MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 4 1.1. Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 4 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ 4 1.1.2 Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm 5 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan tổ chức. 8 1.2.1 Tình hình tổ chức 8 1.2.2. Về nhiệm vụ quyền hạn. 8 1.2.3. Về cơ cấu tổ chức. 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 10 2.1. Hoạt động quản lý. 10 2.1.1. Xây dựng và ban hành văn bản về văn thư lưu trữ. 10 2.1.2. Tổ chức quản lý kho tàng và phông lưu trữ. 10 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 11 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ 11 2.1.5. Hợp tác quốc tế về lưu trữ 12 2.1.6. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ. 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ. 12 2.2.1.Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ. 12 2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu 13 2.2.3Công tác chỉnh lý 14 2.2.4.Công tác thống kê trong lưu trữ 21 2.2.5.Tình hình bảo quản tài liệu 21 2.2.6Tổ chức khai thác sử dụng 22 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 23 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đã đạt được. 23 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng 23 3.2.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức. 23 3.2.2 Đối với bộ môn văn thư ,lưu trữ, khoa và nhà trường. 25 C. PHẦN KẾT LUẬN 26 D. PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU .1 B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức quan, tổ chức .4 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2 Trách nhiệm quyền hạn Trung tâm 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức 1.2.2 Về nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Về cấu tổ chức CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, .10 TỔ CHỨC 10 2.1 Hoạt động quản lý .10 2.1.1 Xây dựng ban hành văn văn thư lưu trữ 10 2.1.2 Tổ chức quản lý kho tàng phông lưu trữ 10 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ quan, tổ chức 11 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên lưu trữ, quản lý công tác thi đua khen thưởng hoạt động lưu trữ 11 2.1.5 Hợp tác quốc tế lưu trữ .12 2.1.6 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ 12 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1.Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 12 2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu 13 2.2.3Công tác chỉnh lý 14 2.2.4.Công tác thống kê lưu trữ 21 Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.5.Tình hình bảo quản tài liệu 21 2.2.6Tổ chức khai thác sử dụng 22 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ .22 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt .23 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng .23 3.2.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức 23 3.2.2 Đối với môn văn thư ,lưu trữ, khoa nhà trường 25 C PHẦN KẾT LUẬN 26 26 D PHẦN PHỤ LỤC 27 Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Khi xã hội phát triển, đặc biệt từ nhà nước đời, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất cơng tác quản lý đất nước địi hỏi người phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác cho hệ sau để ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật liệu, phương tiện có khả ghi tin truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ thông tin thời gian dài Trong việc ghi tin trao đổi thơng tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể khác nhau, văn coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Ngay từ đời, văn trở thành phương tiện thiếu hoạt động quản lý Nhà nước Văn sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, sở để điều hành quản lý xã hội Vì vậy, ngày người nhận thức vai trị tài liệu nói chung văn nói riêng Con người ln có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng coi loại tài sản quý giá Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng,chính xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vực đại hóa,nền hành Nhà nước có phát triển để phù hợp.Với vai trị quan trọng cơng tác Lưu trữ ,trong lĩnh vực quản lý hành chính,Đảng Nhà nước ta ln quan tâm,đã có chủ trương sách ngày đại cơng tác này,nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế”.Sau hồn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cho sinh viên chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ.Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ,đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 12 tuần Từ ngày 11/01/2016 đến ngày 19/3/2016 Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Tổ chức Khoa học quản lý quan tâm ,giúp đỡ ,hướng dẫn anh, chị cán Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng dịch vụ văn thư lưu trữ nơi em thực tập.Đặc biệt chị Đỗ Thị Hằng- cán văn thư lưu trữ tạo điều kiện để em có thêm kinh nghiệm thực tế công việc ,củng cố thêm phần kiến thức cịn thiếu nâng cao trình độ Vận dụng lý luận kiến thức học trường mà thầy cô trang bị vào thực tiễn rèn luyện kỹ chuyên môn ,nghiệp vụ để có thêm kiến thức kinh nghiệm để phục vụ cho công việc thân Với thời gian thực tập không dài Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Tổ chức Khoa học Quản lý Trung tâm cho thực tế nghiệp vụ Bộ Tài Chính đem lại cho em kết ý nghĩa quý giá,nhất kinh nghiệm thực tế mà em đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình Cán phòng dịch vụ văn thư lưu trữ Trung tâm chị phòng lưu trữ thư viện Bộ Tài Chính đợt thực tập , em học phong cách làm việc cán Lưu trữ.Một cơng việc địi hỏi nhẹ nhàng khéo léo ,tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Là cán Lưu trữ tương lai ,đợt thực tập trang bị cho em số kiến thức bản.Trước hết nhận thức rõ ràng công tác lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác lưu trữ phát triển Đất nước Đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chuyên môn,sự thiếu kinh nghiệm trình thực thao tác,nghiệp vụ lưu trữ,từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợt thực giúp cho em cụ thể hóa nắm kiến thức trưởng thành sau thực tập quan Qua báo cáo cá nhân em xin bày tỏ lịng cảm ơn tới tất người giúp đỡ em thành tốt đợt thực tập mình,qua trình học tập kinh nghiệm thực tế thân suốt khóa học Em xin bày tỏ lịng cảm ơn tới thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt cho chúng em kiến thức giảng lớp ví Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dụ sát thực tế để chúng em tích lũy kiến thức làm hành trang bước vào sống Em xin gửi lòng cảm ơn quan tâm giúp đỡ cô chú,anh chị cán bộ,lãnh đạo Trung tâm tạo điều kiện giúp đỡ em tiếp xúc với thực tế cơng việc để tìm hiểu kĩ phát thiếu xót mà cịn thiếu Cuối em xin chân thành cảm ơn tất người giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập củng cố kiến thức,kinh nghiệm để phục vụ cho công việc học tập thân sau này.Tuy nhiên kiến thức cịn hạn chế,nên q trình làm báo cáo chắn cịn thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu Nhà trường.Kính mong quý thầy cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập Báo cáo gồm chương: Chương 1:Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Chương 2:Thực tiễn công tác lưu trữ quan tổ, tổ chức Chương 3:Báo cáo kết thực tập quan, tổ chức đề xuất, kiến nghị Hà Nội, ngày 18 tháng năm 2016 Sinh viên Trần Thị Thanh Xuân Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức quan, tổ chức Trung tâm Đào tạo Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý( gọi tắt Trung tâm) tổ chức khoa học, công nghệ trực thuộc Liên hiệp hội khoa học kỹ thuật Việt Nam(dưới gọi tắt Liên hiệp hội Việt Nam), hoạt động theo Luật Khoa học Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ-CP ngày 17 tháng 10 năm 2002 Quy chế Liên hiệp hội Việt Nam Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, dấu riêng tài khoản ngân hàng, hoạt động nguyên tắc tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động Trung tâm theo với Điều lệ Tổ chức Hoạt động Trung tâm, với định quản lý Liên hiệp hội Việt Nam Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động khoa học cơng nghệ Bộ Khoa học Công nghệ cấp, với quy định pháp luật Trung tâm có trụ sở Hà Nội mở chi nhánh, văn phòng đại dện địa phương khác theo yêu cầu phát triển Trung tâm sở quan có thẩm quyền Nhà nước Liên hiệp hội Việt Nam cho phép 1.1.1Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm có chức năng: Huy động nhà khoa học , nhà tổ chức,các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức, quản lý vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao lực tổ chức quản lý cho quan, tổ chức doanh nghiệp Trung tâm có nhiệm vụ chủ yếu sau: Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết mơ hình tổ chức, học thuyết quản lý đại, vấn đề phát triển vào lĩnh vực khác phục vụ phát triển kinh tế - xã hội 2.Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật đào tạo chuyên môn, nghiệp Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội vụ lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khốn, tài chính, kế tốn, tin học ngoại ngữ 3.Dịch vụ tư vấn tổ chức, quản lý cung cấp thông tin lĩnh vực, đại diện phát hành sách cho nhà xuất 1.1.2 Trách nhiệm quyền hạn Trung tâm * Trách nhiệm: - Hoạt động theo lĩnh vực cấp, tuân thủ quy định pháp luật, quy định quản lý Liên hiệp hội Việt Nam Điều lệ Tổ chức Hoạt động Trung tâm - Mở sổ sách kế toán theo quy định pháp luật, thực nghiêm chỉnh nghĩa vụ tài với nhà nước, với Liên hiệp hội Việt Nam người lao động Trung tâm * Quyền hạn: - Chủ động tổ chức hoạt động Trung tâm, tự chủ tài - Chủ động giao dịch ký kết hợp đồng với cá nhân, tổ chức nước để thực nhiệm Trung tâm - Quyết định giá sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, công nghệ, đào tạo theo thỏa thuận qua hợp đồng thích ứng theo thị trường -Lựa chọn hình thức phương thức huy động vốn pháp luật, sử dụng lợi nhuận thu theo quy định tài Điều lệ Trung tâm - Chủ động quan hệ đối nội, đối ngoại, kí kết hợp đồng, thỏa thuận hợp tác với cá nhân tổ chức nước sở tuân thủ quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Trung tâm tổ chức theo cấu sau: Hội đồng Trung tâm Hội đồng Trung tâm bao gồm thành viên tham gia thành lập Trung tâm , có quyền hạn nhiệm vụ sau: - Lựa chọn tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam định bổ nhiệm miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị Giám đốc việc cử miễn Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhiệm Phó Giám đốc, Kế tốn trưởng trình Liên hiệp hội Việt Nam định bổ nhiệm miễn nhiệm - Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn kế hoạch hoạt động trung hạn năm Trung tâm - Phê chuẩn báo cáo năm Trung tâm - Quyết định thay đổi cấu tổ chức phịng ban chun mơn Trung tâm sở đề nghị Giám đốc - Thông qua phương án thành lập giải thể chi nhánh, văn phịng đại diện trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét định - Kiểm tra giám sát hoạt động Trung tâm - Quyết định đề nghị sửa đổi , bổ sung Điều lệ Trung tâm Hội đồng Trung tâm có Chủ tịch thành viên Hội đồng bầu số thành viên hội đồng Hội đồng Trung tâm họp thường kì tháng lần, cần họp bất thường theo triệu tập Chủ tịch hội đồng.Các Quyết định Hội đồng Trung tâm có hiệu lực có ¾ tổng số thành viên có mặt có trí ¾ thành viên có mặt Hội đồng khoa học Hội đồng khoa học bao gồm nhà nghiên cứu, nhà quản lý có trình độ, chun mơn sâu kinh nghiệm tổ chức, quản lý, hoạt động thường xuyên không thường xuyên Ban Giám đốc mời.Hội đồng khoa học có chức năng: - Tham vấn cho Ban Giám đốc chiến lược , phương hướng hoạt động nghiên cứu Trung tâm - Đánh giá, phản biện cơng trình nghiên cứu tài liệu chuyên môn Trung tâm Ban giám đốc( gồm Giám đốc Phó Giám đốc) Giám đốc Trung tâm Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm miễn nhiệm sở đề nghị Của Hội đồng Trung tâm, Phó giám đốc, Kế tốn trưởng Giám đốc đề nghị Hội đồng Trung tâm phê chuẩn Liên hiệp hội định bổ nhiệm miễn nhiệm Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật quan hệ đối nội, đối Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngoại.Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai chương trình, kế hoạch cơng tác Trung tâm , quản lý điều hành chịu trách nhiệm tổ chức hoạt động Trung tâm Các Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc chịu trách nhiệm phần việc Giám đốc Trung tâm phân công.Khi vắng mặt công tác dài ngày Giám đốc ủy quyền cho Phó giám đốc điều hành hoạt động Trung tâm Phó giám đốc ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội Việt Nam trước pháp luật thời gian ủy quyền Các phịng chun mơn gồm: + Phòng nghiên cứu + Phòng đào tạo + Phòng dịch vụ Văn phòng Trung tâm tổ chức theo sơ đồ sau: HỘI ĐỒNG TRUNG TÂM BAN GIÁM ĐỐC Hội đồng Khoa học Phòng nghiên cứu Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Văn Phòng Phòng Đào tạo, bồi dưỡng Phòng Dịch vụ Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ sở vật chất: Được Liên hiệp Hội khoa học Kỹ thuật Việt Nam quan tâm, ngồi trụ làm việc, Trung tâm cịn trang bị đầy đủ trang thiết bị làm việc với tổng số vốn đầu tư tỷ đồng, bao gồm hệ thống máy chủ kết nối mạng nội hệ thống máy tính cá nhân, hệ thống trang thiết bị phục vụ cho giảng dạy, gồm 04 máy Projector, 04 máy chiếu hắt, 03 đầu đĩa hình, 01 xe tơ phục vụ cho việc lại, đăng ký sử dụng dịch vụ viễn thông với 08 máy điện thoại, 04 máy fax, sử dụng 02 đường Internet kết nối tốc độ cao (ADSL) với nhà cung cấp dịch vụ FPT VNPT 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức Hiện phận văn thư – lưu trữ Trung tâm đặt Văn phòng lý chịu quản lý Trưởng phòng Số lượng cán làm việc Văn phòng Trung tâm gồm 03 cán bộ, có cán phụ trách cơng tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm 1.2.2 Về nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng Trung tâm tổ chức thuộc Trung tâm Trong phận văn thư lưu trữ có nhiệm vụ quyền hạn sau -Hướng dẫn kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư – lưu trữ Nhà nước nói chung Trung tâm nói riêng; -Quản lý tài liệu lưu trữ Trung tâm; -Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ; -Tổ chức đợt tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho bộ, nhân viên Trung tâm; -Thực công tác báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ; -Thực công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ 1.2.3 Về cấu tổ chức Theo sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm khơng chun viên lưu trữ chun trách, mà cán văn thư người kiêm nhiệm công tác lưu trữ Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhỏ dựa vào đặc trưng nhóm tài liệu cụ thể Vụ Tài Vụ - Quản Trị 1.1 Năm 1997 1.1.1 Tài liệu kiểm toán tài 1.1.1.1 Tài liệu chương trình, kế hoạch , đề án thực cơng tác quản lý tài chính, tài sản, kiểm tra kiểm toán nội Bộ Tài Chính đơn vị thuộc Bộ 1.1.1.2 Tài liệu hướng dẫn thu, chi,lập dự toán, toán năm 1.1.1.3 Tài liệu kế hoach sử dụng nguồn tài tập trung năm Bộ 1.1.2 Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng 1.1.2.1 Tài liệu hướng dẫn thẩm định nguồn vốn đầu tư xây dựng 1.1.2.2 Tài liệu kiểm tra, đánh giá tình hình quản lý , sử dụng vốn đầu tư xây dựng 1.1.2.3 Tài liệu tổng hợp báo cáo toán vốn đầu tư năm 1.1.3 Tài liệu quản lý tài sản 1.1.3.1 Tài liệu hướng dẫn thẩm định kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn trang thiết bị mua thiết bị phục vụ hoạt động đơn vị thuộc Bộ 1.1.3.2 Tài liệu phê duyệt phương án xếp, xử lý tài sản Nhà nước giao cho đơn vị thuộc Bộ 1.1.3.3 Tài liệu kiểm tra, thống kê, tổng hợp đánh giá tình hình quản lý tài sản đơn vị Năm 1998,1999,2000,2001 phân chia tài liệu tương tự năm 2007 Vụ Tài Hành Sự nghiệp 2.1 1997 2.1.1 Tài liệu Quản lý ngân sách Nhà nước 2.1.1.1 Tài liệu chủ trì thảo luận, tổng hợp dự toán thu, chi thường xuyên ngân sách Nhà nước năm Bộ, quan ngang Bộ… Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 17 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.1.2 Tài liệu kiểm tra đánh giá viêc thực dự toán thu, chi thường xuyên ngân sách nhà nước năm Bộ, quan ngang Bộ… 2.1.1.3 Tài liệu trình Bộ trưởng Bộ Tài Chính bổ sung , điều chỉnh, chuyên rsoos dư kinh doanh năm, ứng trước dự toán chi hành chính, nghiệp năm Bộ, quan ngang Bộ… 2.1.2 Tài liệu quản lý ngân sách hành nghiệp 2.1.2.1 Tài liệu chế sách, chế độ chi ngân sách nhà nước quan hành đơn vị nghiệp 2.1.2.2 Tài liệu tài hoạt động Qũy bảo hiểm xã hội, Qũy bảo hiểm y tế thuộc lĩnh vực hành nghệp 2.1.2.3 Tài liệu đánh giá tình hình quản lý, sử dụng kinh phí chi hành nghiệp 2.1.3 Tài liệu hợp tác tài hành nghiệp 2.1.3.1 Tài liệu tham gia với quan liên quan sách tiền lương, sách chế đội khác cán công chức viên chức thuộc đơn vị hành nghiệp 2.1.3.2 Tài liệu phối hợp với đơn vị có liên quan tổ chức thực nhiệm vụ hợp tác quốc tế 2.1.3.3 Tài liệu hợp tác nghiên cứu khoa học đơn vị nước Năm 1998,1999,2000,2001 tài liệu phân chia năm 1997 Vụ kế hoạch tài 3.1 Năm 1997 3.1.1 Tài liệu cơng tác quản lý tài 3.1.1.1 Tài liệu thẩm định phương án phân bổ dự toán thu, chi ngân sách Bộ Tài Chính giao năm cho đơn vị thuộc Bộ 3.1.1.2 Tài liệu thẩm định kế hoạch, danh mục dự tốn ứng dụng cơng nghệ thơng tin năm đơn vị thuộc Bộ 3.1.1.3 Tài liệu kiểm tra, đánh giá tình hình thực kế hoạch, dự toán thu, chi ngân sách năm đơn vị thuộc Bộ Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 18 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1.2 Tài liệu Về công tác quản lý đầu tư xây dựng 3.1.2.1 Tài liệu thẩm định kế hoạch bố trí nguồn vốn đầu tư xây dựng năm theo danh mục dự án 3.1.2.2 Tài liệu kểm tra đánh giá tình hình quản lý , sử dụng vốn đầu tư xây dựng chủ dự án 3.1.2.3 Tài liệu tổng hợp báo cáo toán vốn đầu tư năm của Bộ Tài Chính 3.1.3 Tài liệu cộng tác quản lý tài sản 3.1.3.1 Tài liệu thẩm định kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn trang bị, mua sắm sửa chữa lớn tài sản, trang thiết bị phục vụ hoạt động đơn vị thuộc Bộ 3.1.3.2 Tài liệu thẩm định phê duyệt phương án xếp , xử lý tài sản Nhà nước giao đơn vị thuộc Bộ 3.1.3.3 Tài liệu kiểm tra, thống kê, tổng hợp, đánh giá tình hình quản lý, sử dụng tài sản đơn vị thuộc Bộ Năm 1998, 1999, 2000,2001 phân chia tài liệu năm 1997 Trong phạm vi nhóm nhỏ chúng em tiến hành: *Lập hồ sơ Trong qua trình xếp văn bản, tài liệu loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa để cuối hồ sơ.Mỗi hồ sơ lập để sơ mi riêng đánh số kí hiệu tạm thời, đồng thời ghi số thông tin ban đầu hồ sơ tiêu đề hồ sơ lên thẻ tạm(phiếu tin) *Biên mục phiếu tin Phiếu tin dùng để nhập tin xây dựng sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ tự động hóa *Hệ thống hóa hồ sơ Bước 1:Sắp xếp phiếu tin thẻ tạm phạm vi nhóm nhỏ, xếp nhóm nhỏ nhóm vừa, xếp nhóm vừa nhóm lớn xếp nhóm lớn phơng theo phương án phân loại đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 19 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 2: Sắp xếp toàn hồ sơ đơn vị bảo quản phông theo thứ tự tạm thời phiếu tin thẻ tạm *Biên mục hồ sơ +Đánh số tờ( xem phụ lục 07) +Viết mục lục văn bản(xem phụ lục 09) +Viết chứng từ kết thúc Việc đánh số tờ, viết mục lục văn viết chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) +Viết bìa hồ sơ Nhìn chung thực quy định Nhà nước mẫu mục lục văn bản, mẫu bìa hồ sơ…theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày tháng năm 2002 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” (xem phụ lục 08) *Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp;làm phẳng tài liệu *Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị -Tài liệu hết giá trị loại trog qúa trình chỉnh lý tập hợp thành nhóm thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị • Các bó, gói loại q trình chỉnh lý đánh số liên tục từ 01 đến hết phạm vi tồn phơng • Trong bó, gói tập tài liệu đánh số riên từ 01 đến hết -Kiểm tra, làm thủ tục tiêu hủy Tài liệu hết giá trị trình chỉnh lý hội đồng thẩm định quan kiểm tra, tài liệu hết giá trị phương diện lập hồ sơ tiến hành tiêu hủy tài liệu theo quy định Nhà nước Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước việc ban hành tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị *Đánh số hồ sơ thức, vào bìa, cặp (hộp), viết dán nhãn hộp (cặp) *Xây dựng cơng cụ quản lý tra tìm hồ sơ , tài liệu Lập Mục lục hồ sơ theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngầy tháng năm Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 20 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1997 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ” 2.2.4.Công tác thống kê lưu trữ Thống kê lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng ,chính xác số lượng ,chất lượng,thành phần ,nội dung,tình hình tài liệu ,hệ thống trang thiết bị số lượng,trình độ cán làm cơng tác lưu trữ,tình trạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ , quan để phục vụ công tác quản lý, giúp quan , tổ chức xây dựng kế hoạch kịp thời, hợp lý Trên thực tế có nhiều công cụ thống kê khác như: Mục lục hố sơ, sổ thống kê mục lục hồ sơ, sổ nhập tài liệu lưu trữ, sổ xuất tài liệu…nhưng hạn chế số lượng nên Trung tâm sử dụng Mục lục hồ sơ để làm phương tiện thống kê chủ yếu Mục lục hồ sơ kê có hệ thống hồ sơ thông tin khác thành phần nội dung hồ sơ khối tài liệu phông, phận phông sưu tập tài liệu lưu trữ, cố định trật tự vị trí hồ sơ theo phương án hệ thống hóa tài liệu Chế độ kiểm kê định kỳ, cán lưu trữ thực kiểm kê tài liệu theo định kỳ năm lần vào ngày 31/12 hàng năm 2.2.5.Tình hình bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu sử dụng hệ thống biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo điều kiện tốt để bảo đảm an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu,phục vụ tốt yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu Với vai trò ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ việc thu thập ,phân loại ,xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản kho lưu trữ khó ,việc bảo quản an tồn tài liệu trình lưu trữ khỏi tác nhân phá hoại cịn khó khăn ,phức tạp nhiều.Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại nhiều yếu tố như:do vật liệu cấu thành tài liệu(giấy,mực);do điều kiện tự nhiên(nhiệt độ khơng khí,độ ẩm,ánh sáng,cơn trùng,bụi)ngồi phải kể đến yếu tố chủ quan người gây Nhìn chung cơng tác bảo quản tài liệu Trung tâm có quan tâm Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 21 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mức trang bị kho lưu trữ, kho có thiết bị cần thiết tủ(xem phụ lục 02), giá, hòm, đèn,bàn ,ghế, bình chữa cháy… hạn chế diện tích kinh phí khơng cho phép nên Trung tâm chưa trang bị thiết bị hỗ trợ điều hịa khơng khí, máy hút bụi, bình chữa cháy tự động, xe vận chuyển tài liệu… phần gây khó khăn cơng tác bảo quản tài liệu 2.2.6Tổ chức khai thác sử dụng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu hành quan tổ chức cá nhân Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ có tác dụng thiết thực việc tiết kiệm thời gian,công sức,tiền cho Nhà nước nhân dân Nói cách khác tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ biến giá trị tiềm tài liệu lưu trữ thành cải vật chất cho xã hội nâng cao mức sống văn hóa tinh thần cho nhân dân Trên thực tế có nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu (tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phòng đọc,cấp chứng thực tài liệu lưu trữ,cho mượn,triển lãm…) Là đơn vị nhỏ số lượng tài liệu sản sinh hoạt động Trung tâm nên cơng tác khai thác sử dụng cịn hạn chế chủ yếu phục vụ cho cán Trung tâm.Hình thức khai thác chủ yếu trung tâm đọc chỗ cho mượn để photo CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN TỔ CHỨC Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 22 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong thời gian thực tập chúng em làm công việc sau: Ban đầu đến làm việc chúng em chị cán lưu trữ phân công bàn giao tài liệu, sau chúng em bắt đầu tiến hành Lập hồ sơ phông tài liệu tình trạng rởi lẻ: (phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhỏ; q q trình xếp văn bản, tài liệu hồ sơ cần phải kết hợp xem xét, loại hồ sơ văn bản, tài liệu hết giá trị Sau viết tiêu đề hồ sơ thống kê danh mục tài liệu hết giá trị; tài liệu trùng thừa thuộc hồ sơ phải xếp xuống cuối hồ sơ đó), tài liệu lập hồ sơ (kiểm tra tồn hồ sơ năm tiến hành xếp lại văn hồ sơ tài liệu trùng thừa kẹp vào tờ giấy để xuống cuối, sau chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ song viết bìa hồ sơ mục lục văn bản);hệ thống hóa hồ sơ (sắp xếp tài liệu hồ sơ thành nhòm lơn, vừa, nhỏ nhỏ cuối cùng; tài liệu có nội dung khái quát bỏ lên trên, nội dung cụ thể để xuống dưới), biên mục hồ sơ : biên mục bên ( đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc); biên mục bên ngồi( viết bìa hồ sơ)sau biên mục hồ sơ song chúng em tiến hành vệ sinh tài liệu (lấy chổi lông mềm quét để làm tài liệu) ; tháo bỏ ghim, kẹp ghim, đánh số tạm thời làm phẳng tài liệu tài liệu hồ sơ để không làm hỏng tài liệu;Thống kê tài liệu hết giá trị ;Đánh số thức,vào bìa, hộp , cặp; viết dán nhãn hộp Cuối bàn giao xếp tài liệu lên giá xếp theo thứ tự từ trái sang phải, từ xuống dưới).(phụ lục 05) 3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng 3.2.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ quan tổ chức Để công tác lưu trữ vào nề nếp khắc phục tồn tại,hạn chế Giám đốc Trung tâm cần quan tâm ,chú trọng vào số nhiệm vụ sau: -Thực nghiêm túc quy định Nhà nước ,các văn hướng dẫn Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 23 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp vụ Trung ương công tác lưu trữ;phát huy trách nhiệm người đứng đầu quan việc đạo,điều hành công tác lưu trữ;tuyên truyền phổ biến văn pháp luật công tác lưu trữ cho cán ,công chức,viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí ,tầm quan trọng cơng tác lưu trữ -Ban hành đầy đủ văn liên quan đến cơng tác lưu trữ rà sốt để sửa đổi,bổ sung thay văn đạo cho phù hợp (quy chế công tác lưu trữ;danh mục hồ sơ;bảng thời hạn bảo quản tài liệu …);bố trí cán làm cơng tác lưu trữ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ ;lập kế hoạch xử lý tài liệu tích đống thực kế hoạch nộp lưu tài liệu chỉnh lý vào lưu trữ quan quy định,bố trí kho lưu trữ để bảo quản lâu dài tài liệu -Đưa công tác lập hồ sơ công việc trở thành hoạt động chuyên môn thường xuyên quy định tiêu trí để bình xét thi đua năm cán bộ,cơng chức,viên chức tất quan,tổ chức năm (đây biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị tích đống quan,tổ chức ) -Tăng cường sở vật chất cho công tác lưu trữ như:trang bị đủ bàn,ghế,tủ,máy tính ,điện thoại,máy fax,máy photocopy,giá kệ ,hộp ,cặp,bìa hồ sơ…theo tiêu chuẩn ngành lưu trữ,bố trí phịng kho lưu trữ có đủ điều kiện trang thiết bị ,vật dụng để bảo quản tài liệu an toàn dễ dàng tra cứu sử dụng;hằng năm dùng khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý,sắp xếp tài liệu;giải đầy đủ chế độ phụ cấp trách nhiệm,độc hại,chính sách cho cán lưu trữ chuyên trách,kiêm nhiệm(sự quan tâm,động viên tinh thần nâng cao đời sống góp phần tạo điều kiện để cán lưu trữ thêm yêu nghề gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ ) - Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ nhằm số hóa tài liệu lưu trữ hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu tài liệu lưu trữ nhân dân cán công chức,viên chức Ngoài nhiệm vụ giám đốc cần tăng cường công tác kiểm tra,chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời xử lý vi phạm pháp luật cơng tác lưu trữ Có kế hoạch tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm công tác lưu trữ để công tác lưu trữ quan, đơn vị toàn huyện Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 24 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày hướng phát triển ngành 3.2.2 Đối với môn văn thư ,lưu trữ, khoa nhà trường Nhà trường cần quan tâm đến công tác đào tạo sinh viên nhà trường nói chung khoa văn thư lưu trữ nói riêng.trong cơng tác đào tạo nhà trường hiệu trưởng cần trang bị phục vụ tốt kế hoạch đào tạo nhu cầu sinh viên phục vụ cho việc học ví dụ như: cơng tác lưu trữ cần hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ để sinh viên hiểu rõ hơn, trình giảng dạy nên áp dụng song song thực hành,tạo điều kiện cho thầy cô sinh viên có buổi thực tế khảo sát tình hình áp dụng nghiệp vụ công tác lưu trữ quan tổ chức ,giúp sinh viên phần học hỏi trau dồi kiến thức mở rộng tầm nhìn xa Các thầy giáo khoa văn thư lưu trữ cần có nhìn tổng thể từ bên ngồi để q trình giảng dạy xen kẽ tình hình thực tiễn giúp cho sinh viên hiểu rõ chuyên ngành theo học để sinh viên hiểu lúc áp dụng lý thuyết học vào thực tế cách cứng nhắc cần phù hợp với quan, tổ chức Tổ chức buổi hội thảo có tham gia chuyên gia nước lưu trữ giúp cho sinh viên trau dồi kiến thức lĩnh vực học học tập kinh nghiệm rút được,ngoài thầy cô khoa tổ chức buổi gặp mặt trò chuyện với sinh viên khoa giúp em giải đáp câu hỏi vướng mắc mà trình lớp chưa hiểu… Cung cấp cho sinh viên sách hay, bổ ích , dễ hiểu nghiệp vụ giảng dạy, giúp cho em có tham khảo so sánh đối chiếu hay sách rút điều cần thiết Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 25 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Qua gần ba tháng thực tập ,bản thân em học hỏi nhiều học quý báu,nhất khâu nghiệp vụ chủ yếu ngành lưu trữ…Ngoài kiến thức em học ghế nhà trường,em tiếp thu học kinh nghiệm mà qua trình thực tập em đúc rút học hỏi,lần em xếp vào vị trí cán lưu trữ thật sự,được thao tác công việc,học hỏi tác phong làm việc đắn nhân viên thời kì đổi mới.Điều giúp ích cho em nhiều công việc sau em,cũng cung cấp cho em tác phong vững hơn,là hành trang cho em tự tin bước vào đời,để em tiếp tục phấn đấu ,tiếp tục cống hiến cho nghiệp xây dựng phát triển đất nước Thời gian dành cho em thực tập tai không dài để lại cho em ấn tượng sâu sắc Qua lời kết này,em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô chú,anh chị nói chung nói riêng,đặc biệt chị -Đỗ Thị Hằng cán văn thư,lưu trữ Trung tâm hướng dẫn em giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập Ngoài em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Văn thư-Lưu trữ bảo tận tình giúp em hồn thành chương trình thực tập báo cáo Cuối em xin kính chúc quý thầy Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có sức khỏe tốt ,giảng dạy công tác tốt,tiếp tục đem kiến thức lịng nhiệt tình chèo lái thuyền đưa hệ sinh viên cập bến tương lai.Chúc cho cô chú,anh chị công tác thực tròn trách nhiệm người công chức,viên chức mẫu mực,đưa ngày vững mạnh phát triển.Tiếp tục xây dựng bảo vệ quê hương ngày giàu mạnh Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 18 tháng năm 2016 Sinh viên Trần Thị Thanh Xuân Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân 26 Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHẦN PHỤ LỤC (Phụ lục số 01) Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phụ lục số 02) (Phụ lục số 03) Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phụ lục số 04) (Phụ lục số 05) Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phụ lục số 06) (phụ lục số 07) Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (phụ lục số 08) (phụ lục 09) Sinh viên: Trần Thị Thanh Xuân Lớp: ĐH Lưu trữ học 1A