Quản lý thư viện trường đại học kinh tế thành phố hồ chí minh chuyên đề tốt nghiệp

Việc phần mềm quản lí thư viện ra đời sẽ giúp cho các thủ thư đỡ mất công tìm kiếm một cách thủ công với một khối lượng tài liệu đồ sộ, giúp việc quản lí sách và độc giả dễ dàng, thuận t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ

-o0o -

Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM

GVHD: HUỲNH NGỌC LIỄU SVTH: Nguyễn Sỹ Hùng MSSV: 107205916 Lớp: TH02_THQL_K33

TP.HCM, 2012

Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, nhu cầu ứng dụng tin học trong công tác quản lí cũng ngày càng gia tăng Việc xây dựng các phần mềm quản lí nhằm đáp ứng nhu cầu trên là rất cần thiết Quản lý thư viện cũng không phải là ngoại lệ Việc phần mềm quản lí thư viện ra đời sẽ giúp cho các thủ thư đỡ mất công tìm kiếm một cách thủ công với một khối lượng tài liệu đồ sộ, giúp việc quản lí sách và độc giả dễ dàng, thuận tiện hơn và đặc biệt là giúp cho độc giả tiện hơn trong việc tra cứu sách, mượn sách và trả sách

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong khoa Tin Học Quản Lý, trường Đại

Học Kinh Tế Thành Phố Hồ Chí Minh đã cung cấp cho em những kiến thức nền tảng về lĩnh Tin Học – Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Đây là những kiến thức vô cùng hữu ích cho em trong công việc sau này

Em đặc biệt cảm ơn tới cô HUỲNH NGỌC LIỄU giáo viên hướng dẫn của em

Cô đã luôn sát cánh, theo dõi và chỉ dẫn em từ lúc mới bắt đầu cho tới khi kết thúc đề tài

Đề tài thành công cũng một phần nhờ vào sự hướng dẫn tận tâm của cô

Trong quá trình làm đồ án em không tránh khỏi những sai sót, em xin trân trọng tiếp thu những ý kiến đóng góp cũng như phản hồi của Cô và các Bạn để em có thể làm tốt hơn sau này Một lần nữa em xin được gởi lời cảm ơn chân thành tới tất cả mọi người, những người đã giúp em hoàn thành tốt đề tài này

Chân thành cảm ơn

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

MỤC LỤC

Trang

MỤC LỤC 1

PHẦN I: 4

KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 4

I Mục tiêu, địa điểm và phương pháp khảo sát: 4

1 Mục tiêu khảo sát: 4

2 Địa điểm: 4

3 Phương pháp khảo sát: 4

II Kết quả khảo sát và đánh giá hiện trạng: 4

1 Cơ cấu tổ chức: 4

2 Quy trình nghiệp vụ 5

2.1 Quản lý bạn đọc 5

2.2 Quản lý sách 6

2.3 Quản lý mượn sách 7

2.4 Quản lý trả sách 8

2.5 Báo cáo thống kê: 8

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 11

4 Các đối tượng sử dụng 11

PHẦN II: 12

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 12

I Các chức năng của hệ thống 12

1 Quản lý bạn đọc 12

2 Quản lý sách 12

3 Quản lý mượn sách 12

4 Quản lý trả sách 12

5 Báo cáo thông kê 12

II Các thực thể dữ liệu 12

III Biểu đồ phân rã chức năng 13

IV Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng 14

V Sơ Đồ DFD 15

1 DFD mức ngữ cảnh 15

2 DFD mức 0 16

3 DFD mức 1 17

3.1 DFD mức 1 : 1.0 Quản Lý Bạn Đọc 17

3.2 DFD mức 1 : 2.0 Quản Lý Sách 18

3.3 DFD mức 1 : 3.0 Quản Lý Mượn Sách 19

3.4 DFD mức 1 : 4.0 Quản Lý Trả Sách 19

3.5 DFD mức 1 : 5.0 Báo Cáo Thông Kế 20

PHẦN III : 21

THIẾT KẾ HỆ THỐNG 21

I Mô tả các quan hệ .21

1 Mô tả thực thể 21

2 Các bảng vật lý 22

II Mô hình dữ liệu mức quan niệm 26

III Mô hình dữ liệu mức vật lý 27

IV Sơ đồ màn hình 28

PHẦN IV : 29

THIẾT KẾ GIAO DIỆN HỆ THỐNG 29

QUẢN LÝ THƯ VIỆN 29

I Màn hình đăng nhập 29

II Màn hình bạn đọc 30

III Màn hình nhân viên 30

1 Quản lý bạn đọc 31

1.1 Thêm nhóm bạn đọc 32

1.2 Gia hạn cá nhân 33

1.3 Gia hạn nhóm 33

2 Quản lý sách 34

2.1 Thêm ngôn ngữ 35

2.2 Thêm loại sách 36

2.3 Thêm tác giả 36

2.4 Thêm nhà xuất bản 37

2.5 Thêm kho sách 37

3 Quản lý mượn sách 38

4 Quản lý trả sách 39

5 Báo cáo 40

PHẦN I:

KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

I Mục tiêu, địa điểm và phương pháp khảo sát:

1 Mục tiêu khảo sát:

 Tìm hiểu hiện trạng, phương pháp quản lý thư viện

 Kết hợp được yêu cầu, mong muốn của thư viện, nhân viên đối với quá trình quản

lý thư viện

2 Địa điểm:

 Khảo sát thư viện trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM

3 Phương pháp khảo sát:

 Phỏng vấn, điều tra trực tiếp

 Thu thập tài liệu

II Kết quả khảo sát và đánh giá hiện trạng:

1 Cơ cấu tổ chức:

Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM có cơ cấu tổ chức thư viện như sau

Ban quản lý thư viện

Nhân viên thư viện

Bạn đọc

 Ban quản lý: Chịu trách nhiệm điều hành chung cho toàn bộ các công tác trong thư viện Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch phục vụ độc giả, liên

hệ với các nhà xuất bản để mua sách, các đơn vị, cá nhân cung ứng sách để tiếp nhận sách đưa vào thư viện

 Nhân viên thủ thư: Tiếp nhận sách, đánh mã số, phân loại sách, kiểm tra độc giả, thống kê và tra cứu sách, cấp thẻ độc giả v.v…

 Bạn đọc: Là đối tượng được phục vụ, có thể thực hiện các yêu cầu tìm kiếm thông tin sách, mượn trả sách

2 Quy trình nghiệp vụ

2.1 Quản lý bạn đọc

Tất cả các bạn đọc trong thư viện trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM đều được cấp 1

mã số để quản lý Đối với sinh viên chính quy, mã số thư viện chính là mã số sinh viên Đối với những bạn đọc khác sẽ được cấp mã số ngẫu nhiên lũy tiến Bạn đọc là sinh viên chính quy sẽ được học lớp sử dụng thư viện, và được sử dụng thư viện khi có thẻ sinh viên Những bạn đọc khác, khi có nhu cầu làm thẻ thư viện sẽ cung cấp thông tin cá nhân cho nhân viên thư viện Nhân viên thư viện sẽ tiến hành kiểm tra xem bạn đọc này đã có thẻ thư viện chưa Nếu chưa có thẻ thì tiến hành cấp thẻ mới cho bạn đọc, nếu đã có thẻ rồi thì có thể cấp thẻ lại cho bạn đọc Thẻ thư viện chỉ có hiệu lực trong vòng 1 năm Vì vậy, hằng năm bạn đọc phải đến thư viện để gia hạn thẻ Khi mất thẻ, bạn đọc cần báo ngay cho nhân viên thư viện để tiến hành khóa thẻ Những sinh viên cùng một khóa, hệ

sẽ đưa vào chung một nhóm sinh viên để tiện việc gia hạn thẻ

Thư Viện Trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

Thẻ thư viện

Họ và tên : ………

Ngày sinh : ………

Nơi sinh : ………

Số CMND : ………

( khóa – hệ ) Mã số thẻ (MSSV) : ………

3X4

2.2 Quản lý sách

Sách sẽ được quản lý theo đầu sách Mỗi đầu sách trước khi nhập kho sẽ được kiểm tra xem đã có trong thư viện chưa Nếu là đầu sách đã có trong kho thì sẽ tiến hành dán mã vạch tương ứng và đưa vào kho tương ứng Nếu là sách mới thì sẽ được cấp 1 mã vạch

Mã vạch này dùng để theo dõi, quản lý sách khi cho bạn đọc mượn Các đầu sách sẽ được lưu đầy đủ các thông tin bao gồm: tên sách, tác giả, nhà xuất bản… Để tiện cho việc tìm kiếm, các đầu sách sẽ được phân loại theo thể loại, nhà xuất bản, tác giả, ngôn ngữ Những đầu sách thuộc ngôn ngữ khác nhau sẽ có 1 mã vạch khác nhau Thư viện có nhiều kho sách tương ứng với những loại sách khác nhau Các sách sau khi phân loại sẽ được xếp vào các kho tương ứng

Thư Viện Trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

Phiếu quản lý sách

Mã số sách : ………

Thể loại sách : ………

Tên sách : ………

Tập : ……… Số trang : ………

Số lượng : ………

Ngôn ngữ : ………

Nhà xuất bản : ………

Tác giả : ………

Vị trí : ………

2.3 Quản lý mượn sách

Để được mượn sách, bạn đọc cần đến đúng kho sách cần mượn Thông tin sách có trong kho sẽ được dán trước cửa kho Bạn đọc cần xuất trình thẻ thư viện của mình để nhân viên thư viện kiểm tra trước khi vào kho Bạn đọc sẽ tự mình vào kho lấy sách, sau

đó đem sách ra đưa cho nhân viên thư viện để làm thủ tục mượn sách Nhân viên thư viện

sẽ tiến hành kiểm tra xem bạn đọc có còn nợ sách hay không, nếu số sách nợ đã tối đa rồi thì sẽ không được mượn thêm

 Số lượng sách mượn Tùy theo loại bạn đọc mà số lượng sách mượn có khác nhau

 Số lượng được mượn 3 cuốn thời gian 20 ngày đối với sinh viên

 Số lượng được mượn 5 cuốn thời gian 20 ngày đối với cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng viên đang giảng dạy tại trường

Thư Viện Trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

2.5 Báo cáo thống kê:

Ngoài công việc phục vụ trực tiếp bạn đọc, thư viện còn phải thống kê độc giả theo thời gian chỉ định từ đó nắm bắt được chính xác số độc giả và các thông tin liên quan

Thống kê sách và các thông tin liên quan đến sách như số sách mượn, số sách còn … để biết được tình hình sách tại thư viện

Thống Kê Việc Mượn Sách

Danh Sách Sách Trả

mượn

Danh Sách Sách Đang Mượn

dự kiến

Mã thẻ người mượn

Danh Sách Sách Trễ Ngày

mượn

hạn

3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Với lý do thời gian ngắn, kiến thức còn hạn hẹp, kỹ năng lập trình còn kém nên đề tài sẽ giới hạn, nghiên cứu các vấn đề sau:

 Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm sách trước khi mượn

o Nhân viên thư viện:

 Sử dụng được chức năng quản lý bạn đọc để tiến hành cấp thẻ mới, gia hạn, khóa thẻ hoặc kích hoạt thẻ

 Sử dụng được chức năng tìm kiếm sách, quản lý mượn – trả để tiến hành việc cho mượn sách hoặc trả sách

 Sử dụng chức năng quản lý sách để tiến hành thêm sách mới, sửa thông tin sách hoặc hủy những sách đã quá hạn hoặc không còn sử dụng

 Sử dụng chức năng báo cáo để lập các báo cáo, tổng hợp

- Kiểm tra và phân loại sách

- Cấp mã vạch và lưu thông tin sách

và Lưu Thông Tin Sách

Quản Lý

MượnSáchKiểm Tra

Nợ Sách

Lập Phiếu Mượn Sách

Quản Lý Trả Sách

Lập Phiếu Trả Sách

Xử Lý Trễ Hạn

Báo Cáo Thống Kê

Tình Hình Bạn Đọc

Tình Hình Sách

Tình Hình Mượn-Trả

IV Ma trận thực thể dữ liệu – chức năng

1 Thông Tin Bạn Đọc

2 Danh Mục Loại Bạn Đọc

3 Danh Mục Nhóm Bạn Đọc

4 Thông Tin Sách

5 Danh Mục Ngôn Ngữ

6 Danh Mục Nhà Xuất Bản

7 Danh Mục Loại Sách

8 Danh Mục Tác Giả

9 Danh Mục Kho Sách

10 Phiếu Mượn – Trả Sách Các Chức Năng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Cấp Thẻ Thư Viện Cho Bạn Đọc C R R/C

2 Gia Hạn Thẻ U R

3 Khóa Thẻ U

4 Kiểm Tra, Phân Loại Sách C R R R R R 5 Cấp Mã Vạch và Lưu Thông Tin Sách R R/C R/C R/C R/C R/C 6 Kiểm Tra Nợ Sách của Bạn Đọc R

7 Lập Phiếu Mượn Sách R R C 8 Lập Phiếu Trả Sách R C 9 Xử Lý Trễ Hạn R R 10 Báo Cáo Tình Hình Bạn Đọc R

11 Báo Cáo Tình Hình Sách R

V Sơ Đồ DFD

1 DFD mức ngữ cảnh

Thông Tin Bạn Đọc

Thông Báo Đã Lập Thẻ Khóa thẻ, Gia Hạn Thẻ

Thông Tin Bạn Đọc

Thông Tin Sách

Thông Tin Sách

Thông Tin Sách

Cập Nhật Thông Tin

Thông Tin Bạn Đọc

Thông Tin Sách

Báo Cáo

Thông Tin Mượn-Trả Sách

Cập Nhật Thông Tin

2 DFD mức 0

1.1 Quản Lý Bạn Đọc

1 Thông Tin Bạn Đọc

1.3 Quản Lý Mượn Sách

Bạn Đọc

1.5 Báo Cáo Thống Kê

3 Phiếu Mượn - Trả

1.4 Quản Lý Trả Sách

2 Thông Tin Sách

1.2 Quản Lý Sách

Quản Lý Thư Viện

Cập Nhật Thông Tin

Thông Tin Nhóm Bạn Đọc

Thông Tin Nhóm Bạn Đọc

Thông Tin Loại Bạn Đọc

3 DFD mức 1

3.1 DFD mức 1 : 1.0 Quản Lý Bạn Đọc

1.1.1 Cấp Thẻ

2 Danh Mục Loại Bạn Đọc

1 Danh Mục Nhóm Bạn Đọc

1.1.3 Khóa Thẻ

Bạn Đọc

1.1.2

Thông Tin Loại Sách

Thông Tin Ngôn Ngữ

Thông Tin Tác Giả

Sách Chưa Có Sách Đã Có

1.2.1 Kiểm Tra Phân Loại Sách

1 Thông Tin Sách

Nhà Sách

1.2.2 Cấp Mã Vạch Lưu Thông Tin Sách

Yêu Cầu Mượn Sách

Yêu Cầu Không Chấp Nhận

Thông Tin Bạn Đọc

Thông Tin Mượn-Trả Sách

Cập Nhật Thông Tin Phiếu Mượn Sách

Thông Tin Sách

Yêu Cầu Trả Sách

Thông Tin Mượn-Trả Sách

Thông Tin Bạn Đọc

Thông Tin Sách

Yêu Cầu Chấp Nhận

Sách Trễ Hạn

3.3 DFD mức 1 : 3.0 Quản Lý Mượn Sách

3.4 DFD mức 1 : 4.0 Quản Lý Trả Sách

1.3.1 Kiểm Tra

1.4.1 Lập Phiếu Trả Sách Bạn Đọc

1 Thông Tin Bạn Đọc

Quản Lý Thư Viện

1.5.2 Thống Kê Sách

2 Thông Tin Sách

1.5.3 Thống Kê Mượn –Trả

3 Phiếu Mượn - Trả Sách

PHẦN III : THIẾT KẾ HỆ THỐNG

I Mô tả các quan hệ

1 Mô tả thực thể

BanDoc(MaBanDoc, TenBanDoc, NgaySinh, DiaChi, MaLoai, MaNhom,

NgayDangKy, NgayHetHan,TrangThai)

LoaiBanDoc(MaLoai, TenLoai, SoSachMuonMax)

NhomBanDoc (MaNhom, TenNhom, NgayDangKy, NgayHetHan)

Sach(MaSach, TenSach, MaLoaiSach, MaNgonNgu, MaTacGia ,MaNXB,

Kho (MaKho, TenKho)

PhieuMuon-Tra (MaPhieu, MaBanDoc, MaNV, SoLuongSach)

ChiTietPhieuMuon-Tra (MaPhieu, MaSach, NgayMuon, NgayTra, TienPhat)

NhanVien (MaNV, TenNV, PassWord, NgaySinh, DiaChi)

2 Các bảng vật lý

 Bảng Thông Tin Bạn Đọc

1 Mã Bạn Đọc MaBanDoc Char(5) Khóa Chính

2 Tên Bạn Đọc TenBanDoc Varchar(100)

3 Ngày Sinh NgaySinh Date

4 Địa Chỉ DiaChi Varchar(100)

5 Mã Loại MaLoai Char(5) Khóa Ngoại

6 Mã Nhóm MaNhom Char(5) Khóa Ngoại

7 Ngày Đăng Ký NgayDangKy Date

8 Ngày Hết Hạn NgayHetHan Date

9 Trạng Thái TrangThai Bit

 Bảng Danh Mục Loại Bạn Đọc

1 Mã Loại MaLoai Char(5) Khóa Chính

2 Tên Loại TenLoai Varchar(100)

3 Số Sách Mượn Max SoSachMuonMax NumBer

 Bảng Danh Mục Nhóm Bạn Đọc

1 Mã Nhóm MaNhom Char(5) Khóa Chính

2 Tên Nhóm TenNhom Varchar(100)

3 Ngày Đăng Ký NgayDangKy Date

4 Ngày Hết Hạn NgayHetHan Date

 Bảng Thông Tin Sách

1 Mã Sách MaSach Char(10) Khóa Chính

2 Tên Sách TenSach Varchar(100)

3 Mã Loại Sách MaLoaiSach Char(5) Khóa Ngoại

4 Mã Ngôn Ngữ MaNgonNgu Char(5) Khóa Ngoại

5 Mã Tác Giả MaTacGia Char(5) Khóa Ngoại

6 Mã Nhà Xuất Bản MaNXB Char(5) Khóa Ngoại

7 Số Lượng SoLuong NumBer

 Bảng Danh Mục Loại Sách

1 Mã Loại Sách MaLoaiSach Char(5) Khóa Chính

2 Tên Loại Sách TenLoaiSach Varchar(100)

3 Mã Kho MaKho Char(5) Khóa Ngoại

 Bảng Danh Mục Tác Giả

1 Mã Tác Giả MaTacGia Char(5) Khóa Chính

2 Tên Tác Giả TenTacGia Varchar(100)

 Bảng Danh Mục Ngôn Ngữ

1 Mã Ngôn Ngữ MaNgonNgu Char(5) Khóa Chính

2 Tên Ngôn Ngữ TenNgonNgu Varchar(100)

 Bảng Danh Mục NXB

1 Mã Nhà Xuất Bản MaNXB Char(5) Khóa Chính

2 Tên Nhà Xuất Bản TenNXB Varchar(100)

 Bảng Danh Mục Kho Sách

1 Mã Kho MaKho Char(5) Khóa Chính

2 Tên Kho TenKho Varchar(100)

 Bảng Phiếu Mượn – Trả Sách

1 Mã Phiếu MaPhieu Char(5) Khóa Chính

2 Mã Bạn Đọc MaBanDoc Char(5) Khóa Ngoại

3 Mã Nhân Viên MaNV Char(5) Khóa Ngoại

4 Số Lượng Sách SoLuongSach NumBer

 Bảng Chi Tiết Mượn – Trả Sách

1 Mã Phiếu MaPhieu Char(5) Khóa Chính, Khóa Ngoại

2 Mã Sách MaSach Char(5) Khóa Chính, Khóa Ngoại

3 Ngày Mượn NgayMuon Date

4 Ngày Trả NgayTra Date

5 Tiền Phạt TienPhat Numeric

 Bảng Nhân Viên

1 Mã Nhân Viên MaNV Varchar(5) Khóa Chính

2 Tên Nhân Viên TenNhanVien Varchar(100)

3 Mật Khẩu PassWord Varchar(100)

4 Ngày Sinh NgaySinh Date

5 Địa Chỉ DiaChi Varchar(100)

II Mô hình dữ liệu mức quan niệm

Thuoc Nhom

Sach Thuoc Loai

Thuoc Tac Gia

Thuoc Ngon Ngu Thuoc NXB

Sach Thuoc Kho

TenSach MaLoaiSach MaNgonNgu MaTacGia MaNXB SoLuong

<pi> Char(10) Varchar(100) Char(5) Char(5) Char(5) Char(5) Number

<M>

Identifier_1 <pi>

LOAI SACH MaLoaiSach

TenLoaiSach MaKho

<pi> Char(5) Char(5) Char(5)

<M>

Identifier_1 <pi>

TAC GIA MaTacGia

TenTacGia

<pi> Char(5) Varchar(100)

<M>

Identifier_1 <pi>

NGON NGU MaNgonNgu

TenNgonNgu

<pi> Char(5) Varchar(100)

<M>

Identifier_1 <pi>

KHO MaKho

TenKho

<pi> Char(5) Varchar(100)

<pi> Char(5) Char(5) Char(5) Number

<pi> Char(5) Varchar(100) Number Identifier_1

<pi>

NHANVIEN MaNV

TenNV PassWord NgaySinh DiaChi

<pi> Char(5) Varchar(100) Varchar(100) Date Varchar(100)

<M>

Identifier_1 <pi>