Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ tại TRUNG tâm đào tạo – NGHIÊN cứu KHOA học tổ CHỨC và QUẢN lý 2

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành 3 1.1.2 Chức năng 3 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 3 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 4 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng của Trung tâm 6 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức năng 6 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 7 CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 9 2.1. Hoạt động quản lý 9 2.1.1.Văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ. 9 2. 1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư Lưu trữ 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10 2.2.1.1. Nguồn thu 10 2.2.1.2. Thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ. 11 2.2.1.3. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu 11 2.2.1.4. Nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ trong công tác thu thập 12 2.2.1.5. Thủ tục giao nhận tài liệu 12 2.2.2. Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ 12 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.( Biên bản Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ PHỤ LỤC SỐ 02 ). 13 2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 15 2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 15 2.2.5.1. Công tác thống kê 15 2.2.5.2. Hệ thống công cụ tra cứu 16 2.2.6. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu 17 2.2.6.1.Về nhà kho bảo quản 17 2.2.6.2. Trang thiết bị bảo quản tài liệu 18 2.2.6.3. Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu 18 2.2.7. Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu. 18 2.2.7.1.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 18 2.2.7.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 19 2.2.7.3. Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 19 2.2.7.4. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ 19 2.2.7.5. Trách nhiệm của người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu 20 2.2.8. Thực trạng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. 20 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN. 21 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 21 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được 21 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ 22 3.2.1.Đánh giá chung về công tác lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý 22 3.2.1.1.Ưu điểm 22 3.2.1.2.Hạn chế và tồn tại 22 3.2.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 24 3.3. Khuyến nghị 25 3.3.1.Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 25 3.3.2. Đối với nhà trường 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 27 D. PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG .3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 1.1Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 1.1.1Lịch sử hình thành .3 1.1.2Chức 1.1.3Nhiệm vụ quyền hạn .3 1.1.4 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Trung tâm 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức .6 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ .9 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1.Văn quản lý đạo công tác lưu trữ 1.2 Tình hình cán làm cơng tác Văn thư - Lưu trữ 10 2.2.Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 10 2.2.1.1 Nguồn thu .10 2.2.1.2.Thành phần tài liệu có kho lưu trữ .11 2.2.1.3 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu 11 2.2.1.4 Nhiệm vụ cán lưu trữ công tác thu thập 12 2.2.1.5 Thủ tục giao nhận tài liệu .12 2.2.2.Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ 12 Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.3.Xác định giá trị tài liệu.( Biên Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ - PHỤ LỤC SỐ 02 ) 13 2.2.4.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 14 2.2.5.Công tác thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ .15 2.2.5.1 Công tác thống kê 15 2.2.5.2 Hệ thống công cụ tra cứu 16 2.2.6.Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu 17 2.2.6.1.Về nhà kho bảo quản .17 2.2.6.2 Trang thiết bị bảo quản tài liệu 17 2.2.6.3 Biện pháp xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu 18 2.2.7.Công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu .18 2.2.7.1.Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .18 2.2.7.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 19 2.2.7.3 Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ 19 2.2.7.4 Trách nhiệm cán lưu trữ 19 2.2.7.5 Trách nhiệm người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu .19 2.2.8 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin lưu trữ .20 CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN .20 TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 20 3.1.Báo cáo tóm tắt công việc làm kết đạt 20 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ .21 3.2.1.Đánh giá chung công tác lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 21 3.2.1.1.Ưu điểm 21 3.2.1.2.Hạn chế tồn 22 3.2.2.Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 23 3.3 Khuyến nghị .24 Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.1.Đối với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 24 3.3.2 Đối với nhà trường 25 C PHẦN KẾT LUẬN .27 D PHỤ LỤC 29 Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU “Học hành - nghiệp” hình thức bốn chữ gắn liền với đời người Trong nói học hành coi bước đệm quan trọng cần thiết để có nghiệp tốt hai mặt kết hợp với cách hài hòa Ngay từ giáo dục hình thức hình thành vấn đề học đơi với hành, lý luận liên hệ với thực tiễn nhà giáo dục quan tâm Các nhà tư tưởng học giả cho rằng, học đơi với hành lý thuyết khẳng định bổ sung đầy đủ, đồng thời công tác thực tiễn thực cách khoa học, kết “học” “hành” mang lại thật cao sâu sắc Sau kết thúc chương trình học tập năm thứ 4, Nhà trường tổ chức cho sinh viên khóa 2012-2016 thực tập ngồi thực tế hai tháng Được giới thiệu thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ với tìm hiểu thân em liên hệ với Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý tiếp nhận thực tập Trung tâm với chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ.Trong lần thực tập em có hội sâu vào tìm hiểu: “Thực trạng cơng tác lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý” Lựa chọn nội dung nhằm mục đích giúp em hiểu sâu tầm quan trọng công tác lưu trữ, hiểu rõ khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ khâu nghiệp vụ thực quan, tổ chức Đây khóa học nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tập trước tốt nghiệp, lại có ý nghĩa quan trọng trình học tập sinh viên trường Qúa trình thực tập giúp sinh viên tiếp cận với thực tế nhiều hơn, rút ngắn khoảng cách lí luận thực tiễn kiến thức học áp dụng vào thực tế bước đầu giúp hoàn thành tốt nghiệp vụ Trong q trình thực tập Văn phịng Trung tâm em nhận thấy công tác Lưu trữ thực bản, chuyên nghiệp theo quy định hành nhà nước, nhận hướng dẫn nhiệt tình, chuyên nghành Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người phịng nên trình độ chun mơn kiến thức thực tế em có tiến rõ rệt cho đợt thực tập công tác sau Tuy nhiên trình thực tập Văn phòng Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Quản lý em gặp số khó khăn, thời gian đầu không tránh khỏi bỡ ngỡ, sai sót, nhầm lẫn Cơng việc lưu trữ Phịng Trung tâm lớn với khối lượng thơng tin cập nhật giờ, ngày đòi hỏi sinh viên thực tập phải vững kiến thức ngành, tác phong phải nhanh nhẹn cẩn thận Để có kết này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể lãnh đạo, cán cơng tác Văn phịng nói riêng Trung tâm nói chung quan tâm, hướng dẫn, đạo tận tình, tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian thực tập để em hoàn thành tốt đợt thực tập theo Quyết định Nhà trường Do thời gian thực tập hạn chế, thân em chưa có kinh nghiệm thực tế nên khơng tránh khỏi thiếu sót, em kính mong thầy, góp ý kiến dẫn cho em hoàn thiện nghiệp vụ Qua đợt thực tập em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Văn thư-Lưu trữ thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà nội, truyền đạt cho em kiến thức quý báu công tác Văn thư- Lưu trữ, em chúc thầy cô mạnh khoẻ, công tác tốt đạt kết vẻ vang nghiệp trồng người Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 16 tháng 03 năm 2016 SINH VIÊN Nguyễn Văn Bình Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý ( tên giao dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training Center – viết tắt OMT ) thành lập theo Quyết định số 136/QĐ-LHH ngày 24/01/2007 Liên hiệp hội Việt Nam việc thành lập Trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý 1.1.2 Chức Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý ( sau gọi Trung tâm ) có chức năng: Huy động nhà khoa học, nhà tổ chức, nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý vấn đền phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao chi thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao lực tổ chức quản lý cho quan, tổ chức doanh nghiệp 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm có nhiệm vụ chủ yếu sau: Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết mô hình tổ chức, học thuyết quản lý đại, vấn đề phát triển vào lĩnh vực khác phục vụ phát triển kinh tế - xã hội Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khốn, tài chính, kế tốn, tin học ngoại ngữ, văn thư - lưu trữ Dịch vụ tư vấn tổ chức, quản lý cung cấp thông tin lĩnh vực, đại diện phát hành sách cho nhà xuất Phạm vi hoạt động Trung tâm: Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trung tâm chủ động triển khai phối kết hợp với quan quản lý nhà nước, quan nghiệp, sở đào tạo, tổ chức khoa học công nghệ, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức phủ phi phủ quốc tế ngồi nước để thực nhiệm vụ Trung tâm Trách nhiệm quyền hạn Trung tâm: Trách nhiệm: - Hoạt động theo lĩnh vực cấp, tuân thủ quy định pháp luật, quy định quản lý liên hiệp hội Việt Nam Điều lệ Tổ chức Hoạt động Trung tâm - Mở sổ sách kế toán theo quy định pháp luật, thực nghiêm chỉnh nghĩa vụ tài với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam người lao động Trung tâm Quyền hạn: - Chủ động tổ chức hoạt động Trung tâm, tự chủ tài - Chủ động giao dịch ký kết hợp đồng với cá nhân, tổ chức nước để thực nhiệm vụ Trung tâm - Quyết định giá sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đào tạo theo thảo thuận theo hợp đồng thích ứng theo thị trường - Lựa chọn hình thức phương thức huy động vốn pháp luật, sử dụng lợi nhuận thu theo quy định tài điều lệ Trung tâm - Chủ động quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng, thỏa thuận hợp tác với cá nhân tổ chức nước sở tuân thủ quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức • Theo sơ đồ: xem ( PHỤ LỤC SỐ 01 ) • Trung tâm tổ chức theo cấu sau: Hội đồng Trung tâm Hội đồng khoa học Ban Giám đốc (gồm Giám đốc phó Giám đốc) Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Các phịng chun mơn gồm: - Phịng nghiên cứu - Phòng đào tạo - Phòng dịch vụ Văn phịng Trong q trình hạt động, Ban giám đốc Trung tâm bổ sung, điều chỉnh phòng, ban chuyên môn phù hợp với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu phát triển trung tâm Hội đồng Trung tâm Hội đồng Trung tâm bao gồm thành viên tham gia thành lập Trung tâm, có quyền hạn nhiệm vụ sau: - Lựa chọn tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam định định bổ nhiệm miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị Giám đốc việc cử miễn nhiệm phó Giám đốc, Kế tốn trưởng trình Liên hiệp hội Việt Nam định bổ nhiệm miễn nhiệm - Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn kế hoạch hoạt động trung hạn tháng Trung tâm - Quyết định nguyên tắc tài phân phối thu thập Trung tâm - Phê chuẩn báo cáo tháng Trung tâm - Quyết định thay đổi cấu tổ chức, phịng ban chun mơn Trung tâm sở đề nghị Giám đốc - Thông qua phương án thành lập giải thể chi nhánh, văn phịng đại diện trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét định - Kiểm tra, giám sát hoạt động Trung tâm - Quyết định đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều lệ Trung tâm Hội địng Trung tâm có 01 chủ tịch thành viên hội đồng bầu số thành viên hội đồng Hội đồng Trung tâm họp thường kỳ 06 tháng lần, cần hợp bất thường theo triệu tập Chủ tịch hội đồng Các định Hội đồng Trung tâm có hiệu lực có 3/4 tổng số thành Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội viên có mặt đạt trí 3/4 thành viên có mặt Hội đồng khoa học Hội đồng khoa học Trung tâm bao gồm nhà nghiên cứu, nhà quản lý có trình độ, chun mơn sâu kinh nghiệm tổ chức, quản lý, hoạt động thường xuyên không thường xuyên Ban Giám đốc mời Hội đồng khoa học có chức năng: - Tham vấn cho Ban Giám đốc chiến lược, phương hướng hoạt động nghiên cứu Trung tâm - Đánh giá, phản biện cơng trình nghiên cứu, tài liệu chun mơn Trung tâm Ban Giám đốc Giám đốc Trung tâm Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm miễn nhiệm sở đề nghị Hội đồng Trung tâm Các Phó giám đốc Kế tốn trưởng Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn Liên hiệp hội định bổ nhiệm miễn nhiệm Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật quan hệ đối nội, đối ngoại Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai chương trình, kế hoạch công tác Trung tâm, quản lý diều hành chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động Trung tâm Các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm phần việc Giám đốc phân công Khi vắng mặt công tác dài ngày, Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc điều hành hoạt động Trung tâm Phó giám đốc ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội Việt Nam trước pháp luật thời gian ủy quyền 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phịng Trung tâm 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức Văn Phịng Trung tâm tổ chức thuộc Trung tâm, quan giúp việc Giám đốc Trung tâm Văn phịng Trung tâm có chức tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tâm thực quản lý thống toàn Trung tâm mặt cơng tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, sở vật chất, trật tự an toàn quan; đảm bảo điều kiện làm việc phối hợp đồng với quan giúp việc Giám đốc Trung tâm 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Giúp việc Giám đốc Trung tâm đạo thực chương trình, kế hoạch cơng tác Trung tâm hướng dẫn việc kiểm tra thực phịng theo lĩnh vực phân cơng Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động Ban Giám đốc Trung tâm phòng ban Trung tâm Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm theo quy định hành Nhà nước Thực đầu tư xây dựng bản, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn mua sắm tài sản theo quy định Nhà nước Thực nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất trụ sở làm việc, trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dạng vật theo quy định hành Nhà nước Bảo đảm phương tiện làm việc phục vụ nhu cầu Ban Giám đốc quan giúp việc Giám đốc Trung tâm theo quy định hành Thực công tác bảo vệ trật tự an tồn trụ sở quan, phịng cháy, chữa cháy, dân quan tự vệ số công việc đột xuất khác Phối hợp đồng với quan giúp việc Giám đốc Trung tâm với tư cách chủ trì thành viên phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ quan giúp việc; bảo đảm quản lý, đạo Giám đốc Trung tâm kịp thời có hiệu Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Trung tâm phân công 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Lãnh đạo Văn phòng Các phân chun mơn, nghiệp vụ: Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – Lưu trữ cho sinh viên nhằm tạo điều kiện cho sinh viên hiểu công tác Văn thư Lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Văn Bình 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường Đại học, Cao đẳng, Trung học chuyên nghiệp tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo Dục Đào tạo Thực phương châm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập 02 tháng cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý em thực đợt thực tập với chuyên ngành Lưu trữ học Tuy thời gian thực tập khơng nhiều thực có ý nghĩa thân em Đó hội cho em bạn xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hóa phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp em hiểu sâu chuyên ngành Lưu trữ học Từ thấy trách nhiệm cán Lưu trữ trẻ em lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý hành “ cửa”, cơng tác lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, em thực hành số khâu nghiệp vụ đề cương Bên cạnh em có thêm kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc Cán lưu trữ công tác sau Để hoàn thành báo cáo, em xin bày tỏ lịng biết ơn đến thầy giáo, giáo khoa Văn thư lưu trữ Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo, đến cán Văn phòng đơn vị khác Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình sâu sắc quan em đã gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Báo cáo thực tập tốt nghiệp thành sau thời gian dài học lý thuyết Sinh viên: Nguyễn Văn Bình 27 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sau thực đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình chị Đỗ thị Hằng cán Lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Do thời gian hiểu biết kinh nghiệm hạn chế nên báo cáo thực tập em không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp, phê duyệt thầy giáo; Lãnh đạo Trung tâm bạn đọc để giúp em nâng cao kiến thức học, vững vàng chun mơn nghiệp vụ hành trang bổ ích để em đóng góp phần nhỏ bé trí tuệ, sức lực vào công xây dựng Tổ quốc ngày giàu đẹp văn minh xứng đáng với hệ trước Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Văn Bình Sinh viên: Nguyễn Văn Bình 28 Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC PHỤ LỤC SỐ 01 HỘI ĐỒNG TRUNG TÂM BAN GIÁM ĐỐC Hội đồng Khoa học Phòng nghiên cứu Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Văn Phịng Phịng Phịng Đào tạo, bồi dưỡng Dịch vụ Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 02 LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM ĐT – NC KHTC VÀ QL Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số:…/ TTĐTQL -VP …, ngày…tháng…năm… BIÊN BẢN Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ Căn Điều 16, 18 Luật Lưu trữ; Quyết định số :…/QĐ- TTĐTQL ngày…tháng…năm…của Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý việc thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu; Vào hồi….ngày…; trụ sở Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý, Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý gồm: Ông (bà):……………chức vụ: Phó Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý, Chủ tịch Hội đồng Ông (bà):……………chức vụ: Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý, Ủy viên Hội đồng Ông (bà) :……………chức vụ: Cán Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý, Thư ký Hội đồng Đã tiến hành thẩm định khối hồ sơ, tài liệu hết giá trị sử dụng kho lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Sau nghiên cứu, xem xét danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị khối hồ sơ, tài liệu hết giá trị khối hồ sơ, tài liệu…trong Phông lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý kiểm tra thực tế hồ sơ, tài liệu xin xác định giá trị, ủy viên Hội đồng có ý kiến sau: Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1………………………………………………………… 2…………………………………………………………… 3…………………………………………………………… Chủ tịch Hội đồng kết luận: Đề nghị giữ lại hồ sơ vụ…….(có mục lục kèm theo); tài liệu hồ sơ vụ án bao gồm:………… , lý giữ lại………… Đề nghị Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý xem xét, định cho phép hủy hồ sơ, tài liệu theo danh mục đính kèm Các ủy viên Hội đồng biểu thơng qua biên họp, với ý kiến trí…/…(ghi rõ số lượng) Cuộc họp kết thúc vào hồ…giờ, ngày…/ THƯ KÝ HỘI ĐỒNG (Họ tên, ký) Sinh viên: Nguyễn Văn Bình CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (Họ tên, ký) Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SỐ 03 LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM TRUNG TÂM ĐT – NC KHTC VÀ QL CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số:…./TTĐTQL-VP Độc lập – Tự – Hạnh phúc …., ngày… tháng… năm… BIÊN BẢN HỦY HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ Căn Quyết định số…ngày…tháng…năm…của Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý việc hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị Vào hồi…ngày…, tại……………………………chúng gồm: Ông (bà):……………chức vụ: Phó Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Ông (bà):……………chức vụ: Giám đốc Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý, Ủy viên Hội đồng Ông (bà) :……………chức vụ: Cán lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý, Thư ký Hội đồng Đã tiến hành việc hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị sau: Số lượng hủy là:……………hồ sơ ghi Danh mục thống kê tạm thời Phơng lưu trữ Trung tâm ………… Hình thức hủy: Hủy hết thông tin phương pháp………… (máy cắt giấy, ngâm nước, chuyển đến nhà máy giấy để tái chế) Việc hủy hồ sơ, tài liệu kết thúc vào hồi……cùng ngày Biên lập thành 05 có gía trị (lưu vào hồ sơ đề nghị hủy 01 bản) CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU CHÁNH VĂN PHÒNG THƯ KÝ HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ HỒ SƠ, TÀI LIỆU PHỤ LỤC SỐ 04 Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ quan gửi báo cáo: Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Cơ quan nhận báo cáo: LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM BÁO CÁO THỐNG KÊ CƠ SỞ CƠNG TÁC LƯU TRỮ NĂM… (Ban hành kèm theo Thơng tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Bộ Nội vụ) Nội dung báo cáo I Văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Quy chế, quy trình nghiệp vụ lưu trữ - Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Nội quy vào kho lưu trữ - Bảng thời hạn bảo quản II Tổ chức, nhân làm công tác lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tổ chức lưu trữ - Trung tâm lưu trữ, kho lưu trữ tương đương - Phòng lưu trữ - Tổ lưu trữ - Bộ phận lưu trữ Nhân làm công tác lưu trữ - Tổng số: Trong đó: Nữ - Kiêm nhiệm cơng tác khác a) Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ - Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Trên đại học chuyên ngành khác - Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Đại học chuyên ngành khác - Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Cao đẳng chuyên ngành khác - Trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ - Trung cấp chuyên ngành khác - Sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) b) Ngạch công chức, viên chức, chức danh nghề nghiệp lưu trữ - Lưu trữ viên cao cấp - Lưu trữ viên - Lưu trữ viên - Lưu trữ viên trung cấp - Kỹ thuật viên lưu trữ c) Độ tuổi - Từ 30 trở xuống - Từ 31 đến 40 Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Đơn vị tính Số lượng Văn Văn Văn Văn Trung tâm Phong Tổ Bộ phận Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Người Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Từ 41 đến 50 - Từ 51 đến 60 III Tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu giấy - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ Trong đó: Phơng/sưu tập chỉnh lý hồn chỉnh - Tổng số mét giá tài liệu Người Người Phông/sưu tập Phông/sưu tập Mét Hồ sơ/đơn vị Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản Mét + Quy mét giá tài liệu Tài liệu khoa học, kỹ thuật Cơng trình/đề - Tổng số cơng trình/đề tài tài Cơng trình/đề Trong đó: Cơng trình/đề tài chỉnh lý hồn chỉnh tài Mét Hồ sơ/Đơn vị - Tổng số mét giá tài liệu Trong đó: + Đã chỉnh lý hồn chỉnh bảo quản Mét + Quy mét giá Tài liệu chuyên môn - Tổng số mét giá tài liệu Mét Hồ sơ/đơn vị Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản Mét Hồ sơ/MB Hồ sơ/MB + Quy mét giá - Tổng số hồ sơ, tài liệu điện tử Trong đó: Đã tạo lập sở liệu IV Thu thập loại hủy tài liệu Tài liệu giấy - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ thu thập (tính từ ngày Mét 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu lưu trữ đến thời hạn thu thập chưa thu thập (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số mét giá tài liệu hủy (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Tài liệu chuyên môn (hồ sơ vụ án) - Tổng số hồ sơ loại vụ án thu vào lưu trữ quan(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số hồ sơ loại vụ án đến hạn chưa thu nhập (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số hồ sơ loại hủy(tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) V Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phịng đọc (tính từ Mét Mét Mét Mét Mét ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu a) Tổng số tài liệu đưa phục vụ khai thác sử dụng Lượt người Hồ sơ/đơn vị - Hồ sơ/đơn vị bảo quản bảo quản Tài liệu - Tài liệu b) Tổng số tài liệu chụp, cấp chứng thực lưu trữ - Tài liệu chụp - Tài liệu cấp chứng thực lưu trữ - Tổng số yêu cầu độc giả Trong đó: Yêu cầu độc giả trả lời Công bố, trưng bày, triển lãm, xuất phẩm tài liệu Tài liệu/ Trang Tài liệu/ Trang Yêu cầu Yêu cầu lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số công bố, giới thiệu - Tổng số lần trưng bày, triển lãm - Tổng số ấn phẩm xuất Cơng cụ tra cứu (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ có mục lục hồ sơ Bài viết Lần Ấn phẩm Phơng/sưu tập Cơng trình/đề - Tổng số cơng trình/đề tài có mục lục hồ sơ tài Mục lục Sách Phiếu - Tổng số mục lục chuyên đề - Tổng số sách dẫn phông lưu trữ - Thẻ tra tìm VI Nghiên cứu khoa học cơng tác văn thư, lưu trữ (tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm báo cáo) - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học Chương nghiệm thu trình/đề tài Chương Trong đó: + Cấp Nhà nước trình/đề tài Chương + Cấp Bộ/ngành trình/đề tài Chương + Cấp sở - Tổng số chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học đưa vào ứng dụng Trong đó: + Cấp Nhà nước + Cấp Bộ/ngành + Cấp sở trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài Chương trình/đề tài VII Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo) Kho lưu trữ Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Diện tích kho lưu trữ chun dụng Trong đó: + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng sử dụng để bảo quản tài liệu + Diện tích kho lưu trữ chuyên dụng chưa sử dụng để bảo quản tài liệu - Diện tích kho lưu trữ khơng chun dụng - Diện tích kho tạm Trang thiết bị dùng cho lưu trữ - Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu Trong đó: + Giá cố định + Giá di động - Hệ thống chống đột nhập - Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động - Bình chữa cháy khí, bọt, - Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm - Máy điều hòa nhiệt độ - Máy hút ẩm - Thiết bị thơng gió - Máy hút bụi - Mạng nội - Máy chủ - Máy tính cá nhân - Máy quét (scanner) - Máy chụp m2 m2 m2 m2 m2 Mét Mét Mét Hệ thống Hệ thống Chiếc Hệ thống Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Hệ thống Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc … , ngày … tháng … năm 20… NGƯỜI LẬP BIỂU THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) PHỤ LỤC SỐ 05 LIÊN HIỆP HỘI VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRUNG TÂM ĐT – NC KHTC VÀ QL Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà nội, ngày tháng năm PHIẾU MƯỢN HỒ SƠ Họ tên: Đơn vị: Đề nghị đơn vị: Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vui lòng cho mượn tài liệu - hồ sơ sau: STT Tên hồ sơ Số ký hiệu hồ Thời gian Mục đích sử sơ trả dụng Ý KIẾN CỦA ĐƠN VỊ CUNG CẤP □ Chấp nhận Ngày …… tháng …… năm 20… □ Không chấp nhận NGƯỜI ĐỀ NGHỊ Lý không chấp nhận ……………… Ngày …… tháng …… năm 20… XÁC NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO CƠ QUAN Tình trạng hồ sơ mượn: NGƯỜI CUNG CẤP Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Ngày …… tháng …… năm 20… NGƯỜI ĐỀ NGHỊ Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH KHO LƯU TRỮ TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHƯC VÀ QUẢN LÝ Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TÌNH TRẠNG TÀI LIỆU ĐỂ DƯỚI NỀN Sinh viên: Nguyễn Văn Bình Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A