Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân HUYỆN PHÚC THỌ

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÚC THỌ 5 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phúc Thọ 5 1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Phúc Thọ 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện Phúc Thọ. 10 1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 10 2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ. 12 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ 13 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13 2. Khảo sát về công tác văn thư 19 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 35 1. Giúp UBND huyện Phúc Thọ xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 35 2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND 36 huyện Phúc Thọ. 36 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND huyện Phúc Thọ. 38 4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 39 5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 39 5.1. Mô hình văn phòng hiện tại của cơ quan 39 5.2. Mô hình Văn phòng hiện đại. 40 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Phúc Thọ. Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng HĐND UBND huyện Phúc Thọ. 41 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ 44 II. Đề xuất giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 47 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÚC THỌ 5

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phúc Thọ 5

1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Phúc Thọ 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ 10

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 10

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ 12

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ 13

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 13

2 Khảo sát về công tác văn thư 19

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 35

1 Giúp UBND huyện Phúc Thọ xây dựng bộ lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 35

2 Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của UBND 36

huyện Phúc Thọ 36

3 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của UBND huyện Phúc Thọ 38

4 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 39

5 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 39

5.1 Mô hình văn phòng hiện tại của cơ quan 39 5.2 Mô hình Văn phòng hiện đại 40

6 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện Phúc Thọ Nhận xét về ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ 41 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 44

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ 44

II Đề xuất giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 47 KẾT LUẬN 50 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên cho em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùngthầy Nguyễn Mạnh Cường – Trưởng khoa Quản trị Văn phòng cùng các thầy cô giáotrong khoa đã tổ chức đợt thực tập này Qua đợt thực tập này em đã rút ra được nhiềubài học quý báu cho bản thân, đây sẽ là hành trang vô cùng quý báu cho em khi bướcvào môi trường làm việc chuyên nghiệp

Và em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến Th.s Lâm Thu Hằng – Giảngviên Khoa quản trị Văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Chị Đinh Thị TốUyên – Chuyên viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đã nhiệt tình giúp

đỡ em hoàn thành đợt thực tập này Đồng thời em cũng xin gửi lời cảm ơn đến toànthể cán bộ, công chức trong Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ và Ủy bannhân dân huyện Phúc Thọ đã tạo điều kiện cho em có cơ hội được thực tập tại Vănphòng Ủy ban, để em có cơ hội được tiếp xúc thực tế, giải đáp thắc mắc và có nhữnghiểu biết sâu hơn về ngành Quản trị Văn phòng

Trong quá trình thực tập, cũng như là trong quá trình làm báo cáo, khó tránhkhỏi những sai sót rất mong các Thầy, cô bỏ qua Đồng thời do trình độ lí luận vàkinh nghiệm thực tế còn hạn chế nên bài báo cáo thực tập này của em còn nhiều hanhchế, thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của Thầy, cô để em có thểhọc hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và hoàn thành tốt công việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Phúc Thọ, ngày 27 tháng 4 năm 2015

SINH VIÊN

Đỗ Thị Phương

HĐND & UBND Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay thì nhu cầu về nguồn laođộng có trình độ chuyên môn cao là hết sức cần thiết Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầucủa xã hội thì những kiến thức bằng lý thuyết được học trên ghế nhà trường trongsách vở vẫn chưa đủ đối với mỗi chúng ta, Bác Hồ đã từng nói “Học đi đôi với hành”nghĩa là bên cạnh việc học lý luận, lý thuyết chúng ta phải có sự kết hợp với thựchành, thực tế vì qua đó chúng ta sẽ tích lũy được thêm nhiều, kinh nghiệm, kiến thứcthực tiễn, đó là một phần quan trọng tạo nên sự thành công trong sự nghiệp của mỗingười Trong quá trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì đợt thực tậpcho sinh viên năm thứ 3 của Khoa quản trị Văn phòng cũng không nằm ngoài mụcđích đó

Thực tập là thời gian quan trọng để sinh viên có thể làm quen được với nhữngcông việc tại cơ quan, có thể học hỏi được nhiều kinh nghiệm từ những người đitrước Đây còn là cơ hội cho sinh viên trong việc vận dụng những kiến thức lý luận đãđược học ở nhà trường qua thầy cô, bạn bè vào áp dụng thực tiễn tại cơ quan, đó còn

là dịp để cũng cố, rèn luyện đạo đức, để đúc rút được những kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công việc sau này

Đối với bản thân em đợt thực tập tốt nghiệp thật sự rất quan trọng, nó giúp emhiểu biết sâu hơn về công việc, giúp em nâng cao được khả năng chuyên môn nghiệp

vụ, đợt thực tập cũng sẽ rèn luyện cho em về kỹ năng giao tiếp Em tin rằng những gì

em đã học được sau đợt thực tập sẽ giúp ích cho công việc của em sau này

Được sự quan tâm của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của Lãnh đạo UBNDhuyện Phúc Thọ, đặc biệt là các cán bộ Văn phòng của huyện đã tạo điều kiện tốt nhất

để em hoàn thành đợt thực tập từ ngày 9/3/2015 đến 29/4/2015

Đồng thời qua bài báo cáo này em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đếncác thầy, cô giáo trong Khoa Quản trị Văn phòng đã hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn

thành bài báo cáo này Tuy nhiên do trình độ và thời gian thực tập còn hạn chế nên

em không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định, kính mong nhận được sựthông cảm và đóng góp ý kiến của thầy, cô giáo và cán bộ trong cơ quan để bài báocáo được hoàn thiện hơn

Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại UBND huyệnPhúc Thọ

Báo cáo gồm 4 phần:

Phần thứ I: Khảo sát công tác Văn phòng của UBND huyện Phúc Thọ

Phần thứ II: Chuyên đề thực tập: nghiệp vụ hành chính của UBND huyện Phúc Thọ.Phần thứ III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

PHÚC THỌ

Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp UBND huyệnthực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ,quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND huyện và theo quy định của pháp luật Chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế, công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sựchỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của các cơ quan chuyên ngànhthuộc UBND thành phố Hà Nội

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phúc Thọ

1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện Phúc Thọ

1.1 Chức năng:

UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan hành chínhnhà nươc tại địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND các cấp và cơ quan nhà nướccấp trên

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quannhà nước và Nghị quyết HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chính sách kháctrên địa bàn

UBND huyện Phúc Thọ thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chínhnhà nước từ trung ương tới cơ sở

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND huyệnPhúc Thọ thông qua để trình UBND thành phố Hà Nội phê duyệt; tổ chức và kiểm traviệc thực hiện kế hoạch đó;

- Lập dự toán ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địaphương, quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địaphương ;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

1.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơcấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, pháttriển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thịtrấn;

1.2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND Huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạchphát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ởcác xã, thị trấn;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuấtsản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷsản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

1.2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựngthị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạchxây dựng đã được duyệt;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở vàquỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân tỉnh

1.2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việcchấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trênđịa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ, du lịch trên địa bàn

1.2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Xây dựng, tổ chức, kiểm tra các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáodục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thựchiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổchức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhânđạo

1.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản

xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên

tai, bão lụt;

1.2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND huyện Phúc Thọ thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và

quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lýlực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công táchuấn luyện dân quân tự vệ;

- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng

lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện cácbiện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm phápluật khác ở địa phương;

2 Cơ cấu tổ chức

Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ hoạt động trên Luật Tổ chức HĐND vàUBND ngày 26/11/2003 của Quốc Hội

Về cơ cấu: Hiện tại, UBND huyện Phúc Thọ có 1 Chủ tịch, 03 Phó chủ tịch

- Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và nghiêm túc cácnhiệm vụ và quyền hạn mà Luật tổ chức HĐND & UBND đã quy định, Chủ tịchUBND huyện Phụ trách các lĩnh vực sau:

+ Chiến lược, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội dài hạn, ngắn hạn

+ Công tác đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, quân

sự địa phương, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân;

+ Công tác cải cách hành chính, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, quy chế, lềlối làm việc, chương trình công tác của UBND huyện; những vấn đề chung về thi đuakhen thưởng;

+ Công tác đối nnội, đối ngoại của huyên;

- 01 Chủ tịch UBND huyện Phúc Thọ phụ trách lĩnh vực: Nông nghiệp –PTNT, Lâm nghiệp, Thủy lợi, thủy sản, Công nghiệp, khoa học công nghê, thươngmại, dịch vụ, cụm, điểm công nghiệp, phụ trách công tác GPMB, trực tiếp làm chủtịch Hội đồng GPMB các dự án.

- 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Giáo dục – đào tạo, Y tế,dân số, gia đình và trẻ em, Lao động việc làm, đào tạo dạy nghê, chính sách xã hội,BHXH, Xóa đói giảm nghèo

- 01 Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách lĩnh vực: Văn hóa, thông tin, thể thao,

du lịch, Phát thanh truyền thanh, truyền hình

Về bộ máy: UBND huyện Phúc Thọ có 12 phòng chuyên môn và 7 đơn vị sựnghiệp:

8 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

9 Phòng Thanh tra huyện

10 Phòng Tài nguyên Môi trường

11 Phòng Giáo dục và đào tạo

12 Phòng Tài chính – Kế hoạch

* 7 đơn vị sự nghiệp gồm:

1 Trung tâm dân số huyện

2 Đài phát thanh

3 Ban bồi thường GPMB

4 Trung tâm dạy nghề

5 Trung tâm văn hóa

6 Hội chữ thập đỏ

7 Thanh tra xây dựng

Các đơn vị sự nghiệp có 01 thủ trưởng và có từ 01 đến 02 Phó thủ trưởng vàcác viên chức giúp việc khác

Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 01)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ.

1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND huyệnPhúc Thọ được quy định tại Quyết định số: 03/2011/QĐ-UBND ngày 24/11/2011 củaUBND huyện Phúc Thọ như sau:

a Chức năng

- Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ là cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện Phúc Thọ, có chức năng tham mưu, tổng hợp cho HĐND & UBND vềhoạt động của HĐND & UBND; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo,điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạtđộng của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vậtchất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND & UBND;

- Văn phòng HĐND & UBND huyện có chức năng tham mưu giúp UBNDhuyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc;

- Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ có tư cách pháp nhân, có condấu và tải khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

b Nhiệm vụ và quyền hạn

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND huyện:

1 Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huện Đôn đốc, kiểm tra các phòng, banchuyên môn, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn việc thực hiện chương trình, kế hoạchcông tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn

đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND các xã, thị trấntheo quy định của pháp luật;

2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị cho báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật.Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định củapháp luật;

3 Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện;

4 Giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện giữ mối quan hệ phối hợpcông tác với Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, Ủy ban MTTQhuyện, các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương, củaThành phố đóng trên địa bàn huyện;

5 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện; cácvăn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp UBNDhuyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện cácvăn bản đó tại các phòng chuyên môn, UBND các xã, thị trấn;

6 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBNDhuyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa hànhchính nhà nước của UBND huyện;

7 Quản lý toàn diện bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả ở UBND huyện.Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hànhchính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện;

8 Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcông tác dân tộc, thực hiện các chính sách cho đồng bào dân tộc thiểu số trên địa bàn;

9 Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, Chủ tịch UBND huyện giao cho

Đối Với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND & UBND, Thường trực HĐND, Ban của HĐND và đại biểu HĐND huyện Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ có các nhiệm vụ sau đây:

1 Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban củaHĐND, tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

2 Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chức phục

vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân và Bancủa Hội đồng nhân dân; đôn đốc, cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ

kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp của Ban của Hội đồngnhân dân;

3 Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xây dựngbáo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báo cáo, dựthảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghị quyết củaHội đồng nhân dân; giúp Thường trực HĐND hoàn thiện các nghị quyết của Hội đồngnhân dân;

4 Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu HĐND tiếp xúc cửtri; giúp Thường trực HĐND tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri và gửi cơ quan, tổchức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

5 Phục vụ Thường trực HĐND tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào dự án Luật, dự

án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trực HĐND Thành phố;

6 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND giao

7 Quản lý cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hành chính,lưu trữ, bảo vệ và lễ tân của cơ quan của HĐND;

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ.

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ (Phụ Lục 02)

Văn phòng HĐND & UBND gồm 01 chánh văn phòng, 03 phó chánh Văn

phòng, các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật

a Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND, Chủtịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao và toàn bộ hoạt động của văn phòng

b Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo dõi một sốmặt công tác, chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng và trước pháp luật về nhiệm

vụ được phân công Khi Chánh văn phòng vắng mặt một Phó Chánh văn phòng đượcChánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của cơ quan

c Các bộ phận chuyên môn gồm có:

- Bộ phận chuyên viên tổng hợp

- Bộ phận Văn thư, lưu trữ, đánh máy và quản trị mạng tin học

- Bộ phận Tài vụ (kế toán – thủ quỹ)

- Bộ phận hành chính quản trị (lái xe, bảo vệ, tạp vụ, nhà bếp)

Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng (Phụ luc 03)

Bản phân công công việc của lãnh đạo và nhân viên Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 4)

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG HUYỆN PHÚC THỌ

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần

Văn phòng là một bộ phận hết sức quan trọng của mỗi cơ quan, tổ chức, quantrọng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành không thể thiếu ở bất kỳ cơ quannào, văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, tổ chức

Nhắc đến Văn phòng là ta nghĩ ngay đến chức năng Tham mưu, Tổng hợp vàhậu cần, trong đó:

Tham mưu được hiểu là việc đóng góp ý kiến, tư vấn có tính chất chỉ đạo giúpngười lãnh đạo trong việc đặt và tổ chức thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đặt ra.

Tổng hợp là phân tích, xử lý thông tin về nhiều vấn đề để cung cấp cho lãnhđạo trong hoạt động quản lý

Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở, vật chất, kĩ thuật, môi trường, vệ sinh, y tế vànhững yếu tố khác liên quan đến hoạt động của cơ quan, mà ở đây là liên quan đếnhoạt động của UBND huyện Phúc Thọ

Những chức năng này hết sức quan trọng trong hoạt động của lãnh đạo UBNDhuyện Phúc Tho, bởi lẽ một người lãnh đạo không thể hoàn toàn là một người có thể

tự biết mọi việc, tự giải quyết mọi vấn đề, mà phải có sợ chợ giúp của Văn phòng,nhờ có chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng người lãnh đạo sẽ có sự sángsuốt hơn trong việc giải quyết công việc của mình

Chức năng tham mưu của Văn phòng đươc khẳng định trong hoạt động thực tế

và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản quan trọng của các cơ quan,Đảng, Nhà nước

Chức năng tham mưu của văn phòng chủ yếu là về tổ chức điều hành công việctrong cơ quan Điều đó được thể hiện thông qua những công việc mà Văn phòngUBND huyện Phúc Thọ đảm nhiệm, cụ thể như sau:

- Xây dựng quy chế làm việc và tổ chức thực hiện quy chế đó của cơ quan

Ví dụ: Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ tiến hành xây dựng quy

chế làm việc cho UBND huyện Phúc Thọ, để tiến hành xây dựng quy chế trước hếtVăn phòng tiến hành thu thập, xử lý thông tin qua các văn bản hướng dẫn, qua phápluật và qua một số quy chế làm việc của các cơ quan khác, sau đó tổng hợp lại vàtrình lãnh đạo cơ quan xem xét về nội dung, sau đó tiến hành xây dựng quy chế, vàtrình lãnh đạo (Chủ tịch) phê duyệt, ban hành Khi văn bản được ban hành, thì vănphòng phải tổ chức triển khai thực hiện quy chế đó, lãnh đạo Văn phòng sẽ thay mặt

Lãnh đạo huyện kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế đó, nhằm đưa hoạt độngcủa cơ quan theo một nguyên tắc nhất định.

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoach côngtác tuần, tháng, quý, năm

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, lịchlàm việc và các quyết định quản lý

Ví dụ: Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ ban hành kế hoạch công tác văn thư,

lưu trữ số: 274/KH-UBND, sau khi kế hoach được ban hành thì Đồng chí Lê Thị KimPhương – Chánh văn phòng, chỉ đạo các bộ phận, cá nhân trong Văn phòng thườngxuyên đi theo dõi, kiểm tra các cá nhân, đơn vị có liên quan đế đã thực hiện theo đúng

kế hoạch hay chưa.Nếu chưa thực hiện thì sẽ đôn đốc, nhắc nhở,

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báo các công tác thường kỳ củaUBND huyện

Ví dụ: Kết thúc tháng 3 năm 2015 Văn phòng HĐND & UBND huyện tiến

hành tổng kết công tác trong tháng 3 của các phòng, ban trong UBND huyện PhúcThọ sau đó trình Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch xem xét và đưa ra ý kiến chỉ đạo

- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn phòngsoạn thảo

Ví dụ: Phòng Nội vụ soạn thảo văn bản về việc khen thưởng đối với Trường

Tiểu học Tam Thuấn vì đã có nhiều thành tích tốt trong công tác học tập và giảng dạy,trước khi trình lãnh đạo phê duyệt thì Phòng Nội vụ phải chuyển qua bộ phận Văn thưthuộc Văn phòng để kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, rồi mới trình lãnhđạo ký ban hành

Chức năng hậu cần là nền tảng phát triển của cơ quan, chức năng chính của hậucần là mua bán, vận chuyển, vệ sinh, y tế…chính nhờ chức năng hậu cần của Vănphòng mà các hoạt động của cơ quan mới có thể thuận lợi được, như bộ phận Bảo vệ

luôn Thường trực 24/24 giờ trong ngày để đảm bảo an ninh trật tự cho Ủy ban nếukhông có bộ phận bảo vệ thì hoạt động của cơ quan không thể diễn ra xuôn sẻ được.

+ Bộ phận Nhà ăn thì phụ trách sinh hoạt ăn trưa cho cán bộ, đảm bảo thờigian, chế độ, vệ sinh an toàn thực phẩm Nếu không có bộ phận Nhà ăn thì cán bộ,công chức trong Ủy ban sẽ tốn kém hơn rất nhiều vì buổi trưa phải ra ngoài ăn, hơnnữa ra ngoài ăn cũng không đảm bảo vệ sinh

Ví dụ: Tháng 12/2015 Chủ tịch Hoàng Mạnh Phú sẽ sang Thụy sỹ tập huấn và

học tập lãnh đạo Văn phòng sẽ phải chỉ đạo cán bộ trong Văn phòng liên hệ với Thụy

sỹ trước khi chủ tịch đi, chuẩn bị phương tiện đi lại, chỗ ăn, nghỉ cho Chủ tịch trước

và sau chuyến đi, Chuẩn bị tài liệu cho chủ tịch Trong thời gian Chủ tịch đi vắng thìcán bộ tạp vụ vẫn thường xuyên làm vệ sinh phòng làm việc của chủ tịch

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của UBND huyện Phúc Thọ

Chương trình là công tác đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt độngđược thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong lãnh đạo, chỉ đạo Phát huyđược trí tuệ tập thể lãnh đạo cơ quan và chủ động trong công cuộc xây dựng chươngtrình công tác là yêu cầu thường trực không thể thiếu được của bất kỳ một cơ quannào nhằm đảm bảo cơ quan hoạt động có hiệu quả, là những nhiệm vụ của cơ quanphải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định

Chương trình công tác mang một ý nghĩa quan trọng đối với cơ quan và việcxây dựng chương trình công tác cũng theo một quy trình nhất định

Tại UBND huyện Phúc Thọ, không xây dựng chương trình công tuần cho toàncán bộ, nhân viên trong ủy ban mà chỉ tiến hành xây dựng lịch công tác tuần cho Chủtịch và các Phó chủ tịch

(Sơ đồ nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Phúc Thọ - Phụ lục 5)

Ưu điểm và hạn chế:

* Ưu điểm:

Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đã thực hiện đầy đủ các quytrình để xây dựng chương trình công tác cho UBND huyện;

Các chương trình công tác đều dựa trên tình hình thực tế của Ủy ban, nên cáccông việc đều sẽ được sắp xếp theo một trình tự ưu tiên, rõ ràng, công việc có tínhtrọng tâm, trọng điểm, có tính khoa học trong công việc, giúp lãnh đạo Ủy ban nhândân huyện Phúc Thọ có thể thu xếp thời gian hợp lí đối với các công việc;

Các chương trình công tác mà Văn phòng xây dựng đều hướng đến mục tiêu,định hướng phát triển của cơ quan, và đảm bảo tính khả thi trước khi thực hiện,chương trình công tác Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ đều gửi bản thảochương trình công tác thường kỳ đến các phòng, ban để lấy ý kiến đóng góp rồi mớichỉnh sửa hoàn thiện và trình lãnh đạo duyệt thì mới ban hành

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND huyện Phúc Thọ Lập hồ sơ hội nghị.

Hội họp là một hình thức hoạt động của 1 cơ quan hoặc 1 tổ chức nhằm họpbàn hoặc triển khai phổ biến chủ trương, chính sách của cấp trên, hội họp thường cócác hình thức khác nhau như: Hội nghị, hội thảo,đại hội

Để tổ chức một hội nghị thành công cần phải chuẩn bị rất nhiều công việc như:Lập kế hoạch, chuẩn bị tài liệu, địa điểm, thời gian, kinh phí, cơ sở vật chất khi hộinghị bắt đầu cần thực hiện một số việc như: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danhđại biểu, triển khai hội nghị, ghi biên bản

Trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ emcũng đã được tham gia hội nghị Tổng kết Lễ hội Chọi trâu huyện Phúc Thọ - BáoNTNN năm 2015.

Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Phúc Thọ (Phụ lục 6).

Khi kết thúc hội nghị cán bộ văn thư tiến hành lập hồ sơ để đáp ứng nhu cầucông tác, bảo quản tài liệu của UBND

(Bìa của hồ sơ Phụ lục 7)

Mục lục văn bản được ghi vào mặt trong của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng

và xếp trước các văn bản của hồ sơ

Mục lục văn bản hồ sơ Hội nghị tổng kết Lễ hội chọi trâu huyện Phúc Thọ

-Báo NTNN năm 2015 (Phụ lục 8)

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND huyện Phúc Thọ.

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

Ủy ban Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác động rất lớn đến hoạt động củaVăn phòng, khi lãnh đạo đi công tác thì Văn phòng phải phục vụ lãnh đạo trước, trong

và sau chuyến đi như: Xây dựng lịch, kế hoạch cho chuyến đi, giải quyết các thủ tụcgiấy tờ, chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn, Liên hệ với nơi lãnh đạo đi công tác đểchuẩn bị chỗ ăn, nghỉ và làm việc cho lãnh đạo, chuẩn bị tài liệu, chuẩn bị kinh phí,lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà và chuẩn bị những nội dung khác có liênquan

(Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo – Phụ lục 9)

1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của UBND huyện Phúc Thọ

Văn hóa công sở luôn là một đề tài nóng đối với mọi cơ quan tổ chức nhà nướcnói chung và các doanh nghiệp nói riêng Điều này đã được chứng minh rõ hơn khi

việc ban hành Quy chế văn hóa công sở tại cơ quan hành chính nhà nước Tuy khôngban hành quy chế riêng về văn hóa công sở nhưng UBND huyện Phúc Thọ luôn thựchiện theo những quy định của Nhà nước về Văn hóa công sở và những quy định của

Ủy ban về giờ giấc và thái độ làm việc, nhờ vậy nề nếp văn hóa công sở của UBNDhuyện nhìn chung khá tốt, được thể hiện ở các mặt sau:

- Về trang phục, thẻ cán bộ, công chức: nhìn chung UBND huyện Phúc Thọ đãthực hiện nghiêm chỉnh, đúng quy định của nhà nước, gần như 100% cán bộ, côngchức đều đeo thẻ khi đến cơ quan

- Hầu như không diễn ra các hoạt động chơi bài, chơi cờ bạc, hút thuốc lá, chơigame, sử dụng đồ uống có cồn, quảng cáo thương mại tại cơ quan

- Về giao tiếp và ứng xử: Khi giao tiếp với nhân dân nhìn chung các cán bộ,công chức của UBND huyện đều thể hiện thái độ nhã nhặn, văn minh, lịch sự Đối vớiđồng nghiệp thì luôn có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, giúp đỡ lẫn nhau Khilàm việc thì đa số cán bộ đều để chế độ điện thoại rung để không làm ảnh hưởng đếncông việc

- Về chấp hành nội quy, quy định giờ giấc làm việc: đa số cán bộ, công chứctuân thủ giờ giấc sinh hoạt, làm việc của cơ quan, ít phát sinh trường hợp cán bộ bỏgiờ làm việc vì mục đích cá nhân

Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số cán bộ vẫn chưa chấp hành đúng vớiquy định như chưa đeo thẻ khi đến cơ quan, một số cán bộ chưa thực sự nghiêm túckhi làm việc, vẫn còn trường hợp không tuân thủ giờ giấc làm việc của cơ quan,nhưng đấy chỉ là một số ít cán bộ còn đa số đã chấp hành nghiêm chỉnh theo nội quy,quy định của cơ quan và của nhà nước, điều này đã góp phần tạo nên môi trường làmviệc khoa học, lịch sự, là tiền đề cho huyện nhà phát triển

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Phúc Thọ

Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ, sự chỉ đạo điềuhành công việc của cơ quan Văn phòng HĐND & UBND huyện Phúc Thọ tổ chức

công tác văn thư theo mô hình tập trung, đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyểngiao vản bản đến nơi nhận Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soátchặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc, đồng thời cũng nâng cao tráchnhiệm của nhân viên khi làm công tác này Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND &UBND huyện Phúc Thọ do 02 cán bộ chuyên trách có trình độ Đại học Khoa học Xãhội và nhân văn đảm nhận.

Ủy ban nhân dân huyên Phúc Thọ cũng đang hướng tới mô hình tổ chức vănphòng hiện đại nhằm cải thiện, nâng cấp bộ máy văn phòng truyền thống, như trướcnăm 2012 bộ phận văn thư vẫn sử dụng phương pháp đăng ký văn bản truyền thống làghi vào sổ đăng ký văn bản đi và văn bản đến, nhưng đến năm 2013 bộ phận văn thư

đã bắt đầu làm việc bằng phần mềm quản lý văn bản điều này đã rút ngắn thời giantrong việc giải quyết thủ tục hành chính

Bên cạnh đó phòng Văn thư cũng được đặt ở trung tâm thuận tiện cho hoạtđộng xử lí và chuyển giao văn bản

Mô hình tổ chức văn thư của Ủy ban có những ưu điểm và nhược điểm nhấtđịnh:

+ Cán bộ thực hiện công tác văn thư có phẩm chất chính trị, có trình độ chuyênmôn nghiệp vụ và có kinh nghiệm làm việc lâu năm nên khả năng giải quyết côngviệc nhanh chóng, chính xác.

+ Tất cả văn bản đến đều được tập trung tại Văn thư để đăng ký, chuyển giao

xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tại văn thư cơ quan, điều này

đã tạo nên được sự thống nhất trong quá trình làm việc của UBND huyện

- Nhược điểm:

+ Phòng Văn thư thường xuyên phải sử dụng đến máy photo nhưng mỗi lần sửdụng thì đều phải chạy sang phòng máy để photo, điều này làm tốn thời gian và làmgiảm hiệu quả công viêc;

+ Tuy phòng làm việc sạch sẽ, trí ngăn nắp nhưng phòng không có cửa sổ nênkhông khí nhiều lúc ngột ngạt, khó chịu (quy mô của cơ quan không cho phép);

+ Phòng làm việc cũng chật hẹp lại có nhiều người ra vào nên công tác quản lýtài liệu đôi khi gặp khó khăn;

+ Thiếu gia, cặp hộp để tài liệu nên cần trang bị thêm cặp hộp và giá hộp

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan

Lãnh đạo văn phòng là người đứng đầu văn phòng, và chịu sự giám sát trực tiếpcủa Lãnh đạo Ủy ban Lãnh đạo văn phòng trực tiếp quản lý bộ phận văn thư của ủyban Công tác văn thư của Ủy ban được trực tiếp thực hiện theo Quyết định số2104/QĐ-UBND, ngày 07/7/2014 của Ủy ban nhân dân huyện Phúc Thọ về việc banhành quy chế văn thư lưu trữ của UBND huyện Phúc Thọ

Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện Phúc Thọ có trách nhiệm giúp Chủtịch UBND huyện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác vănthư, lưu trữ tại cơ quan đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư,lưu trữ cho cơ quan và đơn vị trực thuộc;

2.2.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, UBND huyện Phúc thọ đã tuânthủ theo các quy định trong Luật tổ chức HĐND & UBND ngày 26/11/2003, Luật banhành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND & UBND ngày 03/12/2004…

Bên cạnh đó trước khi ban hành văn bản Lãnh đạo Văn phòng (sau đây xin gọi

là Chánh Văn phòng) đã tham mưu cho lãnh đạo những văn bản của pháp luật quyđịnh về quy trình và cách thức soạn thảo văn bản như: Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng chính phủ hướng dẫn

về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; thông tư số 01/2011/TT-BNV, ngày19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính…

Chánh Văn phòng còn tiến hành tham mưu cho lãnh đạo trong việc soạn thảoQuy chế công tác văn thư

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trong việc thẩm tra đề án, các văn bản doUBND huyện soạn thảo trình HĐND & UBND huyện để đảm bảo nội dung và thểthức văn bản theo quy định

2.2.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Chánh Văn phòng UBND huyện Phúc Thọ có trách nhiệm giám sát kiểm tra vềcông tác soạn thảo văn bản đảm bảo văn bản được ban hành theo đúng quy trình, thểthức và thẩm quyền được pháp luật quy định

Trước khi trình lãnh đạo, Chánh Văn phòng phê duyệt, kí nháy vào văn bản đểđảm bảo đúng quy trình, tính pháp lí Sau khi lãnh đạo ký duyệt Chánh Văn phònggiao cho cán bộ văn thư đóng dấu và ban hành

- Các văn bản được trình bày đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc đã đượcquy định: Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành văn bản; số ký hiệu văn bản; địa danh,ngày tháng năm; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ,chứ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan tổ chức; nơi nhận văn bản

Ngoài 9 thành phần thể thức bắt buộc còn có một số thành phần thể thức bổ sung

như: dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc, dấu dự thảo, dấu chỉ dẫn phạm vi đối tượngphổ biến, dấu thu hồi, địa chỉ giao dịch.

- Việc đóng dấu các tài liệu kèm theo được thực hiện đúng quy định của nhànước

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

a Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật

Soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật số31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật Ban hành văn bản quy phạm phápluật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Thể thức văn bản thực hiện tạiThông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của BộNội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

b Soạn thảo văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việcnhư xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lýthông tin có liên quan; trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định hiện hành

Quy trình soạn thảo văn bản:

Bước 1: Soạn thảo văn bản

- Cán bộ tại các phòng, ban, đơn vị khi được phân công soạn thảo phải tuân thủtheo các quy định của nhà nước về thể thức kỹ thuật trình bày văn bản

- Xác định mục đích, giới hạn của văn bản;

- Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

- Chọn thể loại văn bản;

- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

- Xây dựng đề cương và viết bản thảo

- Thủ trưởng các phòng sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của văn bản,đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của văn bản đó.

Bước 2 Duyệt bản thảo và bổ sung, sữa chữa bản thảo đã được duyệt

Chánh Văn phòng hoặc cán bộ được phân công có trách nhiệm kiểm tra về thểthức và nôi dung các văn bản do các đơn vị chuyển đến, đối với các văn bản đạt yêucầu thủ trưởng sẽ ký nháy vào chỗ nơi nhận của văn bản và trình Chủ tịch hoặc cácPhó chủ tịch xem xét phê duyệt

Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải sửađổi nội dung, lãnh đạo phòng ghi ý kiến vào văn bản dự thảo chuyển trả lại phònghoặc đơn vị soạn thảo văn bản

Bước 4: Đăng ký văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản, chữ ký củangười có thẩm quyền có hợp lệ hay không Nếu không đúng quy định về thể thức vănbản, cán bộ văn thư thông báo với lãnh đạo văn phòng chuyển trả lại phòng soạn thảochỉnh sửa theo đúng quy định

Đối với các văn bản hợp lệ, cán bộ văn thư đăng ký vào sổ công văn đi để lấy số

ký hiệu và ngày tháng năm, trích yếu nội dung của văn bản gốc

Đóng dấu đúng quy định, khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thìcác trang phụ lục được đóng dấu treo ở góc bên trái và chùm lên một phần tên cơquan, đối với văn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai