B. PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý. 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( tên giao dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training Center – viết tắt là OMT ) được thành lập theo Quyết định số 136QĐLHH ngày 24012007 của Liên hiệp hội Việt Nam về việc thành lập Trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức và quản lý. 1.1.2 Chức năng Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý ( sau đây gọi là Trung tâm ) có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức, các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và quản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn Trung tâm có các nhiệm vụ chủ yếu sau: Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mô hình tổ chức, các học thuyết quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục vụ phát triển kinh tế xã hội.
A PHẦN MỞ ĐẦU Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Nó khơng lưu giữ lại tài liệu có giá trị, phản ánh đầy đủ hoạt động quan, tổ chức, cá nhân mà cịn góp phần quan trọng việc cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý cao xác cho hoạt động xã hội Từ quan cấp quốc gia, đến quan, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Công tác lưu trữ làm tốt góp phần quan trọng bảo đảm thơng tin cho hoạt động tổ chức, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời, làm tốt cơng tác lưu trữ cịn góp phần bảo vệ thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Chính ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, từ ngày đầu giành độc lập, Đảng Nhà nước ta đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ, coi công cụ để quản lý, điều hành đất nước Đã có nhiều văn Đảng, Nhà nước quy định công tác công văn, giấy tờ Công tác lưu trữ ban hành, tạo điều kiện cho phát triển ngành lưu trữ từ Trung ương đến địa phương bước hoàn thiện Từ lý chọn công tác Lưu trữ Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản ly làm nội dung thực báo cáo thực tập Trong trình thực tập Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý gặp số khó khăn: từ việc làm quen với môi trường làm việc công sở, bỡ ngỡ ban đầu bắt tay vào công việc thực tế việc thực số khâu nghiệp vụ non chưa thành thạo Bên cạnh có khơng thuận lợi mà tơi có q trình thực tập như: mơi trường làm việc thú vị, đầy đủ trang thiết bị quan trọng nhiệt tình giúp đỡ chị Đỗ Thị Hằng anh, chị Văn Phịng cho tơi có hội áp dụng vào thực tế kiến thức học ngồi ghế nhà trường Khoảng thời gian thực tập Trung tâm khoảng thời gian vô quý báu giúp học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm kiến thức bổ ích, kỹ cịn trường tơi chưa trải nghiệm Tôi xin gửi lời cảm ơn tới chị Đỗ Thị Hằng anh chị Văn Phịng Ban lãnh đạo Trung tâm giúp tơi thực tốt trình thực tập giúp đỡ để tơi hồn thiện báo cáo thực tập Do thời gian tiếp xúc với cơng việc quan có hạn nên q trình thực tập tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Chính vậy, tơi mong nhận ý kiến đóng góp chị Đỗ Thị Hằng, anh chị Văn Phịng, thầy nhà trường bạn để báo cáo hồn thiện hơn; bên cạnh giúp tơi bổ sung kiến thức quý báu, làm hành trang để bước tới tương lai cách tự tin giúp cho nhiều công việc sau Tôi xin trân thành cảm ơn! B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý ( tên giao dịch quốc tế: Organization and Management Science Reserch – Training Center – viết tắt OMT ) thành lập theo Quyết định số 136/QĐ-LHH ngày 24/01/2007 Liên hiệp hội Việt Nam việc thành lập Trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý 1.1.2 Chức Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý ( sau gọi Trung tâm ) có chức năng: Huy động nhà khoa học, nhà tổ chức, nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao lực tổ chức quản lý cho quan, tổ chức doanh nghiệp 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm có nhiệm vụ chủ yếu sau: - Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết mơ hình tổ chức, học thuyết quản lý đại, vấn đề phát triển vào lĩnh vực khác phục vụ phát triển kinh tế - xã hội - Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khốn, tài chính, kế tốn, tin học ngoại ngữ, văn thư - lưu trữ - Dịch vụ tư vấn tổ chức, quản lý cung cấp thông tin lĩnh vực, đại diện phát hành sách cho nhà xuất Phạm vi hoạt động Trung tâm: Trung tâm chủ động triển khai phối kết hợp với quan quản lý nhà nước, quan nghiệp, sở đào tạo, tổ chức khoa học cơng nghệ, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, tổ chức phủ phi phủ quốc tế ngồi nước để thực nhiệm vụ Trung tâm Trách nhiệm quyền hạn Trung tâm: + Trách nhiệm: - Hoạt động theo lĩnh vực cấp, tuân thủ quy định pháp luật, quy định quản lý Liên hiệp hội Việt Nam Điều lệ Tổ chức Hoạt động Trung tâm - Mở sổ sách kế toán theo quy định pháp luật, thực nghiêm chỉnh nghĩa vụ tài với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam người lao động Trung tâm + Quyền hạn: - Chủ động tổ chức hoạt động Trung tâm, tự chủ tài - Chủ động giao dịch ký kết hợp đồng với cá nhân, tổ chức nước để thực nhiệm vụ Trung tâm - Quyết định giá sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đào tạo theo thoả thuận hợp đồng thích ứng theo thị trường - Lựa chọn hình thức phương thức huy động vốn pháp luật, sử dụng lợi nhuận thu theo quy định tài điều lệ Trung tâm - Chủ động quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng, thỏa thuận hợp tác với cá nhân tổ chức nước sở tuân thủ quy định pháp luật 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Trung tâm tổ chức theo cấu sau: Hội đồng Trung tâm Hội đồng khoa học Ban Giám đốc (gồm Giám đốc phó Giám đốc) Các phịng chun mơn gồm: - Phịng nghiên cứu - Phòng đào tạo - Phòng dịch vụ Văn phịng ( Phụ Lục I ) Trong q trình hạt động, Ban giám đốc Trung tâm bổ sung, điều chỉnh phịng, ban chun mơn phù hợp với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu phát triển trung tâm Trong đó: Hội đồng Trung tâm Hội đồng Trung tâm bao gồm thành viên tham gia thành lập Trung tâm, có quyền hạn nhiệm vụ sau: - Lựa chọn tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam định bổ nhiệm miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị Giám đốc việc cử miễn nhiệm phó Giám đốc, Kế tốn trưởng trình Liên hiệp hội Việt Nam định bổ nhiệm miễn nhiệm - Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn kế hoạch hoạt động trung hạn hàng tháng Trung tâm - Quyết định nguyên tắc tài phân phối thu thập Trung tâm - Phê chuẩn báo cáo hàng tháng Trung tâm - Quyết định thay đổi cấu tổ chức, phòng ban chuyên môn Trung tâm sở đề nghị Giám đốc - Thông qua phương án thành lập giải thể chi nhánh, văn phòng đại diện trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét định - Kiểm tra, giám sát hoạt động Trung tâm - Quyết định đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều lệ Trung tâm Hội đồng Trung tâm có 01 Chủ tịch thành viên Hội đồng bầu số thành viên Hội đồng Hội đồng Trung tâm họp thường kỳ 06 tháng lần, cần họp bất thường theo triệu tập Chủ tịch Hội đồng Các định Hội đồng Trung tâm có hiệu lực có 3/4 tổng số thành viên có mặt đạt trí 3/4 thành viên có mặt Hội đồng khoa học Hội đồng khoa học Trung tâm bao gồm nhà nghiên cứu, nhà quản lý có trình độ, chun mơn sâu kinh nghiệm tổ chức, quản lý, hoạt động thường xuyên không thường xuyên Ban Giám đốc mời Hội đồng khoa học có chức năng: - Tham vấn cho Ban Giám đốc chiến lược, phương hướng hoạt động nghiên cứu Trung tâm - Đánh giá, phản biện cơng trình nghiên cứu, tài liệu chun môn Trung tâm Ban Giám đốc Giám đốc Trung tâm Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm miễn nhiệm sở đề nghị Hội đồng Trung tâm Các Phó giám đốc, Kế tốn trưởng Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn Liên hiệp hội định bổ nhiệm miễn nhiệm Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật quan hệ đối nội, đối ngoại Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai chương trình, kế hoạch cơng tác Trung tâm, quản lý diều hành chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động Trung tâm Các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm phần việc Giám đốc phân công Khi vắng mặt công tác dài ngày, Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc điều hành hoạt động Trung tâm Phó giám đốc ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội Việt Nam trước pháp luật thời gian ủy quyền 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Trung tâm 1.2.1 Tình hình tổ chức, chức Văn Phịng Trung tâm tổ chức thuộc Trung tâm, quan giúp việc Giám đốc Trung tâm Văn phòng Trung tâm có chức tham mưu, giúp việc Giám đốc Trung tâm thực quản lý thống toàn Trung tâm mặt cơng tác: hành - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, sở vật chất, trật tự an toàn quan; đảm bảo điều kiện làm việc phối hợp đồng với quan giúp việc Giám đốc Trung tâm 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Giúp việc Giám đốc Trung tâm đạo thực chương trình, kế hoạch công tác Trung tâm hướng dẫn việc kiểm tra thực phòng theo lĩnh vực phân công - Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý điều hành hoạt động Ban Giám đốc Trung tâm phòng ban Trung tâm - Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm theo quy định hành Nhà nước - Thực đầu tư xây dựng bản, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn mua sắm tài sản theo quy định Nhà nước - Thực nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất trụ sở làm việc, trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dạng vật theo quy định hành Nhà nước - Bảo đảm phương tiện làm việc phục vụ nhu cầu Ban Giám đốc quan giúp việc Giám đốc Trung tâm theo quy định hành - Thực công tác bảo vệ trật tự an tồn trụ sở quan, phịng cháy, chữa cháy, dân quan tự vệ số công việc đột xuất khác - Phối hợp đồng với quan giúp việc Giám đốc Trung tâm với tư cách chủ trì thành viên phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ quan giúp việc; bảo đảm quản lý, đạo Giám đốc Trung tâm kịp thời có hiệu - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Trung tâm phân công 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Văn phòng bao gồm: + Lãnh đạo Văn phòng + Các phân chuyên môn, nghiệp vụ: - Bộ phận Hành – Tổng hợp – Văn thư – Lưu trữ - Bộ phận Cơ sở vật chất Kỹ thuật - Bộ phận Lễ tân Vệ sinh môi trường - Bộ phận Bảo vệ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO – NGHIÊN CỨU KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 2.1 Hoạt động quản lý Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Cơng tác lưu trữ đời địi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác lưu trữ mắt xích quan trọng khơng thể thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức nói chung doanh nghiệp nói riêng Để quản lý thống khối tài liệu hình thành trình hoạt động Trung tâm, Ban lãnh đạo Trung tâm giao nhiệm vụ cho Văn Phịng có trách nhiệm tổ chức quản lý thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ trung tâm: làm đầu mối trình ký lưu chuyển định, văn cho đơn vị trung tâm theo quy định; quản lý sử dụng dấu, tổ chức triển khai, thực công tác văn thư; quản lý văn bản, tài liệu; cấp giấy giới thiệu cho cán bộ, viên chức công tác; xác nhận người đến công tác trung tâm; tiếp nhận, kiểm tra, phân loại vào sổ loại công văn, tài liệu, thư tín theo quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ; Để đưa công tác lưu trữ vào nề nếp ban giám đốc Trung tâm có quan tâm, lãnh đạo, đạo công tác lưu trữ: tổ chức cho cán tham gia lớp tập huấn ngắn hạn công tác lưu trữ đạo thực văn đạo nhà nước công tác lưu trữ quan, tổ chức như: + Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Quốc hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 (ngày tháng năm 2012 có hiệu lực) +Thông Tư 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng 10 28 D PHỤ LỤC Phụ lục I HỘI ĐỒNG TRUNG TÂM BAN GIÁM ĐỐC Hội đồng Khoa học Phòng nghiên cứu Văn Phòng Phòng Phòng Đào tạo, bồi dưỡng 29 Dịch vụ 30 Phụ Lục II 31 32 Phụ Lục III Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản ly CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG –––––––––––––––––––––––– Độc lập - Tự - Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU ––––––––––––– Căn Điều 22 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Điều Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Căn Kế hoạch công tác , Kế hoạch thu thập tài liệu , 33 Chúng tơi gồm có: ĐẠI DIỆN BÊN GIAO: Ông (bà): Chức vụ: Ông (bà): Chức vụ: ĐẠI DIỆN BÊN NHÂN: Ông (bà): Chức vụ: Ông (bà): Chức vụ: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung cụ thể sau: Tên phông (Khối) liệu: tài Thời gian lưu liệu: tài trữ Thành phần số lượng tài liệu: 3.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số cặp: - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): hồ sơ (đơn vị bảo quản) - Quy mét giá: mét 3.2 Tài khác: liệu Tình trạng tài lưu: nộp liệu Công cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo: Mục lục tài liệu lưu: 34 nộp Biên lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý nhau; bên giao giữ 01 bản, bên nhận giữ 01 bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên) 35 Phụ Lục IV 36 Phụ Lục V 37 38 39 Phụ Lục VI 40 41 42