Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên trong ký túc xá
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG ĐỀ TÀI: Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên trong ký túc xá Giáo viên hướng dẫn: TS. Trần Đỗ Đạt Hà Nội - 03/2013 1 PHẦN MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin con người đã nghĩ ra rất nhiều các ứng dụng phục vụ cho nhu cầu và lợi ích của cong người. Trong đó xây dựng phần mềm phục vụ công việc và một trong những vấn đề mà các nhà lập trình viên luôn quân tâm hàng đầu. Để tạo điều kiện học tập tốt nhất cho sinh viên thì các trường xây dựng nên các khu kí túc xá. Để quản lý được sinh viên ở trong các khu nhà kí túc này là hết sức quan trọng.Phần mềm Quản lý kí túc xá cũng là một trong những ứng dụng mà các trường học quan tâm nhiều . Nó phục vụ cho công tác quản lý sinh viên làm giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc ví dụ như hồ sơ trước đây phải lưu trữ rất nhiều trong các kho chứa thì bây giờ chỉ cần một chiếc máy tính nhỏ gọn cũng có thể lưu trữ cả kho hồ sơ của công ty. Với mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệ thông tin, em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của các khu kí túc xá để từ đó xây dựng lên phần mềm Quản lý kí túc xá nhằm phục vụ cho lợi ích của nhà trường. Ứng dụng phần mềm có thể chưa hoàn chỉnh, nhưng một phần nào đã thể hiện được sự cố gắng của chúng em trong những bước đầu hoà nhập với môi trường lầm việc bên ngoài và thế giới công nghệ mới. Em mong quý thầy cô trong khoa tạo điều kiện giúp đỡ em để chúng em hoàn thành đề tài của mình được tốt hơn Chúng em xin chân thành cảm ơn! 2 I.Yêu cầu hệ thống. 1.Mục đích xây dựng hệ thống. Trường đại học Bách Khoa Hà Nội là một trường đại học công nghệ hang đầu cả nước.Hàng năm đào tạo hàng chục nghìn sinh viên từ hệ cao đẳng,đại học cho đến cao học.Đa phần sinh viên theo học tại trường là các sinh sinh viên ngoại tỉnh.Để tạo điều kiện chỗ ăn chỗ ở cho sinh viên nhà trường đã xây dựng một hệ thống kí túc xá sinh viên rất quy mô bao gồm 10 dãy nhà.Trong đó 8 dãy nhà 4-5 tầng 2 dãy nhà 1 tầng,tổng cộng có 435 phòng ở,mỗi phòng bố trí 8-12 người,tổng cộng có thể đáp ứng chỗ ăn ở cho 4200 sinh viên. Tuy quy mô lớn và số lượng sinh viên cần quản lý nhiều đến như vậy, hiện nay việc quản lý sinh viên, lưu trữ hồ sơ vẫn được thực hiện thủ công bằng cách ghi chép giấy tờ. Mỗi khi có sinh viên đăng ký trọ hoặc rời đi thì việc tra lại sổ sách, sửa chữa rất mất thời gian, thậm chí không chính xác. Thực trạng này dẫn đến rất nhiều vấn đề trong khâu quản lý như xử lý chậm chạp, dễ mắc sai sót… Đặc biệt khối lượng công việc vào đầu mỗi học kỳ khi gia hạn hợp đồng là cực kì lớn, gây áp lực không nhỏ lên cán bộ quản lý. Với nhiều bất cập như vậy, nhu cầu thay đổi cách thức quản lý sinh viên và cơ sở hạ tầng trong KTX thực sự cần thiết.Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó nhóm chúng em xin đề xuất đề tài xây dựng hệ thống Quản lý kí túc xá.Hệ thống này còn có thể áp dụng cho mô hình kí túc xá ở các trường đại học khác. 2.Các chức năng của hệ thống. 2.1.Yêu cầu chức năng. - Lưu trữ tất cả thông tin, hồ sơ đăng ký ở KTX. - Quản lý danh sách sinh viên ở KTX. - Có chức năng tìm kiếm tức thời các thông tin của một sinh viện hoặc một hồ sơ đăng ký. - Cập nhật các khoản phí (điện, nước) của sinh viên. - Tự động tính toán, tổng hợp các khoản phí và khoản thu khác. - In danh sách sinh viên theo yêu cầu. VD: danh sách sinh viên hết hạn hợp đồng, danh sách sinh viên chưa thanh toán phí… 3 2.2.Yêu cầu phi chức năng - Giao diện sáng sủa, dễ nhìn, dễ thao tác đối với người ít hiểu biết về tin học. - Phân mềm chạy trên hệ điều hành window. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008. - Ngôn ngữ lập trình C# 2010. 3.Giá trị kinh doanh - Giá trị hữu hình: Giảm chi phí vận hành bộ máy quản lý. - Giá trị vô hình :Cải thiện chất lượng quản lý,giảm thiểu sai sót trong công tác quản lý,tăng tốc độ xử lý thủ tục cho sinh viên. 4.Các yêu cầu khác. Thời gian hoàn thành: 5 tháng Do quy mô trường cũng như hệ thống kí túc xá trong tương lai có thể mở rộng nên hệ thống yêu cầu phải có khả năng mở rộng. II.Phân tích tính khả thi. 1.Khả thi về mặt kỹ thuật. -Mức độ quen thuộc với công nghệ và ứng dụng: Tuy chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm nhưng qua những học phần được học tại viện điện tử -viễn thông qua các môn như Tin học đại cương,lập trình,lập trình nâng cao,phần mềm ứng dụng và phân tích thiết kế hướng đối tượng.Các thành viên trong nhóm đều có được những kiến thức cơ bản về ngôn ngữ lập trình C,C# và các bước xây dựng thiết kế phần mềm.Hoàn toàn có thể hoàn thành tốt dự án này. -Kích thước dự án: Số lượng người trong dự án: 5 người. Thời gian hoàn thành dự án: 5 tháng. 4 Hệ thống có những chức năng cơ bản như thêm,sửa xóa sinh viên và một số chức năng nâng cao như như tìm kiếm,thống kê. -Sự tương thích với hệ thống cũ: Hệ thống cũ là làm việc trên sổ sách,hệ thống mới được thiết kế với các chức năng cần thiết cũng như mở rộng.hoàn toàn có thể thây thế được hệ thống sổ sách hiện có. 2.Khả thi về kinh tế. a)Xác định các loại chi phí và lợi nhuận Chi phí : phần cứng, lương, chi phí cho văn phòng làm việc cho đội ngũ xây dựng dự án, chi phí vận hành và bảo dưỡng hệ thống. Lợi nhuận: Hữu hình: Giảm chi phí cho đội ngũ quản lý do cắt giảm,giảm chi phí cho không gian lưu chữ hồ sơ sổ sách trước đây. Vô hình :Nâng cao chất lượng quản lý. b)Định giá: Chi phí: -Chi phí xây dựng vận hành hệ thống Phần cứng (1 lần) 500 triệu đồng. -Trả lương cho 5 người bao gồm kỹ sư và người quản lý dự án trong vòng 5 tháng 200 triệu đồng. -Chi phí vận hành và bảo trì hệ thống: 5 triệu /tháng. Lợi nhuận: -Giảm được chi phí trả lương cho đội ngũ quản lý 80 triệu /tháng. -Giảm chi phí không gian lưu trữ.Trước đây mỗi tòa nhà cần có 1 phòng dành cho lưu trữ hồ sơ nhưng giờ được lưu trữ tập trung ở một server nên các phòng này có 5 thể cho sinh viên ở.Như vậy sẽ vừa tạo điều kiện them cho nhiều sinh viên được ở ký túc xá vừa tăng thêm thu nhập mỗi tháng khoảng 10 triệu đồng. c)Xác định dòng tiền mặt. Với lạm phát ước tính là 9% một năm. Xác định dòng tiền mặt: Uớc tính lạm phát xung quanh con số 9%. - Các chi phí phát triển hệ thống ban đầu: +Chi phí mua Server,Printer,licenses software. + Chi phí cho đội ngũ phát triển hệ thống. - Chi phí vận hành thường xuyên - Lợi nhuận hữu hình: + Lợi nhuận từ việc cắt giảm biên chế đội ngũ quản lý,giảm không gian lưu trữ hồ sơ,sổ sách. + Lợi nhuận từ việc cho thuê phòng trống. - Lợi nhuận vô hình: + Nâng cao chất lượng quản lý 6 7 III.Xác định kích thước dự án Áp dụng phương pháp điểm chức năng. Bước 1:tính toán số điểm chức năng. Input: STT Input complex 1 Thông tin sinh viên High 2 Thông tin phòng Low 8 3 Thông tin cán bộ phụ trách Low 4 Thông tin khen thưởng Medium Output: STT Output complex 1 Thông tin sinh viên High 2 Thông tin phòng Low 3 Thông tin cán bộ phụ trách Low 4 Thông tin khen thưởng Medium 5 Thông tin hóa đơn High Queries: STT Queries Complex 1 Đăng nhập hệ thống High 2 Tìm kiếm thông tin cá nhân sinh viên Medium 3 Tìm kiếm thông tin phòng Medium 4 Tìm kiếm thông tin cán bộ quản lý Low 5 Tìm kiếm thông tin khen thưởng kỷ luật Medium 6 Xuất hóa đơn thanh toán High File: STT File Complex 1 Sinh viên High 2 Dãy Medium 9 3 Phòng Medium 4 Hóa đơn High 5 Thuê,trả Medium 6 Thanh toán Medium 7 Cán bộ quản lý Low Program Interfaces: STT Program Interfaces Complex 1 Giao diện chung High 2 Đăng nhập Medium 3 Đổi mật khẩu Medium 4 Quản lý sinh viên Medium 5 Quản lý phòng Medium 6 Quản lý hóa đơn Medium 7 Quản lý cán bộ quản lý Low 8 Tìm kiếm sinh viên Medium 9 Tìm kiếm cán bộ quản lý Medium 10 Tìm kiếm hóa đơn Medium 11 Tìm kiếm phòng Medium Bảng tính TUFP : Description Total numbers Complexity Total Low Medium Hight Inputs 4 4x2 6x1 8x1 22 Outputs 5 6x2 7x1 9x2 37 Queries 6 7x1 10x3 12x2 61 Files 7 6x1 9x4 10x2 62 Program interfaces 11 4x1 5x9 6x1 55 TUFP 237 10 [...]... Quản lý người dùng: -Tác nhân :Người quản trị hệ thống -Mô tả : Khi một người mới vào nhận nhiệm vụ Cán bộ quản lý kí túc xá sẽ được Người quản trị hệ thống tạo và cấp cho một tài khoản đăng nhập hệ thống. Ngược lai,khi một người không còn làm cán bộ quản lý kí túc xá nữa thì Người quản trị hệ thống sẽ xóa tài khoản của người đó đi b Case sử dụng Quản lý sinh viên -Tác nhân : Cán bộ quản lý kí túc xá. .. Interests: Người quản lý muốn quản lý thông tin sinh viên Brief Description: Use case mô tả cách thức người quản lý có thể quản lý thông tin sinh viên Trigger: Người quản lý mở chương trình và gửi yêu cầu quản lý sinh viên đến hệ thống Type: External Relationships: Association: Người quản lý Include: Extend:Thêm sinh viên, sửa sinh viên, xóa sinh viên Generalization: Normal Flow of Events: 1 Người quản trị... gửi yêu cầu quản lý sinh viên 2 Hệ thống mở giao diện quản lý sinh viên và yêu cầu chọn thêm,sửa xóa thông tin sinh viên 3 NQL chọn thêm sinh viên hoặc sửa sinh viên hay xóa sinh viên 4 Hệ thống mở chức năng tương ứng và báo kết quả khi thực hiện xong 5 NQL thoát khỏi hệ thống Subflows: Alternate/Exceptional Flows: 3.a: NQL muốn thoát chức năng quản lý người dùng 3.b:NQL muốn thoát khỏi hệ thống Use... dùng: Người quản trị hệ thống sẽ cấp cho mỗi Cán bộ quản lý lí túc xá một tài khoản đăng nhập hệ thống và sẽ hủy một tài khoản khi cán bộ quản lí không còn làm nhiệm vụ đó nữa -Khởi động và dừng hệ thống: Chức năng này do người quản trị hệ thống khởi động hoặc dừng hệ thống khi cần thiết -Bảo trì hệ thống: Người bảo trì hệ thống sẽ phải bỏa trì hệ thống định kì và khắc phục sự cố khi có lỗi hệ thống xảy... tin sinh viên khi sinh viên ra khỏi kí túc xá -Tìm kiếm + thống kê: Cho phép Cán bộ quản lý tra cứu thông tin về sinh viên và phòng .Thống kê theo các thông tin tương ứng, theo tháng , năm ,… -Lập hóa đơn : Là chức năng kế toán giúp Cán bộ quản lý lập và in hóa đơn phí ở ký túc cho sinh viên hàng tháng -Thanh toán: Thanh toán tiền phí ở kí túc xá và tiền phí điện nước ở kí túc xá hàng tháng 22 -Quản lý. .. dụng tạo biểu mẫu tìm kiếm hoặc thống kê.Sau đó truy vấn tìm kiếm tương ứng và hiển thị thông tin lên giao diện tương ứng 3.Danh sách các case sử dụng 1.Đăng nhập 2 .Quản lý người dùng 3 .Quản lý sinh viên 4.Lập hóa đơn 5.Tìm kiếm + thống kê 6 .Quản lý kí túc xá 7.Thêm sinh viên 8.Sửa sinh viên 9.Xóa sinh viên 10.Thanh toán 11.Khởi động và sử dụng hệ thống 12.Bảo trì hệ thống VIII.Use case descriptions... kiếm sinh viên -Thêm sinh viên : Khi có sinh viên mới đăng kí vào kí túc xá và đảm bảo các yêu cầu thì cán bộ Cán bộ quản lý có thể đăng ký những sinh viên mới vào ký túc xá -Sửa sinh viên: Chỉnh sửa thông tin sinh viên khi có sự thay đổi như chuyển khóa,chuyển khoa hay chuyển từ phòng này sang phòng khác…hoặc phòng có sự thay đổi số lượng người hay có người mới vào,ra -Xóa sinh viên : Cán bộ quản lí... của hệ thống để thực hiện nhiệm vụ của mình và cũng là đối tượng được hệ thống phục vụ -Người quản trị hệ thống: Có thể bổ sung,xóa người sử dụng và có thể khởi động hay tắt hệ t hống -Người bảo trì hệ thống : Bảo trì hệ thống trong quá trình vận hành 21 b.Các Ca sử dụng -Quản lý kí túc xá :Bao gồm các chức năng chính của chương trình -Quản lý sinh viên: Bao gồm các chức năng thêm,sửa,xóa,tìm kiếm sinh. .. Actor: Người quản lý Use case type: detail, essential Stakeholders and Interests: Người quản lý muốn đăng nhập vào hệ thống để nhập, sửa, xóa thong tin được quản lý trong hệ thống Brief Description: Use case mô tả cách thức người quản trị có thể truy cập vào hệ thống Trigger: Người quản lý mở chương trình và đăng nhập vào hệ thống Type: External 24 Relationships: Association: Người quản lý Include:... Extend:Nhập TTSinhVien, Nhập TTPhong Generalization: Normal Flow of Events: 1 Người quản lý đăng nhập vào hệ thống 2 Hệ thống xác nhận tính hợp lệ của tài khoản 3 Người quản lý thực hiện các công việc cần thiết 4 Người quản lý thoát khỏi hệ thống Subflows: Alternate/Exceptional Flows: 2: Nếu tài khoản đăng nhập không hợp lệ, hệ thống yêu cầu người quản lý nhập lại Use case name: Quản lý người dùng . nhập hệ thống. Sau đó,Cán bộ quản lý có thể lựa chọ các tác vụ như: Thêm sinh viên: Thêm sinh viên mới chuyển vào ký túc xá. Sửa sinh viên: Khi sinh viên chuyển phòng. Xóa sinh viên: Khi sinh viên. Đổi mật khẩu Medium 4 Quản lý sinh viên Medium 5 Quản lý phòng Medium 6 Quản lý hóa đơn Medium 7 Quản lý cán bộ quản lý Low 8 Tìm kiếm sinh viên Medium 9 Tìm kiếm cán bộ quản lý Medium 10 Tìm kiếm. cao học.Đa phần sinh viên theo học tại trường là các sinh sinh viên ngoại tỉnh.Để tạo điều kiện chỗ ăn chỗ ở cho sinh viên nhà trường đã xây dựng một hệ thống kí túc xá sinh viên rất quy mô