MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH SONG MÃ 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Song Mã. 3 1. Vài nét về Công ty TNHH Song Mã. 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Song Mã. 3 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng của Công ty TNHH Song Mã. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty TNHH Song Mã. 5 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. 5 1.2. Cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chínhTổ chức. 6 2.Xây dựng bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chínhTổ chức. 7 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Song Mã. 9 1. Khảo sát về công tác văn phòng. 9 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 9 1.2. Sơ đồ hoá nội dung xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty. Đánh giá ưu điểm, hạn chế. 10 1.3 Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị. Lập mục lục văn bản hồ sơ đó. 11 1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty. 11 1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của Công ty. 12 1.6. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 12 2. Khảo sát về công tác văn thư. 13 2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan. 13 2.2 Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chínhTổ chức trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư Công ty. 14 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của Công ty TNHH Song Mã. 15 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH SONG MÃ 16 1. Xây dựng một số văn bản của công ty. 16 2. Quy chế “ công tác văn thư lưu trữ” của Công ty TNHH Song Mã 20 3. Soạn thảo “Quy chế văn hoá công sở” của Công ty TNHH Song Mã. 20 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty TNHH Song Mã. 32 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Công ty TNHH Song Mã. 37 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Song Mã. 38 1.Ưu điểm: 38 2. Nhược điểm: 39 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 39 III. Kết luận. 40 PHỤ LỤC 42 Phụ lục 01. Bản mô tả công việc cho Trưởng phòng Hành chính Tổ chức. 43 Phụ lục 02. Sơ đồ hoá nội dung xây dựng Chương trình Công tác thường kỳ của cơ quan. 44 Phụ lục 03. Sơ đồ hoá công tác tổ chức Cuộc họp Đổi mới và Nâng cao chất lượng sản phẩm 45 Phụ lục 04. Mục lục văn bản hồ sơ Cuộc họp Đổi mới và Nâng cao chất lượng sản phẩm 46 Phụ lục 05. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Công ty 47 Phụ lục 06. Mô hình văn phòng hiện đại 48 Phụ lục 07: Quy chế “Công tác văn thư lưu trữ” công ty TNHH Song Mã 49
Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC PHỤ LỤC .42 Trần Ngọc Hoàn Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Đối với hoạt động quan, tổ chức công tác hành văn phòng có vai trò quan trọng việc thực mục tiêu, đặc biệt công tác quản lý Cùng với xu hội nhập mở cửa Việt Nam, quan nhà nước ngày hoàn thiện hơn, doanh nghiệp hình thành ngày nhiều đặt nhu cầu cấp thiết hành hoạt động quản lý doanh nghiệp, quan Với vai trò tham mưu giúp việc cho thủ trưởng quan việc nâng cao chất lượng cho cán văn phòng có ý nghĩa tích cực việc cải thiện hiệu suất lao động Để làm điều việc hoàn thiện kỹ cho cán văn phòng quan trọng Là đơn vị trực thuộc Bộ Nội Vụ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội hiểu rõ yêu cầu thực tế Năm 2005, Nhà trường thành lập ngành Quản trị văn phòng nhằm cung cấp cho quan, tổ chức, đơn vị nguồn nhân lực có trình độ, chuyên môn cao nghiệp vụ văn phòng Với phương châm “Học đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn” nhằm giúp cán quản trị văn phòng tương lai nắm vững kiến thức lý thuyết học vào thực tiễn Chính vậy, Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên thực tập quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp nhằm nâng cao nghiệp vụ sau trường công tác Quá trình thực tập Công ty TNHH Song Mã hội để em học hỏi rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp người cán quản trị văn phòng tương lai Với giúp đỡ thầy cô giáo trường tận tình anh chị cán nhân viên Công ty giúp em hiểu nghiệp vụ văn phòng Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể Ban Giám Hiệu, thầy, cô giáo trường trang bị cho em kiến thức kỹ nghiệp vụ công tác quản trị văn phòng Và em xin chân thành cảm ơn Công ty TNHH Song Mã giúp em hoàn thành tốt trình thực tập Trần Ngọc Hoàn Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác thực tập mình, song báo cáo em không tránh khỏi sai sót Kính mong thầy, cô giáo đóng góp ý kiến để em rút kinh nghiệm làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 10 tháng 11 năm 2015 Sinh Viên Trần Ngọc Hoàn Trần Ngọc Hoàn Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH SONG MÃ I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Song Mã Vài nét Công ty TNHH Song Mã * Công ty TNHH SONG MÃ thành lập theo giấy phép kinh doanh số:0102552352 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp - Tên Công ty: Công ty TNHH Song Mã - Số điện thoại: 0988883727 - 0913341522 - Mã số thuế: 0102552352 * Trụ sở Công ty: Phòng 304, tập thể Học viện Hành quốc gia Hồ Chí Minh, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội Hiện Công ty bước phát triển khẳng định thương hiệu thị trường nước vận tải hàng hóa vận chuyển hành khách thương mại du lịch bối cảnh thị trường nước có cạnh tranh khốc liệt doanh nghiệp có chung lĩnh vực kinh doanh Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty TNHH Song Mã a, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn - Chức năng: Công ty TNHH Song Mã đời với chức chuyên cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách thương mại du lịch, dịch vụ ăn uống, giải khát (không bao gồm kinh doanh quán bar, vũ trường) Đại lý bán vé máy bay, mua bán ký gửi hàng hóa, xuất nhập mặt hàng Công ty kinh doanh Ngoài Công ty nghiên cứu mở rộng số lĩnh vực sản xuất kinh doanh khác với đối tác nước để phát triển làm ăn có lãi cho Công ty Công ty TNHH Song Mã có tư cách pháp nhân, có tài khoản Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam, có dấu riêng trụ sở làm việc Phòng 304, tập thể Học viện Hành quốc gia Hồ Chí Minh, phường Nghĩa Tân, quận Cầu Giấy, Hà Nội - Nhiệm vụ, quyền hạn: Công ty phải sản xuất kinh doanh theo ngành nghề cấp giấy Trần Ngọc Hoàn Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phép chấp hành đầy đủ theo pháp luật nộp thuế theo quy định Được liên doanh, liên kết với tổ chức nước để mở rộng lĩnh vực sản xuất kinh doanh công ty Nhận thầu dự án liên quan đến ngành nghề Công ty kinh doanh b, Cơ cấu tổ chức: Ông : Nguyễn Anh Vinh Giám đốc Công ty; Ông : Ngô Văn Chưởng Phó giám đốc – Phụ trách đối ngoại Bà : Đỗ Thu Hương Phó giám đốc – Phụ trách đối nội Bà : Trần Tường Linh Trưởng phòng TC-HC - Đại hội đồng thành viên: gồm 23 thành viên - Các phòng chức năng: +Phòng Hành chính-Tổ chức +Phòng Tài chính- Kế toán +Phòng Kinh doanh + Phòngmarketting + Chưa có chi nhánh *Sơ đồ tổ chức máy Công ty TNHH Song Mã Sơ đồ tổ chức máy Công ty GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng Hành Tổ chức Trần Ngọc Hoàn Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Phòng Tài - Kế toán Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Công ty TNHH Song Mã Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Công ty TNHH Song Mã 1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn a, Chức Phòng Hành chính-Tổ chức: - Tham mưu cho Giám đốc lĩnh vực quản lý, điều hành phận Công ty - Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ cho Phòng Kinh doanh hoàn thành mục tiêu - Chịu trách nhiệm mặt thủ tục hành có liên quan đến pháp luật Công ty - Chịu trách nhiệm hợp đồng lao động, chế độ cán bộ, nhân viên ký hợp đồng lao động với Công ty - Lập kế hoạch cung cấp quảng cáo theo kế hoạch phát triển thị trường phòng Kinh doanh b,Nhiệm vụ, quyền hạn Phòng Hành chính-Tổ chức: - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ Công ty Theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc Công ty thực chương trình Sắp xếp lịch công tác tuần cho Ban Giám đốc Công ty - Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, xác phục vụ hoạt động quản lý điều hành Ban Giám đốc - Bảo đảm sở pháp lý văn Ban Giám đốc Công ty ban hành - Thu thập, tổng hợp báo cáo thường kỳ Công ty văn khác Giám đốc, Phó Giám đốc Công ty giao phó - Xây dựng quy chế thuộc lĩnh vực công tác văn phòng Công ty - Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho Hội họp Công ty - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo công ty, lãnh đạo văn phòng Công ty - Tổ chức ghi biên Hội họp biên chuyến công tác, lập hồ sơ lưu trữ Trần Ngọc Hoàn Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức đảm bảo công tác hậu cần như: sở vật chất, an ninh trật tự, công tác bảo vệ,… Công ty - Thực công tác thống kê, kế toán Công ty - Tổ chức thực công tác thi đua khen thưởng - Ngoài nhiệm vụ kể trên, văn phòng có nhiệm vụ thực công việc khác cấp giao phó 1.2 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính-Tổ chức - Trưởng phòng – Bà Trần Tường Linh - Phó phòng – Bà Đỗ Thị Ngân - Nhân viên Hành – Bà Lê Thị Tâm - Nhân viên Tổng hợp – Ông Phạm Bá Hùng - Nhân viên Văn thư- Lưu trữ - Bà Nguyễn Thị Loan - Bảo vệ - Trần Đăng Tiến - Lái xe - Nguyễn Văn Trường *Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Hành chính-Tổ chức TRƯỞNG PHÒNG PHÓ PHÒNG Nhân viên Hành Nhân viên Tổng hợp Trần Ngọc Hoàn Nhân viên Văn thư – Lưu trữ Nhân viên Bảo vệ Nhân viên Lái xe Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.Xây dựng mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức Lãnh đạo văn phòng hay trưởng phòng hành người đứng đầu văn phòng, chịu trách nhiệm toàn hoạt động văn phòng, có chức tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty Có vai trò quan trọng việc thực mục tiêu đặc biệt hoạt động quản lý Công việc họ thường mang tính chất bao quát, tổng thể lại thường chồng chéo có ràng buộc vào phòng ban, đơn vị khác khiến trình thực khó tránh phải khó khăn, vướng mắc Bởi việc xây dựng cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức quan trọng có ý nghĩa tác động tích cực đến hiệu công việc Trong trình thực tập Công ty TNHH Song Mã, em giao cho xây dựng mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức • Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG Tên công việc: Văn phòng - Chức vụ: Trưởng phòng Hành - Tổng hợp - Mã số công việc: TP - Phòng ban: Hành - Tổng hợp - Mức lương: Tóm tắt công việc: Lãnh đạo văn phòng công ty TNHH Song Mã giúp Giám đốc trường việc tham mưu tổng hợp giúp việc hậu cần Chịu trách nhiệm trước Giám đốc toàn hoạt động văn phòng Các mối quan hệ công việc - Báo cáo với Giám đốc công ty TNHH Song Mã lĩnh vực hoạt động văn phòng công tác tham mưu tổng hợp giúp việc hậu cần - Lãnh đạo chịu trách nhiệm công việc nhân viên văn phòng cấp Các chức hoạt động chủ yếu - Tổng hợp, góp ý kiến có tính chất đạo, giúp lãnh đạo cấp thực kế hoạch - Trợ giúp, nhằm tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý Trần Ngọc Hoàn Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội lãnh đạo nhằm đạt hiệu cao - Sử dụng, tổng hợp, tổ chức thông tin bên bên ngoài: + Văn thư, lưu trữ + Thông tin liên lạc, ứng dụng công nghệ thông tin - Tham mưu cho lãnh đạo cấp phận quản lý - Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, đảm bảo sở vật chất kỹ thuật cho quan - Tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo Quyền hạn: - Nhân sự: Được đề xuất ý kiến lên hiệu trưởng việc tuyển dụng vị trí quan phối hợp với phòng Nội vụ vấn đề Điều kiện làm việc: - Văn phòng đầy đủ tiện nghi, trang thiết bị đại - Có trang bị cho phương tiện lại Tiêu chuẩn đảm bảo công việc: hoàn thành tốt YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN Trình độ văn hóa, chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành quản trị văn phòng, hành văn phòng, quản trị nhân lực,… Trình độ chuyên môn: - Nắm vững kiến thức công tác hành văn phòng - Am hiểu quy định, chế độ sách, văn pháp luật nhà nước (đặc biệt luật lao động, bảo hiểm xã hội, luật hành số lĩnh vực khác theo yêu cầu cồng việc) - Có kiến thức tuyển dụng tổ chức đào tạo, huấn luyện, phúc lợi cho nhân viên, hiểu biết hệ thống thông tin nhân sự, mối quan hệ lao động Trình độ ngoại ngữ: có khả giao tiếp tốt tiếng Anh Kinh nghiệm: hai năm kinh nghiệm làm văn phòng Tuổi đời: 35 tuổi trở lên Sức khỏe : tốt Trần Ngọc Hoàn Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoại hình : bình thường Hoàn cảnh gia đình: tùy theo yêu cầu công việc phải có khả xa dài ngày Yêu cầu khác : - Tác phong nhanh nhẹn giao tiếp tốt, biết xếp công việc khoa học - Đảng viên đảng cộng sản Việt Nam - Trung thực có tham vọng cầu tiến công việc • Bản mô tả công việc cho trưởng phòng Hành chính-Tổ chức công ty TNHH Song Mã (phụ lục 01) III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng Công ty TNHH Song Mã Khảo sát công tác văn phòng 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan Chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần hai chức chủ yếu văn phòng Qua việc thực hai chức này, Văn phòng thể vai trò quan trọng hoạt động quan, đặc biệt hoạt động quẩn lý, điều hành Tại Công ty TNHH Song Mã với hai chức nói trên, văn phòng Công ty có vai trò quan trọng hoạt động công ty Văn phòng giúp lãnh đạo quan công tác tham mưu, tổng hợp, giải vướng mắc cho Ban giám đốc,là phận quan trọng việc thực mục tiêu công ty Ngoài ra, văn phòng đóng vai trò không nhỏ công tác giúp việc đảm bảo hậu cần Văn phòng đảm bảo công tác hỗ trợ, sở vật chất, trang thiết bị, … cho phòng, ban, phận Công ty, giúp Công ty vận hành cách thuận lợi để thực mục tiêu, chiến lược kinh doanh Trong trình thực tập Công ty TNHH Song Mã, em chứng kiến nhiều tình cho thấy vai trò quan trọng văn phòng việc thực chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần hoạt động Công ty Trần Ngọc Hoàn Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03 Sơ đồ hoá công tác tổ chức Cuộc họp Đổi Nâng cao chất lượng sản phẩm Trách nhiệm: Văn phòng Lập Kế hoạch tổ chức Hội họp Văn phòng Trình Lãnh đạo Công ty xem xét phê duyệt Phân công công việc, chuẩn bị cho Cuộc họp (chuẩn bị văn bản, tài liệu liên quan đến Hội họp, chuẩn bị sở vật chất, TTB,…) Văn phòng phối hợp đơn vị, Phòng, ban có liên quan Tiến hành Hội họp (đón tiếp Đại biểu, khách mời; tổ chức khai mạc, diễn biến bế mạc) Lãnh đạo Công ty đạo đơn vị, Phòng, ban có liên quan phối hợp Văn phòng Kết thúc Hội họp Đơn vị chủ trì Thu thập tài liệu, lập hồ sơ Hội họp vào lưu trữ Công ty Văn phòng Trần Ngọc Hoàn 45 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04 Mục lục văn hồ sơ Cuộc họp Đổi Nâng cao chất lượng sản phẩm STT Danh mục hồ sơ Trang Chương trình họp Diễn văn khai mạc Kế hoạch đổi nâng cao chất lương sản phẩm Các văn tham luận 11 Nghị Họp 15 Biên Họp 18 Các văn có liên quan: … …, …, Phụ lục 05 Trần Ngọc Hoàn 46 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Công ty Lập Kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Công ty Trình Lãnh đạo Công ty xem xét phê duyệt Phân công công việc cho đơn vị, phòng, ban có liên quan chuẩn bị cho chuyến công tác (tài liệu, sở vật chất,…) Thực nhiệm vụ thời gian lãnh đạo công tác (giám sát hoạt động đơn vị, báo cáo tình hình cq với Lãnh đạo,…) Tổ chức thực nhiệm vụ sau chuyến công tác (báo cáo kết hoạt động, bổ sung vào CTCT có nội dung mới,…) Thu thập tài liệu, lập Hồ sơ vào lưu trữ Công ty Trần Ngọc Hoàn 47 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: MÔ HÌNH VĂN phßng HIỆN ĐẠI 11a 11b 11c a 3e 12 3c 2c 2d 2a 3c 3a 3b b 2d a a 10 Chú thích: Cửa vào 2a Bàn tiếp khách 2c, c, d Bàn làm việc 3a, b, c, d, e Ghế ngồi Máy in 5a, b Máy tính 6a, b Điện thoại Máy scan két sắt Máy photo 10 Cây lọc nước 11a,b,c Tủ đựng tài liệu 12 Bảng lịch công tác 16a, b Cửa sổ Phụ lục 07: Quy chế “Công tác văn thư lưu trữ” công ty TNHH Song Mã CÔNG TY TNHH SONG MÃ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Trần Ngọc Hoàn 48 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hà Nội, ngày … tháng … năm 2010 QUY CHẾ Công tác văn thư lưu trữ Công ty TNHH Song Mã (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-TB ngày tháng năm Giám đốc Công ty TNHH Song Mã) CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1.Phạm vi áp dụng đối tượng điều chỉnh Quy chế công tác văn thư lưu trữ áp dụng phòng ban, cán công nhân viên Công ty TNHH Song Mã Đối tượng điều chỉnh Đối tượng điều chỉnh Quy chế công tác văn thư lưu trữ a Công tác văn thư bao gồm công việc về: công tác soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành giao nộp vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư b Công tác lưu trữ bao gồm: công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu trình hoạt động quan Điều 2.Trách nhiệm quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ Trưởng phòng Hành Công ty chịu trách nhiệm đạo chung công tác văn thư lưu trữ, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ Văn phòng Công ty TNHH Song Mã nói riêng phận văn thư – lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ, thu thập, quản lý đầy đủ hồ sơ, tài liệu văn phòng, xây dựng công cụ tra cứu để phục vụ khai thác có hiệu Cán công nhân viên Công ty trình giải công việc giao phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan theo quy định Trần Ngọc Hoàn 49 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 3.Tổ chức, nhiệm vụ Công ty TNHH Song Mã Tổ chức công tác văn thư lưu trữ Công ty tổ chức theo mô hình tập trung Cán văn thư, lưu trữ thực công việc chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư lưu trữ Nhiệm vụ cán văn thư lưu trữ Đối với công tác văn thư: a Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ tập lưu văn quan giao nộp vào lưu trữ theo Quy trình quản lý văn b Tổ chức nhiệm vụ văn thư quan theo quy định khoản Điều 29 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư c Quản lý, sử dụng dấu theo quy định công tác bảo mật d Hàng ngày có trách nhiệm đưa công văn, tài liệu vào phòng làm việc lãnh đạo Công ty, lãnh đạo phòng, ban, ngành Phân loại công văn, tài liệu để vào ô tủ phận văn thư theo phòng, phận e Soạn thảo văn hành thông thường Đối với công tác lưu trữ: a Phối kết hợp với cán công nhân viên chức việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu b Thu thập tài liệu nhu cầu phòng làm việc lãnh đạo Công ty c Sắp xếp hồ sơ, xây dựng công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu d Tổ chức thực nhiệm vụ lưu trữ hành văn phòng Công ty theo quy định Điều 4.Cán văn thư lưu trữ Cán làm công tác văn thư lưu trữ Công ty phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức ngành văn thư lưu trữ theo quy định hành Điều 5.Kinh phí cho hoạt động văn thư lưu trữ Hàng năm, văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh phí mua sắm trang thiết bị sở vật chật như: giá, tủ, hộp, cặp hồ sơ… theo nhu cầu công tác văn thư lưu trữ, trình phụ trách lãnh đạo định Điều 6.Bảo vệ bí mật nhà nước công tác văn thư lưu trữ Tất cán công nhân viên Công ty phải nghiêm chỉnh chấp hành Trần Ngọc Hoàn 50 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước ngày 28/12/2000; Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Bộ Công an; Quyết định số 103/QĐ-VP ngày 31/12/2007 ban hành Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước phạm vi văn phòng Công ty Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 7.Hình thức văn Các hình thức văn hình thành hoạt động quan phép ban hành: Văn hành Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Điều 8.Thể thức văn a b Thể thức văn hành bao gồm thành phần sau: Quốc hiệu; Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; Dấu quan, tổ chức; Nơi nhận; Dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn loại khẩn, mật) Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, thành phần quy định điểm a điều này, bổ sung địa quan, địa Email; số điện thoại, số Telex, số Fax c Thể thức kỹ thuật trình bày văn phải đảm bảo theo thông Trần Ngọc Hoàn 51 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tư số 25 Điều 9.Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn hành quy định sau: a Căn vào tính chất, nội dung văn cần soạn thảo lãnh đạo quan giao cho phòng hành soạn thảo chủ trì soạn thảo b Phòng Hành có trách nhiệm thực công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Công ty việc tham khảo ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo - Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Điều 10 Duyệt nội dung, kiểm tra thể thức, in văn bản, ký ban hành Duyệt nội dung văn Trưởng phòng hành chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn Duyệt thể thức, in văn - Trưởng phòng hành phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày - Nhân viên văn thư in, nhân văn theo nhu cầu ban hành theo quy định Ký văn Giám đốc có thẩm quyền ký tất văn bản, trường hợp giao cho cấp phó Trưởng phòng HCTC thừa ủy quyền ký thay (KT) văn phân công hay giao quyền Khi ký văn không dùng bút chì; không dùng mực đỏ thứ mực dễ phai Điều 11 Văn thư hoàn thành thủ tục ban hành Văn thư quan hoàn thành đầy đủ thủ tục trước ban hành văn theo quy định pháp luật Điều 12 Bản văn Các hình thức quy định Quy chế gồm: y Trần Ngọc Hoàn 52 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chính, trích lục Thể thức quy định sau: Hình thức sao: y chính, trích sao lục; tên Công ty, phận soạn thảo văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày tháng năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu Công ty, phận văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục thực theo Quy chế có giá trị pháp lý Bản chụp dấu chữ ký văn không thực theo thể thức quy định khoản Điều Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 13 Trình tự văn đến Tất văn đến quan, cá nhân gửi đến Công ty quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, quản lý văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận đăng ký văn đến Văn đến từ nguồn khác phải tập trung văn thư Công ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn đến Những văn đến không đăng ký văn thư, phòng ban, phận, cá nhân trách nhiệm giải Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm nhận chuyển giao cho phòng ban, phận, cá nhân giải Đối với văn gửi chung: thực bóc bì, phân loại, trình lãnh đạo xem xét, phân công xử lý Đối với văn gửi đích danh: đóng dấu văn đến chuyển đến địa theo bì thư Văn có đóng dấu mức độ mật vào sổ theo dõi chuyển cho lãnh đạo Công ty Văn đến có dấu mức độ khẩn, hỏa tốc phải trình Trần Ngọc Hoàn 53 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chuyển giao sau nhận Điều 16 Theo dõi, đôn đốc giải văn đến Lãnh đạo Công ty có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó giao đạo giải văn đến theo phân ủy nhiệm lãnh đạo Công ty văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn vào nội dung văn đến, lãnh đạo Công ty tổ chức giao cho phòng ban, phận, cá nhân giải Các phòng ban, cá nhân giải theo thời hạn quy định Công ty Trưởng phòng Hành phải thực công việc sau: a Xem xét toàn văn đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp b Phân loại chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải c Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 17 Trình tự quản lý văn Tất loại văn Công ty phát hành quản lý theo trình tự sau: Văn thư Công ty kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ký hiệu ngày tháng văn Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Vào sổ đăng ký văn Lưu văn Điều 18 Chuyển phát văn Sau văn có chữ ký người có thẩm quyền văn thư phải hoàn thành thủ tục lại thực phát hành văn Các văn chuyển kịp tiến độ thời gian đảm bảo chuyển sau hoàn thành thủ tục Khi cần thiết có ý kiến đạo lãnh đạo, văn chuyển cho nơi nhận thư điện tử chuyển Fax nhanh sau phải gửi có dấu đỏ Số lượng văn gửi đến nơi nhận tùy loại văn cho phù hợp Điều 19 Lưu hồ sơ Trần Ngọc Hoàn 54 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau đăng ký làm thủ tục ban hành văn văn thư giữ lại 01 có chữ ký tươi người có thẩm quyền, văn lưu giữ theo tháng tên loại văn bản, năm chuyển lưu trữ lần Sổ theo dõi mở năm lần Điều 20 Nghiệp vụ quản lý văn đi, đến Thực theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến quy trình quản lý văn đi, đến Mục LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO KHO LƯU TRỮ Điều 21 Nội dung lập hồ sơ hành yêu cầu hồ sơ lập Nội dung lập hồ sơ hành bao gồm: a Mở hồ sơ: Đầu năm phòng ban, phận cá nhân có liên quan đến công việc ghi tiêu đề hồ sơ b Thu thập, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ c Biên mục hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập a Hồ sơ tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan b Văn tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phải đầy đủ c Tài liệu hồ sơ phải có giá trị d Văn hồ sơ đảm bảo đầy đủ thể thức theo quy định e Hồ sơ biên mục cụ thể, rõ ràng, xác Điều 22 Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành Công ty Các phòng ban, phận cá nhân có liên quan đến văn bản, hồ sơ trình thực theo quy định hàng năm nộp hồ sơ hoàn thành vào lưu trữ Cán công nhân viên trước việc hay chuyển công tác phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị cá nhân kế nhiệm Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Đối với văn hành thông thường: Sau năm kể từ năm công việc kết thúc phải nộp vào lưu trữ Trần Ngọc Hoàn 55 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập “Mục lục hành chính”, “Tài liệu nộp lưu” biên giao nhận tài liệu Đồng thời bên phải giữ lại 01 biên Điều 23 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Công ty Phụ trách văn phòng có trách nhiệm đạo, đôn đốc, kiểm tra phòng ban, phận cá nhân có liên quan lập hồ sơ hành nộp vào lưu trữ Các phòng ban, phận cá nhân có liên quan đến hồ sơ có trách nhiệm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan Nhân viên lưu trữ phối hợp tốt với phòng, phận cá nhân việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ lưu Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ Điều 24 Quản lý sử dụng dấu Tất loại dấu Công ty giao cho văn thư quản lý Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm thực quy định sau: a Không giao dấu cho người khác chưa phép văn lãnh đạo Công ty b Phải trực tiếp đóng dấu vào văn bản, giấy tờ Công ty c Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền d Nhân viên văn thư không đóng dấu khống Điều 25 Đóng dấu Đóng dấu phải rõ rang, ngắn, chiều dùng mực dấu theo quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên Công ty lên phụ lục Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ Trần Ngọc Hoàn 56 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 26 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Công ty Hàng năm lưu trữ Công ty có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ từ phòng ban, phận cá nhân vào lưu trữ Phối hợp với phòng, phận, cá nhân có liên quan đến hồ sơ tài liệu giao nộp, chuẩn bị tủ, giá để hồ sơ lưu phương tiện để tiếp nhận Tiếp nhận hồ sơ có biên bàn giao Điều 27 Chỉnh lý hồ sơ Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực theo hướng dẫn Cục văn thư lưu trữ Nhà nước Điều 28 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu thực theo quy định lập hồ sơ chế độ nộp lưu, thời hạn bảo quản bìa hồ sơ theo mức sau: a Tài liệu bảo quản vĩnh viễn b Tài liệu bảo quản có thời hạn c Tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Thành lập hội đồng tiêu hủy tài liệu gồm: Giám đốc – Chủ tịch hội đồng Phó giám đốc – phó chủ tịch hội đồng Bộ phận văn thư, lưu trữ - thành viên Đơn vị có liên quan đến hồ sơ tiêu hủy – thành viên Hội đồng tiêu hủy có trách nhiệm kiểm tra, giám sát đề suất với lãnh đạo Công ty việc tiêu hủy hồ sơ: mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu hết giá trị… Mục THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 29 Thống kê tài liệu lưu trữ Nhân viên phụ trách công tác lưu trữ có nhiệm vụ thống kê tài liệu lưu trữ Công ty Báo cáo thống kê định kỳ hàng năm phòng ban gửi tập hợp lưu trữ theo quy định Điều 30 Bảo quản tài liệu lưu trữ hành Tài liệu lưu trữ bảo vệ, bảo quản tủ, giá đảm bảo an toàn Trưởng phòng Hành đạo trực tiếp cán lưu trữ thực quy định bảo vệ tài liệu lưu trữ Trần Ngọc Hoàn 57 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trang bị đầy đủ thiết bị bảo quản tài liệu theo quy định Thực phòng chống cháy nổ điều kiện để đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ Mục TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 31 Đối tượng thủ tục khai thác Việc khai thác tài liệu lưu trữ hành thực sau: Lưu trữ Công ty có trách nhiệm phục vụ khai thác tài liệu cho phòng, phận cá nhân có nhu cầu để phục vụ trình hoạt động người có trách nhiệm giao phó Việc khai thác sử dụng tài liệu phải xác định rõ thời gian, nội dung, giải xong phải hoàn trả Có thể nghiên cứu tại phòng lưu trữ cho mượn để photo Điều 32 Quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu phải có sổ sách theo dõi như: sổ đăng ký độc giả, sổ giao nhận tài liệu Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 33 Tổ chức thực Các phòng ban, phận cá nhân có liên quan đến văn hồ sơ nhân viên văn thư lưu trữ Công ty có trách nhiệm triển khai thực tốt Quy chế Trong trình thực có vướng mắc, phát sinh cần khẩn trương báo cáo kịp thời cho lãnh đạo phòng Hành để có biện pháp, giải khắc phục Điều 34 Khen thưởng xử lý vi phạm Các phòng ban, phận cá nhân thực hiên tốt nội dung Quy chế khen thưởng theo quy định Công ty Quy chế công tác văn thư lưu trữ gắn với nội dung thi đua khen thưởng phòng, cá nhân có liên quan Nếu vi phạm Quy chế tùy theo mức độ vi phạm sẽ xử lý theo quy định Công ty Điều 35 Hiệu lực văn Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký Trong trình thực sẽ Trần Ngọc Hoàn 58 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A Báo cáo Thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế với văn quy định Nhà nước Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp ý kiến đóng góp, đề xuất, điều chỉnh bổ sung cho Quy chế để quy chế ngày hoàn thiện đáp ứng tốt quy trình thực công tác văn thư lưu trữ ngày khoa học nhanh gọn Việc sửa đổi, bổ sung Quy chế lãnh đạo Công ty xem xét định sở có văn đề xuất văn phòng phối hợp phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) Nguyễn Anh Vinh Trần Ngọc Hoàn 59 Lớp: ĐHLT.QTVP K13A