Báo Cáo Thực Tập Quản Lý Đào Tạo Tại Trung Tâm Tin Học Hệ Thống

1.3.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Với mục đích ứng dụng Công nghệ thông tin vào quản lý đào tạo tại trungtâm tin học một cách có hiệu quả và thiết thực, nhằm hỗ trợ một cách đắc lực

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 2

1.1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 2

1.2 KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP 4

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 4

1.2.3 Các hoạt động kinh doanh chính 5

1.3 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 6

1.3.1 Lý do chọn đề tài 6

1.3.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

1.3.3 Mục đích của đề tài 7

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 8

2.1 KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ 8

2.1.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ 9

2.1.2 Mô tả hoạt động nghiệp vụ 10

2.2 MỘT SỐ MẪU BIỂU 12

2.3 LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT 14

2.3.1 Giới thiệu ngôn ngữ Microsoft Visual Basic 6.0 14

2.3.2 Giới thiệu về Microsoft Officce Access 2003 17

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 20

3.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 20

3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 20

3.1.2 Mô tả các chức năng 21

3.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 23

3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 23

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25

3.3 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT 29

3.3.1 Xác định các thực thể 29

3.3.2 Xác định các liên kết 30

3.3.3 Sơ đồ thực thể liên kết 32

CHƯƠNG 4: THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 33

4.1 THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 33

4.1.1 Thiết kế các bảng dữ liệu: 33

4.1.2 Mối quan hệ giữa các bảng: 39

4.2 THIẾT KẾ GIAO DIỆN VÀ BÁO CÁO 39

4.2.1 Thiết kế giao diện 39

4.2.2 Thiết kế báo cáo 43

4.3 CODE MỘT SỐ CHỨC NĂNG CHÍNH 44

4.4 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 47

4.4.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình 47

4.4.2 Hướng dẫn sử dụng 48

KẾT LUẬN 50

I ƯU ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG 50

II NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG 51

III HƯỚNG PHÁT TRIỂN TRONG TƯƠNG LAI 51

TÀI LIỆU THAM KHẢO 53

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay chúng ta đang chứng kiến một thời đại mới với nhiều biến động docác tiến bộ của khoa học và công nghệ đem tới, và do đó tạo ra các biến đổi về kinh

tế, xã hội Các tiến bộ khoa học và công nghệ tạo động lực thúc đẩy cạnh tranh, gây sức ép buộc các tổ chức phải biến đổi chính mình để thích ứng với hoàn cảnh mới

Nhiều thành tựu to lớn của kỹ thuật tin học và viễn thông tiên tiến đã được

áp dụng rộng rãi vào giáo dục và đào tạo nhằm nâng cao khả năng xử lý thông tin, khả năng quản lý, truy cập, hỏi đáp, cập nhật, truyền bá nhanh chóng thông tin góp phần tích cực vào quá trình truyền thụ tri thức, đổi mới cách thức tổ chức dạy và học hướng về nền kinh tế tri thức và xã hội thông tin Việc xây dựng hệ thống :

“Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT” cũng là nhằm hướng tới mục đích đó.

Trong báo cáo này, em có trình bầy tổng quan về hệ thống, việc khảo sát tại

cơ quan thực tập và cơ sở thực tế lấy thông tin, các bước chính của việc Phân tích –Thiết kế - Cài đặt hệ thống “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT”, cách sử dụng hệ thống và các ứng dụng của nó

Sau thời gian học tập và nghiên cứu tại trường: Đại Học Kinh Tế Quốc Dân,

dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Th.s Lưu Minh Tuấn cùng sự quan tâm

chăm lo bồi dưỡng của các thầy, các cô trong bộ môn Công Nghệ Thông Tin trườngKinh Tế Quốc Dân em đã hoàn thành xong báo cáo tổng hợp của mình

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1.1 TỔNG QUAN TÌNH HÌNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Dưới tác động của cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, nền kinh tế thếgiới đang biến đổi rất sâu sắc, mạnh mẽ về cơ cấu, chức năng và phương thức hoạtđộng Đây không phải là sự biến đổi bình thường mà là một bước ngoặt lịch sử có ýnghĩa trọng đại Nền kinh tế thế giới đang chuyển từ nền kinh tế công nghiệp sangkinh tế thông tin – kinh tế, nền văn minh loài người đang chuyển từ văn minh côngnghiệp sang văn minh trí tuệ

Song hành với sự biến đổi của nền kinh tế, thế giới đã bước vào một kỷnguyên mới, kỷ nguyên của Công nghệ thông tin Nhận thức được tầm quan trọngcủa Công nghệ thông tin, năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị quyết 49/CP ngày

04 tháng 08 năm 1993 về phát triển Công nghệ thông tin ở nước ta, trong đó Nghị

quyết đã xem Công nghệ thông tin là “tập hợp các phương pháp khoa học, các

phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại, nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội”.

Cuối năm 2000, Bộ Chính trị tiếp tục khẳng định vai trò của Công nghệthông tin qua Chỉ thị 58/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000: “Công nghệ thông tin làmột trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số côngnghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thếgiới hiện đại” Công nghệ thông tin đã và đang tham gia, đóng góp tích cực cho sựphát triển của tất cả các lĩnh vực khoa học – kỹ thuật, kinh tế - xã hội trên phạm vitoàn thế giới

Trong đó ứng dụng Công nghệ thông tin trong giáo dục đang là vấn đề được

xã hội quan tâm Đem ánh sáng công nghệ đến mọi vùng trong cả nước là việc làmcấp thiết và cần đến nỗ lực, sự chung vai của nhiều tổ chức xã hội Ngày 29-8 hội

thảo quốc gia về “Công nghệ thông tin trong giáo dục” đã được Bộ GD-ĐT tổ chức,

và đã khẳng định: “Con người – chiến lược lâu dài” Khi Công nghệ thông tin được

ứng dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì mối quan tâm lớn nhất của nhiềucông ty lúc này là cắt giảm chi phí chứ không phải là đổi mới toàn bộ doanh nghiệp,trong đó có đổi mới nguồn nhân lực Vì thế kết quả là có một số doanh nghiệp saumột thời gian phát triển thì bắt đầu trì trệ và gần như không thể cạnh tranh nổi vớicác doanh nghiệp khác Điều này chứng tỏ rằng để sử dụng rộng rãi CNTT trongsản xuất kinh doanh không phải là một vấn đề đơn giản, ngoài các yếu tố như nguồntài chính, tổ chức, cơ chế quản lý, chất lượng sản phẩm thì con người là một trongnhững yếu tố quyết định nhất đến sự thắng thua của các doanh nghiệp Đặc biệt làđối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì con người đóng một vai trò chủ đạo Do sựchênh lệch giữa thủ công và công nghệ là quá lớn, cho nên việc ứng dụng CNTTcủa các doanh nghiệp vừa và nhỏ vào sản xuất kinh doanh còn chưa được thực sựquan tâm, vì thế yếu tố con người lúc này lại quan trọng hơn bao giờ hết Nhiệm vụcủa doanh nghiệp lúc này phải coi con người là chiến lược phát triển lâu dài khimuốn ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh

Phát triển nguồn nhân lực về Công nghệ thông tin luôn được coi là yếu tốthen chốt, có ý nghĩa quyết định đối với việc ứng dụng và phát triển Công nghệthông tin phục vụ phát triển kinh tế - xã hội ở Việt Nam Và chỉ có ứng dụng Côngnghệ thông tin hiệu quả chúng ta mới có hy vọng nâng được sức cạnh tranh củadoanh nghiệp Việt Nam lên ngang tầm các nước trong khu vực

1.2 KHẢO SÁT VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Tên công ty: Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Linh Computer

Địa chỉ: 199 Chùa Thông - Sơn Tây - Hà Nội

Họ và tên: NGUYỄN VĂN QUÂN

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Giám Đốc

Phó Giám Đốc

Trưởng Phòng Kế Toán Trưởng Phòng Kinh Doanh

Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức của Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Linh Computer

1.2.3 Các hoạt động kinh doanh chính

Công ty TNHH Linh Computer là một công ty trẻ đã và đang tiếp tục khaithác những tiềm năng của công nghệ Internet, tri thức và nội lực sáng tạo để tạo nênnhững sản phẩm và dịch vụ phần mềm chất lượng cao phục vụ cho nền kinh tế quốcdân

Mục tiêu của doanh nghiệp: công ty mong muốn trở thành tổ chức vữngmạnh và được cộng đồng tôn trọng bằng cách nỗ lực áp dụng công nghệ và tri thức,góp phần cùng các tổ chức, doanh nghiệp của Việt Nam phát triển hưng thịnh

Mục tiêu phát triển sản phẩm: liên tục phát triển, cải tiến và nâng cao chấtlượng sản phẩm, áp dụng các công nghệ mới, hoàn thiện dịch vụ, tiến đến thỏa mãncác yêu cầu của khách hàng với chất lượng được mong đợi ở mức độ cao nhất

Hoạt động kinh doanh chính của công ty là phân tích, thiết kế, cài đặt cácphần mềm tin học, kinh doanh máy tính

Phát triển các giải pháp phần mềm tổng thể giúp cho công việc kinh doanhcủa mọi doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn

Về quy trình hoạt động kinh doanh: công ty tiến hành nhận các yêu cầu củakhách hàng, sau đó tiến hành khảo sát thực tế và phân tích các yêu cầu Đồng thờixác định tính khả thi của dự án có khả năng làm được hay không, nếu làm được thìtiến hành bổ xung hay loại bỏ các yêu cầu không thể thực hiện được Sau đó thốngnhất và lập hợp đồng pháp lý Ngay khi đã có hợp đồng chính thức sẽ tiến hànhthiết kế, cài đặt tạo các bản thử nghiệm cho khách hàng dùng thử Cuối cùngchuyển sản phẩm đã hoàn thiện tới người sử dụng có kèm cả việc hướng dẫn sửdụng và bảo trì sản phẩm Khi công việc đã kết thúc, sẽ tiến hành thanh lý hợpđồng

Các phần mềm đã được triển khai:

Phần mềm “quản lý in ấn” dùng cho việc quản lý in ấn tại cơ sở in ấn.

Phần mềm “Hỗ trợ giáo viên lập các đề thi trắc nghiệm”.

Phần mềm “Trợ giúp giáo viên giảng dậy môn Lịch Sử lớp 8”.

1.3 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

“Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT”.

1.3.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Với mục đích ứng dụng Công nghệ thông tin vào quản lý đào tạo tại trungtâm tin học một cách có hiệu quả và thiết thực, nhằm hỗ trợ một cách đắc lực choGiám đốc trung tâm và các nhân viên trung tâm trong việc quản lý

Đối tượng thực hiện và thực thi: là người tiến hành Phân tích - Thiết kế - Cài

đặt hệ thống thông tin “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT”.

Để chương trình đi sát vào thực tế, thì cần tìm hiểu cụ thể về quy trình, cáchthức, phương thức hoạt động, phương pháp quản lý điểm, cách thức xếp loại cuốikhóa tại trung tâm, để từ đó có hướng giải quyết tối ưu trong đề tài này giúp đề tàithật sự có ích và mang lại hiệu quả cao nhất cho các cán bộ quản lý của trung tâm

Phân tích và thiết kế hệ thống theo đặc tả trên với các yêu cầu sau:

Quản lý thông tin cá nhân của sinh viên và giáo viên

Quản lý về các khóa học, lớp học được mở trong mỗi đợt và các thông tinliên quan

Nhân viên trung tâm tiến hành nhập kết quả thi cho các học viên, hệ thống tựđộng xếp loại cho học viên

Ghi nhận một số thông tin khác như việc được thưởng khi đăng ký nhiềukhóa học cùng lúc, hay giới thiệu được nhiều học viên tới học tại trung tâm…

Lập các thống kê báo cáo: như danh sách sinh viên, số lượng sinh viên, danhsách học viên đạt loại giỏi…

1.3.3 Mục đích của đề tài

Hiện tại, hầu như tại các trung tâm tin học vẫn làm việc một cách thủ công(như sử dụng sổ sách) hoặc dùng file excel để lưu trữ và quản lý thông tin Khi hệthống được triển khai, không những mang ý nghĩa thiết thực mà còn có ý nghĩakhoa học và tính thực tiễn cao cho việc quản lý đào tạo tại các trung tâm này

Hệ thống quản lý đào tạo tại trung tâm tin học là đề tài mang tính thực tiễn

Đề tài này nhằm giúp cho việc hệ thống hóa quy trình từ việc nhập thông tin họcviên, giáo viên tính điểm cho tới việc lập các báo cáo thống kê…

Sử dụng cơ sở dữ liệu lưu các thông tin cố định cũng như cập nhật nhằmgiảm thiểu sai sót trong quá trình xử lý bằng tay

Rút ngắn thời gian truy suất thông tin, tạo điều kiện quản lý thông tin hiệuquả

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

2.1 KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ

Trung tâm tin học HT là một đơn vị trực thuộc sở giáo dục và đào tạo HàNội, là sự lựa chọn thứ nhất về chất lượng đào tạo tin học từ học sinh, sinh viên vàcán bộ viên chức Trung tâm hàng năm đào tạo rất nhiều học viên ở các trườngtrung học, cao đẳng, đại học và ở các cơ quan trên địa bàn Hà Nội Hiện nay, do sốlượng học viên ngày càng đông lên cần phát triển một hệ thống tin học để giúp choviệc quản lý đào tạo được hiệu quả hơn

Trung tâm tin học HT có các khóa học tin học văn phòng như tin học văn phòng A và tin học văn phòng B

Chứng chỉ tin học văn phòng A có mục tiêu là: đào tạo cho người mới bắt đầu sử dụng máy vi tính trên môi trường Windows, đào tạo học viên soạn thảo,

xử lý văn bản và trình bày vấn đề trên máy tính, đào tạo học viên lập báo cáo, tính toán xử lý số liệu… trên bảng tính Excel Đối tượng học: đối tượng muốn làm quen với tin học, đối tượng muốn hoàn thiện và nâng cao kỹ năng tin học, đối tượng muốn chuẩn bị kiến thức về tin học để hỗ trợ cho việc học tập hiện tại và công việc sau này

Chứng chỉ tin học văn phòng B có mục tiêu là: sử dụng các đối tượng

cơ bản của cơ sở dữ liệu MS ACCESS, xử lý báo biểu với MS ACCESS Đối tượnghọc: đối tượng muốn làm quen với chương trình MS ACCESS, đối tượng muốn hoàn thiện và nâng cao kỹ năng tin học, đối tượng muốn chuẩn bị kiến thức về tin học để hỗ trợ cho việc học tập hiện tại và công việc sau này

Các đặc điểm nổi bật của trung tâm: như học phí đã bao gồm lệ phí thi

và cấp chứng chỉ Dạy trực tiếp trong phòng máy Chương trình luôn cập nhật kiến thức mới Đội ngũ giáo viên tận tâm, nhiệt tình là các thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân tin học… đã tốt nghiệp tại các trường đại học và đã làm việc thực tế tại các doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực Công nghệ thông tin, có khả năng kinh nghiệm thực tế và

sư phạm tốt Giáo trình được phát miễn phí

Trung tâm cũng có các chương trình ưu đãi đặc biệt:

Giảm 5% học phí cho các học viên đăng ký nhiều khóa học cùng một lúc hay cho các học viên cũ khi đăng ký khóa học tiếp theo

Giảm 5% học phí cho các học viên đăng ký theo nhóm 5 người trở lên.Giảm 10% học phí cho học viên nếu giới thiệu được 5 học viên đăng ký học tại trung tâm

Giảm 20% học phí cho học viên nếu giới thiệu được 10 học viên đăng

ký học tại trung tâm

2.1.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ

Giám Đốc

Thông tin cá nhân

Thông tin về khóa học, lịch học

Lịch giảng dậy

Thông tin cá nhân

Yêu cầu báo cáo Báo cáo

Hình 2.1: Sơ đồ quy trình nghiệp vụ của trung tâm tin học HT

2.1.2 Mô tả hoạt động nghiệp vụ

Trung tâm tin học HT có các khóa học tin học văn phòng như tin học văn phòng A và tin học văn phòng B Mỗi khóa học có thời gian học dài ngắn khác nhau và có thể có nhiều lớp học (mỗi lớp có không quá 25 học viên).

Hiện tại trung tâm hoạt động như sau: đầu tiên giám đốc trung tâm tiến hành ký quyết định mở lớp, nhân viên trung tâm tiến hành thông báo tuyển sinh bằng các hình thức như phát tờ rơi hay đăng thông báo trên các tờ báo để quảng cáo

Trong quá trình hoạt động, nhân viên trung tâm phải thường xuyên cập nhật các thông tin như thông tin cá nhân, lịch làm việc, có khả năng dậy môn gì… của cả giáo viên cũ và giáo viên mới để dễ dàng hơn cho việc xếp lịch dạy học sau này

Khi có học viên đến tham khảo về các khóa học, nhân viên trung tâm sẽ tiến hành tư vấn về các khoá học Sau đó học viên sẽ đăng ký học, cung cấp các thông tin cá nhân và đóng tiền học phí Số tiền học phí phụ thuộc vào khóa học mà học viên đăng ký

Nhân viên ghi nhận các thông tin liên quan tới học viên, lập biên lai thu

theo mẫu số C30-BB ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của

Bộ trưởng BTC, thu tiền học phí và lập thẻ học viên.

Nhân viên trung tâm dựa trên thông tin về lớp và giờ học mà học viên đăng ký để tiến hành xếp và lập danh sách lớp, sau đó liên hệ với đội ngũ giáo viên của trung tâm để xác định giáo viên giảng dậy của lớp mới lập Nếu không thể tiến hành xếp lớp được thì gọi điện cho học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không đổi được sẽ tiến hành hoàn trả lại học phí cho học viên

Sau khi có quyết định mở lớp nhân viên trung tâm tiến hành báo cho học viên kết quả xếp lớp: ngày khai giảng, ngày bắt đầu học, giờ học, phòng học và giáo viên giảng dậy

Ngày khai giảng nhân viên và giáo viên tiến hành gặp và thông báo về các quy chế đối với các học viên theo học tại trung tâm, phát giáo trình cho các học

viên Đồng thời đưa ra các chú ý như: nhắc nhở các học viên phải luôn mang theo thẻ học viên đến lớp…

Trong quá trình học tập tại trung tâm tin học HT, nhân viên của trung tâm sẽ tiến hành điểm danh, kiểm tra thẻ học viên Nếu học viên có bất cứ thắc mắc,khó khăn nào thì tiến hành gặp nhân viên trung tâm để đưa ra ý kiến hay nhờ giúp đỡ

Sau mỗi khóa học, học viên được tham gia thi lấy chứng chỉ của “Sở Giáo Dục và Đào Tạo” Thi cuối khóa sẽ không tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ

tự cho lớp thi vào tuần cuối cùng và mang bài thi về chấm Sau đó giáo viên gửi điểm lại cho nhân viên trung tâm, họ sẽ tiến hành ghi nhận lại kết quả thi cuối khóa

và xếp loại cho học viên Cuối cùng lập bảng điểm, thông báo điểm tới học viên và tiến hành làm chứng chỉ dựa trên điểm số mà học viên đạt được trong khóa học

Nếu trong đợt kiểm tra cuối khóa, học viên không đạt yêu cầu thì sẽ phải tiến hành đóng tiền để thi lại, với những học viên không học tại trung tâm mà muốn thi lấy chứng chỉ tin học văn phòng A hoặc chứng chỉ tin học văn phòng B thìcung cấp các thông tin cá nhân cần thiết như: tên, tuổi, địa chỉ… và đóng lệ phí thi,

lệ phí làm chứng chỉ

Sau đó nhân viên trung tâm tiến hành xếp lịch thi, giáo viên coi thi, lập thẻ dự thi cuối cùng liên lạc với học viên để thông báo ngày đến lấy giấy báo thi giờthi và địa điểm thi

Nhằm khắc phục những hạn chế còn tồn tại, và các tiện ích to lớn trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý, trên hết là để hệ thống làm việc hiệu quả hơn ta vẫn sử dụng các thao tác quy trình tương tự nhưng làm một

cách tự động trên công nghệ máy tính điện tử bằng việc sử dụng phần mềm “Quản

lý đào tạo tại trung tâm tin học”.

2.2 MỘT SỐ MẪU BIỂU

Biên lai thu tiền học phí:

Khi các nhà cung cấp tới thanh toán tiền mua trang thiết bị cho trung tâm, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi theo mẫu sau:

Đơn vị: Mẫu số C30 - BB

Bộ phận: (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC

Mã đơn vị SDNS: ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU Quyển số:

Ngày tháng năm Số:

Nợ:

Có:

Họ, tên người nộp tiền:

Địa chỉ:

Lý do nộp:

Số tiền: (Viết bằng chữ):

Kèm theo: Chứng từ kế toán Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) :

Ngày tháng năm

Người nộp Thủ quỹ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý):

+ Số tiền quy đổi:

(Nếu gửi ra ngoài phải đóng dấu)

Danh sách lớp:

Biên lai thu tiền thi lại, lệ phí thi, lệ phí làm chứng chỉ của học viên muốn thi lấy chứng chỉ

BIÊN LAI THU TIỀN

Ngày tháng năm 20

Số:

- Họ, tên người nộp:

- Địa chỉ:

- Nội dung thu:

- Số tiền thu: (Viết bằng chữ):

2.3 LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT

2.3.1 Giới thiệu ngôn ngữ Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1991, tiền thân là ngônngữ lập trình Basic trên hệ điều hành DOS Tuy nhiên, lúc bấy giờ Visual Basicchưa được nhiều người tiếp nhận Mãi đến năm 1992, khi phiên bản 3.0 ra đời vớirất nhiều cải tiến so với các phiên bản trước đó, Visual Basic mới thật sự trở thànhmột trong những công cụ chính để phát triển các ứng dụng trên Windows

Màn hình làm việc của Visual Basic gồm các thành phần chính sau:

Hộp công cụ (Toolbox): chứa các biểu tượng tương ứng với những đối tượngđiều khiển chuẩn bao gồm nhãn, hộp văn bản, nút lệnh…

Màn hình giao tiếp (Form): Đây chính là đối tượng để xây dựng các mànhình giao tiếp của ứng dụng Khi vừa tạo mới, màn hình giao tiếp không chứa đốitượng điều khiển nào cả, nhiệm vụ của người lập trình là vẽ các đối tượng điềukhiển lên màn hình giao tiếp và định nghĩa các dòng lệnh xử lý biến cố liên quancho màn hình và các điều khiển trên đó

Cửa sổ thuộc tính (Properties Windows): cho phép định thuộc tính ban đầucho các đối tượng bao gồm màn hình giao tiếp (form) và các điều khiển (control)trên đó

Cửa sổ quản lý ứng dụng (Project Explorer): cửa sổ quản lý ứng dụng hiểnthị các màn hình giao tiếp (form), thư viện xử lý (module)… hiện có trong ứngdụng Ngoài ra, cửa sổ quản lý ứng dụng còn cho phép người lập trình thực hiệnnhanh những thao tác như mở, thêm, xóa các đối tượng này khỏi ứng dụng(project)

Cửa sổ định vị (Form layout): cho phép xem và định vị trí hiển thị của mỗimàn hình giao tiếp (Form) khi chạy

Cửa sổ lệnh (Code Window): Cho thấy cửa sổ lệnh của visual basic Đây làcửa sổ cho phép khai thác các dòng lệnh xử lý biến cố cho màn hình giao tiếp vàcác đối tượng điều khiển trên màn hình giao tiếp Mặc nhiên cửa sổ lệnh không

được hiển thị, người lập trình có thể nhấn nút chuột phải trên màn hình giao tiếp vàchọn chức năng View code để hiển thị cửa sổ lệnh khi cần.

Các khái niệm chúng ta thường gặp trong quá trình xây dựng một ứng dụngvới visual basic:

Màn hình giao tiếp (Form): đây là đối tượng chính trong quá trình xây dựnggiao diện ứng dụng Khi một ứng dụng được chạy, cửa sổ ứng dụng (applicationwindows) và các cửa sổ giao diện khác của chương trình là các màn hình giao tiếpkhi được tạo ra lúc ban đầu không chứa đối tượng nào, nhiệm vụ của người lập trình

là vẽ các đối tượng điều khiển lên màn hình giao tiếp để tạo thành giao diện của ứngdụng

Đối tượng điều khiển (Control): đối tượng điều khiển là các thành phần sẽđược vẽ lên màn hình giao tiếp để tạo thành giao diện của một ứng dụng Các thànhphần này có thể là các nhãn, ô nhập liệu, nút lệnh, …

Thuộc tính (Properties): Tập hợp các thông tin liên quan đến trạng thái mộtđối tượng như tên, vị trí, màu sắc hiển thị… được gọi là thuộc tính của đối tượng.Trong quá trình lập trình, người lập trình có thể thay đổi trạng thái của các đốitượng bằng cách thay đổi giá trị của các thuộc tính

Phương thức (Method): Ngoài thuộc tính là những thông tin chỉ ra tình trạng,các đối tượng còn có những hành động xử lý liên quan đến chúng Các hành độngliên quan đến một đối tượng được gọi là các phương thức của đối tượng Thực chấtmỗi phương thức là một tập hợp các lệnh đã được visual basic xây dựng sẵn cho đốitượng này

Biến cố (Event) – Thủ tục xử lý biến cố (Event Sub): Biến cố là thông tincho biết những gì đang xẩy ra với một đối tượng trong ứng dụng đang chạy Khi cóbiến cố phát sinh đối với một đối tượng thì hệ điều hành windows sẽ gọi thực hiệncác lệnh có trong thủ tục xử lý biến cố (Event Sub) tương ứng

Thủ tục (Sub) – Hàn (Function): Ngoài các thủ tục xử lý biến cố, để cấu trúcchương trình được rõ ràng mạch lạc, tránh lặp lại nhiều lần… người lập trình có thể

khai báo các thủ tục (hàm) dùng chung và gọi thể hiện các thủ tục (hàm) này khicần thiết.

Thư viện (Module): Các đối tượng dùng chung như các biến toàn cục, thủ tụchay hàm được sử dụng cho nhiều màn hình giao tiếp sẽ được khai báo trong thưviện của ứng dụng Mỗi một thư viện dùng chung như vậy được gọi là một module

Là điểm mới trong Visual Basic 6, thiết kế DataReport là cách trực quan đểtạo ra những báo cáo thích hợp trong môi trường phát triển Visual Basic Thiết kếDataReport, cung cấp các chức năng hết sức cơ bản, nhưng nó có ưu điểm rất dễdùng Đối tượng DataReport thường được dùng để hiển thị thông tin các recordtrong đối tượng Command, số lượng field của từng recort được quy định trong câulệnh SQL Select kết hợp với đối tượng Command Do đó một trong nhiều cách đểtạo và hiển thị field số thứ tự cho các record trên đối tượng DataReport là tạo 1 fieldtrống (có kiểu là integer) cho mỗi record trong đối tượng Command kết hợp với đốitượng DataReport, nội dung của field này sẽ được khởi tạo trước khi đối tượngDataReport được hiển thị

Cách dễ nhất để tạo DataReport là dùng trên thiết kế DataEnvironment VớiDataEnvironment, ta có thể dùng cách kéo thả để thiết kế báo cáo Mỗi lần tạo rathiết kế DataReport, ta phải ràng buộc nó với một cơ sở dữ liệu để hiển thị dữ liệu

Ta thực hiện điều này thông qua một bộ gồm các điều khiển ràng buộc chỉ hoạtđộng trong ngữ cảnh thiết kế DataReport

Các điều khiển trực quan của thiết kế DataReport bao gồm: điều khiển nhãn,điều khiển hộp văn bản, điều khiển ảnh, điều khiển đoạn thẳng và điều khiển hìnhdạng, điều khiển hàm cho phép chèn các tính toán tóm tắt và báo cáo Bởi vì cácđiều khiển của DataReport được thiết kế đặc biệt để hoạt động trong ngữ cảnh củathiết kế DataReport, chúng có những tên gọi khác nhau

Ta có thể xem báo cáo trong chế độ Print Preview bằng cách thi hànhphương thức Show Chính vì những đặc điểm và những thuận lợi mà ngôn ngữ lậptrình visual basic mang lại mà em đã lựa chọn ngôn ngữ lập trình này để xây dựng

hệ thống quản lý đào tạo tại trung tâm tin học

2.3.2 Giới thiệu về Microsoft Officce Access 2003

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan Ví dụ: nếu tập hợptất cả các bức ảnh cùng nhau, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu ảnh Nếu tập hợp tất cảcác bức ảnh có cùng chủ đề, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu gốc hoặc một tập con trongtoàn bộ cơ sở dữ liệu

Nếu cơ sở dữ liệu nhỏ, bạn có thể quản lý thông tin bình thường Trongnhững trường hợp như vậy, bạn sử dụng các phương pháp cũ như một bảng file haymột danh sách đơn giản trên giấy Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu ngày càng nhiều, cácthao tác quản lý trở lên khó khăn hơn Ví dụ: sẽ rất khó để quản lý bằng tay cơ sở

dữ liệu về khách hàng trong một công ty lớn Đây là lúc máy tính của bạn và hệquản trị cơ sở dữ liệu có ích Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu giúp bạn quản lýthông tin được nhanh hơn và dễ dàng hơn

Microsoft Office Access, thường được gọi tắt là MS Access hoặc đơn giản làAccess, là một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bảnquyền Access thường được đóng gói cùng các phần mềm khác trong bộ MicrosoftOffice và được sử dụng rộng rãi trong các máy tính cài hệ điều hành Windows

Microsoft Access cho phép người sử dụng có thể tạo ra những chương trìnhứng dụng dùng để quản lý dữ liệu một cách dễ dàng bằng những công cụ có sẵn màkhông phải lập trình

Các file Access thường có phần đuôi mở rộng là mdb hay mdbx (nếu là MSAccess 2007) Ngoài ra cũng còn có dạng khác Biểu tượng của chương trìnhAccess là một chiếc chìa khóa

Giao diện người sử dụng của Access bao gồm một loại cửa sổ mở ra bêntrong cửa sổ chính Access Công cụ quản lý cơ sở dữ liệu của Access bao gồm cácTables (bảng), Queries (truy vấn, tìm kiếm), Forms (mẫu), Report (báo cáo), Macro(các lệnh macro), Modules (các khai báo, thư viện chương trình con) Mỗi một đốitượng trên sẽ được hiện ra trong một cửa sổ riêng

Tables là công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu trong Access Đây là đối tượng cơbản, nó chứa các thông tin thực tế trong cơ sở dữ liệu, có thể có nhiều hơn một

bảng Thông tin trong mỗi bảng có thể liên quan tới thông tin trong các bảng khác.

Ví dụ: bạn có một bảng chứa bản ghi của tất cả các khóa học của trung tâm, bảngkhác có tất cả các lớp học thuộc một khóa học, một bảng khác lại có tất cả các họcviên học tại một lớp Cả 3 bảng có thông tin liên quan đến nhau, bởi vậy chúng tạothành một cơ sở dữ liệu Mỗi bảng gồm tên bảng, trường dữ liệu (field) nhận cácgiá trị khác nhau (như text, number …) bản ghi (record), trường khóa (primarykey) Giữa các table có liên hệ với nhau

Bước đầu tiên trong việc tạo một cơ sở dữ liệu đó là xác định các thông tincần thiết Tiếp theo, sử dụng Access để thiết kế bảng lưu trữ thông tin, sử dụng chế

độ Design view để chỉ định cấu trúc cho mỗi bảng Sau khi thiết kế xong các bảng,

sử dụng chế độ Datasheet view để nhập và xem dữ liệu

Khi làm việc với cơ sở dữ liệu lớn, tức là làm việc với các vùng riêng trên dữliệu Ví dụ: có cơ sở dữ liệu của một trung tâm, và muốn xem tất cả tên của họcviên sinh sống tại Hà Nội Với sự kiện như vậy, ta nên dùng truy vấn Về cơ bản,một truy vấn giới hạn hoặc lọc thông tin từ một cơ sở dữ liệu Khi ta sử dụng query

để lọc dữ liệu, Access chỉ hiển thị thông tin để đáp ứng truy vấn

Queries là một công cụ quan trọng khác Đây là công cụ xử lý dữ liệu trongAccess Có 7 loại queries tương ứng với 7 loại xử lý dữ liệu mà Access có thể thựchiện Đó là:

Select Queries: dùng để trích, lọc, kết xuất dữ liệu

Total Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu

Crosstab Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng và cột dữ liệuMaketables Queries: dùng để lưu kết quả truy vấn, tìm kiếm ra bảng phục vụcông tác lưu trữ lâu dài

Delete Queries: dùng để loại bỏ các dữ liệu hết hạn

Update Queries: dùng để cập nhật dữ liệu

Ngoài ra còn có Append Queries

Một cơ sở dữ liệu tồn tại để lưu giữ thông tin Sau khi xác định thông tinchứa trong cơ sở dữ liệu, đó là nơi bạn cần nhập dữ liệu, sau đó xem, thêm, hoặc

thay đổi dữ liệu Bạn nên sử dụng chế độ Datasheet view khi hoàn thành mỗi thaotác, có thể tạo một biểu mẫu hiển thị lên màn hình để nhập, xem và thay đổi thôngtin.

Bản ghi là một khối thông tin độc lập, như dữ liệu về 1 học viên Một bảngđược tạo nên từ nhiều bản ghi Thông thường, các bản ghi đặt theo dòng trong mộtbảng, Access trình bày các bản ghi theo các dòng

Bảng được tạo lên từ các bản ghi, bản ghi được tạo từ các trường Như vậy,một trường là vùng thông tin nhỏ nhất trong cơ sở dữ liệu

Access là cơ sở dữ liệu có ưu điểm là dễ sử dụng và cài đặt Nó cung cấp môitrường với các tiện ích mạnh mẽ để quản lý thông tin Sử dụng Access, bạn có thểthực hiện được các nhiệm vụ quản trị dữ liệu khó khăn Vì vậy em đã lựa chọn

Access để tạo cơ sở dữ liệu cho hệ thống “Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học

HT”.

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG3.1 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

3.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC HT

Quản lý hồ sơ Quản lý đào tạo Thống kê & Báo cáo

Học viên giỏi

Hình 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống

3.1.2 Mô tả các chức năng

Chức năng “ĐĂNG NHẬP” là chức năng đầu tiên trong hệ thống Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT, đây là chức năng được xây dựng để quản lý

người sử dụng khi đăng nhập vào hệ thống

Chức năng tiếp theo trong hệ thống là chức năng “QUẢN LÝ HỒ SƠ”, chứcnăng này được phân cấp thành 2 chức năng con nhỏ hơn là: quản lý hồ sơ học viên

và quản lý hồ sơ giáo viên

Chức năng quản lý hồ sơ học viên là chức năng được xây dựng để quản lý các thông tin cá nhân như: mã học viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, số điện thoại liên lạc…của các học viên đã, đang và sẽ tham gia các khóa học tại trungtâm

Chức năng quản lý hồ sơ giáo viên là chức năng được xây dựng để quản lý các thông tin cá nhân như: họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, số điện thoại liên lạc, giảng dậy môn…của các giáo viên đã, đang và sẽ tham gia giảng dậy tại trung tâm tin học HT

Chức năng “QUẢN LÝ ĐÀO TẠO” là chức năng chính mà hệ thống cần phân tích và xây dựng Chức năng này được phân cấp thành 3 chức năng con nhỏ hơn là: quản lý các khóa học, quản lý các lớp học và quản lý điểm của học viên

Quản lý các khóa học là chức năng được xây dựng để quản lý các khóa học

mà trung tâm đã, đang và sẽ tiến hành tổ chức Giám đốc trung tâm sẽ tiến hành ra quyết định về các khóa học mà trung tâm sẽ tiến hành tổ chức

Quản lý các lớp học là chức năng được xây dựng để quản lý về các lớp học trong một khóa học Số lượng lớp tùy thuộc vào số lượng học viên tham gia đăng ký

là ít hay nhiều Nhân viên trung tâm sẽ tiến hành lập các lớp hay xóa bỏ một lớp khi

mà số lượng học viên không đủ

Quản lý điểm là chức năng được xây dựng để quản lý điểm của các học viên trong các lớp học tại trung tâm Sau khi tổ chức thi cuối khóa, nhân viên trung tâm lấy điểm từ giáo viên và nhật vào bảng điểm, sau đó hệ thống sẽ tiến hành xếp loại cho học viên

Chức năng THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO là chức năng cuối cùng trong hệ

thống Quản lý đào tạo tại trung tâm tin học HT, chức năng này được phân cấp

thành 2 chức năng con nhỏ hơn là: Số lượng học viên và học viên giỏi

Số lượng học viên là chức năng được xây dựng để đưa ra thống kê về số lượng học viên đang học tại trung tâm, hay có thể đưa ra số lượng học viên đã tham gia các khóa học của trung tâm từ trước đến nay Chức năng này tạo thành 1 danh sách học viên thuộc 1 lớp, khóa nào đấy

Học viên giỏi là chức năng được xây dựng để đưa ra các báo cáo danh sách sinh viên đạt loại giỏi trong các kỳ thi tại trung tâm của một lớp, khóa từ trước đến nay

3.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

3.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

QUẢN LÝ ĐÀO TẠO TẠI TRUNG TÂM TIN HỌC HT HỌC VIÊN

NHÂN VIÊN

GIÁO VIÊN

Học phí Phiếu thu

Thông tin cá nhân Thẻ học viên

Yêu cầu

Thông tin cá nhân

Bảng điểm

Yêu cầu bảng điểm

Hình 3.2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống

3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý hồ sơ

Học viên

Quản lý đào tạo

Thống kê & báo cáo

Đăng ký học

Đăng nhập

Tên & mật khẩu

Thông tin xác nhận

Nhân viên

Yêu cầu

Hình 3.3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống

3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Đăng nhập”

Đăng ký

Nhân viên trung tâm

Thông tin cá nhân

Yêu cầu

Đăng nhậpNhân viên

Tên & mật khẩu

Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Đăng nhập”

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý hồ sơ”

Nhập hồ sơHọc viên

Giáo viên

Học viên

Giáo viên

Thông tin cá nhân

Thông tin giáo viênYêu cầu thông tin

Yêu cầu thông tin

Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng “Quản lý hồ sơ”