CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cơ cấu tổ chức của Công ty lưới điện cao thế Miền Bắc. 1.1.1. Sơ lược về lịch sử hình thành. Ngày 01102004 Thành lập Xưởng QLVH lưới điện 110kV trực thuộc công ty Điện lực 1. Ngày 26102005 Thành lập Xí nghiệp Điện cao thế miền Bắc trực thuộc Công ty Điện lực 1. Ngày 14042010 Tập đoàn Điện lực Việt Nam có quyết định số 225QĐEVN đổi tên xí nghiệp Điện cao thế miền Bắc thành Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Bắc. 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Lưới điện cao thế miền Bắc. Quản lý, vận hành, sửa chữa đường đây và trạm biến áp cấp điện áp 110kV; Sửa chữa, thí nghiệp các thiết bị điện đến 110kV; Lập kế hoạch, phương án kỹ thuật và tổng dự toán sửa chữa lớn lưới điện 110kV; Chủ trì hoặc tham gia xét duyệt, nghiệp thu về công tác kỹ thuật, an toàn của các công trình mới, các sản phẩm mới: các công trình sửa chữa, phục hồi, cải tạo các thiết bị lưới điện 110kV; Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng và phát triển các phần mềm, tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ, các sáng kiến cải tiến kỹ thuật trong quản lý, vận hành và sửa chữa lưới điện 110kV; Tổ chức mua sắm vật tư, thiết bị, nhiên liệu, nguyên liệu và vật liệu trong nước phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh; Tư vấn giám sát thi công các công trình điện đến 110kV; Đại lý kinh doanh các dịch vụ viễn thông, internet và quảng cáo; Sản xuất các cấu kiện thép cho xây dựng ( dầm cầu thép, xà, thanh giằng, các cột thép) và các sản xuất các sản phẩm khác từ thép; Xây lắp đường dây và trạm điện; Tư vấn thiết kế, lập dự toán và thẩm định các công trình lưới điện đến 110kV; Sửa chữa đường dây và trạm.
BÁO CÁO KIẾN TẬP LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung Về hiểu, công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng dấu văn thư Còn công tác lưu trữ nhiệm vụ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức cách khoa học hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng quan xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư lưu trữ cần nhìn nhận lại Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian từ ngày 20/4 đến ngày 22/5/2015, tạo điều kiện để kiến tập Công ty lưới điện Cao Miền Bắc Thời gian làm quen tiếp cận thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty, so sánh, vận dụng kiến thực học tập trường với thực tế công tác văn thư lưu trữ Công ty Tôi tự liên hệ rút cho học kinh nghiệm quý giá nhờ học hỏi kinh nghiệm thực tế hướng dẫn tận tình cán Văn thư- Lưu trữ Công ty Lưới điện cao miền Bắc.Đồng thời củng cố , phát huy tác phong làm việc , công tác làm việc khoa học CHƯƠNG : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn cấu tổ chức Công ty lưới điện cao Miền Bắc 1.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành - Ngày 01/10/2004 Thành lập Xưởng QLVH lưới điện 110kV trực thuộc công ty Điện lực - Ngày 26/10/2005 Thành lập Xí nghiệp Điện cao miền Bắc trực thuộc Công ty Điện lực - Ngày 14/04/2010 Tập đoàn Điện lực Việt Nam có định số 225/QĐEVN đổi tên xí nghiệp Điện cao miền Bắc thành Công ty Lưới điện cao miền Bắc trực thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Bắc 1.1.2 Chức nhiệm vụ Công ty Lưới điện cao miền Bắc - Quản lý, vận hành, sửa chữa đường trạm biến áp cấp điện áp 110kV; - Sửa chữa, thí nghiệp thiết bị điện đến 110kV; - Lập kế hoạch, phương án kỹ thuật tổng dự toán sửa chữa lớn lưới điện 110kV; - Chủ trì tham gia xét duyệt, nghiệp thu công tác kỹ thuật, an toàn công trình mới, sản phẩm mới: công trình sửa chữa, phục hồi, cải tạo thiết bị lưới điện 110kV; - Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng phát triển phần mềm, tiến khoa học kỹ thuật công nghệ, sáng kiến cải tiến kỹ thuật quản lý, vận hành sửa chữa lưới điện 110kV; - Tổ chức mua sắm vật tư, thiết bị, nhiên liệu, nguyên liệu vật liệu nước phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh; - Tư vấn giám sát thi công công trình điện đến 110kV; - Đại lý kinh doanh dịch vụ viễn thông, internet quảng cáo; - Sản xuất cấu kiện thép cho xây dựng ( dầm cầu thép, xà, giằng, cột thép) sản xuất sản phẩm khác từ thép; - Xây lắp đường dây trạm điện; - Tư vấn thiết kế, lập dự toán thẩm định công trình lưới điện đến 110kV; - Sửa chữa đường dây trạm 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2.Tình hình tổ chức,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Công ty - Về tổ chức : Bộ phận công tác văn thư Công ty lưới điện cao miền Bắc trực thuộc Văn phòng phòng văn thư riêng.Đây đầu mối thông tin có chức tiếp nhận công văn đến, chuyển giao công văn cho phòng , cá nhân có liên quan để giải xử lý văn cho kịp thời , đảm bảo tiến độ quy định - Cán văn thư quan có trách nhiệm cụ thể : + Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đi, đến theo quy định quan + Tiếp nhận thảo để trình duyệt, đánh máy để trình lãnh đạo ký (theo yêu cầu thủ trưởng quan) + Đăng ký văn bản, làm thủ tục chuẩn bị gửi văn theo dõi trình luân chuyển văn theo địa + Chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức Chuyển giao văn bản, tài liệu + Kiểm tra thể thức văn báo cáo lại lãnh đạo trực tiếp văn sai thể thức + Bảo quản sử dụng dấu Lưu trữ quan có nhiệm vụ cụ thể sau: + Hướng dẫn cán bộ, công chức quan lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành + Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành + Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu + Bảo quản bí mật, an toàn hồ sơ tài liệu + Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 2.1 Thực tiễn công tác văn thư quan, tổ chức 2.1.1 Nội dung công tác văn thư 2.1.1.1 Quản lý văn a Quản lý văn *Lưu đồ quy trình: Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn -Trưởng phòng chịu trách nhiệm văn bản,ký nháy Bộ phận tổng hợp -Kiểm soát văn -Trình ký Văn thư Vào sổ,phát hành văn Nơi nhận, người nhận -Kèm theo tài liệu liên quan * Trình tự quản lý văn đi: - Khi nhận văn từ cá nhân, đơn vị chuyển đến để trình ký, nhân viên tổng hợp phải kiểm tra lại hình thức , thể thức trình bày văn bản, đảm bảo qui định pháp luật, ngành Công ty, kiểm tra tài liệu kèm theo văn tổng hợp hóa nội dung thông tin liên quan - Trước cấp số cho văn ký duyệt để phát hành, văn thư quan có trách nhiệm thẩm tra lại thể thức trình bày, chữ ký,bản gốc có ký tắt phụ lục kèm theo có Nếu văn không đáp ứng yêu cầu qui định thể thức trình bày văn bản, văn thư quan gửi trả lại ban soạn thảo văn để yêu cầu hoàn chỉnh trình ký lại - Cấp số công văn nhân văn theo số lượng nơi nhận.Văn thư chụp nhân theo số lượng ghi nơi gửi văn - Đóng dấu văn bản, dấu sử dụng Công ty Lưới điện cao miền Bắc dấu Công an Thành phố Hà Nội , Công an Tỉnh cấp giấy phép khắc dấu giấy phép chứng nhận đăng ký mẫu dấu.Vì , dấu thể vị trí pháp lý văn thủ tục hành quan hệ giao dịch Công ty với quan, tổ chức bên Công ty.Văn có đủ thể thức, có chữ ký dấu có giá trị - Con dấu đóng vào chỗ có chữ ký Giám đốc, Phó Giám đốc Công ty, chữ ký người Ủy quyền Thừa lệnh, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái - Cán Văn thư, người Chánh văn phòng giao trách nhiệm giữ dấu chịu trách nhiệm trực tiếp việc tiếp nhận đóng dấu văn theo quy định - Phát hành văn + Cán văn thư quan ghi sổ theo dõi tất công văn giấy tờ gửi nơi để tra cứu xác nhanh chóng ; Lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp với kích thước độ dày văn đi;trình bày viết bì ngắn xác + Khi gửi văn quan bên ngoài,đơn vị soạn thảo cung cấp đầy đủ thông tin địa cho cán văn thư phát hành + Tất văn Công ty scans máy tính để phục vụ cho việc giải công việc, lưu trữ dạng mềm file phổ biến nội dung nhanh chóng chương trình Văn phòng điện tử E-office + Văn chuyển theo đường bưu điện, cán văn thư ghi đầy đủ biên mục văn theo mẫu bưu điện, dán bì , dán tem, ghi phiếu phát chuyển nhanh… - Phân loại văn gửi yêu cầu nơi soạn thảo fax, thời gian gấp - Scan văn bản, nhập thông tin văn vào chương trình E-office - Lưu văn theo qui định : + Công ty lưới điện cao miền Bắc đơn vị, chi nhánh trực thuộc công ty sử dụng chương trình phần mềm E.office để quản lý văn đi, văn đến hàng tháng phải in đóng lưu công văn đi, công văn đến + Đối với đơn vị không sử dụng phần mềm quản lý văn có số công văn đi, đến lưu trữ theo quy định + Cán Văn thư quan có trách nhiệm đăng ký số cho tất văn theo trình tự phát hành + Tất văn đăng ký số văn thư, có ghi rõ với loại văn khẩn, mật, thượng khẩn… Với hợp đồng kinh tế lấy số đơn vị khác đóng dấu cán văn thư ghi đầy đủ nội dung ghi vào cột ghi + Tất văn đến cán văn thư quan có trách nhiệm lưu trữ gốc.Các văn thành phần hồ sơ công việc, đơn vị lưu y để lập hồ sơ công việc b Quản lý văn đến * Lưu đồ quy trình Văn đến Văn thư Chánh văn phòng: -Kiểm tra, bóc bì,phân loại Kiểm tra tiếp nhận -Nhập Đơn vị , cá nhân Bộ phận tổng hợp GIÁM ĐỐC Liên quan giải -Trình BGĐ (thủ trưởng đơn vị) -Nhập đạo giải đôn đốc thực * Trình tự quản lý văn đến Bút phê,chỉ đạo giải Tất văn gửi đến quan Công ty từ nguồn (bưu điện, gửi tay, fax, qua E-office) kể đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo gửi đến Công ty phải quản lý tập trung thống văn thư quan theo trình tự: - Tiếp nhận, lấy số đăng ký văn đến, Scan văn ( cứng ) đính kèm vào chương trình E- office gắn điền thông tin văn đến vào phiếu xử lý văn - Chuyển văn đến cho Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng có nhiệm vụ ghi phiếu xử lý văn đến để trình lãnh đạo Công ty - Trình Giám đốc phê duyệt ( trường hợp Giám đốc vắng trình văn đến Phó giám đốc ủy quyền ) - Scan văn ( cứng ) đính kèm vào chương trình E- office sử dụng văn Tổng Công ty gửi E- office.Chuyểnvăn đến theo bút phê lãnh đạo Ban Giám đốc - Theo dõi, dôn đốc việc giải văn : + Công văn đến phân loại, lấy số công văn đến theo loại: Cấp trên; ngành; ngành Scan, nhập đầy đủ thông tin vào hệ thống E.office Công văn đến lưu vào sổ theo dõi công văn đến theo phân loại + Công văn đến gắn Phiếu xử lý văn để trình lãnh đạo Công ty chuyển xuống nơi giải Sau có bút phê lãnh đạo Công ty vào Phiếu xử lý văn bản, cán tổng hợp cập nhật bút phê lãnh đạo vào E-ofice chuyển cho văn thư để chuyển tiếp đến phòng ban giải chính, phòng ban phối hợp (nếu có) nhận văn qua hệ thống E-office 2.1.1.2 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Căn vào chức , nhiệm vụ kết thực hoạt dộng phân công , trước 20/12 hàng năm , Phụ trách đơn vị tổ chức lập Danh mục hồ sơ công việc năm sau đơn vị theo biểu NGC- P1.QT.01/B.01 ,trình Giám đốc phê duyệt gửi P1 bản.P1 vào khối lượng, danh mục hồ sơ lập đơn vị, có kế hoạch chuẩn bị phương tiện , dụng cụ cần thiết cho việc tổng hợp nộp lưu hồ sơ đơn vị lên kho lưu trữ hồ sơ hết hạn lưu trữ tai đơn vị - Trong thời gian công tác có phát sinh, thay đổi nội dung Danh mục hồ sơ, đơn vị có thay đổi phải cập nhật phê duyệt lại kịp thời theop trình tự trên, người giữ Danh mục hồ sơ cũ phải hủy an toàn, tránh sử dụng nhầm lẫn - Sau năm kể từ năm kết thúc công việc, hồ sơ , tài liệu phải nộp vào kho lưu trữ Công ty.Trường hợp yêu cầu công việc nộp lưu theo thời hạn quy định, đơn vị phải giải trình rõ lý phải Giám đốc phê duyệt - Hồ sơ tài liệu tài sản nhà nước.CBCNV không tự ý tiêu hủy tài liệu để làm riêng tự ý mang sang quan khác không phép câp có thẩm quyền - Hồ sơ nộp lưu phải gốc, chính, việc nộp thực gốc, - Việc giao nhận hồ sơ thực thông qua Biên nộp lưu - Việc giao nộp hồ sơ từ lưu trữ Công ty vào lưuu trữ cấp thực theo quy định, hướng dẫn cấp 2.1.2 Nhiệm vụ Văn thư Công ty - Tiếp nhận đăng ký văn đến -Trình Lãnh đạo văn đến chuyển văn xem xét, phân loại cho Ban, đơn vị, cá nhân theo ý kiến Lãnh đạo - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn thư, nộp lưu vào lưu trữ quan đến hạn - Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán nhân viên quan - Bảo quản, sử dụng dấu quan loại dấu khác theo qui định pháp luật - Thực việc scan văn – đến để phục vụ lưu chuyển văn bản, xử lý, tra cứu lưu trữ chương trình E-office - Thực việc ký nhận văn – đến; 10 - Phối hợp với ban chức bồi dưỡng cán công tác văn thư; - Cụ thể hóa văn Nhà nước quản lý công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế quan; - Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ văn thư đơn vị 2.1.3 Công tác tổ chức cán làm công tác văn thư, lưu trữ: - Tổ chức, biên chế trình độ cán làm công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Công ty Lưới điện cao miền Bắc: Nhân làm công tác văn thư, lưu trữ Đơn vị tính Số lượng - Tổng số: Người 05 + Tiếp nhận, đăng ký, xử lý văn đến Người 01 + Quản lý dấu Người 01 + Chuyển phát theo dõi văn đi, văn nội Người 01 + Vào E.office lưu văn Người 01 + Nhân viên lưu trữ Người 01 + Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ Người 00 + Đại học khác Người 03 + Trung cấp văn thư, lưu trữ Người 01 + Trung cấp khác Người 01 - Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ - Tại phòng ban, đơn vị, chi nhánh trực thuộc có bố trí 01 cán kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ 2.2 Thực tiễn công tác lưu trữ 2.2.1 Xác định giá trị tài liệu thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan 2.2.1.1 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu văn phòng Công ty lưới điện cao miền Bắc phải đạt yêu cầu sau: 11 - Xác định tài liệu có giá trị cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm cụ thể; - Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu huỷ theo quy định Lưu trữ quan phối hợp với phòng ban, đơn vị, chi nhánh NGC để xây dựng “Danh mục hồ sơ” nộp lưu hàng năm NGC theo biểu (Biểu NGCP1.QĐ.05/B.01) Việc lập “Danh mục hồ sơ” thực vào tháng 12 năm Văn phòng Công ty tổng hợp trình Lãnh đạo NGC phê duyệt để thực - Hội đồng xác định giá trị tài liệu: + Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu lưu trữ công ty, Lãnh đạo công ty phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc việc: • Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản; • Danh mục tài liệu hết giá trị loại để tiêu huỷ + Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu công ty: • Phó Giám đốc - Thủ trưởng quan: Chủ tịch Hội đồng; • Chánh Văn phòng (Phó Chánh Văn phòng phụ trách): Phó chủ tịch Hội đồng; • Trường phòng ban, đơn vị, chi nhánh có hồ sơ: Uỷ viên; •Phụ trách lưu trữ quan: Uỷ viên kiêm thư ký + Phương thức làm việc Hội đồng: • Từng thành viên Hội đồng xem xét mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu huỷ (nếu cần); • Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số; • Thông qua biên bản, trình người có thẩm quyền định 2.2.1.2 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Công ty Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan thực theo quy định Nhà nước kho Lưu trữ Công ty lưới điện cao miền Bắc - Hàng năm, phận lưu trữ quan quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ công ty quy định, có nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn 12 nộp lưu từ phòng ban, đơn vị, chi nhánh cá nhân vào lưu trữ quan, cụ thể là: + Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; + Căn vào Danh mục hồ sơ quan, phối hợp với phòng ban, đơn vị, chi nhánh cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập (biểu NGCP1.QĐ.05/B.01); + Hướng dẫn phòng ban, đơn vị, chi nhánh cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ nộp lưu” (biểu NGCP1.QĐ.05/B.02); + Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu; + Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu (biểu NGCP1.QĐ.05/B.09); - Bản “Mục lục hồ sơ nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” lập thành 02 bản, phòng ban, đơn vị, chi nhánh nộp hồ sơ lưu 01 bản, lưu trữ quan lưu 01 - Tài liệu lưu trữ Công ty hiểu gốc, chính, hợp pháp loại tài liệu hành chính, tài liệu quản lý Nhà nước, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu ảnh,tài liệu điện tử - Các nguồn bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Công ty Lưới điện Cao miền Bắc: + Nguồn tài liệu chủ yếu bổ sung tài liệu giải xong Văn thư hành, lập hồ sơ + Nguồn bổ sung từ phòng, đơn vị, cá nhân trực thuộc Công ty + Từ quan cấp gửi xuống + Từ đơn vị nhân bên quan - Hiện kho Lưu trữ Công ty bảo quản hồ sơ tài liệu Văn phòng, Phòng kế hoạch đầu tư, Phòng Tổ chức Nhân , Phòng Kỹ thuật, Phòng Tài Kế toán, Phòng Vật tư, Phòng Vận hành, Phòng Quản lý Xây dựng, Phòng Quản lý đo đếm Công nghệ thông tin, Phòng Chuẩn bị sản xuất, Phòng An toàn 13 -Thời hạn giao nộp tài liệu : Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an toàn toàn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài, phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mác có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan quy định sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; riêng hồ sơ, tài liệu xây dựng giao nộp thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình toán Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ quan thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu 2.2.2 Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ quan 2.2.2.1.Điều kiện thành lập phông lưu trữ quan - Công ty có văn pháp quy thành lập quan, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan - Có tổ chức biên chế riêng - Có ngân sách độc lập, có đủ tư cách pháp nhân để giao dịch, toán tài với quan khác - Cơ quan có văn thư, dấu địa làm việc 2.2.2.2 Các loại hình tài liệu quan Tài liệu công ty Lưới điện cao miền Bắc bao gồm: - Tài liệu hành : thông tư,công văn, báo cáo thông báo,quyết định, giấy mời, hợp đồng, biên bản, dự toán, giấy đường, giấy giới thiêu, chứng từ… - Ngoài có vẽ kỹ thuật chuyên ngành tài liệu điện tử lưu giữ dạng file lưu giữ phần mềm E-office Công ty 2.2.2.3 Phương án phân loại tài liệu Công tác Lưu trữ Công ty Lưới điện Cao miền Bắc trọng, công tác chỉnh lý thực hiện.Công ty đầu tư kinh phí để trang bị 14 trang thiết bị cặp, hộp, bìa hồ sơ, giá tủ bồi dưỡng đào tạo nghiệp vụ chỉnh lý cán lưu trữ - Lưu trữ quan thuộc Văn phòng Công ty có trách nhiệm tổ chức việc chỉnh lý tài liệu sau tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ phòng ban, đơn vị, chi nhánh cá nhân nộp vào lưu trữ quan Căn vào Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông Lịch sử phông , Công ty Lưới điện Cao miền Bắc đơn vị có cấu tổ chức tương đối ổn định nên phương án phân loại tài liệu phông “ Cơ cấu tổ chức – Thời gian” Theo phương án phân loại, tài liệu chia phòng , sau chia tiếp thời gian năm Dưới bước phân loại tài liệu Phòng Tài – Kế toán 2.2.2.4.Thực chỉnh lý a Phân loại tài liệu Bước 1: Tài liệu toàn phông chia tài liệu Phòng Bước kết hợp thu thập tài liệu ( tài liệu thu để riêng theo Phòng ) Văn Phòng Phòng Kế hoạch Đầu tư Phỏng Tổ chức Nhân Phòng Kỹ thuật Phòng Tài Chính Kế toán Phòng Vật tư Phòng Vận hành Phòng Quản lý Xây dựng Phòng Quản lý đo dếm Công nghệ thông tin 10.Phòng Chuẩn bị sản xuất 11.Phòng An toàn Bước : Tài liệu nhóm phân tiếp vào đặc trưng thời gian 1.Văn phòng 1.1 Năm 2009 15 1.2 Năm 2010 1.3 Năm 2011 1.4 Năm 2012 1.5 Năm 2013 2.Phòng Kế hoạch Đầu tư 2.1 Năm 2009 2.2 Năm 2010 2.3 Năm 2011 2.4 Năm 2012 2.5 Năm 2013 3.Phòng Tổ chức Nhân 3.1 Năm 2009 3.2 Năm 2010 3.3 Năm 2011 3.4 Năm 2012 3.5 Năm 2013 …… 11 Phòng An toàn 11.1 Năm 2009 11.2 Năm 2010 11.3 Năm 2011 11.4 Năm 2012 11.5 Năm 2015 Bước 3: Chia tài liệu Phòng TC- KT nhóm lớn sau Phòng Tài Kế toán 5.1 Năm 2009 5.1.1 Chứng từ 5.1.2 Hồ sơ Sửa chữa lớn 5.1.3 Thuế giá trị gia tăng 5.1.4 Hồ sơ Sửa chữa thường xuyên 16 Bước : Tài liệu nhóm lớn chia nhóm vừa Tài liệu Chứng từ chia : 5.Phòng Tài Kế toán 5.1 Năm 2009 5.1.1 Chứng từ 5.1.1.1 Chứng từ hoàn ứng 5.1.1.2 Chứng từ lương 5.1.1.3 Chứng từ tiền gửi 5.1.1.4 Chứng từ tiền mặt 5.1.1.5 Chứng từ Đầu tư Xây dựng 5.1.5.6 Chứng từ Sản xuất khác … Bước 5: Tài liệu nhóm vừa chia nhóm nhỏ Tài liệu Chứng từ hoàn ứng chia nhóm nhỏ sau - Chứng từ hoàn ứng tỉnh Bắc Giang - Chứng từ hoàn ứng tỉnh Cao Bằng - Chứng từ hoàn ứng tỉnh Hưng Yên - Chứng từ hoàn ứng tỉnh Phú Thọ - Chứng từ hoàn ứng tỉnh Điện Biên - Chứng từ hoàn ứng tỉnh Lai Châu - Chứng từ hoàn ứng tỉnh Thái Nguyên … b Lập hồ sơ, viết thẻ tạm - Sau chia tài liệu nhóm nhỏ, ta tiến hành lập hồ sơ - Sau lập xong hồ sơ, tiến hành viết thẻ tạm - Thẻ tạm thể đầy đủ , xác tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu kết thúc tài liệu bên hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, sau ta đánh số tạm cho hồ sơ cụ thể ( số thẻ trùng với hồ sơ ) c Biên mục hồ sơ - Sau lập xong hồ sơ, ta tiến hành biên mục hồ sơ bao gồm : Viết bìa hồ sơ , xếp tài liệu bên hồ sơ, đánh số tờ, thống kê tài liệu bên hồ sơ, viết chứng từ kết thúc 17 - Bìa hồ sơ cần viết đẹp, ngắn, không tẩy xóa, rõ ràng, xác…( theo tiêu đề thẻ tạm )ghi đầy đủ thông tin in sẵn bìa hồ sơ - Tài liệu hồ sơ xếp theo thứ tự ngày tháng văn bản.Tài liệu có ngày tháng ban hành trước xếp trước, ban hành sau xếp sau - Số tờ tài liệu đánh bút chì, đánh số liên tục từ số 01, tờ đánh số, số từ đến phải đánh thêm số phái trước ( 01 , 02 , 03… ) tờ bị đánh thiếu đánh thêm ký hiệu ( 11a , 20a ) cần phải viết rõ vào tờ chứng từ kết thúc - Thống kê tài liệu bên hồ sơ chứng từ kết thúc cần viết đầy đủ, xác theo mẫu in sẵn d Hệ thống hóa hồ sơ , đánh số thức vào hộp, viết dán nhãn hộp, xếp hôpk lên giá, tủ Hệ thống hóa hồ sơ tức hệ thống hóa thẻ tạm Căn vào phương án phân loại để lập phương án hệ thống hóa cho phù hợp với thực tế tài liệu.Sau hệ thống hóa phương án chọn, ta đánh số hồ sơ thức lên thẻ lên bìa hồ sơ Sau hồ sơ vào bìa cho vào hộp, viết nhãn hộp xếp hộp lên giá e Lập công cụ tra tìm tài liệu Có loại công cụ tra tìm tài liệu : - Công cụ tra tìm truyền thống : Mục lục hồ sơ - Công cụ tra tìm đại : Trên máy tính Công ty Lưới điện cao miền Bắc sử dụng công cụ để thuận tiện cho cán tìm tài liệu cách nhanh chóng, dễ dàng f Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Tài liệu loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa loại trình lập hồ sơ Thẩm quyền định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị: Giám đốc Công ty lưới điện cao miền Bắc định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ lưu trữ quan công ty sau có ý kiến thẩm tra văn Tổng Công ty Điện lực miền Bắc ( EVN NPC ) - Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị lưu trữ quan NGC: 18 + Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị thực sau có định văn Giám đốc công ty; + Khi tiêu huỷ tài liệu phải huỷ hết thông tin có tài liệu; + Việc tiêu huỷ tài liệu phải lập thành biên có xác nhận người thực việc tiêu huỷ tài liệu; + Hồ sơ việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bao gồm: - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Tờ trình việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị kèm theo bảng kê Hồ sơ loại bỏ; • Danh mục tài liệu hết giá trị; • Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; • Văn thẩm định huỷ tài liệu hết giá trị EVN NPC; • Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị Giám đốc NGC; • Biên tiêu huỷ tài liệu tài liệu có liên quan (Biểu NGCP1.QĐ.05/B.06) - Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Bộ phận lưu trữ quan thời gian 20 năm kể từ ngày tài liệu bị tiêu hủy - Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị 2.2.2.5 Kết thúc chỉnh lý Sau hoàn tất công việc chỉnh lý, phải bàn giao hồ sơ viết báo cáo tổng kết chỉnh lý, báo cáo tóm tắt kết chỉnh lý nhận xét đánh giá rút kinh nghiệm đợt chỉnh lý 2.2.3 Các công cụ thống kê, tra cứu tài liệu lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ áp dụng phương pháp công cụ chuyên môn để áp dụng rõ ràng, xác số lượng, chất lượng, thành phần nội dung tình hình tài liệu hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê - Công ty Lưới điện Cao miền Bắc chủ yếu có khối lượng tài liệu văn hành nên công cụ thống kê tra tìm tài liệu gồm: 19 - Sổ thống kê lưu trữ : Sổ dùng để thống kê số lượng phông lưu trữ cho phông, cố định trật tự phông lưu trữ phản ánh tình hình tài liệu phông.Nội dung sổ thống kê không phản ánh số phông, tên phông, ngày tháng bắt đầu kêt thúc phông, số lượng tài liệu chỉnh lý, số lượng tài liệu chưa chỉnh lý - Mục lục hồ sơ:Là phương tiện dùng để thống kê tất hố sơ phông phận phông cố định trật tự hồ sơ theo phương án phân loại giúp cho việc tra tìm địa hồ sơ xác 2.2.4 Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu 2.2.4.1 Công tác bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ công tác tổ chức thực biện pháp, chủ yếu biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu, nhằm phục vụ tốt cho việc sử dụng chúng tương lai.Nhận thấy công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa quan trọng nên Công ty Lưới điện Cao miền Bắc đầu tư kinh phí cho công tác - Để bảo quản khối tài liệu hành chủ yếu quan mình, Công ty bố trí kho lưu trữ tầng 6, diện tích phòng tương đối rộng rãi đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật kho lưu trữ: Kho vị trí yên tĩnh, thuận tiện, kín đáo tương đối cách biệt, thoáng khí Hạn chế tác động khí hậu, môi trường - Phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ: + Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty tập trung bảo quản kho lưu trữ; xếp khoa học, có chế độ bảo quản chặt chẽ; tài liệu làm vệ sinh thường xuyên, có đầy đủ phương tiện trang thiết bị bảo quản cần thiết như: giá, tủ, điều hoà nhiệt độ, máy hút ẩm, quạt thông gió, thiết bị chiếu sáng, phương tiện phòng chống cháy nổ, chống mối mọt tác nhân phá hoại côn trùng, môi trường…để bảo quản tốt, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu + Được biết theo định kỳ CBCNV thường xuyên kiểm tra việc bảo quản hồ sơ, tài liệu, tiến hành tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng, đồng thời Công ty tiến hành phun thuốc chống mối mọt, côn trùng , 20 chống xuống cấp tài liệu.Do tài liệu bảo quản an toàn kho lưu trữ , có giá trị sử dụng cao phục vụ tốt cho yêu cầu nghiên cứu độc giả Kho lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị bảo giúp bảo quản tài liệu hiệu : điều hòa, máy hút ẩm , quạt thông gió, thiết bị chiếu sáng… để bảo quản tốt, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu + Hồ sơ , tài liệu bảo quản hộp cặp có ghi nhãn ký hiệu; mã số theo mục lục hồ sơ xếp giá theo yêu cầu dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy 2.2.4.2 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trình khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầu nghiên cứu, giải nhiệm vụ hành cảu quan tổ chức, cá nhân - Đối tượng khai thác hồ sơ , tài liệu Công ty : + Các phòng ban, đơn vị, chi nhánh cá nhân NGC cần khai thác hồ sơ, tài liệu để giải công việc quan; + Các quan, tổ chức, nhân bên cần khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học mục đích đáng khác - Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu: + Các phòng ban, đơn vị, chi nhánh cá nhân NGC cần khai thác hồ sơ, tài liệu phải làm giấy đề nghị đồng ý Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng phụ trách; + Các quan, tổ chức, nhân bên có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phải có văn đề nghị có giấy giới thiệu quan, tổ chức phải đồng ý văn Giám đốc công ty Phó Giám đốc Thủ trưởng quan; +Lưu trữ quan phải mở sổ cho mượn hồ sơ theo biểu (Biểu NGCP1.QĐ.05/B.03) - Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ: Tuỳ theo mục đích, yêu cầu, tính chất công việc độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ theo hình thức sau: nghiên cứu chỗ; cho mượn tài liệu khỏi kho lưu trữ 21 + Nghiên cứu tài liệu chỗ : Người sử dụng tài liệu tham khảo tài liệu theo danh mục tài liệu duyệt không chụp, ký nhận tài liệu vào sổ cho mượn tài liệu, hoàn trả tài liệu trước + Cho mượn tài liệu khỏi kho lưu trữ : Người sử dụng tài liệu tham khảo tài liệu theo danh mục, tài liệu duyệt không chụp, ký nhận tài liệu vào sổ cho mượn tài liệu, hoàn trả tài liệu hết hạn thời gian cho phép CHƯƠNG 3: SO SÁNH, ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Điểm giống Ở công ty Lưới điện Cao miền Bắc nghiệp vụ văn thư lưu trữ thực tốt, theo quy định nhà nước.Việc kiểm tra thể thức văn đăng ký số vào sổ với lý thuyết học.Các quy trình nghiệp vụ thực cách thận trọng để tránh sai sót.Nhờ biết quy trình nên cán lưu trữ nắm thành phần tài liệu kho, xếp cách ngăn nắp khoa học để độc giả có nhu cầu nghiên cứu tài liệu , cán lưu trữ cung cấp dễ dàng nhanh chóng tài liệu mà độc giả cần 3.2.Điểm khác - Cán nhân viên chưa có thói quen lập hồ sơ theo quy định gây khó khăn cho nghiệp vụ lưu trữ - Công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị chưa hoàn thiện.Những tài liệu hết giá trị không loại bỏ nên chiếm lớn diện tích kho Lưu trữ -Thời hạn nộp lưu tài liệu thường kéo dài so với quy định lý thuyết cán chuyên môn phối hợp chưa tốt - Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm kiểm tra mặt thể thức văn ban hành Công ty theo quy định phải ký nháy vào cuối dòng lưu phần nơi nhận ký vào góc phải bên trang giấy 3.3 Một số giải pháp kiến nghị, đề xuất Để phát huy tốt công tác Văn thư Lưu trữ Công ty lưới điện Cao miền Bắc, Công ty cần phải : 22 - Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ cán văn thư lưu trữ - Đề nghị lãnh đạo Văn phòng Cán Lưu trữ lập kế hoạch thu thập tài liệu vào quan - Cần đôn đốc cán lập hồ sơ công việc hoàn thiện hồ sơ để nộp vào lưu trữ quan theo quy định thời hạn nộp lưu Đây tiền đề cho công tác Lưu trữ Cần có hình thức xử lý đơn vị, cá nhân không thực theo quy định - Tiếp tục thông tin, tuyên truyền, phổ biến quy định hành công tác văn thư, lưu trữ (thông qua hình thức như: Tổ chức hội nghị, hội thảo, mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có văn hướng dẫn cụ thể) để nâng cao nhận thức lãnh đạo CBCNV ý nghĩa, giá trị, tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, từ thực việc giao nộp, quản lý hồ sơ theo quy định - Tiếp tục nâng cao, củng cố lực cho cán làm văn thư, lưu trữ Công ty.Bố trí cán làm công tác văn thư, lưu trữ ổn định phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để phát huy lực đem lại hiệu cao cho công việc - Ngoài ưu tiên bố trí người văn thư, lưu trữ chuyên trách chuyên môn nghiệp vụ; tăng cường tổ chức đào tạo , tuyển dụng bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ cho cán bố trí không chuyên môn - Đề nghị thực đầy đủ triệt để công tác chỉnh lý tài liệu công tác tiêu hủy tài liệu theo quy định Nhà nước, ngành điện Công ty ban hành - Vì Công ty có khối tài liệu văn hành nhiều nên khối tài liệu lưu trữ ngày nhiều hơn, cần mở rộng diện tích kho lưu trữ, đồng thời trang thiết bị có cần tăng cường đầu tư, bổ sung số lượng trang thiết bị để đảm bảo an toàn nâng cao tuổi thọ khối tài liệu tốt - Cần nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc Công ty Lưới điện cao miền Bắc Qua để thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không 23 riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức người Hà Nội, ngày tháng năm 2015 Sinh viên Nguyễn Hương Ly 24