BÁO CÁO thực tập nghiệp vụ văn thư và lưu trữ thông tin tại thư viện trường Đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn

Giới thiệu về thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP.. Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP.. Vìvậy hàng năm, quý Thầy Cô khoa Thư viện - Thông tin học Tr

Trang 1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC

- -BÁO CÁO THỰC TẬP

GVHD: TS Phạm Tấn Hạ Thành viên nhóm:

1 Chu Thị Trang (nhóm trưởng) : 1056100053

Trang 2

Lời mở đầu 1

I Giới thiệu về thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP HCM 2 1 Lịch sử hình thành và phát triển 2

2 Cơ sở vật chất và nguồn lực thư viện 2

2.1Cơ sở vật chất 2

2.2.Nguồn lực thư viện 3

2.3.Tổ chức hành chính, nhân sự của Thư viện 4

II Quá trình thực tập 5

1 Lịch thực tâp 5

2 Nội dung công việc thực tâp 5

2.1 Nghiệp vụ 6

2.2 Scan tài liệu (số hóa tài liệu) 8

2.3.Xử lý file tài liệu 10

2.4 Biên mục tài liệu điện tử 11

2.5 Tổng mục lục, dịch vụ 12

2.6 Phục vụ bảo quả tài liệu 14

III Nhận xét dánh giá 18

1 Phần tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong làm việc của cá Nhân 18

2 Nhận xét về thư viện 18

2.1.Ưu điểm 18

2.2.Hạn chế 20

IV Ý kiến đề xuất 21

V Thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được trong quá trình thực tập 23

1 T huận lợi 23

2 Khó Khăn

23 3 Kết quả đạt được 24

VI.Cảm nhận về thời gian thực tập tại thư viện 24

Trang 3

Thứ hai, nhóm xin gửi lời cảm ơn đến thầy Phạm Tấn Hạ đã dành thời gian phụtrách nhóm chúng tôi trong khoảng thời gian thực tập tại thư viện

Thứ ba, nhóm xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc và toàn thể cán bộnhân viên của Thư viện Trường ĐHKHXH & NV Tp.HCM đã cho nhóm cơ hội thực tậptại thư viện Các anh chị cán bộ đã hướng dẫn tận tình, truyền đạt kinh nghiệm cho nhóm,giúp nhóm vượt qua những bỡ ngỡ ban đầu khi tiếp xúc thực tế với công việc

Cuối cùng, nhóm xin gửi những lời cảm ơn thật chân thành và sâu sắc đến toàn thểgiảng viên khoa Thư viện – Thông tin học đã trang bị cho nhóm một nền tảng kiến thứcvững chắc, giúp nhóm có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này

Tuy nhiên đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạn chế về nhậnthức nên không thể tránh được những thiếu sót khi tìm hiểu đánh giá, trình bày về thưviện, nhóm rất mong được sự bỏ qua của thư viện và sự đóng góp của quý thầy cô

Trang 4

Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội & Nhân văn TP HCM

Lời mở đầu

Thực tập là quá trình không thể thiếu trong quá trình học tập của sinhviên, nó là một quá trình vận dụng những kiến thức đã học vào thưc tiễn Đúngnhư câu tục ngữ của ông cha ta ngày xưa đã nói “Học đi đôi với hành” Hành làquá trình vận dụng những kiến thức đã học vào những công việc hàng ngày Vìvậy hàng năm, quý Thầy Cô khoa Thư viện - Thông tin học Trường Đại họcKhoa học xã hội và Nhân văn TP HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên nămcuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau, trong đó có thư viện củaTrường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM, giúp nhóm có cơ hội

cọ xát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và ứng dụng kiếnthức đã học vào thực tế Đây cũng là dịp để nhóm học hỏi những giá trị thựctiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trongcông việc Đồng thời nếu thực hiện phương châm này đúng cách ta sẽ đạt hiệuquả cao trong học tập, tạo điều kiện thuận lợi cho sự nghiệp sau này, đồng thờigóp phần tích cực vào việc xây dựng một đất nước phồn vinh tiến bộ

I Giới thiệu về thư viện trường Đại học KHXH&NV TP HCM.

Trang 5

1 Lịch sử hình thành và phát triển.

Cùng với sự hình thành và phát triển của trường ĐHKHXH & NV Tp.HCMthư viện trường đã có lịch sử hơn 53 năm Tiền thân là Thư viện trường Đạihọc Văn Khoa thuộc Đại học Sài Gòn

Năm 1977 Thư viện trường Đại học Văn Khoa hợp nhất với thư viện trườngĐại học Khoa Học thành thư viện trường Đại học Tổng hợp TP.HCM

Vào tháng 03/1996, trường Đại học KHXH&NV được thành lập, là trườngthành viên của Đại học Quốc gia Tp HCM

Từ năm 1997 đến nay, thư viện phục vụ theo hướng mở, tiến hành tin họchóa thư viện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho giảng viên, nghiên cứu sinh, sinhviên tiếp cận dễ dàng với nguồn tài nguyên thông tin của thư viện

Thư viện trường ĐHKHXH&NV là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổchức của trường Đại học KHXH&NV - Đại học Quốc gia Thành phố Hồ ChíMinh (ĐHQG TP.HCM)

Nguồn tài nguyên thông tin của thư viện được bổ sung và cập nhật theo cácchuyên ngành đào tạo của trường và đã đáp ứng được một phần nhu cầu ngàycàng tăng lên của cán bộ, sinh viên, giảng viên, học viên cao học, nghiên cứusinh của trường

2 Cơ sở vật chất và nguồn lực.

2.1 Cơ sở vật chất.

Thư viện tại cơ sở 10 – 12 Đinh Tiên Hoàng có tổng diện tích là 882 m2.Gồm có: 1 phòng đọc sách, 1 phòng đọc báo - tạp chí, 1 phòng mượn, 1 phòngtra cứu dữ liệu, 1 phòng nghiệp vụ, sức chứa của thư viện 330 chỗ ngồi

Thư viện tại cơ sở Tân Phú, Thủ Đức có tổng diện tích 1.313 m2 Gồm có 1phòng đọc sách, 1 phòng đọc báo - tạp chí, 2 phòng đọc tự do, 2 phòng tra cứu

Trang 6

luận nhóm với sức chứa 540 chỗ ngồi

Thư viện gồm có các phương tiện kỹ thuật: 210 máy client, 5 máy server,

10 máy in, 5 máy scanner, 4 máy quét mã vạch (barcode)

2.2 Nguồn lực.

Kho tài liệu của thư viện có 171.637 bản tài liệu tương ứng với 69.749 nhan

đề (số liệu chưa kiểm kê), đủ các môn loại về các ngành KHXH&NV (tính đếnngày 30/06/2012)

Tài liệu điện tử gồm có: 1.991 CD, VCD, DVD; 112 băng casset, 19 băngvideo, 05 CSDL thư mục do thư viện tạo lập gồm có: CSDL sách, CSDL báo-tạp chí, CSDL luận án, CSDL CD-ROM, CSDL tóm tắt, bài trích báo-tạp chí(CSDL trích báo tạp chí); 01 CSDL toàn văn do thư viện tạo lập: CSDL tài liệu

số hóa (trong đó có CSDL môn học); 03 CSDL toàn văn (mua): CSDL báo cáokhoa học, CSDL thư viện điện tử, CSDL tạp chí tiếng Anh

CSDL thư mục: 71.538 nhan đề phản ánh 171.056 bản tài liệu, trong đó:CSDL sách: 67.615 nhan đề phản ánh 164.308 bản sách CSDL luận văn: 2.864nhan đề phản ánh 4.757 luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ CSDL CD-ROM,VCD, DVD: 937 nhan đề phản ánh 1.860 bản CSDL tên báo – tạp chí: 584biểu ghi CSDL trích báo – tạp chí: 12.631 biểu ghi bài trích trong đó có 9.203bài trích được tóm tắt và 3.428 bài trích chưa được tóm tắt

Kho báo – tạp chí gồm có: 75 tên báo và phụ san (trong đó tiếng Việt:

53 loại, tiếng Anh: 13 loại, tiếng Pháp: 4 loại, tiếng Hoa: 1 loại, tiếng Nga: 1loại) 538 tên tạp chí, tập san (lưu và sử dụng thường xuyên), trong đó tiếngViệt: 136 loại (sử dụng thường xuyên 82 loại), tiếng Nga: 78 loại (có 22 tạp chí

sử dụng thường xuyên), tiếng Anh: 230 loại (có 88 tạp chí sử dụng thườngxuyên, tạp chí quỹ Ford tặng: 143 tên tạp chí), tiếng Pháp: 66 loại (có 25 tạpchí sử dụng thường xuyên), tiếng Đức: 4, tiếng Nhật: 1 loại sử dụng thườngxuyên

Trang 7

Kho tài liệu tại cơ sở Đinh Tiên Hoàng gồm có: 86.628 bản, trong đó khođọc: 56.525 (trong đó giáo trình: 2.049 bản), kho mượn: 28.268 bản, kho hạnchế: 1.835 bản

Kho tài liệu tại cơ sở Thủ Đức gồm có: 81.736 bản, trong đó kho đọc:31.640 bản, kho mượn: 19.691 bản, kho giáo trình: 13.316 bản, kho lưu :17.089 bản

Một số nguồn lực khác: Thư viện số, sách điện tử tiếng Anh

(Nguồn trích: http://lib.hcmussh.edu.vn)

2.3 Tổ chức hành chính, nhân sự của Thư viện

 Cơ cấu tổ chức của thư viện

 Cơ cấu nhân sự: gồm 33 người

- 1 Giám đốc: chịu trách nhiệm trực tiếp trong hoạt động của thư viện

- 1 Phó giám đốc chịu trách nhiệm gián tiếp và giúp việc cho giám đốc

- Bộ phận thông tin: 15 cán bộ

Trang 8

II.1 Nghiệp vụ

II.1.1 Đóng dấu, dán nhãn

 Địa điểm: tại phòng Tra cứu dữ liệu - Đinh Tiên Hoàng

Cán bộ hướng dẫn: Chị Nguyễn Thị Hải và chị Vũ Thị Dung, Chị Nguyễn Thị Hương.

 Quy trình thực hiện:

Trang 9

 Xử lý hình thức cho tài liệu tiếng Hàn, tiếng Anh và CD – DVD: Tài liệu tiếng Hàn, tiếng Anh:

- Bước 1: Kiểm tra tài liệu (số lượng và chất lượng của tài liệu)

- Bước 2: Đóng dấu và dập số cho tài liệu

- Bước 3: Ghi kí hiệu cho tài liệu

- Bước 4: Cắt, dán nhãn cho tài liệu

CD – DVD: Cắt, dán nhãn cho CD – DVD.

 Thuận lợi

- Được sự hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cán bộ thư viện

- Được làm việc trong phòng tra cứu dữ liệu rộng rãi, thoáng mát

- Làm quen và biết được cách đóng dấu và dập số cho tài liệu

- Biết cách dán nhãn cho tài liệu, CD – DVD

 Khó khăn

- Lần đầu khi tiếp xúc với công việc còn chưa quen, vì vậy việc đóng dấu,dập số cho tài liệu đang còn bị sai và lộn số, dấu đóng chưa được thẳng,còn bị nhòe mực

- Việc dán nhãn cho tài liệu còn bị nhầm và sai giữa các tài liệu với nhau,dán nhãn chưa được thẳng và đẹp

II.1.2 Phân loại tài liệu

 Địa điểm: tại phòng nghiệp vụ tại 2 cơ sở Đinh Tiên Hoàng và cơ sởThủ Đức

Cán bộ hướng dẫn: chị Nguyễn Thị Hương, chị Đoàn Thị Hường.

Trang 10

 Quy trình thực hiện.

- Bước 1: Nhận tài liệu từ cán bộ thư viện

- Bước 2: Định từ khóa, chủ đề cho tài liệu

- Bước 3: Sử dụng khung phân loại DDC (phiên bản 14) để định kí hiệuphân loại cho tài liệu

- Biết cách phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC

- Được làm việc trong môi trường yên tĩnh, và có sự giúp đỡ nhiệt tìnhcủa cán bộ thư viện

 Khó khăn

- Trong quá trình học, chưa được thực hành và tiếp xúc thực tế nhiều nêncòn gặp một số khó khăn trong khi định từ khóa, xác định chủ đề, kíhiệu phân loại (định từ khóa còn chưa chính xác -> kí hiệu phân loạisai)

 Ngoài ra, nhóm chúng tôi còn được tiếp xúc với các công việcnhư là: lấy biểu ghi trên thư viện Quốc hội Mỹ về để biên mục,biên mục tài liệu giấy, kiểm tra tài liệu khi mới nhập về thư viện(các tài liệu thư viện mua, được tặng,…)

II.2 Scan tài liệu (số hóa tài liệu)

 Địa điểm: Tại phòng tra cứu dữ liệu – Đinh Tiên Hoàng.

Cán bộ hướng dẫn: Anh Lê Quốc Khiêm.

 Quy trình Scan tài liệu:

 Lựa chọn tài liệu số hóa hoặc nhận yêu cầu số hóa Sau đó tiến hànhscan tài liệu bằng máy chuyên dụng

Trang 11

- Bước 1: Khởi động máy Scan

- Bước 2: Mở phần mềm Scan (Chọn HP solution trên màn hình máytính)

- Bước 3: Chọn Scan Picture hoặc Document Chọn nơi lưu tàiliệu Change settings (Chọn AdvancedOut put: 200 (đối với scanbìa, 300 đối với scan nội dung và chọn màu là trắng đen đối với scannội dung)

- Bước 4: Tiến hành Scan

- Bước 5: Kiểm tra, đối chiếu

- Bước 6: Lưu tài liệu Scan

- Bước 7: Nối file và chuyển dạng tài liệu sang file PDF và chỉnh sửa

 Lưu ý :

- Đối với scan bìa thì sau khi scan xong thì chọn Finish để kết thúc,đối với scan nội dung sau khi scan trang đầu xong chọn Add Page đểscan các trang tiếp theo cho tới khi hết

- Khi scan phải đè sách sao cho ánh sáng không lọt vào (đặc biệt làphần gáy sách)

- Khi scan phải để tài liệu cho thẳng, không quăn mép để tài liệu saukhi scan không bị nghiêng, không bị đen

- Với những sách khi scan đen trắng chữ quá mờ có thể điều chỉnh độsáng tối Nếu không thể điều chỉnh thì tiến hành scan màu

 Thuận lợi:

- Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ thư viện

Trang 12

- Phòng làm việc thoáng mát

 Khó khăn:

- Có những tài liệu in không thẳng hàng gây khó khăn cho việc điềuchỉnh khi scan dẫn đến tài liệu bị xiên

- Khi scan đè tài liệu không sát nên tài liệu còn bị đen

- Mỗi lần chỉ scan được 1 trang tài liệu, nhiều lần máy scan bị hỏng, vìvậy tiến độ scan còn chậm

- Tốc độ scan của máy scan còn chậm

- Ánh sáng xanh của máy scan và màn hình máy vi tính gây mỏi mắtkhi scan số lượng lớn

- Âm thanh của máy scan gây khó chịu khi scan số lượng lớn

II.3 Xử lý file tài liệu

 Địa điểm: Phòng tra cứu dữ liệu - Đinh Tiên Hoàng

Cán bộ hướng dẫn : Anh Lê Quốc Khiêm

 Quy trình thực hiện xử lý file:

- Nối các phần trang bìa, trang bìa lót, mục lục, lời cảm ơn, lời mởđầu, nội dung, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục vào thành mộttrang world hoàn chỉnh

- Sửa font chữ sang font Time New Roman, cỡ chữ 13

- Chỉnh sửa lỗi chính tả, căn chỉnh trang lề phù hợp

- Đánh số trang bắt đầu từ phần lời nói đầu

- Tạo mục lục tự động

- Chuyển sang file PDF

Trang 13

 Thuận lợi:

- Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn

- Phòng làm việc thoáng mát

 Khó khăn:

- Khó khăn khi chỉnh sửa các trang có hình ảnh và có khung

- Khi đổi sang Time New Roman một số chữ bằng tiếng Hoa và tiếngNga sẽ xuất hiện những kí tự lạ, khi đó phải tiến hành đổi font lại

- Ở một số tài liệu, việc đánh dấu các đề mục không thống nhất vàkhông theo trình tự nên khi tiến hành xử lý file phải chú ý để chỉnhsửa

- Số lượng tài liệu nhiều, nên việc sửa lỗi chính tả còn sai sót

II.4 Biên mục tài liệu điện tử

 Địa điểm: Phòng tra cứu dữ liệu – Đinh Tiên Hoàng

Cán bộ hướng dẫn: Chị Lê Thị Yến

 Quy trình biên mục tài liệu điện tử:

 Thư viện sử dụng phần mềm quản trị thư viện tích hợp Libol 6.0 đểbiên mục tài liệu điện tử

- Bước 1: Từ các file tài liệu đã được cán bộ hướng dẫn cung cấp, sau

đó đăng nhập vào phần mềm và chọn phân hệ biên mục

- Bước 2: Vào mục “Tạo mới” để tạo một biểu ghi chọn bài tríchbáo tạp chí

- Bước 3: Tiến hành biên mục tài liệu ở các trường như: trường 041,

100, 245, 246, 300, 653, 773, 856…

Trang 14

- Bước 4: Sau khi biên mục hoàn chỉnh biểu ghi, click chuột vào

“Xem” để kiểm tra biểu ghi đã biên mục xem có sai sót gì không

- Bước 5: Sau khi kiểm tra xong thì click chuột vào “Cập nhật” để lưubiểu ghi vào phần mềm của thư viện

- Vốn tiếng Anh còn yếu nên định từ khóa gặp nhiều khó khăn

- Ở các trường đòi hỏi sự cẩn thận từng dấu chấm, dấu phẩy, khoảngtrắng nên còn sai sót nhiều chỗ

- Việc biên mục tài liệu điện tử trên máy tính với số lượng nhiều gâymỏi mắt

 Lưu ý : Trước khi biên mục nên đặt các giá trị ngầm định cho các

trường 041 (mã ngôn ngữ); 100 (tác giả); 245 (nhan đề); 246(nhan đề khác); 300 (mô tả vật lý); 516 (không có bản giấy); 653(từ khóa); 733 (tên tạp chí)

II.5 Tổng mục lục, dịch vụ

 Địa điểm: tại phòng tra cứu dữ liệu – Đinh Tiên Hoàng.

Cán bộ hướng dẫn: Chị Trương Thị Ngọc và Chị Lê Thị Thà.

 Tổng mục lục (Tạp chí Khoa học xã hội)

Cán bộ hướng dẫn: Chị Trương Thị Ngọc.

Trang 15

 Quy trình thực hiện:

- Bước 1: Chọn tài liệu cần làm tổng mục lục

- Bước 2: Đọc tài liệu nắm bắt thông tin, định từ khóa cho tài liệu

- Bước 3: Điền các thông tin vào bảng mục lục theo hướng dẫn (Cácthông tin được mô tả trong tổng mục lục là: nhan đề, thông tin bổsung, tác giả, nguồn, số tạp chí, năm, từ khóa, ghi chú)

- Biết được cách làm một tổng mục lục cho thư viện

- Trong quá trình làm tổng mục lục luôn có cán bộ thư viện dõi theo

và sẵn sàng, nhiệt tình giúp đỡ

 Khó khăn

- Tài liệu có nhiều nội dung, nên việc định từ khóa còn gặp khó khăn,

từ khóa định chưa được chính xác

 Dịch vụ tra cứu tin theo yêu cầu

Cán bộ hướng dẫn: Chị Lê Thị Thà.

- Mục đích: đáp ứng yêu cầu tin của người dùng tin

 Quy trình cung cấp thông tin theo yêu cầu

- Bước 1: Nhận yêu cầu tin

- Bước 2: Nghiên cứu yêu cầu tin

- Bước 3: Lập chiến lược tìm: tìm theo từ khóa, chủ đề,…

- Bước 4: Thực hiện việc tìm tin (tìm cơ bản, tìm nâng cao,…)

Định dạng
Số trang	29
Dung lượng	456 KB