Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư và lưu trữ tại trường THPT hoằng hóa 3

1 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THANH HOÁ TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ & LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA Người thực hiện: Lê Thị Thủy Chức vụ: Văn thư SKKN thuộc lĩnh vực: Văn thư – lưu trữ THANH HOÁ NĂM 2021 MỤC LỤC Trang Mở đầu 1.1 Lí chọn đề tài Hiện hoạt động quản lý hành nhà nước lĩnh vực, đặc biệt với tính chất đặc thù nghành giáo dục Hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Về bản, công tác văn thư lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành nhà trường Nội dung công tác bao gồm việc cụ thể sau: - Soạn thảo, ký ban hành văn bản; - Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến; - Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn bản; - Quản lý Sổ đăng ký văn bản; - Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức; loại dấu khác theo quy định Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường THPT Hoằng Hóa 3, tơi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu thông tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên văn Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người soạn thảo văn Công việc nhà trường tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Như vậy, thực tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với cơng tác lưu trữ Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường quan trọng, thể điểm: Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ việc kiểm tra, tra, giám sát nhiệm vụ trị nhà trường 5 Tôi thiết nghĩ quan trường học cần phải có nhận thức đắn vị trí vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu quả, quản lý trường Bất kỳ đơn vị hành nghiệp nào, dù lĩnh vực cần phải có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ đơn vị trường học Đề tài nghiên cứu phạm vi trường THPT Hoằng Hóa 3, thơng qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phịng nói chung nhân viên văn thư tất trường học nói riêng Để góp phần thúc đẩy thực việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia Trong thời đại ngày dù công nghệ thông tin phát triển mạnh thiếu hồ sơ minh chứng Nó địi hỏi người làm văn thư phải biết xếp, phân bố thời gian công việc, giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Chính từ lý nêu mà muốn chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư & lưu trữ trường THPT Hoằng Hóa 3” 1.2 Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu Cách soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ xác cao Nghiên cứu biện pháp quản lý công văn cách quản lý công văn đến 1.3 Đối tượng nghiên cứu Soạn thảo văn bản, biện pháp quản lý công văn công văn đến 1.4 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp: - Nghiên cứu lý luận chung - Khảo sát điều tra từ thực tế - Tổng hợp so sánh, đúc rút kinh nghiệm Cách thực hiện: - Trao đổi, tham khảo với đồng nghiệp - Thông qua công việc thân năm học 6 - Thời gian nghiên cứu: Năm học 2020 – 2021 Nội dung sáng kiến kinh nghiệm 2.1 Cơ sở lí luận sáng kiến kinh nghiệm Trong năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác mà phân công kiêm nhiệm Những năm gần công tác văn thư lưu trữ trường học Ban giám hiệu nhà trường quan tâm đạo sâu sát, tăng cường quán triệt, phổ biến tuyên truyền quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, giáo viên, nhân viên đơn vị, nhằm nâng cao nhận thức vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ triển khai thực theo văn hướng dẫn như: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 Chính phủ thực thủ tục hành môi trường điện tử; Chỉ thị số 35/CT- TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ Lịch sử; Thông tư số 01/2019/TT/BNV Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư , chức quản lý hệ thống quản lý tài liệu điện tử q trình xử lý cơng vệc quan tổ chức; Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ Trường THPT Hoằng Hóa tơi nhận thấy có thuận lợi khó khăn sau: Năm học 2020-2021 nhà trường có: 75 CBGVNV + CBQL: 04 người + Giáo viên: 65 người + Nhân viên: người + Trình độ: 100% CBGVNV đạt chuẩn 2.2 Thực trạng vấn đề trước áp dụng sáng kiến kinh nghiệm 2.2.1 Thuận lợi Được đạo sát cấp công việc bám theo thông tư, hướng dẫn nghành cách xác Cơng tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn mang tính chất pháp lý Cở sở phục vụ cho công tác dạy học khang trang với đầy đủ sở vật chất đại nên công việc đáp ứng yêu cầu tốt 7 Công tác văn thư lưu trữ có hệ thống quản lý văn giúp cho công tác văn thư nâng cao hiệu công việc CBGVNV ln làm việc nhiệt tình, u nghề mến học sinh, có ý thức vươn lên hồn thành tốt nhiệm vụ giao 2.2.2 Khó khăn Tuy quan tâm nghành giáo dục nhà trường sở vật chất, trang thiết bị máy móc hạn chế Tủ lưu trữ hồ sơ thiếu, giá để tài liệu chưa có để chỉnh lý tài liệu Nhân viên văn thư trường học đôi lúc phải kiêm nhiệm việc khác văn phịng nhà trường Phụ cấp cơng tác văn thư lưu trữ trường học chưa quan tâm để đời sống cán làm cơng tác đảm bảo Chính từ khó khăn nêu mà thúc đẩy tìm giải pháp thực cách nhanh chóng nhất, hiệu để hồn thành tốt cơng việc giao để chia sẻ đồng nghiệp 2.3 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư & lưu trữ trường THPT Hoằng Hóa 2.3.1 Cách soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ xác cao Thường xun học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đặc biệt cập nhật thông tin, kiến thức quan trọng qua báo chí, tài liệu qua mạng internet Hiện công tác văn thư lưu trữ thực theo: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Khi Hiệu trưởng Hiệu phó giao cho văn thư soạn thảo văn Trước hết phải xác định tên loại, nội dung độ mật văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Sau hồn thiện thảo văn trình cho người có thẩm quyền ký văn duyệt.Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Văn thư Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn sau chuyển người có thẩm quyền ký ban hành văn Ví dụ 1: Khi soạn thảo tờ trình: Tờ trình loại văn dùng để đề xuất việc với cấp với quan chức - Phần mở đầu: Những có tính pháp lý, nhận định tình hình nêu lý đưa nội dung trình duyệt - Phần nội dung: + Nêu tóm tắt nội dung đề nghị mới, luận kèm theo có thơng tin trung thực, độ tin cậy cao + Nêu ý nghĩa, tác dụng đề nghị hoạt động đơn vị - Phần kết thúc: Những kiến nghị để cấp xem xét, chấp thuận để sớm triển khai, thực đề xuất Mẫu tờ trình Ví dụ 2: Khi soạn thảo báo cáo: Báo cáo văn phản ánh toàn hoạt động kiến nghị quan, đơn vị tường trình vấn đề, công việc cụ thể 9 - Phần mở đầu: Nêu có tính pháp lý, Nêu điểm nhiệm vụ, chức tổ chức, chủ trương công tác cấp hướng dẫn việc thực công tác đơn vị - Phần nội dung: + Nêu việc làm chưa làm + Những ưu điểm, khuyết điểm trongq úa trình thực + Xác định rõ nguyên nhân khách quan chủ quan + Đánh gái kết quả, rút học kinh nghiệm - Phần kết thúc: + Phương hướng, nhiệm vụ thời gian tới + giải pháp để khắc phục nhược điểm + Kiến nghị với cấp - Mẫu loại báo cáo: (…) 2.3.2 Biện pháp quản lý công văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo kế hoạch… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gửi đến quan đơn vị, cá nhân quan 10 Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư “Tất văn quan, tổ chức phát hành gọi văn đi” Trình tự ban hành văn bao gồm bước sau: Gồm có phần: - Cấp số, thời gian ban hành văn bản; - Đăng ký văn đi; - Nhân bản, đóng dấu quan( văn giấy), ký số văn đi; - Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; - Lưu Văn a Cấp số, thời gian văn - Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn quan, tổ chức năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử - Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng - Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Ví dụ: Vào sổ Văn điện tử ( Phục lục 1) b Đăng ký văn - Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn - Đăng ký văn + Văn đăng ký sổ Hệ thống + Đăng ký văn sổ + Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn + Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý 11 - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mẫu sổ văn đăng ký văn Trường theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Bìa trang đầu SỞ GD&ĐT THANH HĨA TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ……… Từ ngày ……đến ngày…… Từ số…….đến số…… Quyển số:……… Nội dung đăng ký văn c Nhân bản, đóng dấu - Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy + Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn + Việc đóng dấu đóng dấu lên chữ ký đóng văn rõ ràng xác, chiều mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký bên trái 12 + Việc đóng dấu quan thực theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP + Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực Nghị định 30/2020/NĐ-CP d Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn - Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư quan phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn - Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận - Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn quan, tổ chức ban hành văn - Thu hồi văn + Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận + Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết + Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư quan thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn + Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư quan thực theo quy định Mẫu sổ gửi văn Bưu điện Trường theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Bìa trang đầu SỞ GD&ĐT THANH HĨA TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN 13 Năm: ……… Từ ngày ……đến ngày…… Từ số…….đến số…… Quyển số:……… Nội dung đăng ký gửi văn bưu điện Số Ngày chuyển Số, ký hiệu Nơi nhận văn văn bản Ký nhậnvà lượng dấu bưu Ghi điện bì e Lưu văn Trường * Lưu văn giấy - Bản gốc văn lưu Văn thư nhà trường phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký - Bản văn lưu hồ sơ công việc * Lưu văn điện tử Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống trường, tổ chức ban hành văn Các văn lưu trường sau xử lý, xếp theo thứ tự, ngắn hộp hồ sơ Sau xếp vào thùng theo thứ tự năm, kèm theo sổ lưu văn trường Hiệu trưởng người chịu trách nhiệm việc ban hành giải cơng văn quan Một vấn đề quan trọng việc ban hành văn gửi việc đánh máy in công văn Tôi phải kiểm tra kỹ, đảm bảo xác, trình bày rõ đẹp, thể thức quy định loại văn Khi đóng dấu tơi đảm bảo theo quy định: đóng văn có chữ ký thủ trưởng Các công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn 14 Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ Ngồi ra, quan cịn số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Mẫu sổ sử dụng lưu Bìa trang đầu SỞ GD&ĐT THANH HĨA TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU Năm: ……… Từ ngày ……đến ngày…… Từ số…….đến số…… Quyển số:……… Nội dung đăng ký sử dụng lưu Ng Họ tên Số, ký hiệu ày người ngày tháng văn thán sử g dụng Tên loại trích yếu nội dung văn Số ký hiệu HS Ký nhận Ngày trả Ngườ Ghi i cho phép sử d ụng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) … …… ……………… …… … … …… …… …… (9) 2.3.3 Cách quản lý công văn đến Công văn đến nguồn thông tin quan trọng giúp cho lãnh đạo nhà trường thực kịp thời, có hiệu công tác quản lý nhà trường phối hợp thực có hiệu nội dung cơng việc có quan hệ với bên Do vậy, việc quản lý cơng văn đến phải kịp thời xác 15 Theo NĐ số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính Phủ cơng tác Văn thư Trình tự ban hành văn đến bao gồm bước sau: - Tiếp nhận văn đến - Đăng ký văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a Tiếp nhận văn đến * Đối với văn giấy - Văn thư quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn - Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký - Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo Nghị địnhh 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính Phủ công tác Văn thư 50mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC 35 MMM ĐẾN Số:……………………… Ngày:………………… Chuyển:…………………………… Số ký hiệu HS:………………… * Đối với văn điện tử 16 - Văn thư quan phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống - Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn - Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thông báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống * Đăng ký văn đến - Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư quan đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật - Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử - Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống + Đăng ký văn đến sổ Văn thư quan đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến +Căn số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể sau: Hằng năm trường THPT Hoằng Hóa nhận 2000 văn đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn đến dùng để đăng ký tất loại văn MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Bìa trang đầu SỞ GD&ĐT THANH HÓA TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ……… Từ ngày ……đến ngày…… 17 Từ số…….đến số…… Quyển số:……… Nội dung đăng ký văn đến - Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư quan tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết,Văn thư thực số hóa văn đến, cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý - Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước * Trình, chuyển giao văn đến - Văn phải Văn thư trình ngày, chậm ngày làm việc đến hiệu trưởng đạo giải chuyển giao cho tổ chức cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ tổ chức cá nhân giao xử lý, Văn thư chuyển văn đến tổ chức, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn - Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại 18 cho Văn thư quan để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN SỞ GD&ĐT THANH HÓA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA Độc lập - Tự - Hạnh phúc ……, ngày tháng năm … PHIẾU GIẢI QUYẾT VẢN BẢN ĐẾN (Tên loại; số ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan ban hành trích yếu nội dung văn đến) Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; - Giao đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); - Thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải Ý kiến lãnh đạo đơn vị - Giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến Ý kiến đề xuất người giải - Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Bìa trang đầu SỞ GD&ĐT THANH HÓA TRƯỜNG THPT HOẰNG HÓA SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày …… đến ngày Quyển số: 19 Nội dung đăng ký theo dõi giải văn đến Tối thiểu gồm 07 nội dung: Tên loại, số, ký hiệu, Đơn vị ngày, tháng tên Số đến quan, tổ chức banngười hành văn nhận Thời Tiến độSố, ký hiệu hạn giảigiải văn trảGhi quyết lời (1) (4) (2) (3) (5) (6) (7) * Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống Văn thư quan trình văn điện tử đến hiệu trưởng đạo giải Hệ thống Hiệu trưởng ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải * Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải 2.3.4 Sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu cách khoa học a Để thực tốt công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ thực theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Chỉ thị số 35/CT- TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ Lịch sử; Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục; Nghi định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư b Để phù hợp với tình hình thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ Là người phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ tơi khơng ngừng học hỏi để nâng cao trình độ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhà trường giải pháp tổng thể đồng việc quản lý, bảo quản tốt công tác lưu trữ hồ sơ như: Quản lý hồ sơ giáo viên, hồ sơ học sinh, trình học tập rèn 20 luyện học sinh, trình cơng tác, giảng dạy giáo viên nhà trường, phần mềm Vnedu;… Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ, tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc cần dùng để giải cơng việc tìm kiếm nhanh loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học theo thứ tự thời gian Lập hồ sơ tốt giữ đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, với chủ trương, đường lối Đảng sách pháp luật Nhà nước, ngành Đồng thời sở đắn để giải công việc cụ thể; c Để thực tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường Là người phụ trách cơng tác Văn thư – Lưu trữ phải thu thập chứng đầy đủ để giúp cho việc kiểm tra theo dõi hoạt động nhà trường sau Đó cơng tác bảo quản lưu trữ đầy đủ tài liệu có giá trị phục vụ cho việc lưu trữ hồ sơ trường tốt Để có cách xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau: Chọn tủ hồ sơ: Không nên đựng hồ sơ cặp hay túi nhỏ Vì quản lý số lượng lớn hồ sơ Nên: + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn: Hãy dùng tủ đứng có nhiều ngăn phía có hộc tủ phía Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với loại hồ sơ (thông thường 28cm x 35cm) + Việc phân loại hồ sơ quan trọng, phân loại có hệ thống dễ dàng cho việc kiểm tra, xếp Nên phân loại theo cách sau: + Phân loại theo chủ đề: Trong loại hồ sơ nên chia nhỏ theo chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị… Sắp xếp hồ sơ: + Sau phân loại hồ sơ xong, cần xếp hồ sơ cách khoa học Nên xếp theo cách sau: + Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian việc xảy hồ sơ để xếp trước sau Cần ghi cẩn thận thời điểm để tìm kiếm dễ dàng + Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất hồ sơ 21 Ví dụ: - Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật… - Hồ sơ chưa giải - hồ sơ giải chưa dứt điểm - hồ sơ giải xong… Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng: + Tạo danh mục cụ thể, xác: Sau chọn cách xếp, tạo danh mục hồ sơ chi tiết Nên đưa vào máy vi tính, tạo thư mục, với thư mục cấp danh mục hồ sơ, thư mục cấp chủ đề hồ sơ + Danh mục hồ sơ phải cập nhật thường xuyên: Khi đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, nên lưu lại thư mục cũ trước cập nhật Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải lưu trữ vào vị trí định để cần truy cập nhanh chóng Làm liệt kê cách hệ thống hồ sơ đơn vị Nhờ vào danh mục mà xếp, quản lý tra cứu hồ sơ nhanh chóng + Dùng bút chì đánh số góc phải hồ sơ lưu trữ + Bên ngồi tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm + Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính dạng tập tin + Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ: có thích bên cạnh, dùng chức siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu Như cần xem lại hồ sơ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức siêu liên kết Riêng hồ sơ lưu trữ văn thư phải lập sổ sử dụng lưu có cá nhân phận cần mượn để khai thác sử dụng 2.4 Hiệu sáng kiến kinh nghiệm hoạt động giáo dục, với thân, đồng nghiệp nhà trường Qua thời gian thực nhiệm vụ phân công làm cán văn thư trường THPT Hoằng Hóa đến nhận thấy đạt hiệu sau: Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cơng việc tìm kiếm văn hàng ngày 22 Trong công việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng cịn bở ngỡ Kết rõ hoạt động nhà trườngđều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật nhà nước, quản lý, điều hành cấp Công tác quản lý đạo chuyên môn, tài chính, sở vật chất hoạt động khác Ban giám hiệu có đủ sở pháp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chuyên mơn nhà trường hồn thành tốt nhiệm vụ Cơng tác báo cáo, thống kê nhà trường thực đầy đủ, xác đáp ứng yêu cầu cấp Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao tạo môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu cao cho nhà trường Kết luận kiến nghị 3.1 Kết luận Cơng tác văn thư lưu trữ đóng góp vai trị quan trọng nguồn cung cấp thơng tin xác có giá trị pháp lý việc nghiê cứu thực trạng vấn đề theo q trình để có thực tiễn ban hành định tồn thơng tin tài liệu lưu trữ qua khau xử lý nghiệp vụ công tác lưu trữ: Thu thập, xác định giá trị, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng … Hơn việc tra cứu tài liệu lưu trữ dễ dàng, nhanh chóng tiết kiệm Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ làm tốt tạo điều kiện cho quan hành nhà nước rút ngắn thời gian ban hành định, giải kịp thời, đắn yêu cầu tố chức cơng dân Nhờ có biện pháp cải tiến, đảm bảo tính khoa học, xác nên thời gian qua cơng tác văn thư hành nhà trường đảm bảo thực đầy đủ nguồn thơng tin đi, đến cách đầy đủm xác, kịp thời giúp cho công tác quản lý nhà trường đạt hiệu cao, thực thắng lợi cho nhiệm vụ năm học nghành giáo dục đề 3.2 Kiến nghị Các cấp lãnh đạo cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn Cần mở khóa đào tạo ngắn hạn cho cán văn thư, văn phòng trường huyện tập huấn học tập chuyên môn nghiệp vụ 23 Để người làm cơng tác văn thư an tâm công tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý Nội dung tất kinh nghiệm q trình thực cơng tác văn thư việc “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư & lưu trữ trường THPT Hoằng Hóa 3” mà thân tơi đã, tìm tịi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác văn thư đưa biện pháp thực sáng tạo Đây mảng đề tài nhiều mẻ, q trình tìm tịi học hỏi chắn cịn nhiều thiếu sót, mong đóng góp đồng nghiệp để đề tài ngày hoàn thiện XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Thanh Hóa, ngày… tháng… năm 2021 Tơi xin cam đoan SKKN viết, khơng chép nội dung người khác Lê Thị Thủy TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Thông tư 01/2011/TT – BNV hướng dẫn thể thức ký thuật trình bày văn hành [2] Thơng tư số 01/2019/TT/BNV Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư , chức quản lý hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công vệc quan tổ chức 24 [3] Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thư [4] Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 Chính phủ thực thủ tục hành mơi trường điện tử [5] Chỉ thị số 35/CT- TTg ngày 07/9/2017 Thủ tướng Chính phủ tăng cường công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ Lịch sử  ... đồng nghiệp 2 .3 Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư & lưu trữ trường THPT Hoằng Hóa 2 .3. 1 Cách soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ xác cao Thư? ??ng xuyên học tập nâng cao trình độ... ? ?Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư & lưu trữ trường THPT Hoằng Hóa 3? ?? 1.2 Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu Cách soạn thảo văn yêu cầu, đầy đủ nội dung, độ xác cao Nghiên cứu biện pháp. .. tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy thực tốt cơng tác văn thư Có thể xem cơng tác lập hồ sơ cầu nối công tác văn thư với công tác lưu trữ Vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường