Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường mầm non

A ĐẶT VẤN ĐỀ: Trong suốt thời gian dài làm công tác văn thư và lưu trữ Bản thân nhận thức rằng: “ Nếu đã nhận một công việc nào đó phù hợp với chuyên môn hay chưa phù hợp với chuyên môn; mà nếu bản thân mình biết khắc phục, vượt khó thì công việc nào dù lớn hay nhỏ thì cũng mang lại hiệu quả cao Vì vậy, được phân công phụ trách công tác văn thư lưu trữ bản thân lúc đầu rất bơ ngơ được sự quan tâm hỗ trợ của lãnh đạo nhà trường và sự giúp của tập thể nhà trường nên tự tin Công tác văn thư lưu trữ là một những nhiệm vụ bản của nhà trường nhằm lưu trữ, sắp xếp khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng, lưu trữ bao gồm các việc bảo quản, sắp xếp và tổ chức sử dụng tài liệu thời gian hình thành hoạt động của đơn vị; nó còn thu thập các tài liệu văn bản của các cấp, các ngành có liên quan đến hoạt động của nhà trường, công tác văn thư lưu trữ phải bảo đảm thông tin chính xác bằng văn bản và cập nhật kịp thời, chính xác số liệu, tài liệu cho cấp báo cáo Nhà trường cần có một nhận thức đúng đắn vị trí và vai trò của công tác văn thư lưu trữ để có thể đưa những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ nhà trường vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường, không mất nhiều thời gian, đáp ứng được những yêu cầu cao công việc của người soạn thảo Vì thế, qua 06 năm làm công tác văn thư và lưu trữ bản thân không ngừng học hỏi ở thầy cô đã trước và học hỏi ở đồng nghiệp, học qua báo chí, … để đúc kết kinh nghiệm nên chọn viết sáng kiến kinh nghiệm “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư trường Mầm non” B NỘI DUNG VẤN ĐỀ: I Thực trạng vấn đề: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ: - Những năm trước nhiều trường mầm non ở vùng sâu, vùng xa nói chung Trường Mầm non Hương Sen nói riêng công tác lưu trữ và bảo quản công văn công văn đến còn lỏng lẻo chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên hầu hết các trường bố trí cán bộ làm công tác này còn chậm Do yêu cầu đổi mới nhiều mặt hoạt động hành chính cũng giáo dục Nên từ đó các loại văn bản đạo, hướng dẫn, thông tư, văn bản chuyên môn ngày càng nhiều - Nên các năm gần nhận thức được việc phải cần có một cán bộ văn thư phụ trách bảo quản, sắp xếp các loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách… Một cách ngăn nắp và có khoa học Nên hầu hết các trường có bố trí cán bộ làm công tác này nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi còn bề bộn làm việc chưa khoa học và chưa được ngăn nắp gọn gàng Bản thân được rút những thuận lợi và khó khăn sau: Đặc điểm tình hình: - Trường Mầm non Hương Sen được đặt ấp 19, xã Phong Thạnh, Thị xã Giá Rai, tỉnh Bạc Liêu, là trường vùng sâu của Thị xã Giá Rai Gồm có 01 điểm trung tâm và 02 điểm lẻ được đặt ấp 19A và ấp 23 - Tổng số Cán bộ, giáo viên, nhân viên: 28/26 nữ Trong đó: Ban giám hiệu: 3/3 nữ, giáo viên: 18/18 nữ, Nhân viên: 7/5 nữ - Cơ sở vật chất: Có 10 phòng học phục vụ công tác giảng dạy và 11 phòng chức phục vụ các mặt hoạt động của nhà trường a Thuận lợi: - Được sự quan tâm của lãnh đạo phòng GD và ĐT thị xã Giá Rai; Đảng ủy, Ủy ban nhân dân xã Phong Thạnh Sự đạo, quan tâm sâu sát của Ban giám hiệu nhà trường và sự phối hợp chặt chẽ, đoàn kết của cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường - Cơ sở vật chất khang trang, đảm bảo trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ nhằm nâng cao công tác chăm sóc giáo dục trẻ nhà trường - Bản thân được đào tạo chính quy công tác văn thư lưu trữ, việc thực hiện nhiệm vụ được thuận lợi đúng với chuyên môn, bênh cạnh đó cũng có gặp một sớ khó khăn b Khó khăn: - Tuy trường có bố trí cán bộ văn thư làm công tác văn thư, công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, việc tiếp nhận các văn bản (công văn đến) cũng báo cáo… (công văn đi) còn chưa khoa học, khó cho việc tìm kiếm cần, có bị thất lạc, bị mất… - Cơ sở vật chất có đảm bảo chưa đáp ứng nhu cầu thực tế công tác văn thư hiện II Các giải pháp thực hiện: - Từ những thực tế vừa nêu và qua thời gian công tác 06 năm nhà trường nhận thấy, để nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi người làm mãn công tác này cần phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức của đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật Người làm công tác này phải động, sáng tạo và tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành chính nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở quan được nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, đúng chế độ Đồng thời giúp cho việc quản lý, đạo và kiểm tra công việc đơn vị được chặt chẽ Góp phần tiết kiệm được công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng quá trình xây dựng và ban hành văn bản Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở lĩnh vực của quan mình nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài - Để nâng cao được hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, người làm công tác văn thư phải cần nắm vững nội dung: + Nhận và vào sổ công văn đến + Nghiên cứu theo dõi việc giải quyết công văn đến + Nghiên cứu và dự thảo công văn + Thủ trưởng sửa chữa và duyệt + Đánh máy công văn + Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu + Vào sổ và gửi công văn + Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu + Làm các loại biên bản + Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ Giải pháp lưu trữ hồ sơ: - Có nhiều giải pháp lưu trữ hồ sơ khác như: Lưu trữ theo vần, lưu theo số, sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian, sắp xếp hồ sơ theo chủ đề … - Bản thân chọn cách lưu trữ hồ sơ theo “số và theo thời gian”, phương pháp này nhằm để phân loại hồ sơ thuận tiện, đặc biệt là các tài liệu được đánh số dễ dàng tìm tài liệu và có sổ theo dõi số đến và số - Đối với lưu trữ văn bản đến được lưu trữ theo số và thời gian sau: + Số đến được tính bắt đầu từ ngày 01/01 hằng năm theo năm dương lịch và bắt đầu từ số 01 (đối với số đến số thì phải có số đứng trước nhằm để hạn chế sai lệch người khác có thể viết thêm vào) Ví dụ: đánh mã số đến của văn bản đến: Ví dụ: Sổ lưu văn bản đến có sớ đến: Nơi Số kí Ngày, Trích yếu Người Ghi Ngày Số gởi hiệu tháng nội dung công nhận công đến Đến công công văn công văn đến văn văn văn 01/01/ 01 Phòng 01/KH- 01/01/ Hướng dẫn thi Bùi GDĐT PGD-ĐT 2020 đua khen thưởng Hậu 2020 01/01/ 2020 02 TX GR năm học 2019 - Phòng 02/KH- 01/01/ 2020 Thực hiện nhiệm Bùi GDĐT PGDĐT 2020 vụ công tác tháng Hậu Thái Thái TX GR 01/2020 Giải pháp xếp hồ sơ khoa học - Chọn tủ hồ sơ: + Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn + Dùng tủ hồ sơ để vào kệ đựng hồ sơ + Sử dụng những mẫu giấy ghi chú để dán lên hồ sơ làm ký hiệu của từng loại hồ sơ giúp tìm dễ dàng - Phân loại hồ sơ: Phân loại có hệ thống thì dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp Nên phân loại theo chủ đề, theo nhóm,… - Sắp xếp hồ sơ khoa học theo thời gian, theo vần (ABC), theo tính chất công việc - Lập danh mục hồ sơ cụ thể, chính xác và phải được cập nhật thường xuyên - Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ được lưu trữ vào một vị trí nhất định để cần truy cập nhanh chóng Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng Giải pháp theo dõi văn đến: - Khi có công văn chuyển đến là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (người nhận…).Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho đơn vị mình hay không và phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Công văn đến có thể chia thành một số loại sau: loại nguyên tắc, loại công việc, loại tham khảo Sau đó ghi công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ dàng) Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu: SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN Nơi gởi Số kí Ngày, Trích yếu Người Ghi Ngày Số công hiệu tháng nội dung nhận công đến Đến văn công văn công văn công văn văn đến 1… ……… ……… ……… ……… ……… ……… …… 2… ……… ……… ……… ……… ……… ……… …… Giải pháp tổ chức giải công văn Công văn là các văn bản, báo cáo, thông báo…được nhà trường phát hành quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến các quan đơn vị, cá nhân và ngoài quan - Thủ trưởng đơn vị là người chịu trách nhiệm chính việc ban hành và giải quyết công văn của nhà trường - Những công văn trước ký và gửi phải được kiểm tra kỹ mặt thể thức và thủ tục - Những công văn của quan gửi để lưu hành nội bộ phải qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn và xếp vào hồ sơ lưu công văn - Công văn được chuyển bằng nhiều cách luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ - Ngoài ra, quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi Do tính đặt thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,… - Công văn phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo công văn - Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính theo năm học SỔ THEO DÕI CƠNG VĂN ĐI Số kí hiệu Ngày tháng Trích yếu nội Nơi nhận Người Ghi công văn công văn dung công văn công văn nhận STT …………… ……… ………………… ……… ……… … …………… ……… ………………… ……… ……… … III Kết đạt học kinh nghiệm: Kết đạt được: Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm cán bộ văn thư của trường Mầm Non Hương Sen từ năm 2015 đến nhận thấy: - Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ mĩ công việc, xử lí công việc trôi chảy không còn bở ngơ - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi công việc hàng ngày - Giúp ban giám hiệu hoàn thành nhiệm vụ năm học đúng thời gian quy định - Bản thân cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Bài học kinh nghiệm: - Để tạo được một môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị Đòi hỏi trước tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao - Công tác văn thư là một bộ mặt của quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng và chính xác… IV Khả ứng dụng: - Được áp dụng cho công tác văn thư lưu trữ trường Mầm non Hương Sen và cho các trường Mầm non khác thị xã C KẾT LUẬN: Kết ứng dụng: - Trong thời công tác đến giờ hoàn thành tốt nhiệm vụ được phân công 10 - Rèn luyện được tính chủ động, ngăn nấp, gòn gàn, có trách nhiệm công việc - Các loại báo cáo Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Giá Rai kịp thời, đúng thời hạn, đúng thể thưc theo yêu cầu - Không thất thoát các loại hồ sơ Kết luận q trình nghiên cứu: - Cơng tác văn thư lưu trữ phát huy được hiệu quả cao công tác quản lý, ý thực được vài trò, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ - Thông qua những biện pháp cụ thể của đơn vị chúng công tác lưu trữ văn thư đạt được kết quả như: Hồ sơ được sắp xếp có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm mỹ, dễ tìm kiếm - Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của quan đơn vị nên trước tiên người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh chóng, chính xác… - Chính từ những thao tác thận trọng tỷ mỹ sắp xếp các loại văn bản một cách ngăn nắp có khoa học nên từ năm 2015 đến trường Mầm non Hương Sen luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ Riêng bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Đề xuất kiến nghị: - Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh đạo cần có chế độ hợp lý 11 - Các cấp cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt - Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học tập chuyên môn nghiệp vụ Trên là những kinh nghiệm của việc “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư trường Mầm non” mà bản thân tìm tòi suy nghĩ, đúc kết 06 năm làm công tác Văn thư lưu trữ xây dựng nên Rất mong sự đóng góp ý kiến của Hội đồng Thành thật cám ơn! Phong Thạnh, ngày 26 tháng năm 2020 XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG NGƯỜI VIẾT XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP TRƯỜNG Bùi Thái Hậu XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP 12 GIẢI PHÁP PHÒNG GIÁO DỤC THỊ XÃ – ĐÀO TẠO 13 ... của văn bản đến: Ví dụ: Sổ lưu văn bản đến có số đến: Nơi Số kí Ngày, Trích yếu Người Ghi Ngày Số gởi hiệu tháng nội dung công nhận công đến Đến công công văn công văn đến văn văn văn. .. vào sổ cơng văn đến theo mẫu: SỔ THEO DÕI CƠNG VĂN ĐẾN Nơi gởi Số kí Ngày, Trích yếu Người Ghi Ngày Số công hiệu tháng nội dung nhận công đến Đến văn công văn công văn công văn văn đến 1… ………... văn thư để đăng ký vào sổ công văn và xếp vào hồ sơ lưu công văn - Công văn được chuyển bằng nhiều cách luôn lúc nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn