượn:

Trách nhiệm:

- Phục vụ mượn tài liệu tham khảo và giáo trình

- Nhận trả tài liệu

- Ổn định kho tư liệu

- Gia cố, bảo quản tài liệu cũ

Quyền hạn:

- Xử lý những công việc và vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Mượn

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác của phòng

2.2.4 Phòng Học liệu điện tử:

- Giao tiếp, nắm bắt nhu cầu người dùng tin và cung cấp tài liệu theo yêu cầu và làm thẻ thư viện, làm thẻ cho cán bộ, công nhân viên trong trường,

…

- Cán bộ phòng học liệu điện tử:

Trách nhiệm:

- Cung cấp tài liệu và xử lý tài liệu theo yêu cầu của bạn đọc

- Theo dõi, xử lý và cập nhật tài liệu mà bạn đọc yêu cầu

Quyền hạn:

- Thu thập, điều tra nhu cầu tài liệu và đề xuất hướng thực hiện nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng công tác

2.2.5 Phòng đọc cộng đồng:

Phục vụ người dùng tin tìm tài liệu và các thông tin trong CSDL Thư viện liên quan đến việc nghiên cứu, học tập, giải trí,…

a) Cán bộ phòng đọc cộng đồng:

Trách nhiệm:

- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống tài liệu truyền thống trong thư viện

- Tổ chức hoạt động phục vụ tài liệu và các thông tin trong phòng đọc cộng đồng

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong phòng

Quyền hạn:

- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của phòng

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ

b) Cán bộ kỹ thuật:

Trách nhiệm:

- Tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu mà bạn đọc yêu cầu

- Sưu tầm, tổ chức và xây dựng nguồn tài liệu truyền thống

- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh tài liệu truyền thống trong thư viện

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong đơn vị

Quyền hạn:

- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của phòng

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ

- Nghiên cứu, đề xuất hướng bổ sung nguồn tài liệu truyền thống

- Xây dựng và phát triển sản phẩm thông tin

2.2.6 Phòng giữ cặp:

Phục vụ người dùng tin về vấn đề giữ cặp, balô cho sinh viên có nhu cầu muốn vào thư viện

c) Cán bộ phòng giữ cặp:

Trách nhiệm:

- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống bảo quản, giữ gìn tài sản của sinh viên trong thư viện

- Tổ chức hoạt động phục vụ giữ cặp cho sinh viên

- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong phòng

Quyền hạn:

- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của phòng

- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ

II NỘI DUNG THỰC TẬP

Nhằm giúp cho chúng em có thể vận dụng tốt các kiến thức đã được học và để phù hợp với đặc thù của thư viện, trong thời gian 7 tuần thực tập nhóm chúng em

đã được phân công công việc cụ thể như sau: nhóm được tách thành 5 nhóm nhỏ, mỗi nhóm 2 người lần lượt thực tập dưới sự hướng dẫn của các thầy cô, anh chị tại các phòng ban của thư viện:

1 Phòng đọc

2 Phòng mượn

3 Phòng kỹ thuật nghiệp vụ

4 Phòng học liệu điện tử

5 Phòng giữ cặp

6 Phòng đọc cộng đồng