Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo

MỤC LỤC Lời Mở Đầu 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP 3 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 3 1. Chức năng, vị trí. 3 2. Nhiệm vụ quyền hạn: 3 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo. 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của TTNCKH và Đào tạo. 11 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 11 1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng. 11 1.1.1 Chức năng: 11 1.1.2 Nhiệm vụ: 11 1.1.3 Sơ đồ cơ cấu của phòng hành chính tổng hợp 13 2. Xây dựng bản mô tả công việc 13 III. Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo. 14 1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 14 1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. 14 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan. 15 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị của cơ quan mà trong đó sinh viên thực tập được tham gia 15 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 16 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 17 2. Khảo sát về công tác văn thư 18 2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 18 2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 20 3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 21 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 21 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 21 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. 22 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 22 Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 23 1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm. 23 1.1 Mẫu lịch công tác tuần của lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 23 2. Soạn thảo “Quy chế văn thư – lưu trữ” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 28 3. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 42 4. Quy trình tổ chức hội nghị của Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo 48 5. Xây dựng mô hình vắn phòng hiện đại cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. Nhận xét ưu nhược điểm của mô hình văn phòng này. 49 6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 50 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 51 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công táchành chính văn phòng Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. 51 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm. 53 LỜI CẢM ƠN 55 PHẦN PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN PHỤ LỤC .2 Lời Mở Đầu PHẦN I .3 KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Chức năng, vị trí .3 Nhiệm vụ quyền hạn: .3 Cơ cấu tổ chức máy Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạo II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phòng TTNCKH Đào tạo .11 Tổ chức hoạt động văn phòng .11 1.1 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng .11 1.1.1 Chức năng: 11 1.1.2) Nhiệm vụ: 11 1.1.3) Sơ đồ cấu phịng hành tổng hợp (Phụ lục 2) 13 Xây dựng mô tả công việc 13 III Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạo 14 1.Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 14 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 14 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng cơng tác thường kỳ quan (Xem Phụ Lục 3) 15 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức hội nghị quan mà sinh viên thực tập tham gia (xem phụ lục 4) 15 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan 16 1.5 Đánh giá cơng tác tình hình triển khai thực nghi thức nhà nước văn hóa cơng sở Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 16 Khảo sát công tác văn thư 18 Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1 Mơ hình tổ chức văn thư quan 18 2.2 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan .20 3.Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 21 3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ: 21 3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 21 3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 21 3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu: 22 Phần II 22 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH 22 CỦA CƠ QUAN .22 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác năm 22 1.1 Mẫu lịch công tác tuần lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo .22 Soạn thảo “Quy chế văn thư – lưu trữ” Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo .30 Soạn thảo “Quy chế văn hóa cơng sở” Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 44 Quy trình tổ chức hội nghị Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 50 Xây dựng mơ hình vắn phòng đại cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Nhận xét ưu nhược điểm mô hình văn phịng 51 Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 52 Phần III 53 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 53 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công táchành văn phịng Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo .53 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm 55 LỜI CẢM ƠN 57 PHẦN PHỤ LỤC .1 PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lời Mở Đầu Đấtnước ta có thay đổi lớn mặt, đời sống kinh tế, xã hội việc phát triển hội nhập có thuận lợi lớn thách thức không nhỏ người dân cấp quản lý xã hội , nâng cao chất lượng quản lý kiến thức người dân gì? Làđể để tự tạo hội cho mình, mời gọi đầu tư, nâng cao quản lý để cạnh tranh với thị trường, thương trường khốc liệt Các cấp quản lý điều hành cần có tính tốn, thay đổi bước cho phù hợp tình hình , thích nghi với điều kiện đất nước làm cho máy quản lý động hiệu Đất nước phát triển kéo theo đa dạng kinh tế, đa dạng cần người phải có đầy đủ kiến thức, lực thực để tồn tại, thích ứng với xã hội Trong xu phát triển thời đại với tiến vượt bậc khoa học –kỹ tht, cơng tác Quản trị văn phịng ngày quan tâm có vị vô quan trọng hoạt động tất quan Chính vậy, cơng tác Quản trị văn phịng nâng cao cơng tác giảng dạy nhằm đào tạo đội ngũ sinh viên có lực trình độ, đáp ứng nhu cầu cấp thiết công việc Có thể nói, cơng tác Quản trị văn phịng ngày phát triển hoàn thiện theo hướng đại, đóng vai trị quan trọng việc quản lý nói chung hoạt động quản lý hành nhà nước nói riêng, góp phần to lớn nghiệp chung đất nước Với chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, xí nghiệp, đơn vị , cơng tác Quản trị văn phịng ln coi trọng, góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác Hầu hết cơng ti, doanh nghiệp, trung tâm nghiên cứu có máy văn phịng làm tốt cơng tác tham mưu , hậu cần, giúp việc cho quan công ty, giải vấn đề văn bản, văn thư, hành Nhưng số lượng trường chuyên giảng dạy đào tạo ngành văn phòng chưa nhiều, chất lượng sinh viên trường chưa tốt Tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhà trường với phương trâm “ Học thật, thi thật đời làm việc thật” Cuối năm thứba bậc cao đẳng nhà trường tổ chức cho Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sinh viên thực tập quan, tổ chức, công ty, đơn vị nghiệp nhiều địa phương nước đợt thực hành thứ hai, đợt quan trọng nhất, hội mà chúng em tiếp xúc, làm quen với công việc mà tương lai trường chúng em theo cơng việc xin cơng việc chun ngành theo học Thực tậplà học việc, tập làm quen với công việc, nhận công việc mà nhân viên , cán văn phịng khác, lãnh đạo quan giao phó để hồn thiện thêm kĩ mình, điều thắc mắc lớp mà có hội thực hành, anh chị, bác nắm bắt tình hình giao cho cơng việc phù hợp với khả để rèn luyện thêm kĩ cho sinh viên thực tập Được đồng ý nhà trường khoa Quản trị văn phòng chấp thuận Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo- đơn vị trực thuộc Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội Em thực tập Trung tâm thời gian tháng ngày 12/5/2015 tới ngày 29/04/2014 Trong thời gian thực tậpvới sựhướng dẫn anh Đỗ Trọng Tiến – Phó Phịng Hành tổng hợp, em tìm hiểu tình hình thực tế làm quen với công việc người cán văn phòng Cùng với tiếp thu số kinh nghiêm vô quý báu, học thêm kĩ người làm văn phòng hi vọng kĩ kinh nghiệm giúp cho em vững bước xin việc, công tác làm việc quan tổ chức sau trường tốt đẹp Em xin cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ; Lãnh đạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo, anh chị phịng Hành chínhTổng hợp bảo, tạo điều kiện cho em để em hoàn thành báo cáo thực tập Mặc dù có nhiều cố gắng tiếp xúc với cơng việc cịn nhiều bỡ ngỡ có nhiều sai sót mong thầy xem xét góp ý để báo cáo em hoàn thiện Hà Nội ngày 29 tháng năm 2015 Sinh Viên Đỗ Đức Nghĩa Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠ QUAN KIẾN TẬP I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm thực theo Quyết định số 3227/QĐ- UBND ngày 29/6/2009 UBND Thành phố Hà Nội việc thành lập Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Chức năng, vị trí Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo đơn vị nghiệp thuộc Sở giao thông vận tải thành phố Hà Nội, có tư cách phápnhân có dấu tài khoản riêng Hoạt động theo quy định pháp luật; Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạo chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Sở giao thông vận tải Hà Nội, UBND thành phố, đồng thời, chịu đạo kiểm tra, giám sát hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Giao thông vận tải Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạo có chức giúp việc cho Sở giao thơng vận tải Thành phố giúp cho Uỷ Ban Nhân Dân thành phố thực quản lý nhà nước giao thông vận tải bao gồm đường sắt đô thị, đường bộ, đường thủy, vận tải an toàn giao thông đồng thời nghiên cứu giải pháp giao thông vận tải, đào tạo nhân lực ngành giao thông, đào tạo cấp giấy phép lái xe mô tơ, tơ Nhiệm vụ quyền hạn: 2.1)Trình Sở giao thông vận tải - Các định, thị, văn quy định việc phân công phân cấp quản lý giao thông vận tải, đào tạo, nghiên cứu khoa học phạm vi thẩm quyền Sở giao thông vận tải - Các quy hoạch phát triển, kế hoạch đào tạo dài hạn năm hàng năm, chương trình, dự án cơng trình quan trọng thuộc lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu phát triển giao thông phù hợp với quy hoạch phát triển tổng thể phát triển Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kinh tế xã hội địa phương, quy hoạch vùng, quy hoạch phát triển ngành chuyên ngành sở - Chương trình biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước lĩnh vực quản lý nhà nước Trung tâm địa bàn thành phố, đảm bảo phù hợp với mục tiêu nội dung chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước UBND thành phố - Các văn quy định cụ thể tiêu chuẩn chức danh cấp Trưởng, cấp Phó đơn vị trực thuộc Trung Tâm, sở văn quy định Nhà nước thành phố 2.2) Thực văn pháp luật: - Chủ trì soạn thảo phối hợp với ngành, cấp soạn thảo văn pháp quy bổ sung, sửa đổi văn liên quan đến lĩnh vực giao thông vận tải theo quy định pháp luật để trình UBND thành phố xem xét ban hành ủy quyền cho Giám đốc Sở Giao thông vận tải ban hành; - Nghiên cứu trình UBND thành phố ban hành tiêu chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá, phí, giá dịch vụ chuyên ngành giao thông vận tải; - Xây dựng tổ chức thực quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm chương trình, dự án thuộc lĩnh vực quản lý chuyên ngành Sở phù hợp với chiến lược quy hoach tổng thể phát triển kinh tế - xã hội thành phố Hà Nội Bộ Giao thông vận tải; - Tham mưu giúp UBND thành phố đạo, hướng dẫn UBND quận, huyện thực nhiệm vụ quản lý nhà nước theo phân cấp thuộc chuyên ngành giao thông vận tải địa bàn thành phố; - Hướng dẫn, tra, kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực văn pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước Sở; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thông tin lĩnh vực quản lý nhà nước Sở; 2.3)Quản lý kết cấu hạ tầng giao thông đường bộ, đường sắt đô thị, đường thủy nội địa: - Chỉ đạo việc tổ chức thực quy hoạch phát triển kết cấu hạ tầng giao Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thông địa bàn thành phố cấp thẩm quyền phê duyệt; -Thực chức chủ đầu tư ủy quyền chủ đầu tư xây dựng, trì, bảo dưỡng, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp cơng trình chun ngành giao thơng vận tải thuộc vốn thành phố, Trung ương nguồn vốn khác theo quy định pháp luật; - Thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư xây dựng chuyên ngành giao thông vận tải theo phân cấp, ủy quyền UBND thành phố theo quy định pháp luật; - Thực chức quản lý giám sát kỹ thuật, chất lượng xây dựng cơng trình chun ngành giao thông vận tải địa bàn thành phố theo quy định pháp luật; - Giúp UBND thành phố tổ chức đấu thầu, giao thầu đặt hàng, kiểm tra, tốn tài cho nhà thầu đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông; - Tổ chức quản lý hệ thống mạng lưới hạ tầng giao thông thành phố, gồm: cầu đường bộ, hè phố, đường phố, dải phân cách, hệ thống biển báo hiệu đường bộ, đèn tín hiệu điêu khiển giao thông, hầm dành cho người sang đường, hầm giới đường bộ, cầu dành cho người sang đường, tuynel kỹ thuật; - Thỏa thuận cấp giấy phép cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu đấu nối cơng trình giao thơng, cải tạo sửa chữa kết cấu hạ tầng giao thông; 2.4) Thực cơng tác an tồn giao thơng: - Chủ trì, phối hợp tổ chức thực đề án đảm bảo an tồn giao thơng địa bàn thành phố; hướng dẫn, kiểm tra thực biện pháp đảm bảo an tồn giao thơng thuộc phạm vi chức Sở; quan Thường trực Ban An tồn giao thơng thành phố; - Tham mưu giúp Sở giao thông giải pháp chống ùn tắc giao thông, giảm tai nạn giao thông; điều tiết giao thông, phân luồng giao thông; phát triển hệ thống giao thông tĩnh; cải tạo hạ tầng giao thông để tổ chức giao thông; Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.5) Thực bảo vệ môi trường hoạt động giao thông vận tải; - Tổ chức thẩm định phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường dự án đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông địa bàn thành phố; - Hướng dẫn, kiểm tra việc thực pháp luật bảo vệ mơi trường có liên quan xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông hoạt động giao thông vận tải; 2.6)Thanh tra, kiểm tra: - Thanh tra, kiểm tra, xử lý, giải khiếu nại tố cáo, chống tham nhũng, tiêu cực lĩnh vực quản lý chuyên ngành giao thông vận tải địa bàn thành phố theo quy định pháp luật; - Thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm phấp luật lĩnh vực quản lý chuyên ngành giao thông vận tải, an tồn giao thơng địa bàn thành phố theo quy định pháp luật; 2.7) Quản lý, khai thác thông tin, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật: - Hướng dẫn tổ chức thực việc quản lý, sử dụng, lưu trữ, cập nhật chỉnh lý hồ sơ tài liệu có liên quan đến hệ thống đào tạo cơng trình giao thơng vận tải (đường bộ, đường thủy nội địa) UBND thành phố giao cho Sở quản lý; - Tổ chức đạo thực công tác nghiên cứu ứng dụng tiến khoa học – kỹ thuật công nghệ ngành giao thơng vận tải; - Trình Sở, thành phố chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao; - Thực hợp tác quốc tế lĩnh vực quản lý Trung tâm theo quy định pháp luật phân công, ủy quyền Sở giao thông 2.8) Công tác quản lý tài chính: - Quản lý tài chính, tài sản giao tổ chức thực ngân sách phân bổ theo quy định pháp luật phân cấp UBND thành phố Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.9) Công tác quản lý tổ chức máy cán bộ: - Quản lý tổ chức máy, biên chế, thực chế độ tiền lương sách, chế độ đãi ngộ khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng cán công chức, viên chức thuộc Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp thành phố; - Quy hoạch tổ chức thực kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng (kể ngồi nước) đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức; xây dựng kế hoạch tuyển dụng cán bộ, công chức, viên chức theo quy định Cơ cấu tổ chức máy Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạo Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạo gồm có giám đốc phó giám đốc: 3.1) Giám đốc trung tâm: + Lãnh đạo điều hành công việc Trung tâm, thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định pháp luật, tổ chức thực công việc quan cấp giao; + Phân công cơng việc cho Phó Giám đốc Trung tâm trực tiếp đạo giải công việc trường hợp thấy cần thiết vấn đề cấp bách quan trọng, Phó Giám đốc cơng tác vắng, công việc liên quan đến từ hai Phó Giám đốc trở lên Phó Giám đốc có ý kiến khác Trong trường hợp cần thiết điều chỉnh lại phân cơng nhiệm vụcủa Phó Giám đốc; + Trường hợp vắng dài ngày, Giám đốc Trung tâm uỷ quyền cho Phó Giám đốc phụ trách công tác Trung tâm báo cáo cấp trực tiếp; + Ký văn thuộc thẩm quyền Giám đốc Trung tâm - Các Phó giám đốc trung tâm: + Phó Giám đốc người giúp Giám đốc Trung tâm việc lãnh đạo điều hành công việc Trung tâm, Giám đốc Trung tâm phân công đạo số lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Phó Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Giám đốc Trung tâm thay mặt Giám đốc Trung tâm giải công việc phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm kết thực nhiệm vụ phân công; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm, trước Giám đốc Sở trước pháp luật định Những vấn đề lớn, nhạy cảm phát sinh trình đạo thực hiện, phải kịp thời báo cáo Giám đốc + Trong lĩnh vực phân cơng, có cơng việc liên quan đến Phó Giám đốc khác Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực chủ động xây dựng kế hoạch, sau thống ý kiến chủ trì tổ chức thực Trong trường hợp Phó giám đốc có ý kiến khác Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực báo cáo Giám đốc xem xét, định; + Tổng hợp công việc giải quyết, báo cáo Giám đốc Trung tâm họp giao ban Trung tâm; + Khi vắng dài ngày, Phó Giám đốc Trung tâm báo cáo Giám đốc nội dung công việc giải để Giám đốc biết, xem xét, phân cơng Phó Giám đốc khác tạm thời phụ trách giải quyết; + Đối với vấn đề thuộc chủ trương có tính ngun tắc mà chưa có văn quy định vấn đề liên quan đến tình hình phát triển Trung tâm thuộc thẩm quyền giải Giám đốc, Phó giám đốc phải xin ý kiến Giám đốc trước định +Khi Giám đốc điều chỉnh phân công Phó Giám đốc, Phó giám đốc phụ trách công việc điều chỉnh phải bàn giao nội dung cơng việc, hồ sơ, tài liệu liên quan cho Phó Giám đốc phân cơng tiếp nhận cơng việc báo cáo Giám đốc + Quan hệ Phó giám đốc quan hệ phối hợp Các Phó Giám đốc lĩnh vực sử dụng quyền hạn Giám đốc, nhân danh Giám đốc giải công việc thuộc lĩnh vực phân công tự chịu trách nhiệm định Các Trưởng phịng chun mơn gồm người: Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quy trình tổ chức hội nghị Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo CHƯƠNG TRÌNH PHỔ BIẾN Lớp tập huấn, phổ biến Quy văn Pháp luật, quy định An tồn giao thơng đường bộ, đường sắt đường thủy nội địa (Thời gian từ 08 30 phút tới 11h30 phút ngày 14/02/2015) STT NỘI DUNG NGƯỜI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH Ổn định tổ chức; Nắm quân số để báo cáo; Tuyên bố lý do, giới thiệu THỜI GIAN đại biểu Quán triệt Kế hoạch; Khai mạc lớp tập huấn Đ/c Nguyễn Văn Khơi 7.30 – 7.40 7.40 - 08.30 PhóCT UBND TP Hà Nội, Phó Ban ATGT Hà Nội Đ/c Đặng Trần Mùi Giám đốc trung tâm Đọc Luật Giao thông đường Đọc Nghị Định 171/2013/NĐ-CP xử phạt hành vi phạm giao quy trình điều tra giải 09.00 – 09.30 tra kĩ thuật phương tiện giao CT UBND TP Trưởng phòng kế hoạch đào tạo Trung tâm Đ/c Nguyễn Đức Chung 09.30 - 10.00 tai nạn giao thông đường Thôngtư 56/2012/TT -BGTVT quy định kiểm Đ/c Nguyễn Thế Thảo Đ/c Trịnh Văn Sảng thông Thông tư 77/2012/TT-BCA ngày 05/12/2012 quy định 08.30 - 09.00 giám đốc công an hà nội Đ/c Đỗ Trọng Tiến 10.00– 10.30 Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo thông đường đường sắt Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 50 Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đọc Nghị định 10/2010/NĐCP quản lý bảo vệ kết Đ/c Đỗ Hồng Nam 10.30 - 11.00 BGTVT cấu giao thông đường Đ/c MÙI Trung tâm Bế mạc, kết thúc tập huấn 11.00- 11.30 nghiên cứu khoa học đào tạo Xây dựng mơ hình vắn phòng đại cho Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Nhận xét ưu nhược điểm mơ hình văn phịng 5.1 Mơ hình văn phịng đại (xem phụ lục 6) 5.2 Nhận xét: - Ưu điểm: Văn phòng đại Văn phòng, máy quan tổ chức thực chức thu thập xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành quan tổ chức phương tiện kỹ thuật nghiệp vụ hành đại, mặt khác đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan nhà nước cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý hiệu + Thủ tục giấy tờ nhân dân tới làm việc Trung tâm linh hoạt nhanh chóng, xác tiện lợi + Chế độ làm việc cũ thay dần chế độ làm việc hiệu cao hơn, không qua cấp trung gian, tổ chức máy văn phòng gọn nhẹ hiệu cao, tiết kiệm nhân lực cho Trung tâm - Nhược điểm: + Tính riêng tư nhân viên văn phòng chưa cao, gây ồn tập trung vào công việc, + Dễ gây tâm lý áp lực cao nhân viên lãnh đạo, không gian làm việc Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 51 Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính-Tổng Hợp thành phố tổ chức làm việc thống theo chế độ thủ trưởng với mơ hình đơn giản khơng rườm rà gồm có: Trưởng phịng 03 Phó Trưởng phịng thực chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển theo quy định phân cấp quản lý hành Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Sở giao thông vận tải Hà Nội Mọi cán bộ, cơng chức thuộc Phịng Hành tổng hợp chịu quản lý Trưởng phòng làm việc theo chế độ nhiệm vụ phân cơng *Ưu điểm: Văn phịng bố trí tầng tạo thuận tiện cho việc trao đổi công việc Phịng bố trí gọn gàng, có đầy đủ trang thết bị tốt để cán làm việc tập trung đạt hiệu cao Nhìn chung, máy Văn phịng hoạt động có hệ thống, nhịp nhàng, người việc quy định Quy chế làm việc Trung tâm Trưởng phòng, Các Phó Trưởng Phịng cơng chức Văn phịng đảm nhiệm mảng, lĩnh vực riêng giúp cho việc quản lý, phân công, xử lý công việc thuận lợi, không gây chồng chéo công việc, tăng chất lượng làm việc đảm bảo hoạt động thường xun Văn phịng nói riêng quan nói chung Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 52 Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng táchành văn phòng Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo vào hoạt động năm, công tác văn phòng Trung tâm hoạt động ổn định nề nếp.Tồn khâu hoạt động văn phịng thực thống từ xuống Dưới quan tâm đạo Sở giao thông vận tải thành phố, ban lãnh đạo Trung tâm cố gắng tự giác cán bộ, công nhân viên công Trung tâm Trung tâm trở thành đơn vị xuất sắc Sở giao thông thành phố Hà Nội.Ngoài thành tựu đạt Trung tâm cịn số hạn chế cần khắc phục, góp phần vào ổn định Trung tâm phát triển đất nước lĩnh vực giao thông,nghiên cứu đào tạo Cơng tác văn phịng: * Ưu điểm: - Cơng tác hành văn phịng ví hệ thần kinh trung ương người điều hành chi phối hoạt động, động lực thúc đẩy tất phận khác hoạt động Cơng tác Văn phịng hồn thành tốt nhiệm vụ đơn vị thực chức tham mưu chức hậu cần; đảm bảo đầy đủ sở vật chất, kỹ thuật trang thiết bị phục vụ cho hoạt động Trung tâm; tổ chức tốt hội nghị; hội thảo, họp,tham mưu xây dựng chưng trình cơng tác, kế hoạch, hoạch định quan; đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho hoạt động quản lý điều hành lãnh đạo trung tâm - Công tác thu thập, xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu cho hoạt động quan, góp phần thúc đẩy hoạt động cảu quan thuận lợi hiệu , quy củ - Mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho văn phòng quan Đảm bảo sở vật chất cho toàn quan như: Nhận thức tầm quan trọng trang thiết bị đại văn phòng Trung tâm nghiên cứu khoa học Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 53 Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo quan tâm đầu tư kinh phí để mua sắm trang thiết bị văn phịng máy vi tính, máy in, tủ đựng hồ sơ,… phục vụ cho trình làm việc cán uỷ ban đáp ứng nhu cầu đến giải công việc cán công dân tới làm việc, đồng thời tổ chức cán văn phịng tham gia khố bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằm hướng dẫn tới chế độ làm việc khoa học đại Kèm theo q trình bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên nên máy móc, trang thiết bị ln tốt bền để tiết kiệm chi phí cho nhà nước cho nhân dân * Nhược điểm: Bên cạnh mặt tích cực Trung tâm cịn có số mặt khắc phục nghiệp vụ văn phịng lớn mà nhân viên văn phòng trung tâm so với khối lượng công việc - Công tác tổ chức hội nghị, chuyến công tác cho lãnh đạo nhiều chậm chạm Thay đổi chuyến chậm thông báo không thông báo cho người liên quan gây ảnh hưởng đến việc xếp công việc đơn vị - Việc thu thập xử lý thông tin chưa đầy đủ nên chưa phản ánh tồn diện tình hình, hoạt động cần báo cáo cịn chung chung chưa sát thực tế nên tính khả thi không cao - Cơ sở vật chất có hạn chế đầu tư mua số thiết bị mà thiếu nhiều kinh phí để hoạt động, phịng làm việc cịn chặt hẹp so với nhu cầu quan Về công tác văn thư : * Ưu điểm : - Lãnh đạo văn phịng ln quan tâm tới cơng tác văn thư quan lẽ có vai trị quan trọng hoạt động trung tâm Trung tâm có cơng tác văn thư cung cấp đầy đủ thơng tin góp phần nâng cao suất cơng việc , khơng để thiếu xót cơng việc * Nhược điểm: - Văn thư quan chưa có phịng lưu giữ ,tự phòng lưu trữ tủ hồ sơ phịng mình,nên cịn nhiều thất lạc tài liệu Trung tâm chưa có văn quản lý cơng tác văn thư lưu trữ nên nhân viên Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 54 Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trung tâm cịn chưa có định hình cho văn thư quan II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm Qua gần tháng thực tập Trung tâm nghiên cứu khoa học đào tạoSở Giao thông vận tải Hà Nội em học kinh nghiệm quy báu công việc , lần tiếp xúc với thực tế điều quan trọng thời gian kiến tập vừa qua Với giúp đỡ tận tình cán văn phịng em quan sát làm với chun mơn học Qua em có số nhận xét, đóng góp ý kiến với phịng Hành tổng hợp Trung tâm.Hi vọng ý kiến góp phần vào cơng tác văn phòng Trung tâm Về trang thiết bị sở vật chất: - Phịng hành tổng hợp Trung tâm cịn nhỏ cách bố trí phịng chưa hợp lý cần chuyển phòng hành riêng phịng bên cạnh rộng rãi thoáng mát để tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên, cán văn phòng làm việc hiệu - Nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng Để có hiệu thay đầu tư dàn trải, ý đến số lượng mà cần quan tâm tới chất lượng máy móc trang thiết bị văn phịng quan, đầu tư có chiều sâu tới thiết bị văn phịng Cơng tác văn phịng, văn thư : - Tổ chức thêm lớp bồi dưỡng kiến thức tin học Văn phịng cho cán để thúc đẩy cơng tác tin học hóa cơng tác Hành văn phịng Trung tâm - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho cán , công chức Con người nhân tố định đến hiệu cảu công việc quan Nhà nước cán bộ, cơng chức yếu tố định tới hiệu quản lý nhà nước - Yêu cầu cán bộ, cơng chức phải người có trình độ học vấn giỏi trình độ chun mơn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức - Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, có trình độ chun Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 55 Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội môn cho cán bộ, công chức phải làm thường xun có chương trình kế hoạch cụ thể - Ban hành thêm số văn quản lý, hướng dẫn thực văn thư, lưu trữ ban hành văn bản, hồn thiện quy trình, quy định, quy chế liên quan đến cơng tác hành văn phịng đặc biệt cơng tác văn thư lưu trữ Một số biện pháp nhằm tạo điều kiện vật chất tinh thần cho đội ngũ cán + Lãnh đạo Sở, Trung tâm văn phòng cần quan tâm đến đời sống cán bộ, cơng việc đạo nhiệt tình với tinh thần cầu tiến cần động viên tạo khơng khí thoải mái làm việc + Xây dựng chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo khơng khí vui vẻ giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu đơn vị với + Quản lý chặt chẽ thời gian làm việc tránh tình trạng muộn sớm + Bố trí làm việc mua phần mềm đại để quản lý nhân viên củamình + Đảm bảo sở vật chất, có khoản trợ cấp độc hại cho nhân viên văn thư lưu trữ để họ an tâm làm việc +Là quan làm việc lĩnh vực giao thông vận tải nên khối lượng công việc cịn lớn tạo quy trình làm việc khoa học + Tạo thuận lợi tiếp xúc công việc thực tế nhiều nữa: tham gia tổ chức Hội nghị, họp chuyến công tác thường kỳ quan để công việc thêm hiệu Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 56 Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Sau gần 2tháng thực tập Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo, khoảng thời gian quý báu dành cho sinh viên chúng em, cuối năm thứ ba chúng em có thêm kinh nghiệm học hỏi quý báu chun mơn học, nắm rõ sau công việc sau trường nhân viên văn phòng, may mắn cán văn phịng Đây thực tế trải nghiệm em, với sách nhà trường “Học thật thi thật để sau làm thật” Với quan tâm giảng dạy chu đáo qua hai năm học giáo viên ,giảng viên nhà trường nhiệt tình tâm huyết Sau tháng ngày kiến tập giúp ích em nhiều cơng việc kinh nghiệm vào đời.Khơng có thành cơng sn sẻ ngồi yếu tố nỗ lực thân,sự cố gắng kiên trì cịn nhờ giúp đỡ người quan tâm Để hồn thành tốt ngày thực tập Trung tâm hoàn thành báo cáo em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng-Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo- Sở giao thơng vận tải thành phố Hà Nội Phịng Hành tổng hợp.Anh Đỗ Trọng Tiến người hướng dẫn trực tiếp em Trung tâm anh chị, cô Trong phịng Hành tổng hợp Trung tâm nhiệt tình giúp đỡ, bảo cho em , tạo điều kiện để em hồn thành tốt cơng việc giao đợt thực tập vừa qua Do thời gian cịn chưa nhiều,kiến thức em cịn nhiều thiếu xót, chưa hồn thiện đầy đủ, em nhận xét có lẽ thiếu khách quan chưa với thực tế trung tâm em mong Trung tâm rộng lượng bỏ qua cho em Em mong nhận lời nhận xét đóng ý kiến hướng dẫn thầy cô trường để báo cáo thực tập em hoàn chỉnh hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 29 tháng năm 2015 Sinh Viên Đỗ Đức Nghĩa Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 57 Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức Trung tâm nghiên cứu KH & ĐT Giám đốc Công đồn Đảng ủy Phó giám đốc Phịng Phịng Phịng Phịng Phịng Hành Tài Kế Khai Chính Chính Hoạch Nghiên Cứu KH Tổng Kế Đào Hợp Toán Tạo Ứng Thác Dịch Vụ Dụng Khoa Học Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Phịng hành tổng hợp TTNCKH & ĐT Lãnh Đạo Văn Phịng Hành Chính Tổng Hợp Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Văn Lưu Thư Trữ Tài Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Trung tâm Nghiên cứu kho học đào tạo Các phịng, đơn vị chun mơn xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác đơn vị Tổng hợp kế hoạch, chương trình Phịng cơng tác đơn vị thuộc Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo Hành Trình Trưởng phịng Hành Tổng hợp Chính xem xét, cho ý kiến Tổng Hợp Hoàn thiện kế hoạch, chương trình cơng tác Trình lãnh đạo Trung tâm ký, phê duyệt Ban hành Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ Lục Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lãnh đạo chủ trương Đơn vị chủ trì lên kế hoạch Trình Lãnh đạo Trung tâm ký Phối hợp với đơn vị liên quan thực công tác chuẩn bị hội nghị - Xây dựng chương trình hội nghị; - Lập dự tốn kinh phí; - Soạn thảo gửi giấy mời, tài liệu liên quan đến thành phần tham dự; - Chuẩn bị sở vật chất Tổ chức hội nghị Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu Theo dõi diễn biến ghi biên Tổng kết hội nghị Quyết tốn kinh phí tổ chức Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Thông báo kết quả, kết luận hội nghị Hoàn thiện lập hồ sơ công việc liên quan đến hội nghị Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục : Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho Giám đốc Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo: Văn thư nhận công văn mời Chuyển công văn mời cho lãnh đạo Văn phịng chuẩn bị cho chuyến cơng tác Chuẩn bị văn cần thiết theo yêu cầu công văn mời Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa Chuẩn bị điều kiện vật chất (Kinh phí) Điều xe cử cán tổng hợp tháp tùng Chuẩn bị nội dung khác có liên quan Lớp: QTVP K7C Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục Sơ đồ văn phòng đại Trung tâm Nghiên cứu khoa học đào tạo 4 10 11 Chú thích: : Cửa sổ : Cửa vào 1.Bàn làm việc 2.Ghế làm việc 3.Máy vi tính 4.Máy in 5.Ô đựng tài liệu Sinh viên Đỗ Đức Nghĩa 6.Máy scan 7.Tủ đựng tài liệu 8.Bàn họp 9.Máy Photocopy 10.Bảng cơng việc 11.Bình nước nóng lạnh Lớp: QTVP K7C