Hệ thống quản lý ký túc xá (43 45 nguyễn chí thanh trường đại học kinh tế thành phố hồ chí minh)

Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH KHOA TIN HỌC QUẢN LÝ ***** CHUYÊN Đề TốT NGHIệP Đề Tài: HỆ THỐNG QUẢN LÝ KÝ TÚC XÁ ( 43-45 NGUYỄN CHÍ THANH TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ) GVHD: Ths.Vũ Thị Liên Hƣơng SVTH: Lê Cao Nhân Lớp: TH02 Khóa: 34 Niên khóa 2008-2012 Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương LờI CảM ƠN Đầu tiên em xin gởi lời cảm ơn chân thành đến tất quý thầy cô trƣờng Đại Học Kinh Tế TP.HCM đặt biệt thầy cô, cán khoa Tin học quản lý tận tình dạy truyền đạt cho chúng em kiến thức quý báu suốt năm học vừa qua Và suốt trình thực chuyên đề tốt nghiệp em nhận đƣợc hƣớng dẫn, bảo, động viên cách tận tình chu đáo cô Vũ Thị Liên Hƣơng Em xin gởi lời cảm ơn chân thành tới Cô! Dù cố gắng hết khả để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp nhƣng với khả có hạn thời gian hạn chế nên không tránh khỏi thiếu sót Em mong đƣợc thông cảm nhận đƣợc đóng góp ý kiến, góp ý chân thành quý thầy cô Cuối em kính chúc quý thầy cô dồi sức khỏe thành công nghiệp Tp.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2012 Sinh Viên Lê Cao Nhân Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương NHậN XÉT CủA GIÁO VIÊN HƢớNG DẩN ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Tp.Hồ Chí Minh ngày ….tháng… Năm 2012 Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương Mục lục Chƣơng I: Khảo Sát Hiện Trạng 1.1 Giới thiệu 1.2 Lý chọn đề tài 1.3 Hiện trạng 1.3.1 Sơ đồ tổ chức 1.3.2 Quy mô KÝ TÚC XÁ 1.3.3 Đăng ký nội trú 1.3.4 Quản lý sinh viên nội trú 1.3.5 Thu tiền nội trú phí, tiền điện vƣợt định mức 10 1.3.6 Quản lý tài sản 11 1.3.7 Nội quy, xử lý kỷ luật 11 1.4 Nhận xét: 11 1.5 Hệ thống đề nghị 11 1.7 Cơ sở lý thuyết đề tài 12 1.8 Phạm vi đề tài 12 Chƣơng II: MÔ HÌNH XỬ LÝ 12 2.1 Mô hình nghiệp vụ: 12 2.1.1 Sơ đồ phân rã chức 12 2.2 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh 13 2.3 Sơ đồ DFD mức 13 2.4 Sơ đồ DFD mức quy trình quản lý sinh viên 14 2.5 Sơ đồ DFD quy trình Quản lý Phòng 15 2.6 Sơ đồ DFD quy trình quản lý thu tiền nội trú phí 16 2.7 Sơ đồ DFD quy trình quản lý thu tiền điện 16 2.8 Sơ đồ DFD quy trình quản lý tài sản 17 2.9 Sơ đồ DFD mức quy trình báo cáo 17 Chƣơng III: MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU 18 3.1 Hệ thống thực thể 18 3.1.1 Thực thể sinh viên 18 3.1.2 Thực thể dân tôc 18 3.1.3 Thực thể đối tƣợng ƣu tiên 19 3.1.4 Tôn giáo 19 3.1.5 Thực thể phòng 19 3.1.6 Thực thể danh mục tài sản 19 Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 3.1.7 Thực thể tài sản 20 3.1.8 Đợt đóng học phí 20 3.1.9 Thực thể tiền nội trú phí 20 3.1.10 Thực thể Tiền Điện 21 3.1.11 Thực thể kỷ luật sinh viên 21 3.1.12 Thực thể hình thức kỷ luật 22 3.1.13 Thực thể sinh viên_đền bù tài sản 22 3.1 Mô hình liệu logic 22 3.1.1 Mô tả mối quan hệ 22 3.1.2 Các quan hệ hình thành từ thực thể 24 3.1.3 Chuẩn hóa quan hệ 25 3.1.4 Mô hình quan hệ liệu 26 3.1.5 Các quan hệ hình thành từ thực thể 26 3.2 Mô hình vật lý 26 3.2.1 Các bảng 26 3.2.1.1 SinhVien 26 3.2.1.2 SinhVienPhong 27 3.2.1.3 KyLuatSinhVien 27 3.2.1.4 SinhVienDenBu 28 3.2.1.5 Phong 28 3.2.1.6 TaiSan 29 3.2.1.7 TaiSanPhong 29 3.2.1.8 Đợt đóng nội trú phí 29 3.2.1.9 NoiTruPhi 30 3.2.1.10 TienDien 30 3.2.1.11 HinhThucKyLuat 31 3.2.1.12 NhanVien 31 3.3 Sơ đồ quan hệ bảng 32 4.1 Giao Diện Khi Chƣơng Trình Khởi Động 33 4.2 Giao diện 33 4.3 Quản lý danh mục 33 4.3.1 Quản lý ngƣời dùng 34 4.3.2 Hình Thức kỷ luật 34 4.3.3 Đối tƣợng ƣu tiên 35 4.3.4 Danh mục tài sản 35 4.3.6 Đợt đóng học phí Error! Bookmark not defined Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 GVHD: Vũ Thị Liên Hương Quản lý sinh viên 37 4.4.1 Cập nhật thông tin sinh viên 37 4.4.2 Xếp phòng 38 4.4.3 Chuyển Phòng 38 4.4.4 Kỷ luật sinh viên 39 Quản lý phòng 39 4.5.1 Cập nhật thông tin phòng 39 4.5.2 Chọn sinh viên dại diện cho phòng 40 Quản lý tài sản 40 4.6.1 Cập nhật thông tin tài sản 40 4.6.2 Chuyển tài sản vào phòng 41 4.6.3 Đền bù tài sản 41 Quản lý thu tiền 42 4.7.1 Ghi số điện 42 4.7.2 Thu tiền điện 42 4.7.3 Thu tiền nội trú 43 Thống kê, báo cáo 43 4.8.1 Danh sách phòng trống 43 4.8.2 Lý lịch trích ngang sinh viên 44 4.8.3 Danh sách sinh viên – Tôn giáo 44 4.8.4 Danh sách sinh viên – Dân Tôc 45 4.8.5 Danh sách phòng chƣa đóng tiền điện 45 4.8.6 Danh sách sinh viên chƣa đóng tiền nội trú 46 Chƣơng V : KẾT LUẬN 47 5.1Các vấn đề hệ thống 47 5.1.1 Ƣu điểm 47 5.1.2 Khuyết điểm 47 5.1.3 Hƣớng phát triển hệ thống 47 5.2 Cách cài đặt chƣơng trình Error! Bookmark not defined Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương Chƣơng I: Khảo Sát Hiện Trạng 1.1 Giới thiệu Trƣờng ĐH Kinh Tế TPHCM trƣờng trọng điểm phía Nam Mỗi năm tuyển sinh hệ đại học quy với số lƣợng lớn từ 4000-5000 sinh viên, chƣa tính hệ hoàn chỉnh, hệ chức… Và để đáp ứng nhu cầu ăn, cho sinh viên từ tỉnh vào thành phố học tập trƣờng xây dựng ký túc xá cho sinh viên nội trú ký túc xá 43-45 Nguyễn Chí Thanh 135 Trần Hƣng Đạo Tuy nhiên với khả hạn chế nên đáp ứng đƣợc chỗ cho khoảng 1600 sinh viên Với nhiệm vụ quản lý ký túc xá sinh viên theo quy định hành, điều hành, hƣớng dẫn sinh viên, học viên thực tốt nội quy ký túc xá, bố trí phòng cho sinh viên, học viên khu ký túc xá đảm bảo khoa học, thuận lợi cho công tác quản lý trƣờngvà học tập sinh viên, học viên nội trú Bảo đảm trật tự an ninh, môi trƣờng sinh hoạt giáo dục lành mạnh, đẩy mạnh phong trào tự quản sinh viên, phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức đánh giá kết rèn luyện đề xuất mô hình, phƣơng án quản lý khu ký túc xá theo hƣớng văn minh, đại, đảm bảo tốt công tác phòng cháy chữa cháy 1.2 Lý chọn đề tài Ký túc xá 43-45 Nguyễn Chí Thanh có quy mô Khá lớn với 77 phòng 800 sinh viên nên việc quản lý sinh viên nộ trú, sở vật chất, phòng, quản lý thu chi tiền phòng, tiề n điện, nƣớc, tìm kiếm thông tin sinh viên… cần thiết cấp bách, mă ̣t khác công tác quản lý ký túc xá hầ u hế t đƣơ ̣c thƣ̣c hiê ̣n bằ ng sổ sách Đặc biệt, vào đầu năm số lƣợng sinh viên đăng ký vào kí túc r ất nhiều Ngày với phát triển mạnh hệ thống thông tin quản lý đáp ứng đƣợc hầu hết yêu cầu quản lý mà đem lại hiệu cao nguồn nhân lực Vì vậy, chƣơng trình quản lý ký túc xá sẻ giúp việc quản lý tốt hơn, nhanh hơn, tiện lợi hơn, tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian cho công tác quản lý ký túc xá Em nhận thấy đề tài quản lý lý ký túc xá 43-45 Nguyễn Chí Thanh phù hợp với khả có Em Em nội trú lý ký túc xá nên việc thực đề tài có thuận lợi định để giúp Em hoàn thành tốt đề tài 1.3 Hiện trạng Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ 1.3.1 GVHD: Vũ Thị Liên Hương Sơ đồ tổ chức Giám Đốc Phó Giám Đốc Bảo vệ Tổ sửa chửa, vệ sinh Thu tiền Phó Giám Đốc Phó trưởng ban quản lý KTX Quản lý SV nữ Quán lý SV Nam 1.3.2 Quy mô lý ký túc xá Với tầng, 77 phòng, phòng tự học, phòng tivi với gần 800 sinh viên có 342 nam 460 nữ Mỗi phòng có từ 10-12 ngƣời 1.3.3 Đăng ký nội trú Vào đầu năm học ban quản lý ký túc xá sẻ thống kê lại số chỗ trống ( chỗ trống nam, nữ) lý ký túc xá để có kế hoạch bố trí chỗ cho sinh viên có nhu cầu nội trú nhu cầu nội trú sinh viên lớn số chỗ trống lý ký túc xá có hạn nên ban quản lý xét duyệt ƣu tiên cho sinh viên thuộc diện ƣu tiên trƣớc chỗ xem xét giải cho bạn sinh viên khác Thứ tự ƣu tiên nhƣ sau:  Anh hùng lực lƣợng vũ trang, anh hùng lao động  Con liệt sỹ  Ngƣời dân tộc Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương  Con thƣơng binh, bệnh binh xếp hạng (xét theo thứ tự 1/4, 2/4, 3/4, 4/4)  Sinh viên có hộ thƣờng trú trƣớc nhập học địa phƣơng thuộc khu vực (vùng cao,vùng xa, miền núi, hải đảo) theo qui định Ủy ban Dân tộc Miền núi,các sinh viên có hoàn cảnh khó khăn (gia đình xóa đói giảm nghèo, )  Sinh viên năm Nếu sinh viên có nhu cầu thật nội trú phải đến lý ký túc xá xuất trình giấy tờ nhƣ giấy nhập học (đối với sinh viên năm nhất), thẻ sinh viên, giấy tờ ƣu tiên… BQL sẻ thu nhận hết thông tin sinh viên sau hẹn sinh viên tới lần thứ để biết kết có đƣợc vào nội trú KXT hay không ? Nếu đƣợc nhận vào nội trú lý ký túc xá , lúc nhận mẫu hợp đồng đăng ký nội trú nội quy Ký túc xá Sau đọc kỹ nội quy Ký túc xá, đồng ý sinh viên điền đầy đủ thông tin vào hợp đồng, đóng lệ phí ký túc xá, bảo hiểm Nhằm đảm bảo công cho toàn sinh viên, sinh viên vào ký túc xá phải xếp vào phòng tầng cao nhất, tầng thấp sinh viên Ký túc xá năm, đến năm,… Tuy nhiên số trƣờng hợp đặc biệt BQL sẻ xem xét bố trí chỗ thuận lợi cho sinh viên Sau ổn định việc xếp chỗ cho sinh viên, ban quản lý yêu cầu phòng bầu ngƣời đại diện Khi có thông báo Ký túc xá ngƣời đại diện đƣợc triệu tập thông báo lại cho toàn sinh viên phòng biết Cho nên, thay đổi ngƣời đại diện phải báo với ban quản lý Ký túc xá 1.3.4 Quản lý sinh viên nội trú Ban quản lý sau tiếp nhận hồ sơ sẻ lƣu trữ hồ sơ vào kệ trích lọc lấy số thông tin : - Họ tên sinh viên - Mã số sinh viên Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương - Lớp, khóa - Chứng minh nhân dân - Quê quán - Ngày sinh - Lầu, phòng sinh viên nội trú - Ngày tháng năm sinh - Đối tƣợng ƣu tiên - Dân tộc - Tôn giáo Đƣa vào danh sách trích ngang thông tin sinh viên Khi có chuyện cần thiết dựa vào danh sách để tìm kiếm, nhận dạng, xem thông tin sinh viên… Và danh sách lƣu trữ theo phòng Ngoài ban quản lý trích lọc danh sách sinh viên thuộc diện dân tộc nội trú… Sang năm học nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên học tập trao đổi tốt hớn BQL cho phép sinh viên chuyển từ phòng sang phòng khác chuyển phòng từ lầu cao xuống phòng tầng thấp 1.3.5 Thu tiền nội trú phí, tiền điện vƣợt định mức Việc đóng tiền Ký túc xá đƣợc chia thành hai học kỳ sinh viên đóng vào đầu học kỳ năm học, bạn có hoàn cảnh khó khăn liên hệ trực tiếp với ban quản lý để xin gia hạn thời gian nộp tiền nội trú phí Nếu hạn mà sinh viên chƣa hoàn thành nội trú ban quản lý cắt hợp đồng nội trú sinh viên Mỗi phòng có đồng hồ điện riêng Hàng tháng, Ký túc xá phải thu tiền điện vƣợt định mức phòng dùng điện định mức cho phép Việc thu tiền ngƣời đại diện phòng đứng thu tiền sinh viên phòng nộp lại cho ban quản lý Trƣớc thu tiền, ban quản lý đến phòng ghi lại số kwh điện mà phòng sử dụng Sau trừ định mức 10kwh/sinh viên điện, số kwh lại quy số tiền cụ thể ngƣời đại diện phòng đóng tiền Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 10 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.3.1 Quản lý ngƣời dùng 4.3.2 Hình Thức kỷ luật Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 34 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.3.3 Đối tƣợng ƣu tiên 4.3.4 Danh mục tài sản Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 35 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.3.5 Dân Tộc 4.3.6 Tìm thông tin sinh viên Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 36 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.3.7 Đợt đóng nội trú phí 4.4 Quản lý sinh viên 4.4.1 Cập nhật thông tin sinh viên Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 37 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.4.2 Xếp phòng 4.4.3 Chuyển Phòng Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 38 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.4.4 Kỷ luật sinh viên 4.5 Quản lý phòng 4.5.1 Cập nhật thông tin phòng Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 39 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.5.2 Chọn sinh viên dại diện cho phòng 4.6 Quản lý tài sản 4.6.1 Cập nhật thông tin tài sản Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 40 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.6.2 Chuyển tài sản vào phòng 4.6.3 Đền bù tài sản Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 41 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.7 Quản lý thu tiền 4.7.1 Ghi số điện 4.7.2 Thu tiền điện Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 42 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.7.3 Thu tiền nội trú 4.8 Thống kê, báo cáo 4.8.1 Danh sách phòng trống Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 43 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.8.2 Lý lịch trích ngang sinh viên 4.8.3 Danh sách sinh viên – Tôn giáo Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 44 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.8.4 Danh sách sinh viên – Dân Tộc 4.8.5 Danh sách phòng chƣa đóng tiền điện Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 45 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 4.8.6 Danh sách sinh viên chƣa đóng tiền nội trú Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 46 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương Chƣơng V : KẾT LUẬN 5.1 Các vấn đề hệ thống 5.1.1 Ƣu điểm  Đã đáp ứng hầu hết yêu cầu hệ thống quản lý ký túc xá Giúp cho việt cập nhật thông tin, quản lý sinh viên, quản lý tài sản, quản lý thu tiền cách diển cách nhịp nhàng tra cứu, tìm kiếm thông tin cách nhanh chóng, thuận tiện cho ngƣời sử dụng  Xuất tổng kết, báo cáo cách nhanh gọn xác 5.1.2 Khuyết điểm Giao diện chƣa đƣợc đẹp, chua tối ƣu hóa đƣợc chƣờng trình, thiếu số chức 5.1.3 Hƣớng phát triển hệ thống Có thể mở rộng, thêm số chức nâng cao nhƣ cập nhật hình ảnh sinh viên Và phát triển chƣơng trình để áp dụng rộng rải cho ký túc xá khác Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 47 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuyên đề tốt nghiệp “Quản lý ký túc xá” sinh viên Phan Thành ĐạtTrƣờng Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh-Khóa 33- Khoa Tin học quản lý Diễn đàn tin học: http://www.diendantinhoc.vn/showthread.php?t=25048 Giáo trình phân tích thiết kế hệ - Nguyễn Văn Vỵ http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/de-tai-quan-ly-ky-tuc-xa-truong-cd-cntt-huu-nghiviet-han-.191343.html Sinh viên thực hiện: Lê Cao Nhân Trang 48 ... chƣơng trình quản lý ký túc xá  Cập nhật thông tin sinh viên ký hợp đồng nội trú ký túc xá  Quản lý tài sản KÝ TÚC XÁ  Quản lý thu tiền nội trú phí, tiền điện vƣợt định mức  Quản lý sinh viên... hiện: Lê Cao Nhân Trang 12 Hệ Thống Quản Lý KÝ TÚC XÁ GVHD: Vũ Thị Liên Hương 2.2 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh Nhân viên Yêu cầu quản lý Kết quản lý Hệ thống quản lý ký túc xá Thông tin Sinh viên 2.3... xá sẻ giúp việc quản lý tốt hơn, nhanh hơn, tiện lợi hơn, tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian cho công tác quản lý ký túc xá Em nhận thấy đề tài quản lý lý ký túc xá 43 -45 Nguyễn Chí Thanh phù hợp với