Hệ thống quản lý ký túc xá

Hệ thống quản lý ký túc xá

Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Hệ thống quản lý ký túc xá Tóm tắt Báo cáo giới thiệu hệ thống quản lý ký túc xá để quản lý việc đăng ký vào ký túc xá sinh viên, quản lý sinh viên nội trú, trang thiết bị nhân cán ký túc xá Đồng thời, hệ thống giúp đưa thông tin thống kê nhiều mặt tình trạng ký túc xá tình hình an ninh, trang thiết bị, tình trạng phòng, sức khỏe chung ký túc xá để giúp ban quản lý quản lý ký túc xá tốt I Giới thiệu Ngày nay, số lượng trường đại học nước ngày tăng dẫn đến gia tăng nhanh chóng số lượng sinh viên Vì trường hầu hết tập trung số thành phố lớn, phần lớn sinh viên lại thuộc tỉnh khác nên nhu cầu chỗ trọ sinh viên ngày trở nên cấp thiết Số lượng sinh viên xa trường đại học thường xin vào ký túc xá trường ký túc xá đảm bảo an ninh, tiền phòng không đắt có điều kiện để học tập Chính có đông sinh viên ký túc xá nên trình quản lý ký túc xá gặp nhiều khó khăn, cần nhiều nhân lực công sức để quản lý Do đòi hỏi cần có hệ thống quản lý ký túc xá nhằm giúp cho ban quản lý ký túc xá dễ dàng trình quản lý sinh viên Nhóm em tiến hành phân tích chức nghiệp vụ hệ thống quản lý ký túc xá, từ sở phân tích chức làm phần mềm quản lý ký túc xá Báo cáo tổ chức sau: Phần giới thiệu hệ thống quản lý ký túc xá tương tự mà nhóm khác xây dựng Phần giới thiệu hệ thống quản lý ký túc xá mà nhóm em xây dựng Các so sánh, đánh giá hệ thống nêu lên phần Phần nêu lên số kết luận II Các hệ thống quản lý ký túc xá tương tự Hầu hết hệ thống quản lý ký túc xá nhóm xây dựng dựa sở hướng chức hệ thống Cách tiếp cận hướng chức có ưu điểm giảm phức tạp, dễ dàng xây dựng hệ thống, tập trung vào ý tưởng, chuẩn mực hóa tiến trình, hướng tương lai (kiến trúc), giảm tính nghệ thuật kiến trúc, … Nhìn chung, nhóm xây dựng hệ thống quản lý ký túc xá có chức đáp ứng việc đăng ký vào khỏi ký túc xá sinh viên; quản lý hồ sơ thông tin sinh viên ký túc xá; quản lý trang thiết bị việc đóng tiền điện nước hàng tháng phòng ký túc xá [1], [2], [3] Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Ngoài ra, số hệ thống quản lý ký túc xá xây dựng thêm chức quản lý, tìm kiếm hồ sơ thông tin thành viên ban quản lý ký túc xá chức tìm kiếm hồ sơ thông tin sinh viên nội trú [1] Có hệ thống lại thêm chức xét kỷ luật sinh viên quản lý trực tự quản sinh viên [2] Trong báo cáo xây dựng hệ thống quản lý ký túc xá nhóm em, chúng em tiến hành khảo sát ký túc xá Ngoại Ngữ - Trung tâm hỗ trợ sinh viên Đại học Quốc Gia Hà Nội thuộc Đại học Quốc Gia Hà Nội – 144 Xuân Thủy – Cầu Giấy – Hà Nội Dựa thực tế quy trình xử lý công việc ban quản lý ký túc xá Ngoại Ngữ, nhóm em thêm chức thống kê vào hệ thống quản lý ký túc xá Các thống kê thống kê theo tháng thống kê tình hình tài chính, an ninh, trang thiết bị ký túc xá, khám chữa bệnh sinh viên công nhân viên, tình trạng phòng Ngoài ra, nhóm chức hệ thống quản lý ký túc xá (i) quản lý việc tiếp nhận đăng ký vào ký túc xá sinh viên, (ii) quản lý phòng (iii) quản lý sinh viên, nhóm em bổ sung khoảng 10 chức nhóm chức này, ví dụ chức tiếp nhận đăng ký ký túc xá thời gian nghỉ hè sinh viên nội - ngoại trú thí sinh – phụ huynh đưa thi vào đại học – cao đẳng; chức tiếp nhận đăng ký tiếp tục ký túc xá năm sau sinh viên nội trú; chức quản lý việc bàn giao phòng cuối năm sinh viên cho ban quản lý để nghỉ hè; chức đăng ký tham gia du lịch tham gia khóa học ngắn để lấy lái xe máy, lấy chứng kế toán, tin học ban quản lý ký túc xá tổ chức,… Ngoài ra, nhóm chúng em xây dựng việc quản lý cán bộ, công nhân viên ký túc xá thành nhóm chức để đáp ứng nhu cầu quản lý hồ sơ thông tin, tìm kiếm thông tin cán cũ III Phân tích xây dựng hệ thống quản lý ký túc xá IV.1 Mô tả toán IV.1.1 Sơ đồ tổ chức, chức năng, nhiệm vụ phận ký túc xá Sơ đồ tổ chức phận ký túc xá: Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Ban giám đốc ký túc xá Bộ phận tổ Bộ phận Bộ phận Bộ phận chức hành quản trị công tác kế toán tài thiết bị sinh viên vụ Trạm y tế Các phận có vai trò sau: - Ban giám đốc KTX: Tổ chức đạo, kiểm tra, giám sát thực kế hoạch thuộc mảng công việc phụ trách Điều hành hoạt động công việc khác giám đốc đại học / hiệu trưởng giao cho Báo cáo chịu trách nhiệm trước giám đốc đại học / hiệu trưởng thường xuyên, định hình, kết công việc giao theo quy định - Bộ phận tổ chức hành chính: thực công tác tổ chức cán bộ, hành tổng hợp, văn thư lưu trữ, lễ tân Thực chế độ, sách cán viên chức, bảo vệ trị nội Quản lý công tác thư viện ký túc xá Tổ chức thực công tác lưu trữ khai thác tư liệu thông tin, sách báo, tạp chí phục vụ sinh viên, cán công nhân viên Tổ chức thực công tác quản lý dịch vụ phục vụ sinh viên - Bộ phận quản trị thiết bị: thực công tác quy hoạch, xây dựng bản, phát triển, quản lý sử dụng sở vật chất (đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, tài sản máy móc thiết bị ) ký túc xá Thực mua sắm tài sản lớn theo dõi dử dụng tài sản phục vụ nhiệm vụ ký túc xá - Bộ phận công tác sinh viên: thực công tác quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú Quản lý câu lạc sinh viên ký túc xá Phối hợp với quyền địa phương đảm bảo trật tự, an ninh phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội khu vực ký túc xá - Bộ phận kế toán – tài vụ: thực công tác quản lý hoạt động tài kế toán - Trạm y tế: Quản lý công tác y tế, an toàn vệ sinh môi trường lao động, an toàn vệ sinh hệ thống tin, hàng quán phục vụ sinh viên Thực theo dõi, chăm sóc sức khỏe cho cán công nhân viên sinh viên Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.1.2 Quy trình xử lý Qua điều tra khảo sát ký túc xá Ngoại Ngữ - Trung tâm hỗ trợ sinh viên Đại học Quốc Gia Hà Nội, em thấy quy trình làm việc ký túc xá sau: Để ký túc xá, sinh viên phải đến phận công tác sinh viên để đăng ký ký túc xá Sau nhận đơn xin vào ký túc xá, phận phân loại đối tượng sinh viên có phải thuộc loại đối tượng ưu tiên ký túc xá hay không (ví dụ thương bệnh binh, người dân tộc thiểu số, người vùng sâu vùng xa, hộ gia đình nghèo,…) Nếu sinh viên không thuộc đối tượng ưu tiên viết phiếu hẹn để hẹn ngày thông báo kết xét duyệt; sinh viên thuộc đối tượng ưu tiên phận công tác sinh viên tiến hành làm thủ tục cho vào ký túc xá Thủ tục vào ký túc xá sau: sinh viên chọn loại phòng (hiện ký túc xá Ngoại Ngữ có loại phòng khác phòng loại 1, loại loại với số lượng người trang thiết bị phòng khác nhau) Sau đóng tiền lệ phí nửa năm năm học phí sửa chữa tài sản năm cho phận kế toán – tài vụ Cuối cùng, sinh viên phận công tác sinh viên xếp phòng theo tiêu chí sinh viên nam dãy nhà B, sinh viên nữ hai dãy nhà lại dãy A dãy C; đồng thời sinh viên học trường phòng với (ví dụ sinh viên Công Nghệ phòng với sinh viên Công Nghệ, sinh viên Ngoại Ngữ với sinh viên Ngoại Ngữ) Sau hoàn tất thủ tục vào ký túc xá phận công tác sinh viên ghi thông tin sinh viên nội trú vào sổ thông tin sinh viên Khi sinh viên ký túc xá hàng tháng, sinh viên tiến hành đóng tiền điện nước theo phòng cho phận kế toán – tài vụ (hiện ký túc xá Ngoại Ngữ áp dụng phương thức dùng điện nước trả nhiêu tiền không bao cấp 10 số điện khối nước/người/tháng trước nữa) Bộ phận ghi hóa đơn để đưa cho sinh viên ghi thông tin tiền điện nước đóng vào sổ thu Ngoài ra, có hư hỏng trang thiết bị (đèn, quạt, đường ống nước,…) mát tài sản phòng sinh viên báo hư hỏng trang thiết bị cho phận quản trị thiết bị Tùy loại thiết bị tình hình hư hỏng thiết bị mà phận xác định xem sinh viên có phải đóng tiền để sửa chữa mua thiết bị hay không Hàng tháng, phận quản trị thiết bị tổng kết tình hình trang thiết bị nộp báo cáo tình hình trang thiết bị cho ban giám đốc ghi thông tin tình hình trang thiết bị vào sổ quản lý trang thiết bị Khi sinh viên vi phạm quy chế ký túc xá bị phận công tác sinh viên ghi thông tin sinh viên vi phạm vào sổ thông tin sinh viên Nếu lỗi vi phạm sinh viên bị nặng không tiếp ký túc xá Khi đó, sinh viên bị hủy thẻ nội trú chuyển Nếu lỗi nhẹ tiếp tục ký túc xá, đăng ký tiếp năm học sau tùy lỗi vi phạm xem xét xem có tiếp ký túc xá hay không Các sinh viên thực tốt quy chế cuối năm phận công tác sinh viên đề xuất với Ban giám đốc để khen thưởng Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Khi sinh viên bị tài sản cá nhân bị đe dọa,… sinh viên báo cáo tài sản cá nhân cho phận công tác sinh viên Bộ phận ghi việc vào sổ thông tin sinh viên báo cáo với công an địa phương để giải vấn đề Hàng tháng, phận ghi thông tin tình hình an nin nộp báo cáo tình hình an ninh trật tự cho ban giám đốc ký túc xá Bộ phận công tác sinh viên tổ chức hoạt động du lịch khóa học ngắn hạn cho sinh viên học để thi lấy lái xe, thi lấy chứng kế toán, tin học,… Sinh viên có nhu cầu tham gia đăng ký tham gia du lịch khóa học ngắn mà lựa chọn với phận công tác sinh viên Bộ phận viết phiếu hẹn cho sinh viên tập hợp danh sách Khi số lượng danh sách đăng ký đủ người phận công tác sinh viên báo cho người đăng ký đến để nộp tiền nhận kế hoạch, lịch trình cụ thể khóa học du lịch Số tiền thu ghi số tiền thu vào sổ thu ghi số tiền chi tiêu cho việc du lịch khóa học ngắn vào sổ chi Cuối năm, phận công tác sinh viên phát cho sinh viên nội trú (ngoại trừ sinh viên năm cuối) tờ đơn xin đăng ký tiếp ký túc xá Sinh viên có nhu cầu tiếp ký túc xá điền vào mẫu đơn nộp đơn xin tiếp ký túc xá cho phận công tác sinh viên Bộ phận công tác sinh viên dựa vào đơn xin tiếp ký túc xá thông tin tình trạng vi phạm nội quy ký túc xá sổ thông tin sinh viên để xét xem sinh viên có tiếp hay không Nếu sinh viên tiếp ký túc xá tiến hành làm thủ tục tiếp ký túc xá Trước quê nghỉ hè, sinh viên phòng tiến hành bàn giao lại phòng cho phận công tác sinh viên Bộ phận xem xét tình trạng trang thiết bị có bị hay bị hư hỏng hay không Nếu có hư hỏng phận ghi tình trạng trang thiết bị vào sổ quản lý trang thiết bị lập biên bản, sau sinh viên dựa vào biên để nộp tiền phí cho phận kế toán – tài vụ lấy hóa đơn, sau trả phòng Còn hư hỏng phận công tác sinh viên tiến hành làm thủ tục bàn giao phòng Trong thời gian nghỉ hè, ký túc xá tiếp nhận loại đối tượng thời gian ngắn ký túc xá sinh viên (ở tháng tháng hè) thí sinh thi đại học phụ huynh thí sinh (ở theo thời gian đợt thi đại học) Sinh viên hay thí sinh – phụ huynh thi đại học có nhu cầu ký túc xá thời gian nghỉ hè đăng ký với phận công tác sinh viên Bộ phận xem xét xem chỗ trống hay không Nếu xếp chỗ cho sinh viên/thí sinh-phụ huynh vào ở, không trả lời người đăng ký Tram y tế tiến hành khám sức khỏe định kỳ khám bệnh theo yêu cầu cho sinh viên cán bộ, công nhân viên trường Khi sinh viên cán bộ, công nhân viên đến khám ghi thông tin sức khỏe sinh viên, cán bộ, công nhân viên vào sổ theo dõi khám chữa bệnh Hàng tháng, trạm y tế tổng hợp sổ nộp báo cáo tình hình khám chữa bệnh cho ban giám đốc Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Khi có nhân bổ sung vào ban quản lý ký túc phận tổ chức hành bổ sung nhân vào sổ hồ sơ quản lý nhân cán ký túc xá Ngoài ra, phận thường xuyên cập nhật danh sách cán mới, cán chuyển công tác nghỉ hưu Nếu cán cần cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận hay giấy xác nhận phận cấp giấy tờ theo yêu cầu cho cán Hàng tháng, phận kế toán – tài vụ thực việc chi trả lương, khoản phụ cấp cho cán công chức Ngoài ra, phận quản trị thiết bị mua thêm đổi sở vật chất đưa hóa đơn cho phận kế toán – tài vụ, phận dựa vào hóa đơn để đưa tiền cho bên quản trị thiết bị để trả tiền cho người bán Hàng tháng, phận nộp báo cáo tình hình tài cho ban giám đốc IV.1.3 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân hồ sơ Động từ + Bổ ngữ Đăng ký KTX Phân loại đối tượng sinh viên Viết phiếu hẹn thông báo kết đăng ký Làm thủ tục cho vào KTX Chọn loại phòng Đóng tiền lệ phí nhà ở, phí sửa chữa, điện nước Sắp xếp phòng Ghi thông tin sinh viên nội trú Đóng tiền điện nước hàng tháng 10 Ghi hóa đơn 11 Ghi thông tin tiền điện nước đóng 12 Báo hư hỏng trang thiết bị 13 Ghi thông tin tình hình trang thiết bị 14 Ghi thông tin sinh viên vi phạm 15 Hủy thẻ nội trú 16 Báo tài sản cá nhân 17 Ghi việc tài sản cá nhân 18 Ghi thông tin tình hình an ninh 19 Đăng ký tham gia du lịch khóa học ngắn 20 Viết phiếu hẹn thời điểm học Nhóm 2, lớp K18KTĐT Danh từ Sinh viên Đơn xin vào KTX Bộ phận công tác sinh viên Nhận xét Tác nhân = Tác nhân Bộ phận kế toán – tài vụ Sổ thông tin sinh viên Bộ phận quản lý trang thiết bị Tác nhân Hồ sơ liệu Tác nhân Sổ thu Trang thiết bị Sổ quản lý trang thiết bị Công an địa phương Báo cáo tình hình an ninh Hồ sơ liệu = Hồ sơ liệu = Hồ sơ liệu Báo cáo tình hình tài Báo cáo tình hình trang thiết bị Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Báo cáo tình trạng phòng Trạm y tế Sổ theo dõi khám chữa bệnh Báo cáo tình hình khám chữa bệnh Sổ quản lý cán Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Hồ sơ liệu Ban giám đốc Các hoạt động du lịch khóa Tác nhân = Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội du lịch 21 Nộp tiền nhận kế hoạch học/du lịch 22 Ghi số tiền thu 23 Ghi số tiền chi tiêu 24 Đăng ký tiếp KTX năm sau 25 Kiểm tra tình trạng vi phạm nội quy năm trước sinh viên 26 Xét tiếp ký túc xá 27 Làm thủ tục tiếp ký túc xá 28 Bàn giao phòng cuối năm 29 Xem xét tình trạng trang thiết bị 30 Làm thủ tục bàn giao phòng 31 Đăng ký KTX thời gian nghỉ hè 32 Kiểm tra chỗ trống 33 Xếp chỗ 34 Thông báo người đăng ký 35 Đăng ký khám chữa bệnh 36 Ghi thông tin sức khỏe 37 Báo cáo tình hình khám chữa bệnh 38 Bổ sung nhân cán 39 Cập nhật danh sách cán 40.Tìm kiếm thông tin cán 41 Cấp giấy tờ xác nhận cho cán Nhóm 2, lớp K18KTĐT học ngắn Sổ chi Đơn xin tiếp ký túc xá Thí sinh – phụ huynh đưa thi đại học Hồ sơ liệu = = Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.2 Phân tích tiến trình nghiệp vụ IV.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.2.2 Biểu đồ phân rã chức Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.2.3 Miêu tả chức - - - - - Đăng ký ký túc xá năm học: Khi sinh viên muốn ký túc xá năm học đến phận công tác sinh viên để đăng ký Bộ phận tiếp nhận đơn đăng ký xem xét Đăng ký ký túc xá thời gian nghỉ hè: Khi sinh viên muốn ký túc xá thời gian nghỉ hè đến phận công tác sinh viên để đăng ký Bộ phận tiếp nhận đơn đăng ký xem xét Đăng ký ký túc xá năm sau: Khi sinh viên ký túc xá mà muốn ký túc xá tiếp năm sau đăng ký với phận công tác sinh viên Bộ phận tiếp nhận đơn đăng ký xem xét Thay đổi thông tin sinh viên nội trú: thông tin sinh viên nội trú thay đổi số phòng,… cập nhật thông tin Hủy thẻ nội trú sinh viên: Khi sinh viên xin chuyển hết thời gian ký túc xá mà không đăng ký tiếp hủy thẻ nội trú sinh viên Quản lý điện nước: hàng tháng sinh viên đóng tiền điện nước mà dùng theo phòng cho phận kế toán – tài vụ Quản lý trang thiết bị: bị mát hư hỏng tài sản phòng sinh viên báo cho phận quản trị thiết bị để phận sửa chữa mua thiết bị Quản lý bàn giao lại phòng cuối năm học: hết thời gian năm học 10 tháng sinh viên tiến hành bàn giao lại phòng để nghỉ hè tháng Tìm kiếm thông tin phòng: hiển thị thông tin tình trạng phòng số lượng người xếp phòng, tình hình vi phạm nội quy phòng, sinh viên phòng theo học trường đại học thành viên nào,… theo yêu cầu số phòng người tìm kiếm Tìm kiếm chỗ trống: tìm kiếm chỗ trống theo yêu cầu dãy nhà, theo trường đại học thành viên, theo phòng,…theo yêu cầu người tìm kiếm Xử phạt sinh viên vi phạm nội quy: sinh viên vi phạm nội quy ký túc xá bị lập biên ghi vào sổ quản lý sinh viên Báo tài sản cá nhân: sinh viên bị tài sản cá nhân báo cho phận công tác sinh viên Đăng ký tham gia du lịch khóa học ngắn: sinh viên có nhu cầu du lịch tham gia khóa học ngắn đăng ký với phận công tác sinh viên Đăng ký khám, chữa bệnh: sinh viên cán bộ, công nhân viên đăng ký khám bệnh khám sức khỏe định kỳ Tìm kiếm thông tin sinh viên: tìm kiếm thông tin liên quan đến sinh viên nội trú thông tin cá nhân, số lần vi phạm nội quy, tình hình khám chữa bệnh,… Thêm cán ký túc xá: bổ sung cán vào hồ sơ danh sách quản lý cán Cập nhật danh sách cán bộ: cập nhật danh sách thông tin cán cán chuyển công tác, nghỉ hưu,… 10 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Ngày rời KTX Ngày kết thúc Mã sổ Ngày vào Mã Phòng IV.4.1.3 Sau trình thiết kế logic ta quan hệ sau: SINHVIEN (MASV, TENSV, NGAYSINH, QUEQUAN, NGAYV, NGAYR, MAP ) HOPDONG (MAHD, TENHD, NGAYBD, NGAYKT) TRANGTHIETBI (MATTB, TENTB, NGAYM, TINHTRANG, MAP, MAS) PHONG (MAP, SONGUOI, KHUNHA, TTPHONG) SO (MAS, TENSO) HOATDONG (MAHD, TENHD, NOIDUNGHD, DIADIEM, NGAYBD, NGAYKT) CANBO (MACB, TENCB, NGAYSINH, QUEQUAN, CHUCVU, NGAYV) DIENNUOC (MADN, MAP, CSD, CSC, MAS) KTKL (MAKTKL, LYDO, HINHTHUC, MASV, MACB) QLSV (MASV, MAS, NGAYV) QLCB (MACB, MAS, NGAYV) SVTGHD (MASV, MAHD, NGAYBD) CBTGHD (MACB, MAHD, NGAYBD) IV.4.2 Từ điển liệu vật lý Xây dựng bảng sở liệu vật lý: IV.4.2.1 Bảng Sinh viên (SINHVIEN): STT Tên trường Kiểu 21 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội MASV Text 10 PK TENSV Text 25 Tên Sinh viên NGAYSINH Date/Time 12 Ngày sinh QUEQUAN Text 50 Quê quán NGAYV Date/Time 12 Ngày vào KTX NGAYR Date/Time 12 Ngày rời KTX MAP Text 10 FK Mã Sinh viên Mã phòng IV.4.2.2 Bảng Hợp đồng (HOPDONG): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MaHD Text 10 PK TENHD Text 50 Tên Hợp đồng NGAYBD Date/Time 12 Ngày bắt đầu NGAYKT Date/Time 12 Ngày kết thúc Mã Hợp đồng IV.4.2.3 Bảng Trang thiết bị (TRANGTHIETBI): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MATTB Text 10 PK TENTB Text 25 Tên thiết bị NGAYM Date/Time 12 Ngày mua TINHTRANG Text 30 Tình trạng thiết bị MAP Text 10 FK Mã phòng MAS Text 10 FK Mã sổ IV.4.2.4 Bảng Phòng (PHONG): 22 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Mã Trang thiết bị Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MAP Text 10 PK SONGUOI Number KHUNHA Text Khu nhà TTPHONG Text 30 Tình trạng phòng Mã Phòng Số người IV.4.2.5 Bảng Sổ (SO): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MAS Text 10 PK TENSO Text 25 Mã Sổ Tên sổ IV.4.2.6 Bảng Hoạt động (HOATDONG): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MAHD Text 10 PK TENHD Text 25 Tên Hoạt động NOIDUNGHD Text 50 Nội dung hoạt động DIADIEM Text 50 Địa điểm NGAYBD Date/Time 12 Ngày bắt đầu NGAYKT Date/Time 12 Ngày kết thúc 23 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Mã Hoạt động Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.4.2.7 Bảng Cán (CANBO): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MACB Text 10 PK TENCB Text 25 Tên Cán NGAYSINH Date/Time 12 Ngày sinh QUEQUAN Text 50 Quê quán CHUCVU Text 10 Chức vụ NGAYV Date/Time 12 Ngày vào Mã Cán IV.4.2.8 Bảng Điện nước (DIENNUOC): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MADN Text 10 PK Mã điện nước MAP Text 10 FK Mã Phòng CSD Number Chỉ số đầu CSC Number Chỉ số cuối MAS Text 10 IV.4.2.9 Bảng Khen thưởng/kỷ luật (KTKL): 24 Nhóm 2, lớp K18KTĐT FK Mã sổ Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MAKTKL Text 10 PK LYDO Text 25 Lý HINHTHUC Text 25 Hình thức MASV Text 10 FK Mã Sinh viên MACB Text 10 FK Mã cán Mã Khen thưởng/kỷ luật IV.4.2.10 Bảng Quản lý sinh viên (QLSV): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MASV Text 10 FK Mã Sinh viên MAS Text 10 FK Mã Sổ NGAYV Date/Time 12 Ngày vào IV.4.2.11 Bảng Quản lý cán (QLCB): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MACB Text 10 FK Mã Cán MAS Text 10 FK Mã Sổ NGAYV Date/Time 12 25 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Ngày vào Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.4.2.12 Bảng Sinh viên tham gia hoạt động (SVTGHD): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MASV Text 10 FK Mã Sinh viên MAHD Text 10 FK Mã Hoạt động NGAYBD Date/Time 12 Ngày bắt đầu IV.4.2.13 Bảng Cán tham gia hoạt động (CBTGHD): STT Tên trường Kiểu Độ rộng Khóa chính/Khóa Mô tả phụ (PF/FK) MACB Text 10 FK Mã Cán MAHD Text 10 FK Mã Hoạt động NGAYBD Date/Time 12 IV.5 Thiết kế kiến trúc IV.5.1 Biểu đồ mô hình kiến trúc 26 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Ngày bắt đầu Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.5.2 Thiết kế kiến trúc mức thấp IV.5.2.1 Tiến trình “tiếp nhận sinh viên” 27 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.5.2.2 Tiến trình “Quản lý phòng” IV.5.2.3 Tiến trình “quản lý sinh viên” 28 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.5.2.4 Tiến trình “quản lý cán bộ” IV.5.2.5 Tiến trình “thống kê” 29 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.6 Các ràng buộc IV.6 Nhận đơn đăng ký KTX năm: a Ràng buộc: thời gian đăng ký từ: 2-9 tới 30-6 b Ràng buộc đối tượng: Sinh viên nằm bảng sinh viên (ràng buộc tra theo mã sinh viên sinh viên nhập sẵn vào hệ thống) c Ràng buộc thời gian xử lý: thời gian tối đa xử lý: tháng d Ràng buộc số lượng đăng ký dựa số liệu báo cáo thực tế trạng KTX Nhập vào số liệu bao gồm: - Số vị trí, phòng trống, - Nhóm sinh viên thuộc trường phòng có vị trí trống - Giới tính nhóm sinh viên phòng trống - Năm sinh viên phòng trống IV.6 Nhận đơn đăng ký KTX thời gian nghỉ - Ràng buộc: thời gian đăng ký từ: 31-6 tới 1-9 - Ràng buộc đối tượng: Sinh viên nằm bảng sinh viên (ràng buộc tra theo mã sinh viên sinh viên nhập sẵn vào hệ thống) 30 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội - Ràng buộc thời gian xử lý: thời gian tối đa xử lý: tháng - Ràng buộc số lượng đăng ký dựa số liệu báo cáo thực tế trạng KTX sau kết thúc năm học Nhập vào số liệu bao gồm: - Số vị trí, phòng trống, - Nhóm sinh viên thuộc trường phòng có vị trí trống, - Giới tính nhóm sinh viên phòng trống - Năm sinh viên phòng trống IV.6 Nhận đơn đăng ký KTX năm sau: - Ràng buộc đối tượng: Sinh viên nằm bảng sinh viên Rang buộc tra theo mã sinh viên sinh viên nhập sẵn vào hệ thống - Ràng buộc thời gian xử lý: thời gian tối đa xử lý: tháng - Ràng buộc số lượng đăng ký dựa số liệu báo cáo thực tế trạng KTX Nhập vào số liệu bao gồm: Số vị trí, phòng trống, Giới tính nhóm sinh viên phòng trống Nhóm sinh viên thuộc trường phòng có vị trí trống, Năm sinh viên phòng trống IV.6 Thay đổi thông tin sinh viên đăng ký: - Ràng buộc về đối tượng sinh viên phải có danh sách tạm trú KTX.(kiểm tra mã sinh viên nhập vào hệ thống lúc đăng ký chấp nhận) - Ràng buộc số liệu sẵn sinh viên cần thay đổi có sẵn hồ sơ liệu nhập Cụ thể cần có để thay đổi thống tin sau: Tên sinh viên Mã sinh viên Ngày tháng năm sinh Giới tính 31 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Vào trường năm Trường Số phòng Số giường Link sang thông tin sinh viên phòng IV.6 Hủy thẻ nội trú sinh viên - Ràng buộc về đối tượng sinh viên phải có danh sách tạm trú KTX.(kiểm tra mã sinh viên nhập vào hệ thống lúc đăng ký chấp nhận) - Ràng buộc thời gian KTX Số năm KTX ko quá: năm IV.6 Quản lý phòng/ Quản lý sinh viên Quản lý điện nước - Ràng buộc định dạng mã hóa đơn: HD-AAA-XX-YYYY AAA số phòng XX: tháng ; YYYY năm - Ràng buộc thời gian xử lý hóa đơn: ngày từ ngày tháng - Ràng buộc số tiền hóa đơn tối thiểu: 100.000đ IV.6 Quản lý trang thiết bị/ Quản lý bàn giao phòng học cuối năm - Ràng buộc số lượng vật tư có sẵn phòng bao gồm: Quạt: Giường ngủ: Chậu quần áo: Giá treo đồ: - Hiện trạng phòng ở: Đánh giá theo báo cáo hàng tháng ( Tốt / Xấu) 32 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội IV.6 Tra cứu thông tin phòng - Ràng buộc thời gian tra cứu: 15s IV.6 Tra cứu chỗ trống - Ràng buộc thời gian tra cứu: 15s IV.6 10 Đăng ký kiện cho sinh viên: - Ràng buộc thời gian sinh viên nhập tùy kiện - Ràng buộc mã sinh viên đăng ký thuộc sở dũ liệu có sẵn nhập vào lúc đăng ký tiếp nhận sinh viên vào KTX IV.6 11 Tìm kiếm sinh viên - Ràng buộc thời gian tra cứu: 15s IV.6 12 Quản lý cán - Ràng buộc Mã cán định dạng: XXX-YY XXX: mã cán YY: Phòng cán trực thuộc - Ràng buộc số lượng cán hệ thống lúc lưu không 100 người - Ràng buộc định dạng ảnh nhập vào hệ thống 3x4 - Ràng buộc quyền hạn giấy tờ nhập vào hệ thống IV.6 13 Tìm kiếm thông tin cán bộ: - Ràng buộc thời gian tra cứu: 15s IV.6 14 Ràng buộc thống kê - Ràng buộc mẫu biểu có sẵn đưa cho loại báo cáo Mẫu biểu tình hình tài Mẫu biểu tình hình án ninh Mẫu biểu tình hình trạng phòng Mẫu biểu tình hình khám chữa bệnh 33 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Mẫu biểu tình hình trang thiết bị IV So sánh, đánh giá Bên hình vẽ so sánh chức hệ thống quản lý ký túc xá nhóm em xây dựng so với nhóm khác Các ô màu trắng biểu thị chức hệ thống quản lý ký túc xá nhóm xây dựng Các ô màu xanh chức nhóm bổ sung thêm Các ô màu vàng chức nhóm bổ sung thêm Các ô màu đỏ chức mà nhóm em bổ sung thêm so với nhóm lại Như vậy, với hệ thống quản lý ký túc xá phân tích nhóm em bổ sung thêm 13 chức so với hệ thống quản lý ký túc xá mà nhóm khác xây dựng, tin học hóa nhiều khâu quản lý Hệ thống quản lý ký túc xá đáp ứng nhu cầu quản lý ký túc xá không công việc năm học tiếp nhận sinh viên đăng ký ký túc xá hay quản lý việc đóng tiền điện nước hàng tháng, tình trạng trang thiết bị; mà hệ thống giúp ban quản lý quản lý ký túc xá thời gian nghỉ hè sinh viên Đồng thời với chức giúp ban quản lý quản lý ký túc xá, hệ thống giúp đưa kết thống kê, từ giúp ban quản lý biết tình trạng ký túc xá 34 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội để kịp thời điều chỉnh phương pháp quản lý, nâng cao chất lượng đời sống cho sinh viên nội trú V Kết luận Với xã hội ngày phát triển việc tin học hóa hoạt động quản lý nói chung tin học hóa việc quản lý ký túc xá nói riêng điều tất yếu, tương lai thay cho cách quản lý theo phương pháp ghi chép thủ công Hiểu rõ quan trọng việc áp dụng tin học hóa vào công tác quản lý ký túc xá, nhóm em tìm hiểu, phân tích chức nghiệp vụ hệ thống để từ cố gắng áp dụng tin học hóa vào tất khâu quản lý Ngoài bốn chức quan trọng ký túc xá quản lý việc đăng ký vào ký túc xá sinh viên, quản lý sinh viên nội trú, quản lý trang thiết bị, quản lý việc thu tiền điện nước; hệ thống nhóm em bổ sung thêm hai chức hệ thống quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên ký túc xá thống kê thông số chất lượng đời sống sinh viên, cán nhân viên Như hệ thống giúp ban quản lý quản lý số lượng mà đánh giá chất lượng đời sống sinh viên, cán nhân viên ký túc xá Tuy nhiên, báo cáo dừng lại mức tìm hiểu, phân tích chức hệ thống, chưa tiến hành xây dựng phần mềm nên số yếu tố ràng buộc, số chức hệ thống chưa tính toán hết Ngoài ra, nhóm em tiến hành xây dựng chức cho hệ thống dựa việc tìm hiểu chức ký túc xá nên ký túc xá khác cần phải bổ sung thêm số chức riêng Tài liệu tham khảo: [1] Lê Thị Hoa, Bùi Thị Nga, Phân tích thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá, trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên – Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh [2] Mạc Thùy Linh, Nguyễn Thế Tân, Lê Quang Đức, Hoàng Ngọc Cường, Nguyễn Thị Anh Thư, Quản lý ký túc xá sinh viên đại học dân lập Hải Phòng, trường Đại học dân lập Hải Phòng [3], Nguyễn Ngọc Sơn Duy, Trần Minh Thắng, Đề tài quản lý ký túc xá Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh [4] Nguyễn Việt Anh, Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Đại Học Công Nghệ [5] Nguyễn Văn Vy, Nguyễn Việt Hà, Giáo trình kỹ nghệ phần mềm, Đại học Công Nghệ, 2006 [6] Phạm Thị Hoàng Nhung, Cơ sở liệu, giáo trình Công Nghệ phần mềm, Đại học Thủy Lợi 35 Nhóm 2, lớp K18KTĐT [...]... lại Như vậy, với hệ thống quản lý ký túc xá đã phân tích ở trên thì nhóm em đã bổ sung thêm 13 chức năng so với các hệ thống quản lý ký túc xá mà các nhóm khác đã xây dựng, đã tin học hóa được nhiều khâu quản lý Hệ thống quản lý ký túc xá này cũng đáp ứng được nhu cầu quản lý ký túc xá không chỉ trong các công việc trong năm học như tiếp nhận các sinh viên đăng ký ở ký túc xá hay quản lý việc đóng tiền... nghiệp vụ hệ thống để từ đó cố gắng áp dụng tin học hóa vào tất cả các khâu quản lý Ngoài bốn chức năng quan trọng nhất của ký túc xá là quản lý việc đăng ký vào ký túc xá của sinh viên, quản lý sinh viên nội trú, quản lý trang thiết bị, quản lý việc thu tiền điện nước; thì hệ thống của nhóm em đã bổ sung thêm hai chức năng của hệ thống là quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên ký túc xá và thống kê các... tình trạng các trang thiết bị; mà hệ thống này còn giúp ban quản lý quản lý được cả ký túc xá trong thời gian nghỉ hè của sinh viên Đồng thời với các chức năng giúp ban quản lý quản lý được ký túc xá, hệ thống còn giúp đưa ra các kết quả thống kê, từ đó giúp ban quản lý biết được tình trạng hiện tại của ký túc xá như thế nào 34 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội để còn kịp... pháp quản lý, nâng cao chất lượng đời sống cho sinh viên nội trú V Kết luận Với xã hội ngày càng phát triển thì việc tin học hóa các hoạt động quản lý nói chung và tin học hóa việc quản lý ký túc xá nói riêng là một điều tất yếu, hiện tại và tương lai sẽ thay thế cho cách quản lý theo phương pháp ghi chép thủ công Hiểu rõ được sự quan trọng của việc áp dụng tin học hóa vào công tác quản lý ký túc xá, ... Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội 2 Quản lý phòng 2.1 Quản lý điện nước 2.2 Quản lý trang thiết bị 2.3 Quản lý việc bàn giao phòng cuối năm học 2.4 Tìm kiếm thông tin về phòng 2.5 Tìm kiếm chỗ ở trống 3 Quản lý sinh viên 3.1 Xử phạt sinh viên vi phạm nội quy 3.2 Báo mất tài sản cá nhân 3.3 Đăng ký tham gia du lịch hoặc khóa học ngắn 3.4 Đăng ký khám chữa bệnh 3.5 Tìm kiếm thông tin sinh viên 4 Quản lý cán... tình hình khám chữa bệnh 33 Nhóm 2, lớp K18KTĐT Trường Đại học Công Nghệ - ĐH Quốc Gia Hà Nội Mẫu biểu tình hình trang thiết bị IV So sánh, đánh giá Bên dưới là hình vẽ so sánh các chức năng của hệ thống quản lý ký túc xá do nhóm em xây dựng so với 3 nhóm khác Các ô màu trắng biểu thị các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý ký túc xá đều được cả 4 nhóm xây dựng Các ô màu xanh là chức năng được nhóm... thể chưa tính toán được hết Ngoài ra, nhóm em tiến hành xây dựng chức năng cho hệ thống mới chỉ dựa trên việc tìm hiểu các chức năng của một ký túc xá nên đối với các ký túc xá khác có thể cần phải bổ sung thêm một số chức năng riêng Tài liệu tham khảo: [1] Lê Thị Hoa, Bùi Thị Nga, Phân tích thiết kế hệ thống quản lý ký túc xá, trường Đại học Khoa Học Tự Nhiên – Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh... hệ thống lúc đăng ký được chấp nhận) - Ràng buộc về thời gian ở KTX Số năm ở KTX ko quá: 2 năm IV.6 6 Quản lý phòng/ Quản lý sinh viên Quản lý điện nước - Ràng buộc về định dạng mã hóa đơn: HD-AAA-XX-YYYY AAA số phòng XX: tháng ; YYYY năm - Ràng buộc về thời gian xử lý hóa đơn: 5 ngày từ ngày đầu tiên của tháng - Ràng buộc về số tiền hóa đơn tối thiểu: 100.000đ IV.6 7 Quản lý trang thiết bị/ Quản lý. .. Thị Anh Thư, Quản lý ký túc xá sinh viên đại học dân lập Hải Phòng, trường Đại học dân lập Hải Phòng [3], Nguyễn Ngọc Sơn Duy, Trần Minh Thắng, Đề tài quản lý ký túc xá Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh, Đại học Quốc Gia thành phố Hồ Chí Minh [4] Nguyễn Việt Anh, Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Đại Học Công Nghệ [5] Nguyễn Văn Vy, Nguyễn Việt Hà, Giáo trình kỹ nghệ phần mềm, Đại... sinh viên, cán bộ nhân viên Như vậy hệ thống sẽ giúp ban quản lý không những quản lý được số lượng mà còn đánh giá được chất lượng đời sống của sinh viên, cán bộ nhân viên trong ký túc xá Tuy nhiên, báo cáo mới chỉ dừng lại ở mức tìm hiểu, phân tích các chức năng của hệ thống, chưa tiến hành xây dựng phần mềm nên một số yếu tố ràng buộc, hoặc một số chức năng của hệ thống có thể chưa tính toán được hết ... vậy, với hệ thống quản lý ký túc xá phân tích nhóm em bổ sung thêm 13 chức so với hệ thống quản lý ký túc xá mà nhóm khác xây dựng, tin học hóa nhiều khâu quản lý Hệ thống quản lý ký túc xá đáp ứng... bị ký túc xá, khám chữa bệnh sinh viên công nhân viên, tình trạng phòng Ngoài ra, nhóm chức hệ thống quản lý ký túc xá (i) quản lý việc tiếp nhận đăng ký vào ký túc xá sinh viên, (ii) quản lý. .. lý quản lý ký túc xá thời gian nghỉ hè sinh viên Đồng thời với chức giúp ban quản lý quản lý ký túc xá, hệ thống giúp đưa kết thống kê, từ giúp ban quản lý biết tình trạng ký túc xá 34 Nhóm 2,