Điều 7.Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan được phép ban hành:
1. Văn bản hành chính
Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu,giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển.
Điều 8.Thể thức văn bản
a. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:
- Quốc hiệu;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu văn bản;
- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức;
- Nơi nhận;
- Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật).
b. Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của điều này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, địa chỉ Email; số điện thoại, số Telex, số Fax.
c. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải đảm bảo theo đúng thông
tư số 25
Điều 9.Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn thảo văn bản hành chính được quy định như sau:
a. Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo lãnh đạo cơ quan giao cho phòng hành chính soạn thảo và chủ trì soạn thảo.
b. Phòng Hành chính có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Công ty việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
Điều 10. Duyệt nội dung, kiểm tra thể thức, in văn bản, ký ban hành 1. Duyệt nội dung văn bản
Trưởng phòng hành chính chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản.
2. Duyệt thể thức, in văn bản
- Trưởng phòng hành chính phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày.
- Nhân viên văn thư in, nhân bản văn bản theo nhu cầu và ban hành theo quy định.
3. Ký văn bản
Giám đốc là có thẩm quyền ký tất cả các văn bản, trong trường hợp có thể giao cho cấp phó hoặc Trưởng phòng HCTC thừa ủy quyền ký thay (KT) các văn bản được phân công hay giao quyền.
Khi ký văn bản không được dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Điều 11. Văn thư hoàn thành các thủ tục và ban hành
Văn thư cơ quan hoàn thành đầy đủ các thủ tục trước khi ban hành văn bản theo quy định của pháp luật.
Điều 12. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy chế này gồm: bản sao y
bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức của bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: sao y bản chính, trích sao hoặc sao lục; tên Công ty, bộ phận soạn thảo văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày tháng năm sao;
chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu Công ty, bộ phận sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng Quy chế này và có giá trị pháp lý như bản chính.
4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 13. Trình tự văn bản đến
Tất cả văn bản đến do cơ quan, cá nhân gửi đến Công ty được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, quản lý văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
Văn bản đến từ các nguồn khác nhau đều phải được tập trung tại văn thư Công ty để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các phòng ban, bộ phận, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm nhận chuyển giao cho các phòng ban, bộ phận, cá nhân giải quyết.
1. Đối với văn bản gửi chung: thực hiện bóc bì, phân loại, trình lãnh đạo xem xét, phân công xử lý.
2. Đối với văn bản gửi đích danh: đóng dấu văn bản đến và chuyển đúng đến địa chỉ theo bì thư.
3. Văn bản cú đúng dấu chỉ mức độ mật thỡ chỉ vào sổ theo dừi và chuyển ngay cho lãnh đạo Công ty.
4. Văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn, hỏa tốc phải được trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Điều 16. Theo dừi, đụn đốc và giải quyết văn bản đến
1. Lãnh đạo Công ty có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự phân ủy nhiệm của lãnh đạo Công ty và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ vào nội dung văn bản đến, lãnh đạo Công ty tổ chức giao cho phòng ban, bộ phận, cá nhân giải quyết. Các phòng ban, cá nhân giải quyết theo thời hạn quy định của Công ty.
3. Trưởng phòng Hành chính phải thực hiện những công việc sau:
a. Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp.
b. Phân loại và chuyển giao cho các đơn vị cá nhân giải quyết.
c. Theo dừi, đụn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Mục 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 17. Trình tự quản lý văn bản
Tất cả các loại văn bản do Công ty phát hành được quản lý theo trình tự sau:
1. Văn thư Công ty kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ký hiệu và ngày tháng văn bản.
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) 3. Vào sổ đăng ký văn bản đi.
4. Lưu văn bản đi.
Điều 18. Chuyển phát văn bản đi
Sau khi văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền văn thư phải hoàn thành các thủ tục còn lại và thực hiện phát hành văn bản ngay.
Các văn bản được chuyển đi kịp tiến độ thời gian đảm bảo chuyển ngay sau khi hoàn thành các thủ tục.
Khi cần thiết và có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng thư điện tử hoặc chuyển Fax nhanh sau đó phải gửi bản chính có dấu đỏ.
Số lượng văn bản gửi đến nơi nhận tùy từng loại văn bản cho phù hợp.
Điều 19. Lưu hồ sơ
Sau khi đăng ký làm thủ tục ban hành văn bản văn thư giữ lại 01 bản có chữ ký tươi của người có thẩm quyền, văn bản đi lưu giữ theo từng tháng và từng tên loại văn bản, mỗi năm chuyển lưu trữ 1 lần
Sổ theo dừi cũng mở mỗi năm 1 lần.
Điều 20. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến.
Thực hiện theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và quy trình quản lý văn bản đi, đến.
Mục 4. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO KHO LƯU TRỮ
Điều 21. Nội dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung lập hồ sơ hiện hành bao gồm:
a. Mở hồ sơ: Đầu năm các phòng ban, bộ phận và cá nhân có liên quan đến công việc gì thì ghi tiêu đề hồ sơ đó.
b. Thu thập, sắp xếp tài liệu hỡnh thành trong quỏ trỡnh theo dừi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
c. Biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập
a. Hồ sơ tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
b. Văn bản tài liệu trong hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phải đầy đủ.
c. Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị.
d. Văn bản trong hồ sơ đảm bảo đầy đủ về thể thức theo quy định.
e. Hồ sơ được biờn mục cụ thể, rừ ràng, chớnh xỏc.
Điều 22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Công ty
1. Các phòng ban, bộ phận và cá nhân có liên quan đến văn bản, hồ sơ trong quá trình thực hiện theo quy định hàng năm nộp hồ sơ đã hoàn thành vào lưu trữ.
2. Cán bộ công nhân viên trước khi thôi việc hay chuyển công tác đều phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cá nhân kế nhiệm.
3. Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Đối với văn bản hành chính thông thường: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc phải nộp vào lưu trữ.
Thủ tục giao nộp: Khi giao nộp tài liệu phải lập 2 bản “Mục lục hành chính”,
“Tài liệu nộp lưu” và 2 bản biên bản giao nhận tài liệu. Đồng thời mỗi bên phải giữ lại 01 bản biên bản.
Điều 23. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Công ty
Phụ trách văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra các phòng ban, bộ phận và cá nhân có liên quan lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ.
Các phòng ban, bộ phận và cá nhân có liên quan đến hồ sơ có trách nhiệm phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan.
Nhân viên lưu trữ phối hợp tốt với các phòng, bộ phận và cá nhân trong việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ lưu.
Mục 5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
Điều 24. Quản lý và sử dụng con dấu
Tất cả các loại dấu của Công ty đều giao cho văn thư quản lý. Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của lãnh đạo Công ty.
b. Phải trực tiếp đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Công ty.
c. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
d. Nhân viên văn thư không được đóng dấu khống chỉ.
Điều 25. Đóng dấu
1. Đúng dấu phải rừ rang, ngay ngắn, đỳng chiều và dựng đỳng mực dấu theo quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Công ty hoặc lên phụ lục.