MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÚC THỌ 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phúc Thọ 5 1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Phúc Thọ 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện Phúc Thọ. 10 1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 10 2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ. 12 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ 13 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13 2. Khảo sát về công tác văn thư 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 35 1. Giúp UBND huyện Phúc Thọ xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 35 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND 36 huyện Phúc Thọ. 36 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND huyện Phúc Thọ. 38 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 39 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 39 5.1. Mô hình văn phòng hiện tại của cơ quan 39 5.2. Mô hình Văn phòng hiện đại. 40 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Phúc Thọ. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng HĐND UBND huyện Phúc Thọ. 41 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ 44 II. Đề xuất giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 47 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .1 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÚC THỌ .5 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Phúc Thọ II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ .10 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 10 Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ .12 III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ 13 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 13 Khảo sát công tác văn thư 19 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 31 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 35 Giúp UBND huyện Phúc Thọ xây dựng lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm .35 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” UBND 36 huyện Phúc Thọ 36 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” UBND huyện Phúc Thọ 38 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 39 Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 39 5.1 Mô hình văn phòng quan 39 5.2 Mô hình Văn phòng đại .40 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng UBND huyện Phúc Thọ Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức, máy Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ 41 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ .44 Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 47 KẾT LUẬN .50 PHỤ LỤC Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Trước tiên cho em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị Văn phòng thầy cô giáo khoa tổ chức đợt thực tập Qua đợt thực tập em rút nhiều học quý báu cho thân, hành trang vô quý báu cho em bước vào môi trường làm việc chuyên nghiệp Và em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Th.s Lâm Thu Hằng – Giảng viên Khoa quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chị Đinh Thị Tố Uyên – Chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến toàn thể cán bộ, công chức Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ tạo điều kiện cho em có hội thực tập Văn phòng Ủy ban, để em có hội tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc có hiểu biết sâu ngành Quản trị Văn phòng Trong trình thực tập, trình làm báo cáo, khó tránh khỏi sai sót mong Thầy, cô bỏ qua Đồng thời trình độ lí luận kinh nghiệm thực tế hạn chế nên báo cáo thực tập em nhiều hanh chế, thiếu sót, em mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, cô để em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm hoàn thành tốt công việc sau Em xin chân thành cảm ơn! Phúc Thọ, ngày 27 tháng năm 2015 SINH VIÊN Đỗ Thị Phương Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG TỪ VIẾT TẮT VÀ ĐỊNH NGHĨA STT Từ viết tắt Định nghĩa HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VH – TT Văn hóa – Thông tin MTTQ Mặt trận tổ quốc CT Chủ tịch HĐND & UBND Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân NTNN Nông thôn ngày Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại công nghiệp hóa, đại hóa nhu cầu nguồn lao động có trình độ chuyên môn cao cần thiết Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu xã hội kiến thức lý thuyết học ghế nhà trường sách chưa đủ chúng ta, Bác Hồ nói “Học đôi với hành” nghĩa bên cạnh việc học lý luận, lý thuyết phải có kết hợp với thực hành, thực tế qua tích lũy thêm nhiều, kinh nghiệm, kiến thức thực tiễn, phần quan trọng tạo nên thành công nghiệp người Trong trình đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đợt thực tập cho sinh viên năm thứ Khoa quản trị Văn phòng không nằm mục đích Thực tập thời gian quan trọng để sinh viên làm quen với công việc quan, học hỏi nhiều kinh nghiệm từ người trước Đây hội cho sinh viên việc vận dụng kiến thức lý luận học nhà trường qua thầy cô, bạn bè vào áp dụng thực tiễn quan, dịp để cố, rèn luyện đạo đức, để đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc sau Đối với thân em đợt thực tập tốt nghiệp thật quan trọng, giúp em hiểu biết sâu công việc, giúp em nâng cao khả chuyên môn nghiệp vụ, đợt thực tập rèn luyện cho em kỹ giao tiếp Em tin em học sau đợt thực tập giúp ích cho công việc em sau Được quan tâm nhà trường giúp đỡ Lãnh đạo UBND huyện Phúc Thọ, đặc biệt cán Văn phòng huyện tạo điều kiện tốt để em hoàn thành đợt thực tập từ ngày 9/3/2015 đến 29/4/2015 Đồng thời qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô giáo Khoa Quản trị Văn phòng hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành báo cáo Tuy nhiên trình độ thời gian thực tập hạn chế nên em không tránh khỏi thiếu sót hạn chế định, kính mong nhận thông cảm đóng góp ý kiến thầy, cô giáo cán quan để báo cáo hoàn thiện Dưới phần báo cáo tổng kết trình thực tập em UBND huyện Phúc Thọ Báo cáo gồm phần: Phần thứ I: Khảo sát công tác Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ Phần thứ II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành UBND huyện Phúc Thọ Phần thứ III: Kết luận đề xuất kiến nghị Phần thứ IV: Phụ lục Em xin chân thành cảm ơn! Phúc Thọ, ngày 28 tháng năm 2015 Sinh viên Đỗ Thị Phương Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÚC THỌ Văn phòng HĐND & UBND huyện quan tham mưu, giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền UBND huyện theo quy định pháp luật Chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế, công tác UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên ngành thuộc UBND thành phố Hà Nội I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Phúc Thọ Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Phúc Thọ 1.1 Chức năng: UBND HĐND bầu quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nươc địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực sách khác địa bàn UBND huyện Phúc Thọ thực chức quản lý nhà nước cấp địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: (Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Phúc Thọ theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Quốc Hội) 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện Phúc Thọ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND huyện Phúc Thọ thông qua để trình UBND thành phố Hà Nội phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự toán ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương ; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn 1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, UBND huyện Phúc Thọ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; 1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND Huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện Phúc Thọ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh 1.2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 1.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao, UBND huyện Phúc Thọ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, tổ chức, kiểm tra chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo 1.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, UBND huyện Phúc Thọ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; 1.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, UBND huyện Phúc Thọ thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ hoạt động Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003 Quốc Hội Về cấu: Hiện tại, UBND huyện Phúc Thọ có Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch - Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực đầy đủ nghiêm túc nhiệm vụ quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND & UBND quy định, Chủ tịch UBND huyện Phụ trách lĩnh vực sau: + Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn + Công tác đảm bảo an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, quân địa phương, đạo chung công tác tiếp dân, giải khiếu nại, tố cáo công dân; + Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức máy, cán bộ, quy chế, lề lối làm việc, chương trình công tác UBND huyện; vấn đề chung thi đua khen thưởng; + Công tác đối nnội, đối ngoại huyên; Đỗ Thị Phương Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thông tin, giải nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Hiểu tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ nên UBND huyện ban hành văn số 2104/QĐ-UBND, ngày 07/7/2014 việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan Quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Phúc Thọ bao gồm tất quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành UBND huyện Phúc Thọ để thực chức năng, nhiệm vụ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Phúc Thọ có ưu nhược điểm sau: * Ưu điểm: - Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Phúc Thọ đảm bảo thể thức lề, cỡ chữ… - Quy chế phân chia thành mục rõ ràng, dễ hiểu - Được áp dụng theo văn Nhà nước quan cấp nên tránh tình trạng có quy định trái với quy định Nhà nước pháp luật - Trong quy chế nêu rõ nội dung công tác văn thư, lưu trữ công tác soạn thảo, ban hành văn bản; công tác quản lý văn đến, văn đi… điều giúp cho người thực nắm bắt rõ nội dung cần làm công tác văn thư, lưu trữ - Người soạn thảo quy chế người có khả năng, chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cao - Văn trình bày cận thận, dễ nhìn, có thẩm mỹ * Nhược điểm: - Vì quy chế ban hành công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Phúc Thọ chưa thống nên trước tiên cần phải giải thích từ ngữ người Đỗ Thị Phương 37 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thực dễ hiểu, dễ tiếp cận hơn, giải thích văn đến gì? Văn gì? Bản gì? Lập hồ sơ gì? - Cần nêu rõ UBND huyện phép ban hành hình thức văn Ví dụ như: UBND huyện Phúc Thọ ban hành văn hành chính, văn quy phạm pháp luật, văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước - Trong quy chế nêu áp dụng theo thông tư nào? Khoản cần phải nêu rõ ràng ra, để tránh tình trạng thực hiện, tìm hiểu thông tin sai Ví dụ thể thức văn thực theo thông tư 01/2011/TT-BNV, cần nêu rõ thành phần thể thức để phận, cá nhân thực dễ hiểu tiến kiệm thời gian tìm kiếm - Cần nêu nguyên tắc chung quản lý văn để việc quản lý văn thực tế thuận tiện, rõ ràng - Chưa có phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu - Sau chương tô đậm đứng độc lập dòng không nên có dấu chấm dấu hai chấm Ví dụ: Chương Những Quy định chung Quy chế văn thư, lưu trữ UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 13) Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” UBND huyện Phúc Thọ Khi hỏi văn hóa công sở đồng chí Lê Thị Kim Phương – Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ cho biết: Văn hoá công sở hệ thống hình thành trình hoạt động công sở, tạo nên niềm tin giá trị thái độ nhân viên làm việc công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc công sở hiệu hoạt động Xây dựng văn hoá công sở xây dựng nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương dân chủ Nó đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý thành viên quan phải quan tâm đến hiệu hoạt động chung quan Muốn Đỗ Thị Phương 38 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán phải tôn trọng kĩ luật quan, phải ý đến danh dự quan cư xử với người, đoàn kết hợp tác nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách dịch, hội Tuy nhiên, UBND huyện Phúc Thọ chưa ban hành quy chế công sở, đồng chí cho biết thời gian tới UBND huyện ban hành quy chế văn hóa công sở Dưới Quy chế văn hóa công sở em tự soạn thảo, theo định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 việc ban hành Quy chế văn hóa công sở quan hành Nhà nước Quy chế văn hóa công sở UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 14) Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan Quy trình tổ chức hội nghị thường xây dựng thành Chương trình nghị Chương trình nghị văn trình bày lịch trình công việc tiến hành Hội nghị Chương trình nghị thường công khai nội như: Ban tổ chức, Thư ký, người tham gia điều hành người tham dự hội nghị Trong trình thực tập UBND huyện Phúc Thọ em tham gia hội nghị Tổng kết Lễ hội chọi trâu huyện Phúc Thọ - Báo NTNN năm 2015, em xin xây dựng Chương trình nghị hội nghị Chương trình nghị Tổng kết lễ hội chọi trâu huyện Phúc Thọ - Báo NTNN năm 2015 (Phụ lục 15) Xây dựng mô hình văn phòng đại cho quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 5.1 Mô hình văn phòng quan Trong trình thực tập UBND huyện Phúc Thọ em thực tập Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ, thực tập Đỗ Thị Phương 39 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em nhận thấy số bất tiện mô hình Bộ phận Văn thư nói chung toàn Văn phòng nói riêng - Thứ nhất: Diện tích phòng hẹp, nên tài liệu để chồng chéo lên nhau, khó lấy khó kiểm soát - Thứ hai: Phòng cửa sổ nên không khí ngột ngạt, khó chịu - Thứ ba: Cách bố trí trang thiết bị phòng chưa hợp lí; phận Văn thư thường phải photo tài liệu để chuyển giao lại máy photo nên lần cần photo tài liệu phải chạy sang phận máy tính, điều làm tốn thời gian làm giảm tiến độ công việc Nên phận Văn thư cần trang bị thêm máy photo diện tích phòng văn thư nên mở rộng chuyển đến phòng rộng Tuy nhiên máy Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ có ưu điểm sau: - Tuy phòng làm việc có diện tích nhỏ trang trí thêm bình hoa chậu cảnh, điều tạo trang nhã lịch thiệp phòng làm việc - Bàn làm việc cán Văn thư gần giúp cho việc trao đổi làm việc thuận tiện dễ dàng - Tập dượt khả lãnh đạo nhân viên Văn phòng - Thiết lập mối quan hệ đa chiều với phòng Hình ảnh Bộ phận văn thư Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 16) 5.2 Mô hình Văn phòng đại Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ dần hướng tới mô hình Văn phòng đại Điều thể rõ UBND huyện Phúc Thọ đâu tư cho phận văn thư bàn quầy để thuận tiện việc giao dịch, làm việc Dưới Mô hình Văn phòng đại em tự vẽ Đỗ Thị Phương 40 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mô hình Văn phòng đại phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 17) Văn phòng đại có ưu nhược điểm sau: * Ưu điểm: - Có cửa sổ, nên phòng thoáng mát dễ chịu - Tạo linh hoạt hoạt động Văn thư Văn phòng đại bố trí thêm máy photo, điều góp phần giảm thời gian, công sức nâng cao hiệu công việc - Giảm khâu không cần thiết nên tăng hiệu suất công việc - Tạo hợp lí phận Văn phòng - Tạo hứng thú công việc cho nhân viên Văn phòng * Nhược điểm: - Văn phòng đại đồng nghĩa với việc đại hóa máy móc, trang thiết bị nên khả UBND huyện Phúc Thọ khó đáp ứng - Văn phòng đặt trung tâm, nơi có nhiều người qua lại đông gây ôn ảnh hưởng đến hiệu công việc - Nhân viên Văn phòng chưa thể thích nghi với mô hình văn phòng đại họ quen với mô hình Văn phòng cũ Mô hình Văn phòng đại Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 18) Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng UBND huyện Phúc Thọ Nhận xét ưu điểm nhược điểm cấu tổ chức, máy Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ Cơ cấu tổ chức hệ thống thức mối quan hệ vừa độc lập, vừa phụ thuộc tổ chức, thể nhiệm vụ rõ ràng dao làm? Làm gì? Và liên kết với nhiệm vụ khác tổ chức nào? Mô hình cấu tổ chức có vai trò quan trọng hoạt động Văn phòng nói chung quan tổ chức nói riêng Nếu bố trí cấu tổ chức, máy phù hợp tạo điều kiện để nhà quản trị tác động có hiệu đến hoạt động Đỗ Thị Phương 41 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan, nâng cao hiệu suất chất lượng công việc tạo điều kiện để sử dụng tốt nguồn lực tránh lãng phí chất xám Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ có Chánh văn phòng 03 Phó chánh văn phòng phận phận hành văn thư, phận tổng hợp, phận tổ chức nhân sự, phận bảo vệ… Cơ cấu Văn phòng huyện Phúc Thọ đảm bảo: - Nguyên tắc không trùng lặp: Các phận chức danh văn phòng không bị trùng lặp với nhau; - Nguyễn tắc phối hợp: Các phận, đơn vị Văn phòng có phối hợp với để đạt hiểu cao hơn; - Nguyên tắc linh hoạt: Cơ cấu tổ chức, máy Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ thiết lập gọn gàng, không cồng kềnh, đủ để đáp ứng nhu cầu công việc - Nguyên tắc tập trung dân chủ, quyền lực cao lãnh đạo Văn phòng, Chánh văn phòng có quyền định công việc thuộc thẩm quyền, có trách nhiệm đạo theo dõi kiểm tra cấp triển khai thực công việc; Những vấn đề quan trọng phải bàn bạc đóng góp ý kiến, cấp phải tôn trọng cấp dưới, phát huy lực sáng tạo nhân viên, không áp đặt mệnh lệnh Trước tổ chức máy Văn phòng lãnh đạo Ủy ban lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đã: + Xác định mục tiêu phận; + Xác định chức năng, nhiệm vụ phận; + Xác định lĩnh vực trọng tâm phận; - Khi định biên nhân cho máy Văn phòng UBND huyện vào quy định Nhà nước; quy đinh, quy chế quan; nhu cầu nguồn lực… - Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ có tổng số 27 đồng chí có 11 đồng chí biên chế, 16 đồng chí hợp đồng - Các phận đơn vị Văn phòng bố trí nhiệm vụ riêng, cần giải chung công việc văn phòng hợp tác giúp đỡ Đỗ Thị Phương 42 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ví dụ: Công tác chuẩn bị cho lễ hội chọi trâu năm 2015, phận văn phòng làm nhiệm vụ khác phận viết giấy mời, phận lập kế hoạch, bố phận chuẩn bị điều kiện sở vật chất… tất phận văn phòng hướng tới mục tiêu giúp lễ hội chọi trâu thành công Qua thời gian thực tập Văn phòng em xin rút số nhận xét ưu điểm nhược điểm máy Văn phòng sau: * Ưu điểm: - Số lượng tên gọi phận văn phòng rõ ràng, hợp lí - Các cán văn phòng có phẩm chất, đạo đức tốt - Bộ máy Văn phòng áp dụng nguyên tắc tập trung dân chủ, cán văn phòng tham gia bàn bạc, đóng góp ý kiến, áp đặt mệnh lệnh, từ tạo thoải mái, nhiệt tình cống hiến cán bộ, nhân viên - Thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên nhiều hình thức nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, thường xuyên cử cán văn thư cán văn phòng học lớp bồi dưỡng cán văn thư lưu trữ - Có phân công phối hợp thực phận Ví dụ việc tổ chức hội nghị họp, cán tổng hợp xây dựng kế hoạch, cán văn thư chuẩn bị văn có liên quan, kế toán dự trù kinh phí, Chánh văn phòng trình lãnh đạo dự thảo Lãnh đạo Ủy ban ký duyệt cán văn thư đóng dấu ban hành, thông báo cho đơn vị cán có thành phần tham dự, chuẩn bị tổ chức họp - Thực nguyên tắc pháp chế XHCN bố máy văn phòng, việc đạo thống theo quy định * Nhược điểm: - Việc bố trí xếp vị trí làm việc phận văn phòng không hợp lý, dẫn đến khó khăn việc trao đổi công việc - Số lượng cán có trình độ, chuyên môn cao thiếu - Diện tích phòng làm việc nhỏ, số lượng cán làm việc phòng lại đông điều làm giảm bớt hiệu công việc Đỗ Thị Phương 43 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ Trong đợt thực tập Văn phòng UBND huyện, em nhận thấy công tác Hành văn phòng chiếm vai trò quan trọng quan, tổ chức giúp hoạt động quan thuận lợi nhanh chóng Sau quãng thời gian thực tập em có điều kiện hiểu sâu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng nghiệp vụ Văn phòng Được tận mắt chứng kiến công việc quan, trực tiếp giúp việc cho quan em rút số nhận xét công tác hành UBND sau: Con người làm văn phòng Con người làm văn phòng nhân viên trung tâm, chủ thể Văn phòng * Ưu điểm: - Cán văn phòng có trình độ chuyên môn cao; - Đa số nhân viên văn phòng có đại học, cao đẳng; - Có phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp, có say mê, sáng tạo công việc công tác hành giải nhanh chóng hiệu quả; - Chánh văn phòng nhân viên văn phòng sát với công việc hành văn phòng; - Luôn chấp hành nội quy, quy chế quan * Nhược điểm - Nhiều cán văn phòng dù có đại học, cao đẳng không đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ mình; - Khi cho số văn đến, dù chưa với quy định Thông tư 01/2011/TTBNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành cán văn thư nhắc nhở cho số; Đỗ Thị Phương 44 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trình độ chuyên môn không đều, số lượng cán vững tin học, ngoại ngữ thiếu yếu Mối quan hệ công tác * Ưu điểm: - Có phối hợp công tác phòng, ban chuyên môn với nhau; - Có thái độ làm việc hợp tác, giúp đỡ lẫn - Thường xuyên có hỏng hỏi trao đổi công việc công tác hành Ủy ban * Nhược điểm: - Nhiều lúc không hiểu nên trình giải công việc không ăn khớp, bị gián đoạn nhịp độ công việc chậm Trang thiết bị kỹ thuật * Ưu điểm: - Được đầu tư số trang thiết bị đại phục vụ cho công tác hành văn phòng như: máy in, máy photo, máy scan…đặc biệt cuối naawm2013 UBND huyện Phúc Thọ đưa ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn bản, điều tác động tích cực đến công tác hành Ủy ban * Nhược điểm: Tuy có đâu tư trang thiết bị đại có số trang thiết bị bị cũ, hỏng thiếu số trang thiết bị như: máy fax, máy hủy tài liệu, máy quét…chính nhiều lúc thích ứng kịp thời yêu cầu xử lý, cung cấp thông tin cho lãnh đạo gây chậm chễ đến công việc; - Kho bảo quản tài liệu giá đựng tài liệu thiếu chưa đáp ứng nhu cầu - Diện tích phòng làm việc hẹp nên phòng ngột ngạt Cơ cấu tổ chức (quản lý nhân sự) * Ưu điểm: - Có cấu tổ chức theo quy định pháp luật nên việc sử lí, giải công việc dễ dàng, thuận tiện Đỗ Thị Phương 45 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình tính minh bạch, với yêu cầu công việc Do vậy, việc phân công nhiệm vụ đảm bảo tính khả thi, số cán thực kiêm nhiệm giảm bớt * Nhược điểm: - Trong quản lý nhân sự: lãnh đạo văn phòng thường xuyên công tác, tập huấn công tác kiểm tra, theo dõi công việc hạn chế, dẫn đến công việc dồn lại, tiến độ giải chậm; - Số lượng nhân Văn phòng thiếu Hoạt động thu thập xử lý thông tin Ủy ban nhân dân huyện thường thu thập thông tin internet, báo, điện thoại, văn giấy tờ gửi đến, thông tin chuyên viên hành xem xét trình cho lãnh đạo * Ưu điểm: - Cán hành thu thập thông tin xác để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo - Thông tin xử lý nhanh, xác Giải công việc liên quan đến công tác hành * Ưu điểm: - Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm UBND; - Khi diễn hội họp chuẩn bị đầy đủ công việc cần thực hiện; - Quy trình soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo có kỹ năng, chuyên nghiệp thực theo quy định nhà nước; - Việc quản lý văn đi, văn đến theo quy trình thủ tục pháp luật theo quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan; - Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn theo quy định pháp luật quản lý sử dụng dấu; … * Nhược điểm: Đỗ Thị Phương 46 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Nhiều văn gửi đến không qua phận văn thư mà chuyển trực tiếp đến phòng, ban, chuyên môn nghiệp vụ mình; - Còn số phận chưa nắm dõ quy trình, thể thức văn nên dẫn đến soạn thảo sai thể thức văn bản; - Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ chưa thực theo quy trình thời gian quy định Một số nghiệp vụ văn thư, lưu trữ chưa tiến hành đồng bộ, hiệu quả; - Kho bảo quản tài liệu thô sơ không đảm bảo chất lượng II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phòng phận cấu thành giúp việc cho nhà quản trị, mà diễn hoạt động văn thư, lưu trữ; đảm bảo thông tin; phục vụ hậu cần cho hoạt động quản lý quan, tổ chức.Hiểu tầm quan trọng Văn phòng nên Đảng Nhà nước ta ban hành nhiều văn quy phạm pháp luật công tác văn phòng Thông qua thời gian thực tập em xin có số đề xuất thân mong góp phần phát huy ưu điểm, khắc phục mặt hạn chế quan: Về đội ngũ, cán bộ, công chức (người làm Văn phòng) - Tích cực đổi nâng cao lực làm việc, khả lãnh đạo cán bộ, công chức Văn phòng; - Xây dựng cấu tổ chức hợp lí nội Văn phòng để thực nhiệm vụ giao, số lượng cán bộ, công chức phòng tổng hợp đông nên chuyển sang phòng khác để chất lượng công việc tốt hơn; - Bên cạnh việc lãnh đạo nước tập huấn nên cử cán công tác nước để tiếp thu kinh nghiệm công tác hành văn phòng để áp dụng làm thay đổi hành quan; Đỗ Thị Phương 47 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, công chức UBND huyện cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm việc có hiệu cán bộ, công chức; - Thực phân công công việc cho cán bộ, công chức Văn phòng theo trình độ, lực; - Mỗi cá nhân phải tích cực việc rèn luyện, nâng cao tinh thần làm việc, tinh thần trách nhiệm, ý thức phẩm chất; - Mở lớp đào tạo tin học ngoại ngữ cho cán bộ, công chức Văn phòng để thúc đẩy công tác Tin học hóa công tác Hành văn phòng Về mặt thể chế - Bên cạnh thực theo quy chế hoạt động Ủy ban nên xây dựng thêm quy chế hoạt động Văn phòng để việc tổ chức điều hành thuận lợi Đồng thời xác định rõ mối liên hệ Văn phòng với đơn vị chuyên môn phận Văn phòng Cơ sở vật chất - Cần lập kế hoạch bố trí lại phòng làm việc khoa học toàn UBND huyện; - Cần mở rộng diện tích phận văn thư chuyển phận văn thư sang phòng khác rộng rãi thoáng mát - Đầu tư việc trang bị loại trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động Văn phòng nói chung hoạt động Ủy ban nói riêng trang bị thêm máy hủy tài liệu, để tránh bị lộ thông tin, đảm bảo kín đáo; - Trang bị thêm cặp, giá, hộp để tài liệu tăng thêm kho đựng tài liệu lưu trữ Về quy trình nghiệp vụ - Cần phát huy khả nhân viên phòng đặc biệt kỹ giao tiếp - Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn không xác; - Tiến hành tuyển dụng thêm cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn; - Thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ toàn UBND huyện nói chung đơn vị nói riêng; Đỗ Thị Phương 48 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thường xuyên họp kiểm tra tình hình thực công việc, đồng thời đưa giải pháp khả thi nữa, khắc phục tồn tại, hạn chế không đáng có; - Triển khai việc áp dụng ISO 9000: 2008 công tác Văn phòng; - Để UBND huyện Phúc Thọ thực quan có mô hình làm việc chuẩn tất hoạt động, đặc biệt hoạt động hành văn phòng việc phát triển đồng thời hoạt động lúc cần thiết, ví dụ như: + Các hoạt động mang tính chất tập thể phải phát huy đoàn kết làm việc mang tinh thần tập thể Công đoàn, Đoàn niên… + Các phong trào ủng hộ Nhà nước phát động + Thường xuyên mở buổi làm việc trực tiếp lãnh đạo UBND huyện với đơn vị, tổ chức với nhân dân để ngày xứng đáng quan hành cấp huyện bảo vệ quyền lợi lợi ích nhân dân - Lập kế hoạch cụ thể công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện; - Lãnh đạo UBND huyện Phúc Thọ cần quan tâm tới công tác thống kê, lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ quan, khai thác bảo quản tài liệu; - Công tác soạn thảo văn phòng ban cần thống thể thức quy định; - Cần có cán lưu trữ riêng để không bị làm ảnh hưởng đến trình giải công việc Về quan tâm Lãnh đạo UBND huyện Phúc Thọ Lãnh đạo Ủy ban cần quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần cán làm văn phòng, thường xuyên tổ chức đợt thăm quan, nghỉ mát, tổ chức nhiều phong trào văn nghệ để tăng cường giao lưu phòng, ban quan; có chế độ thưởng người có thành tích tốt, có sáng tạo, đồng thời nghiêm khắc kiểm điểm phê bình cá nhân vi phạm quy chế quan Trên ý kiến, đề xuất thân em sau thời gian thực tập quan Em mong nhược điểm dần khắc phục để công tác Văn phòng ngày hiệu Đỗ Thị Phương 49 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Hiện nay, đất nước ta thời kỳ mở cửa hội nhập với giới, điều tạo cho đất nước ta nhiều hội thách thức Chính phải đổi lĩnh vực để nâng cao ưu khả cạnh tranh Nền Hành Nhà nước đổi để đáp ứng nhu cầu đó, bắt đầu tiến hành đổi hành quan Văn phòng phải đơn vị đầu, đơn vị tham mưu giúp lãnh đạo cải cách hành quan Đối với UBND huyện Phúc Thọ vậy, công tác Hành văn phòng thay từ cũ sang tư duy, nhận thức cách làm việc, điều tạo hiệu định công tác Hành văn phòng UBND huyên Phúc Thọ Đối với em – Một sinh viên Khoa quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình gần tháng thực tập khoảng thời gian quý báu Qua thời gian này, em hoàn thiện kĩ năng, kiến thức dang dở Khoảng thời gian lúc em xem xét, vận dụng lượng kiến thức tiếp thu suốt năm học Và báo cáo em kết trình thực tập Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ Trong khuân khổ báo cáo em nêu lên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện nói chung Văn phòng HĐND & UBND huyện nói riêng, đồng thời em khái quát tình hình công tác hành văn phòng quan như: Công tác văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ… qua thời gian thực tập em nhận thấy bên cạnh ưu điểm vượt trội hoạt động Văn phòng tồn nhiều nhược điểm cần khắc phục để bước xây dựng công tác hành Văn phòng HĐND & UBND đại Qua báo cáo này, lấn em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy, cô Khoa quản trị Văn phòng Cô Lê Thị Kim Phương – Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn Đỗ Thị Phương 50 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thành báo cáo Bản báo cáo nhiều thiếu sót, kính mong thầy cô giáo đồng chí lãnh đạo quan góp ý chân thành để báo cáo hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Phúc Thọ, ngày 30 tháng năm 2015 SINH VIÊN Đỗ Thị Phương Đỗ Thị Phương 51 Lớp: Quản trị Văn phòng K12A