3 Đơn vị QL và phòng HC-TC
Phối hợp chuẩn bị tổ chức:
- Đơn vị QL: Phụ trách Chuyên môn - Phòng HC-TC
+ Hỗ trợ Đơn vị QL trong việc mời khách
+ Hỗ trợ các cho kháchở xa đến tham dự Hội nghị
(Hoàn thành các công việc trên 1 tháng trước khi diễn ra hội nghị)
+ Phụ trách công tác lễ tân
+ Phân công công việc cho các đơn vị
BM. 4.2
TT Trách nhiệm Nội dung công việc Biểu mẫu phối hợp tổ chức hội nghị
+ Chuẩn bị cho Ban lãnh đạo Hội nghị + Lên lịch công ty (Vào thứ Năm của tuần trước hội nghị)
BM 4.3
4 Bộ phận Văn thư Lưu trữ
Nộp tài liệu hội nghị (Kỷ yếu hội nghị) (tối đa 7 ngày sau hội nghị)
5 Phòng HC-
TC Thống kê số liệu các Hội nghị BIỂU MẪU ÁP DỤNG
TT Tên biểu mẫu Nơi lưu Thời gian
lưu
BM 4.1
Tờ trình gửi BLĐ, Phòng HC- TC xin tổ chức Hội nghị/Hội thảo Quốc tế
Phòng HC- TC 1 Năm
BM 4.2 Công văn xin tổ chức Hội nghị/Hội thảo
Đơn vị QL,
Phòng HC-TC 1 Năm BM 4.3 Bảng phân công công việc gửi
các đơn vị
Phòng HC-TC 1 năm
CÁC CÔNG VIỆC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO I. Chuẩn bị hội thảo, hội nghị
Công việc Đơn vị/
CB thực hiện
Tick
1. Khách mời
1.1 Gửi thông báo Hội thảo/Hội nghị 1.2 Lên danh sách khách tham dự hội nghị 1.3 Thành phần khách mời tham dự Hội nghị 1.4 Thư mời khách( giấy mời)
2. Kỷ yếu hội nghị
2.1 Nhận bài tóm tắt và bài đầy đủ 2.2 Biên tập kỷ yếu
2.3 In ấn
3. Công tác chuyên môn
3.1 Chuẩn bị cho Ban lãnh đạo tham dự Hội nghị (bài phát biểu)
3.2 Lên chương trình cho toàn bộ hội nghị,hội thảo 3.3 Mời khách mời phát biểu
3.4 Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo
3.5 Thông báo về chương trình chi tiết hội nghị tới các đối tượng tham dự
2. Công tác hậu cần 4.1
Phân công các đơn vị phối hợp tổ chức Hội thảo:
làm panô, mở đài phụn nước, bảo vệ, y tế, chuẩn bị phòng hội thảo kèm âm thanh ánh sáng,
4.2 Xin phòng tổ chức hội nghị
4.3 Chuẩn bị phòng hội nghị, hoa, nước, cờ, lễ tân, tiệc trà, tiệc đứng
4.4
Chuẩn bị quà lưu niệm cho khách tham dự Hội nghị
4.5 Bố trí mạng không dây tại các phòng họp 4.6
Chuẩn bị màn chiếu, máy chiếu, bố trí cán bộ trực kỹ thuật
4.7 Làm thẻ cho người tham dự Hội nghị, cho khách 4.8 Công tác đưa đón khách tham dự Hội nghị
II. Tổ chức hội nghị, hội thảo
Công việc Đơn vị/CB
thực hiện Tick
1 Lễ tân đón tiếp khách ( Ghi danh, phát tài liệu hội nghị)
2 Phu trách vấn đề chuyên môn Hội nghị 3
Phụ trách hậu cần (ăn, uống, vệ sinh, đưa đón khách)
4 Phụ trách vấn đề kỹ thuật tại các phòng Hội thảo
Hà Nội, ngày…… tháng ……năm2012 Người lập
Trần Ngọc Hoàn
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho Công ty TNHH Song Mã.
Văn phòng không những chỉ là nơi hoàn thành các công việc của mình màcòn là nơi thể hiện được sự sáng tạo và nhiệt huyết. Vì vậy ,một mô hình văn phong hiện đại phải là nơi tạo cơ hội mà nhân viên có thể phát huy cao nhất khả năng sáng tạo và tính hiệu quả cho nên một mô hình văn phòng hiện đại cần được xây dựng một cách lý tưởng nhất. Một mô hình Văn phòng hiện đại đang được Công ty TNHH Song Mã xây dựng đó là Phòng làm việc có nhiều cửa sổ lớn tạo nên một không gian thoáng mát đủ ánh sáng tự nhiên. Các bàn làm việc được bố trí gọn gàng, khoa học, hợp lý với 2 dãy bàn đối diện nhau và có lối đi rộng ở giữa thuận lợi cho việc đi lại.
Các thiết bị văn phòng như máy tính, máy in được trang bị đầy đủ và hiện đại cho mỗi bộ phận giúp giải quyết công việc nhanh chóng.
Mỗi bộ phận đều có tủ đựng tài liệu riêng kê sát bàn làm việc thuật lợi cho việc lưu trữ, bảo mật tài liệu.
Mặt sàn có trải thảm giúp loại bỏ tiếng động khi đi lại tạo không gian yên tĩnh giúp các cán bộ, nhân viên tập trung trong công việc.
Trong văn phòng có đặt chậu cây xanh tạo không khí thoáng mát, bớt căng thẳng khi làm việc.
Mỗi phòng làm việc được bố trí hợp lý thuận tiện nhất cho công việc .tùy theo tính chất công việc của mỗi phòng sắp xếp một cách hợp lý nhất. Phòng họp, phòng giám đốc, các phòng ban chuyên môn
* Nhược điểm:
- Hệ thống dây điện bố trí chưa hợp lý gây mất mỹ quan của văn phòng - Máy photocopy để cạnh bình nước dễ bị ẩm dẫn đến hỏng máy hoặc gây chập điện nếu bị nước vào.
* Đề xuất phương án bố trí
- Bố trí lại hệ thống dây điện về phía sau bàn làm việc.
- Bố trí lại chỗ để máy phôtô ở nơi thoáng mát, xa khu vực bình nước để tăng tuổi thọ cho máy.
Nhìn chung không gian làm việc đã được bố trí hợp lý và khoa học. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế. Nếu khắc phục được những nhược điểm nêu trên thì không gian việc sẽ trở nên khoa học và chuyên nghiệp hơn góp phần nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng.
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Song Mã.
Gần hai tháng thực tập tại Công ty TNHH Song Mã, là cơ hội để giúp em cũng cố được lượng kiến thức đã học tập được tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và ứng dụng chỳng vào thực tế cụng việc. Qua đú, em đó hiểu rừ hơn về trỏch nhiệm, tỏc phong của một cán bộ văn phòng. Và với những kiến thức của mình cùng thực trạng văn phòng của Công ty TNHH Song Mã nơi em thực tập. Em xin đưa ra những đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng tại Công ty. Hi vọng với những đánh giá đó sẽ giúp ích cho Công ty trong quá trình kiện toàn công tác hành chính văn phòng Công ty.
1.Ưu điểm:
- Nhận thức rừ vai trũ, tầm quan trọng của cụng tỏc văn phũng đối với hoạt động của Công ty, Giám đốc Công ty đã tổ chức, bố trí văn phòng một cách khoa học, hợp lý đưa công nghệ thông tin ứng dụng vào công tác văn phòng.
- Công tác hành chính văn phòng luôn được triển khai kịp thời, đầy đủ.
- Cụng tỏc soạn thảo văn bản cú sự cải tiến rừ rệt về nội dung và hỡnh thức.
- Công ty rất chú trọng đến việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất cho văn phòng. Phòng làm việc của tất cả các phòng ban đều được trang bị hiện đại, bao gồm: điện thoại, máy vi tính, máy fax, máy photocopy, máy hủy tài liệu.v.v.
Phòng làm việc luôn có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật và tìm kiếm thông tin của đội ngũ cán bộ, nhân viên.
- Đặc biệt, môi trường làm việc khá lý tưởng. Các phòng làm việc đều rộng rãi, thoáng đãng. Các trang thiết bị văn phòng được bố trí khoa học, tạo thuận lợi cho việc di chuyển và sử dụng của cán bộ, nhân viên văn phòng.
- Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng đều có năng lực chuyên môn cao và không ngừng học hỏi nâng cao trình độ 100% cán bộ, nhân viên văn phòng có trình độ cao đẳng trở lên.
- Về công tác văn thư lưu trữ: Công ty đã bố trí một nhân viên văn thư kiêm nhiệm lưu trữ được đào tạo bài bản, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng.
Cùng với sự quan tâm của lãnh đạo Công ty, Lãnh đạo văn phòng trong công tác này đã đạt nhiều kết quả cao, có ý nghĩa tích cực đến sự phát triển của toàn Công ty.
2. Nhược điểm:
Ngoài những ưu điểm kể trên, công tác hành chính văn phòng của Công ty vẫn tồn tại một số vấn đề cần giải quyết như:
- Hoạt động văn phòng khó tránh khỏi sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban, dẫn đến quá trình xử lý công việc còn nhiều lúng túng.
- Do số lượng nhân sự của văn phòng Công ty còn hạn chế nên dẫn đến tình trạng một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau không thuộc phạm vi, chức năng của mình, do vậy hiệu quả công việc chưa cao.
- Công ty đã sắp xếp văn phòng tại tầng I của Công ty, do đó tạo thuận tiện trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đặc biệt là việc tiếp khách sẽ rất hiệu quả. Tuy nhiên, Công ty chưa sử dụng của cách âm. điều này đồng nghĩa với việc văn phòng phải chịu rất nhiều tác động từ môi trường bên ngoài, khó có thể tập trung khi làm việc và ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc.
- Đặc biệt là công tác lưu trữ chưa thực sự được coi trọng, Công ty vẫn chưa nhận thức được giá trị của tài liệu lưu trữ: Lưu trữ của Công ty đặt ngay tại Phòng HC – TC, điều này sẽ không đảm bảo được tính bảo mật của tài liệu. Hơn nữa, lưu trữ Công ty còn chưa có cán bộ chuyên trách về công tác này mà chỉ có cán bộ văn thư kiêm nhiệm. Vì vậy không đảm bảo được trình độ chuyên môn, nghiệp vụ trong công tác này.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.
Qua những đánh giá của cá nhân về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Công ty TNHH Song Mã, với những kiến thức đã học tập được về chuyên ngành quản trị văn phòng, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm đó như sau:
- Công tác hành chính văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư, lưu trữ cần được quan tâm hơn nữa của lãnh đạo Công ty cũng như lãnh đạo văn phòng.
- Công ty nên lắp thêm thiết bị cách âm tại cửa ra vào và cửa sổ nhằm giảm thiểu âm thanh từ môi trường bên ngoài, đồng thời tăng sự tập trung làm việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng.
- Để đảm bảo tính bảo mật của tài liệu lưu trữ, Công ty nên sắp xếp lưu trữ cơ quan ở một phòng riêng biệt, có cửa kính làm vách ngăn và đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu cơ quan.
- Luôn hướng đến những quy chuẩn về công tác văn thư – lưu trữ của Nhà nước qua các văn bản hướng dẫn hiện hành. Áp dụng chúng vào quy trình hướng dẫn các nghiệp vụ của Công ty một cách nghiêm túc, tránh tình trạng bỏ sót hoặc xem nhẹ các bước tiến hành.
- Cần bổ sung thêm đội ngũ cán bộ, nhân viên cho công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ. Cân phải có ít nhất một cán bộ chuyên trách về công tác lưu trữ cho văn phòng Công ty để có thể đảm nhiệm tốt hơn công tác lưu trữ của Công ty.
Em hi vọng với những kiến nghị như trên sẽ có ích đối với quá trình kiện toàn bộ máy văn phòng cho Công ty. Góp phần tác động tích cực vào sự phát triển của toàn Công ty.
III. Kết luận.
Qua đợt thực tập tại Công ty TNHH Song Mã, đã giúp em học hỏi, cũng cố và bổ sung được rất nhiều kiến thức của chuyên ngành quản trị văn phòng trong hoạt động thực tế. Qua đó em nhận thấy một điều rất quan trọng là dù học gì và làm gì thì đều phải luôn nắm chắc lý thuyết và áp dụng một cách linh hoạt vào thực tiễn công việc.
Những gì em đã được trang bị trên giảng đường đã giúp em rất nhiều trong quá trình làm việc tại Công ty. Tuy nhiên, không phải tất cả lý thuyết đó em đều được vận dụng vào thực tế. Trong khi có một số công việc phát sinh không có trong giáo trình em lại may mắn được tiếp xúc và tham gia.
Đây cũng là cơ hội đối với tất cả sinh viên nói chung, và với sinh viên quản trị văn phòng nói riêng đi sâu hơn vào chuyên ngành mình học và đặc biệt là được thực hành ngay trong thực tiễn,giúp chúng em có thể tiếp xúc với công việc thực tế
để học hỏi và hiểu biết sâu hơn về chuyên ngành của mình. Đợt thực tập này đã khiến em cảm thấy yêu và gắn bó với ngành quẩn trị văn phòng nhiều hơn.
Cơ quan em thực tập là một Công ty tư nhân, không phải cơ quan Nhà nước và có nhiệm vụ chính là kinh doanh nhưng không vì thế mà công tác hành chính văn phòng bị xem nhẹ, ngược lại, nó còn giữ vai trò rất quan trọng và được quan tâm đặc biệt. Nhìn chung, văn phòng Công ty TNHH Song Mã đã thực hiện rất tốt nhiệm vụ của mình, tác động tích cực vào hoạt động của Công ty. Mặc dù công tác hành chính văn phòng Công ty vẫn còn những hạn chế và thiếu sót nhưng đó là những thiếu sót dễ khắc phục được. Đặc biệt là bản thân công tác văn phòng đã đáp ứng được yêu cầu của Công ty, đóng góp tích cực và hiệu quả vào sự phát triển vững mạnh của Công ty.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - nơi em đang học tập, đã trang bị cho em những kiến thức bổ ích cũng như đã tạo điều kiện cho em được thực tập trước khi ra Trường. Em xin cảm ơn toàn thể các thầy giáo, cô giáo đã giảng dạy và cung cấp cho chúng em lượng kiến thức quý giá và những kinh nghiệm làm việc sau này.
Em xin cảm ơn quý Công ty TNHH Song Mã đã tiếp nhận em vào thực tập.
Em xin cảm ơn Ban giám đốc Công ty, toàn thể các anh chị cán bộ, nhân viên trong Công ty và đặc biệt là Bà Trần Tường Linh - Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức đã nhiệt tình chỉ dẫn, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình.
Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng do khả năng và thời gian có hạn nên bản Báo cáo thực tập tốt nghiệp của em khó tránh khỏi những thiếu sót, kính mong sự thông cảm và góp ý của quý Thầy, Cô giáo để em có kinh nghiệm làm việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!