Phương tiện giao tiếp trong hoạt động quản lý lê thị bừng (chủ biên) và những người khác

sách nghiên cứu một cách hệ thông về vấn đề giao tiếp và giao tiếp trong hoạt động quản lý, những trở ngại và những điểu cần chú ý trong giao tiếp; những yêu cầu cũng như các bí quyết để

PGS.TS LÊ THỊ BỪNG

(Chủ biên)

GrTIẸN TIẾP

TRONG HOẠT ĐỘNG

QUẢN LÝ

Biên mục trên xuất bản phẩm của Thư viện Quốc gia Việt Nam

Phương tiện giao tiếp ữong hoạt động quản lý / Lê Thị Bừng (ch.b.), Nguyễn Thị Vân Hương, Trần Thị Thu Hà - H : Chính trị Quốc gia, 2014 - 352tr.; 21cm

PGS.TS LÊ THỊ BỪNG (Chủ biên) NGUYỄN THỊ VÂN HƯƠNG TRẦN THỊ THU HÀ

NGUYỄN XUÂN LONG

NGUYỄN THỊ MAI HƯƠNG

LỜI NHÀ XUẤT BẢN

Giao tiếp thể hiện mối quan hệ giữa con người với nhau trong xã hội loài người Giao tiếp có trong mọi hoạt động của con người, là nhu cầu không thể thiếu của con người Từ khi sinh ra, con ngưòi đã thực sự bắt đầu mối quan hệ giao tiếp, không ngừng "học ăn, học nói, học gói, học mở" để tồn tại, hoạt động và phát triển nhân cách Do đó, tùy mức độ mở rộng giao tiếp của từng người mà tâm hồn, trí tuệ của họ được phát triển Giao tiếp đối vối mọi cá nhân đã quan trọng, đối với người lãnh đạo, quản lý càng quan trọng hơn, bởi đây

là hoạt động lãnh đạo, quản lý con người, tức phải giao tiếp với con người trong đời thường và trong hoạt động quản lý sao cho có hiệu quả nhất

Giao tiếp trong hoạt động quản lý vừa là một khoa học, vừa là một nghệ thuật, đòi hỏi người quản lý phải nắm rõ các phương tiện giao tiếp như ngôn ngữ, văn hóa, những yêu cầu đối vối một nhà quản lý, những bí quyết để quản lý thành công, Để giúp bạn đọc có thêm những hiểu biết sâu sắc về vấn để nêu trên, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia - Sự thật

xuất bản cuốn sách Phương tiện giao tiếp trong hoạt

động quản lý do PGS.TS Nguyễn Thị Bừng chủ biên Cuốn

sách nghiên cứu một cách hệ thông về vấn đề giao tiếp và giao tiếp trong hoạt động quản lý, những trở ngại và những điểu cần chú ý trong giao tiếp; những yêu cầu cũng như các

bí quyết để giao tiếp thành công trong hoạt động quản lý Mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng cuốn sách không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của bạn đọc để lần xuất bản sau cuốn sách được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng giới thiệu cuốn sách cùng bạn đọc

Tháng 3 năm 2014

NHÀ XUẤT BẢN CHÍNH TRỊ Quốc GIA - sự THẬT

LỜI NÓI ĐẦU

Giao tiếp là điểu kiện cho sự tồn tại phát triển của cá nhân và xã hội, con người không có giao tiếp với ngưòi khác trong nhóm, trong cộng đồng xã hội sẽ không thể trở thành con người với đúng nghĩa của nó Trong hoạt động quản lý, giao tiếp cũng là điều kiện, là phương tiện

tấ t yếu dẫn đến thành công Giao tiếp là một hoạt động phức tạp, là đối tượng của nhiều ngành khoa học như: xã hội học, ngôn ngữ học, lý thuyết thông tin, tâm lý học xã hội, Trong cuốn sách này chỉ chủ yếu bàn về giao tiếp trong tâm lý học được thể hiện trong hoạt động quản lý giao tiếp là một trong năm phạm trù của tâm lý học Ngày nay, đất nước ta đang trong giai đoạn đẩy mạnh quá trình hội nhập quốc tế, tạo nhiều cơ hội thuận lợi song cũng đứng trước nhiều thách thức, đòi hỏi nhà quản

lý không chỉ bằng kinh nghiệm cá nhân mà phải có sự hiểu biết, có tri thức khoa học về giao tiếp - một lĩnh vực của khoa học tâm lý Vì vậy, muốn thành công và đạt được mục đích, nhà quản lý cần phải thấy rõ tầm quan trọng của giao tiếp, giao tiếp cần phải trở thành phương tiện của hoạt động quản lý Vậy phương tiện giao tiếp

trong hoạt động quản lý bao gồm những yếu tô, thành phần nào? Vai trò, ý nghĩa của từng phương tiện giao tiếp như thế nào trong hoạt động quản lý? Nhà quản lý nếu hiểu biết sâu sắc những vấn đề trên sẽ góp phần quyết định sự thành công trong hoạt động quản lý của mình, ở bất kỳ lĩnh vực nào.

Tuy nhiên, trong cuốn sách này tác giả không thể làm hài lòng tất cả các nhà quản lý và các độc giả Rất mong nhận được góp ý của các nhà quản lý và độc giả để chúng tôi có thể hoàn thành tốt hơn vấn đề quan trọng và cấp thiết này

Xin chân thành cảm ơn!

Tháng 2 năm 2014

Các tác giả

Chương I

VẤN ĐỂ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

I- KHÁI NIỆM GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP

TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

1 Khái niệm giao tiếp

Trong quá trình tồn tại và phát triển, con người không chỉ có quan hệ vối thế giới sự vật, hiện tượng bằng hoạt động có đối tượng, mà còn có quan hệ giữa con người vổi con người, giữa con người và xã hội - đó là quan hệ giao tiếp

Hiện nay có nhiều định nghĩa về giao tiếp Trong lĩnh vực tâm lý học, tùy theo chuyên ngành nghiên cứu (tâm lý học nhân cách, tâm lý học ứng dụng, tâm lý học cấu trúc ), các nhà nghiên cứu đã đưa ra các định nghĩa giao tiếp khác nhau Ớ đây, khái niệm giao tiếp được giới hạn theo góc độ tâm lý học nhân cách và tâm lý học xã hội, giao tiếp trong hoạt động quản lý

Giao tiếp là một hiện tượng tâm lý rất phức tạp và nhiều mặt, nhiều cấp độ khác nhau, có nhiều định nghĩa

về giao tiếp khác nhau Mỗi định nghĩa đều được dựa trên một quan điểm riêng và có hạt nhân hợp lý của nó.

Tuy nhiên, khi bàn đến giao tiếp, cần chú ý các dấu hiệu cơ bản sau:

- Giao tiếp là một hiện tượng đặc thù của con người, nghĩa là chỉ riêng con người mối có giao tiếp thật sự khi sử dụng phương tiện (nói, viết, hình ảnh nghệ thuật ') và được thực hiện chỉ trong xã hội loài người

- Giao tiếp được thể hiện ở sự trao đổi thông tin, sự hiểu biết lẫn nhau, sự rung cảm và ảnh hưởng lẫn nhau

- Giao tiếp dựa trên cơ sở hiểu biết lẫn nhau giữa con người với con người Nội dung cơ bản của giao tiếp xuất phát từ nhu cầu tiếp xúc với người khác Nhu cầu tiếp xúc vối những người khác trở thành tâm thê của mỗi người để cùng hợp tác vối nhau, cùng kết bạn với nhau, hướng tối mục đích trong hoạt động, học tập, lao động, vui chơi Qua những hoạt động ấy, giao tiếp tạo ra cơ sở của sự tồn tại con người, gia đình, nhóm cộng đồng xã hội Trong các quan hệ giữa con người với con người cũng cần có sự tiếp xúc tâm lý

Tiếp xúc tâm lý giữa con người với con người mang lại

sự thông cảm, hiểu biết, giúp đõ lẫn nhau, thậm chí cứu vớt lẫn nhau để từng con người cũng như nhóm người, tập thể người, cộng đồng người, xã hội loài người tồn tại và phát triển Cơ sở của sự tiếp xúc tâm lý đó là sự hiểu biết

và thông cảm, nảy sinh và phát triển hội tụ ở đỉnh cao của

sự tiếp xúc tâm lý và sự đồng cảm

Đồng cảm được xác định là khả năng nhạy cảm đốì với

sự trải nghiệm vối những ngưòi khác, là sự đồng nhất của nhân cách này với nhân cách khác và người này thâm nhập vào tình cảm của người kia, đó là trạng thái tâm lý

mà người này đặt vào vị trí người kia

Quan điểm duy vật lịch sử cho thấy, các quan hệ xã hội là quan hệ kinh tế, sản xuất, chính trị, tư tưởng, pháp luật, đó là các quan hệ giữa người và người được hình thành trong quá trình hoạt động cùng nhau

- Giao tiếp là tiếp xúc tâm lý giữa người với người Nếu các quan hệ xã hội là quan hệ giao tiếp (ví dụ: giữa người với người thông qua thể chất, luật pháp) tức là các quan

hệ bên ngoài và bên trong nhân cách, thì giao tiếp là quan

hệ trực tiếp, trực diện giữa nhân cách này và nhân cách kia Chính trong giao tiếp, sự tiếp xúc tâm lý cụ thể hóa các quan hệ xã hội, tức là chuyển các quan hệ xã hội thành các quan hệ xã hội trực tiếp giao tiếp

Giao tiếp chịu ảnh hưởng của các quan hệ xã hội và ý thức xã hội của con người Các quan hệ xã hội, vừa là cơ

sở, vừa là nội dung của các quan hệ giao tiếp

Khái niệm giao tiếp dùng trong tâm lý học còn được hiểu là: Quá trình tiếp xúc giữa con người vối con người trong một quan hệ xã hội nhất định nhằm nhận thức, trao đổi tâm tư, tình cảm, vốn sống, kinh nghiệm, kỹ năng kỹ xảo nghề nghiệp

Trong giao tiếp có các thành phần sau:

- Thành phần vật lý: Mang tính cơ học, có khi có tác

động kích thích lên bề mặt da, âm thanh có tần số khác

nhau làm rung màng nhĩ , mang tính quang học vối cường độ ánh sáng khác nhau, đồng tử co giãn khác nhau.Chẳng hạn: Được một lời khen, động viên, cơ mặt dãn ra, âm thanh rung động làm tai ta dễ nghe, dễ tiếp thu hơn Còn ngược lại, một sự sỉ nhục, mắng nhiếc, quát to sẽ làm cho cơ mặt co lại nhăn nhúm, tai ù khó tiếp thu

- Thành phần sinh lý: Thể hiện trong giao tiếp, có sự

biến đổi quá trình trao đổi chất, dưới tác động của những kích thích khác nhau về cường độ, lực, tần số Sự hoạt động thụ động thể hiện tính ì của quá trình ức chế mạnh hơn hưng phấn dưới tác động của kích thích, kể cả kích thích ngôn ngữ

- Thành phần tâm lý: Là sự thể hiện trậ t tự của các

quá trình tâm lý tham gia vào giao tiếp diễn ra từ cảm giác đến tri giác, trí nhố và tư duy, tưởng tượng rồi đến cảm xúc, rung động, tình cảm Từ đó, sẽ cho con người những phản ứng khác nhau trong giao tiếp

Vì vậy, trong giao tiếp phải có điều kiện, đó là:

1- Thống nhất ngôn ngữ

2- Phải có nhu cầu nghe và lắng nghe

3- Thông cảm, hiểu biết tác động qua lại với nhau.4- Đang thức

Phân biệt giao tiếp với ứng xử:

ứng xử được hiểu là sự phản ứng của con người đối vói

sự tác động của người khác đến mình trong tình huống giao tiếp cụ thể Nó thể hiện ở chỗ con người không chủ

động trong giao tiếp mà chủ động trong phản ứng có sự thế hiện qua hành vi, cử chỉ, cách nói năng, tùy thuộc vào mục đích, động cơ, hoàn cảnh giao tiếp, tri thức, nhân cách của mỗi người nhằm đạt kết quả trong giao tiếp.

Giao tiếp là một quá trình theo như ông cha ta ngày xưa tổng kết:

"Thức lâu mới biết đêm dài

Ớ lâu mối biết lòng người có nhân",

ứ n g xử thường mang tính tình huống Chẳng hạn, lần đầu tiên gặp một người nào đó qua thái độ, hành vi,

cử chỉ, cách nói năng thể hiện họ là người lịch sự, khiêm tốn, dễ gần hay thô tục, kiêu căng, lạnh lùng gây ấn tượng tốt, hay xấu về người đó Vì vậy, khái niệm giao tiếp rộng hơn khái niệm ứng xử Nếu giao tiếp là phạm trù vĩ mô thì ứng xử là phạm trù vi mô, ứng xử có thể là một hành vi, là cách ứng khẩu rấ t thông minh, tinh nhạy trong một tình huống giao tiếp nào đó Hoặc có thể

là một hành vi, cử chỉ vụng về, nói năng bộp chộp trưốc đối tượng giao tiếp, sau đó dẫn đến sự day dứt, ân hận

và tự suy nghĩ tại sao mình lại làm như vậy Cho nên, ứng xử còn được hiểu là những phản ứng thể hiện qua hành vi, cử chỉ, cách nói năng của con người nảy sinh trong quá trình giao tiếp do những rung cảm cá nhân, kích thích nhằm lĩnh hội, truyền đạt những tri thức, vốn sống, vốn kinh nghiệm của các cá nhân, của xã hội trong những tình huống nhất định

Từ đó, có thể khái quát như sau:

Giao tiếp

ứng xử

Chúng ta thường đánh giá về một người nào đó, như

họ là người nhân hậu, người chân thật, người tế nhị Điều đó muốn nói lên sự đánh giá của mọi người về cách ứng xử của họ Mặt khác, trong hoạt động giao tiếp có hai thông điệp:

- Nội dung của thông điệp (thông tin): Thông báo,

truyền đạt thông tin tri thức về chính trị, kinh tế, giáo dục

- Hình thức của thông tin: Thể hiện thông tin tình

cảm, thân hay sơ, chân thành hay giả tạo, gần gũi hay lạnh nhạt , nghĩa là thông tin về mối quan hệ Vì vậy, khái niệm ứng xử thực ra cũng cần cả hai thông điệp trên, song nặng về thông tin mối quan hệ giữa các cá nhân: cởi

mở hay khép kín, dễ mến hay khó ưa Do đó, trong cuộc sông có thể cùng một nội dung công việc (giao tiếp) song người lãnh đạo không giao cho anh A giải quyết mà lại giao cho anh B, vì anh B khi giải quyết công việc ấy khéo léo, tế nhị hơn, dễ thành công hơn

Tóm lại, nếu xét dưối góc độ giao tiếp và ứng xử thì giao tiếp là nội dung, còn ứng xử là biểu hiện của nội dung

ấy Tuy nhiên, giữa giao tiếp và ứng xử có mối quan hệ hữu cơ, chúng thông nhất nhưng không đồng nhất Mặt khác, trong suốt quá trình sống và phát triển của con người, nếu không có giao tiếp thì không "thành người" và

"nên người" Còn ứng xử không phải lúc nào cũng diễn ra

mà là sự phản ứng của con người trong một tình huống giao tiếp cụ thể nào đó

Ví dụ: Chị A vốn hiền lành, là người nhường nhịn trong

cơ quan, song thủ trưởng cứ hay nhắc khuyết điểm của chị trước mặt mọi người mặc dù chị đã sửa chữa Đến một lúc nào đó chị A phải phản ứng gay gắt với thủ trưởng

Như vậy, các quan hệ của con người vô cùng phong phú, đa dạng nhưng cũng rất phức tạp Muốn cho các quan hệ này được vận hành phải giao tiếp

Vậy giao tiếp là gì?

Giao tiếp là sự tiếp xúc tăm lý giữa người và người, là hoạt động hình thành phát triển và vận hành các quan hệ giữa con người với con người.

Nói đến giao tiếp là nói đến nhóm Bởi lẽ, không một người nào ỏ ngoài dân tộc, gia đình, cơ quan, làng xã ngay cả giao tiếp tự thân - giao tiếp vối toàn bộ quá trình thấm cảm và phản cảm của một cá thể riêng lẻ cũng không thoát khỏi mối quan hệ đã trải qua của những nhóm nhất định Giao tiếp vừa mang tính chất xã hội, vừa mang tính chất cá nhân

Đặc điểm xã hội của giao tiếp thể hiện ở chỗ, nó được nảy sinh, hình thành trong xã hội và sử dụng các phương

tiện do con người làm ra, được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác Đặc điểm xã hội còn thể hiện ở đặc trưng hoạt động của nhóm xã hội, chính đặc trưng này quy định đặc điểm giao tiếp của nhóm xã hội đó Ví dụ: Bộ đội, công nhân, bác sĩ, giáo viên, doanh nhân

Đặc điểm cá nhân thể hiện ở nội dung, phạm vi, nhu cầu, phong cách, kỹ năng giao tiếp của người này khác với người kia

2 Giao tiếp trong hoạt động quản lý

Để làm rõ giao tiếp trong hoạt động quản lý, cần hiểu đặc điểm của hoạt động quản lý

Quản lý là sự tác động tương hỗ, hiện chứng giữa chủ thể và khách thể quản lý Khách thể quản lý có thể là vật thể và phi vật thể Trong khái niệm chủ thể và khách thể

quản lý này muốn nói con người vừa là chủ thể vừa là khách thể quản lý Quản lý vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật Khoa học quản lý nghiên cứu các quan hệ quản lý

mà các quan hệ quản lý lại hết sức phức tạp và đa dạng

Vì vậy, nhiệm vụ của quản lý (lãnh đạo) là biến các quan

hệ giữa chủ thể quản lý với khách thể quản lý, giữa các chủ thể cùng quản lý; giữa các khách thể quản lý, giũa người quản lý và tổ chức với các thành phần khác trong xã hội Nhiệm vụ của nhà quản lý là biến các mối quan hệ trên thành các yếu tố tích cực, hạn chê xung đột, tạo môi trường thuận lợi để đạt mục tiêu chung, ở khía cạnh này, quản lý là nghệ thuật, gọi là nghệ thuật quản lý Đó là "bí quyết" làm việc, giao tiếp với con người, bí quyết sắp xếp

các nguồn lực của tổ chức, là sự sáng tạo khi giải quyết các tình huống khác nhau trong hoạt động của tô chức Nghệ thuật do kinh nghiệm được tích luỹ và còn do sự mẫn cảm nhanh, nhạy của từng người.

Quản lý là một khoa học Các nhà quản lý chỉ có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình tốt hơn khi có sự vận dụng các kinh nghiệm đã được đúc kết, khái quát thành những nguyên tắc, phương pháp và kỹ năng quản lý cần thiết Vì vậy, quản lý là một nghề phải được đào tạo bài bản và bằng sự vận động của bản thân nhà quản lý qua hoạt động thực tiễn Ngoài ra, một yếu tô" quan trọng và quyết định là yếu tố con người trong tổ chức Bởi vì mọi

tổ chức đều có các nguồn lực vật chất do con người chủ động vận hành nhằm thực hiện nhiệm vụ theo mục tiêu chung của tổ chức Con người là chủ thể huy động và tạo dựng các nguồn lực khác trong tổ chức và là yếu tô" quyết định mọi thành công hay th ất bại của tổ chức Có thê làm rõ qua sơ đồ sau:

Mặt khác, quản lý ra đời là để điểu hòa hoạt động của các cá nhân riêng lẻ Như vậy, bản chất của quản lý là quản lý con người trong tổ chức, thông qua đó sử dụng tốt nhất những tiềm năng của mỗi cá nhân và lợi thê mang lại từ uy tín của tổ chức Điều đó có nghĩa là: Các hành vi chuẩn trong giao tiếp sẽ là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng công tác của cơ quan Điều này được thể hiện qua sơ đồ sau:

Kế hoạch và mục tiêu của cơ quan; kê hoạch và mục tiêu của cá nhân

◄ -Qua sơ đồ trên, có thể thấy nhà quản lý chính là người đánh thức những năng lực tiềm ẩn trong mỗi con người, huy động tinh thần đồng tâm hiệp lực trong công việc, đưa khả năng của họ vào hoạt động vì mục tiêu chung Tóm lại,

Chiến lược

Mục tiêu

Ỷ

Biện pháp

khi xét đến yếu tố con người trong quản lý là bao hàm cả chủ thể và đốì tượng quản lý Muốn nghiên cứu một cách khách quan phải đặt yếu tô" con người vào trong những điều kiện cụ thể của tổ chức và môi trường, trong đó tổ chức tồn tại và phát triển.

Như trên đã để cập, giao tiếp vừa mang đặc điểm xã hội vừa mang đặc điểm cá nhân Vì vậy, giao tiếp trong hoạt động quản lý bao hàm cả hai đặc điểm này Giao tiếp trong hoạt động quản lý mang đặc điểm xã hội, bởi lẽ, quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên các khách thể nhằm đạt đến mục tiêu định trước.Đồng thòi cũng từ khái niệm quản lý có thể thấy được

các yếu tô" cấu thành quản lý như sau:

- Chủ thể quản lý là yếu tô" tạo ra tác động quản lý trong mọi hoạt động Chủ thể quản lý có thể là cá nhân hay tổ chức Chủ thể quản lý tác động lên đôi tượng quản

lý bằng các công cụ vối những phương pháp quản lý thích hợp theo các nguyên tắc nhất định

- Khách thể quản lý là yếu tố tiếp nhận sự tác động của chủ thể quản lý Khách thể quản lý có thể là những hành vi thực thể (cá nhân, tổ chức, sự vật hay môi trường ) Nhưng cũng có thể là mối quan hệ giữa các thực thể trong quá trình vận động của chúng

Khái niệm chủ thể quản lý và khách thể quản lý ở đây là con người với tư cách là một thành viên của xã hội, vừa là chủ thể, vừa là khách thể trong quan hệ giữa con người với con người nói chung, trong hoạt động quản

lý nói riêng

Như vậy, giao tiếp trong hoạt động quản lý là sự tiếp

xúc tâm lý giữa người với người, thông qua đó chủ thể quản lý và đối tượng quản lý trao đổi với nhau về thông tin, về cảm xúc, tri giác lẫn nhau, ảnh hường tác động qua lại với nhau nhằm đạt đến mục tiêu quản lý.

3 Chức năng của giao tiếp trong hoạt động quản lý

Có nhiều cách tiếp cận phân tích chức năng của giao tiếp.Nếu tiếp cận từ góc độ tâm lý học xã hội thì giao tiếp

có hai nhóm chức năng cơ bản:

- Nhóm chức năng xã hội: Giao tiếp phục vụ các nhu

cầu chung của nhóm, tập thể cộng đồng Ví dụ: giao tiếp góp phần tổ chức điều phối hoạt động lao động trong nhà máy, cơ quan giáo dục, cơ quan hành chính

- Nhóm chức năng tâm lý: Giao tiếp phục vụ nhu cầu

tinh thần, thông tin, nhận thức tình cảm của từng thành viên trong nhóm Trong công tác với con người (quản lý, lãnh đạo, tổ chức, giáo dục ), cần phải có những hiểu biết nhất định về giao tiếp nhóm, tâm lý cá nhân, thiếu những hiểu biết này, công tác với con người, giáo dục con người khó đem lại hiệu quả mong muốn

Nếu theo quan điểm của ngôn ngữ học cấu trúc thì có thể thấy giao tiếp có các chức năng sau:

- Chức năng nhận thức: Nhò chức năng này mà con

người có thể truyền đạt, lĩnh hội các sự kiện, các khái niệm, các giá trị giao tiếp

- Chức năng duy trì sự tiếp xúc: Chức năng này có tác

dụng lấp chỗ trống khi tiến hành đối thoại

- Chức năng siêu ngôn ngữ: Là chức năng rút gọn nói

ít hiểu nhiều trong giao tiếp

- Chức năng quy chiếu: Đòi hỏi chủ thể giao tiếp (nhà

quản lý, người lãnh đạo) phải nắm được các đặc điểm cá nhân của đối tượng giao tiếp để đảm bảo hiệu quả và mục tiêu giao tiếp)

- Chức năng thơ mộng: Thể hiện rõ trong các cuộc giao

tiếp có tính chất văn hóa nghệ thuật, giao tiếp tình ái

II- PHÂN LOẠI GIAO TIẾP TRONG HOẠT ĐỘNG QUẦN LÝ

1 Căn cứ vào sự tiếp xúc trực tiếp giữa chủ thể quản

lý và đối tượng quản lý, có các loại giao tiếp sau:

- Giao tiếp trực tiếp - mặt đổi mặt của chủ thể quản lý với đối tượng quản lý Ví dụ: Khi ra mệnh lệnh, khi trực tiếp trao đổi công việc, giao tiếp trực tiếp sẽ cho ta biết và

tự trả lòi các câu hỏi sau:

- Giao tiếp gián tiếp: Chủ thể quản lý trao đổi với đối

tượng quản lý qua điện thoại, qua điện thoại truyền hình, qua công văn, thư từ

- Giao tiếp trung gian qua người trung gian gần gũi, hiểu biết với đối tượng quản lý (có cả yếu tô" của giao tiếp trực tiếp và gián tiếp)

2 Căn cứ vào quy cách tiến hành gián tiếp, có các loại giao tiếp sau:

- Giao tiếp chính thức của các nhóm chính thức như: học sinh trong lốp học, thầy giáo - thầy giáo trong khoa, trong hội đồng nhà trường; giám đốc - phó giám đốc; giám đốc với nhân viên; trưởng phòng và chuyên viên

- Giao tiếp không chính thức của các thành viên trong nhóm không chính thức, những nhóm bạn thân nhau vì cùng hoàn cảnh, sở thích, hiểu biết về nhau

m- NHỮNG ĐẶC TRƯNG c ơ BẢN CỦA GIAO TIẾP

TRONG QUAN HỆ GIỮA CON NGƯỜI NÓI CHUNG

VÀ HOẠT ĐỘNG QUẨN LÝ NÓI RIÊNG

Giao tiếp là hoạt động xác lập, quản lý và vận hành các quan hệ giữa con người với con người, hiện thực hóa các quan hệ xã hội giữa người với người Các quan hệ này bao giò cũng diễn ra trong lòng xã hội loài người và có thể diễn ra giữa hai nhân cách, trong nhóm, tổ tập thể cơ quan, phân xưởng, một tổ chức đoàn thể, giai cấp, dân tộc

và cả cộng đồng người Vì vậy, khi nói đến giao tiếp, ta thấy có những đặc thù sau:

1 Trước hết, khi nói đến nội dung giao tiếp bao hàm ý nghĩa nhận thức, nghĩa là giao tiếp là một quá trình con người ý thức được mục đích, nội dung và những phương tiện cần đạt được khi tiếp xúc vối người khác Chẳng hạn, khi chủ thể quản lý (lãnh đạo) giao tiếp vối khách thể quản lý (cấp dưối, nhân viên) cả hai đều đã có ý thức những nội dung và diễn biến tâm lý của mình trong giao tiếp Nhò có đặc trưng cơ bản này, chúng ta dễ dàng nhận

ra được mục đích của quá trình giao tiếp, giao tiếp để làm

gì và nhằm mục đích gì

2 Giao tiếp dù mang mục đích gì cũng đều diễn ra cả

sự trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm, thế giới quan

và nhân sinh quan, nhu cầu của những người cùng tham gia vào quá trình giao tiếp của chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Nhờ đặc trưng này, mỗi người tự hoàn thiện mình theo yêu cầu đòi hỏi của nghề nghiệp, của các quan hệ xã hội mà họ là thành viên tích cực; các phẩm chất tâm lý, hành vi ứng xử của con người được nảy sinh

và phát triển theo các mẫu người lý tưởng mà mỗi người phấn đấu vươn lên Cũng chính nhờ đặc trưng này mà quá trình xã hội hóa mới thực sự hòa nhập mỗi cá nhân vào các hoạt động của nhóm, của cộng đồng, địa phương, dần tộc

3 Giao tiếp là một quan hệ xã hội, mang tính chất

xã hội, quan hệ xã hội chỉ được thực hiện trong giao tiếp giữa con người với con người, con ngưồi vừa là thành viên tích cực của các quan hệ xã hội với tư cách tự tạo

lập nên các quan hệ xã hội như pháp quyền, kinh tế, văn hóa, vừa phải hoạt động tích cực cho sự tồn tại và phát triển của chính các quan hệ xã hội đó Trong hoạt động quản lý, quan hệ giữa chủ thể quản lý (lãnh đạo)

và đối tượng quản lý (khách thể: nhân viên, cấp dưới) là quan hệ xã hội đích thực, tồn tại khách quan (cơ quan quân đội, hội đồng nhà trường; doanh nghiệp, bệnh viện ) đều do cả hai phía chủ thể quản lý (chủ thể giao tiếp) và khách thể quản lý (khách thể giao tiếp) quyết định và tạo dựng nên

Mặt khác, quản lý là một khoa học và nghệ thuật Người quản lý tựu trung lại là giải quyết các mối quan hệ giữa con người với nhau vô cùng phức tạp, không chỉ giữa chủ thể và khách thể trong hệ thông quản lý mà còn có mối quan hệ tương tác vối các hệ thông khác cùng song song tồn tại trong môi trường quản lý

Theo công thức mổi quan hệ:

MQH = n (n - 1)Trong đó:

n là số lượng các yếu tô" (thành viên) tham gia vào

hệ thống các mối quan hệ này phát sinh ra nhanh theo cấp số nhân:

4 Giao tiếp có nội dung xã hội cụ thê được thực hiện

trong hoàn cảnh xã hội nhất định Nghĩa là, giao tiếp được tiến hành trong một thòi gian, không gian và các điều kiện

cụ thể Ví dụ: cơ quan nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, quân đội Giao tiếp cá nhân mang tính chất lịch sử, phản ánh sự phát triển xã hội loài người

5 Giao tiếp bao giờ cũng được cá nhân hay nhóm thực hiện dù ở loại hình giao tiếp nào, nội dụng giao tiếp là gì? Trong hoạt động giao tiếp, cá nhân vừa là chủ thể vừa là khách thể B.F Lomov - nhà tâm lý học người Nga, cho rằng, các đặc thù của hoạt động giao tiếp khác vối loại hoạt động có đối tượng khác là: hoạt động chủ thể - chủ thể Hoạt động của chủ thể quản lý với đốì tượng quản lý (khách thể), nghĩa là, người quản lý (lãnh đạo) dù có tài giỏi về quản lý về chuyên môn, dù có phương pháp quản lý tốt như thế nào đi nữa mà khách thể quản lý (cấp dưới, nhân viên) không đón nhận thì hiệu quả quản lý sẽ thấp

và không thể đạt đến mục tiêu mà quản lý đề ra

6 Giao tiếp của con người không chỉ xảy ra trong hiện tại, mà bao hàm, chứa đựng cả quá khứ và tương lai Giao tiếp mang trong mình sự kê thừa, chọn lọc những gì quá khứ đã trải qua, thông qua các phương tiện giao tiếp như ngôn ngữ, các phương tiện kỹ thuật nhằm ghi chép, gìn giữ những di sản văn hóa tinh thần, vật chất, các công cụ sản xuất Chính từ đặc điểm này

sẽ chi phôd việc sử dụng các mẫu quản lý đôi với cấp dưối trong hoạt động quản lý

Bảng 1: Sử dụng các mẫu quản lý đối với nhân viên

Mức độ của nhân viên (R) Phong cách giao tiếp

R2 Tính sẵn sàng trung

bình: Năng lực chuyên

môn thấp, nhưng thiện ý

với công việc cao

S2 Giảng dạy hành vi bổn phận và quan hệ đều cao

và dần dần người quản lý tạo điểu kiện cho nhân viên tự quyết định công việc không lệ thuộc vào sự chỉ đạo theo dõi giám sát của người quản lý

Đồng thòi, từ đặc điểm của giao tiếp vói tư cách là chủ thể quản lý, nhà quản lý đã sử dụng quyền lực quản lý của mình với cấp dưới (nhân viên).

B ản g 2: s ử dụng quyển lực quản lý đối với các mẫu

nhân viên

Mau

nhân viên

Cao (R4)

Trung bình (R3 R2)

Thấp (Rl)

Chuyênmôn

hưởng nhò

uy tín cá nhân)

Quyền lực địa

vị (tạo ra phục tùng nhò quyền lực áp đặt từ địa vị)

Qua bảng 2 cũng cho thấy, nhà quản lý tùy theo đặc điểm của R (nhân viên) mà có cách ứng xử (biểu hiện của giao tiếp) phù hợp mối đạt kết quả mong muốn trong quá trình quản lý của mình Nếu nhân viên nào cũng áp dụng cách giao tiếp, ứng xử như nhau sẽ mang lại hiệu quả thấp, thậm chí phản tác dụng

Cũng từ đặc điểm này sẽ quy định các kiểu phong

cách giao tiếp khác nhau, cụ thể có các phong cách giao tiếp sau:

- Phong cách độc đoán:

Người quản lý, lãnh đạo nắm bắt tất cả các quan hệ và thông tin, tập trung quyền lực trong tay, cấp dưới chỉ được cấp trên cho biết thông tin tôi thiểu, cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Các quyết định mệnh lệnh được đê ra trên cơ sở kiến thức, kinh nghiệm của người lãnh đạo, không quan tâm đến ý kiến của người dưới quyền

Các chỉ thị, mệnh lệnh được đưa ra và buộc người dưới quyền thực hiện chúng một cách nghiêm ngặt Đồng thời, người lãnh đạo kiểm tra sát sao hành vi của người dưối quyền Người lãnh đạo điều hành công việc chủ yếu sử dụng bằng quy chê hay điều lệ, vì th ế cách giao tiếp độc đoán này chỉ theo một chiều và không có chiều ngược lại

Quản lý (lãnh đạo) -> cấp dưóiTuy nhiên, ưu điểm của loại giao tiếp này cho phép người quản lý nhanh chóng giải quyết công việc theo văn bản, chỉ thị một cách chính xác, song lại không phát huy được sáng kiến, sáng tạo, kinh nghiệm của người dưới quyền Vì vậy, người dưới quyền hoàn thành công việc một cách máy móc, theo kiểu "chỉ đâu đánh đấy" Vói phong cách giao tiếp này, người quản lý đã cô" tình hay cố ý quên rằng, mỗi nhân viên cấp dưới là một chủ thể có ý thức và

là một nhân cách, một cá nhân có hoàn cảnh sông, tri thức kinh nghiệm riêng

- Phong cách dân chủ:

Người lãnh đạo đã thu hút đông đảo nhân viên, người lao động tham gia vào việc thảo luận, xây dựng và lựa chọn các phương án quyết định cũng như giải quyết những nhiệm vụ của tổ chức Bản thân người lãnh đạo chỉ tập trung giải quyết những công việc quan trọng, công việc lớn ở tầm vĩ mô, những vấn đề còn lại đê cho cấp dưới tự giải quyết

Công việc ở cơ quan có sự phân công, có sự đánh giá khen, chê công khai trong tập thể, thông tin trong tô chức được truyền đi hai chiều từ trên xuống và ngược lại

Lãnh đạo 4-» cấp dướiPhong cách giao tiếp này cho phép khai thác được tri thức, kinh nghiệm, sự sáng tạo của người dưối quyền Phong cách giao tiếp này làm cho người dưới quyền cảm thấy thoải mái về tâm lý, họ được tin tưởng, được tôn trọng, được đem hết kinh nghiệm, tri thức, sáng tạo ra trong quá trình làm việc cho tổ chức Đồng thời, họ cũng được tham gia đánh giá kết quả mình làm ra, từ đó rút kinh nghiệm sửa chữa sai lầm đê lần sau làm tốt hơn, phát huy được dân chủ một cách tối đa, người lao động, cấp dưới được đóng góp ý kiến, bàn bạc, thảo luận các quyết định của người lãnh đạo

Tuy nhiên, phong cách giao tiếp dân chủ cũng có nhược điểm vì đôi khi gây tôn kém thời gian Trong rất nhiều trường hợp, có nơi, có lúc vì quá dân chủ nên nhiều công việc, công trình chậm trễ, thậm chí kéo dài không bảo đảm tiến độ công việc, pháp luật không được coi trọng,

kỷ cương không được tôn trọng, thậm chí làm thất thoát tiền của của Nhà nưốc, của nhân dân, dẫn đến hiện tượng

"cá mè một lứa", "quân hồi vô phèng", trên bảo dưói không nghe, vì dân chủ quá trớn Vì vậy, người quản lý phải dân chủ nhưng có tập trung

- Phong cách tự do:

Người lãnh đạo tham gia ít nhất vào các công việc của nhóm Giao hết quyền hạn và trách nhiệm cho mọi người Các thành viên trong nhóm được cung cấp thông tin một cách tối đa, các thành viên được phép tự do hành động theo điều họ nghĩ, cách thức mà họ cho là tốt nhất Vối phong cách giao tiếp này, các thông tin được thực hiện theo chiều ngang

Như vậy, qua ba phong cách giao tiếp của người quản

lý trên cho thấy:

+ Mỗi loại phong cách giao tiếp có những ưu và nhược điểm của nó Tuy nhiên, theo K Lewin - nhà tâm lý học xã hội người Nga, cho rằng: Phong cách dân chủ là phong cách mang lại hiệu quả cao nhất và đây chính là phong cách giao tiếp của người lãnh đạo thành công

+ Tùy từng trường hợp, hoàn cảnh giao tiếp mà sử dụng phong cách giao tiếp nào Chẳng hạn: Trong tập thể quân đội thường dùng phong cách độc đoán, đặc biệt là khi

ra trận Phong cách dân chủ thường dùng trong cơ quan hành chính nhà nước, hoặc các doanh nghiệp Phong cách

tự do thường dùng trong các cơ quan hoạt động văn nghệ, thể dục, thể thao,

+ Người lãnh đạo, nhà quản lý lý tưởng nhất là biết kết hợp cả ba phong cách giao tiếp trên, lúc thì quyết đoán, lúc cần đem ra bàn bạc để tham khảo ý kiến của cấp dưối Ngoài giò làm việc, người lãnh đạo, quản lý cần gần gũi, cởi mở với cấp dưới, không nên lúc nào cũng quan cách, xa ròi quần chúng, dẫn đến cấp dưới không ủng hộ

IV- VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝKhông có hoạt động giao tiếp sẽ không có sự tồn tại và phát triển của từng cá nhân và xã hội

1 Giao tiếp có ý nghĩa xã hội

Nhà triết học Ba Tư Ranettago đã nhận xét: Trong sự riêng lẻ cách biệt, con người là một sinh vật thất bại, chỉ trong mối quan hệ với đồng loại, con người mối thấy cái tôi của mình lón hơn và thật hơn Biết được vai trò to lớn này, người cán bộ quản lý nói riêng và mọi người nói chung không được cô lập, tách biệt, xa ròi cấp dưối Bởi vì, con người vốn có năng lực nhân tính gắn kết mọi người thành nhân loại Người quản lý cần chú ý cả cấp dưới có thiếu sót, thậm chí vi phạm pháp luật cũng nên gần gũi, giáo dục đưa họ về với điều thiện A.s Makarenko - nhà giáo dục tài ba của Nga, đã nhận xét: Cô lập một con người trong tổ chức, tập thể là một hình phạt dã man nhất vi đã tách họ ra khỏi cộng đồng, khỏi tô chức, khỏi mối quan hệ với đồng loại

Các nhà khoa học đã tìm thấy 30 trường hợp của trẻ

em vì lý do nào đó các em bị bỏ rơi sống cùng chó sói, voi, khỉ đầu gấu, lợn, nhưng chỉ có 4 trường hợp được quay lại với loài người, do tìm thấy sớm và rất công phu luyện tập, còn 26 trường hợp các em đã mọc lông, hét, gầm rú như con vật nuôi nó

Qua giao tiếp, con người lĩnh hội, tiếp thu nền văn hóa

xã hội, kinh nghiệm xã hội lịch sử để biến thành cái riêng của mình, để thành người và nên người Hệ thông kinh nghiệm xã hội - lịch sử có hai hệ thông sau:

Các nhà quản lý nếu không giao tiếp, học hỏi, tích luỹ tri thức, kinh nghiệm của những người quản lý (lãnh đạo)

đi trước thì không thể rút kinh nghiệm và thành công trong hoạt động quản lý của mình

2 Giao tiếp giúp con người hiểu biết lẫn nhau

Nhò có giao tiếp mà người quản lý (lãnh đạo) mới hiểu biết cấp dưới về trình độ, cá tính, hoàn cảnh sống, tài năng, kinh nghiệm của nhau Mặt khác, trong hoạt động quản lý (lãnh đạo), nếu người quản lý mà không hiểu biết, chia sẻ, đồng cảm với đối tượng giao tiếp thì sẽ không biết được ai là đồng minh, là bạn, ai là thù, những mặt mạnh, mặt yếu của đối phương thì sẽ khó đạt hiệu quả và mục đích của mình Trong hoạt động quản lý, nhò có giao tiếp

mà sẽ phân loại và biết được ai là đối tượng đáng tin cậy

Ví dụ: Khi Tổng thống nước Mỹ Barack Obama đắc cử năm 2009 đã lần lượt gọi điện thoại cho các nhà lãnh đạo các nước theo thứ tự ưu tiên như sau1:

1- Thủ tưống Canada Harper - đồng minh thân thiết

5- Thủ tướng Ixraen Ehud Olmert, cam kết thúc đẩy tiến trình hòa bình tại Trung Đông

6- Thủ tướng Nhật Taro Aso, người từng được đào tạo tại Trường đại học Stanfort ở Mỹ, hai người đã trao đổi trực tiếp bằng tiếng Anh trong vòng 10 phút Ông Obama cho biết, ông rất quý mến đất nước và con người Nhật Bản (ỏ Nhật có thị trấn đặt tên Obama).

7- Thủ tưống Italia Berlusconi, tuy trước đó ông này có tuyên bố với báo chí là không hài lòng với Obama, nhưng trong cuộc điện đàm, ông Obama không để tâm đến điều

đó và hai người đã trao đổi vui vẻ, cởi mở với nhau về quan

hệ hợp tác hữu nghị giữa hai nước

8- Chủ tịch Trung Quốc Hồ cẩm Đào và Tổng thống Nga Medvedev, ông Obama đều coi hai nước đóng vai trò quan trọng trong chính trường thế giói, ông rất coi trọng mối quan hệ này - xây dựng mối quan hệ tích cực để bình

ổn thế giới

9- Thủ tướng Ân Độ Manmohan Singh, ông Obama ca ngợi mối quan hệ Hoa Kỳ - Ân Độ là quan hệ đối tác rất quan trọng và cho biết sẽ sốm sang thăm Ân Độ

10- Thị trấn Kênia, quê hương của bố ông - Tổng thống Kênia Kibaki gọi điện chúc mừng và mời ông về thăm đất nước Ông cũng đã điện đàm vối Quốc vương Gioócđani Abdullah để khẳng định việc Mỹ sẽ tiếp tục tăng cường quan hệ hợp tác với nưốc này nhằm thúc đẩy tiến trình hòa bình ở Trung Đông và tiêu diệt chủ nghĩa khủng bố

Nhận xét và đánh giá qua các cuộc đàm thoại của Tổng thống Obama:

- Ông rất tôn trọng và tuân thủ truyền thống thứ tự

ưu tiên trong chính sách ngoại giao của Mỹ phục vụ cho lợi ích quốc gia

- Việc lựa chọn thứ tự các nưốc để điện thoại sau khi thắng cử, dù là chủ ý của ông Obama hay đề xuất của các

cố vấn cao cấp cho thấy ông Obama khó có thể xa ròi truyền thống ngoại giao của nước Mỹ trong xử lý các quan hệ quốc tế và tương quan giữa các lực lượng chính trị quốc tế

- Các nhà lãnh đạo của chín quốc gia đầu tiên nói chuyện điện thoại, được báo giới đánh giá là chín nước đồng minh quan trọng của Mỹ hiện nay

Như vậy, giao tiếp có ảnh hưởng lẫn nhau rất mạnh

mẽ, gây nên những biến đổi về hứng thú, thái độ, tình cảm và các biểu hiện khác của xu hưống nhân cách Phương pháp và nội dung của giao tiếp phụ thuộc vào vị trí của con người trong sản xuất, tầng lớp, nhóm xã hội Đồng thòi, cũng tùy theo địa phương, dân tộc, đạo đức, phong tục tập quán, mà "nhập gia tùy tục", "ăn cây nào rào cây ấy"

Bởi vì, trong hoạt động giao tiếp không phải lúc nào cũng đạt kết quả vì giao tiếp vừa có ý thức vừa vô thức Giao tiếp là một quá trình phức tạp diễn ra đầy mâu thuẫn giữa:

Cái định nói >< nói

khái quát, trong khi đó con người lại rất cụ thể và sống động, hoạt động quản lý lại càng phức tạp và sống động hơn, nhất là trong thế kỷ XXI này Ngay Ngoại trưởng Mỹ Hillary Clinton cũng khác với những người tiền nhiệm là công du sang các nước châu Á thay vì sang các nước châu

Âu Điều này chứng tỏ nước Mỹ coi châu Á quan trọng trong chính sách đối ngoại của Mỹ và cần tăng cường ngoại giao với châu Á, đặc biệt là Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Inđônêxia để cùng lo vấn đề khủng bô', vấn đề hạt nhân, vấn đề người Hồi giáo

3 Giao tiếp nhằm trao đổi thông tin trong quá trình quản lý

Thông tin được hiểu như một quá trình hoạt động, trong đó con người nói chung và chủ thể quản lý vối đối tượng quản lý nhằm trao đổi công việc, truyền đạt những công việc cũng như tâm trạng, tình cảm, tâm thế, trên cơ sở đó hình thành thông tin, giữ vững và phát triển thông tin

Thuật ngữ thông tin ra đời cùng với sự hoạt động của giao tiếp giữa con người với con người, giữa các bộ tộc với nhau và khi con người muốn truyền cho nhau những kiến thức và kinh nghiệm nhất định Vì vậy, chỉ có qua giao tiếp mới thây rõ tầm quan trọng của thông tin trong quản

lý mà thông tin trong quản lý thể hiện rõ nhất qua hệ thống kiểm soát hoạt động của tổ chức Trong tổ chức, nhiều câu hỏi cần được trả lời theo nguyên lý khẳng định hay phủ định Vấn đề cung cấp thông tin qua giao tiếp để

trả lòi câu hỏi "có" hay "không" có ý nghĩa rất lớn đối với các nhà quản lý trong việc đưa ra các quyết định nhằm can thiệp vào quá trình hoạt động của tổ chức; đảm bảo được mục tiêu của tổ chức đặt ra Đồng thòi, thông qua hoạt động giao tiếp có thể kiểm soát và dựa trên các nguồn thông tin có được, các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định nhằm đạt được mục tiêu hay điều chỉnh các phương thức hoạt động khác nhau theo các tiêu chuẩn khác nhau

để đạt được mục tiêu đó Vì vậy, không có giao tiếp, nhà quản lý, tổ chức không thể có thông tin để lãnh đạo, quản

lý có hiệu quả; vì khi mất thông tin hoặc thông tin không lưu thông, nhà quản lý, tổ chức sẽ mất dữ liệu, hoạt động quản lý bị bế tắc Từ đó, chúng ta chú ý thông tin trong giao tiếp:

- Xét thông tin trong mối quan hệ giữa hai cá nhân (chủ thể quản lý, đối tượng quản lý), trong đó mỗi người là một chủ thể tích cực Họ cùng nhau điều chỉnh thông tin trong hoạt động giao tiếp nói chung và hoạt động quản lý nói riêng vi không chỉ là sự tiếp nhận mà còn hiểu và suy nghĩ dẫn đến thống nhất hoạt động

- Thông tin bằng lòi là sử dụng hệ thống ký hiệu ngôn ngữ để thông báo cho nhau về tình hình kinh tế, chính trị,

xã hội, nhiệm vụ, mục đích của tổ chức

- Thông tin trong giao tiếp quản lý phụ thuộc vào năng lực nói chung của mỗi người

- Nói hay giơ tay hoặc chỉ trỏ vào mặt nhân viên

- Nói ngọng, nói nhanh, nói lắp

- Sự diễn cảm: trầm bổng, truyền cảm, ra lệnh khô cứng, lạnh lùng.

- Mô hình thông tin bằng lòi gồm năm thành phần:

1- Ai thông báo (người thông báo lãnh đạo ở cấp nào?).

2- Cái gì (nội dung thông báo: kinh tế, chính trị, văn hóa )

3- Như thế nào (thực hiện ra sao: truyền công văn, thông báo miệng, gửi email )

4- Cho ai (hướng thông tin cho mọi người, cho cấp dưới, cho các cơ quan )

5- Hiệu quả (tính chất, kết quả, làm cho mọi người hiểu rõ, làm tốt công việc )

Như vậy, qua giao tiếp, việc truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý càng quan trọng, quyết định sự thành bại của hoạt động quản lý

4 Giao tiếp trong hoạt động quản lý thực hiện chức năng giáo dục

a) Chức năng nêu mẫu hành vi

Do giao tiếp là một quá trình, trong quá trình giao tiếp, con người sẽ tìm được mẫu hành vi, hành vi xã hội,

từ đó điểu chỉnh theo mẫu hành vi ấy Mỗi xã hội, mỗi dân tộc, giai cấp đều có mẫu hành vi của nó Đó là mẫu người

lý tưởng đại diện cho dân tộc, giai cấp, thòi đại c Mác đã nói: Con người sinh ra không ai cầm sẵn cái gương trong tay mà mình soi mình qua ngưồi khác

b) Chức năng nhận thức kinh nghiệm xã hội lịch sử biến thành cái riêng của mình

Mỗi nhóm xã hội, mỗi dân tộc thòi đại ngày nay đều lưu giữ, truyền lại những phong tục, tập quán, truyền thông, kinh nghiệm; đồng thòi cả những thành công, thất bại, những tinh hoa cho thế hệ sau Vì vậy, con người nói chung và người cán bộ quản lý nói riêng phải biết chắt lọc, lựa chọn, tiếp thu những kinh nghiệm quý báu của các thế hệ đi trước và của nhân loại để biến thành cái riêng cho mình

c) Chức năng truyền cảm

Người cán bộ quản lý ngay cả khi ra quyết định, chỉ thị cũng cảm thấy giọng nói có sự truyền cảm lốn đến cấp dưối làm cho họ dễ nghe, dễ tiếp thu và ủng hộ người quản lý

d) Chức năng định vị vị thế xã hội trong tổ chức

Giao lưu là phương thức thuận lợi cho con người nói chung và cho hoạt động quản lý nói riêng Qua giao lưu, con người sẽ bộc lộ tài năng, phẩm chất của mình, từ đó xác định vị thế xã hội của mỗi người Qua giao lưu, mỗi người sẽ:

Khẳng định vai trò của giao tiếp là trên cơ sở xuất phát từ quan điểm của c Mác và A Xukhômlinxki - nhà giáo dục người Nga, cho rằng: nhu cầu vĩ đại và phong phú nhất trong các nhu cầu là nhu cầu về người khác Nhu cầu ấy của con người cao hơn những nhu cầu khác và không được đặt ngang hàng với những nhu cầu khác Nó cao hơn mọi nhu cầu, sự phát triển của nó trong con người

là một điều kiện để con người trở thành con người, c Mác cũng nhận xét: Sự phong phú tinh thần của mỗi người tùy thuộc vào sự phong phú các mối quan hệ của anh ta vối những người khác

Tóm lại, giao lưu, giao tiếp giúp cho con người biết được các giá trị xã hội của người khác, của bản thân và trên cơ sở đó tự điểu chỉnh, điểu khiển bản thân theo các chuẩn mực xã hội, biến quá trình đào tạo thành quá trình

tự đào tạo

Không có giao tiếp thì sẽ không có tồn tại và phát triển của từng cá nhân, xã hội và một tổ chức nào, vì xã hội luôn là một cộng đồng người, giao tiếp là cơ chê bên trong của sự tồn tại và phát triển xã hội Nó đặc trưng cho tâm lý người V­

V- CÁC VAI XÃ HỘI VÀ NHỮNG TRỞ NGẠI,

NHỮNG ĐIỂU CẦN CHÚ Ý TRONG GIAO TIẾP CỦA

HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

1 Các vai xã hội trong giao tiếp

Mỗi người trong xã hội đều đóng một vai nhất định, ở gia đình thì là vai người chồng hay người vợ, người con,