Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên trong ký túc xá
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
VIỆN ĐIỆN TỬ VIỄN THÔNG
PHÂN TÍCH - THIẾT KẾ HƯỚNG ĐỐI TƯỢNG
ĐỀ TÀI: Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên trong ký túc xá
Giáo viên hướng dẫn: TS Trần Đỗ Đạt
Hà Nội - 03/2013
Trang 2PHẦN MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin con người đãnghĩ ra rất nhiều các ứng dụng phục vụ cho nhu cầu và lợi ích của cong người.Trong đó xây dựng phần mềm phục vụ công việc và một trong những vấn đề
mà các nhà lập trình viên luôn quân tâm hàng đầu Để tạo điều kiện học tập tốtnhất cho sinh viên thì các trường xây dựng nên các khu kí túc xá Để quản lýđược sinh viên ở trong các khu nhà kí túc này là hết sức quan trọng.Phần mềm
Quản lý kí túc xá cũng là một trong những ứng dụng mà các trường học quan
tâm nhiều Nó phục vụ cho công tác quản lý sinh viên làm giảm thiểu tối đanhững vất vả trong công việc ví dụ như hồ sơ trước đây phải lưu trữ rất nhiềutrong các kho chứa thì bây giờ chỉ cần một chiếc máy tính nhỏ gọn cũng có thểlưu trữ cả kho hồ sơ của công ty
Với mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của côngnghệ thông tin, em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của các
khu kí túc xá để từ đó xây dựng lên phần mềm Quản lý kí túc xá nhằm phục vụ
cho lợi ích của nhà trường Ứng dụng phần mềm có thể chưa hoàn chỉnh, nhưngmột phần nào đã thể hiện được sự cố gắng của chúng em trong những bước đầuhoà nhập với môi trường lầm việc bên ngoài và thế giới công nghệ mới Emmong quý thầy cô trong khoa tạo điều kiện giúp đỡ em để chúng em hoàn thành
đề tài của mình được tốt hơn
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
Trang 3I.Yêu cầu hệ thống.
1.Mục đích xây dựng hệ thống.
Trường đại học Bách Khoa Hà Nội là một trường đại học công nghệ hang đầu cả nước.Hàng năm đào tạo hàng chục nghìn sinh viên từ hệ cao đẳng,đại học cho đến cao học.Đa phần sinh viên theo học tại trường là các sinh sinh viên ngoại tỉnh.Để tạo điều kiện chỗ ăn chỗ ở cho sinh viên nhà trường đã xây dựng một hệ thống kí túc xá sinh viên rất quy mô bao gồm 10 dãy nhà.Trong đó 8 dãy nhà 4-5 tầng 2 dãy nhà 1 tầng,tổng cộng có 435 phòng ở,mỗi phòng bố trí 8-12 người,tổng cộng
có thể đáp ứng chỗ ăn ở cho 4200 sinh viên
Tuy quy mô lớn và số lượng sinh viên cần quản lý nhiều đến như vậy, hiện nayviệc quản lý sinh viên, lưu trữ hồ sơ vẫn được thực hiện thủ công bằng cách ghichép giấy tờ Mỗi khi có sinh viên đăng ký trọ hoặc rời đi thì việc tra lại sổ sách,sửa chữa rất mất thời gian, thậm chí không chính xác Thực trạng này dẫn đến rấtnhiều vấn đề trong khâu quản lý như xử lý chậm chạp, dễ mắc sai sót… Đặc biệtkhối lượng công việc vào đầu mỗi học kỳ khi gia hạn hợp đồng là cực kì lớn, gây
áp lực không nhỏ lên cán bộ quản lý
Với nhiều bất cập như vậy, nhu cầu thay đổi cách thức quản lý sinh viên và cơ sởhạ tầng trong KTX thực sự cần thiết.Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó nhóm
chúng em xin đề xuất đề tài xây dựng hệ thống Quản lý kí túc xá.Hệ thống này
còn có thể áp dụng cho mô hình kí túc xá ở các trường đại học khác
2.Các chức năng của hệ thống.
2.1.Yêu cầu chức năng.
- Lưu trữ tất cả thông tin, hồ sơ đăng ký ở KTX
- Quản lý danh sách sinh viên ở KTX
- Có chức năng tìm kiếm tức thời các thông tin của một sinh viện hoặcmột hồ sơ đăng ký
- Cập nhật các khoản phí (điện, nước) của sinh viên
- Tự động tính toán, tổng hợp các khoản phí và khoản thu khác
Trang 4- In danh sách sinh viên theo yêu cầu VD: danh sách sinh viên hết hạnhợp đồng, danh sách sinh viên chưa thanh toán phí…
2.2.Yêu cầu phi chức năng
- Giao diện sáng sủa, dễ nhìn, dễ thao tác đối với người ít hiểu biết về tinhọc
- Phân mềm chạy trên hệ điều hành window
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008
- Ngôn ngữ lập trình C# 2010
3.Giá trị kinh doanh
- Giá trị hữu hình: Giảm chi phí vận hành bộ máy quản lý
- Giá trị vô hình :Cải thiện chất lượng quản lý,giảm thiểu sai sót trongcông tác quản lý,tăng tốc độ xử lý thủ tục cho sinh viên
4.Các yêu cầu khác.
Thời gian hoàn thành: 5 tháng
Do quy mô trường cũng như hệ thống kí túc xá trong tương lai có thể mở rộng nên
hệ thống yêu cầu phải có khả năng mở rộng
II.Phân tích tính khả thi
1.Khả thi về mặt kỹ thuật.
-Mức độ quen thuộc với công nghệ và ứng dụng:
Tuy chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm nhưng qua những học phần được học tại viện điện tử -viễn thông qua các môn như Tin học đại cương,lập trình,lập trình nâng cao,phần mềm ứng dụng và phân tích thiết kế hướng đối
tượng.Các thành viên trong nhóm đều có được những kiến thức cơ bản về ngôn ngữ lập trình C,C# và các bước xây dựng thiết kế phần mềm.Hoàn toàn có thể hoàn thành tốt dự án này
-Kích thước dự án:
Trang 5Số lượng người trong dự án: 5 người.
Thời gian hoàn thành dự án: 5 tháng
Hệ thống có những chức năng cơ bản như thêm,sửa xóa sinh viên và một số chứcnăng nâng cao như như tìm kiếm,thống kê
-Sự tương thích với hệ thống cũ:
Hệ thống cũ là làm việc trên sổ sách,hệ thống mới được thiết kế với các chức năng cần thiết cũng như mở rộng.hoàn toàn có thể thây thế được hệ thống sổ sách hiện có
2.Khả thi về kinh tế.
a)Xác định các loại chi phí và lợi nhuận
Chi phí : phần cứng, lương, chi phí cho văn phòng làm việc cho đội ngũ xây dựng
dự án, chi phí vận hành và bảo dưỡng hệ thống
-Chi phí xây dựng vận hành hệ thống Phần cứng (1 lần) 500 triệu đồng
-Trả lương cho 5 người bao gồm kỹ sư và người quản lý dự án trong vòng 5 tháng
Trang 6-Giảm chi phí không gian lưu trữ.Trước đây mỗi tòa nhà cần có 1 phòng dành cho lưu trữ hồ sơ nhưng giờ được lưu trữ tập trung ở một server nên các phòng này có thể cho sinh viên ở.Như vậy sẽ vừa tạo điều kiện them cho nhiều sinh viên được ở ký túc xá vừa tăng thêm thu nhập mỗi tháng khoảng 10 triệu đồng.
c)Xác định dòng tiền mặt.
Với lạm phát ước tính là 9% một năm
Xác định dòng tiền mặt:
Uớc tính lạm phát xung quanh con số 9%
- Các chi phí phát triển hệ thống ban đầu:
+Chi phí mua Server,Printer,licenses software
+ Chi phí cho đội ngũ phát triển hệ thống
- Chi phí vận hành thường xuyên
- Lợi nhuận hữu hình:
+ Lợi nhuận từ việc cắt giảm biên chế đội ngũ quản lý,giảm không gian lưu trữ
hồ sơ,sổ sách
+ Lợi nhuận từ việc cho thuê phòng trống
- Lợi nhuận vô hình:
+ Nâng cao chất lượng quản lý
Trang 8III.Xác định kích thước dự án
Áp dụng phương pháp điểm chức năng
Bước 1:tính toán số điểm chức năng.
Input:
Trang 9Queries:
Complex
6 Thanh toán Medium
7 Cán bộ quản lý Low
Trang 10Program Interfaces:
1 Giao diện chung High
4 Quản lý sinh viên Medium
5 Quản lý phòng Medium
6 Quản lý hóa đơn Medium
7 Quản lý cán bộ quản lý Low
8 Tìm kiếm sinh viên Medium
9 Tìm kiếm cán bộ quản lý Medium
10 Tìm kiếm hóa đơn Medium
Trang 11Bước 2:Tính độ phức tạp và xử lý hiệu chỉnh.
Trang 12TAFP =0.74 * 237 = 175.38
Bước 3:Ước lượng nhân lực,thời gia hoàn thành dự án
-Ước lượng số dòng code
C#: 300 dòng code
-Ước lượng nhân lực:
Effort =1.4 * 3 = 4.2 (Person months)
-Ước lượng thời gian thực hiện dự án:
Schedule time = 3.0 * 4 2^(1/3) = 4.84 (months)
Vậy thời gian hoàn thanh dự án theo ước lượng là khoảng gần 5 tháng
IV.Lập kế hoạch dự án
Trang 13Task
number
8 Lập kế hoạch chi tiết cho công
10
Phân tích và thiết kế giao
diện-chức năng cho module 1:
Đăng nhập tài khoản
12
Phân tích và thiết kế giao
diện-chức năng cho module 2 :
nhập dữ liệu về sinh viên
14
Phân tích và thiết kế giao
diện-chức năng cho module 3 :
tìm kiếm sinh viên
16
Phân tích và thiết kế giao
diện-chức năng cho module 4 :
nhập thông tin phòng
Trang 1418
Phân tích và thiết kế giao
diện-chức năng cho module 5 :
Tìm kiếm thông tin phòng
20
Phân tích và thiết kế giao
diện-chức năng cho module 6 :
Nhập thông tin cán bộ quản lý
22
Phân tích và thiết kế giao
diện-chức năng cho module
Trang 15Tìm hiểu thực tế đưa ra ý tưởng
Phân tích ý tưởng ,phân tích khả thi dự án
Xác định yêu cầu chung của hệ thống
Đánh giá qui mô dự án Xây dựng kế hoạch cho công việc
Xác định công cụ triển khai dự án
Xác định rủi ro của dự án Lập kế hoạch chi tiết cho công việc
Phân bổ nhân sự cho dự án Phân tích và thiết kế giao diện
Số ngày còn lại
Số ngày đã thưc hiện Ngày bắt đầu
V.Tài liệu định nghĩa yêu cầu hệ thống
1.Thu thập và phân tích yêu cầu.
a.Các vấn đề của hệ thống hiện tại
Hệ thống quản lý thủ công bộc lộ nhiều hạn chế:
-Chậm chạp: với số lượng sinh viên lên đến hàng nghìn kèm theo nhiềuthông tin liên quan (SHSV, họ tên, quên quán…) dẫn đến việc quản lý hiệnnay diễn ra hết sức chậm chạp
-Tìm kiếm khó khăn: việc tìm kiếm thông tin về sinh viên cũng không hềđơn giản vì số lượng quá đông Ví dụ như cán bộ quản lý muốn nắm bắtthông tin của một sinh viên nào đó (trong số 4200 sinh viên) thì phải mở sổtra cứu rất mất thời gian
Trang 16-Quá tải: đầu mỗi học kì, KTX phải tiếp nhận số lượng sinh viên đến và đicực lớn, cập nhật hàng trăm, hàng nghìn trường hợp Quá tải là điều khôngthể tránh khỏi.
-Dễ sai sót: thao tác quá vất vả dễ gây ra mệt mỏi, sai sót, đặc biệt tại nhữngthời điểm quá tải
b.Các quy trình cần tin học hóa
*Khi sinh viên đăng ký phòng:
- Cán bộ quản lý cần xác định phòng còn trống để xếp sinh viên vào đó
- Nhập các thông tin sinh viên: Họ tên, số hiệu sinh viên (SHSV), ngày sinh,quê quán, giới tính, số chứng minh nhân dân (CMND), lớp chuyên ngànhhọc, ngày đăng ký, ngày kết thúc hợp đồng, tên (hoặc mã) phòng trọ… Mỗisinh viên được đặc trưng bởi SHSV và họ tên, các thao tác tìm kiếm sau nàydựa trên 2 thông tin này
*Khi sinh viên chuyển phòng:
- Cán bộ quản lý cần xác định phòng còn trống để xếp sinh viên đó vào.-Sinh viên từ phòng này chuyển sang phòng khác thì mã phòng thay đổinhưng tất cả thông tin còn lại thì vẫn giữ nguyên
-Thay đổi thông tin về số lượng sinh viên ở phòng cũ và phòng mới
*Khi sinh viên chuyển ra ngoài:
-Hệ thống xóa tên sinh viên khỏi phòng, giảm số người trong phòng đó đi.-Thông tin về sinh viên vẫn được lưu lại trong cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu,tổng kết sau này
*Tìm kiếm thông tin:
Trang 17-Cán bộ quản lý tìm kiếm dựa vào SHSV và họ tên sinh viên để lấy thông tinchi tiết về sinh viên: quê quán, ngày sinh, giới tính, lớp chuyên ngành học,hóa đơn đã thanh toán & chưa thanh toán…
-Tra cứu phòng trống khi có sinh viên nộp đơn xin vào
*Xuất nhập hóa đơn:
-Cuối mỗi tháng, quản lý KTX sẽ thêm hóa đơn cho sinh viên, cập nhật tiềnphòng, tiền điện, nước sinh hoạt mà sinh viên phải trả trong tháng đó, đồngthời đặt hạn nộp tiền và in hóa đơn Khi sinh viên nộp đủ tiền thì cán bộquản lý cập nhật tình trạng hóa đơn trong cơ sở dữ liệu (đã trả), in biên laicho sinh viên
2.Tài liệu định nghĩa yêu cầu hệ thống.
a.Yêu cầu chức năng.
-Lưu trữ tất cả thông tin, hồ sơ đăng ký ở KTX
-Quản lý danh sách sinh viên ở KTX
-Có chức năng tìm kiếm tức thời các thông tin của một sinh viện hoặc một
hồ sơ đăng ký
-Cập nhật các khoản phí (điện, nước) của sinh viên
-Tự động tính toán, tổng hợp các khoản phí và khoản thu khác
-In danh sách sinh viên theo yêu cầu VD: danh sách sinh viên hết hạn hợpđồng, danh sách sinh viên chưa thanh toán phí…
b.Yêu cầu phi chức năng.
-Quản lý tài khoản đăng nhập hệ thống
-Giao diện sáng sủa, dễ nhìn, dễ thao tác đối với người ít hiểu biết về tinhọc
-Phân mềm chạy trên hệ điều hành window
-Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008
-Ngôn ngữ lập trình C# 2010
Trang 18VI.Biểu đồ hoạt động
Bắt đầu vào hệ thống là đối tượng Cán bộ quản lý.Cán bộ quản lý sẽ phải đăng nhập hệ thống.Sau đó,Cán bộ quản lý có thể lựa chọ các tác vụ như:
Thêm sinh viên: Thêm sinh viên mới chuyển vào ký túc xá.
Sửa sinh viên: Khi sinh viên chuyển phòng.
Xóa sinh viên: Khi sinh viên chuyển khỏi kí túc xá.
Tìm kiếm thông tin: Giúp Cán bộ quản lí có thể tìm kiếm thông tin về phòng,sinh
viên
Lập hóa đơn: Lập hóa đơn phí ở trọ và phí điện nước hàng tháng.
Khi vào giao diện các tác vụ thì Cán bộ quản lý có nhiều lựa chọn:Có thể thực hiện
Trang 19truy xuất dữ liệu trong cơ sở dữ liệu để thực hiện một tác vụ thì có thể tiếp tục quay về thực hiện tác vụ khác hoặc kết thúc hoạt động trên hệ thống.
Biểu đồ hoạt động mức cao
Quản lý sinh viên
Trang 20Thanh toán hóa đơn
Biểu đồ tìm kiếm
Trang 21Hình 1:Biểu đồ hoạt động của hệ thống
VII.Biểu đồ Ca sử dụng
1.Các Ca sử dụng
a.Các tác nhân
-Sinh viên : Là đối tượng được hệ thống phục vụ.
-Cán bộ quản lý : Là người trực tiếp sử dụng các chức năng của hệ thống để
thực hiện nhiệm vụ của mình và cũng là đối tượng được hệ thống phục vụ
-Người quản trị hệ thống: Có thể bổ sung,xóa người sử dụng và có thể khởi
động hay tắt hệ t hống
-Người bảo trì hệ thống : Bảo trì hệ thống trong quá trình vận hành
Trang 22b.Các Ca sử dụng.
-Quản lý kí túc xá :Bao gồm các chức năng chính của chương trình.
-Quản lý sinh viên:Bao gồm các chức năng thêm,sửa,xóa,tìm kiếm sinh viên -Thêm sinh viên :
Khi có sinh viên mới đăng kí vào kí túc xá và đảm bảo các yêu cầu thì cán
bộ Cán bộ quản lý có thể đăng ký những sinh viên mới vào ký túc xá
-Sửa sinh viên:
Chỉnh sửa thông tin sinh viên khi có sự thay đổi như chuyển khóa,chuyển khoa hay chuyển từ phòng này sang phòng khác…hoặc phòng có sự thay đổisố lượng người hay có người mới vào,ra
-Xóa sinh viên :
Cán bộ quản lí sẽ xóa thông tin sinh viên khi sinh viên ra khỏi kí túc xá
Thanh toán tiền phí ở kí túc xá và tiền phí điện nước ở kí túc xá hàng tháng
-Quản lý người dùng: Người quản trị hệ thống sẽ cấp cho mỗi Cán bộ quản
lý lí túc xá một tài khoản đăng nhập hệ thống và sẽ hủy một tài khoản khi cán bộ quản lí không còn làm nhiệm vụ đó nữa
Trang 23-Khởi động và dừng hệ thống: Chức năng này do người quản trị hệ thống
khởi động hoặc dừng hệ thống khi cần thiết
-Bảo trì hệ thống:
Người bảo trì hệ thống sẽ phải bỏa trì hệ thống định kì và khắc phục sự cố khi có lỗi hệ thống xảy ra
2.Phân tích một số Case sử dụng chính.
a Case sử dụng Quản lý người dùng:.
-Tác nhân :Người quản trị hệ thống
-Mô tả : Khi một người mới vào nhận nhiệm vụ Cán bộ quản lý kí túc xá sẽ được Người quản trị hệ thống tạo và cấp cho một tài khoản đăng nhập hệ thống.Ngược lai,khi một người không còn làm cán bộ quản lý kí túc xá nữa thì Người quản trị hệ thống sẽ xóa tài khoản của người đó đi
b Case sử dụng Quản lý sinh viên.
-Tác nhân : Cán bộ quản lý kí túc xá
-Mô tả : Case sử dụng này cho phép thêm mới,Sửa thông tin hay xóa bỏ, và tìm kiếm thông tin về sinh viên.Nó có thể được mở rộng thành 3 case sử dụng thêm sinh viên, sửa sinh viên, xóa sinh viên
c Case sử dụng Lập hóa đơn:
-Tác nhân:Cán bộ quản lý
-Mô tả: Case sử dụng này sẽ lấy thông tin từ sinh viên và các thông tin cần thanh toán để tạo hóa đơn sử dụng của sinh viên,phục vụ thanh toán
d Case sử dụng Tìm kiếm + thống kê
-Tác nhân: Cán bộ quản lý
Trang 24-Mô tả: Case sử dụng tạo biểu mẫu tìm kiếm hoặc thống kê.Sau đó truy vấn tìm kiếm tương ứng và hiển thị thông tin lên giao diện tương ứng.
3.Danh sách các case sử dụng
1.Đăng nhập
2.Quản lý người dùng
3.Quản lý sinh viên
4.Lập hóa đơn
5.Tìm kiếm + thống kê
6.Quản lý kí túc xá
7.Thêm sinh viên
8.Sửa sinh viên
9.Xóa sinh viên
10.Thanh toán
11.Khởi động và sử dụng hệ thống
12.Bảo trì hệ thống
VIII.Use case descriptions
Use case name: Đăng nhập ID:1 Importance Level: High Primary Actor: Người quản lý Use case type: detail, essential Stakeholders and Interests: Người quản lý muốn đăng nhập vào hệ thống để
nhập, sửa, xóa thong tin được quản lý trong hệ thống
Brief Description: Use case mô tả cách thức người quản trị có thể truy cập