Xây dựng hệ thống quản lý dự án tại công ty Cổ phần tư vấn Việt Hà

Công ty tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của chủ đầu tư khách hàng; sau đó kí hợp đồng tư vấn quản lý dự án với khách hàng, ban giám đốc công ty quyết định thành lập Ban Quản lý dự án gồm: giám

Trang 1

LỜI CÁM ƠN

Để hoàn thành báo cáo tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đếnthầy giáo NGUYỄN DƯƠNG HÙNG đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trìnhviết báo cáo

Em xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô trong khoa Hệ thống thông tin quản

lý, Học viện Ngân hàng đã tận tình truyền đạt kiến thức cho em trong 4 năm họctập Những kiến thức đó không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu chuyên đề

mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty Cổ phần tư vấn Việt Hàcùng toàn thể các cô, chú, anh chị đã tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại Công

ty Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn đến bác Nguyễn Đình Trọng- Giám đốc công ty

đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu thập số liệu

Được sự giúp đỡ của thầy cô và các bác bên Công ty Cổ phần tư vấn Việt

Hà, cùng với sự nỗ lực của bản thân, em đã hoàn thành báo cáo tốt nghiệp Do trình

độ nghiên cứu và thời gian có hạn, báo cáo chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót vàhạn chế Em rất mong nhận được sự thông cảm, góp ý và chỉ dẫn của quý thầy cô

Em xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20 tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Trang

Nguyễn Thị Trang Lớp: HTTTB - K12

Trang 2

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN 3

1.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần tư vấn Việt Hà 3

1.1.1 Công ty: 3

1.1.2 Địa chỉ trụ sở chính: 3

1.1.3 Quá trình hình thành và phát triển: 3

1.1.4 Bộ máy tổ chức: 4

1.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình C# 6

2.1 Mô tả bài toán nghiệp vụ 8

2.1.1 Mô tả bài toán: 8

2.1.2 Bảng phân tích xác định Chức năng, Tác nhân, Hồ sơ 11

2.1.3 Phân tích tương tác để xác định tác nhân 13

2.2 Mô tả mô hình nghiệp vụ của hệ thống 14

2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 14

2.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng 15

2.2.3 Mô tả chi tiết chức năng mức lá và biểu đồ hoạt động 18

2.2.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng 23

2.2.5 Ma trận thực thể chức năng 24

2.2.6 Biểu đồ hoạt động 25

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN 29

3.1 Các mô hình xử lý nghiệp vụ 29

3.1.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 29

3.1.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 30

3.2 Mô hình dữ liệu quan niệm: mô hình E- R 33

3.2.1 Lập bảng liệt kê các thuộc tính của các hồ sơ, tài liệu 33

3.2.2 Xác định các thực thể 35

3.2.3 Xác định mối quan hệ giữa các thực thể 36

3.2.4 Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan niệm 37

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN .38 4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 38

4.1.1 Chuyển mô hình E- R sang mô hình quan hệ 38

Trang 3

4.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 41

4.2 Xác định các giao diện nhập liệu 44

4.2.1 Các giao diện ứng với các thực thể 44

4.2.2 Các giao diện ứng với mối quan hệ 44

4.3 Xác định các luồng dữ liêu hệ thống 44

4.3.1 Luồng dữ liệu tiến trình “1.0 Tiếp nhận hợp đồng và lập kế hoạch dự án”……… 44

4.4 Tích hợp các giao diện và thiết kế kiến trúc 46

4.4.1 Tích hợp các giao diện 46

4.4.2 Kiến trúc hệ thống giao diện tương tác 48

CHƯƠNG V CÀI ĐẶT VÀ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH 50

5.1 Môi trường vận hành của hệ thống 50

5.1.1 Kiến trúc hệ thống phần cứng đầy đủ 50

5.1.2 Hệ thống phần cứng nền 50

5.2 Thiết kế giao diện hệ thống quản lý dự án 50

5.2.1 Giao diện “Cập nhật phiếu nhận hồ sơ” 51

5.2.2 Giao diện “Cập nhật hồ sơ khách hàng” 52

5.2.3 Giao diện “ Lập hợp đồng tư vấn quản lý dự án” 52

5.2.4 Giao diện “Cập nhật công trình” 53

5.2.5 Giao diện “Cập nhật khách hàng” 53

5.2.6 Giao diện “Cập nhật nhân viên” 54

5.2.7 Giao diện “Lập báo cáo” 54

KẾT LUẬN 55

TÀI LIỆU THAM KHẢO 56

Trang 4

STT Ký hiệu, chữ viết tắt Giải nghĩa

9 TTĐCTTHDA Tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty Cổ phần tư vấn Việt Hà……… 5

Hình 2.1 Sơ đồ phân tích tương tác xác định tác nhân………13

Hình 2.2 Biểu đồ ngữ cảnh hoạt động hệ thống quản lý dự án………14

Hình 2.3 Biểu đồ phân rã chức năng……… 17

Hình 2.4 Ma trận thực thể chức năng……… 24

Hình 2.5 Biểu đồ hoạt động tiếp nhận hợp đồng và lập kế hoạch dự án……… 25

Hình 2.6 Biểu đồ hoạt động quản lý hợp đồng……… 26

Hình 2.7 Biểu đồ hoạt động bàn giao công trình……… 27

Trang 5

Hình 2.8 Biểu đồ hoạt động thanh lý hợp đồng……… 28

Hình 3.1 DFD mức 0 hệ thống quản lý dự án……… 29

Hình 3.2 DFD mức 1- Chức năng “Tiếp nhận hợp đồng và lập kế hoạch dự án” 30

Hình 3.3 DFD mức 1- Chức năng “Quản lý hợp đồng”……… 31

Hình 3.4 DFD mức 1- Chức năng “Bàn giao công trình”………32

Hình 3.5 DFD mức 1- Chức năng “ Thanh lý hợp đồng”……… 32

Hình 3.6 DFD mức 1- Chức năng “Lập báo cáo”……… 33

Hình 3.7 Biểu đồ mô hình dữ liệu quan niệm E – R……… 37

Hình 4.1 Biểu đồ mô hình quan hệ ……… 40

Hình 4.2 Sơ đồ hệ thống tiến trình “1.0 Tiếp nhận hợp đồng và lập kế hoạch dự án”……… 45

Hình 4.3 Kiến trúc giao diện tương tác của hệ thống……… 49

Hình 5.1 Giao diện truy cập hệ thống……… 50

Hình 5.2 Giao diện thực đơn của hệ thống……… 51

Hình 5.3 Giao diện cập nhật phiếu hồ sơ……… 51

Hình 5.4 Giao diện cập nhật hồ sơ khách hàng……… 52

Hình 5.5 Giao diện lập hợp đồng tư vấn quản lý dự án……… 52

Hình 5.6 Giao diện cập nhật công trình……… 53

Hình 5.7 Giao diện cập nhật khách hàng……… 53

Hình 5.8 Giao diện cập nhật nhân viên……… 54

Trang 6

Bảng phân bố dần các chức năng……… 15

Danh sách hồ sơ dữ liệu……… 23

Bảng liệt kê các thuộc tính của hồ sơ, tài liệu……… 33

Bảng xác định thực thể……… 35

Bảng xác định mối quan hệ tương tác ……… 36

Bảng dữ liệu vật lý……… 41

Bảng xác định các giao diện xử lý……… 46

Bảng tích hợp các giao diện……… 47

Bảng tích hợp các hệ con……… 48

Trang 7

Báo cáo tốt nghiệp 1 Học viện Ngân hàng

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Thời đại toàn cầu hóa và kinh tế tri thức phát triển mạnh mẽ kéo theo sự pháttriển không ngừng của công nghệ thông tin Việc ứng dụng các thành tựu của côngnghệ thông thin vào đời sống là rất quan trọng, nó quyết định thành công hay thấtbại trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp Nhờ tinhọc hóa, công việc quản lý trở lên đơn giản, hiệu quả cao, tiết kiệm sức lao động vànâng cao năng suất lao động của cán bộ quản lý

Hiện nay hầu như tất cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ nước ta đã tin học hoá hầuhết các công đoạn (nhập, xuất, thanh toán…) của doanh nghiệp và đạt được nhữngkết quả đáng kể, đặc biệt là giảm thiểu các sai sót trong việc kiểm tra, quản lý củacông ty làm tăng độ tin cậy của hệ thống quản lý doanh nghiệp

2 Lý do chọn đề tài

Trong quán trình thực tập tại công ty Cổ phần tư vấn Việt Hà, em nhận thấyhoạt động quản lý dự án là hoạt động quan trọng, cấp thiết, mang lại lợi nhuận chủyếu cho công ty, đồng thời lại chứa không ít rủi ro mà yêu cầu phải có hệ thốngquản lý rủi ro chặt chẽ Tuy nhiên, công ty lại chưa hề có một hệ thống để đáp ứngnhu cầu đó Tất cả các công việc đều được thực hiện một cách thủ công và việcquản lý các tài liệu liên quan cũng chưa hợp lý và khó kiểm soát Vì vậy, em quyết

định chọn đề tài nghiên cứu: “ Xây dựng hệ thống quản lý dự án tại công ty Cổ

phần tư vấn Việt Hà”.

3 Mục tiêu nghiên cứu:

 Thông qua việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin với sự hỗ trợ củacác phần mềm, chương trình ứng dụng, công ty có thể thay thế một số côngđoạn thủ công bằng tin học hóa

Trang 8

 Với sự hỗ trợ của máy tính, các thông tin về quá trình nhập, xuất dữ liệu, cácthông tin về khách hàng sẽ được cập nhập và xử lý một cách nhanh chóng,chính xác, kịp thời và đầy đủ.

 Cung cấp các thông tin cần thiết cho các đối tượng quan tâm đến tình hìnhhoạt động của công ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

 Đối tượng nghiên cứu: Quy trình quản lý dự án tại công ty Cổ phần tư vấnViệt Hà

 Phạm vi nghiên cứu: tập trung vào quy trình quản lý dự án (các công trìnhxây dựng) của công ty VHA.JSC

5 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng cấutrúc

6 Kết quả đạt được:

Trên cơ sở phân tích quy trình quản lý dự án của công ty, đề tài sẽ thiết kếmột hệ thống quản lý dự án của công ty Với thiết kế này, lập trình viên có thể dễdàng chuyển chúng sang thành chương trình quản lý dự án cho công ty

Nội dung chính của chuyên đề bao gồm:

Chương I: Tổng quan

Chương II: Giới thiệu bài toán

Chương III: Phân tích hệ thống quản lý dự án

Chương IV: Thiết kế hệ thống chương trình quản lý dự án

Chương V: Cài đặt và giao diện chương trình

Kết luận

Trang 9

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN

1.1 Giới thiệu về công ty Cổ phần tư vấn Việt Hà

1.1.1 Công ty:

Tên công ty: Công ty Cổ phần tư vấn Việt Hà

Tên giao dịch: Viet Ha Advisory Joint Stock Company

Tên viết tắt: VHA.JSC

 Thiết kế các công trình giao thông

 Khảo sát xây dựng: Khảo sát, lập bản đồ địa hình, khảo sát địa chấtcông trình, khảo sát địa chất thuỷ văn, khảo sát thuỷ hải văn, thínghiệm hiện trường, thí nghiệm trong phòng

1.1.4 Bộ máy tổ chức:

Trang 10

Đại hội cổ đông

 Cộng tác viên: Là cán bộ kỹ thuật được công ty mời tham gia đảm nhận việcchuyên môn theo thời vụ công trình do công ty giao

Trang 11

Hội đồng KH- KT GĐ công ty Kiểm tra

Hội đồng thiết kế

Hành chính quản trị

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty Cổ phần tư vấn Việt Hà

1.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình C#

Trang 12

Ngôn ngữ C# được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư của Microsoft, trong đóngười dẫn đầu là Anders Hejlsberg và Scott Wiltamuth Cả hai người này điều lànhững người nổi tiếng, trong đó Anders Hejlsberg được biết đến là tác giả củaTurbo Pascal, một ngôn ngữ lập trình PC phổ biến Và ông đứng đầu nhóm thiết kếBorland Delphi, một trong những thành công đầu tiên của việc xây dựng môi trườngphát triển tích hợp (IDE) cho lập trình client/server.

Ngôn ngữ C# khá đơn giản, chỉ khoảng 80 từ khóa và hơn mười mấy kiểu dữliệu được xây dựng sẵn Tuy nhiên, ngôn ngữ C# có ý nghĩa cao khi nó thực thinhững khái niệm lập trình hiện đại C# bao gồm tất cả những hỗ trợ cho cấu trúc,thành phần component, lập trình hướng đối tượng Những tính chất đó hiện diệntrong một ngôn ngữ lập trình hiện đại Và ngôn ngữ C# hội đủ những điều kiện nhưvậy, hơn nữa nó được xây dựng trên nền tảng của hai ngôn ngữ mạnh nhất là C++vàJava

Phần cốt lõi hay còn gọi là trái tim của bất cứ ngôn ngữ lập trình hướng đốitượng là sự hỗ trợ của nó cho việc định nghĩa và làm việc với những lớp Những lớpđịnh nghĩa những kiểu dữ liệu mới, cho phép người phát triển mở rộng ngôn ngữ đểtạo mô hình tốt hơn để giải quyết vấn đề Ngôn ngữ C# chứa những từ khóa choviệc khai báo những kiểu lớp đối tượng mới và những phương thức hay thuộc tínhcủa lớp cho việc thực thi đóng gói, kế thừa và đa hình, ba thuộc tính cơ bản của bất

cứ ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng

Trong ngôn ngữ C# mọi thứ liên quan đến khai báo lớp đều được tìm thấytrong phần khai báo của nó Định nghĩa một lớp trong ngôn ngữ C# không đòi hỏiphải chia ra tập tin header và tập tin nguồn giống như trong ngôn ngữ C++ Hơn thếnữa, ngôn ngữ C# hỗ trợ kiểu XML, cho phép chèn các tag XML để phát sinh tựđộng các document cho lớp.C# cũng hỗ trợ giao diện interface, nó được xem nhưmột cam kết với một lớp cho những dịch vụ mà giao diện quy định Trong ngôn ngữC#, một lớp chỉ có thể kế thừa từ duy nhất một lớp cha, tức là không cho đa kế thừanhư trong ngôn ngữ C++, tuy nhiên một lớp có thể thực thi nhiều giao diện Khi

Trang 13

một lớp thực thi một giao diện thì nó sẽ cung cấp chức năng thực thi giao diện.Những cấu trúc cũng được hỗ trợ, nhưng khái niệm về ngữ nghĩa của nó thay đổikhác với C++ Một cấu trúc được giới hạn, là kiểu dữ liệu nhỏ gọn và khi tạo thểhiện thì nó yêu cầu ít hơn về hệ điều hành và bộ nhớ so với một lớp Một cấu trúcthì không thể kế thừa từ một lớp hay được kế thừa nhưng một cấu trúc có thể thựcthi một giao diện

Ngôn ngữ này cũng hỗ trợ việc truy cập bộ nhớ trực tiếp sử dụng kiểu contrỏ của C++ và từ khóa cho dấu ngoặc [] trong toán tử Các mã nguồn này là không

an toàn Và bộ giải phóng bộ nhớ tự động của CLR sẽ không thực hiện việc giảiphóng những đối tượng được tham chiếu bằng sử dụng con trỏ cho đến khi chúngđược giảiphóng

Nhiều người tin rằng không cần thiết có một ngôn ngữ lập trình mới Java,C++, Perl, Microsoft Visual Basic, và những ngôn ngữ khác được nghĩ rằng đãcung cấp tất cả những chức năng cần thiết Ngôn ngữ C# là một ngôn ngữ được dẫnxuất từ Cvà C++, nhưng nó được tạo từ nền tảng phát triển hơn Microsoft bắt đầuvới công việc trong C và C++ và thêm vào những đặc tính mới để làm cho ngônngữ này dễ sử dụng hơn Nhiều trong số những đặc tính này khá giống với nhữngđặc tính có trong ngôn ngữ Java Không dừng lại ở đó, Microsoft đưa ra một sốmục đích khi xây dựng ngôn ngữ này

 C# là ngôn ngữ đơn giản

 C# là ngôn ngữ hiện đại

 C# là ngôn ngữ hướng đối tượng

Trang 14

CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU BÀI TOÁN

2.1.1 Mô tả bài toán:

Công ty Cổ phần tư vấn Việt Hà là công ty tư nhân chuyên tư vấn thiết kế,khảo sát, lập dự án cho các công trình xây dựng thủy lợi (đê, đập, )

Công ty tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của chủ đầu tư (khách hàng); sau đó kí

hợp đồng tư vấn quản lý dự án với khách hàng, ban giám đốc công ty quyết định

thành lập Ban Quản lý dự án gồm: giám đốc dự án và các bộ phận tác nghiệp cụ thể

( bộ phận kế hoạch, bộ phận thiết kế, bộ phận kỹ thuật, bộ phận hành chính…); rồi

thông báo đến chủ đầu tư (khách hàng) bằng văn bản.

Sau 5 ngày kể từ khi có quyết định thành lập Ban QLDA tiếp nhận, nghiên

cứu hợp đồng và lập kế hoạch thực hiện nội bộ bao gồm các việc phải thực hiện từ

khâu chuẩn bị (đền bù, giải phóng mặt bằng, ) đến khâu đấu thầu, thiết kế, thi côngcho đến khâu nghiệm thu, bàn giao công trình vào sử dụng Bản kế hoạch QLDAđược thiết lập trên những khống chế tổng thể về chi phí, nhân lực, thời gian trên cơ

sở các mục tiêu đã xác định cho dự án… Sau đó, GĐDA trình bản kế hoạch lên

ban giám đốc xem xét, kí duyệt; rồi gửi cho chủ đầu tư (khách hàng) để thống nhất

trước khi thực hiện hợp đồng

Dựa vào kế hoạch đã được kí duyệt, căn cứ vào các nội dung quyết định

đầu tư, GĐDA và các kĩ sư dự án lập kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độ chi tiết

thực hiện dự án Sau đó trình chủ đầu tư (khách hàng) phê duyệt làm căn cứ để

thực hiện các khâu tiếp theo

GĐDA sẽ lựa chọn và quản lý các nhà thầu tư vấn Trong trường hợp, công

ty trực tiếp thực hiện Tư vấn lập hồ sơ mời thầu & phân tích, đánh giá hồ sơ dự

thầu: Căn cứ kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, lựa chọn nhà thầu cung cấp thiết

bị, khảo sát xây dựng, thiết kế, tư vấn lập tổng dự toán … theo đúng Luật xây dựng

Trang 15

và Quy chế đấu thầu hiện hành (lập hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá, thành lập

Tổ tư vấn chấm thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, hoàn thiện hợp đồng…).GĐDA có trách nhiệm có trách nhiệm xem xét, rà soát lại toàn bộ nội dung kết quả

và trình chủ đầu tư (khách hàng) phê duyệt

Sau khi các nhà thầu tư vấn giao kết quả thực hiện được (phương án kĩ

thuật, bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự toán…) các kĩ sư giám sát xem xét, kiểm tra thiết

kế, kiểm tra dự toán giúp chủ đầu tư lựa chọn phương án tối ưu, trình phê duyệt

trước khi thực hiện

 Tổng dự toán vượt tổng mức đầu tư trong điều kiện, lý do cho phép: tiếnhành đánh giá lại hiệu quả dự án, điều chỉnh tổng mức đầu tư, điều chỉnh

kế hoạch đấu thầu trình chủ đầu tư (khách hàng) phê duyệt

 Tổng dự toán vượt tổng mức đầu tư trong điều kiện, lý do không cho phép:tiến hành hiệu chỉnh cân đối lại toàn bộ dự toán của các gói thầu cho phù hợp

và không làm vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt

Sau khi được chủ đầu tư (khách hàng) thông qua, các kĩ sư dự án lập hồ sơ

xin cấp giấy phép xây dựng và các thủ tục khác về đầu tư xây dựng liên quan

đến dự án (điện, giấy phép khai thác sử dụng tài nguyên, thoát nước…) trình cấp

có thẩm quyền cấp giấy phép xây dựng làm cơ sở cho việc khởi công xây dựngcông trình

Sau khi có giấy phép xây dựng và lựa chọn được nhà thầu thi công , tiến hành khởi công, xây dựng công trình

Trên cơ sở hợp đồng đã kí kết với chủ đầu tư (khách hàng), GĐDA đôn đốc,kiểm tra, giám sát tiến trình thi công (nội dung công việc, chất lượng, tiến độ công

việc…); thực hiện tạm ứng, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán các hợp đồng đã ký

kết, trình và yêu cầu chủ đầu tư (khách hàng) thanh toán cho nhà thầu bằng văn

bản Định kì, GĐDA sẽ tổng hợp các số liệu thực hiện, lập báo cáo tổng hợp gửi

chủ đầu tư (khách hàng) về tình hình thực hiện công trình

Trang 16

Sau khi công trình hoàn thành, các kĩ sư kiểm định kiểm tra, cấp chứng

nhận chất lượng công trình Các kĩ sư dự án, kĩ sư giám sát, GĐDA cùng với chủ

đầu tư (khách hàng) nghiệm thu và bàn giao công trình đưa vào sử dụng Đồng thời,

GĐDA kí biên bản bàn giao công trình với chủ đầu tư.

Không quá 30 ngày kể từ khi bàn giao công trình đưa vào sử dụng, GĐDA

lập và trình ban giám đốc phê duyệt hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành theo quy định hiện hành Sau đó, bàn giao toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình

bắt đầu thực hiện dự án đến khi kết thúc dự án và giúp chủ đầu tư (khách hàng) lưu trữ hồ sơ Sau khi toàn bộ công việc quản lý dự án kết thúc, GĐDA sẽ lập báo cáo

trình ban giám đốc Ban giám đốc sẽ xem xét, ký, đóng dấu trước khi gửi cho chủ

đầu tư (khách hàng); lấy giấy biên nhận làm cơ sở thanh lý hợp đồng Hai bên tiến

hành lập biên bản thanh lý hợp đồng

Sau đó, ban giám đốc công ty họp nội bộ, tổng kết, rút kinh nghiệm để hoàn

thiện hơn trong những dự án tiếp theo Hồ sơ được lưu lại dưới hai hình thức: một

bản báo cáo giống như bản nộp cho chủ đầu tư (khách hàng) có đóng dấu và một

bản lưu trên máy dưới sự kiểm soát của trưởng phòng xây dựng để tiện truy cập khicần thiết Các hồ sơ đảm bảo chất lượng sẽ được đóng gói, ghi mã số, lưu tại phòngxây dựng

( Chú ý: Các chữ in nghiêng là cụm động từ, các chữ in đậm là cụm danh từ.)

Trang 17

2.1.2 Bảng phân tích xác định Chức năng, Tác nhân, Hồ sơ

Kí kết hợp đồng Hợp đồng tư vấn quản lý dự án Hồ sơ DLThành lập Ban quản lý

dự án

Khách hàng (chủ đầu tư), Ban giám đốc Tác nhân

Lập kế hoạch Kế hoạch thực hiện nội bộ Hồ sơ DL

Lập kế hoạch đấu thầu

và tổng tiến độ chi tiết

thực hiện dự án

Lập hồ sơ

Hồ sơ mời thầu

Hồ sơ cấp giấy phép xây dựngThủ tục khác về đầu tư xây dựng

Hồ sơ DL

Lựa chọn nhà thầu

Phương án kĩ thuậtBản vẽ thiết kế

Trang 18

Yêu cầu báo cáo

Báo cáo

Hồ sơ khách hàngHợp đồng tư vấn QLDAThông báo thành lập ban QLDA

Kế hoạch đấu thầu, tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án

Thông báo chấp nhậnPhương án đề xuấtThông báo vượt tổng mức đầu tư

Báo cáo điều chỉnh Thông báo đồng ý

Ban giám đốc

Kiểm tra chất lượng Chứng nhận chất lượng công trình Hồ sơ DLNghiệm thu và bàn giao

công trình

Biên bản bàn giao công trình Hồ sơ DL

Thanh lý hợp đồng Biên bản thanh lý hợp đồng

Giấy biên nhận

Hồ sơ DL

2.1.3 Phân tích tương tác để xác định tác nhân

Trang 19

Tổng hợp số liệu, báo cáo

HS quyết toán và các HS liên quan đến dự án

Giấy biên nhận

Yêu cầu BC

Chứng nhận CLCTNghiệm thu, bàn giao công trình

Yêu cầu thanh lý hợp đồngBiên bản thanh lý hợp đồng

TB vượt mức ĐTBáo cáo điều chỉnhThông báo đồng ýYêu cầu báo cáo

TH số liệu, báo cáoChứng nhận CLCTNghiệm thu, BGCT

Yêu cầu báo cáo

Hình 2.1 Sơ đồ phân tích tương tác

2.2 Mô tả mô hình nghiệp vụ của hệ thống

2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống

Trang 20

Hình 2.2 Biểu đồ ngữ cảnh hoạt động hệ thống quản lý dự án

2.2.2 Biểu đồ phân rã chức năng

2.2.2.1 Nhóm dần các chức năng

Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2

1 Nhận và kiểm tra hồ sơ

4 Lập kế hoạch thực hiện nội bộ

5 Lập kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độ

chi tiết thực hiện dự án

6 Lựa chọn và quản lý các nhà thầu

Quản lý hợp đồng

7 Kiểm tra phương án kĩ thuật, bản vẽ

thiết kế, hồ sơ dự toán

8 Xin cấp giấy phép dựng và các thủ tục

đầu tư liên quan đến dự án

9 Khởi công xây dựng công trình

Trang 21

10 Quản lý, giám sát thi công, hợp đồng

Trang 22

4.1 Lập báo cáo quyết toán

5.1 Lập báo cáo

3.1 Chứng nhận chất lượng công trình

2.1 Lựa chọn và quản

lý các nhà thầu

3.2 Nghiệm thu, bàn giao công trình

1.1 Nhận và kiểm tra

hồ sơ

2.5 Quản lý, giám sát thi công, HĐ nhà thầu

2.3 Xin cấp giấy phép

XD và các thủ tục đầu

tư liên quan

2.2 Kiểm tra phương án- thiết kế- dự toán

2.2.2.2 Lập biểu đồ phân rã chức năng

Hình 2.3 Biểu đồ phân rã chức năng

Trang 23

2.2.3 Mô tả chi tiết chức năng mức lá và biểu đồ hoạt động

2.2.3.1 Nhận và kiểm tra hồ sơ

Ban giám đốc tiếp nhận, xem xét và kiểm tra hồ sơ khách hàng (chủ đầu tư)

2.2.3.4 Lập kế hoạch thực hiện nội bộ

Sau 5 ngày kể từ khi có quyết định thành lập Ban QLDA tiếp nhận, nghiên cứu hợpđồng và lập kế hoạch thực hiện nội bộ bao gồm các việc phải thực hiện từ khâuchuẩn bị (đền bù, giải phóng mặt bằng, ) đến khâu đấu thầu, thiết kế, thi công chođến khâu nghiệm thu, bàn giao công trình vào sử dụng Bản kế hoạch QLDA đượcthiết lập trên những khống chế tổng thể về chi phí, nhân lực, thời gian trên cơ sở cácmục tiêu đã xác định cho dự án… Sau đó, GĐDA trình bản kế hoạch lên ban giámđốc xem xét, kí duyệt; rồi gửi cho khách hàng (chủ đầu tư) để thống nhất trước khithực hiện hợp đồng

Bản kế hoạch thực hiện các nội dung như sau:

 Kế hoạch lựa chọn các nhà thầu (cung cấp thiết bị, khảo sát xây dựng, thituyển thiết kế kiến trúc công trình, các nhà thầu tư vấn xây dựng công trình,nhà thầu thi công ): lập hồ sơ mời dự thầu, hồ sơ mời thầu, phân tích đánhgiá hồ sơ thầu hoặc các thủ tục trong chỉ định thầu…

Trang 24

 Kế hoạch kiểm tra Hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình

để Chủ đầu tư phê duyệt

 Kế hoạch giám sát thi công

 Kế hoạch quản lý hợp đồng

 Kế hoạch quản lý thi công: chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng,

an toàn lao động và vệ sinh môi trường của dự án

 Kế hoạch nghiệm thu và bàn giao công trình đưa vào sử dụng

 Kế hoạch lập hồ sơ quyết toán, hoàn công

 Kế hoạch báo cáo, bàn giao tất cả hồ sơ liên quan đến dự án cho Khách hàng

2.2.3.5 Lập kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án

Căn cứ vào các nội dung quyết định đầu tư, lập kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độchi tiết thực hiện dự án theo hướng dẫn quy chế đấu thầu hiện hành Gồm các nộidung:

 Phân chia dự án thành các gói thầu

 Giá gói thầu và nguồn tài chính

 Hình thức lựa chọn nhà thầu và phương thức đấu thầu áp dụng đối với từnggói thầu

 Thời gian tổ chức đấu thầu cho từng gói thầu

 Loại hợp đồng cho từng gói thầu

 Thời gian thực hiện hợp đồng

Kế hoạch đấu thầu và tổng tiến độ chi tiết thực hiện dự án sau khi lập phải đượctrình chủ đầu tư phê duyệt làm căn cứ để thực hiện các bước tiếp theo

2.2.3.6 Lựa chọn và quản lý các nhà thầu

Bắt đầu ngay sau khi kế hoạch đấu thầu được chủ đầu tư phê duyệt, GĐDA sẽ lựachọn và quản lý các nhà thầu tư vấn

Trong trường hợp, công ty trực tiếp thực hiện Tư vấn lập hồ sơ mời thầu & phântích, đánh giá hồ sơ dự thầu: Căn cứ kế hoạch đấu thầu được phê duyệt, lựa chọn

Trang 25

nhà thầu cung cấp thiết bị, khảo sát xây dựng, thiết kế, tư vấn lập Tổng dự toán …theo đúng Luật xây dựng và Quy chế đấu thầu hiện hành (lập hồ sơ mời thầu, tiêuchuẩn đánh giá, thành lập Tổ tư vấn chấm thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu,hoàn thiện hợp đồng…) GĐDA có trách nhiệm có trách nhiệm xem xét, rà soát lạitoàn bộ nội dung kết quả và trình chủ đầu tư phê duyệt

2.2.3.7 Kiểm tra phương án- thiết kế- dự toán

Sau khi các nhà thầu tư vấn giao kết quả thực hiện được (phương án kĩ thuật, bản vẽthiết kế, hồ sơ dự toán…) các kĩ sư giám sát xem xét, kiểm tra thiết kế, kiểm tra dựtoán giúp chủ đầu tư lựa chọn phương án tối ưu, trình phê duyệt trước khi thực hiện

 Tổng dự toán vượt tổng mức đầu tư trong điều kiện, lý do cho phép: tiếnhành đánh giá lại hiệu quả dự án, điều chỉnh tổng mức đầu tư, điều chỉnh

kế hoạch đấu thầu trình chủ đầu tư phê duyệt (khách hàng)

 Tổng dự toán vượt tổng mức đầu tư trong điều kiện, lý do không cho phép:tiến hành hiệu chỉnh cân đối lại toàn bộ dự toán của các gói thầu cho phù hợp

và không làm vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt

2.2.3.8 Xin cấp giấy phép xây dựng và các thủ tục đầu tư liên quan dự án

Sau khi được chủ đầu tư thông qua, các kĩ sư dự án lập hồ sơ xin cấp giấy phép xâydựng và các thủ tục khác về đầu tư xây dựng liên quan đến dự án (điện, giấy phépkhai thác sử dụng tài nguyên, thoát nước…) trình cấp có thẩm quyền cấp giấy phépxây dựng làm cơ sở cho việc khởi công xây dựng công trình

2.2.3.9 Khởi công xây dựng công trình

Sau khi có giấy phép xây dựng và lựa chọn được nhà thầu thi công , tiến hành khởicông, xây dựng công trình

 Xem xét, tập hợp đầy đủ tính pháp lý và các điều kiện để tổ chức khởi công

 Giúp Chủ đầu tư ban hành lệnh khởi công

Trang 26

 Giúp Chủ đầu tư tổ chức lễ khởi công.

2.2.3.10 Quản lý, giám sát thi công, hợp đồng với các nhà thầu

Trên cơ sở hợp đồng đã kí kết với chủ đầu tư, GĐDA đôn đốc, kiểm tra, giám sáttiến trình thi công (nội dung công việc, chất lượng, tiến độ công việc…); thực hiệntạm ứng, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán các hợp đồng đã ký kết, trình và yêucầu chủ đầu tư thanh toán cho nhà thầu bằng văn bản

2.2.3.11 Tổng hợp số liệu, báo cáo khách hàng

Định kì, GĐDA sẽ tổng hợp các số liệu thực hiện, lập báo cáo tổng hợp với chủ đầu

tư về tình hình tiến độ thực hiện công trình

2.2.3.12 Chứng nhận chất lượng công trình

Sau khi công trình hoàn thành, các kĩ sư kiểm định kiểm tra, cấp chứng nhận chấtlượng công trình

2.2.3.13 Nghiệm thu, bàn giao công trình

Các kĩ sư dự án, kĩ sư giám sát, GĐDA cùng với chủ đầu tư nghiệm thu và bàn giaocông trình Đồng thời, GĐDA kí biên bản bàn giao công trình với chủ đầu tư

2.2.3.14 Lập báo cáo quyết toán

Không quá 30 ngày kể từ khi bàn giao công trình đưa vào sử dụng, GĐDA lập vàtrình thẩm tra , phê duyệt hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành theo quyđịnh hiện hành Sau đó, bàn giao toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình bắt đầu thựchiện dự án đến khi kết thúc dự án và giúp khách hàng lưu trữ hồ sơ

2.2.3.15 Thanh lý hợp đồng

Sau khi toàn bộ công việc quản lý dự án kết thúc, GĐDA sẽ lập báo cáo trình bangiám đốc Ban giám đốc sẽ xem xét, ký, đóng dấu trước khi gửi cho khách hàng; lấygiấy biên nhận làm cơ sở thanh lý hợp đồng Hai bên tiến hành lập biên bản thanh lýhợp đồng

Trang 27

2.2.3.16 Lập báo cáo, tổng kết

Ban giám đốc công ty họp nội bộ, tổng kết, rút kinh nghiệm để hoàn thiện hơn trongnhững dự án tiếp theo Hồ sơ được lưu lại dưới hai hình thức: một bản báo cáogiống như bản nộp cho khách hàng có đóng dấu và một bản lưu trên máy dưới sựkiểm soát của trưởng phòng xây dựng để tiện truy cập khi cần thiết Các hồ sơ đảmbảo chất lượng sẽ được đóng gói, ghi mã số, lưu tại phòng xây dựng

Trang 28

2.2.4 Danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng

Hồ sơ dữ liệu sử dụng

a Hồ sơ khách hàng

b Văn bản thông báo

c Hợp đồng tư vấn quản lý dự án

d Kế hoạch thực hiện nội bộ

e Kế hoạch đấu thầu

f Hồ sơ mời thầu

g Hồ sơ cấp giấy phép xây dựng

h Hồ sơ dự thầu

i Phương án kĩ thuật