III. Khảo sát tình hình, tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Văn thư là bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính-Tổng Hợp, Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo. Mọi hoạt động chịu sự quản lý và giám sát, chỉ đạo của Phòng Hành chính-Tổng Hợp. Cơ cấu tổ chức gồm có hai đồng chí:
- 01 Chuyên viên văn thư;
- 01 Nhân viên văn thư;
Bộ phận Văn thư được trang bị đầy đủ máy móc trang thiết bị cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại...
Công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng trong tổ chức Trung tâm, bao gồm các công việc sau đây:
- Tổ chức tiếp nhận văn bản, gửi đến Sở giao thông vận tải Hà Nội, UBND thành phố Hà Nội, Chủ tịch UBND thành phố, theo dừi và tổng hợp kết
quả xử lý văn bản của các chuyên viên, đơn vị thuộc Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo.
- Xây dựng ban hành văn bản gồm: Thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh máy in ấn và sao các văn bản, trình ký và ban hành văn bản.
- Quản lý và tổ chức việc phát hành các văn bản của Trung tâm, Giám đốc Trung tâm,Trưởng Phòng Hành chính-Tổng Hợp theo quy định, bảo đảm các văn bản ban hành đúng về hình thức, thể thức văn bản, đăng ký và giải quyết văn bản đến, văn bản đi.
- Chủ trì cập nhật văn bản ban hành của Phòng Hành chính-Tổng Hợp vào Sổ tay công vụ điện tử Trung tâm; quản lý, cung cấp văn bản điện tử theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Trung tâm nghiên cứu khoa học và đào tạo.
- Quản lý việc sử dụng con dấu, ấn chỉ của Trung tâm, theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Trung tâm.
- Quản lý, tổ chức việc cung cấp báo chí, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Trung tâm, Ban lãnh đạo và các đơn vị, cá nhân thuộc Phòng Hành chính-Tổng Hợp theo quy định.
*Ưu điểm:
- Công tác văn thư đã hoàn thành tương đối tốt các khâu nghiệp vụ, cũng như nhiệm vụ mà ban lãnh đạo Trung tâm giao phó;
- Trình độ cán bộ văn thư đáp ứng chuyên môn đầy đủ 02 cán bộ văn thư đều có trình độ đại học, phẩm chất tốt phục vụ kịp thời cho cho mọi hoạt động văn thư của cơ quan;
- Trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại phục vụ tốt cho việc lưu chuyển, cập nhật thông tin và bảo tài liệu, con dấu, hồ sơ được tốt.
- Tổ văn thư được bố trí trong cùng phòng Hành chính-Tổng hợp cho nên công việc được thuận lợi.
*Nhược điểm
- Đối tượng tới làm việc làm thủ tục giấy tờ có rất nhiều là các công dân nước ngoài, sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau trong khi đó trình độ của cán bộ
văn thư chỉ đáp ứng được ngoại ngữ là Tiếng Anh cho nên nhiều khi các văn bản, giấy tờ được dịch và giao tiếp biểu đạt với người nước ngoài còn khó khăn.
- Khối lượng công việc của Trung tâm là lớn trong khi chỉ có 02 cán bộ làm việc cho nên chưa đáp ứng được khối lượng công việc.
2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư của cơ quan là một công đoạn, công việc không thể thiếu được đối với cơ quan tổ chức, trong đó Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo là vô cùng quan trọng vì mọi hoạt động của Trung tâm đều tiến hành làm việc qua giấy tờ, sổ sách. Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp là người trực tiếp giúp giám đốc Trung tâm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc. Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp phải trực tiếp chỉ đạo và thực hiện tốt về các hoạt động, giải quyết những công việc trong phạm vi quyền hạn của mình được cấp trên giao phó.
- Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp xem xét toàn bộ văn bản đến đểphân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạovề những công việc quan trọng.
- Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được lãnh đạo giao ký những văn bản do phòng Hành chính-Tổng hợp trực tiếp ban hành;
- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo.
- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
- Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ trong quyền hạn của mình.
-Trong nhiều trường hợp cụ thể, có thể lãnh đạo cơ quan giao cho thực hiện những công việc chuyên trách của văn thư.
Tại Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo, Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp đã làm rất tốt những việc được giao phó và chỉ đạo tỉ mỉ cho các chuyên viên và nhân viên văn thư thực hiện đúng theo quy định về văn thư và Trung tâm rất ít khi xảy ra lỗi lầm về công tác văn thư.
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Để điều hành quản lý, theo dừi quỏ trỡnh hoạt động và để đảm bảo tốt cỏc tài liệu văn bản, Trung tâm Nghiên cứu khoa học và đào tạo có kho lưu trữ riêng. Mặc dù cơ sở vật chất khi Trung tâm mới thành lập còn hạn chế, nhưng phòng kho lưu trữ của Trung tâm vẫn tổ chức bảo quản tốt các tài liệu lưu trữ và phân công cán bộ chuyên trách để đảm bảo tính khoa học và hiệu quả; cán bộ lưu trữ được đào tạo bồi dưỡng qua lớp Đại học chuyên ngành Lưu trữ. Công tác văn thư bao gồm các nghiệp vụ sau
3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Thu thập tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan, giải quyết tài liệu tồn đọng tổ chức chỉnh lý kỹ thuật đối với khối lượng tài liệu này ở cơ quan đơn vị và thực hiện giao nộp tài liệu đến hạn, quá hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
* Ưu điểm:
Việc bổ sung tài liệu lưu trữ được cán bộ văn thư giao nộp đầy đủ nên rất thuận lợi cho quản lý và khai thác.
* Nhược điểm:
Cán bộ lưu trữ của phòng Hành chính-Tổng hợp chỉ có 01 người cho nên công tác thu thập còn nhiều khó khăn..
3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng lên được tiến hành đúng kỹ thuật và chính xác. Đòi hỏi người thực hiện phải có chuyên môn, quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ gồm các bước sau:
1. Phân loại tài liệu . 2. Lập hồ sơ .
3. Biên mục phiếu tin.
4. Hệ thống hóa hồ sơ.
5. Biên mục hồ sơ.
6. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu.
7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
8. Đánh số hồ sơ chính thức vào bìa, cặp, hộp, viết và gián nhãn hộp.
9. Xây dựng công cụ quản lý và công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu.
3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý lập thành hồ sơ, được sắp xếp gọn gàng trong các
cặp, hộp và được đặt lên giá một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu.
Quá trình bảo quản tài liệu, văn kiện được thực hiện theo Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư; người đứng đầu cơ quan, văn phòng, tổ chức, có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện công tác bảo quản tài liệu.
3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:
Có nhiều hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Thông báo tài liệu lưu trữ, tổ chức phòng đọc tài liệu, triển lãm tài liệu...
Tuy có sự chỉ đạo rất tích cực của lãnh đạo phòng Hành chính-Tổng hợp và bộ phận lưu trữ, nhưng do khối lượng công việc lớn bộ phận lưu trữ chỉ có 01 người và cơ sở vật chất kĩ thuật khi mới thành lập còn thiếu thốn, hạn chế, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa được triển khai tại Trung tâm. Nguyên nhân do kinh phí do Sở giao thông vận tải Hà Nội và UBND thành phố Hà Nội cung cấp còn hạn chế, đến công việc còn đọng, hiệu quả công việc còn chưa cao và chưa chính xác. Cần giải quyết nhanh chóng để phục vụ tốt quá trình bảo quản hồ sơ tài liệu, và quá trình công tác của lãnh đạo
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH