báo cáo thực tập tốt ngiệp thư viện trường đại học sư phạm kỹ thuật thành phố hồ chí minh

Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOLversion 5.0 cùng với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạtđộng lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TP.HCM

KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC

LỜI MỞ ĐẦU

“Học đi đôi với hành” là quá trình vận dụng những kiến thức lý luậnvào thực tiễn, vì vậy hàng năm quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin họcTrường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM đã tạo điều kiện chosinh viên năm cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau; giúp chúng

em có cơ hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành vàứng dụng kiến thức đã học vào thực tế Đây cũng là dịp để chúng em học hỏinhững giá trị thực tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rènluyện tính kỷ luật trong công việc

Nhóm chúng em gồm 11 thành viên dưới sự hướng dẫn của cô ĐoànThị Thu và cô Lê Thị Hồng Hiếu đã bắt đầu đợt thực tập của mình tại Thưviện Trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày12/11/2012 đến 30/12/2012

I PHẦN NỘI DUNG

1 Giới thiệu về thư viện

1.1 Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh.

Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minhđược thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thưviện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích banđầu là 760,5 m2 và 4 cán bộ Hình thức phục vụ lúc ban đầu duy nhất chỉ làmượn về nhà Hệ thống kho sách chưa được tổ chức, phân loại theo mộtphương pháp khoa học nào Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã

bổ sung thêm cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, từ 4 cán bộ thư việnban đầu đã tăng dần lên đến 12 cán bộ, các kho sách đã được tổ chức xử lí kỹthuật theo chuyên môn và đưa vào phục vụ có hệ thống Đến năm 1997 để mởrộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đã cho nâng tầng Thư viện vớidiện tích 760,5 m2 ban đầu đã tăng lên 1.521 m2 Lúc này Thư viện đã tổ chứcPhòng đọc tự chọn và kho sách của Thư viện đã phát triển về số lượng cũngnhư phong phú hơn về môn loại tri thức

Hiện nay, cơ sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động của Thưviện được đầu tư phát triển đáng kể nhờ vào sự quan tâm của Ban Giám Hiệutrường Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOLversion 5.0 cùng với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạtđộng lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chiều sâu, công tác phục

vụ cũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu vàlao động sản xuất của nhà trường

1.2 CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ CỦA THƯ VIỆN

Giúp Hiệu trưởng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoahọc, kỹ thuật, phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học Cung cấp các loại hình giáo trình, sách, báo, tạp chí, tài liệu khoa học kỹthuật, khoa học giáo dục và các loại sách khác phục vụ cho công tác đào tạo,NCKH, sản xuất

Xây dựng và đưa vào khai thác cổng thông tin thư viện điện tử nhằmhiện đại hóa và đa dạng hóa các hình thức đáp ứng nhu cầu thông tin tư liệu Phát triển các sản phẩm thông tin thư viện theo yêu cầu của độc giả phục

vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập và đưa ra ứng dụng thực tiễn; chủ động tưvấn, xây dựng và phát triển hoạt động hỗ trợ độc giả

Liên kết với các thư viện trong và ngoài nước để đẩy mạnh quá trình traođổi tư liệu, kiến thức khoa học phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy vàhọc tập của toàn trường

Với phương châm:

ĐỒNG HÀNH CÙNG ĐỘC GIẢ KHÁM PHÁ & CHINH PHỤC THẾ GIỚI TRI THỨC

1.3 Vốn tài liệu

Vốn tài liệu là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập,nghiên cứu và sản xuất Vì vậy thư viện đã từng bước nghiên cứu xây dựngnguồn vốn tài liệu phong phú và có giá trị Để làm được điều này, trước hếtcần hiểu biết rõ bản chất, quy luật hình thành vốn tài liệu, xem xét nhu cầungười dùng tin và nguồn lực thông tin, tiến hành lập kế hoạch, xây dựng

chính sách bổ sung Từ đó làm cơ sở tổ chức, quản lý một cách đúng đắn,khoa học cho sự phát triển của vốn tài liệu.

Tính đến ngày 15/11/2012 vốn tài liệu của thư viện đạt hơn 30.794 đầu sách(374.071 bản sách ) và trên 209 tên báo – tạp chí

Hiện tại vốn tài liệu của thư viện bao gồm có tài liệu in và tài liệu điện tửbao gồm :

 Tư liệu in :

 Sách tham khảo – Giáo trình : có khoảng 305.496 bản

 Luận văn – Luận án : có khoảng 2.645 cuốn

 Công trình nghiên cứu khoa học : có khoảng 1.220 đề tài

 Bài trích báo tạp chí : có khoảng 585 biểu ghi

 Báo tạp chí : có khoảng 253 loại

 Tư liệu điện tử:

 Sưu tập nguồn tài nguyên điện tử được sưu tầm, tổ chức và phục vụ tạiThư viện: các CSDL trực tuyến dạng có phí và miễn phí; tài liệu sáchđiện tử đã download về TV; giáo trình bài giảng do nhà trường biênsoạn; nguồn học liệu điện tử

1.5 Cán bộ thư viện

Đội ngũ cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật hiện có 17người (tính đến ngày 10/12/2012), cụ thể như sau:

- Đại học chuyên ngành thư viện: 09 (08 ngành Thư viện)

- Cao đẳng: 06 (03 ngành thư viện, 02 ngành văn, 01 Tin học)

- Trung Cấp: 01 (01 ngành Thư viện)

- Cộng tác viên (Sinh viên đã tốt nghiệp): 03 (sinh viên ngành thư việnthông tin)

1.6 Cơ sở vật chất

Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật được bố trí ngay trongtrung tâm khuôn viên trường Có tổng diện tích 2.200m2, gồm 1 phòng đọc,phòng đọc cộng đồng phòng Mượn, phòng Giáo trình; 1 phòng nghiệp vụ, 1phòng giữ túi xách, 1 phòng tiếp sinh viên, 1 phòng bảo quản, 2 kho chứasách báo, 1 phòng làm việc của ban lãnh đạo thư viện

Trong công tác mua sắm các trang thiết bị, thư viện đã bổ sung phầnlớn trang thiết bị phục vụ cho việc tin học hóa thư viện như:

- Phần mềm quản lý thư viện: Phần mềm quản lý thư viện Libol 5.0

- Trang thiết bị tin học: 02 máy chủ, 58 máy trạm, 3 máy in laze, 1máy in kim, 10 máy đọc barcode (mã vạch), 02 máy quét Scaner, 3đầu đọc và ghi đĩa CD, 1 máy in thẻ thư viện (thẻ nhựa)

- Trang thiết bị phục vụ và bảo quản: 1 máy photocopy, 1 máy hútbụi, 6 máy lạnh, thiết bị PCCC, thiết bị chống sét,…

Sự phát triển về cơ sở vật chất và trang thiết bị đã góp phần nâng caochất lượng phục vụ và tạo ra một môi trường phục vụ hiện đại, là nơi học tập,nghiên cứu, giải trí lý tưởng

2 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện

Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhàtrường Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thưviện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau:

2.1 Lãnh đạo thư viện

2.1.1 Trưởng thư viện

Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnhđạo, lập kế hoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị

- Quản lý, điều hành toàn đơn vị

- Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổchức và phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện

- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện

- Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học

- Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả

TRƯỞNG THƯ VIỆN

PHÓ TRƯỞNG THƯ VIỆN

CB PHÒNG MƯỢN - GT

CB PHÒNG NGHIỆP VỤ

- Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết,tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sángtạo của cán bộ thư viện trong công tác; để nâng cao trình độ chính trị,khoa học của cán bộ thư viện.

- Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị

Quyền hạn:

- Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thưviện, nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện

- Xây dựng định hướng phát triển đơn vị

- Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị

- Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị

- Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật

và các chức danh trong đơn vị

2.1.2 Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ

Trách nhiệm:

- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụtrong đơn vị

- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển,

xử lý công tác phục vụ vốn tài liệu thư viện

- Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạnđọc và hoạt động tra cứu của thư viện

- Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyểndụng nhân sự

- Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ

- Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơnvị

Quyền hạn:

- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phâncông

- Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác.

- Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự

- Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị

2.1.3 Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin

- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử

- Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ

sở dữ liệu điện tử

- Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử

- Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầucủa độc giả

- Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cánhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học

- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trongcông tác thư viện

- Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thưviện

- Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị

Quyền hạn:

- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT

- Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng côngnghệ

- Đề xuất việc bổ sung nhân sự

- Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị

- Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị

2.2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ

- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụthư viện

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quảcông tác của Tổ

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụcủa thư viện

- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thưviện; liên thông, liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triểnchuyên môn

Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: SáchViệt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí,…

a) Cán bộ phụ trách phòng đọc

Trách nhiệm:

- Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về cácmảng hoạt động phục vụ của Phòng Đọc

- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quảcông tác của của Phòng Đọc

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụđọc

- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt độngmượn trả tài liệu.

- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng

Quyền hạn:

- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn

- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quảcông tác của Phòng Mượn

- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trảtài liệu của thư viện trong phạm vi Phòng Mượn

b) Cán bộ phòng mượn

Trách nhiệm:

- Phục vụ mượn tài liệu tham khảo và giáo trình

- Nhận trả tài liệu

- Ổn định kho tư liệu

- Gia cố, bảo quản tài liệu cũ

- Cung cấp thông tin và xử lý thông tin theo yêu cầu của bạn đọc

- Theo dõi, xử lý và cập nhật thông tin bạn đọc

Quyền hạn:

- Thu thập, điều tra nhu cầu thông tin và đề xuất hướng thực hiện nhằmcải tiến, nâng cao chất lượng công tác.

II NỘI DUNG THỰC TẬP

Nhằm giúp cho chúng em có thể vận dụng tốt các kiến thức đã được học

và để phù hợp với đặc thù của thư viện, trong thời gian 7 tuần thực tập em đãđược phân công công việc cụ thể như sau: em được chia thành các nhóm nhỏcùng các bạn, một nhóm 2 người lần lượt thực tập dưới sự hướng dẫn của cácthầy cô, anh chị tại các phòng ban của thư viện:

o Khu vực sách Việt văn : có kí hiệu xếp giá là SKV

o Khu vực sách ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức,tiếng Pháp): có kí hiệu xếp giá là SKN

o Khu vực tài liệu tra cứu

o Khu vực luận văn, luận án, NCKH : có kí hiệu xếp giá làSKC, SKL.Luận văn , luận án được sắp xếp theo kí hiệu

….Sau 2 ngày thì báo sẽ được đưa vào kho lưu và khi bạnđọc cần thì cán bộ thư viện sẽ tìm cho bạn đọc

Rèn luyện được kỹ năng xếp sách ,lấy sách cho bạn đọc …

Thực hành khâu phục vụ bạn đọc

 Nắm cách quản lí bạn đọc ra vào phòng đọc:

o Quét và giữ thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào

o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện

Tìm hiểu cách cho bạn đọc mượn tài liệu ra ngoài photo, bán giáo trìnhcho sinh viên mua để đền cho thư viện

 Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu bằng cách tra cứu tài liệu và tìm kiếmtài liệu trên giá khi bạn đọc vào tìm sách mà không tìm được sách cần

sự giúp đỡ của cán bộ thư viện : Nếu bạn đọc biết tên sách hoặc tên tácgiả thì sẽ hướng dẫn cho bạn đọc tra cứu trên máy , rồi hướng dẫn cáchtìm và lấy tài liệu trên giá Nếu bạn đọc không biết rõ tên sách ,hay têntác giả thì tìm hiểu thêm các thông tin khác tuef bạn đọc để làm rõ yêucầu tin và hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu

 Sắp xếp lại báo, tạp chí , lưu báo và tạp chí cũ

 Bấm báo mới trong ngày

 Dán thể từ cho sách ( Thư viện đưa cổng từ vào phục vụ.)

- Sách giáo trình có kí hiệu là GT, sắp xếp theo kí hiệu phân loại và kíhiệu cutter.Sách được sắp xếp theo kiểu nằm ngang vì theo các đặc điểm

và tính chất của trường :

+ Thứ nhất sách giáo trình phần lớn là do các thầy cô của trườngviết và giao cho thư viện xuất bản để phục vụ cho sinh viên vì vậy sách photo

có khổ A4 lớn , sách mỏng , để đứng sẽ bị gãy và không thẳng

+ Thứ hai là do sách giáo trình của thư viện rất nhiều mà diện tíchkho của thư viện hạn chế vì vậy sắp xếp theo kiểu nằm ngang để tiết kiệmdiện tích

 Khu vực tài liệu tham khảo:

Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu : hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu tìmtài liệu , cách tìm tài liệu trên giá khi bạn đọc vào tìm sách mà khôngtìm được sách cần sự giúp đỡ của cán bộ thư viện : Nếu bạn đọc biếttên sách hoặc tên tác giả thì sẽ hướng dẫn cho bạn đọc tra cứu trênmáy , rồi hướng dẫn cách tìm và lấy tài liệu trên giá Nếu bạn đọckhông biết rõ tên sách ,hay tên tác giả thì tìm hiểu thêm các thông tinkhác tuef bạn đọc để làm rõ yêu cầu tin và hướng dẫn bạn đọc tìm tàiliệu

Tìm hiểu Nội quy ,quy trình mượn/trả tài liệu:

- Bạn đọc đến thư viện ăn mặc gọn gàng theo quy định trình thẻ cho cán

bộ thư viện quét thẻ và vào kho tim tài Khi tìm xong tài liệu thì bạn đọcđưa tài liệu và thẻ đên quầy thủ thư để thư thư quét thẻ và tài liệu chomượn

- Mỗi bạn sinh viên được mượn 14 cuốn giáo trình / 1 học kì , 6 cuốnsách tham khảo trong vòng 2 tuần Học viên cao học chỉ được mượnsách tham khảo , 1 lần được mượn 4 cuốn trong vòng 1 tháng

- Khi hết hạn , nếu bạn đọc có nhu cầu mượn thêm thì đến thư viện giahạn

- Nếu bạn đọc trễ hạn thì sẽ phải chịu phạt bằng tiền ( phí trễ hạn) : Trễhạn lần đầu tiên là 500đ/ 1 cuốn, lần thứ 2 trở đi là 1000đ/ 1 cuốn

Sắp xếp tài liệu đúng khu vực giáo trình và khu vực sách tham khảo

Cách bảo quản tài liệu khi tài liệu bị hư hỏng thì sẽ được đưa đi bảoquản

…

3 Phòng nghiệp vụ

Kiểm tra tài liệu mới nhập về

Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu:

- Tài liệu được đóng dấu và số đăng kí cá biệt ở trang nhan đề và trang số

17