Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ...6 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ...7 PHẦN MỞ ĐẦU ...8 1. Tính cấp thiết của đề tài ...8 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài ...8 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ...9 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .10 5. Phương pháp nghiên cứu .10 6. Kết cấu đề tài .11 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀCƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP .12 1.1. Các khái niệm có liên quan 12 1.1.1. Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị 12 1.1.1.1. Khái niệm quản trị 12 1.1.1.2. Các chức năng quản trị 12 1.1.2. Khái niệm tổ chức, cơ cấu tổ chức và vai trò của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 13 1.1.2.1. Khái niệm tổ chức 13 1.1.2.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức 13 1.1.3. Khái niệm phân quyền 14 1.2. Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp 6 1.2.1. Đặc điểm của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 6 1.2.2. Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 15 1.2.3. Một số mô hình cơ cấu tổ chức căn bản 16 1.2.3.1. Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến) 16 1.2.3.2. Mô hình tổ chức chức năng 8 1.2.3.3. Mô hình tổ chức theo sản phẩm 9 1.2.3.4. Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý 9 1.2.3.5. Mô hình tổ chức định hướng khách hàng 9 1.2.3.6. Mô hình tổ chức ma trận 11 1.2.3.7. Mô hình tổ chức hỗn hợp 11 1.2.3. Phân quyền trong doanh nghiệp 12 1.2.3.1. Các hình thức phân quyền trong doanh nghiệp 12 1.2.3.2. Các yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền 12 1.2.3.3. Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp 14 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại doanh nghiệp 15 1.3.1. Nhân tố chủ quan 15 1.3.1.1. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp 15 1.3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 15 1.3.1.3. Công nghệ của doanh nghiệp 15 1.3.1.4. Quy mô của doanh nghiệp 15 1.3.1.5. Con người và trang thiết bị 16 1.3.2. Nhân tố khách quan 16 1.3.2.1. Môi trường chung 16 1.3.2.2. Môi trường đặc thù 16 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM QUỐC TẾ ALPHA 2.1. Khái quát về doanh nghiệp 27 2.1.1. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp 27 2.1.2. Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 20132015 27 2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha 29 2.2.1. Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha 29 2.2.2. Ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha 30 2.2.2.1. Nhân tố chủ quan 30 2.2.2.2. Nhân tố khách quan 32 2.2.3. Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp 35 2.2.3.1. Thông qua phiếu điều tra 35 2.2.3.2. Thông qua kết quả phỏng vấn 39 2.2.4. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp 40 2.2.4.1. Về cơ cấu tổ chức 40 2.2.4.2. Về phân quyền 44 2.3. Các kết luận thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha 45 2.3.1. Ưu điểm 45 2.3.2. Nhược điểm 46 2.3.3. Nguyên nhân 47 2.3.3.1. Nguyên nhân của sự thành công 47 2.3.3.2. Nguyên nhân của sự tồn tại 47 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM QUỐC TẾ ALPHA 3.1. Phương hướng hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian tới 49 3.2. Quan điểm về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền 49 3.3. Các đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha 50 3.3.1. Đề xuất một số giải pháp 50 3.3.1.1. Tái cấu trúc công ty theo hướng hình thành cơ cấu tổ chức mới có thể đáp ứng được yêu cầu chiến lược trong thời gian tới 50 3.3.1.2. Tăng tính tiêu chuẩn hoá và giảm mức độ tập trung đang quá cao trong cơ cấu tổ chức của công ty 51 3.3.1.3. Tăng cường chức năng của phòng hành chính – nhân sự 52 3.3.1.4. Tiến hành cơ cấu lại nhân viên trong công ty 53 3.3.1.5. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý 55 3.3.2. Kiến nghị với Nhà nước 55 3.3.2.1. Dành cho công ty sự quan tâm chỉ đạo và hỗ trợ 55 3.3.2.2. Chính sách quản lý ngành, lĩnh vực kinh doanh 56 KẾT LUẬN .57 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO .58 CÁC PHỤ LỤC .59  

TÓM LƯỢC

Tên đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thựcphẩm quốc tế Alpha”

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền

Trong chương này khoá luận đã làm rõ một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức và phânquyền trong doanh nghiệp Đồng thời trình bày một số nội dung liên quan đến vấn đềnghiên cứu bao gồm: đặc điểm và các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp,một số mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản, các nguyên tắc và yêu cầu khi phân quyền, quátrình phân quyền và những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trongdoanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại

Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

Qua một số phương pháp nghiên cứu đã đánh giá được tổng quan tình hình và ảnhhưởng của các nhân tố môi trường đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền củaCông ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha Có những kết quả điều tra đánh giá và nhữngphân tích của các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại

Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

Từ những phân tích về thực trạng trong chương 2 để chỉ ra được những ưu điểm,nhược điểm và nguyên nhân của nó Từ đó đưa ra một số đề xuất để hoàn thiện cơ cấu tổchức và phân quyền trong công ty trong thời gian tới

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian thực tập và làm đề tài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoànthiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phẩn thực phẩm quốc tế Alpha” em đãnhận được rất nhiều sự tận tình giúp đỡ

Trước hết, em xin chân thành cảm ơn cô Th.S Hoàng Thị Phi Yến về những chỉbảo của cô trong quá trình hoàn thành bài khóa luận này cũng như những chỉnh sửa mangtính thực tế của cô

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo của Trường Đại học Thương Mại, đặcbiệt là các thầy cô khoa Quản trị doanh nghiệp về những kiến thức các thầy cô đã chỉ bảo

em trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại nhà trường

Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn ông Dương Anh Tuấn – Giám đốc sản xuấtCông ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha cùng tập thể cán bộ, nhân viên của Công ty đãtạo điều kiện và tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và hoànthành bài khóa luận này

Cuối cùng, cho em gửi lời cảm ơn tới các bạn trong lớp đã giúp đỡ và động viên

em rất nhiều trong quá trình học tập và thực hiện tốt bài luận luận văn này

Sinh viên

Ngô Thị Thuỳ Dung

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 7

PHẦN MỞ ĐẦU 8

1. Tính cấp thiết của đề tài 8

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 8

3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 9

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 10

5. Phương pháp nghiên cứu 10

6. Kết cấu đề tài 11

58

CÁC PHỤ LỤC 59

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Mô hình 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản 17

Mô hình 1.2: Mô hình tổ chức chức năng 18

Mô hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm 18

Mô hình 1.4: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý 19

Mô hình 1.5: Mô hình tổ chức định hướng khách hàng 20

Mô hình 1.6: Mô hình tổ chức ma trận 20

Mô hình 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp 21

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt Nam cũngđang từng bước đi lên Có được sự phát triển như ngày nay không chỉ phụ thuộc vào cơcấu tổ chức của Nhà nước mà còn phụ thuộc rất lớn vào sự thành công cũng như sự pháttriển của các doanh nghiệp Một vấn đề đặt ra là các doanh nghiệp muốn khẳng định vị trícủa mình trên thương trường thì luôn phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp vớiđiều kiện thị trường luôn biến đổi không ngừng, đặc biệt trong xu thế toàn cầu hoá nhưhiện nay Như vậy mới có thể góp phần không ngừng nâng cao năng suất lao động, nângcao hiệu quả sản xuất kinh doanh Bởi lẽ trong bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào thì

bộ máy quản trị luôn được coi là trung tâm đầu não của doanh nghiệp Trên thực tế, nhiều

tổ chức, doanh nghiệp thất bại, phá sản là do cơ cấu tổ chức và phân quyền chưa đượchợp lý và khoa học

Tuy mới thành lập chưa lâu nhưng Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha đã từngbước vượt qua khó khăn, cố gắng phấn đấu không ngừng, góp phần vào việc thực hiệnthành công nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp Với mục tiêu trở thành công ty cónhững sản phẩm đặc trưng riêng, cũng như phát triển thành 1 công ty thực phẩm hàng đầuViệt Nam và hướng tới một công ty đa ngành như sản xuất thực phẩm, bán buôn, bán lẻ…nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai thì việc tổ chức bộ máy cũng nhưphân chia quyền hạn, công việc của mỗi người là cần thiết và quan trọng Bởi lẽ cơ cấu tổchức và phân quyền linh hoạt, gọn nhẹ, hợp lý và khoa học sẽ giúp doanh nghiệp tănghiệu quả làm việc, đạt được mục tiêu phát triển bền vững trong tương lai

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha, em nhận thấymặc dù các phòng ban khá đầy đủ nhưng chưa có sự phối hợp chặt chẽ Sự phân chiacông việc chưa được đúng với năng lực của từng người, phần mềm quản lý chưa đượchiện đại… Điều này đã khiến cho doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty sụt giảm.Một người làm nhiều việc khiến cho hiệu quả làm việc không cao Do đó, hoàn thiện cơcấu tổ chức và phân quyền và một yêu cầu tất yếu và cấp bách đối với toàn công ty

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty” được rất nhiều sinh viênthực tập chọn làm đề tài làm luận văn tốt nghiệp Sau đây, em xin đưa ra một số luận vănnhư sau:

Sinh viên Nguyễn Thị Thuỳ Dương – Lớp K45A3 với đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổchức và phân quyền tại Công ty điện lực Lai Châu” do thầy Trần Hùng hướng dẫn, năm2013

Sinh viên Vũ Thuỳ Dung – Lớp K46A3 với đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phânquyền tại Công ty cổ phần và công nghệ Silicom chi nhánh Hà Nội” do cô Hoàng Thị PhiYến hướng dẫn, năm 2014

Sinh viên Lê Thị Nam – Lớp K46K2 với đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phânquyền tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng dầu khí Kinh Bắc” do thầy Trần Hùnghướng dẫn, năm 2014

Sinh viên Lê Tiến Lộc – Lớp K46A1 với đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phânquyền tại Công ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế (Gymasys) do thầy Bùi HữuĐức hướng dẫn, năm 2014

Sinh viên Hoàng Thị Hương – Lớp K47A2 với đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức vàphân quyền tại Công ty cổ phần đầu tư Đại Dương” do cô Trần Thị Hoàng Hà hướng dẫn,năm 2015

Trong 3 năm gần đây không có ai làm đề tài này về Công ty cổ phần thực phẩm quốc tếAlpha Do đó, đề tài em làm không bị trùng

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục tiêu chung khi nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tạiCông ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha” là nhằm đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện

cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty trong thời gian tới, định hướng đến năm 2020

Để hoàn thành mục tiêu chung này cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

Thứ nhất, hệ thống hoá những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền

trong doanh nghiệp

Thứ hai, nghiên cứu, phân tích đánh giá được thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền

tại công ty

Thứ ba, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công

ty

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thực phẩmquốc tế Alpha

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Để thu thập dữ liệu sơ cấp, em đã sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp khảosát, điều tra và phương pháp phỏng vấn

- Phương pháp quan sát: ghi lại các hành vi ứng xử của các nhà quản trị, các nhân viênlàm việc trong đơn vị thực tập

- Phương pháp khảo sát, điều tra: Em tập trung vào các vấn đề như xây dựng bảng câuhỏi trắc nghiệm liên quan đến việc đánh giá chung về tổ chức bộ máy quản trị của công ty

và các vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền đối với các nhân viên trong công ty Sau

đó gửi phiếu điều tra tới các đối tượng nhằm thu thập những thông tin cần thiết cho quátrình nghiên cứu

Em đã gửi 40 phiếu điều tra dành cho nhân viên trong công ty và thu về 36 phiếu Qua

đó nhằm thấy được một cách tổng quát vấn đề đang tồn tại Các câu hỏi được xây dựngdưới dạng trắc nghiệm, lựa chọn có liệt kê các phương phán trả lời Nội dung của phiếuđiều tra xoay quanh vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

- Phương pháp phỏng vấn: Em tập trung vào xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn trựctiếp lãnh đạo liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty, về những vấn đềcòn tồn tại Qua đó, nghiên cứu, phân tích thông tin cho quá trình làm đề tài để đưa rahướng giải quyết Đối với phương pháp này, em phỏng vấn ông Dương Anh Tuấn – GĐsản xuất để đi sâu hơn vào vấn đề cần giải quyết

5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp được thu thập qua các nguồn sau:

- Kết quả báo cáo hoạt động kinh doanh, tình hình lao động của công ty giai đoạn2013-2015

- Các dữ liệu thông tin trên website của công ty

5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Để phân tích dữ liệu, em đã sử dụng 3 phương pháp: phương pháp thống kê, phươngpháp so sánh đối chứng và phương pháp phân tích kinh tế

- Phương pháp thống kê: Trên cơ sở các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập được, em sẽtổng hợp, phân loại và đánh giá Các bảng thống kê số liệu về kết quả hoạt động kinhdoanh, tình hình lao động trong công ty được lập

- Phương pháp so sánh đối chứng: Từ các bảng thống kê được lập sẽ tiến hành so sánhchỉ tiêu để thấy được sự khác biệt, thay đổi qua từng năm như tình hình lao động, kết quảHĐKD năm 2014 so với 2013 và năm 2015 so với 2014 tăng giảm như thế nào

- Phương pháp phân tích kinh tế: Sử dụng phương pháp này để đánh giá sự thay đổicũng như nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi đó, đồng thời thấy được ảnh hưởng của nó tớikhách thể nghiên cứu Qua đó, đưa ra được những kết luận cần thiết

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty

cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

VÀ PHÂN QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm có liên quan

1.1.1 Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị

1.1.1.1 Khái niệm quản trị

Có nhiều cách tiếp cận về quản trị:

“Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất” –[Bài giảng Quản trị học cản bản – Đại học thương mại]

Theo GS.TS Phạm Vũ Luận: “Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiệnnhằm đạt được mục đích tức là đảm bảo hoàn thành công việc thông qua sự nỗ lực thựchiện của những người khác” – [Quản trị doanh nghiệp thương mại – NXB Thống kê2004]

Từ các nghiên cứu, ta có thể hiểu khái niệm về quản trị như sau: “Quản trị là hoạtđộng nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự phối hợp các hoạt độngcủa những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồnlực trong tổ chức” – [Management Angelo Kinicki,Williams, Mc Graw Hill Irwin – NewYork (2006)]

1.1.1.2 Các chức năng quản trị

Quá trình quản trị là quá trình thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệmật thiết, đó là: hoạch định (phải làm gì), tổ chức (ai làm, làm cách nào), lãnh đạo (gâyảnh hưởng lên cách làm), kiểm soát (đảm bảo thực hiện kế hoạch)

- Hoạch định:

+ Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng khác đều phụ thuộc vào nó

+ Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp) vàphương tiện để đạt được mục tiêu

- Tổ chức:

+ Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền

+ Những công việc của tổ chức bao gồm: Xác định những việc phải làm, ai làm, phốihợp hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thốngquyền hành trong tổ chức.

+ Xác định thành quả đạt được so với mục tiêu đề ra

+ Tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai

Cần chú ý rằng sự phân định quá trình quản trị thành các chức năng quản trị nói trênchỉ mang tính chất tương đối, trên thực tế các chức năng này được thực hiện đồng thời,đan xen nhau trong toàn bộ quá trình quản trị Không có sự khác biệt về chức năng quảntrị giữa các nhà quản trị ở các cấp quản trị khác nhau mà chỉ có sự khác biệt về mức độ và

sự nhấn mạnh đối với từng chức năng

1.1.2 Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức

1.1.2.1 Khái niệm tổ chức

Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các côngviệc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng nhưmối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lậpmột môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức

1.1.2.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức

Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) –[Quản trị học – NXB Thống kê ]:

“Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thốngnhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường nội

bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành mụctiêu chung của tổ chức”

Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson và John M.Iranclevich (2001) [Quản trị họccăn bản – NXB Thống kê]:

“Cơ cấu tổ chức, tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống, tạo ra một khuôn khổtrong đó sẽ diễn ra các hành động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người”

Hay: “Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau,

có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chứctrách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêuchung đã được xác định” – [Bài giảng Quản trị học – Trường Đại học Thương Mại]

1.1.3 Khái niệm phân quyền

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – [ Quản trị học – NXB Thống kê]

“Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhântrong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”

- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viêntrong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu

- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiệncác nhiệm vụ

- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng vớiyêu cầu của người giao

* Khái niệm tầm hạn quản trị:

Tầm hạn quản trị, hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng để chỉ sốlượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất,tức là việc quản trị, giao việc, kiểm tra, hướng dẫn, lãnh đạo nhân viên dưới quyền mộtcách thỏa đáng và có kết quả Theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất chomột nhà quản trị bình thường là khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, con số này

có thể tăng lên 12 hay 15 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơngiản, và rút xuống còn 2 – 3 người khi công việc mà cấp dưới của nhà quản trị thực hiện

là phức tạp

1.2 Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp

1.2.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

- Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức chocác cá nhân hay bộ phận Ví dụ: Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu chomột cá nhân hoặc một bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại

- Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức Nếu cónhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạpcao và ngược lại

- Tính tiêu chuẩn hoá: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi

bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội dung, quychế… Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hoá cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức

1.2.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Vai trò và ảnh hưởng của người quản lý với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là rất quantrọng, việc áp dụng một mô hình tổ chức nào đó để tiến hành hoạt động sản xuất kinhdoanh là tùy thuộc vào nhà quản trị Để xây dựng một cơ cấu hợp lý đáp ứng đầy đủ mọiyêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc:

- Tương thích giữa hình thức và chức năng:

Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thựchiện các chức năng, hay xuất phát từ việc thực hiện các chức năng “Hình thức phải đi sauchức năng” Trong tổ chức hoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận ( hay đơn vị) và cá nhânđều phải có sự tồn tại khách quan và cần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năngcủa tổ chức Sự lựa chọn mô hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm chocác bộ phận, cá nhân… đều phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng, thông quaviệc thực hiện các mục tiêu đã xác định

- Thống nhất chỉ huy:

Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báocáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trongtoàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn

- Tính cân đối:

Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối vềcông việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vữngtrong quá trình phát triển của tổ chức

- Độ tin cậy:

Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đóđảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chứccũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành

- Tính linh hoạt:

Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môitrường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.

- Tính hiệu quả:

Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí đạt hiệu quả cao nhất(dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về)

1.2.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức căn bản

1.2.3.1 Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến)

- Đặc điểm: Quyền hành quản lý tập trung cao độ vào tay một người, có ít cấp quản trịtrung gian, số lượng nhân viên không nhiều, mọi thông tin đều được tập trung về chongười quản lý cao nhất xử lý và mọi quyết định cũng phát ra từ đó

- Mô hình:

Mô hình 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản

- Ưu điểm: Gọn nhẹ, linh hoạt; chi phí quản lý thấp, có thể mang lại hiệu quả cao; kiểmsoát và điều chỉnh dễ dàng, có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ

- Nhược điểm: Mỗi nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, hạnchế tính chuyên môn hoá; tình trạng quá tải đối với cấp quản trị

- Mô hình:

Tổng giám đốc

Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Giám đốc tuyến 4

Mô hình 1.2: Mô hình tổ chức chức năng

- Ưu điểm: Phản ánh logic chức năng; tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hoá công việc; nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu, đơn giản hoá việc đào tạo và huấn luyện nhân

sự, dễ kiểm soát

- Nhược điểm: Chỉ có cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận; tầm nhìn

bị hạn chế, tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng; tính hệ thống bị suy giảm,kém linh hoạt

1.2.3.3 Mô hình tổ chức theo sản phẩm

- Đặc điểm: Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt độngkinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định; mỗi nhánh vẫn có thể sử dụngcác bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn tập hợp xung quanh các GĐ bộphận để hỗ trợ hay giúp việc

- Mô hình:

Mô hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm

- Ưu điểm: Hướng sự chú ý và nỗ lực vào tuyến sản phẩm, trách nhiệm lợi nhuận thuộccác nhà quản trị cấp dưới, phối hợp tốt giữa các bộ phận, các nhóm trong tổ chức; rènluyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị, linh hoạt trong việc đa dạng hoá, có thể dễdàng đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường

Tổng giám đốc

Giám đốc chứcnăng D

Giám đốc chứcnăng C

Giám đốc chứcnăng B

Giám đốc chức

năng A

Tổng giám đốc

Giám đốc sảnphẩm D

Giám đốc sảnphẩm C

Giám đốc sản

phẩm A

Giám đốc sảnphẩm B

- Nhược điểm: Có nhiều nhà quản trị tổng hợp; công việc có thể bị trùng lặp ở các bộphận khác nhau khiến chi phí và giá thành cao, khó kiểm soát, cạnh tranh nội bộ về nguồnlực

1.2.3.4 Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

- Đặc điểm: Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt độngcủa tổ chức theo từng khu vực địa lý; mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu tráchnhiệm phân phối sản phẩm và dịch vụ theo một vùng địa lý cụ thể

- Mô hình:

Mô hình 1.4: Mô hình tổ chức theo khu vực địa lý

- Ưu điểm: Các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình, giảm bớt phạm vicông việc phải điều hành trực tiếp của nhà quản trị cấp cao; chú ý đến những đặc điểmcủa thị trường địa phương; tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên

- Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, công việc có thể bị trùng lặp ở các khuvực khác nhau, phân tán nguồn lực, khó kiểm soát

1.2.3.5 Mô hình tổ chức định hướng khách hàng

- Đặc điểm: Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt độngkinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách hàng nào đó (ví dụ như các doanh nghiệpsản xuất, các doanh nghiệp thương mại dịch vụ, chính phủ, người tiêu dùng trực tiếp…).Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thoả mãn nhu cầu của từng nhóm khách hàngchuyên biệt

- Mô hình:

Tổng giám đốc

Giám đốc khuvực IV

Giám đốc khuvực III

Giám đốc khuvực II

Giám đốc khu

vực I

Tổng giám đốc

Mô hình 1.5: Mô hình tổ chức định hướng khách hàng

- Ưu điểm: Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn, phục vụ các dạng khách hàng khácnhau; toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào kết quả cuối cùng; rèn luyện kỹ năng tổnghợp cho các nhà quản trị

- Nhược điểm: Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp; công việc có thể bị trùng lặp ở các bộphận khách hàng khác nhau; khó kiểm soát; cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

1.2.3.6 Mô hình tổ chức ma trận

- Đặc điểm: Là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm củamỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng Cấu trúc ma trận có hai hệ thốngchỉ huy cặp đôi, vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến

- Mô hình:

Mô hình 1.6: Mô hình tổ chức ma trận

Giám đốckhách hàng C

Giám đốckhách hàng C

Giám đốckhách hàng B

Giám đốc

khách hàng A

Tổng giám đốc

Giám đốctiếp thị

Giám đốc tàichính

Giám đốcnhân sự

Giám đốckinh doanh

Nhân viên ANhân viên A Nhân viên A

Nhân viên A

GĐ ngành

hàng A

Nhân viên BNhân viên B

Nhân viên B Nhân viên B

GĐ ngành

hàng B

-Ưu điểm: Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích; phối hợp tốt giữa các

bộ phận; trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ; rèn luyện kỹ năng tổng hợp

cho các nhà quản trị

- Nhược điểm: Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến, vì vậy dễ nảy sinh mâuthuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh; có sự tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận; khókiểm soát

1.2.3.7 Mô hình tổ chức hỗn hợp

- Đặc điểm: Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồnlực trong tổ chức Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhượcđiểm của các cấu trúc kết hợp

- Mô hình:

Mô hình 1.7: Mô hình tổ chức hỗn hợp

- Ưu điểm: Giải quyết được những tình huống phức tạp; cho phép chuyên môn hoá một

số cấu trúc tổ chức; rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

- Nhược điểm: Cấu trúc tổ chức phức tạp; quyền lực và trách nhiệm của các nhà quảntrị có thể bị trùng lặp, tạo ra xung đột; khó kiểm soát

Chủ tịch hãng

Phó chủ tịchnhân sự

Phó chủ tịchtài chính

Phó chủ tịchmarketing

Giám đốc khuvực II

Tổng giám đốc sảnphẩm công nghiệp

Giám đốc khuvực II

Giám đốc khu

vực I

Tổng giám đốc sản

phẩm nông nghiệp

1.2.3 Phân quyền trong doanh nghiệp

1.2.3.1 Các hình thức phân quyền trong doanh nghiệp

- Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm vụcủa tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính…

- Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các bậc trung gian phíadưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư, đa dạnghoá sản phẩm…

1.2.3.2 Các yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền

- Tin tưởng vào cấp dưới Cốt lõi của vấn đề phân quyền là "Cần phải tin vào nhân viêncủa mình" Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định cho các cấpcàng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao quyền rồi, vẫnkhông yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi,

tự chủ của cấp dưới được trao quyền

- Chấp nhận thất bại của cấp dưới Để khai thác được tối đa nguồn lực chất xám trongdoanh nghiệp, người lãnh đạo cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết các vấn đề chocác cấp.Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thất bại.Và khi đó,nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền

- Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới Cơ cấu tổchức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này kếthợp với nhau Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên conngười Vì thế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công cụ để

hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồi giúp tổchức và các thành viên của nó thực hiện tốt

- Ứng biến quyền hành: nhà quản trị khi giao quyền cho cấp dưới cần phải phù hợp vớitính chất, quy mô, phương pháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ

1.2.3.3 Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền

Các mục tiêu chính của phân quyền trong doanh nghiệp:

- Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định mang tínhchiến lược Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trung gian, và cácnhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào các quyết địnhchiến lược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ

- Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ chức.Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trị khu vực,cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng

- Giảm chi phí quản lý Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra các quyếtđịnh quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì Ít nhà quản trịhơn kéo theo giảm chi phí quản lý

Như vậy phân quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm để tập trungvào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệmcấp dưới qua đó hoàn thành công việc trong phạm vi chức trách tốt hơn

Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ

Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thay mìnhthực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ Do vậy khi giao quyền phải gắn với trách nhiệm vànghĩa vụ tương ứng

Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ

Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định vàchỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình Sử dụng quyền lực phảitránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể hậu quả xấu

Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ

Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp trên,dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự kiểm soát.Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao quyền để đánhgiá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu quả hay không.Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nó không thực sự hữuhiệu

Như vậy, giữa phân quyền với tầm hạn quản trị có mối quan hệ mật thiết với nhau.Việc phân quyền như thế nào còn phụ thuộc tầm hạn quản trị của nhà quản trị rộng hayhẹp.Tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhà quản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới

có trình độ làm việc khá, cũng như khi công việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ítthay đổi.Trong trường hợp này, cấp dưới được cấp trên ủy quyền khá nhiều Ngoài ra, khi

kỹ thuật thông tin hiện đại cũng giúp cho việc mở rộng tầm hạn quản trị mà nhà quản trịvẫn có thể thông đạt và kiểm soát hữu hiệu các thuộc cấp Ngược lại, nếu năng lực nhàquản trị hạn chế, trình độ cấp dưới cũng không cao, hoặc khi công việc của cấp dướithường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch thì tầm hạn quản trị hẹp lại thíchhợp hơn

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại doanh nghiệp

1.3.1 Nhân tố chủ quan

1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức Vì vậy, khi mụctiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi thì cấu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh

và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược

1.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức đểđảm bảo thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của mình (chẳng hạn: cấu trúc tổchức một doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn sẽ phải có sự khác biệt với cấu trúc tổ chứccủa một trường đại học do chức năng, nhiệm vụ của chúng là khác nhau)

1.3.1.3 Công nghệ của doanh nghiệp

Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng

có xu hướng tự động hoá cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn

1.3.1.4 Quy mô của doanh nghiệp

Quy mô của doanh nghiệp càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp bởi vì quy mô lớnđòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệphức tạp trong tổ chức

1.3.1.5 Con người và trang thiết bị

Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổchức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau.Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vìthế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn

1.3.2 Nhân tố khách quan

1.3.2.1 Môi trường chung

- Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quảtrên thị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanhchóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của các cơ cấu tổchức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp Điều này buộc doanh nghiệp khôngngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho nó có tính linh hoạt để thíchnghi với hoàn cảnh

- Môi trường pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi trườngpháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳng trước phápluật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định cơ cấu tổchức Ngược lại, nếu hệ thống phát luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay đổi buộcdoanh nghiệp phải có sự điểu chỉnh theo đề phù hợp với pháp quy

- Môi trường chính trị-xã hội: Chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác pháttriển, chính sách kinh tế, đầu tư thông thoáng …tạo điều kiện thuận lợi cho các doanhnghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, hình thành cơ cấu tổ chứcphù hợp để thúc đẩy sự phát triển Và ngược lại khi môi trường chính trị xã hội bất ổn,chứa đựng nhiều rủi ro hoạt động của doanh nghiệp bị giới hạn, quy mô bị co cụm lại.

- Môi trường văn hoá: Văn hoá, lối sống, phong tục tập quán…sẽ tác động hình thànhnền văn hoá tiêu dùng của từng vùng, quốc gia và hình thành văn hoá từng doanh nghiệp.Văn hoá tiêu dùng ảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc họ phải thích ứng,bao gồm việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với các đặc trưng riêng của các nhómkhách hàng tương ứng Và văn hoá doanh nghiệp tác động đến cách doanh nghiệp hoạtđộng, đến quan hệ, cách ứng xử với đối tượng bên ngoài, ảnh hưởng tới môi trường nội

bộ Từ đó tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp

1.3.2.2 Môi trường đặc thù

- Khách hàng: là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp Các yếu tố thuộc vềkhách hàng như sức mua, nhu cầu, thị hiếu hay sự tín nhiệm của khách hàng là cơ sởthông tin đề ra quyết định trong hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổ chức phục vụ…từ

đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thích hợp Ví dụ như với kháchhàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên chọn cơ cấu theo sản phẩm, nếu ổn định thì cóthể chọn mô hình chức năng…

Do vậy, cơ cấu tổ chức của cũng phải được thiết kế sao có thể hỗ trợ hữu hiệu cho sụđáp ứng ngày càng cao như nhu cầu của khách hàng

- Người cung ứng: là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hoá, nguyên vật liệu,thông tin…cho doanh nghiệp Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chất lượng, giá cảcủa họ sẽ quyết định tính thường xuyên, đều đặn của quá trình kinh doanh, chất lượng, giá

cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm Di vậy, đó là cơ sở để ra các quyết định quản trịbảo gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền

- Đối thủ cạnh tranh: là những doanh nghiệp thoả mãn cùng một loại nhu cầu củakhách hàn, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián điệp, thực tế hay tiềm năng

Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung mọi cốgắng để đáp ứng một cách ngày càng đầy đủ và chính xác đòi hỏi của khách hàng Điều

này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổ chức cho phépkhai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triển các lợi thế mới.

- Chính sách quản lí của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp:Tuỳ theo mục tiêu phát triển từng thời kì, Nhà nước sẽ có những chính sách tương ứngcho từng ngành nghề để vừa phát triển nền kinh tế một cách mạnh mẽ, bền vững lại vừahình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, hài hoà Các chính quản lý của Nhà nước có thể tácđộng tới doanh nghiệp như một sự hỗ trợ tính cực, tạo ra động lực cho sự phát triển sảnxuất kinh doanh từ đó ảnh hưởng tới chiến lược hay nhu cầu mở rộng quy mô hoạt độnglàm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp và ngược lại

Vậy tóm lại, các doanh nghiệp khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho mình bên cạnh việcchịu ảnh hưởng của môi trường chính trị chung còn phải quan tâm đến các chính sáchquản lý riêng của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực mình đang, sẽ thamgia hoạt động

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC

VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM QUỐC TẾ ALPHA 2.1 Khái quát về doanh nghiệp

2.1.1 Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp

Công ty Cổ phần thực phẩm Quốc tế Alpha được thành lập vào tháng 1/2010 với sốvốn điều lệ là 10 tỷ đồng, do ông Tạ Nguyên Hải là TGĐ

Địa chỉ: Lô E13 và E14, cụm công nghiệp đa nghề Đông Thọ, huyện Yên Phong, tỉnhBắc Ninh

Tên giao dịch quốc tế: Alphafood International Joint Stock Company (viết tắt làAlphafood JSC.,)

Website: www.alphafood.com.vn Email: info@alphafood.com.vnHiện nay, công ty sản xuất và kinh doanh các dòng sản phẩm như:

+ Bánh kẹo truyền thống của Việt Nam

tự hào của mình vào những sản phẩm và dịch vụ thiết yếu Bởi mỗi sản phẩm của Alphađược tạo ra bằng chính tâm huyết và trí tuệ của từng thành viên tại đây

Alphafood đang được xây dựng trở thành công ty có những sản phẩm đặc trưng riêng,cũng như phát triển thành một công ty thực phẩm hàng đầu Việt Nam và hướng tới mộtcông ty đa ngành như: Sản xuất, cung cấp dịch vụ thực phẩm, bán buôn, bán lẻ…

2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2013-2015

Ta có bảng số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sau:

Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2013-2015

Đơn vị: triệu đồng

Chỉ tiêu 2013Năm 2014Năm Năm2015

So sánh2014/2013 2015/2014So sánh

Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệDoanh thu

thuần 58963,25 60956,78 61640,67 1993,53 3,38% 683,89 1,12%Lợi nhuận gộp 12804,5 11577,78 13951,74 -1226,7 -9,58% 2373,96 20,50%Chi phí tài

thuế 6524,97 6228,3 6812,23 -296,67 -4,55% 583,93 9,38%Lợi nhuận sau

thuế 5089,48 4733,51 5109,17 -355,97 -6,99% 375,66 7,94%

Nguồn: Phòng kế toán – tài chính

Nhìn vào bảng 2.1 ta thấy lợi nhuận gộp năm 2014 giảm 9.58% trong khi tổng chi phí(bao gồm chi phí tài chính, chí phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp) lại cao hơndẫn đến lợi nhuận sau thuế giảm so với năm 2013, cụ thể là giảm 6.99% Tuy nhiên, sangnăm 2015, công ty lại khởi sắc hơn Lợi nhuận gộp tăng 20.5%, lợi nhuận sau thuế cũngtăng 7.94% Sở dĩ lợi nhuận công ty biến động lúc tăng lúc giảm như vậy một phần dochính sách thuế thu nhập doanh nghiệp thay đổi cũng như một số vấn đề trong hoạt độngcủa tổ chức Nhưng nhìn chung, qua tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty tronggiai đoạn 2013-2015, biểu hiện công ty khá tốt, hiệu suất kinh doanh khá cao Trongnhững năm sắp tới, công ty cần có những chiến lược kinh doanh rõ ràng để phát triển hơnnữa, góp phần đẩy nhanh quá trình thực hiện mục tiêu trở thành một trong những công tythực phẩm hàng đầu tại Việt Nam

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

2.2.1 Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

Như đã giới thiệu ở phần đầu của khoá luận, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thựcphẩm quốc tế Alpha được chia thành khối các Ban quản lý và các ban trực thuộc khác.Trong năm 2015, với chiến lược mở rộng thêm nhà máy chế biến nước mắm, công táccán bộ được bố trí, sắp xếp, điều động sao cho phù hợp Trên cơ sở kế thừa từ khối vănphòng, mặc dù đã có nhiều thay đổi theo hướng hợp lý hoá song cơ cấu tổ chức và phânquyền tại Công ty vẫn còn tồn tại nhiều bất cập và hạn chế cần giải quyết

Về cơ cấu tổ chức, mô hình tổ chức của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha là

mô hình hỗn hợp, là sự kết hợp của mô hình tổ chức trực tuyến và chức năng Tuy nhiênvới cơ cấu tổ chức này, lãnh đạo công ty phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữacác phòng ban và khối lượng công việc của ban lãnh đạo là khá lớn

Các phòng ban được xây dựng khá đầy đủ song sự phối hợp giữa các phòng ban trongCông ty chưa chặt chẽ, mỗi phòng ban lại quá tập trung vào mục tiêu riêng của mình tạo

ra khó khăn trong việc hợp tác và truyền thông Chức năng chuyên môn hoá công việcchưa cao Phòng sản xuất ngoài nhiệm vụ chính đó là hoạch định công suất, thực hiện các

dự án sản xuất theo dự án đã định còn kiêm nhiệm vụ liên quan đến kho, vận chuyểnhàng hoá Điều này khiến cho công việc ở bộ phận này nhiều hơn Thêm nữa, Công ty lạichưa có cơ chế quản lý phù hợp, chưa xây dựng được một hệ thống các quy chế hoànchỉnh để định hướng hoạt động cho toàn thể Công ty

Về phân quyền, Công ty tiến hành phân quyền theo chức năng Mỗi phòng ban trongCông ty sẽ có phạm vi quyền hạn tương ứng để thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình.Song trên thực tế, quyền lực lại đang tập trung quá lớn vào TGĐ của Công ty Việc nàylàm gia tăng áp lực công việc cho nhà quản trị cấp cao, vừa không thể tập trung cao chocông tác chiến lược, vừa phải đưa ra quá nhiều quyết định làm ách tắc công việc Trongkhi đó, các nhà quản trị cấp thấp hơn lại thiếu đi điều kiện để phát huy tính chủ động,sáng tạo cũng như thể hiện tinh thần trách nhiệm trong công việc Điều này đã làm giảm

hiệu quả cũng như năng suất trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, công việc không tươngxứng với quyền hạn của mình.

2.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công

ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha

2.2.2.1 Nhân tố chủ quan

 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp:

Đẩy mạnh xuất khẩu là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Công ty nhằm kịpthời thích ứng với chính sách chung của Nhà nước Lấy xuất khẩu, trong đó xuất khẩudòng bánh trứng cao cấp là mũi nhọn để đột phá tăng trưởng và mở rộng quy mô kinhdoanh, do vậy Công ty đã rất quan tâm đến việc đầu tư và phát triển Phòng kinh doanh

Để tăng cường sự quản lý tập trung nhằm làm bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu hoạtđộng thực sự hiệu quả, Công ty đã tiến hành bổ sung thêm Phòng xuất khập khẩu thay vìtrước đây, Phòng kinh doanh làm các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá.Bên cạnh thị trường chủ đạo là thị trường quốc tế, Công ty cũng xác định thị trường nộiđịa là một tiềm năng vô cùng to lớn Do vậy, song song với hoạt động xuất nhập khẩu,Công ty cũng đang tiến hành xây dựng hệ thống bán buôn, bán lẻ nhằm chiếm lĩnh thịtrường nội địa

 Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha hiện nay, có tiền thân là những cơ sở sảnxuất bánh kẹo truyền thống ở phố cổ Hà Nội từ năm 1980 Đến tháng 1/2010, Công tychính thức được thành lập với nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu dưới hình thức traođổi hàng hoá nội thương và với một số nước khác Từ những cơ sở sản xuất nhỏ lẻ đãphát triển thành một công ty có cơ cấu tổ chức cũng như quy định riêng Ngay từ khithành lập, cơ cấu của Công ty khá đơn giản gồm có các phòng sau: Phòng kinh doanh,Phòng sản xuất, Phòng nhân sự, Phòng kế toán-tài chính Đến năm 2013, do nhu cầu sảnxuất cao nên Phòng xuất nhập khẩu được lập thêm, giảm nhẹ công việc của Phòng kinhdoanh

 Công nghệ của doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp sản xuất nên việc lựa chọn công nghệ đặc biệt quan trọng Công

ty đã trang bị máy móc, dây chuyền sản xuất hiện đại và tiên tiến để tạo ra những sảnphẩm chất lượng cao Tuy nhiên, các loại thiết bị văn phòng, các phần mềm quản lý còn

lạc hậu Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới cơ cấu tổ chức của công ty Tình trạng mạngInternet chậm, máy tính lạc hậu khiến công việc bị cản trở, làm nhân viên phải mất nhiềuthời gian hơn Phần mềm quản lý số liệu lạc hậu như quản lý nhập hàng, quản lý hàng tồnkho không đáp ứng được, gia tăng áp lực cho nhà quản trị, do đó số lượng nhân viên làmcác nghiệp vụ này tăng lên.

 Quy mô của doanh nghiệp

Khi mới thành lập, tổ chức của Công ty bao gồm một GĐ và 10 nhân viên Mọi ngườiđều phải căng ra với công việc, vừa làm, vừa học để tự hoàn thiện nhằm đảm trách đượchoạt động của Công ty Đến nay, sau hơn 5 năm hoạt động, Alpha Food đã mở rộng quy

mô ra gấp nhiều lần nhằm mục tiêu trở thành công ty thực phẩm hàng đầu tại Việt Nam.Cùng với việc mở rộng quy mô hoạt động như vậy, cơ cấu tổ chức của công ty đã có rấtnhiều thay đổi Từ hơn 10 người đảm đương tất cả các công việc thì đến nay với gần 50nhân viên, các phòng ban được thành lập, được chuyên môn hoá chức năng, cơ cấu tổchức và phân quyền được thay đổi theo hướng thích nghi với thực tiễn sản xuất kinhdoanh

 Con người và trang thiết bị

Bảng 2.2: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ

Đơn vị: người

Trình độ

Sốlượng Tỷ lệ

Sốlượng Tỷ lệ

Sốlượng Tỷ lệ