Quản lý thư viện trường đại học kinh tế thành phố hồ chí minh

Các đầu sách mới được cập nhật hàng tháng theo kế hoạch phát triển của Ban quản lý thư viện đề ra, đồng thời cũng theo yêu cầu của bạn đọc.. ĐẶT VẤN ĐỀ Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ 

ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

GVHD: Thầy Nguyễn Trung Trực

SVTH: Nguyễn Đức Tài – TH01 – K34

MSSV: 108204629

Ngày 10 tháng 04 năm 2012

Bốn năm học tập tại trường đại học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh là một quãng thời gian rất quan trọng trong cuộc đời của tôi Với những kiến thức được thầy cô truyền đạt và những kinh nghiệm của các anh chị đi trước, tôi tin đó là hành trang cần thiết giúp tôi hòa nhập vào môi trường làm việc thực tế sau này, trở thành một người có ích cho xã hội Để đạt được kết quả như ngày hôm nay tôi đã nhận được rất nhiều sự giúp

đỡ từ gia đình, thầy cô và các cô chú anh chị tại thư viện trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh

Con xin chân thành cảm ơn mẹ và chị, những người luôn luôn tin tưởng vào con cho dù con có vấp ngã hay mắc sai lầm Cảm ơn mẹ đã dõi theo và dìu dắt con vượt qua những khó khăn, gian khổ

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Tin Học Quản Lý, trường Đại Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh đã cung cấp cho em những kiến thức nền tảng về lĩnh vực Tin Học – Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Đây là những kiến thức vô cùng hữu ích cho em trong công việc sau này

Em đặc biệt cảm ơn tới Thầy Nguyễn Trung Trực, giáo viên hướng dẫn của em Thầy đã luôn sát cánh, theo dõi và chỉ dẫn em từ lúc mới bắt đầu cho tới khi kết thúc đề tài Đề tài thành công cũng một phần nhờ vào sự hướng dẫn tận tâm của thầy

Một lần nữa em xin được gởi lời cảm ơn chân thành tới tất cả mọi người, những người đã giúp em hoàn thành tốt đề tài này

CHÂN THÀNH CẢM ƠN

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC TRANG

PHẦN 1: TỔNG QUAN 01

I Giới thiệu 01

1 Giới thiệu chung 01

2 Dịch vụ thư viện 01

2.1 Đọc tại chỗ 01

2.2 Mượn về nhà 02

2.3 Tra cứu thông tin 02

2.4 Học ngoại ngữ 03

2.5 Cung cấp thông tin theo yêu cầu 03

2.6 Hỏi đáp 03

2.7 Phổ biến thông tin chọn lọc 04

2.8 Dịch tài liệu 04

2.9 Cung cấp tài liệu từ xa 05

2.10 Photo, in ấn, số hóa tài liệu 05

II Phân tích thực trang 05

1 Cơ cấu thư viện 05

2 Thực trạng hiện nay 06

III Đặt vấn đề 07

IV Phạm vi nghiên cứu 07

PHẦN 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 08

I Tổng quan hệ thống mới 08

1 Quản lý nhân viên thư viện 08

2 Quản lý thành viên 09

3 Quản lý sách 09

3.1 Quản lý xuất – nhập sách 09

3.2 Quản lý thông tin sách 10

4 Quản lý mượn trả sách 11

4.2 Quản lý trả sách 12

4.3 Quy định xử phạt và bồi thường 12

5 Tra cứu thông tin 12

II Phương pháp phân tích và công cụ tiến hành 13

1 Phương pháp nghiên cứu 13

2 Công cụ tiến hành 13

3 Thực hiện 13

PHẦN 3: PHÂN TÍCH – THIẾT KẾ HỆ THỐNG MỚI 14

I Biểu đồ nghiệp vụ 14

1 Biểu đồ ngữ cảnh 14

2 Biểu đồ phân rã chức năng 15

3 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng 16

4 Sơ đồ chức năng chéo 17

4.1 Quản lý nhân viên thư viện 17

4.2 Quản lý thành viên 18

4.3 Quản lý sách 19

4.4 Quản lý mượn – trả sách 20

4.5 Tra cứu thông tin 21

II Biểu đồ DFD 22

1 DFD mức ngữ cảnh 22

2 DFD mức 0 23

3 DFD mức 1 24

3.1 Quản lý nhân viên thư viện 24

3.2 Quản lý thành viên 24

3.3 Quản lý sách 25

3.4 Quản lý mượn sách 25

3.5 Quản lý trả sách 26

3.6 Tra cứu thông tin 26

1 Mô hình dữ liệu mức quan niệm 27

2 Mô hình dữ liệu mức logic 28

3 Các bảng dữ liệu vật lý 29

4 Mô hình dữ liệu mức vật lý 34

5 Sơ đồ dịch chuyển màn hình 35

5.1 Chi tiết màn hình Quản lý nhân viên 35

5.2 Chi tiết màn hình Quản lý thành viên 36

5.3 Chi tiết màn hình Quản lý xuất – nhập sách 36

5.4 Chi tiết màn hình Quản lý thông tin sách 36

PHẦN 4: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 37

I Kết luận 37

II Đề nghị 37

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

PHỤ LỤC: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 39

1 Màn hình chính 39

2 Màn hình đăng nhập 40

3 Màn hình chức năng cho nhân viên 40

4 Màn hình quản lý nhân viên 41

5 Màn hình đổi mật khẩu 42

6 Màn hình quản lý thành viên 42

7 Màn hình gia hạn – khóa thẻ thư viện 43

8 Màn hình quản lý nhập sách 44

9 Màn hình quản lý xuất sách 45

10 Màn hình quản lý đầu sách 47

10.1 Màn hình quản lý loại sách 48

10.2 Màn hình quản lý NXB 49

10.3 Màn hình quản lý ngôn ngữ 50

10.4 Màn hình quản lý tác giả 51

11.1 Màn hình quản lý kho sách 53

12 Màn hình quản lý mượn – trả sách 54

13 Màn hình tra cứu thông tin sách 55

14 Màn hình tra cứu thông tin mượn trả 56

Phần 1

TỔNG QUAN _

I GIỚI THIỆU

1 Giới thiệu chung

Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh là một trong 14 trường đại học trọng điểm của quốc gia Từ khi thành lập (1976) đến nay, trường đã đào tạo hàng chục ngàn cán

bộ, nhà kinh tế, nhà quản lý có trình độ đại học và sau đại học cho cả nước; đảm bảo chất lượng, uy tín và được xã hội thừa nhận

Là một trường đại học đa ngành, với nhiều bậc, hệ đào tạo đa dạng Trường có đội ngũ giáo sư, giảng viên được đào tạo từ nhiều nguồn, có trình độ cao, có uy tín khoa học và chuyên môn Đây là một trong những điều kiện chính để trường từng bước nâng cao chất lượng dạy và học, nâng cao vị thế và uy tín của mình trong xã hội

Là trường có số lượng người học thuộc các bậc, hệ đào tạo, từ Cử nhân đến Thạc sĩ, Tiến sĩ được coi là lớn nhất nước Hiện nay, trường đào tạo bậc đại học theo hai loại hình chính quy và vừa làm vừa học, đào tạo sau đại học theo loại hình không tập trung, lưu lượng sinh viên, học viên của trường hàng năm khoảng trên 50.000 sinh viên Và với số lượng sinh viên lớn như vậy, nhu cầu sử dụng thư viện trường cho việc tham khảo, học tập, nghiên cứu là rất cao

Thư viện trường Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh hiện nay có trên

45.000 đầu sách với gần 35.000 báo – tạp chí và trên 3000 luận văn thạc sĩ – tiến sĩ Các đầu sách mới được cập nhật hàng tháng theo kế hoạch phát triển của Ban quản lý thư viện

đề ra, đồng thời cũng theo yêu cầu của bạn đọc

* Mỗi lần được mượn 2 tài liệu Mượn và trả trong ngày

* Khi mượn tài liệu bạn đọc cần:

- Chọn tài liệu qua thư mục trực tuyến của thư viện Ghi tên sách, mã kho, mã sách, hoặc tên tạp chí, số tạp chí, năm, trang, ký hiệu xếp kho của tạp chí Vào đúng kho chọn tài liệu theo mã tài liệu đã ghi

- Trực tiếp vào kho chọn tài liệu theo các chỉ dẫn trên đầu mỗi kệ

- uy trình mượn tài liệu : Xuất trình thẻ tại bàn thủ thư → Vào kho chọn tài liệu

→ Xuất trình tài liệu và thẻ tại bàn thủ thư để làm thủ tục mượn → Mang tài liệu sang phòng đọc

- Quy trình trả tài liệu : Vào đúng kho đã mượn → Xuất trình tài liệu và thẻ tại bàn thủ thư để làm thủ tục mượn → Vào kho để tài liệu đúng chỗ đã lấy

2.2 Mượn về nhà: cung cấp tài liệu gốc cho bạn đọc mang về nhà Được cung cấp tại các phòng mượn sau: phòng mượn , phòng mượn 3

* Mỗi lần được mượn 2 tài liệu, tối đa 0 ngày

* Khi mượn tài liệu bạn đọc cần:

- Chọn tài liệu qua thư mục trực tuyến của thư viện Ghi tên tài liệu, mã kho, mã tài liệu (xem hướng dẫn tra tìm tài liệu) Vào đúng kho chọn tài liệu theo mã tài liệu đã ghi

- Trực tiếp vào kho chọn tài liệu theo các chỉ dẫn trên đầu mỗi kệ

- uy trình mượn tài liệu : Xuất trình thẻ tại bàn thủ thư → Vào kho chọn tài liệu → Xuất trình tài liệu và thẻ tại bàn thủ thư để làm thủ tục mượn → Mang tài liệu ra ngoài

- Quy trình trả tài liệu : Vào đúng kho đã mượn → Xuất trình tài liệu và thẻ tại bàn thủ thư để làm thủ tục mượn → Vào kho để tài liệu đúng chỗ đã lấy

2.3 Tra cứu thông tin

* Cung cấp miễn phí các nguồn tin điện tử

* Đối tượng phục vụ: Tất cả bạn đọc trong trường

* Loại hình tài liệu: ác cơ sở dữ liệu trực tuyến của thư viện: thư mục trực tuyến, bài trích tạp chí ; truy cập Internet

* hương thức thực hiện: Bạn đọc được thủ thư: :

- Hướng dẫn cách khai thác thông tin từ các CSDL trực tuyến

- Cung cấp danh mục, đĩa D và máy tính để khai thác thông tin từ đĩa D

2.4 Học ngoại ngữ

* Được cung cấp tại phòng SK Telecom Library (Phòng B.232): giúp bạn đọc hoàn thiện và nâng cao khả năng ngoại ngữ

* Đối tượng phục vụ: Tất cả bạn đọc trong trường

* Loại hình tài liệu: tài liệu in và tài liệu trực tuyến bao gồm các phần mềm: Langmaster, English Element

* hương thức thực hiện:

Bạn đọc đăng ký trực tiếp cho thủ thư tại phòng SK Telecom Library

Thủ thư cung cấp máy để bạn đọc học ngoại ngữ trực tuyến

Thủ thư cung cấp sách và từ điển để bạn đọc tự học

2.5 Cung cấp thông tin theo yêu cầu

* Giúp người đọc tìm được các thông tin một cách đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức

* hương thức thực hiện : Bạn đọc cung cấp các yêu cầu thông tin về các đề tài, chủ

đề, vấn đề, sự kiện mình quan tâm Gồm các yêu cầu sau:

Yêu cầu thư mục nhằm xác định sự có mặt và địa chỉ của tài liệu trong vốn tài liệu của thư viện

Yêu cầu chuyên đề là yêu cầu về một đề tài, một lĩnh vực được bạn đọc quan tâm Yêu cầu dữ kiện là yêu cầu những thông tin cụ thể về số liệu, sự kiện

2.6 Hỏi đáp

* Trả lời câu hỏi cụ thể của bạn đọc về một vấn đề mà họ quan tâm

* hương thức thực hiện : Bạn đọc đặt câu hỏi

* Thủ tục đăng ký :

Bạn đọc gửi câu hỏi thông qua Website trong mục Góp ý

Bạn đọc đặt câu hỏi trực tiếp tại phòng đọc sau đại học

Bạn đọc đặt câu hỏi qua bưu điện: hòng đọc Sau Đại học, Thư viện trường Đại học Kinh tế TP HCM, 279 Nguyễn Tri hương, 5, 10

Bạn đọc đặt câu hỏi qua điện thoại: 08.38561249-16

Bạn đọc đặt câu hỏi qua E-mail: dichvutvdhkt@gmail.com

Bạn đọc đặt câu hỏi qua chat

2.7 Phổ biến thông tin chọn lọc

* Phổ biến thông tin chọn lọc (SDI: Selective Dissemination of Information) là dịch

vụ cung cấp các thông tin có nội dung và hình thức đã được xác định trước một cách chủ động và định kỳ tới bạn đọc

* Giúp người đọc nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện những thông tin mới nhất, tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin

* hương thức thực hiện : Bạn đọc cung cấp các yêu cầu thông tin và hình thức cung cấp thông tin về cho thư viện

* Thủ tục đăng ký :

Bạn đọc đăng ký trực tiếp tại phòng đọc sau đại học

Bạn đọc đăng ký qua bưu điện: hòng đọc Sau Đại học, Thư viện trường Đại học Kinh tế TP HCM, 279 Nguyễn Tri hương, 5, 10

Bạn đọc đăng ký qua điện thoại: 08.38561249-16

Bạn đọc đăng ký qua E-mail: dichvutvdhkt@gmail.com

2.8 Dịch tài liệu

* Dịch vụ dịch tài liệu rất cần thiết đối với những bạn đọc không có nhiều thời gian

để đọc tài liệu chính văn hoặc gặp khó khăn vì rào cản ngôn ngữ

Bạn đọc đăng ký cho thư viện nội dung cần dịch

Hai bên thỏa thuận về giá cả, phương thực thanh toán, thời gian cung cấp bản dịch, hình thức cung cấp bản dịch

Thư viện sẽ liên hệ với công tác viên để dịch tài liệu và cung cấp bản dịch cho người đọc

Sau khi nhận bản dịch, bạn đọc kiểm tra và thanh toán chi phí cho thư viện

2.9 Cung cấp tài liệu từ xa

* Giúp bạn đọc ở xa có thể tiếp cận đến tài liệu của thư viện

* hương thức thực hiện : Bạn đọc đăng ký cho thư viện một trong các hình thức sau đây:

han đề tài liệu cụ thể

Chủ đề, đề tài

* Thủ tục đăng ký :

Bạn đọc đăng ký trực tiếp tại phòng đọc sau đại học

Bạn đọc đăng ký qua bưu điện: hòng đọc Sau Đại học, Thư viện trường Đại học Kinh tế TP HCM, 279 Nguyễn Tri hương, 5, 10

Bạn đọc đăng ký qua điện thoại: 08.38561249-16

Bạn đọc đăng ký qua E-mail: dichvutvdhkt@gmail.com

2.10 Photocopy, in ấn, số hóa tài liệu

* Cung cấp bản sao tài liệu, giúp người đọc có tài liệu mang về mà không cần phải trả lại cho thư viện

* hương thức thực hiện :

Bạn đọc đăng ký cho thư viện tài liệu cần photo

Thu viện tiến hành photo tài liệu và giao bản sao tài liệu vào hôm sau

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG

1 Cơ cấu thư viện

 Văn phòng thư viện

o Ban giám đốc: điều hành thư viện

o Bộ phận tiếp nhận độc giả: nơi giải đáp thắc mắc, đăng ký làm thẻ, gia hạn thẻ cho độc giả

o Bộ phận nghiệp vụ: bao gồm nhiều nghiệp vụ chính như quản lý tài sản thư viện, quản lý độc giả, quản lý biên mục, quản lý bổ sung, giao nhận sách, báo, tạp chí…

 Hai phòng mượn về: được gọi là Kho 2 (B.129) và Kho 3 (B.130) Cho bạn đọc mượn tài liệu mang về

 Ba phòng đọc cho sinh viên: hòng đọc 1 (B ) và hòng đọc 4 (B.231) gọi là Kho 1 và Kho 4 Bên cạnh đó còn có phòng đọc B.317 Tài liệu ở những phòng đọc này bạn đọc có thể đọc tại chổ hoặc đem ra ngoài, nhưng phải trả trong ngày

 hòng đọc sau đại học: (B.230) chỉ dành cho đối tượng là giảng viên, học viên cao học, sinh viên có nhu cầu nghiên cứu khoa học và sách ngoại văn ác tài liệu chỉ được đọc tại chổ, nêu có nhu cầu thì đăng ký photo

 hòng máy tính: dùng để tra cứu tài liệu thư viện thông qua mạng

 Phòng tạp chí và báo: được gọi là kho báo – tạp chí ở lầu 3 (B.318)

 hòng đọc giáo viên: dành cho cán bộ GV, CNV của trường tại 59C Nguyễn Đình Chiểu

2 Thực trạng hiện nay

Hiện nay, thư viện trường cung cấp 03 loại thư viện chính khác nhau tùy theo nhu cầu của bạn đọc, bao gồm:

 Thư viện đại học

 Thư viện sau đại học

 Thư viện điện tử: phục vụ chủ yếu cho nhu cầu nghiên cứu của GV, CBCNV nhà trường Tài liệu thư viện này bao gồm: Luận văn Thạc sỹ, Luận án Tiến sỹ của trường, Công trình Nghiên cứu khoa học về các lĩnh vực Kinh Tế, Tài chính, Kế Toán, Ngân Hàng, Quản trị Kinh doanh,… Các GV, CBCNV có thể truy cập thư viện trên theo địa chỉ: http://www.lib.ueh.edu.vn/, công nghệ trên được mua từ quỹ

dự án TRIG

Theo thực trạng hiện nay, dù đã ứng dụng công nghệ mới vào hệ thống quản lý thư viện tuy nhiên sự phân chia thành 03 loại thư viện riêng biệt làm hệ cơ sở dữ liệu của thư viện khá lớn, gây khó khăn trong việc quản lý do thiếu sự thống nhất về cơ sở dữ liệu Đồng thời, việc phân chia trên cũng gây nhiều khó khăn cho bạn đọc trong việc mượn-trả sách, đặc biệt là quá trình tra cứu sách

Một điểm bất cập khác chính là việc quản lý thông tin bạn đọc chưa được thống nhất, do số lượng bạn đọc khá lớn, đồng thời thuộc nhiều khối khác nhau nên việc quản lý mượn-trả sách sẽ gặp nhiều khó khăn và dễ gây nhầm lẫn

Với những tồn tại như trên, em đã chọn đề tài "Quản Lý Thư Viện Trường Đại Học Kinh Tế thành phố Hồ hí Minh" làm đề tài tốt nghiệp sau 4 năm học tập gắn bó tại trường

III ĐẶT VẤN ĐỀ

Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu về hệ thống “ uản lý thư viện trường Đại học Kinh tế T H M ”, từ đó xây dựng một hệ thống mới theo xu hướng hiện đại, có tính tự động cao, cập nhật thông tin chính xác và được sử dụng hiệu quả hơn trong việc quản lý thư viện

Hệ thống này giúp thủ thư linh động hơn trong việc quản lý thông tin độc giả, quản

lý việc mượn trả sách & thông tin sách trong kho Từ đó các nghiệp vụ thư viện sẽ được tiến hành nhanh chóng, chính xác, nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ nhu cầu bạn đọc

Đối với bạn đọc, hệ thống mới sẽ làm tiết kiệm thời gian trong quá trình tra cứu sách và quá trình mượn-trả sách tại thư viện ua đó giúp thư viện giải quyết hiệu quả các nghiệp vụ khi quy mô bạn đọc ngày càng tăng

IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Hệ thống “Quản lý thư viện” được trình bày trong đề tài này sẽ giới hạn trong việc quản lý các chức năng cơ bản của một thư viện với đối tượng quản lý chính là sinh viên,

GV, CB CNV thuộc trường đại học Kinh tế TP.HCM Đối với 03 loại thư viện mà trường cung cấp, đề tài sẽ tập trung nghiên cứu về 02 loại thư viện chính là thư viện đại học và thư viện sau đại học, đề tài không đi vào phân tích thư viện điện tử

Do thời gian chuẩn bị ngắn, kiến thức và kỹ năng lập trình còn hạn hẹp, nên đề tài này tập trung nghiên cứu các vấn đề sau:

 Quản lý nhân viên thư viện

 Quản lý thành viên ( bạn đọc của thư viện )

 Quản lý sách ( quản lý xuất nhập sách và quản lý đầu sách )

 Quản lý mượn – trả sách

 Tra cứu thông tin

 Lập báo cáo

Phần 2

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

I TỔNG QUAN HỆ THỐNG MỚI

Hệ thống quản lý thư viện mới sẽ đáp ứng các chức năng sau:

 Quản lý nhân viên thư viện

1 Quản lý nhân viên thư viện

Hệ thống nhân viên quản lý thư viện được chia làm 03 chức vụ chính: admin, nhân viên thủ thư và nhân viên thủ kho Mỗi chức danh có sự phân chia vai trò, nhiệm vụ rõ ràng trong quá trình quản lý thư viện như sau:

 dmin: là người quản lý hệ thống nhân viên của thư viện Admin có thể tạo,xóa cũng như chỉnh sửa thông tin tài khoản của các nhân viên khác trong hệ thống

 Nhân viên thủ kho: có nhiệm vụ quản lý thông tin sách, quản lý việc nhập, xuất và tồn sách trong thư viện Thủ kho sẽ là người trực tiếp thực hiện việc nhập sách về kho, xuất sách theo yêu cầu của ban quản lý và thủ thư, đồng thời kiểm kê số lượng sách tồn theo chu

kỳ nhất định Thủ kho cũng có nhiệm vụ quản lý thông tin sách và cấp mã số sách đối với lượng sách nhập về thư viện

 Nhân viên thủ thư: có nhiệm vụ quản lý thông tin bạn đọc thông qua việc cấp thẻ, gia hạn hoặc khóa thẻ thư viện của bạn đọc Thủ thư còn quản lý quá trình thực hiện mượn-trả sách của bạn đọc tại thư viện Ngoài ra, thủ thư còn có nhiệm vụ lập các báo cáo cần thiết cho ban quản lý thư viện khi có yêu cầu

Mỗi nhân viên đều được cấp một tài khoản riêng biệt với mã số nhân viên là số CMND của nhân viên và một mật khẩu để đăng nhập Nhân viên bắt buộc phải đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản của mình mới có thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

2 Quản lý thành viên

Hệ thống thành viên ( bạn đọc ) của thư viện bao gồm tất cả sinh viên thuộc các hệ đang theo học tại trường, ngoài ra còn có GV, CB CNV của trường Thành viên sẽ được phân loại theo từng loại thành viên và nhóm thành viên tương ứng

Đối với những sinh viên đang theo học tại trường, khi có nhu cầu sử dụng thư viện

sẽ phải liên hệ trực tiếp với thủ thư để được cấp mới thẻ thư viện Thủ thư sẽ quản lý bạn đọc thông qua mã số thẻ thư viện, đó cũng chính là mã số sinh viên của bạn đọc

Đối với các GV, CB CNV của trường, nếu muốn sử dụng thư viện cũng sẽ liên hệ với thủ thư để được cấp mới thẻ thư viện Mã số thẻ chính là mã số M D tương ứng

Bạn đọc phải sử dụng thẻ thư viện khi mượn-trả sách Mỗi thẻ thư viện có thời hạn

sử dụng 01 năm, sau 01 năm nếu muốn tiếp tục sử dụng thư viện, bạn đọc phải đến thư viện để gia hạn thẻ, nếu không thẻ sẽ bị khóa Khi mất thẻ, bạn đọc cần báo ngay cho thủ thư để tiến hành khóa thẻ tạm thời, sau đó cấp thẻ mới nếu có nhu cầu Khi không có nhu cầu sử dụng thư viện nữa, bạn đọc có thể liên hệ với thủ thư để tiến hành khóa thẻ và xóa tài khoản tại thư viện uy định này được áp dụng cho tất cả bạn đọc của thư viện bao gồm sinh viên, GV, CB CNV của trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

Các chức năng chính:

 Cấp mới thẻ thư viện cho bạn đọc

 Gia hạn thẻ thư viện

 Khóa thẻ thư viện

3 Quản lý sách

3.1 Quản lý xuất – nhập sách

Sách trong thư viện sẽ được lưu trữ trong 0 kho chính: kho đại học, kho cao học và kho lưu trữ Trong đó, sách ở kho đại học và kho cao học được dành cho bạn đọc mượn Khi sách trong hai kho này hết, thủ kho sẽ điều phối sách từ kho lưu trữ sang hai kho này Sách ở kho lưu trữ không dành cho bạn đọc, mà chỉ có chức năng lưu trữ sách cho thư viện

Sách khi nhập về sẽ được cất trong kho lưu trữ, sau đó sẽ xuất một phần sang 02 kho đại học và sau đại học Thủ kho quản lý việc nhập xuất này thông qua phiếu nhập kho

và phiếu xuất kho Ngoài ra thủ kho có thể sử dụng hệ thống để tiến hành kiểm kê lượng sách tồn theo chu kỳ nhất định

Mã phiếu nhập và phiếu xuất là một dãy số tự nhiên gồm 10 chữ số bất kỳ có giá trị

từ 0 đến 9, mã số này có dạng: AA-BBBB-CC-DD, với:

o AA: ký hiệu loại phiếu Phiếu nhập có giá trị 11, phiếu xuất có giá trị 12

o BBBB-CC: ký hiệu năm-tháng tương ứng khi lập phiếu

o DD: số thứ tự phiếu lập trong từng tháng Có giá trị tăng dần từ 1 đến 99

Ví dụ về mã phiếu nhập và mã phiếu xuất tương ứng:

Loại phiếu Ngày lập

3.2 Quản lý thông tin sách

Sách trong thư viện sẽ được quản lý theo mã đầu sách và mã sách Mỗi đầu sách trước khi nhập kho sẽ được cấp 01 mã đầu sách duy nhất, đối với số lượng sách ở từng đầu sách sẽ được cấp 01 mã sách duy nhất Việc sử dụng mã đầu sách và mã sách sẽ giúp thủ kho thuận tiện trong việc quản lý sách trong thư viện

Mỗi đầu sách sẽ được lưu đầy đủ các thông tin cơ bản bao gồm: tên sách, tác giả, NXB, năm xuất bản, giá sách, loại sách Sách trong kho sẽ được lưu trữ theo từng loại sách Loại sách sẽ được sắp xếp theo từng lĩnh vực, theo từng khoa, từng ngành cụ thể nhằm tạo sự tiện lợi cho thủ kho trong việc kiểm kê sách, đồng thời cũng giúp cho bạn đọc

dễ dàng trong việc lấy sách trong kho Ví dụ: sách tham khảo, sách giáo trình, sách nghiên cứu, sách tin học, sách thuộc khoa Tài chính, sách thuộc khoa Tin Học,…

Mã đầu sách là một dãy số tự nhiên gồm 06 đến 07 chữ số bất kỳ có giá trị từ 0 đến

9 Mã sách được cấp theo mã đầu sách tương ứng, là một dãy số tự nhiên gồm 09-10 chữ

số Theo nguyên tắc đó, mã đầu sách sẽ có dạng: YYYYY và mã sách có dạng: YYYYY-ZZZ

XX-o XX: ký hiệu lXX-oại sách tương ứng Có giá trị tăng dần từ 1 đến 99

o YYYYY: số thứ tự sách theo từng loại sách trong kho Số này có giá trị tăng dần đều từ 1 đến 99999

o ZZZ: số thứ tự sách theo từng đầu sách tương ứng Có giá trị tăng dần từ 1 đến

999

Ví dụ về việc cấp mã đầu sách và mã sách tương ứng:

sách Mã đầu sách

Giáo trình Toán cao cấp 01 01 1-00001

Writing in Toefl iBT 03 101 3-00101

Quản lý nguồn lực doanh nghiệp 09 900 9-00900

Sau khi lấy sách, bạn đọc sẽ gặp thủ thư đến làm thủ tục mượn sách Thủ thư sẽ kiểm tra xem bạn đọc có nợ sách hay không, nếu còn nợ thì sẽ không được mượn thêm sách Nếu không còn nợ sách, thủ thư sẽ hoàn thành thủ tục mượn sách và phát cho bạn đọc phiếu mượn sách

Các chức năng chính:

 Kiểm tra tình trạng nợ sách của bạn đọc

 Lập phiếu mượn sách

4.2 Quản lý trả sách:

Khi đến trả sách, bạn đọc sẽ xuất trình phiếu mượn sách với thủ thư để tiến hành trả sách Thủ thư kiểm tra thông tin phiếu mượn và sách đem trả, nếu hợp lệ sẽ phát cho bạn đọc phiếu trả sách tương ứng

Trong trường hợp trả sách trễ hạn hay làm mất sách, bạn đọc phải đóng phạt hoặc bồi thường theo quy định của thư viện Quá trình xử phạt và nộp phạt sẽ được thủ thư tiến hành bằng tay, và thông tin này được ghi chú trên hệ thống

Các chức năng chính:

 Kiểm tra thông tin mượn sách của bạn đọc

 Lập phiếu trả sách

 Xử lý trễ hạn ( nếu có )

4.3 Quy định xử phạt và bồi thường:

 Phòng đọc tại chỗ: Số lượng được mượn 2 cuốn/lượt đối với sinh viên, 5

cuốn/lượt đối với GV, CB CNV Trả trễ 01 ngày phạt 000đ/cuốn

 Phòng mượn về: Số lượng được mượn 3 cuốn thời gian 0 ngày đối với sinh

viên, 5 cuốn thời gian 0 ngày đối với GV, CB CNV Trả trễ từ ngày 01 đến ngày

15 phạt 1000đ/ngày Từ ngày 16 trở đi phạt 000đ/ngày

 Bồi thường: khi mất hoặc làm hư hỏng sách, bạn đọc phải bồi thường theo quy

định của thư viện ( giá gốc nhân đôi )

5 Tra cứu thông tin

Trước khi mượn sách, bạn đọc có thể dùng máy tính đặt tại thư viện để tra cứu thông tin sách cần tìm Chức năng này cung cấp đầy đủ những thông tin cơ bản của sách như: tên sách, tác giả, năm phát hành, tình trạng trong kho,…nhằm giúp bạn đọc tiết kiệm được thời gian và tăng tính hiệu quả khi tìm kiếm sách, từ đó bạn đọc có thể dễ dàng trong việc mượn tài liệu ở thư viện

Ngoài ra, bạn đọc còn có thể sử dụng chức năng này để tra cứu thông tin cá nhân như thời hạn thẻ thư viện, tình trạng mượn-trả sách,…từ đó tạo sự tiện lợi cho bạn đọc trong việc sử dụng thư viện

Các chức năng chính:

 Tra cứu thông tin sách

 Tra cứu thông tin cá nhân

II PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ CÔNG CỤ TIẾN HÀNH

1 Phương pháp nghiên cứu

Phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng

2 Công cụ tiến hành

 Ngôn ngữ lập trình: Visual Studio C# 2010

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2008 R2

 Trình bày văn bản : Microsoft Word 2010

 Thiết kế các sơ đồ chức năng: Microsoft Visio 010 và Microsoft Word 2010

3 Thực hiện: đề tài được viết trên nền Window Form Application với các chức năng chính

cho các đối tượng sử dụng như sau:

 Bạn đọc:

o Sử dụng chức năng tra cứu thông tin

o Sử dụng tài khoản của mình để tiến hành mượn-trả sách tại thư viện

Bạn

Đọc

Thông tin cá nhân

Thông tin thẻ thư viện Yêu cần mượn sách

hiếu mượn sách Yêu cầu trả sách

hiếu trả sách Yêu cầu tra cứu thông tin

Kết quả tra cứu thông tin

Thủ

Thư

Thông tin thành viên

Thông tin cập nhật Thông tin mượn trả sách

2 Biểu đồ phân rã chức năng

Quản Lý Thư Viện

uản

lý sách

Tra cứuthông tin

uản

lý thành viên

ấp mới thẻ thư viện

Gia hạn thẻ thư viện

Khóa thẻ thư viện

uản lý nhập sách

uản lý đầu sách

uản lý mượn sách

uản lý trả sách

uản lý thông tin đầu sách

Tra cứu thông tin sách

Tra cứu thông tìn thành viên

Kiểm kê sách

3 Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng

Các thực thể dữ liệu

1 Thông tin nhân viên

2 Thông tin thành viên

Thông tin đầu sách

4 Thông tin sách cơ bản

1 Quản lý tài khoản nhân viên C

2 Cấp mới thẻ thư viện R C

3 Gia hạn thẻ thư viện R U

4 Khóa thẻ thư viện R U

14 Tra cứu thông tin sách R R

15 Tra cứu thông tin mượn-trả sách R R R

16 Lập báo cáo R R R R R R R R C

4 Sơ đồ chức năng chéo

4.1 Quản lý nhân viên thư viện

Quản lý nhân viên thư viện

dmin hệ thốngNhân viên BGĐ

Thông tin nhân

viên mới

Tiếp nhận thông tin nhân viên

Tạo mới tài khoản nhân viên

Thông tin nhân viên

Thông tin tài

khoản mới

uyết định xóa tài khoản

Tiến hành xóa tài khoản nhân viên

Tiếp nhận quyết định

Thông tin đã xóa tài khoản

Thông báo xóa

tài khoản

ấp mới thẻ thư viện cho thành viên

Gia hạn thẻ thư viện

Thông tin thành viên

Khóa thẻ thư viện

Thẻ hết hạn

Xóa tài khoản thư viện

Yêu cầugia hạn thẻ

Danh mục loại thành viên

Danh mục nhóm thành viên

Thông tin thẻ

thư viện

ấp mã đầu sách mới

Danh mục loại sách

Danh mục thông tin

cơ bản

Tiến hành nhập sách vào kho

Thông tin sách trong kho

Thông tin sách

xuất kho

Tiếp nhận thông tin

Tiến hành xuất sách

ấp mã sách mới

Thông tin sách trong kho

4.4 Quản lý mượn-trả sách

Quản lý mượn - trả sách

Thủ thưThành viên

Yêu cầu mượn sách

Kiểm tra

òn nợ sách

Lập phiếu mượn sách

Không còn

nợ sách

Thông tin mượn trả sách

Xử lý trễ hạn

hiếu trả

sách

Tiếp nhận yêu cầu Thông tin

mượn trả sách

Lập phiếu trả sách

Kiểm tra trễ hạn

Trễ hạn

Kết thúc

Đúng hạn

Yêu cầu nộp phạt

4.5 Tra cứu thông tin

Tra cứu thông tin

Hệ thống Bạn đọc

Yêu cầu

tìm kiếm

thông tin

Tiếp nhận yêu cầu

Tiến hành tìm kiếm thông tin

Thông tin

tra cứu

Thông tin mượn trả sách

Thông tin sách

Thông tin sách trong khoThông tin thành viên

II BIỂU ĐỒ DFD

1 DFD mức ngữ cảnh

Bạn đọc

Yêu cầu mượn sách

Thông tin cá nhân

Thông tin thẻ thư viện Yêu cầu trả sách

hiếu mượn sách hiếu trả sách

Yêu cầu tra cứu thông tin

Kết quả tra cứu thông tin

Thủ kho

Thông tin đầu sách mới

Thông tin cập nhật

HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Thủ thư

Thông tin thành viên

Thông tin cập nhật

Thông tin xuất/ nhập sách

Thông tin mượn-trả sách

Admin

Thông tin nhân viên

Thông tin cập nhật

2 DFD mức 0

Bạn đọc

Thông tin thẻ

Thông tin thẻ

Thông tin thành viên

Thông tin cập nhật

Thông tin cập nhật

1.4 Quản lý mượn sách

1.5 Quản lý trả sách

Thông tin

cá nhân

Thông tin

cá nhân

Yêu cầu mượn sách

Yêu cầu mượn sách

hiếu mượn sách

hiếu mượn sách

Kết quả tìm kiếm

hiếu trả sách

Thông tin sách mới

Thông tin sách mới

Yêu cầu tìm kiếm

Yêu cầu trả sách

Yêu cầu trả sách

Thông tin trả sách

Thông tin mượn sách

Thông tin mượn sách

Thông tin cập nhật

Thông tin cập nhật

Thông tin thành viên Thông tin bạn đọc

1.3 Quản lý sách

Thủ kho

Thông tin sách

1.1 Quản lý nhân viên

Thông tin cập nhật

Thông tin xuất nhập sách

Admin

1.2 Quản lý thành viên

1.5

Tra cứu

thông tin

Thông tin nhân viên

Thông tin nhân viên

Thông tin cập nhật

Thông tin cập nhật

Thủ thư

Thông tin thành viên

Thông tin cập nhật

Thông tin cập nhật

3 DFD mức 1

3.1 Quản lý nhân viên thư viện

1.2.1Kiểm tra thông tin tài khoản

Admin

1.2.2Tạo mới tài khoản nhân viên

Thông tin nhân viên

Thông tin nhân viên Thông tin nhân viên

Thông tin cập nhật

1.2.3

Xóa tài khoản

nhân viên

Kết quả kiểm tra

Yêu cầu xóa

Thông báo đã xóa tài khoản

Thông tin nhân viên

Thông tin

cập nhật

Thông tin

cập nhật

Thông tin tài khoản mới

Thông tin nhân viên tài khoản

3.2 Quản lý thành viên

1.2.1

ấp mới thẻ thư viện

Bạn đọc

1.2.2Gia hạn thẻ thư viện

Thông tin cá nhânThông tin thành viên Thông tin cập nhật

Yêu cầu gia hạn thẻ

Thông báo

đã gia hạn thẻ

Thông báo

đã gia hạn thẻ Yêu cầu khóa thẻ

Thông báo đã khóa thẻ

Thông tin thành viên

Thông tin

cập nhật

Thông tin

cập nhật