Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC. 4 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 4 1.1.1. Lịch sử hình thành. 4 1.1.2. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 4 1.1.3. Về cơ cấu tổ chức. 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của cơ quan. 7 1.2.1. Về tình hình tổ chức. 7 1.2.2. Về nhiệm vụ quyền hạn. 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ phận văn thư lưu trữ. 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP. 9 2.1. Hoạt động quản lý công tác lưu trữ. 9 2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ. 9 2.1.2. Bố trí cán bộ công tác lưu trữ 9 2.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ. 10 2.1.4. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ. 10 2.1.5. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 10 2.1.6. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ. 11 2.1.7. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 12 2.2.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 12 2.2.2. Công tác xác định giá trị tài liệu. 13 2.2.3. Công tác tổ chức khoa học phông lưu trữ cơ quan. 14 2.2.4. Công tác thống kê và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. 23 2.2.5.Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 24 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ. 26 3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm và kết quả đạt được trong thời gian thực tập. 26 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 28 3.3. Một số khuyến nghị. 29 3.3.1. Đối với cơ quan,tổ chức. 29 3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa trường. 30 C. KẾT LUẬN 31 D. PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A MỤC LỤC MỤC LỤC D PHẦN PHỤ LỤC A LỜI MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC .4 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1.Lịch sử hình thành .4 1.1.2.Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.1.3 Về cấu tổ chức 1.2.Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư - lưu trữ quan 1.2.1 Về tình hình tổ chức 1.2.2.Về nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3.cơ cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN THỰC TẬP 2.1 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ .9 2.1.1 Tổ chức phận quản lý công tác lưu trữ 2.1.2 Bố trí cán công tác lưu trữ .9 2.1.3 Xây dựng ban hành văn văn thư lưu trữ 10 2.1.4 Tổ chức quản lý kho tàng phông lưu trữ .10 2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ quan, tổ chức .10 2.1.6 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng hoạt động lưu trữ .11 2.1.7 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 12 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 13 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A 2.2.3 Công tác tổ chức khoa học phông lưu trữ quan 14 2.2.4 Công tác thống kê công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 22 2.2.5.Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 23 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ .26 3.1.Báo cáo tóm tắt cơng việc làm kết đạt thời gian thực tập 26 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức 28 3.3 Một số khuyến nghị .29 3.3.1 Đối với quan,tổ chức 29 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa trường .30 C KẾT LUẬN 30 D PHẦN PHỤ LỤC 32 D PHẦN PHỤ LỤC Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A A LỜI MỞ ĐẦU Công tác lưu trữ hoạt động quan trọng toàn hoạt động quản lý quan tổ chức, đảm bảo cung cấp thông tin văn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quản lý giảm thiểu bệnh quan liêu giấy tờ Do quan đơn vị nào, công tác Lưu trữ hoạt động vô quan trọng thiếu quan dù lớn hay nhỏ Ra đời quy luật tất yếu xã hội, công tác lưu trữ hoạt động thiếu quan tổ chức Bởi góp phần quan trọng vào cơng xậy dựng bảo vệ tổ quốc, gữi gìn bảo quản thông tin lâu dài nhằm phục vụ cho nghiệp lãnh đạo Đảng Nhà nước nhiều lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xã hội… Nhận thức điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội – sở đào tạo có chất lượng công tác văn thư – lưu trữ nước, với phương châm “ Học thật, Thi thật, Ra đời làm việc thật” Trường Đại học Nội vụ tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức Nhằm mục đích giúp sinh viên củng cố kiến thức trang bị đồng thời bước gắn học tập với thực hành, lý luận gắn liền với thực tiễn Giúp sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành, nghề, lực chuyên môn đào tạo Giúp sinh viên hệ thống hoá củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành Giúp sinh viên làm quen với môi trường làm việc thực tế quan Từ sinh viên tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức lưu trữ viên hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc sau Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ Trung tâm đàotạo – nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý( xin gọi tắt Trung tâm), em tiếp nhận thực tập Trung tâm Trung tâm tổ chức chuyến thực tế phịng lưu trữ - Bộ Tài để giúp em tiếp cận với cơng tác lưu trữ nói chung nghiệp vụ chỉnh lý nói riêng Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A Sau thời gian thực tập Trung tâm, em nhận thấy rằng: công tác lưu Trung tâmbên cạnh cố gắng tồn đáng nói Đơn cử việc bố trí cán chưa đáp ứng với yều cầu thực tế đặt ra, tài liệu bị phân tán rời lẻ nhiều,việc lập hồ sơ sơ bộ, nhiều tài liệu chưa chỉnh lý khoa học Tuy nhiên Trung tâm lại phát triển dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Do để đánh giá thực trạng công tác lưu trữ quan tổ chức, tìm nguyên nhân đề giải pháp hợp lý nhằm hồn thiện nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ vấn đề cấp bách để bảo vệ bảo quản an tồn tài liệu có giá trị hình thành quan, tổ chức Xuất phát từ lý trên, em định chọn chuyên đề “ Tìm hiểu thực trạng cơng tác lưu trữ Trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu” cho báo cáo thực tập Báo cáo gồm ba chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét quan tổ chức, tổ chức Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ quan, tổ chức Chương 3: Báo cáo kết đạt thực tập quan, tổ chức đề xuất, khuyến nghị Trong khoảng thời gian thực tậpvà làm việc thực tế thân em cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Tuy nhiên cịn chưa tiếp xúc nhiều với môi trường làm việc thực tế nên em tránh khỏi khó khăn như: chưa nắm bắt hết quy trình làm việc phịng thực tế ; cịn bỡ ngỡ với cơng việc đầu giao; số nghiệp vụ chưa thành thục thời gian thực tập khơng cho phép Mặc dù quan tâm giám sát nhà trường giúp đỡ bảo tận tình cô, cán nhân viên quan thực tập, với môi trường làm việc cởi mở thân thiện phần giúp em thấy thoải mái việc khảo sát, học tập, đúc rút kinh nghiệm cho công việc sau Sau hai tháng thực tập làm việc Trung tâm thực tế Bộ tài Với hướng dẫn tận tình ban lãnh đạo, cơ, chú, anh Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A chị quan giúp em học hỏi, tiếp thu, bổ sung thêm nhiều kiến thức mới, kinh nghiệm quý báu phục vụ cho việc học tập làm việc sau cách dễ dàng Qua em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ban lãnh đạo nhà trường, khoa văn thư – lưu trữ xếp tạo điều kiện để em thực tốt đợt thực tập vừa qua Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới toàn thể Ban lãnh đạo Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý nói chung với chú, anh chị Bộ tài Chính nói riêng, trực tiếp hướng dẫn dìu dắt tạo điều kiện thuận lợi thời gian qua để em hồn thành tốt báo cáo Cuối em xin gửi lời chúc sức khỏe lòng biết ơn chân thành tới quý thầy cô khoa văn thư lưu trữ, ban lãnh đạo Trung tâm quan tâm giúp đỡ em thời gian qua Một lần em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc giúp đỡ quý báu này! Hà nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên ĐỖ THỊ TRANG Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Đào Tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý( gọi tắt Trung Tâm) tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam( gọi tắt Liên hiệp hội Việt Nam), hoạt động theo Luật Khoa học Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2002 quy chế Liên hiệp hội Việt Nam Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, dấu riêng tài khoản ngân hàng, hoạt động nguyên tắc tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động Trung tâm theo với Điều lệ Tổ chức Hoạt động Trung tâm, với định quản lý Liên hiệp hội Việt Nam giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ Bộ khoa học, Công nghệ cấp, với quy định pháp luật 1.1.2 Về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn • Về chức năng.: Trung tâm có chức năng: Huy động nhà khoa học, nhà tổ chức, nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao lực tổ chức quản lý cho quan, tổ chức doanh nghiệp • Về nhiệm vụ.: Trung tâm có nhiệm vụ chủ yếu sau:Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết mơ hình tổ chức, học thuyết quản lý đại, vấn đề phát triển vào lĩnh vực khác phục vụ phát Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A triển kinh tế - xã hội; Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật đào tạo chuyên môn,nghiệp vụ lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khốn, tài chính, kế tốn, tin học ngoại ngữ; Dịch vụ tư vấn tổ chức, quản lý cung cấp thông tin lĩnh vực, đại diện phát hành sách cho nhà xuất • Về quyền hạn.: Chủ động tổ chức hoạt động Trung tâm, tự chủ tài Chủ động gia dịch ký kết hợp đồng với cá nhân, tổ chức nước để thực nhiệm vụ trung tâm Quyết định giá sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đào tạo theo thoả thuận qua hợp đồng thích ứng theo thị trường Lựa chọn hình thức phương thức huy động vốn pháp luật, sử dụng lợi nhuận thu theo quy định tài điều lệ Trung tâm Chủ động quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng, thoả thuận hợp tác với cá nhân tổ chức nước sở tuân thủ quy định pháp luật 1.1.3 Về cấu tổ chức Với việc thực hoạt động quản lý điều hành, Trung tâm bao gồm có Hội đồng Trung tâm tổ chức gồm thành viên sáng lập Trung tâm, Ban giám đốc, Hội đồng khoa học, Văn phòng Trung tâm phòng, chuyên môn Mỗi tổ chức đơn vị giao phụ trách nhiệm vụ riêng biệt, quản lý mặt hoạt động Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A Trung tâm Hoạt động theo chế báo cáo thường xuyên, hoạt động trao đổi cấp cấp dưới, cấp cấp trên, ngang cấp với diễn thường xuyên, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phận, phòng, ban Kịp thời xử lý tình phức tạp thực tế, nâng cao hiệu công việc Sau sơ đồ cấu tổ chức Sơ đồ 1.1.: sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm HỘI ĐỒNG TRUNG TÂM BAN GIÁM ĐỐC VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG KHOA HỌC P NGHIÊN CỨU P Đào Tạo, Bồi Dưỡng P DỊCH VỤ Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A 1.2 Tình hình tổ chức, chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư - lưu trữ quan 1.2.1 Về tình hình tổ chức Hiện phận văn thư – lưu trữ Trung tâm đặt Văn phòng lý chịu quản lý Trưởng phòng Số lượng cán làm việc Văn phòng Trung tâm gồm 03 cán bộ, có 01 cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm 1.2.2 Về nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Trung tâm tổ chức thuộc Trung tâm Trong phận văn thư lưu trữ có nhiệm vụ quyền hạn sau - Hướng dẫn kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư – lưu trữ Nhà nước nói chung Trung tâm nói riêng; - Quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm; - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ; - Tổ chức đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho bộ, nhân viên Trung tâm; - Thực công tác báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ; - Thực công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A 1.2.3 cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ sơ đồ 1.2.:cơ cấu tổ chức phận văn thư lưu trữ Trung tâm: Trưởng phòng Phó Trưởng phịng Bộ phận chun mơn Bộ phận văn thư lưu trữ 01 cán kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ Bộ phận chuyên môn Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A thể thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên hầu hết tài liệu nộp vào lưu trữ quan tình trạng bó gói, dời lẻ, nguyên nhân phần giai đoạn văn thư tài liệu chưa lập hồ sơ hay có lập hồ sơ sơ Điều gây nên khó khăn có cán lưu trữ thực nghiệp vụ chuyên môn; • Nắm bắt thực trạng quan chức kịp thời đề xuất biện pháp nhằm khắc phục tồn thực tiễn nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Với việc xây dựng ban hành văn nhằm tổ chức tài liệu cách khoa học, phục vụ tốt cho công tác bảo quản an toàn tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ, với văn có tính pháp lý cao Luật lưu trữ năm 2001, công văn 283/VTLTNN – NVTW việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.Cơng tác tổ chức khoa học tài liệu phần thực cách có khoa học tổ chức hơn; • Với yêu cầu thực tiễn đặt ra, Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý quan tâm trọng tới dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu Dịch vụ lãnh đạo Trung tâm đầu tư phát triển số lượng cán chất lượng chuyên môn nghiệp vụ Với ưu điểm năm Trung tâm có hợp đồng chỉnh lý khoa học tài liệu với quan, tổ chức nước Như dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu giúp cho Trung tâm pháttriển bền vững mà góp cịn phần thúc đẩy cơng tác lưu trữ ( bảo quản gữi gìn hồ sơ tài liệu phục vụ cho hoạt động kinh tế, văn hoá, xã hội) nước ta đáp ứng kịp thời với thời kỳ hội nhập 2.2.4 Công tác thống kê công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ * Về công tác thống kê lưu trữ: Thống kê tài liệu Lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê Hiện Trung tâm sử dụng Mục lục hồ sơ để làm phương tiện thống kê cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 22 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A Mục lục hồ sơ kê có hệ thống tên hồ sơ thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liêu định Đồng thời công cụ để cố định trật tự xếp hồ sơ Chế độ kiểm kê định kỳ, cán lưu trữ thực kiểm kê tài liệu theo định kỳ năm lần vào ngày 31/12 hàng năm * Về công tác xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm thơng tin tài liệu lưu trữ lịch sử lưu trữ quan Hiện nay, Trung tâm có Mục lục hồ sơ cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ chủ yếu Do số lượng tài liệu lưu trữ Trung tâmchủ yếu loại hình tài liệu hành mà Mục lục hồ sơ lựa chọn tối ưu với việc bố trí 01 cán làm cơng tác văn thư lưu trữ việc xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ dạng thẻ tương đối khó khăn Ngồi Mục lục hồ sơ, để tra tìm tài liệu nhanh chóng thuận tiện quan cịn sử dụng đến Đăng ký văn 2.2.5.Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ * Về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Hiện tài liệu kho lưu trữ Trung tâm phần lớn chỉnh lý, đóng vào cặp hộp đưa lên giá bảo quản tốt tài liệu an toàn,đúng quy định pháp luật Trung tâm tiếp tục trì 01 kho lưu trữ cố định Tổng khối lượng hồ sơ, tài liệu kho Trung tâm tính đến hết năm 2014 cụ thể Loại hình tài Tổng số hộp Tổng số hồ sơ Tài liệu từ năm đến liệu có giá trị Vĩnh viễn 273 2924 năm 2007 đến 2014 Có thời hạn 198 1596 2008 đến 2014 Ngồi cịn có tồn sổ đăng ký văn đi, đến; sổ tay ghi chép họp thường trực lưu trữ kho Trang thiết bị kho có: 08giá sắt, 01điều hoà, 02 đèn chiếu 03 23 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A bình chữa cháy Bộ phận lưu trữ thường xuyên làm công tác vệ sinh kho tàng, chống mối mọt, ẩm mốc, đảm bảo an toàn tài liệu Cách xếp tài liệu kho: Tài liệu xếp có thứ tự theo số hộp đánh gọn gàng, thẳng hàng, vng góc, có khoa học, tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng * Về cơng tác sử dụng tài liệu lưu trữ: Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tồn cơng tác nhằm đảm bảo cung cấp cho quan nhà nước xã hội thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại giao quyền lợi khác công dân Việc sử tổ chức sử dụng tài liệu quan chủ yếu dành cho đơn vị tổ chức phòng chính, có đối tượng bên ngồi vào khai thác Cơng cụ tra tìm chủ yếu mục lục hồ sơ, chưa có phịng đọc, nên việc tổ chức sử dụng tài liệu nhiều hạn chế 24 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang 25 - Lớp:ĐHLTK1A Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1.Báo cáo tóm tắt cơng việc làm kết đạt thời gian thực tập Trong trình thực tập Trung tâm, tìm hiểu hoạt động quản lý hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ em tiếp xúc, làm việc nhận thấy cơng việc làm quan trọng Bởi em ln cố gắng hồn thành thật tốt công việc giao, kết đạt chưa hoàn chỉnh 100%, nhiên có hội tiếp xúc nhiều với các nghiệp vụ em tin hồn thành tốt Sau bảng tóm tắt cơng việc làm kết đạt trình thực tập mà em Trung tâm ban giao giải quyết.: TT Công CÁC CÔNG VIỆC việc ĐÃ THỰC HIỆN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Cùng với nhân viên đợt chỉnh lý tài liệu, vệ sinh sơ Vệ sinh sơ vận chuyển tài vận chuyển tài liệu địa điểm liệu địa điểm chỉnh lý chỉnh lý khoảng 200m giá tài liệu gồm tài liệu hành tài liệu xây dựng Trong số khối tài liệu giao nhiệm vụ phân loại, phân loại hoàn tất khối tài liệu theo phương án khoa học đề Trong Phân loại tài liệu trình phân loại phát loại văn bản, tài liệu khơng có giá trị (khơng có số văn bản, ngày tháng, chữ ký dấu đỏ) tài liệu thuộc phông khác, tài liệu 26 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A không liên quan đến vấn đề hồ sơ Trong trình chỉnh sửa lập hồ sơ, tiến hành kiểm tra tổng thể văn tài liệu hồ sơ như: kiểm tra mối liên hệ tài liệu, tài Chỉnh sửa lập hồ sơ tài liệu có giá trị pháp lý hay không liệu Nếu phát sai sót, tiến hành sửa đổi hồn thiện sau kiểm tra chỉnh sửa kẹp sơ mi cho 350 hồ sơ Việc viết nội dung lên thẻ tạm gồm thơng tin như: kí hiệu thứ tự Viết thẻ tạm cho hồ sơ thẻ tạm - tên loại văn – nội dung văn – tác giả - địa điểm – năm Đã hoàn thành tổng số gồm 350 hồ sơ Đã hoàn thành việc xếp cho toàn số hồ sơ giao trách Sắp xếp hồ sơ nhiệm giải theo số thứ tự tạm thời thẻ tạm Trong tổng hồ sơ lập hoàn chỉnh hoàn thành việc đánh số cho Đánh số tờ cho tài liệu 320/350 hồ sơ giao nhiệm vụ giải Đã hoàn thành việc viết mục lục văn hoàn chỉnh cho 320 hố sơ Viết mục lục văn tổng số 350 hồ sơ giao nhiệm vụ giải Đã hoàn thành việc viết chứng từ kết thúc ( in sẵn bìa hồ Viết chứng từ kết thúc sơ) cho 250 hồ sơ tổng số 350 27 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A hồ sơ giao giải Đã hồn thành cơng việc viết bìa hồ Viết bìa hồ sơ hồn chỉnh cho 350/350 bìa Trong trình kiểm tra lại hồ sơ 10 Tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài hoàn thành việc tháo bỏ ghim liệu kẹp tài liệu bị hoen ri gây hư hại cho tài liệu làm phẳng tài liệu bị quăn, gấp nhàu Với công việc thực kết đạt được, em nhận thấy tất cơng việc làm sau có ý nghĩa thân em Bởi kết đạt suốt trình thực tập vừa qua phần giúp em có thêm kinh nghiệm, nắm bắt thực tế ngành, nghề mà theo đuổi Và trải nghiệm giúp em hiểu sâu sắc tầm quan công tác lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ quan, tổ chức Trong thời gian thực tế Trung tâm em thấy cơng tác lưu trữ có vị trí quan trọng cấu tổ chức quan Bởi em xin đóng góp số ý kiến mang tính chất khách quan để cơng tác lưu trữ Trung tâm ngày hiệu sau: Hiện quan bước đầu sử dụng phần mềm quảnlý tài liệu vào công tác Lưu trữ, nhiên việc sử dụng làm việc phần mềm cịn gặp nhiều khó khăn nên song song với việc áp dụng phần mềm cán bộlưu trữ quản lý tài liệu hình thức thủ cơng mục lục văn Để đạt hiệu cao công việc nên mở thêm lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Lưu trữ Đặc biệt quan tâm đến việc đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn công nghệ thông tin công tác Văn thư - Lưu trữ Thường xuyên quan tâm cử cán Lưu trữ tham gia đào tạo nâng cao 28 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A trình độ chun mơn nghiệp vụ, quan tâm đến công tác lưu trữ, đặc biệt quan tâm đến đội ngũ cán làm công tác Hàng năm cử cán văn phòng học hàm thụ thêm kiến thức, nâng cao nghiệp vụ công tác Lưu trữ phục vụ cho việc quản lý hồ sơ tránh tình trạng chồng chéo văn đảm bảo cho công tác cung cấp thông tin cho lãnh đạo cách nhanh chóng kịp thời Quan tâm đến chế độ người làm công tác Văn thư - Lưu trữ Giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm, sách cho cán làm cơng tác kiêm nhiệm Chú trọng quan tâm, động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán thêm yêu nghề gắn bó lâu dài với cơng tác Lưu trữ Đặc biệt dịch vụ chỉnh lý, Trung tâm nên thường xuyên mở lớp đào tạo củng cố thêm hoạt động nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên chỉnh lý khoa học tài liệu Thường xuyên cử người đến địa điểm lý để giám sát cơng việc, phát sai sót để kịp thời có biện pháp khắc phục Thêm vào lãnh đạo Trung tâm nên quan tâm trọng công tác nghiên cứu khoa học công tác chỉnh lý để đáp ứng kịp thời so với xu xã hội 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với quan,tổ chức Trong trình hoạt động giải cơng việc tài liệu hành sản sinh với số lượng không nhỏ, vây Trung tâm cần phải có biện pháp hợp lý nhằm khắc phục vấn đề như: diện tích bảo quản kho cần phải đảm bảo tiêu chuẩn ngành Trang bị thêm thiết bị bảo quản lâu dài tài liệu, tránh tình trạng mối mọt Cần phải ứng dụng công nghệ thông tin để giúp công tác bảo quản tra tìm tài liệu lưu trữ nhanh chóng Cần phải có cán chuyên trách làm cơng tác lưu trữ đáp ứng thực tế công việc, biện pháp giúp nâng cao chất lượng công việc 29 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A Ngoài quan nên kịp thời xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ thời gian sớm có thể, có cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động cách chặt chẽ có hiệu Cơ quan nên có quan tâm công tác thi đua khen thưởng Bởi yếu tố giúp cho cơng tác phát triển 3.3.2 Đối với môn lưu trữ, khoa trường Trong thời gian thực tập Trung tâm đào tạo – nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý tìm hiểu cơng tác lưu trữ dịch vụ chỉnh lý khoa học tài liệu, em xin có số đề xuất khuyến nghị với nhà trường sau: - Hàng năm cho sinh viên trường thực tế nhiều lần giúp sinh viên làm quen với công việc thực tế, không bị bỡ ngỡ trình giao tiếp, nhằm học hỏi kinh nghiệm thực tế khả thực thi công việc - Tổ chức buổi tham quan học tập kinh nghiệm quan điển hình phong cách, kỹ làm việc, trang thiết bị văn phòng để học viên nắm bước áp dụng vào công việc thực tế sau - Nhà trường thường xuyên quan tâm mở lớp đào tạo chức cho đội ngũ cán nói chung, cán văn phịng nói riêng, để họ có trình độ định áp dụng vào công việc thực tiễn hàng ngày, đáp ứng với nhu cầu đổi xã hội giai đoạn Trên số khuyến nghị em, kính mong Ban giám hiệu nhà trường Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý cho ý kiến số đề xuất khuyến nghị C KẾT LUẬN Công tác lưu trữ hoạt động gắn liền với máy quản lý Nhà, góp phần lưu gữi tài liệu quan trọn giai đoạn phát triển đất nước 30 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A tài liệu hành phục vụ cho nhu cầu quản lý nhà nước Tổ chức tốt công tác lưu trữ tiền đề để đảm bảo thông tin phục vụ cho lãnh đạo, bảo vệ an tồn tư liệu, bí mật Đảng, Nhà nước Qua thời gian thực tập Trung tâm đào tạo nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý em trang bị cho thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm Em nhận thấy khơng đơn nắm vững kỹ nghề nghiệp mà kỹ sống, cách ứng xử nơi công sở Với giúp đỡ, giới thiệu, định hướng Nhà trường mà trực tiếp khoa Văn thư - Lưu trữ thời gian thực tập Trung tâm với giúp đỡ nhiệt tình cán nơi đây, em có hội để áp dụng kiến thức học, trang bị trường vào thực tế, vào khâu chuyên mơn nghiệp vụ.Thấy phần khó khăn, vất vả cán làm công tác Lưu trữ, đặc biệt công việc chỉnh lý khoa học tài liệu Đồng thời nhận thức đươc tầm quan trọng công tác Lưu trữ nghiệp phát triển đất nước Được làm việc thực tế sở lấy lý thuyết áp dụng vào công việc quan thực tế Mặc dù nhận giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình người phụ trách cán chuyên môn Trung tâm, em tự nhận thấy khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế công việc báo cáo thực tập Em kính mong nhận đóng góp ý kiến, nhận xét, bảo nhà trường, khoa Văn thư - Lưu trữ, thầy cô giáo để báo cáo thực tập em hoàn thiện hơn, hoàn thành tốt đợt thực tập Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám hiệu, khoa Văn thư - Lưu trữ, thầy giáo, cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo, Trung tâm đào tào nghiên cứu khoa học tổ chức quản lý, cán Đỗ Thị Hằng, người hướng dẫn em suốt đợt thực tập vừa qua, xếp hợp lý để em có hội vận dụng kiến thức học vào công tác lưu trữ quan cho công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! 31 Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A D PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục số 01: Hình ảnh văn số 138/TC-LHH Điều lệ tổ chức Trung tâm Phụ lục số 02: Hình ảnh cơng việc phân loại tài liệu Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A Phụ lục số 03: Hình ảnh tài liệu sau lập hồ sơ kẹp sơ mi Phụ lục số 04: Hình ảnh thơng tin ban đầu tài liệu viết thẻ tạm Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A Phụ lục số 05: Hình ảnh loại bút chì mền dùng để đánh số tờ cho hồ sơ Phụ lục số 06: Hình ảnh cơng việc đánh số tờ cho tài liệu Phụ lục số 07: Hình ảnh việc đánh số tờ tài liệu bị bỏ sót Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A Phụ lục số 08: Hình ảnh việc biên mục phần mền máy tính Phụ lục số 09: Hình ảnh việc viết chứng từ kết thúc Báo cáo thực tập - Sinh viên: Đỗ Thị Trang - Lớp:ĐHLTK1A Phụ lục số 10: Hình ảnh mẫu bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn ngành