Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

TÓM LƯỢC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỀU DANH MỤC SƠ ĐỒ HÌNH VẼ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu 3. Mục đích nghiên cứu 4. Phạm vi nghiên cứu 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp 5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp 5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu 6. Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN 1.1 Các khái niệm cơ bản. 1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức. 1.1.2 Khái niệm về phân quyền 1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.2 Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 1.2.1 Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.3 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp 1.2.2.1 Sự cần thiết khi phân quyền 1.2.2.2 Các nguyên tắc khi phân quyền 1.2.2.3 Các bước phân quyền 1.2.2.4 Các yêu cầu khi phân quyền 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp. 1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. 1.3.1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.3.1.3 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp 1.3.1.4 Quy mô của doanh nghiệp 1.3.1.5 Công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.3.1.6 Con người và trang thiết bị quản trị 1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ phân quyền trong doanh nghiệp 1.3.2.1 Giá trị của quyết định 1.3.2.2 Nhu cầu thống nhất trong chính sách 1.3.2.3 Quy mô doanh nghiệp 1.3.2.4 Triết lý quản trị lãnh đạo và lịch sử phát triển của doanh nghiệp 1.3.2.5 Trình độ các nhà quản trị cấp cơ sở CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ HD 2.1. Khái quát về công ty THNN vận chuyển quốc tế HD 2.1.1. Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp. 2.1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 2.1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. 2.1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.1.4 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp 2.1.2 Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp 2.1.2.1 Số lượng, chất lượng của doanh nghiệp 2.1.2.2 Cơ cấu lao động của doanh nghiệp 2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 2.1.3.2 Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp 2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Bảng 2.6: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty. 2.2.1 Kết quả phân tích qua dữ liệu sơ cấp 2.2.1.1 Đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD qua phiếu điều tra trắc nghiệm 2.2.1.2 Đánh giá tình hình phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD 2.2.2 Kết quả phân tích qua dữ liệu thứ cấp 2.3 Các kết luận cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. 2.3.1 Những ưu điểm. 2.3.2 Những nhược điểm 2.3.3 Những nguyên nhân 2.3.3.1 Những nguyên nhân của sự thành công 2.3.3.2 Những nguyên nhân của sự tồn tại CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ HD 3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty 3.1.1 Mục tiêu của công ty 3.1.2 Phương hướng phát triển của công ty 3.2 Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty 3.2.1 Quan điểm 1: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dựa trên cơ sở phù hợp và gọn nhẹ với quy mô công ty 3.2.2 Quan điểm 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dự trên cơ sở bố trí và sử dụng hợp lý cán bộ công nhân viên 3.2.3 Quan điểm 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dự trên cơ sở xây dựng môi trường văn hóa của công ty 3.2.4 Quan điểm 4: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dự trên cơ sở chiến lược phát triển của công ty 3.2.5 Quan điểm 5: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dự phải căn cứ vào nguồn lực của công ty 3.3 Đề xuất và kiến nghị một số giải pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty 3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức mới của công ty 3.3.2 Hoàn thiện công tác phân quyền tại công ty 3.3.3 Nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên 3.3.3.1 Đối với ban lãnh đạo 3.3.3.2 Đối với nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở 3.3.3.3 Đối với cán bộ lao động 3.3.4 Cải thiện điều kiện làm việc của cán bộ quản lý KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHụ LụC

TÓM LƯỢC

Trong nền kinh tế hiện nay, các công ty đều có xu hướng không chỉ tập trung cungcấp sản phẩm, phát triển công ty theo cách hướng ngoại mà còn rất chú trọng vào việcphát triển nội bộ công ty, phát triển cơ cấu tổ chức cũng như cải thiện lại phong cáchphân quyền của nhà quản trị nhằm phù hợp với công ty và nhân viên công ty

Thực tế cho thấy có rất nhiều các phương án phát triển kinh doanh, phát triển thịtrường song để công ty phát triển một cách bền vững thì không chỉ có chú trọng về vấn

đề đó mà công ty còn phải có các phương án nhằm phát triển nội bộ, cơ cấu tổ chứccũng như phân quyền của công ty, có như thế công ty mới có thể tồn tại lâu dài và điđúng hướng nhà quản trị đã đề ra

Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD đã nhận thức được tầm quan trọng của việchoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty trong hoàn cảnh kinh tế hiện nay.Tuy nhiên kết quả đạt được lại chưa hiệu quả như mục tiêu đã đề ra Trong quá trìnhthực tập tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD, cùng với một số điều tra sơ bộ vềtình hình thực hiện phát triển các bước hoàn thiện, em nhận thấy công ty còn gặp phảimột số khó khăn trong quá trình thực hiện Do đó em lựa chọn nghiên cứu đề tài:

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD” để nghiên cứu trong khóa luận tốt nghiệp của mình.

Khóa luận gồm có 3 chương chính:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp.Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyềncủa công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để giải quyết về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức vàphân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Khóa luận tập trung đi sâu phân tích, đánh giá những hoạt động nhằm hoàn thiện cơcấu tổ chức cũng như phân quyền của công ty trong thời gian qua, qua đó thấy đượcnhững thành công, hạn chế, những hoạt động mà công ty làm được và chưa làm được

Từ đó đưa ra một số kiến nghị về để công ty có thể hoàn thiện được trong thời gian tới

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Báo cáo thực tập tổng hợp này, cùng với sự nỗ lực và cố gắng phấn đấucủa bản thân trong quá trình học tập thì đã có sự giúp đỡ rất nhiều của Nhà trường, củacác thầy, các cô, cùng ban lãnh đạo cũng như cán bộ, nhân viên của công ty TNHHvận chuyển quốc tế HD

Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu nhà trường, các thầy côKhoa Quản trị doanh nghiệp, các thầy cô giáo thuộc bộ môn Nguyên lý quản trị cùngtoàn thể các thầy cô giáo trong trường Đại học Thương Mại đã tận tình giảng dạy vàtạo mọi điều kiện tốt nhất cho em trong suốt thời gian học tập tại trường

Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Trịnh Đức Duy đã trực tiếp hướng

dẫn, giúp đỡ tận tình cho em trong suốt thời gian em thực hiện báo cáo thực tập tổnghợp này

Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Giám đốc cùng toàn thể nhân viên, cácphòng ban của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD đã cung cấp đầy đủ thông tin vàtạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian em thực tập tại Công ty để em có thểnắm bắt được những kiến thức thực tế và hoàn thành báo cáo thực tập tổng hợp này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 28 tháng 04 năm 2016.

Sinh viên thực hiện

Mai Phạm Cao

Họ và tên : Mai Phạm Cao

1 Tính cấp thiết của đề tài.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

3 Mục đích nghiên cứu

4 Phạm vi nghiên cứu

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu

6 Kết cấu đề tài

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN

1.1 Các khái niệm cơ bản.

1.1.1 Khái niệm về cơ cấu tổ chức.

1.1.2 Khái niệm về phân quyền

1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

1.2 Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

1.2.1 Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.

1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1.2.1.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1.2.1.3 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Sự cần thiết khi phân quyền

1.2.2.2 Các nguyên tắc khi phân quyền

1.2.2.3 Các bước phân quyền

1.2.2.4 Các yêu cầu khi phân quyền

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.

1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.

1.3.1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.1.3 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.1.4 Quy mô của doanh nghiệp

1.3.1.5 Công nghệ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.3.1.6 Con người và trang thiết bị quản trị

1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ phân quyền trong doanh nghiệp

1.3.2.1 Giá trị của quyết định

1.3.2.2 Nhu cầu thống nhất trong chính sách

1.3.2.3 Quy mô doanh nghiệp

1.3.2.4 Triết lý quản trị lãnh đạo và lịch sử phát triển của doanh nghiệp

1.3.2.5 Trình độ các nhà quản trị cấp cơ sở

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN QUỐC TẾ HD

2.1 Khái quát về công ty THNN vận chuyển quốc tế HD

2.1.1 Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp.

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty.

2.1.1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

2.1.1.4 Ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

2.1.2 Tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp

2.1.2.1 Số lượng, chất lượng của doanh nghiệp

2.1.2.2 Cơ cấu lao động của doanh nghiệp

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

2.1.3.2 Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Bảng 2.6: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty

2.2.1 Kết quả phân tích qua dữ liệu sơ cấp

2.2.1.1 Đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD qua phiếu điều tra trắc nghiệm

2.2.1.2 Đánh giá tình hình phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

2.2.2 Kết quả phân tích qua dữ liệu thứ cấp

2.3 Các kết luận cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty

2.3.1 Những ưu điểm.

2.3.2 Những nhược điểm

2.3.3 Những nguyên nhân

2.3.3.1 Những nguyên nhân của sự thành công

2.3.3.2 Những nguyên nhân của sự tồn tại

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC HOÀN THIỆN CƠ CẤU

TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY TNHH VẬN CHUYỂN QUỐC TẾHD

3.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển của công ty

3.1.1 Mục tiêu của công ty

3.1.2 Phương hướng phát triển của công ty

3.2 Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty

3.2.1 Quan điểm 1: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dựa trên cơ sở phù hợp

và gọn nhẹ với quy mô công ty

3.2.2 Quan điểm 2: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dự trên cơ sở bố trí và

sử dụng hợp lý cán bộ công nhân viên

3.2.3 Quan điểm 3: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dự trên cơ sở xây dựng môi trường văn hóa của công ty

3.2.4 Quan điểm 4: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dự trên cơ sở chiến lược phát triển của công ty

3.2.5 Quan điểm 5: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền dự phải căn cứ vào nguồn lực của công ty

3.3 Đề xuất và kiến nghị một số giải pháp cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty

3.3.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức mới của công ty

3.3.2 Hoàn thiện công tác phân quyền tại công ty

3.3.3 Nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên

3.3.3.1 Đối với ban lãnh đạo

3.3.3.2 Đối với nhà quản trị cấp trung và cấp cơ sở

3.3.3.3 Đối với cán bộ lao động

3.3.4 Cải thiện điều kiện làm việc của cán bộ quản lý

KẾT LUẬN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỀU

1 Bảng 2.1: Trình độ cán bộ nhân viên của Công ty 25

3 Bảng 2.3: Bảng cơ cấu nhân viên trong các bộ phận của công ty 27

4 Bảng 2.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 27

4 Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng 10

6 Hình 1.4: Mô hình tổ chức sản phẩm theo địa lý 12

8 Hình 1.6: Mô hình cơ cấu tổ chức theo ma trận 14

DANH M C T VI T T T ỤC TỪ VIẾT TẮT Ừ VIẾT TẮT ẾT TẮT ẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Ngày nay cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế thế giới, nền kinh tế Việt Namcũng đang từng bước đi lên Trong điều kiện nền kinh tế nhiều thành phần vận hànhtheo kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước định hướng xã hội chủ nghĩa Nhànước giao quyền được tự hoạch toán để phát huy tính minh bạch cho các doanhnghiệp, các tổ chức xã hội Bên cạnh đó, Việt Nam đã chính thức là thành viên của tổchức thương mại quốc tế WTO Cơ hội thị trường quốc tế sẽ ngày càng rộng mở chocác doanh nghiệp cùng với tiến trình Việt Nam hội nhập kinh tế quốc tế Bên cạnhnhững cơ hội thì cũng không ít những thách thức đòi hỏi các doanh nghiệp phải phấnđấu vượt qua để tồn tại và phát triển Vấn đề lớn đặt ra là các doanh nghiệp Việt Namphải biết làm thế nào vượt qua thách thức, tận dụng những cơ hội mà tiến trình hộinhập kinh tế quốc tế của Việt Nam mang lại

Vì vậy vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao xây dựng cho mình cơ cấu tổchức và phân quyền gọn nhẹ và hiệu quả Bởi lẽ khi có một cơ cấu tổ chức quản lýhợp lý, phân quyền đúng đắn thì mới cho phép sử dụng tốt các nguồn lực, giúp choviệc ra quyết định chính xác và tổ chức thực hiện có hiệu quả các quyệt định và phốihợp hoạt động nhằm đạt được mục đích chung đề ra Tuy nhiên, thực tế cho thấy cácdoanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa chú trọng nhiều đến công tác hoàn thiện một cơ cấu

tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp, do đó hoạt động của doanh nghiệp khônghiệu quả và bỏ lỡ nhiều cơ hội Do đó, việc nâng cao hiệu quả cũng như hoàn thiện cơcấu tổ chức và phân quyền gọn nhẹ, hợp lý là một vấn đề cấp thiết và quan trọng đặt rađối với các doanh nghiệp Việt Nam

Trong những năm vừa qua, công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD đã không ngừngphấn đấu và phát triển, góp phần vào sự nghiệp phát triển đất nước Công ty đã có sựthay đổi nhiều trong cơ cấu tổ chức và phân quyền để mang lại hiệu quả hoạt động củacông ty hiệu quả hơn Tuy nhiên, bộ máy quản trị vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế,chưa mang tính khoa học và tính chiến lược lâu dài Trong thời gian thực tập tại công

ty, em nhận thấy cơ cấu phòng ban, bộ phận còn chưa hợp lý, phân công nhiệm vụchưa rõ ràng, việc gắn kết các phòng ban, bộ phận còn ở một chừng mực nào đó gâyảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh Với việc chưa hợp lý của cơ cấu tổ chức và hoạt

động phân quyền đã hạn chế năng lực và khả năng của cán bộ nhân viên trong công ty,cản trở sự linh hoạt và nhạy bén của công ty Để đáp ứng với những mục tiêu vànhiệm vụ trong thời kỳ mới thì việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công

ty TNHH vận chuyển quốc tế HD là rất cần thiết Do đó em quyết định lựa chọn đề tài

khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Đề tài 1: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH Đầu tư Xây dựng và Thương mại Cường Giang” Tạ Thị Chinh, lớp 41A1, khoa Quản trị

doang nghiệp, trường Đại học Thương Mại Luận văn đưa ra hệ thống lý luận khá đầy

đủ Tuy nhiên phần thực trạng tại Công ty còn một vài điểm chưa hợp lý Khi phântích ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức và phân quyền còn mang nặng lýthuyết hơn là thực tế Các tiêu chuẩn về đánh giá về cơ cấu tổ chức và phân quyền khitổng hợp lại còn thiếu dẫn chứng cụ thể và các mức độ đánh giá chưa phù hợp

Đề tài 2: “Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị của công ty cổ phần công nghệ và thương mại Phú Sỹ Việt Nam.” Trần Thu Thủy, lớp K5HQ1C, khoa Quản trị doanh

nghiệp, trường Đại học Thương Mại Luận văn nêu lên một số lý luận cơ bản về tổchức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp; các phương pháp nghiên cứu; thực trạng về

cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị tại công ty cổ phần công nghệ và thương mại Phú SỹViệt Nam; Tuy nhiên lại chỉ tập trung vào cơ cấu tổ chức mà các đề xuất, giải phápcòn khá ít và chưa liên quan chặt chẽ đến nhiều vấn đề nêu ra ở phần thực trạng trướcđó

Đề tài 3: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Quốc

Tế Sao Đỏ.” Nguyễn Thị Thu Hường, lớp HQ1A1, khoa Quản trị doanh nghiệp,

trường Đại học Thương Mại Luận văn nêu lên một số lý luận cơ bản về tổ chức vàphân quyền trong doanh nghiệp; các phương pháp nghiên cứu; thực trạng về cơ cấu tổchức và phân quyền tại công ty TNHH Quốc tế Sao Đỏ; đưa ra những giải pháp, kiếnnghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Quốc tế SaoĐỏ

Kể từ khi thành lập, tại công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD chưa có công trìnhnghiên cứu nào về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền Do đó em quyết định lựa

chọn đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD” để nghiên cứu.

3 Mục đích nghiên cứu

Mục đích khi nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công

ty TNHH vận chuyển quốc tế HD” là nhằm đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện

cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty trong thời gian tới Để hoàn thành mục đíchnày cần giải quyết một số vấn đề như sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền

trong doanh nghiệp

Thứ hai, nghiên cứu, phân tích được thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công

ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Thứ ba, trên cơ sở những thành công và hạn chế để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn

thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

4 Phạm vi nghiên cứu

Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công

ty TNHH vận chuyển quốc tế HD trong những năm gần đây (2013, 2014, 2015) Trên

cơ sở đó định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công

ty đến năm 2020

Về không gian: Khóa luận nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty

TNHH vận chuyển quốc tế HD Cụ thể nghiên cứu tổ chức của Công ty bao gồm 4phòng ban là Phòng hành chính nhân sự, Phòng kinh doanh – marketing, Phòng tàichính kế toán, Phòng điều hành (bao gồm đội xe tải nặng, xe tải nhẹ và đội sửa chữa)

Về nội dung: Khóa luận nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công

ty TNHH vận chuyển quốc tế HD, đưa ra được đánh giá và nhận xét về thành công,hạn chế từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền củacông ty

5 Phương pháp nghiên cứu

Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với quá trình nghiên cứucác hiện tượng kinh tế xã hội Với luận văn này, để nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổchức và phân quyền của Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD em đã sử dụng một

số phương pháp sau đây để thu thập và phân tích dữ liệu

5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Dữ liệu sơ cấp là không có sẵn, người nghiên cứu phải tự mình thu thập nó sao chophù hợp với đề tài nghiên cứu Có nhiều phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp Trongkhóa luận, em sử dụng phối hợp nhiều phương pháp với nhau để đạt được hiệu quảnhư mong muốn Bao gồm:

Phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi: Em đã xây dựng hai loại phiếu điều tra trắc

nghiệm: Một cho nhà quản trị và một cho nhân viên, trong đó bao gồm các câu hỏi về

cơ cấu tổ chức và phân quyền có nội dung và sắp xếp theo logic nhất định Sau đó gửiphiếu điều tra đến các đối tượng trong Công ty để thu thập những thông tin cần thiết

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Có những vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền

của công ty mà phiếu điều tra chưa thể nào làm rõ, nên em quyết định tiến hành phỏngvấn chuyên sâu với các nhà quản trị của Công ty Câu hỏi phỏng vấn là những câu hỏi

mở nhằm tìm hiểu sâu những vấn đề mà phiếu điều tra khảo sát chưa làm rõ được, vấn

đề thuộc phòng ban nào, khía cạnh nào Thông qua việc phỏng vấn, đã cho thấy nhữngvấn đề còn bất cập, thuộc bộ phận nào, vấn đề nào cần phát huy, vấn đề nào cần đượcthay đổi

5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Từ phía Công ty: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính, tình hình

cơ cấu lao động trong những năm gần đây 2013, 2014, 2015

Từ các công trình nghiên cứu: Luận văn tốt nghiệp các khóa trước khoa Quản trị

doanh nghiệp, trường Đại học Thương mại

Từ các nguồn thông tin khác: Các Website, sách báo, tạp chí khoa học

5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu

Đối với dữ liệu sơ cấp: Dùng phương pháp phân tích tổng hợp để đánh giá kết quả, vì

số phiếu phát ra không quá lớn nên dùng excel để tổng hợp kết quả Đối với dữ liệuthứ cấp, sử dụng phương pháp phân tích thống kê kết hợp phương pháp so sánh đểtổng hợp lại thông tin

Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích kết quả điều tra, phỏng vấn Qua các số

liệu tiến hành thu thập được tiến hành phân tích, so sánh, từ đó rút ra kết luận

Phương pháp phân tích thống kê: Phân tích các số liệu về tình hình kết quả hoạt động

sản xuất kinh doanh công ty trong các năm 2013, 2014, 2015 từ đó đưa ra kết luận vềkết quả cơ cấu tổ chức bộ máy

Phương pháp so sánh: So sánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm,

lập bảng thống kê số liệu và so sánh các chỉ tiêu về số tương đối, số tuyệt đối giữa cácnăm với nhau

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình

vẽ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục, phần mở đầu, nộidung của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp.Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyềncủa Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để giải quyết về công tác hoàn thiện cơ cấu tổ chức vàphân quyền của Công ty TNHH vận chuyển quốc tế HD

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN

QUYỀN 1.1 Các khái niệm cơ bản.

1.1.1Khái niệm về cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu tổ chức là vấn đề được rất nhiều người quan tâm và nghiên cứu Chính vì vậy,quan điểm về cơ cấu tổ chức rất phong phú với nhiều hướng tiếp cận khác nhau Sauđây là một số quan điểm điển hình về cơ cấu tổ chức trong tổ chức

Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp: Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các

đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và quyềnhành rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi

cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành môi trường chung của tổ chức

Theo PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các

bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên mônhóa, được giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp, từngkhâu khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đãxác định của doanh nghiệp

Theo Jame H Donnelly Jr, Jame L Gibson & Jone M Ivancench: Cơ cấu tổ chức,

tương tự như các bộ phận của một cơ thể sống tạo ra một khuôn khổ trong đó sẽ diễn

ra các hoạt động sôi nổi và các quá trình làm việc của con người Ý tưởng xem cơ cấunhư một khuôn khổ “tập trung vào việc phân định các chức danh, xây dựng các quytắc, thủ tục và xác định quyền hạn.”

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau cómối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách,nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung

đã được xác định

- Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực

- Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân cũng nhưmối liên hệ giữa đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức

- Cơ cấu tổ chức phân định rõ ràng các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc

ra các quyết định quản trị

1.1.2 Khái niệm về phân quyền

Theo TS Đoàn Thị Thu Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền: Phân quyền là xu hướng

phân tán quyền lực ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứbậc Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triểnnhất định làm cho một người (hay một cấp quản trị) không thể đảm đương mọi côngviệc quản trị

Theo GS.TS Nguyễn Thành Độ và PGS.TS Nguyễn Ngọc Huyền: Quyền hạn được

hiểu là sự được phép của một cá nhân (tập thể) khi thực hiện nhiệm vụ được giao Nhưthế, quyền hạn đề cập đến khả năng mà cá nhân (tập thể) được sử dụng các nguồn lựcnhất định để tiến hành một công việc nào đó

Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộphận hay cá nhân) trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện nhiệm vụ đó

- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thànhviên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu

- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiệncác nhiệm vụ

- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúngvới yêu cầu của người giao

1.1.3 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức thống nhất giúp cho người lao động cũng như cán bộ quản lý trong tổchức hiểu rõ được vai trò, nhiệm vụ, chức năng cũng như tầm quan trọng của mình đốivới tổ chức Đây là vấn đề cần thiết mang tính chất cơ bản đối với bất cứ doanh nghiệphay tổ chức nào Vì một trong những yếu tố để phát triển hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp là sự đóng góp các khả năng của người lao động, để có đượcđiều đó trước hết cần thiết người lao động phải hiểu được rõ nhiệm vụ và chức năngcủa mình Ngoài ra, nó giúp cho các cá nhân có ý thức hơn trong công việc mà mìnhđảm nhận, trách nhiệm hơn với việc xử lý cũng như cung cấp thông tin Khi chứcnăng, quyền hạn được phân định rõ thì một vấn đề khúc mắc trong doanh nghiệp sẽđược ban lãnh đạo phát hiện ra nhanh chóng và sẽ được giải quyết ổn thỏa nhất

Cơ cấu phù hợp giúp cho mỗi người tự nhận biết được chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của mình từ đó nâng cao tinh thần học hỏi, nghiên cứu làm tăng tính chuyên môn,

năng lực Với quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và đòi hỏi sự tuânthủ quyết định gắn liền với một vị trí quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức Quyềnhạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận với nhau, làphương tiện mà nhờ đó các nhóm hoạt động được đặt dưới sự chỉ huy của một nhàquản lý và sự phối hợp giữa các đơn vị có thể được nâng cấp dần Nó chính là công cụ

để nhà quản lý có thể thực hiện quyền tự chủ và tạo ra một môi trường thuận lợi choviệc thực hiện của từng người

Cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện cần thiết để mỗi cá nhân có thể phát huy cao độ sựsáng tạo và khả năng của bản thân vì lúc này đây mỗi nhân viên có chức năng nhiệm

vụ khác nhau Tuy có sự hợp tác, quan hệ chặt chẽ nhưng bản thân họ quyết định đượccông việc mà mình đưa ra từ đó giúp cho người nhân viên có thể xử lý những vấn đềmột cách cơ động theo ý kiến của bản thân, để đưa vấn đề giải quyết một cách chínhxác

Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp là việc rấtcần thiết và quan trọng trong doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp cải thiện, hoànchỉnh cơ cấu tổ chức và phân quyền một cách tốt hơn và phù hợp hơn, giúp doanhnghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh

1.2 Nội dung của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp

1.2.1 Nội dung của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.

1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp có 3 đặc điểm cơ bản sau:

Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các

bộ phận hay cá nhân trong tổ chức Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong

hệ thống thứ bậc của tổ chức

Tính phức tạp: Phản ánh mức số lượng các cấp Các khâu trong cơ cấu tổ chức.Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp thì tính phức tạp càngcao và ngược lại

Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi củamỗi bộ phận, quy chế… Nếu mức độ ràng buộc càng cao và chặt chẽ thì ta nói tínhtiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức Tiêu chuẩn hóa là quá trình phát

triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các thành viên có thể hoàn thành công việccủa họ theo một cách thức thống nhất thích hợp.

1.2.1.2 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

a Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến (đường thẳng)

Cơ cấu quản lý trực tuyến là một kiểu tổ chức bộ máy mà một cấp quản lý chỉ nhậnmệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp Hệ thống trực tuyến hình thành một đường thẳng

rõ ràng về quyền ra lệnh và trách nhiệm từ lãnh đạo cấp cao đến cấp cuối cùng Cơ cấunày đòi hỏi người quản lý ở mỗi cấp phải có những hiểu biết tương đối toàn diện về hệthống

Hình 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức trực tuyến

Ưu điểm: Các quyết định được đưa ra và tổ chức thực hiện nhanh nhanh chóng, kịp

thời, linh hoạt gọn nhẹ và chi phí quản lý thấp Việc kiểm soát và điều chỉnh các hoạtđộng, các bộ phận bên trong doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp nhất tìnhtrạng quan liêu

Nhược điểm: Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn

chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị Mô hình này chỉ

có thể áp dụng ở các doanh nghiệp nhỏ Tuy nhiên khi doanh nghiệp phát triển, tổchức lớn lên về quy mô, thì mô hình tổ chức đơn giản này không còn phù hợp nữa.Ngoài ra mô hình này còn mang tính mạo hiểm cao, vì nếu có một biến cố bất ngờ nàoxảy khiến nhà quản trị không thể tiếp tục làm việc được (như tai nạn) thì cả doanhnghiệp sẽ rơi vào tình trạng khủng hoảng

b Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng

Là cơ cấu được tổ chức dựa trên chuyên môn hóa theo chức năng công việc,những nhiệm vụ quản trị của doanh nghiệp được phân chia cho các đơn vị riêng biệt,

từ đó mà hình thành những lãnh đạo nhận thực hiện một chức năng nhất định Trongkiểu cơ cấu này, các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đómỗi người cấp dưới có thể có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Hình 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng.

Ưu điểm: Phản ánh logic các chức năng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian đào tạo.

Có sự chuyên môn hóa sâu sắc hơn, cho phép các thành viên tập trung vào chuyênmôn của họ hơn

Tạo điều kiện tuyển dụng được các nhân viên với các kỹ năng phù hợp với từng bộphận chức năng, phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ

Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị, không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàndiện

Sự hợp tác lỏng lẻo giữa các bộ phận chức năng làm cho tính hệ thống của doanhnghiệp bị suy giảm Khi đó tính bao quát, phối hợp bị nhiều hạn chế, nhất là khi doanhnghiệp phải đối phó với sự thay đổi môi trường bên ngoài doanh nghiệp

chức năng B

Giám Đốc chức năng CGiám Đốc

chức năng C

Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm phân chia tổ chức thành những đơn vị chuyên trách về

mộ sản dòng sản phẩm Cơ cấu này tỏ ra rất phù hợp với những doanh nghiệp có quy

mô toàn cầu Trong mỗi đơn vị được tổ chức theo sản phẩm đều phải hiện diện đầy đủcác bộ phận chức năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh sản phẩm

Hình 1.3: Mô hình tổ chức theo sản phẩm.

Ưu điểm: Áp dụng cơ cấu này sẽ gia tăng sự chuyên môn hoá, bởi cơ cấu này cho

phép các nhà quản trị và nhân viên trong từng bộ phận tập trung vào tuyến sản phẩmhay dịch vụ mà họ đang đảm nhiệm

Mặt khác, nó cho phép xác định một cách khá chính xác các yếu tố: Chi phí, lợinhuận những vấn đề cần giải quyết và khả năng thành công của mỗi tuyến sản phẩm.Đồng thời, cho phép mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa khả năng cạnh tranh

Cơ cấu này cũng mang tính linh hoạt nên thích hợp với sự thay đổi của sản phẩm vàmôi trường, cho phép xác định những yếu tố liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, khuyếnkhích sự quan tâm đối với nhu cầu của khách hàng

Nhược điểm: Tuy vậy cơ cấu tổ chức theo sản phẩm có nhược điểm là rất khó phối

d Mô hình tổ chức sản phẩm theo địa lý

Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý thường được sử dụng ở các doanh nghiệphoạt động ở nhiều khu vực thị trường khác nhau Mô hình của cơ cấu này như sau:

Hình 1.4: Mô hình tổ chức sản phẩm theo địa lý

Giám Đốc sản phẩm B

Giám Đốc sản phẩm C

Giám Đốc sản phẩm C

Giám Đốc sản phẩm D

Giám Đốc sản phẩm D

Ưu điểm:

Cơ cấu này, thích hợp với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường và nhu cầu về sảnphẩm dịch vụ Cho phép xác định rõ những yếu tố liên quan đến sản phẩm hay dịchvụ

Khuyến khích sự quan tâm tới nhu cầu của khách hàng, phân định rõ trách nhiệm,phát triển các kỹ năng tư duy quản trị trong phạm vi sản phẩm

Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải điềuhành trực tiếp của cấp quản trị cao nhất, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tưcho hoạt động chiến lược, và các nhà quản trị cấp thấp thấy rõ trách nhiệm của mình.Tận dụng được các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất làtrong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro

Nhược điểm:

Sử dụng không hiệu quả các kỹ năng và nguồn lực của tổ chức

Không thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các tuyến sản phẩm hay dịch vụ trong tổchức

Tạo ra sự tranh chấp các nguồn lực giữa các sản phẩm Giới hạn khả năng giải quyếtvấn đề trong phạm vi một sản phẩm, dịch vụ

Hạn chế thuyên chuyển nhân viên ra ngoài phạm vi tuyến sản phẩm mà họ đang phục

vụ

e Mô hình tổ chức theo khách hàng

Đặc điểm của cơ cấu tổ chức theo khách hàng là chia doanh nghiệp thành các nhánh

mà mỗi bộ phận (hay đơn vị) đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ

một đối tượng khách hàng nào đó

Giám Đốc khu vực 2

Giám Đốc khu vực 3

Giám Đốc khu vực 3

Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp, khó kiểm soát và dễ xảy ra hiện tượng cạnh tranh nội

bộ về nguồn lực

f Mô hình tổ chức theo ma trận

Cấu trúc ma trận được tạo bởi sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức khác nhau, cơ cấutheo chức năng và theo mặt hàng hoặc theo chức năng và theo cơ cấu khách hàng haytheo khu vực lãnh thổ

khách hàng B

Giám Đốc khách hàng CGiám Đốc

khách hàng C

Tổng Giám Đốc

Giám Đốc kinh doanh

Giám Đốc kinh doanh

Giám Đốc nhân sự

Giám Đốc nhân sự

Giám Đốc tài chính

Giám Đốc tài chính

Giám Đốc marketing

Giám Đốc marketing

g Mô hình cấu trúc tổ chức hỗn hợp.

Đặc điểm:

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu tổ chức đa dạn hỗn hợp là sự kết hợp logic của các loạicấu trúc tổ chức đơn giản hơn để có thể khai thác hiệu quả nhất mọi nguồn lực củadoanh nghiệp và đáp ứng nhu cầu của thị trường trên cơ sở cân bằng những lợi thế vàbất lợi của những cơ cấu tổ chức đó

Hình 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp

Ưu điểm:

Cấu trúc tổ chức hỗn hợp giúp doanh nghiệp giải quyết được các tình huống phứctạp

Cho phép chuyên môn hoá một số cơ cấu tổ chức

Giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị

PhòngSản xuất

PhòngMarketingPhòng

Marketing

PhòngTài chínhPhòng

Tài chính

PhòngNhân sự

PhòngNhân sự

Tổng Giám Đốc

Sản phẩm nông nghiệpTổng Giám Đốc

Sản phẩm nông nghiệp

Tổng Giám ĐốcSản phẩm tiêu dùngTổng Giám Đốc

Giám Đốc khu vực 2

Giám Đốc khu vực 1

Giám Đốc khu vực 1

Giám Đốc khu vực 2

Giám Đốc khu vực 2

Quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lặp nhau tạo ra sự xungđột.

Tóm lại, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là một trong những công cụ để nhà quản trịhướng những hoạt động của doanh nghiệp mình đạt được mục tiêu chung của doanhnghiệp Thực tế mỗi loại hình cơ cấu tổ chức đều có những ưu điểm và nhược điểmnhất định, vì vậy nhà quản trị phải thực sự phân tích tính toán để lựa chọn loại hình cơcấu tổ chức phù hợp với đặc điểm và điều kiện của doanh nghiệp

1.2.1.3 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ

phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát

từ việc thực hiện các chức năng “Hình thức phải đi theo chức năng” Trong tổ chứchoạt động kinh doanh, mỗi bộ phận và cá nhân đều phải có sự tồn tại khách quan vàcần thiết, do việc tham gia thực hiện các chức năng của tổ chức

Thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá

nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉhuy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn

Cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm,

cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổnđịnh, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức

Tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong tổ

chức, nhờ đó đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhântrong tổ chức cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành

Linh hoạt: Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự

thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức

Hiệu quả: Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng khi chi phí đạt

hiệu quả cao nhất (dựa trên tiêu chuẩn về mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra

và kết quả thu về)

1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp

1.2.2.1 Sự cần thiết khi phân quyền

Phân quyền là hoạt động phân phối trách nhiệm thông qua chức năng của tổ chức và làmột trong những quyết định quan trọng nhất trong quản lý Phân quyền và việc ủy

nhiệm công việc một cách chính thức để người được trao quyền chịu trách nhiệmnhững công việc cụ thể Phân quyền là việc làm cần thiết vì không một nhà quản trịnào có thể thực hiện cùng lúc tất cả mọi việc.

Việc phân quyền tạo điều kiện cho các tổ chức đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phùhợp với những yêu cầu của tình hình Nếu không có sự phân quyền, mọi việc đều phảiđưa cho nhà quản trị cấp cao nhất quyết định thì sẽ chậm trễ và có thể không đáp ứngđúng với đòi hỏi của thực tế Việc phân quyền rất cần thiết khi doanh nghiệp có nhiềuđơn vị ở rải rác khắp nơi, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh riêng biệt theo yêu cầu củađịa bàn

Ngoài ra, sự phân quyền cũng nhằm giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhàquản trị cấp cao, đồng thời cũng tạo điều kiện đào tạo các nhà quản trị trung cấp,chuẩn bị thay thế các nhà quản trị cấp cao khi cần thiết

Mức độ phân quyền nhiều hơn hay tập trung quyền lực nhiều hơn là một trong nhữngnhân tố cơ bản của hệ thống quản trị và nó có ảnh hưởng đến tất cả các chính sáchquản trị Trong thực tiễn quản trị, để bộ máy quản trị vận hành một cách hiệu quả mức

độ tập trung hay phân quyền cần được xác định đúng

1.2.2.2 Các nguyên tắc khi phân quyền

Quyền hành được giao phó khi cấp trên trao cho cấp dưới quyền được ra quyết định

Để giao quyền có hiệu quả thì người chỉ huy cần tuân thủ các nguyên tắc sau :

Nguyên tắc giao quyền theo kết quả mong muốn: Quyền được giao cho từngngười quản lý cần phải tương xứng, nhằm đảm bảo rằng họ có khả năng hoàn thànhcác kết quả mong muốn

Nguyên tắc xác định theo chức năng: Một cương vị được giao quyền phải hiểu rõ vềkết quả mong đợi, về các hoạt động tiến hành, về quyền hạn được giao trong tổ chức

và về sự hiểu rõ quyền lực và mối quan hệ về thông tin

Nguyên tắc bậc thanh: Tuyến quyền hạn từ người quản trị cao nhất trong tổ chứcđến mỗi vị trí bên dưới càng rõ ràng thì các vị trị chịu trách nhiệm về việc ra quyếtđịnh càng rõ ràng và việc thông tin trong tổ chức sẽ càng có hiệu quả

Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc: Nguyên tắc này cho biết việc duy trì quyềnhạn đòi hỏi các quyết định trong phạm vi quyền hạn của từng người phải được chính

họ đưa ra chứ không đẩy được lên trên hoặc xuống dưới theo cơ cấu tổ chức

Nguyên tắc thống nhất theo mệnh lệnh: Việc một người có mối quan hệ trình báolên một cấp trên duy nhất càng hoàn thiện bao nhiêu thì vấn đề mâu thuẫn trong cácchỉ thị sẽ càng ít và ý thức về trách nhiệm cá nhân đối với kết quả sẽ càng lớn.

Nguyên tắc về tính tuyệt đối trong trách nhiệm: Trách nhiệm của cấp dưới đốivới cấp trên của mình về việc thực hiện nhiệm vụ là tuyệt đối Một khi họ đã chấpnhận sự phân công và chấp nhận quyền hành thì cấp dưới và cấp trên không thể lẫnlộn trách nhiệm về các hoạt động trong tổ chức

Nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm: Trách nhiệm về các hànhđộng không thể lớn hơn trách nhiệm nằm tring quyền hạn được giao phó, cũng nhưkhông thể nhỏ hơn

1.2.2.3 Các bước phân quyền

Dựa trên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, các nhà quản trị sẽ tiến hành giao việc chocác thành viên Đồng thời với đó thì các nhà quản trị phải giao cho các nhân viên dướiquyền những quyền hạn cần thiết để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao Đểphân quyền hợp lý, đúng người đùng việc thì các nhà quản trị cần thực hiện quá trìnhgiao quyền theo 4 bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền.

Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ.

Bước 3: Giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ và chỉ rõ cho người đó thấy

được trách nhiệm của mình

Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm.

Trong quá trình phân quyền như trên không thể tách rời các bước, vì điều khó khănnhất với các nhà quản trị là làm sao giao quyền cho đúng người, phù hợp với năng lựcđối với người được giao quyền Các nhà quản trị phải tạo lòng tin đối với người dướiquyền, rèn luyện khả năng làm việc của họ và để họ tôn trọng và tín nhiệm mình Giaoquyền cần phải rõ ràng nhằm giúp cho người tiếp nhận quyền hạn phân biệt được rõràng giữa cấp trên với cấp dưới, hay cùng cấp

1.2.2.4 Các yêu cầu khi phân quyền

Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình Tuy nhiên

sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị

Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền

ra những quyết định

Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức để kiểm soát các hoạt động tạo

ra giá trị tốt nhất, gọi là phân công theo chiều dọc Quyết định phân bổ con người

và nhiệm vụ cho các chức năng và bộ phận để tăng giá trị của họ, đó là các lựa chọnphân công theo chiều ngang

Tin tưởng vào cấp dưới Cốt lõi của vấn đề phân quyền là "Cần phải tin vào nhânviên của mình" Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định cho cáccấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao quyền rồi,vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn cản việcthực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền

Chấp nhận thất bại của cấp dưới Để khai thác được tối đa nguồn lực chất xámtrong doanh nghiệp, người lãnh đạo cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết cácvấn đề cho các cấp Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thấtbại Và khi đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền

Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới Cơ cấu tổchức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này kếthợp với nhau Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên conngười Vì thế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công cụ

để hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồigiúp tổ chức và các thành viên của nó thực hiện tốt

1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.

1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

Mục đích của việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức trong doanhnghiệp là nhằm tìm ra một mô hình tổ chức quản lý hợp lý nhất góp phần nâng caohiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Không một nhân tố đơn lẻ nào có thể quyếtđịnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp mà nó chịu tác động của nhiều nhân

tố Dưới đây là các nhân tố cơ bản ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức

1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.

Cơ cấu tổ chức và chiến lược là hai mặt không thể tách rời nhau trong các giai đoạnphát triển của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêucủa tổ chức, là công cụ thực hiện chiến lược của doanh nghiệp Vì vậy khi chiến lược,mục tiêu của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo cho phù hợp.Tuy nhiên, sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sựthay đổi về cơ cấu tổ chức, mà lúc này lại dựa vào tài năng quản trị và sự nhanh nhạylinh hoạt của cơ cấu đã hình thành

1.3.1.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Cũng như mục tiêu hay chiến lược thì chức năng và nhiệm vụ của tổ chức cũng ảnhhưởng mạnh đến việc thiết lập cơ cấu tổ chức Vì đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quantrọng để từng doanh nghiệp thiết kế cấu trúc phù hợp Một doanh nghiệp đi vào hoạtđộng đều định ra cho mình một lĩnh vực, một nhiệm vụ thực hiện Để hoàn thành cácnhiệm vụ đó đòi hỏi một cơ cấu phù hợp có điều kiện cho các hoạt động đó triển khaimột cách nhịp nhàng

1.3.1.3 Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

Môi trường bên ngoài tổ chức là những nhân tố nằm ngoài tầm kiểm soát của doanhnghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả kinh doanh của tổ chức Từ đó ảnh hưởngđến việc hình thành cơ cấu tổ chức Cụ thể như:

Môi trường kinh tế: Kinh tế phát triển tạo điều kiện kinh doanh thuận lợi cho

doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp mở rộng quy mô, lĩnh vực hoạt động… ảnhhưởng gián tiếp đến cấu trúc tổ chức của công ty

Môi trường chính trị- pháp luật: Ảnh hưởng đến việc xây dựng mục tiêu, chiến

lược kinh doanh cũng như việc lựa chọn loại hình kinh doanh Chính vì vậy nó ảnhhưởng đến việc hình thành cơ cấu tổ chức

Môi trường văn hóa- xã hội: Tác động đến nhu cầu, thị hiếu, thói quen tiêu dùng

của khách hàng, quyết định mặt hàng lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp Từ đóảnh hưởng gián tiếp đến việc lựa chọn mô hình tổ chức của doanh nghiệp

Các nhân tố khác: Như tiến bộ khoa học kỹ thuật, điều kiện tự nhiên tác động

với các mức độ khác nhau sẽ có những ảnh hưởng khác nhau đến cấu trúc tổ chức